"управление затратами банка" (новашина т.с., карасева т.в.) ("бдц-пресс", 2005)

- определение перечня требуемых затрат в разрезе объектов с экономическим обоснованием расходов и расчетом их окупаемости для затрат капитального характера (на основе установленных нормативов по минимизируемым расходам).
Контроль
Осуществление контроля за неукоснительным соблюдением установленных нормативов по непроцентным расходам, а также графиков их проведения.
Оперативное регулирование
Регулирование сумм проводимых непроцентных затрат (в рамках установленных смет) в зависимости от текущего/прогнозного финансового состояния.
Постоянный анализ
Осуществление анализа эффективности политики проведения затрат структурного подразделения, своевременная выработка предложений по оптимизации непроцентных расходов за счет проведения реорганизационных мероприятий.
Отчетность по исполнению смет затрат.
Ответственность за исполнением задач по управлению непроцентными затратами возлагается на экономическое управление, правление банка, совет директоров.
Метод управления непроцентными расходами является наиболее важным элементом всего процесса управления банковскими расходами. Рассматривая каждый этап реализации методики, мы постарались дать практические советы по ее внедрению, представить всю организационную структуру управления с функциями каждого подразделения. Это должно упростить внедрение этой методики в каждом банке независимо от специфики организации и проводимых операций.
На основе вышеизложенных теоретических основ оптимизации затрат можно предложить следующий порядок организации работы с неоперационными расходами для специалистов финансовых служб банков.
Порядок организации работы с неоперационными расходами
банка ОАО "Коммерческий банк"
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок регламентирует методологию, организацию работы и взаимодействие структурных подразделений банка в процессе управления неоперационными расходами в ОАО "Коммерческий банк" (далее - банк).
1.2. Целью управления неоперационными расходами является обеспечение деятельности банка для достижения целей, поставленных акционерами перед руководством банка.
Такое управление требует выработки планов, обеспечивающих достижение поставленной цели, и контроль их выполнения с возможностью регулирования процесса руководством банка для оперативного реагирования на меняющиеся условия рынка. Цели, сформулированные акционерами и руководством банка, описываются с помощью группы целевых показателей (KPI).
1.3. Порядок определяет:
- механизм оценки общего объема расходов банка, цель которого ограничить уровень расходов для обеспечения целевой прибыли банка;
- устанавливает участников процесса управления расходами - кто может совершать расходы и на каких основаниях;
- описывает права и обязанности участников процесса управления неоперационными расходами;
- определяет механизм регулирования и контроля расходования средств;
- определяет порядок перераспределения общебанковских расходов для оценки деятельности подразделений банка.
1.4. В настоящем Порядке используются следующие основные понятия и условные обозначения:
СНР - Смета неоперационных расходов банка, которая описывает расходы банка, классифицированные по типам расходов. Полная структура СНР (иерархия статей) приведена в Приложении 14 к настоящему Порядку. СНР состоит из 2 разделов: неоперационные расходы и капитальные вложения;
ЦФО - центры финансовой ответственности;
ЦФО-исполнитель - подразделение банка, осуществляющее планирование и расходование средств по конкретному виду неоперационных расходов банка;
ЦФО-заказчик - подразделение банка, к неоперационным расходам которого относится конкретный платеж;
проект развития банка - индивидуальная программа банка, направленная на:
- создание сети филиалов, отделений, операционных касс и т.д. в целях освоения новых территорий;
- значительное улучшение материальной, производственной базы банка в целях поддержания банка на конкурентном уровне.
Проекты развития сопровождаются значительными капитальными вложениями. Для их обоснования требуется экономическое заключение с расчетом сроков окупаемости и экономического эффекта, а также индивидуальная СНР. Проект развития должен быть утвержден правлением банка. Пример проекта СНР приведен в Приложении 15;
руководитель проекта развития банка - назначаемый руководством банка сотрудник, ответственный за реализацию проекта развития, осуществляющий экономическое обоснование проекта, а также планирующий СНР по проекту развития. Полностью отвечает за экономические результаты и исполнение СНР;
куратор проекта - руководитель банка, осуществляющий общий контроль за ходом реализации проекта развития;
УФАИП - Управление финансового анализа и планирования.
2. Общие принципы управления неоперационными расходами банка
2.1. Целью управления неоперационными расходами банка является увеличение эффективности деятельности банка за счет снижения себестоимости банковских продуктов и услуг путем достижения целевых показателей прибыли банка.
