"управление затратами банка" (новашина т.с., карасева т.в.) ("бдц-пресс", 2005)

устанавливается правлением банка.
2.2. Для обеспечения исполнения Сметы расходов в банке осуществляется как контроль над исполнением Сметы финансирования в течение отчетного периода (регулярный контроль), так и контроль над исполнением Сметы расходов по окончании отчетного периода (окончательный контроль).
2.2.1. Регулярный контроль Сметы финансирования банка производится ПЭО ежедневно. Контролю подлежат расходы группы II расходов. Все договоры (соглашения, счета на оплату и т.д.), затрагивающие отвлечение денежных средств, перед подписанием согласовываются с ПЭО на предмет соответствия утвержденной Смете финансирования банка. Процедура контроля заключается в следующем.
ПЭО визирует счет на оплату, в случаях если:
1) данный счет предполагает оплату по действующему договору, предусмотренному Сметой финансирования;
2) счет выставлен на бездоговорной основе, но при условии, что данные расходы предусмотрены Сметой финансирования и ПЭО согласен с целесообразностью осуществления данных затрат (на основании письменной заявки с обоснованием необходимости, предоставленной ЦЗ).
ПЭО визирует договор (и другие аналогичные документы) перед его заключением в том случае, если данные расходы утверждены в Смете финансирования банка и ПЭО согласен с целесообразностью осуществления данных затрат (на основании письменной заявки с обоснованием необходимости, предоставленной ЦЗ).
Экспертиза заявок ЦЗ на финансирование расходов производится ПЭО исходя из следующих критериев и принципов:
а) Оценка степени важности финансирования данных расходов для банка реальной потребности банка (1 - низкая, 2 - средняя, 3 - высокая). Например:
- покупка ГСМ - 3;
- поездка на семинар делопроизводителя - 1;
- подписка на журнал "Профиль" для Отдела по работе с клиентами - 1;
- приобретение визиток для руководителей среднего звена - 2, оплата аренды гаража - 3 и т.д.
б) Оценка конкурентоспособности поставщика (анализ цен в регионе, предложений поставщика, наличия скидок, условий оплаты и по ставке, гарантийных обязательств, наличия сервисных центров в близлежащих районах).
Учет произведенных банком оплат осуществляется через ежедневный мониторинг бухгалтерских проводок в базе данных операционного дня. Предметом мониторинга являются бухгалтерские проводки по счетам по учету расчетов с дебиторами и кредиторами - 60308(07), 60312(11), 60314(13), 60322(23), по дебету корреспондирующими со счетами клиентов, корреспондентскими счетами, со счетами по учету кассы - 405 - 408, 301, 303, 20202 (кредит), а по кредиту корреспондирующими со счетами по учету расходов и имущества банка - 70206, 70209, 60401 - 60404, 60701, 60901, 61001 - 61006, 61101, 61403 (дебет).
2.2.2. Окончательный контроль Сметы расходов банка выполняется начальником Казначейства на основе отчетов по исполнению Сметы расходов банка на отчетную дату и за отчетный месяц/квартал. Отчеты формируются ПЭО на основе отчета о прибылях и убытках банка (форма N 102), предоставляемого бухгалтерией банка в ПЭО (в электронном и печатном виде), не позднее 4 рабочего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Окончательный контроль предполагает анализ расхождений "план-факт" и причин их возникновения, а также подготовку рекомендаций для президента банка для принятия необходимых управленческих решений.
2.3. В случае если ЦЗ предполагает осуществить расходы сверх лимитов, утвержденных по Смете финансирования банка, в Смету финансирования банка, а также в Смету расходов банка могут быть внесены изменения.
2.3.1. Для этого начальнику ЦЗ по согласованию с курирующим вице-президентом необходимо подготовить в адрес вице-президента, курирующего Казначейство, служебную записку о необходимости осуществления незапланированных расходов с подробным пояснением причины (в том числе причины, по которой указанные расходы не были ранее включены в Смету финансирования) и с приложением всех необходимых документов, подтверждающих указанные расходы, а также с приложением необходимых расчетов и расшифровок. В случае несоблюдения ЦЗ вышеуказанных требований к содержанию служебной записки (отсутствия обоснования необходимости внесения изменений и причин, по которым указанные расходы не были включены в Смету финансирования, отсутствия документального подтверждения) служебная записка не принимается ПЭО к рассмотрению.
