Сотрудник, находясь в командировке в Белоруссии, представил только квитанцию к ПКО, в которой указаны наименование гостиницы и сумма, затем квитанция была им утеряна. Как в таком случае отразить расходы по найму жилого помещения в зарубежной командировке? Необходимо ли удерживать подоходный налог в том случае, если организация все-таки компенсирует эти расходы?

В соответствии со ст.252 НК РФ при исчислении налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст.270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (в случаях убытка, предусмотренных ст.256 НК РФ), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Как следует из вопроса, сотрудник не смог документально подтвердить не только сумму расходов по найму жилого помещения при нахождении в командировке, но и сам факт такого найма. В таком случае возможны два варианта:
первый - при составлении авансового отчета сотрудник возвращает в кассу организации как неизрасходованные денежные средства, полученные им ранее для оплаты найма жилья; второй - организация при отсутствии документов о найме жилья покрывает такие расходы за счет собственных средств.
При исчислении налога на доходы физических лиц следует иметь в виду, что согласно ст.217 НК РФ при оплате работодателем физическому лицу расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.
На основании п.3 ст.236 НК РФ произведенные сотруднику выплаты не признаются объектом обложения единым социальным налогом, если у налогоплательщиков - организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.
Согласно п.10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 07.07.1999 N 765, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются только на документально подтвержденные фактические расходы (сверх норм) по найму жилого помещения в связи со служебными командировками.
Таким образом, при непредставлении документов по найму жилого помещения при зарубежной командировке и возмещении сотруднику этих расходов они возмещаются за счет собственных средств (счет 99 "Прибыли и убытки").
В данном случае с суммы возмещения (если она в пределах норм) не следует удерживать налог на доходы физических лиц и начислять единый социальный налог, но необходимо начислить взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Если сотрудник представит квитанцию к ПКО, то такие документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения могут быть включены в расходы по производству и реализации.
Подписано в печать Ю.Кольцов
26.06.2002 ООО "ЮВК Аудит"
"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2002, N 26

Сотрудник был в командировке в Казахстане с 6 по 13 мая. Если командировка приходится на выходные и праздничные дни, как рассчитываются заработная плата и командировочные? Что делать в том случае, если сотрудник работал в выходные и праздничные дни во время командировки?  »
Бухгалтерские консультации »
Читайте также