Шта је “дигитални документ”?

Source: http://people.ischool.berkeley.edu/~buckland/digdoc.html

Препринт чланка објављеног у Документу Нумерикуе (Париз) 2, бр. 2 (1998): 221-230. То може да се разликује у малим начин из објављена верзија. Ово је скраћена верзија, са мало више пажње да дигиталних докумената, од “Шта је “документ”?” Јоурнал оф тхе Америцан Социети фор Информатион Сциенце  48, бр. 9 (септембар 1997): 804-809, прештампан у Хахн, ТБ и М. Буцкланд, едс. Хисторицал Студиес ин информатику. Медфорд Њ: Информације Данас, 1998., стр 215-220.

Мицхаел Буцкланд (Michael Buckland)
Школа управљања информацијама и системима,
Универзитет Калифорнија, Беркелеи, Калифорнија, САД 94720-4600
buckland@sims.berkeley.edu

Апстрактан Питање “Шта је дигитални документ?” се посматра као посебан случај питања “Шта је документ?” Ријеч “документ” обично означава текстуални запис. Почетком овог века покушаји да се обезбеди приступ брзо растућој количини доступних докумената поставили су питања о којима би требало да се сматра „документом“. Паул Отлет и други развили су функционални поглед на “документ” и разговарали о томе да ли се, на пример, скулптура, музејски предмети и живе животиње могу сматрати “документима”. Сузанна Бриет изједначила је “документ” са организованим физичким доказима. Ове идеје подсећају на појмове „материјална култура“ у културној антропологији и „предмет-знак-знак“ у семиотики. Други, посебно у САД-у (нпр. Јессе Схера и Лоуис Схорес) заузели су уже становиште. Старе конфузије између медија, поруке и значења обнављају се дигиталном технологијом јер технолошке дефиниције „документа“ постају још мање реалне када је све у битовима.

1. Представљање

Када говоримо о папирном документу, папирусном документу или микрофилмованом документу, значење је јасно. Међутим, идеја о “дигиталном документу” је тежа. Можемо препознати е-пошту и технички извештај генериран од стране процесора текста као дигиталне документе, али изван ових једноставних примера концепт „документа“ постаје мање јасан. Да ли је софтверски програм документ? Има редове текста налик језику. Да ли је оперативни систем документ? Може се набројати различите врсте дигиталних докумената, а то је потребно због потребе да се прецизирају стандарди како би се постигла ефикасност и интероперабилност. Али ако неко тражи потпуност, процес постаје произвољан и интелектуално незадовољавајући, јер није јасно где би граница између докумената и не-докумената требала бити.

Документ на папиру се дијелом разликује и чињеницом да је на папиру. Али тај аспект, технолошки медиј, мање помаже дигиталним документима. Порука е-поште и технички извештај физички постоје у дигиталном окружењу као низ битова, али исто тако функционише и све остало у физичком окружењу. “Мултимедија”, која је некада означавала више физички различитих медија, сада је од поновног интересовања, јер се, иронично, више медија може свести на моно-медиј електронски похрањених битова.

У практичне сврхе, људи развијају прагматичне дефиниције, попут “било чега чему се може дати име датотеке и похранити на електронички медиј” или “збирке података плус својстава тих података које корисник одабере да означи као логичку јединицу.” И, како то често бива у дискусијама информација, проналазе се дефиниције „документа“ које се фокусирају на један аспект и често су високо метафоричне, попут „заробљеног“ знања, „података у контексту“ и „организованог погледа на информације.”

Дигитални системи су се прије свега бавили текстуалним и текстуалним записима (нпр. Имена, бројеви и алфанумерички кодови), али присутни интерес за иконе и графику подсећа нас да ћемо можда требати да се бавимо било каквим феноменима које неко жели да примети: догађаји, процеси, слике и предмети као и текстови [BUC 91].

2. Од документа до “документације”

Дигитални документи су релативно нови, али је дискусија о ширем питању „Шта је документ?“ није ново. Крајем 19. века постојала је све већа забринутост због наглог пораста броја публикација, посебно научне и техничке литературе и друштвених „чињеница“. Континуирана ефикасност у креирању, ширењу, кориштењу снимљеног знања сматрана је потребном новим техникама управљања све већом поплавом докумената.

