Имеют ли право налоговые органы оштрафовать подотчетное лицо на сумму подоходного налога после прошествия 3 дней с момента получения из кассы предприятия подотчетной суммы, даже лицо, командированное на срок свыше 3 дней? Какой документ это регламентирует? Как этого избежать?

В первую очередь, при ответе на вопрос следует отметить, что действующим законодательством не определено понятие "оштрафовать на сумму подоходного налога". Не вправе это совершить и работники налоговых органов.
На практике речь может вестись об удержании или нет подоходного налога с различного рода выплат, благ и выгод в пользу физических лиц.
Действительно, при расчетах с подотчетными лицами в ряде случаев можно утверждать о необходимости расчета налогооблагаемого дохода и соответственно удержания с него сумм налога.
Но вначале необходимо обратиться к действующим правилам расчетов с подотчетными лицами, в частности к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному Решением Совета Директоров Центробанка РФ от 22.09.1993 N 40 (далее по тексту - Порядок).
Согласно п.11 Порядка наличные деньги под отчет могут выдаваться:
- на хозяйственно - операционные расходы;
- на расходы, связанные со служебными командировками;
- на расходы экспедиций, геолого - разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне районов деятельности предприятия.
Во всех случаях деньги выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителем предприятия, а на расходы по служебным командировкам - в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Исходя из этого до истечения 3-х дневного срока отчета в полученных суммах после возвращения из командировки вести речь о любом "наказании" физического лица никак нельзя.
Подоходный же налог может взыскиваться только в случаях нарушения установленного порядка использования подотчетных сумм, превышения установленных сроков представления отчета об их целевом использовании и в случае уклонения от возвращения неиспользованных подотчетных сумм.
Прежде всего, налогооблагаемый доход в соответствии с п.6 Инструкции по подоходному налогу образуется в случае списания подотчетных сумм по невозвращенным или не использованным по назначению авансам за счет средств предприятия.
Пример. Работнику предприятия 23 февраля 2000 г. выдан аванс на хозяйственные нужды в сумме 2000 руб. со сроком представления отчета об их использовании 28 февраля.
27 февраля работник представил заявление на имя руководителя предприятия о том, что полученные им средства под отчет украдены. По решению руководителя предприятия средства списаны с подотчетного лица за счет нераспределенной прибыли предприятия.
В связи с тем что подотчетные суммы списаны без испрашивания отчета об их целевом использовании, они в полной сумме должны быть включены в совокупный налогооблагаемый доход с последующим удержанием подоходного налога.
В соответствии с Методическими рекомендациями по исчислению совокупного годового дохода и начислению подоходного налога в организациях, утвержденными Письмом Госналогслужбы России от 20.10.1995 N ПВ-4-17/69н, при отсутствии документов, подтверждающих фактически произведенные расходы, наряду с отсутствием фактически закупленных товарно - материальных ценностей, подотчетные суммы также подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника (при списании их за счет средств предприятия) или по распоряжению руководителя организации с соблюдением всех требований ст.ст.124 и 125 КЗоТ РФ удерживаются из заработка подотчетного лица.
Пример. 6 февраля 2000 г. работнику выданы средства на закупку материалов в сумме 4000 руб. Отчет об использовании был представлен в срок, после чего средства были списаны с лицевого счета подотчетного лица.
Закупленные материалы отражены по приходу в бухгалтерском и складском учете, о чем имеются отметки на оправдательных документах.
При проведении 18 февраля инвентаризации, связанной со сменой материально ответственного лица, закупленные подотчетным лицом материалы обнаружены не были. Проведенное административное расследование показало, что материалы не закупались, а подотчетные суммы работник использовал самостоятельно на собственные нужды.
Если при таких обстоятельствах подотчетные суммы (в полной сумме 4000 руб. или частично) будут списаны за счет средств предприятия, то они включаются в совокупный налогооблагаемый доход с удержанием подоходного налога.
Налогооблагаемый доход исчисляется также и при несвоевременной сдаче неизрасходованного остатка подотчетных средств, что влечет за собой необходимость исчисления материальной выгоды от использования работником денежных средств предприятия и включения ее в совокупный налогооблагаемый доход.
Так, согласно Письму Госналогинспекции по г. Москве от 13.11.1997 N 11-13/29227 (со ссылкой на Письмо Госналогслужбы России от 04.11.1997 N 08-1-07/1072) исчисление и налогообложение суммы материальной выгоды за пользование денежными средствами, полученными работниками от организаций, при уклонении от возврата этих средств, просрочке в их уплате или необоснованном получении производится в общеустановленном порядке.
Сумма материальной выгоды при этом исчисляется за все время нахождения денежных средств у физического лица начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.
Так как по невозвращенным подотчетным суммам проценты не начисляются, то фактически в совокупный доход работника подлежит включению сумма, исчисленная исходя из двух третей ставки рефинансирования за все время невозвращения подотчетных сумм.
Пример. Работником предприятия 3 февраля 2000 г. не возвращена выданная ему подотчетная сумма в размере 5000 руб.
До конца февраля сумма или какая-то ее часть не были возвращены, работник от представления отчета или от возврата денег уклоняется.
За февраль сумма материальной выгоды, включаемая в совокупный налогооблагаемый доход работника, составит 5000 х 55% (ставка рефинансирования) х 2/3 : 12 месяцев : 29 дней х 27 дней (3,2 - 29,2) = 133 руб. 06 коп.
Сумма налога с материальной выгоды составит 15 руб. 97 коп. (133 руб. 06 коп. х 12%).
В том случае, если подотчетные средства были выданы работнику под отчет без установления срока их возврата, следует обратить внимание на следующий факт.
Согласно Письму Госналогинспекции по г. Москве от 15.12.1994 N 11-13/16157 (со ссылкой на Письмо Госналогслужбы России от 30.11.1994 N 03-3-10/762), если на момент проверки такие суммы отражены по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", оснований для включения в облагаемый доход таких сумм не имеется.
В дальнейшем, если по окончании отчетного года (или любого другого отчетного периода) задолженность подотчетного лица будет списана без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупный налогооблагаемый доход данного работника.
Если по согласованию между предприятием и работником в соответствии со ст.124 КЗоТ РФ принято решение о погашении неизрасходованного аванса и своевременно не возвращенных подотчетных сумм из заработной платы работника, о чем имеется соответствующий приказ (распоряжение) администрации, оснований для расчета всякого рода налогооблагаемых доходов (в том числе материальной выгоды с еще не удержанных подотчетных сумм) не имеется.
Если работник оспаривает основания и размеры удержаний, до решения таких вопросов удержания по распоряжению администрации невозможны. Как вариант, возможно полное или частичное внесение средств самим работником по приходному ордеру.
Общий порядок отражения подотчетных сумм регулируется Планом счетов (Инструкцией по применению Плана счетов).
Не возвращенные в установленные сроки подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда суммы не могут быть удержаны из заработной платы работника).
Подписано в печать
10.02.2000
"Консультант Бухгалтера", 2000, N 3

Организация занимается розничной торговлей на территории г. Москвы. Учет товаров ведется по продажным ценам, включающим торговую наценку. Каким образом нам следует отражать в бухгалтерском учете налог с продаж на стоимость этих товаров?  »
Бухгалтерские консультации »
Читайте также