ПАСПОРТ АРХИВА


Приложение 1
к приказу Росархива
от 11.03.1997 No. 11

___________________________________
(наименование и адрес получателя)
Кем представляется ________________
(наименование
___________________________________
и адрес отчитывающейся организации)
Паспорт _________________________________________________________
___________________________________________ архива на 1 января ____ г.
(название архива)
1. Состав и объем архивных документов
--------------------T----T----T--------------------------T-----------¬
¦ Показатели ¦Код ¦Кол-¦ Количество ед. хр. ¦Кол-во ¦
¦ ¦стр.¦во +----T---------------------+ед. хр., ¦
¦ ¦ ¦фон-¦все-¦ в том числе ¦принятых на¦
¦ ¦ ¦дов ¦го +-------T----T--------+временное ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦внесен-¦сек-¦учтенных¦хранение ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ных в ¦рет-¦особо ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ных ¦ценных ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦<*> ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦Документы на бум.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦основе. Всего: ¦ 101¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦в т.ч.: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Управленческая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦документация ¦ 102¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦Документы личного¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦происхождения ¦ 103¦ ¦ ¦ ¦ X ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦НТД ¦ 104¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦Документы по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦личному составу ¦ 105¦ ¦ ¦ ¦ ¦ X ¦ ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦Кинодокументы ¦ 106¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦Фотодокументы ¦ 107¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦Фонодокументы ¦ 108¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦Видеофонограммы ¦ 109¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦МЧД ¦ 110¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦Микроформы на¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦правах подлинников ¦ 111¦ ¦ ¦ ¦ X ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+----+----+-------+----+--------+-----------+
¦Итого: ¦ 112¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------+----+----+----+-------+----+--------+------------
--------------------------------
<*> Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.
Примечания:
--------------------T----T-------------------------------------------¬
¦ Показатели ¦Код ¦ Количество ед. учета ¦
¦ ¦стр.+------------T------------------------------+
¦ ¦ ¦ всего ¦ в том числе внесенных в описи¦
+-------------------+----+------------+------------------------------+
¦ А ¦ Б ¦ 2 ¦ 3 ¦
+-------------------+----+------------+------------------------------+
¦Кинодокументы ¦106 ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+------------+------------------------------+
¦Фонодокументы ¦108 ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+------------+------------------------------+
¦Видеофонограммы ¦109 ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+------------+------------------------------+
¦МЧД ¦110 ¦ ¦ ¦
L-------------------+----+------------+-------------------------------
--------------------T----T------------¬
¦Микроформы на¦ ¦ ¦
¦правах подлинников¦ ¦ ¦
¦(кадров) ¦ 111¦ ¦
L-------------------+----+-------------
--------------------T----T------------¬
¦Документы л/п, не¦ ¦ ¦
¦внесенные в описи¦ ¦ ¦
¦(документов) ¦ 103¦ ¦
L-------------------+----+-------------
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
--------------------T----T--------------------T----------------------¬
¦ Показатели ¦Код ¦Количество ед. хр. ¦Объем стр. фонда ¦
¦ ¦стр.+--------T-----------+------T---------------+
¦ ¦ ¦скопиро-¦имеющих ¦кол-во¦кол-во ед. ¦
¦ ¦ ¦ванных ¦фонд ¦кадров¦хр. страхового ¦
¦ ¦ ¦для ¦пользования¦нега- ¦фонда ¦
¦ ¦ ¦страх. ¦ ¦тива ¦ ¦
¦ ¦ ¦фонда ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦Документы на бум.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦основе. Всего: ¦ 201¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦в т.ч.: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Управленческая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦документация ¦ 202¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦Документы личного¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦происхождения ¦ 203¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦НТД ¦ 204¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦Документы по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦личному составу ¦ 205¦ X ¦ ¦ X ¦ X ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦Кинодокументы ¦ 206¦ ¦ ¦ X ¦ ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦Фотодокументы ¦ 207¦ ¦ ¦ X ¦ ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦Фонодокументы ¦ 208¦ ¦ ¦ X ¦ ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦Видеофонограммы ¦ 209¦ ¦ ¦ X ¦ ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦МЧД ¦ 210¦ ¦ ¦ X ¦ ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦Микроформы на¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦правах подлинников ¦ 211¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----+--------+-----------+------+---------------+