Потребно је „управљање“ имало неколико аспеката. Потребне су ефикасне и поуздане технике прикупљања, очувања, организовања (аранжирања), представљања (описивања), избора (преузимања), репродукције (копирања) и ширења докумената. Традиционални израз за ову активност је био „библиографија“. Међутим, „библиографија“ није била у потпуности задовољавајућа. Сматрало се да је потребно нешто више од традиционалне “библиографије”, нпр. технике репродукције докумената и “библиографије” такође су имале и друга устаљена значења у вези са традиционалним техникама израде књига.

Почетком 20. века реч „документација“ се све више усвајала у Европи уместо „библиографије“ да означи скуп техника потребних за управљање овом експлозијом докумената. Отприлике од 1920. „документација“ (и сродне речи на енглеском, француском и немачком) све се више прихвата као општи термин који обухвата библиографију, научне информационе услуге, управљање документима и архивски рад. После око 1950. године, сложенија терминологија, као што су “наука о информацијама”, “складиштење и проналажење информација” и “управљање информацијама”, с порастом је заменио реч “документација”.

3. Од документације до „документа“

Проблеми настали повећањем штампаних докумената довели су до развоја техника развијених за управљање значајним (или потенцијално значајним) документима, што у пракси значи штампаних текстова. Али није постојао (и није) теоретски разлог зашто би документацију требало ограничити на текстове, а камоли на штампане текстове. Поред штампаних текстова, постоји много других врста означавајућих објеката. А ако се документација може бавити текстовима који нису штампани, зар се не може бавити и документима који уопште нису текстови? Колико опсежно се може применити документација? Друкчије речено, ако се израз “документ” користи у специјализованом значењу као технички израз за означавање предмета на које се технике документације могу применити, колико се може проширити опсег документације. Шта би могао (или не може) бити документ? Међутим, питање није често формулисано у овим терминима.

Рани развој је био да се појам документа прошири и на писане текстове, што би се могло наћи у главним енглеским и француским речима. “Било који израз људске мисли” био је често коришћена дефиниција “документа” међу документаристима. У САД су се широко користиле изразе “графички запис” и “генеричка књига”. Ово је било прикладно за проширење поља обухватајући слике и друге графичке и аудио-визуелне материјале. Белгијанац Паул Отлет (1868-1944) познат је по свом запажању да би документи могли бити тродимензионални, укључујући скулптуру. Од 1928. године музејске предмете вероватно ће документаристи укључити у дефиниције „документа“ (нпр. DUP 33). Велика практична забринутост документариста била је са штампаним документима, па је питање колико се дефиниција „документа“ може проширити добило мало непосредне пажње. Повремено би промишљени писац расправљао о тој теми, можда зато што је заинтересован за неки нови облик означавајућег предмета, као што су образовне играчке, или због жеље да теоретизира.

Пол Отлет: Објекти и докумената

Отлет проширио дефиницију “документа” на пола пута кроз његов Траите де документације 1934. [OTL 34]. Графички и писани записи су представе идеја или објеката, он је написао, али сами предмети  могу се сматрати “докумената” ако су информисани осматрањем од њих. Као примери таквих “докумената” Отлет наводи предмете из природе, артефаката, објекте носе трагове људске активности (као што археолошких налаза), објашњењима моделе, образовних игре и уметнички радови (OTL 34:. П 217]; такође [OTL 90: пп. 153 & 197] и [IZQ 95]).

Валтер Сцхуермеиер је 1935. године написао: „Данас као документ схватамо неку материјалну основу за наше знање која је доступна за проучавање или поређење.“ („Под документом се данас разуме свака материјална подршка за ширење нашег знања, која је доступна студији или поређењу.“ [SCH 35: стр. 537]).

