Зеленый свет путевому листу

Материал предоставленжурналом "Практическая бухгалтерия" /

Д. Спицына, аудитор

В письме от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 Минфин Россииположительно решил сразу два важных вопроса для фирм, использующих автомобили.Во-первых, компания вправе самостоятельно разработать форму путевого листа, аво-вторых, этот документ можно выдавать на месяц и даже на квартал. Но на этомпоблажки заканчиваются.

Путевые листы обязаны составлять фирмы и индивидуальныепредприниматели, которые используют в своей деятельности автотранспорт. Асобственный это автомобиль или арендованный – не имеет значения. Надо отметить,что путевые листы не только обосновывают расходы на горюче-смазочные материалы(ГСМ), но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственнуюнаправленность всех затрат, связанных с использованием автопарка. А это могутбыть арендные платежи или амортизация машин и гаража, плата за стоянку, затратына ремонт, зарплата водителей и т. д. Следовательно, отсутствие или неправильноесоставление путевых листов будет грозить фирме или предпринимателю штрафом.

О правилах заполнения путевых листов «Практическая бухгалтерия» писала в июле2005 года в статье «Без путевого листа списать ГСМ не получится». Однако с техпор позиция проверяющих ведомств изменилась в выгодную для фирм сторону, и мыспешим сообщить об этом нашим читателям.

Свободная форма

Формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей для организацийутверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (далее –Постановление № 78). При проверках налоговики чаще всего требуют, чтобы компаниииспользовали именно этот бланк. Инспекторы ссылаются на то, что первичныедокументы принимаются к учету, только если они составлены по форме, котораясодержится в альбомах унифицированных форм (ст. 9 Федерального закона от 21ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Однако в письме от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 Минфин России опровергэтот довод. Он указал, что данная форма обязательна лишь для автотранспортныхпредприятий. Что касается остальных организаций, то они могут разработать своюформу путевого листа либо иного документа, который подтверждает расходы.Главное, чтобы в этом документе были все реквизиты, предусмотренные пунктом 2статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Хотя напрямую вписьмах чиновников об этом не сказано, собственную форму путевого листа следуетутвердить в качестве приложения к приказу об учетной политике организации.

Как показывает анализ писем, Минфин последовательно придерживается мнения отом, что самостоятельно разработанная форма путевого листа допустима. Такаяпозиция уже была обнародована ранее, к примеру, в письмах финансового ведомстваот 20 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/214 и от 1 августа 2005 г. №03-03-04/1/117.

Квартальный путевой лист

Другой «проблемный» момент – это регулярность составления путевого листа. Допоследнего времени проверяющие категорически утверждали, что данный документсоставляется на один день. Исключение могло быть сделано только для водителей,которые выполняют задание в течение более одной смены. Росстат письмом от 3февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257 подтвердил эти требования. У компаний был шансотстоять свое право выдавать путевой лист реже чем раз в день, но для этогоприходилось обращаться в арбитраж.

Ситуация изменилась с выходом письма Минфина России от 3 февраля 2006 г. №03-03-04/2/23. В нем чиновники указали, что первичные документы должнысоставляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можнобыло судить об обоснованности произведенных затрат, например расхода ГСМ. И еслипутевой лист отвечает этим требованиям, его можно составлять хоть раз в месяц. Ав уже упомянутом нами письме от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 специалистыМинфина поступили еще более великодушно. Они указали, что путевой лист можетзаполняться не только на месяц, но и на квартал. Главное, опять же, чтобы этотдокумент позволял отследить расход топлива и отработанное время.

Остановки по требованию

Есть и еще один вопрос, которым часто задаются бухгалтеры: можно ли в путевомлисте не указывать конкретные места следования автомобиля? К сожалению, по этомуповоду мнение проверяющих не поменялось. Как и прежде, чиновники требуютуказывать все пункты движения служебной машины (письмо Минфина России от 20февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). Отсутствие информации о маршруте следования,по мнению специалистов финансового ведомства, не позволяет судить о том, была лиавтомашина использована именно в служебных целях. Такая информация являетсяобязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. И можносделать вывод, что записи в путевом листе вроде «поездки по городу» или «позаданию организации» по-прежнему недопустимы, а документы, в которых онисодержатся, не подтвердят расходы организации. Также отметим, что по-прежнемунеобходимо указывать показания спидометра, а также расход топлива. Без этихданных учесть затраты на ГСМ вряд ли удастся.

Заботы предпринимателей

Для предпринимателей установлена своя форма путевых листов. Ее образецутвержден приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68 (далее – Приказ №68). Однако нередко коммерсанты используют в своей работе форму, разработаннуюдля организаций. Как показывает практика, такие действия могут вызвать нареканияпроверяющих. Впрочем, судьи не поддерживают инспекторов. Примером может служитьпостановление ФАС Дальневосточного округа от 6 июля 2005 г. по делу №Ф03-А04/05-2/1832.