2.3.2. Служебная записка ЦЗ о внесении изменений в Смету финансирования банка не принимается ПЭО к рассмотрению, в случае если увеличение одной статьи Сметы финансирования предполагается осуществить за счет уменьшения другой статьи Сметы финансирования.
2.3.3. Рассмотрение вопросов о внесении изменений в Смету финансирования и Смету расходов банка происходит в следующем порядке:
а) В случае если сумма увеличения лимита, установленного по статье Сметы АУР/КВ, составляет более чем 10% от годовой суммы, утвержденной по статье, либо увеличению подлежат статьи расходов, указанные в пп. 3.1.2, решение о внесении изменений в Смету АУР/КВ принимается правлением банка в течение 12 рабочих дней со дня предоставления всей необходимой информации в ПЭО.
б) В иных случаях решение о внесении изменений в Смету расходов и Смету финансирования банка принимается совместно первым вице-президентом и вице-президентом, курирующим Казначейство, в течение 5 рабочих дней со дня предоставления всей необходимой информации в ПЭО.
Оценку целесообразности финансирования расходов осуществляет ПЭО. По устному запросу ПЭО ЦЗ обязан предоставить дополнительную информацию и подтверждающие документы либо письменное объяснение по факту невозможности предоставления информации.
3. Сроки исполнения
--------------------------T------------T-------------------------¬
¦ Содержание ¦ Исполнитель¦ Срок ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦ Месяц ¦
+-------------------------T------------T-------------------------+
¦Составление отчетов по ¦ ПЭО ¦Не позднее 4 рабочего дня¦
¦исполнению Сметы расходов¦ ¦месяца, следующего за ¦
¦банка на отчетную дату и ¦ ¦отчетным месяцем ¦
¦за отчетный месяц/квартал¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦ Рассмотрение служебной записки ЦЗ ¦
¦ о внесении изменений в Смету финансирования банка ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦1. Если сумма увеличения лимита, установленного по статье Сметы ¦
¦АУР/КВ, составляет более чем 10% от годовой суммы, утвержденной ¦
¦по статье, либо увеличению подлежат статьи расходов, указанные в¦
¦пп. 3.1.2 ¦
+-------------------------T------------T-------------------------+
¦Экспертиза и составление ¦ ПЭО ¦Не более 12 рабочих дней ¦
¦заключения ¦ ¦с момента поступления ¦
+-------------------------+------------+всей необходимой ¦
¦Рассмотрение служебной ¦ Правление ¦информации ¦
¦записки ЦЗ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦2. В иных случаях ¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦Экспертиза и составление ¦ ПЭО ¦Не более 5 рабочих дней с¦
¦заключения ¦ ¦момента поступления всей ¦
+-------------------------+------------+необходимой информации ¦
¦Рассмотрение служебной ¦Первый вице-¦ ¦
¦записки ЦЗ ¦ президент ¦ ¦
¦ ¦ и вице- ¦ ¦
¦ ¦ президент, ¦ ¦
¦ ¦ курирующий ¦ ¦
¦ ¦Казначейство¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦ Год ¦
+-------------------------T------------T-------------------------+
¦Предоставление в ПЭО ¦ Центры ¦Не позднее 20 октября ¦
¦локальных смет ¦затрат банка¦ ¦
¦финансирования и ¦ ¦ ¦
¦пояснительных записок ¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦Передача проекта Сметы ¦ ПЭО ¦Не позднее 30 рабочих ¦
¦финансирования банка в ¦ ¦дней с момента ¦
¦бухгалтерию банка ¦ ¦предоставления ЦЗ всей ¦
¦ ¦ ¦необходимой информации ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦Проведение классификации ¦ Бухгалтерия¦В течение 5 рабочих дней ¦
¦расходов и расчет ¦ банка ¦с момента предоставления ¦
¦амортизационных ¦ ¦проекта Сметы ¦
¦отчислений ¦ ¦финансирования ПЭО ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦Подготовка проекта Сметы ¦ ПЭО ¦В течение 3 рабочих дней ¦
¦расходов, передача ¦ ¦с момента получения ¦
¦проектов Сметы ¦ ¦данных из бухгалтерии ¦