Слично томе, Међународни институт за интелектуалну сарадњу, агенција Лиге нација, која сарађује са Савезом организационе документације, развила је техничке дефиниције „документа“ и сродне техничке изразе у енглеској, француској и немачкој верзији:

„Документ: било која база знања, физички фиксирана, која ће се вероватно користити за консултације, проучавање или доказ

Документ: било који извор информација, у материјалном облику, који се може користити за референцу или проучавање или као ауторитет. Примери: рукописи, тисковине, илустрације, дијаграми, музејски узорци итд. ([ANO 37: 234])

Сузанна Бриет: Физички докази као документ

Сузанна Бриет (1894-1989), перцептивно француски библиотекар, обратио проширење значења “документа” са необичним непосредности. (Фор Бриет, такође познат као Сузанна Дупуи и као Сузанна Дупуи-Бриет, погледајте [LEM 89], [BUC 95], [BUC 97б]). У 1951. Бриет објавио манифест о природи документације, Ку’ест-це куе документација, Која почиње са тврдњом да (“УН документ ест ун Преуве а л’Аппуи д’ун свршен” ([BRI 51: с. 7] “Документ је доказ у прилог чињеници”.) Је потом детаљно: документ је “свако физичко или симболички знак, очувана или снимљена, намењено да обухвати, да реконструише или да демонстрирају физичко или концептуално феномен”. (“Тоут индекс бетон оу симболикуе, конзервацију оу енрегистре, аук финс де репресентер, де рецонституер или од проувер УН пхеномене или стас или интеллецтуел.”, стр. 7.) Последица је да треба узети у обзир документацију која се бави приступа доказима, него са приступом текстовима.

Бриет даје примере: звезда на небу није документ, већ би била његова фотографија; камен у ријеци није документ, али камен изложен у музеју био би; животиња у дивљини није документ, али би била дивља животиња представљена у зоолошком врту. Антилопа која дивља по афричким равницама не треба сматрати документом, она влада. Али ако би га требало ухватити, одвести у зоолошки врт и направити предмет проучавања, то је урађено у документ. То је постао физички доказ који користе они који га проучавају. Заиста, научни чланци написани о антилопи секундарни су документи, будући да је сама антилопа примарни документ.

Бриетова правила за одређивање када је предмет постао документ нису јасна, али чини се да његова расправа указује на то:

1. Постоји материјалност: само физички предмети могу бити документи, прим. [BUC 91];

2. Постоји интенционалност: Намера је да се предмет третира као доказ;

3. Предмети се морају обрадити: Они морају бити израђени у документима; и, мислимо,

4. Постоји феноменолошка позиција: Објект се доживљава као документ.

Ова ситуација подсећа на дискусију о томе како се слика ствара уметношћу, уоквирујући је као уметност. Да ли је Бриет значила да је баш као што је “уметност” створена уметношћу “кадрирањем” (тј. Третирањем) као уметношћу, тако предмет постаје “документ” када се третира као документ, тј. Као физички или симболички знак, очуван или снимљени, намењени да представљају, реконструишу или демонстрирају физичку или концептуалну појаву?

Рон Даи ([DAY 96]) је сугерисао да је Бриетова употреба речи “индице” важна, да је то индексибилност – квалитет да се стави у организован, смислен однос са другим доказима – да даје објекту статус документације.

Донкер Дуивис: Духовна димензија докумената

Фритс Донкер Дуивис (1894-1961), који је наслиједио Пола Отлета као централног лика у Међународној федерацији за документацију, употријебио је технолошки модернизам документариста у својој посвећености тројству научног управљања, стандардизације и библиографске контроле као комплементарне и узајамне. јачање основа за постизање напретка ([ANO 64]). Ипак Донкер Дуивис није био материјалиста. Усвојио је Отлет-ово стајалиште да је документ израз људске мисли, али то је учинио у смислу антропозофије, духовног покрета заснованог на идеји да постоји духовни свет разумљив чистој мисли и доступан само највишим способностима менталног знања . Као резултат тога, Донкер Дуивис је био осетљив на оно што бисмо сада могли назвати когнитивни аспекти медија поруке. Написао је:

“Документ је складиште изражене мисли. Сходно томе, његов садржај има духовни карактер. Опасност да тупим обједињавањем спољашњег облика изврши реперкусију на садржај у стварању потоњег бесмисленог и безличног, није илузорна… У стандардизујући облик и изглед докумената, потребно је ограничити ову активност на ону која не утиче на духовне садржаје и која служи за уклањање заиста ирационалне разноликости.” ([DON 42]. Превод из [VOO 64: стр. 48])

Ранганатхан: Микро мисао на равној површини

Индијски теоретичар С. Р. Ранганатхан, обично тако метафизички, заузимао је завидно уску и прагматичну позицију у погледу дефиниције „документа“, одупирући се чак и укључивању аудио-визуелних материјала као што су радио и телевизијске комуникације. “Али то нису документи; зато што нису записи о материјалима погодним за руковање или чување. Споменути су статуе, комади Кине и материјални експонати у музеју јер на неки начин преносе мисли изражене. Али ништа од тога није документ, јер то није запис на више или мање равној површини.” (RAN 63: стр. 41]).

