Какие сроки хранения первичных бухгалтерских документов? Как правильно оформить уничтожение первичных бухгалтерских документов, срок хранения которых уже истек?

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируют архивное законодательство в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000, ст.23 НК РФ и ст.17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (в ред. от 30.06.2003) "О бухгалтерском учете".
Первичные бухгалтерские документы хранят не менее 5 лет, а документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии - расчетные (расчетно-платежные) ведомости), - 75 лет.
Следует отметить, что документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со ст.283 НК РФ, должны храниться в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
Место хранения обработанных первичных документов организации определяют самостоятельно. Например, можно хранить документы в самой организации или сдать их на хранение в архив (государственный или частный).
Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Рассмотрим, как правильно это сделать.
Во-первых, руководитель организации своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включаются наиболее квалифицированные специалисты, которые способны оценить важность тех или иных документов. Такая комиссия составляет акт, в котором устанавливается перечень документов, которые необходимо уничтожить. Акт может выглядеть так:
ООО "АПТЕКА"
Утверждаю
Орлов
Директор ООО "АПТЕКА" г-н _____ Орлов С.И.
3 февраля 2003 г.
Акт
о перечне документов на уничтожение
3 февраля 2003 г. г. Москва
Экспертная комиссия в составе:
председатель комиссии - гл. бухгалтер А.А. Иванова;
члены комиссии - юрист С.С. Петров;
секретарь - И.И. Сидорова,
составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек 1 января 2003 г.:
1. Кассовые документы за 1996 г. (9 папок).
2. Авансовые отчеты за 1996 г. (10 папок).
3. Кассовая книга за 1996 г. (2 шт.).
4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996 г. (1 шт.).
5. Банковские документы за 1996 г. (12 папок).
6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 г. (12 папок).
7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996 г. (1 папка).
8. Журнал учета доверенностей за 1996 г. (1 шт.).
9. Главная книга за 1996 г. (1 шт.).
Председатель комиссии Иванова /А.А. Иванова/
Члены комиссии: Сидорова /И.И. Сидорова/ Петров /С.С. Петров/
Данный акт утверждается руководителем организации. Затем все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том или папку собранных дел.
После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
Бумаги можно также сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторичного сырья.
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить еще один акт - о физическом уничтожении документов.
Акт может выглядеть так:
ООО "АПТЕКА"
Акт об уничтожении документов,
срок хранения которых истек
5 февраля 2003 г. г. Москва
Экспертная комиссия в составе:
председатель комиссии - гл. бухгалтер А.А. Иванова;
члены комиссии - юрист С.С. Петров;
секретарь - И.И. Сидорова,
составила настоящий акт о том, что согласно описи, утвержденной актом от 3 февраля 2003 г., были уничтожены документы, срок хранения которых истек.
В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура ООО "Сырье-ХХ" согласно накладной от 05.02.2003 N 123, которая прилагается к настоящему акту.
Председатель комиссии Иванова /А.А. Иванова/
Члены комиссии: Сидорова /И.И. Сидорова/ Петров /С.С. Петров/
Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторичное сырье, вы должны учесть в составе операционных доходов, т.е. по счету 91-1 "Прочие доходы" и начислить НДС.
Ж.Морозова
Ведущий аудитор
ООО "Берг и партнеры. Налоговый консалтинг"
Подписано в печать
08.10.2003
"Финансовая газета", 2003, N 41

Каким образом следует отражать доходы и расходы, возникающие у банка при совершении форвардных сделок с иностранной валютой и прочими валютными ценностями?  »
Бухгалтерские консультации »
Читайте также