2.2. Процесс управления расходами представляет собой:
- выработку критериев оценки допустимого уровня неоперационных расходов банка в целом и по подразделениям;
- их планирование;
- контроль целевого использования средств;
- технологию принятия решения об источниках финансирования непредвиденных или дополнительных расходов и проектов развития банка.
2.3. Оценка допустимого уровня расходов производится исходя из анализа следующих показателей банка:
- целевой прибыли;
- прогнозной прибыли;
- фактического уровня операционной прибыли;
- минимального уровня СНР (в том числе ФОТ, аренда);
- максимально допустимого уровня СНР;
- целевой прибыли / 1 сотрудника / 1 метр площади;
- прогнозной прибыли / 1 сотрудника / 1 метр площади.
Допустимый уровень должен регулироваться исходя из выполнения целевых показателей прибыли и находиться в диапазоне минимального и максимального уровня СНР.
Если прогнозная прибыль устанавливается на уровне целевой прибыли и выше, тогда допустимый уровень может достигать максимального показателя.
Если прогнозная прибыль оказывается ниже целевого показателя, тогда допустимый уровень рассчитывается от минимального показателя с учетом достижения целевой прибыли. Если при этом уровень прогнозной операционной прибыли таков, что достижение целевых показателей прибыли невозможно, то решением правления банка принимаются мероприятия по снижению минимального уровня СНР.
Допустимый уровень по подразделениям определяется исходя из оценки себестоимости банковских продуктов и услуг.
2.3. Целью планирования является обеспечение требований руководства банка к эффективности деятельности банка и достижению целевых показателей по прибыли банка.
Планирование расходов по текущей деятельности включает:
- планирование постоянных расходов, которые составляют минимальный уровень СНР;
- оценка дополнительных потребностей подразделений банка, направленных на модернизацию, обновление оборудования, обеспечение материальной базы в связи с увеличением рабочих мест - объем дополнительных расходов, - определяется разницей между допустимым уровнем расходов и минимальным уровнем.
Для этого первоначально оценивается допустимый уровень расходов банка в целом, а затем по подразделениям.
Для оптимизации некоторых групп расходов банка разрабатываются оценочные нормативы, приведенные в Приложении 16.
Нормы применяются ЦФО-исполнителями, которые принимают заявки от подразделений.
В случае если заявок от подразделений на дополнительные расходы поступило больше нормативных сумм, они подлежат секвестрованию на уровне ЦФО-исполнителей по решению курирующего заместителя председателя правления.
Если общий уровень СНР с учетом секвестрованных заявок выше допустимого уровня расходов, рассчитанных на основании финансовых показателей банка, то СНР секвеструется до допустимого уровня расходов, статьи секвеструются равными долями. Суммы, подлежащие секвестрованию, сообщаются ЦФО-исполнителям, которые решают самостоятельно с курирующими заместителями председателя правления, какие заявки оставить без исполнения.
2.4. Важный этап управления расходами - контроль, который позволяет производить расходы только в пределах установленных объемов СНР для сохранения допустимого уровня расходов.
2.5. Принятие решения об осуществлении незапланированных расходов или расходов по проектам развития банка происходит исходя из плановых показателей СНР, в частности из остатка непредвиденных расходов для обеспечения сохранения допустимого уровня неоперационных расходов банка.
В целях совершения непредвиденных расходов или расходов чрезвычайного характера в банке планируются непредвиденные расходы, которые составляют 5% от эксплуатационных расходов банка.
Заместителям председателя правления, курирующим группы расходов, устанавливаются лимиты по финансированию незапланированных расходов из статьи непредвиденных расходов. В пределах лимитов они могут финансировать незапланированные расходы банка по ходатайству заместителей председателя правления ЦФО-заказчиков.
3. Определение допустимого уровня расходов банка
3.1. Для определения допустимого уровня неоперационных расходов банка необходимо рассчитать следующие показатели.
- Показатель целевой прибыли определяется на начало года исходя из рентабельности капитала (ROE).
- Показатель прогнозной прибыли определяется исходя из фактических показателей прибыли за прошедший период и прогнозов до конца года.
- Показатель фактического уровня операционной прибыли определяется как фактический уровень операционной прибыли за предыдущий период с учетом прогнозов на рассматриваемый период.