Индијска институција за стандарде усвојила је Ранганатханово виђење „документа“ као синонима за „отеловљену микро мисао“ на папиру или другом материјалу, погодну за физичко руковање, транспорт кроз свемир и очување кроз време “([IND 63: стр. 24]). Други су, такође, заузели ограничено стајалиште о томе који су документи. У САД су се два утицајна аутора одлучила за приказ докумената који су само проширење текстуалних записа и укључују аудиовизуелну комуникацију. Лоуис Схорес популаризирао је фразу “генеричка књига” (нпр. [SHO 77]), а Јессе Х. Схера је користио “графички запис” са приближно истим значењем (нпр. [SHE 72]).

4. Антропологија: материјална култура

Отлет је био изричит да његов поглед на “документ” укључује археолошке налазе, трагове људске активности и друге предмете који нису замишљени као комуникација. “Збирке предмета окупљене у сврху очувања, науке и образовања су у основи документарног карактера (Музеји и ормарићи, колекције модела, узорака и узорака). Те колекције су креиране од предмета који се јављају у природи, а не да се разликују или описују речима ; они су тродимензионални документи.” ([OTL 20]. Превод из [OTL 90: стр. 197]).

Појам предмета као докумената наликује појму „материјална култура“ међу културним антрополозима „за које су артефакти дали важан доказ у документацији и интерпретацији америчког искуства“. ([AME 85: стр. ix) и у музеологији (нпр. [KAP 94], [PEA 90]).

5. Семиотика: “Текст” и “објект-као-знак”

Бриетове идеје које се тичу природе “документа” позивају на дискусију у вези са семиотиком. У том контексту запажамо Дуфренневу расправу о разлици између естетских објеката и означавајућих предмета:

“Функција таквих [означавајућих] објеката није да подлежу некој радњи или да задовоље неку потребу, већ да развеселе знање. Наравно, можемо све називе објеката назвати у неком смислу. Међутим, морамо издвојити оне предмете који раде више него што означавају само да би нас припремили за неке акције и које се не користе само у испуњењу задатка. Научни текстови, катекизми, албуми са фотографијама и, у скромнијој мери, путокази су сви знакови чија ознака нас ангажује у активност тек након што нам је прво обезбедила информације.” ([DUF 73: стр. 114]).

Можемо приметити да укључивањем музејских и других “пронађених” предмета Бриетов “сваки физички или симболички знак” изгледа да укључује и људске и природне знакове. Други су развили појам „објекта-као-знака“. Роланд Бартхес, на пример, говорећи о „семантичности објекта“ написао је да предмети „делују као средство значења: другим речима, предмет ефективно служи некој сврси, али служи и за саопштавање информација: ми бисмо га могли сумирати горе рекавши да увек постоји значење које преплављује употребу објекта.” ([BAR 88: стр. 182]). Можемо приметити широку употребу речи „текст“ за карактеризацију образаца друштвених појава који нису сачињени од речи или бројева, али чини се да је било релативно мало пажње на преклапање између семиотике и управљања информацијама. (Види, међутим, [WAR 90].)

Једна разлика између ставова горе описаних документариста и савремених ставова је нагласак који би сада био стављен на друштвену конструкцију значења, на перцепцију гледаоца о значају и доказном карактеру докумената. У семиотичкој терминологији,

“…знаци никада нису природни предмети… Разлог је једноставно што својство знака није природно својство које се може тражити и наћи, већ својство које се даје предметима, било да су природни или вештачки , путем употребе која се од њих користи. И као предмети и као средства, знакови се морају третирати као нешто измишљено, и у том смислу су повезани са поступцима.” ([SEB 94: в. 1, стр. 18]).