¦финансирования и Сметы ¦ ¦банка ¦
¦расходов на рассмотрение ¦ ¦ ¦
¦правлению банка ¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦Утверждение Сметы ¦ Правление ¦В течение 10 рабочих дней¦
¦финансирования и Сметы ¦ ¦с момента предоставления ¦
¦расходов банка ¦ ¦проекта Сметы ¦
¦ ¦ ¦финансирования и Сметы ¦
¦ ¦ ¦расходов ПЭО ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦Передача утвержденной ¦ ПЭО ¦В течение 5 рабочих дней ¦
¦Сметы финансирования и ¦ ¦с момента утверждения ¦
¦локальных смет ¦ ¦правлением банка ¦
¦финансирования в ЦЗ ¦ ¦ ¦
L-------------------------+------------+--------------------------
Совокупность управленческих решений, принимаемых руководством, определяет политику банка. К политическим чаще всего относят решения, связанные с генеральными целями, выражающими философию банковской организации - общие ценностные представления руководства и собственников банка о его развитии, а также их конкретизацию в виде стратегических задач. Это может быть, к примеру, экспансия банка в регионы, выход на европейский или мировой рынок, завоевание рынка пластиковых карт и др. Такие генеральные решения определяют планы банка на дальнейшее развитие и как основу реализации этих планов - объем предполагаемых затрат на их осуществление. Разработка политики и стратегии - первый этап фазы планирования - является прерогативой руководства и собственников банка.
Бизнес-планирование затрат - это процесс, определяющий локальные и общие перспективы банка в сфере затрат. На этом этапе более четко определяются источники и размеры затрат банка согласно выбранной стратегии. Разрабатываемые банком бизнес-планы содержат конкретизацию статей по направлениям деятельности банка и включают:
- финансовый план (Приложение 10) - бизнес-планирование операционных расходов банка (издержек);
- смету административно-хозяйственных расходов - бизнес-планирование неоперационных незапасоемких затрат, то есть расходов банка. Смета устанавливает нормы расходов на содержание аппарата и на хозяйственные расходы;
- смету капитальных вложений - бизнес-план запасоемких затрат. Смета устанавливает нормы по статьям "Основные средства", "Нематериальные активы".
Раздельное планирование запасоемких и незапасоемких затрат имеет особое значение. На этапе разработки финансового плана и планирования издержек происходит прогнозирование будущей прибыли, которая является основным источником затрат. Причем прибыль необходима для покрытия прежде всего незапасоемких затрат. Остаток прибыли после распределения формирует фонды, которые служат для дальнейших инвестиций, они являются источником запасоемких затрат.
Текущее планирование затрат (конкретизация бизнес-плана) - предусматривает затраты банка в процессе текущей деятельности, их корректировку в случаях необходимости (рис. 3.3).
------------------¬
¦ Центр затрат ¦
L------------------ -----------------¬ -----------------¬
------------------¬ ¦ Вице-президент,¦ ¦ Планово- ¦
¦Служебная записка+-->¦ курирующий +-------->¦ экономическое ¦
¦ о необходимости ¦ ¦ Казначейство ¦ ¦ подразделение ¦
¦ осуществления ¦ L----------------- L--------T--------
¦незапланированных¦ ¦
¦ расходов, ¦ \¦/
¦ согласованная ¦ ------------------------------¬
¦ с курирующим ¦ ¦ Проверка служебной записки ¦
¦ вице-президентом¦ ¦ на соответствие внутренним ¦
L------------------ ¦ документам банка ¦
¦ и дополнительной информации ¦
L--------------T---------------
------------------¬ ¦
¦ Правление банка ¦ \¦/
L------------------ ------------------------------¬
¦ Передача центру затрат ¦
¦служебной записки с отметкой ¦
------------------¬ ¦ о принятом решении ¦
¦ Первый ¦ ¦к рассмотрению либо с отказом¦
¦ вице-президент; ¦ L--------------T---------------
¦ вице-президент, ¦ ¦
¦ курирующий ¦ \¦/