- Показатель минимального уровня неоперационных расходов банка состоит из группы постоянных расходов банка, направленных на поддержание текущей деятельности. Это отправная точка для планирования целевых показателей прибыли банка.
- Показатель максимального уровня неоперационных расходов банка определяется по формуле:
Максимально допустимый уровень = Плановая операционная прибыль - (ROE от Капитала) / 12 - Налоги из прибыли - Расходы по резервам.
Допустимый уровень расходов банка находится между максимальным и минимальным уровнем и регулируется исходя из достижения прогнозной прибыли банка к ее целевым показателям.
При благоприятном прогнозе, когда прогнозная прибыль находится в интервале равной или большей целевой прибыли, допускается обоснованный максимальный объем неоперационных расходов банка.
При неблагоприятном прогнозе, когда прогнозная прибыль меньше целевой:
Допустимый уровень = Прогнозная операционная прибыль - (ROE от Капитала) / 12 - Налоги из прибыли - Расходы по резервам.
Если допустимый уровень неоперационных расходов банка меньше минимального, необходимо по решению правления банка принять меры по снижению минимального уровня, а именно:
- пересмотреть нормы расходов;
- пересмотреть группы постоянных расходов в целях их минимизации;
- отказаться от части постоянных расходов;
- пересмотреть целевые показатели прибыли;
- увеличить показатель прогнозной операционной прибыли за счет поиска источников его увеличения.
4. Участники процесса управления неоперационными
расходами банка
Процесс управления расходами производится на основании планирования СНР банка, а затем последующего контроля объемов расходования средств банка.
Процесс управления включает определение нормативов по текущему обеспечению деятельности банка (расходование будет осуществляться только в пределах нормативов), а также лимитов по непредвиденным расходам, устанавливаемым заместителям правления банка, курирующих бюджетный процесс. Лимиты зависят от финансовых показателей подразделений и банка в целом.
Процесс управления расходами банка предполагает следующее.
ЦФО-заказчики, осуществляющие текущую производственную деятельность, планируют свои расходы:
- в пределах установленных нормативов по текущим расходам подразделений банка;
- а также за счет лимита, установленного курирующему заместителю правления банка согласно финансовым показателям подразделения и банка в целом, которые устанавливаются ежеквартально УФАИП.
ЦФО-заказчики пишут заявки на обеспечение производственной или хозяйственной деятельности за подписью курирующих руководителей подразделений ЦФО-исполнителям.
ЦФО-исполнители принимают к исполнению заявки от ЦФО-заказчиков только в пределах утвержденных нормативов.
Все ненормируемые расходы или расходы сверх норм осуществляются из лимита заместителя председателя правления банка, курирующего ЦФО-заказчика, и должны приниматься ЦФО-исполнителями только с согласования УФАИП. Контроль использования лимита заместителя председателя правления, курирующего ЦФО-заказчика, возлагается на УФАИП.
ЦФО-исполнители, отвечающие за обеспечение деятельности банка и курирующие определенные группы расходов, на основании заявок от ЦФО-исполнителей готовят СНР ЦФО-исполнителей и утверждают ее у курирующего заместителя председателя правления.
УФАИП:
- консолидирует СНР всех ЦФО-исполнителей и после расчета допустимого уровня неоперационных расходов банка принимает решение о секвестровании СНР банка пропорционально отклонению от допустимого уровня неоперационных расходов банка;
- передает результаты секвестрования ЦФО-исполнителям, которые на основании заявок от ЦФО-заказчиков принимают решение об ограничении их удовлетворения.
Смета СНР с расчетом допустимого уровня неоперационных расходов и лимитами по курирующим бюджетный процесс (подразделениям, заместителям председателя правления) выносится на утверждение правления банка.
4.1. Права, обязанности, ответственность участников процесса управления расходами банка
----------------------------T----------------------------T---------------------------¬
¦ Права ¦ Обязанности ¦ Ответственность ¦
+---------------------------+----------------------------+---------------------------+
¦ Правление банка ¦
+---------------------------T----------------------------T---------------------------+
¦Определяет стратегические ¦Исходя из допустимого ¦Отвечает за конечные ¦
¦направления развития банка.¦уровня неоперационных ¦финансовые результаты банка¦
¦ ¦расходов банка утверждает ¦ ¦
¦Утверждает концептуальные ¦СНР банка. ¦ ¦
¦методы управления ¦ ¦ ¦