Бриет је појам докумената као доказ може да се јави на најмање два начина. Један циљ информационих система је да се складишти и одржава приступ год доказ наведена је као доказ неке тврдње. Други приступ је за особу у позицији да организују артефаката, узорци, примерци, текстове, или друге предмете да размотри шта би то могло рећи ону о свету који га је произвела, а онда, пошто је развио неку теорију његовог значаја да поставите објекат у доказе, да га понуди као доказ од начина на који је уређен, индексиран или представљен. На овај начин могу да се не користи информациони системи само у проналажењу материјала који већ је у спису, али иу уређењу материјала, тако да неко може бити у стању да искористи то као (нови) доказ за неку сврху. ([WIL 95]).

6. Дигитални документи

Развијајући појам „документ“ међу Отлетом, Бриетом, Сцхуермеиер-ом и осталим документаристима све више је наглашавао оно што је функционисало као документ, а не традиционални физички облици докумената. Чини се да прелазак на дигиталну технологију чини ову разлику још важнијом. Левијеве промишљене анализе показале су да је нагласак на технологији дигиталних докумената ометао наше разумевање дигиталних докумената као докумената (нпр. [LEV 94]). Свака ствар у дигиталној технологији се чува као низ битова, тако да уобичајени физички облик (на папиру, на микрофилму) више не помаже. У том смислу, свака препознатљивост документа као физичког облика додатно је умањена.

Пре педесет година, човек би потражио логаритамске вредности у штампаној књизи „таблица дневника“ да би се могао извршити прорачун. Количина таблица дневника била је конвенционалан документ. Данас би се могло замислити коришћење скупа табела дневника сачуваних на мрежи, што би се могло сматрати дигиталном верзијом штампаних табела дневника. Међутим, вероватније је да би неко користио алгоритам за рачунање вредности дневника према потреби. Одговор треба да буде исти. Можда неко не зна да ли је рачунар користио табелу или алгоритам. Табела и алгоритам дјелују функционално еквивалентно. Шта се догодило са појмом “документа”? Један одговор је да је оно што се прикаже на екрану или штампало документ. Могло би се рећи да алгоритам функционише као документ, као динамична врста документа, који нас подсећа на Отлетово гледиште да би образовна играчка требало да се сматра некаквим документом. Било би у складу са горе описаним трендом, ка дефинисању документа у смислу функције, а не физичког формата.

Свака различита технологија има различите могућности, различита ограничења. Ако одржимо функционални поглед на оно што чини документ, требало би очекивати да ће документи попримати различите облике у контексту различитих технологија, па бисмо требали очекивати да ће распон онога што се може сматрати документом бити различит у дигиталном и папирном окружењу. Алгоритам за генерисање логаритама, попут механичке образовне играчке, може се посматрати као динамична врста документа за разлику од обичних папирних докумената, али још увек у складу са етимолошким пореклом “докумената”, начином поучавања – или, у ствари, доказ, нешто из чега неко учи.

Покушаји дефинисања дигиталних докумената вероватно ће остати неизбежни, уколико се жели више од ад хоц прагматичне дефиниције. Дефиниције засноване на облику, формату и медију изгледају мање задовољавајуће од функционалног приступа, пратећи пут образложења у основи углавном заборављених расправа о Отлетовим објектима и Бриетовој антилопи.

Захвала: захвалан сам на корисним коментарима Рон Даи-а, В. Боида Раиварда и Патрицка Вилсона. Ранија верзија овог рада са неким додатним историјским детаљима објављена је као [BUC 97б].

[AME 85] Ames, K. L. et al. Material culture: a research guide, ed. by T. J. Schlereth. University Press of Kansas, Lawrence, Kansas, 1985.

[ANO 37] Anon. �La terminologie de la documentation�, Coopération Intellectuelle, 77, pp. 228-240, 1937.

[ANO 64] Anon. F. Donker Duyvis: His life and work, (NIDER publ. ser. 2, no. 45), Netherlands Institute for Documentation and Filing, The Hague, Netherlands, pp. 39-50, 1964.

[BAR 88] Barthes, R. The semiotic challenge. Hall & Wang, New York, 1988.

[BRI 51] Briet, S. Qu’est-ce que la documentation. EDIT, Paris, 1951.