В рассматриваемом деле предприниматель вместо того чтобы использовать формы №ПЛ-1 и № ПГ-1, утвержденные Приказом № 68 соответственно для легковых и грузовыхавтомобилей коммерсантов, заполнял формы путевых листов № 3 «Путевой листлегкового автомобиля» и № 4-С «Путевой лист грузового автомобиля», которыеутверждены Постановлением № 78 для организаций. Из-за этого инспекция незасчитала расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль. Однако суд установил,что поездки служебного характера действительно осуществлялись, а расходы набензин подтверждены кассовыми чеками.

Другой предприниматель, как и положено, использовал формы, утвержденныеПриказом № 68. Однако путевые листы были заполнены с нарушением установленногопорядка. В этом случае суд не стал формально подходить к вопросу, а рассмотрелсущество проблемы (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30 июня 2005г. по делу № Ф04-4174/2005(12493-А02-23)). Арбитры указали, что использованиетранспорта для коммерческой деятельности имело место и расходы подтвержденыкассовыми чеками. В обоих случаях предприниматели выиграли споры, но их можнобыло бы избежать, если бы коммерсанты более внимательно отнеслись к составлениюпутевых листов.

Прочие автомобильные расходы

Как говорилось выше, путевой лист – это документ, который обосновывает нетолько расходы на ГСМ, но и все прочие затраты организации, связанные сэкплуатацией автомобиля. В письме УФНС по г. Москве от 25 июля 2005 г. №20-12/53147 указано, что именно путевой лист наиболее полно отражает данные,необходимые для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Естественно, кроме путевого листа для подтверждения транспортных расходовфирме понадобятся и другие документы. В письме Минфина России от 11 января 2006г. № 03-03-04/2/1 приведено несколько примеров расходов, возникающих приэксплуатации служебной машины. По общему правилу затраты на содержаниеслужебного автотранспорта учитываются в составе прочих расходов, связанных спроизводством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Авторы письмауказали, какие еще первичные документы могут подтвердить такие затраты. Такжечиновники пояснили, по какой статье Налогового кодекса уменьшается база поналогу на прибыль.

На основании информации, приведенной в данном письме, а также используяположения Налогового кодекса, мы составили приведенную выше таблицу. Она поможетбухгалтеру определить перечень необходимой автомобильной «первички» и нормузакона, согласно которой можно списать данные затраты. Обращаем ваше внимание нато, что в таблице приведен стандартный перечень документов, который не всегдаявляется исчерпывающим. В зависимости от конкретной хозяйственной ситуации можетвозникнуть необходимость в дополнительных подтверждающих документах.

внимание

В письме от 31 декабря 2004 г. № 21-14/85240 УФНС по г. Москве разрешилаиндивидуальным предпринимателям, работающим в торговле, уменьшать доходы насумму расходов по эксплуатации машины. Правда, при условии, что в свидетельствео регистрации указано два вида деятельности: торгово-закупочная и транспортныегрузоперевозки. Иначе инспекторы будут рассматривать автомобиль не как источникполучения дохода, а в качестве вспомогательного средства.

 

Налоговый учет расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля

№ п/п

Наименование расхода

Норма Налогового кодекса РФ

Подтверждающие первичные документы

1.

Покупка горюче-смазочных материалов

ст. 254 НК РФ (материальные расходы)

Путевые листы, талоны на ГСМ, кассовые чеки, авансовые отчеты, акты передачии списания

2.

Покупка запчастей

ст. 254 НК РФ (материальные расходы)

Договор, накладные, акты передачи и списания

3.

Аренда (лизинг) автомобиля (в том числе у физического лица)

подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ

Договор аренды (лизинга), счета, акты об оказании услуг

4.

Амортизация автомобиля

подп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ

Формы по учету основных средств № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-6

5.

Заработная плата водителя

подп. 2 п. 2 ст. 253 НК РФ

Трудовой договор и другие кадровые документы

6.

Плата за стоянку

подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ

Приказ руководителя, авансовый отчет, кассовый чек

7.

Плата за аренду гаража или земельного участка под стоянку

подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ

Договор аренды, акты оказания услуг

8.

Техническое обслуживание и ремонт

ст. 260 НК РФ

Договор на проведение работ, акты выполненных работ

9.

Транспортный налог (для собственников автомобилей)

подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ

Документы о регистрации автомобиля, бухгалтерская справка (расчетналога)


Предприятия обезопасили от работников Правительство одобрило закон о коммерческой тайне  »
Юридические статьи »
Читайте также