[BUC 91] Buckland, M. K. �Information as thing�. Journal of the American Society of Information Science v, 42, pp. 351-360, 1991.

[BUC 95] Buckland, M. K. �The centenary of `Madame Documentation’: Suzanne Briet, 1894-1989�, Journal of the American Society for Information Science, 42, pp. 586-588, 1995.

[BUC 97a] Buckland, M. K. �Suzanne Briet, 1894-1989�. In: Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation. (Collection REF). Editions Nathan, Paris, pp. 105-106, 1997.

[BUC 97b] Buckland, M. K. �What is a “document”?�, Journal of the American Society for Information Science 48, pp. 804-809, 1997.

[DAY 96] Day, Ron. Private communication, 1996.

[DON 42] Donker Duyvis, F. Normalisatie op het gebied der documentatie. [Standardization in the domain of documentation]. (NIDER publ. 214). NIDER, The Hague, Netherlands, 1942.

[DUF 73] Dufrenne, M. The phenomenology of aesthetic experience, Northwestern University Press, Evanston, Illinois, 1973.

[DUP 33] Dupuy-Briet, S. �Rapport présenté à la Commission de terminologie�. In: International Institute for Documentation. XIIe Conférence. Rapport. Bruxelles, 1933. (IID publication 172a), pp. 187-192, IID: Brussels, 1933.

[FRA 78] Frank, P. R. Von der systematischen Bibliographie zur документation. (Wege der Forschung 144). Wissenschafliche Buchgesellschaft, Darmstadt, 1978.

[IND 63] Indian Standards Institute. Indian standard glossary of classification terms. IS : 2550 – 1963, Indian Standards Institute, New Delhi, 1963.

[IZQ 95] Izquierdo Arroyo, J. M. La organizacion documental del conocimiento. Tecnidoc, Madrid, 1995.

[KAP 94] Kaplan, F. E. S., ed. Museums and the making of “ourselves”: The role of objects in national identity. Leicester University Press, London, 1994.

[LEM 89] Lemaître, R., & Roux-Fouillet, P. �Suzanne Briet (1894-1989)�, Bulletin d’Informations de l’Association de Bibliothecaires Français, 144, pp. 55-56, 1989.

[LEV 94] Levy, D. M. �Fixed or fluid? Document stability and new media�. In: European Conference on Hypertext Technology 1994 Proceedings. (Pp. 24-31). Association for Computing Machinery, New York, 1994.

[OTL 20] Otlet, P. L’organisation internationale de la bibliographie et de la documentation. (IIB Publ. 128). Institut International de Bibliographie, Brussels, 1920. Translation in [OTL 90: pp. 173-203].

[OTL 34] Otlet, P. Traité de documentation. Editiones Mundaneum, Brussels, 1934. Reprinted 1989, Liège: Centre de Lecture Publique de la Communauté Française.

[OTL 90] Otlet, P. International organization and dissemination of knowledge: Selected essays. (FID 684). Elsevier, Amsterdam, 1990.

[PEA 90] Pearce, S. M., ed. Objects of knowledge. (New research in museum studies, 1). Athlone Press, London, 1990.

[RAN 63] Ranganathan, S. R., ed. Documentation and its facets, Asia Publishing House, London, 1963.

[SCH 35] Schürmeyer, W. �Aufgaben und Methoden der документation�, Zentralblatt für Bibliothekswesen, 52, pp. 533-543, 1935. Repr. in [FRA 78: pp. 385-397].

[SEB 94] Sebeok, T. A., ed. Encyclopedic dictionary of semiotics. 2nd ed., Mouton de Gruyter, Berlin, 1994.

[SHE 72] Shera, J. H. The foundations of education for librarianship, Becker and Hayes, New York, 1972.

[SHO 77] Shores, L. The generic book: What is it and how it works, Library-College Associates, Norman, Oklahoma,1977.

[VOO 64] Voorhoeve, N. A. J. �F. Donker Duyvis and standardization�. In: F. Donker Duyvis: His life and work, (NIDER publ. ser. 2, no. 45). Netherlands Institute for Documentation and Filing, The Hague, pp. 39-50, 1964.

[WAR 90] Warner, J. �Semiotics, information science, documents and computers�. Journal of Documentation, 46, pp. 16-32, 1990.