¦Итого: ¦ 212¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------+----+--------+-----------+------+----------------
3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам
3.1. Описи, каталоги, базы данных
-----------------T----T------------T---------------------T-----------¬
¦ Показатели ¦Код ¦ Кол-во ¦ Закаталогизировано ¦Создано баз¦
¦ ¦стр.¦ описей +----T----T-----------+ данных о ¦
¦ ¦ ¦ (книг уче- ¦кол-¦кол-¦ кол-во ¦ составе и ¦
¦ ¦ ¦ та и опи- ¦во ¦во ¦ состав- ¦содержании ¦
¦ ¦ ¦ сания) ¦фон-¦ед. ¦ ленных ¦документов ¦
¦ ¦ +-----T------+дов ¦хр. ¦ карточек +----T------+
¦ ¦ ¦всего¦из ¦ ¦ед. +-----T-----+кол-¦инф. ¦
¦ ¦ ¦ ¦них в ¦ ¦уч. ¦всего¦из ¦во ¦объем ¦
¦ ¦ ¦ ¦полном¦ ¦ ¦ ¦них ¦БД ¦(в ¦
¦ ¦ ¦ ¦ком- ¦ ¦ ¦ ¦вкл. ¦ ¦МБайт)¦
¦ ¦ ¦ ¦плекте¦ ¦ ¦ ¦в ка-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦тало-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ги ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦Документы на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦бум. основе.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Всего: ¦ 301¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦в т.ч.: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Управленческая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦документация ¦ 302¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦Документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦личного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦происхождения ¦ 303¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦НТД ¦ 304¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦Документы по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦личному составу ¦ 305¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦Кинодокументы ¦ 306¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦Фотодокументы ¦ 307¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦Фонодокументы ¦ 308¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦Видеофонограммы ¦ 309¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦МЧД ¦ 310¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦Микроформы на¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦правах ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦подлинников ¦ 311¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+------+
¦Итого: ¦ 312¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------+----+-----+------+----+----+-----+-----+----+-------
3.2. Справочно - информационные издания:
----------------------------------------------T----------T-----------¬
¦ Показатели ¦Код строки¦ Кол-во ¦
+---------------------------------------------+----------+-----------+
¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦
+---------------------------------------------+----------+-----------+
¦Изданные справочники. ¦ ¦ ¦
¦Всего: ¦ 314 ¦ ¦
+---------------------------------------------+----------+-----------+
¦в т.ч.: ¦ ¦ ¦
¦Путеводители, краткие справочники по фондам ¦ 315 ¦ ¦
+---------------------------------------------+----------+-----------+
¦Других типов ¦ 316 ¦ ¦
+---------------------------------------------+----------+-----------+
¦По административно - территориальному делению¦ 317 ¦ ¦
+---------------------------------------------+----------+-----------+
¦По истории учреждений ¦ 318 ¦ ¦
L---------------------------------------------+----------+------------
--------------------------------
<*> Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.
4. Состав и объем научно - справочной библиотеки
--------------------------------T--------------T---------------------¬
¦ Показатели ¦ Код строки ¦ Количество ¦
+-------------------------------+--------------+---------------------+
¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦
+-------------------------------+--------------+---------------------+
¦ Книги и брошюры ¦ 401 ¦ ¦
+-------------------------------+--------------+---------------------+
¦ Газеты ¦ 402 ¦ ¦
+-------------------------------+--------------+---------------------+
¦ Журналы ¦ 403 ¦ ¦
+-------------------------------+--------------+---------------------+
¦ Др. виды печатной продукции ¦ 404 ¦ ¦
L-------------------------------+--------------+----------------------
5. Условия хранения документов
--------------------------------------------------T-------T----------¬
¦ Показатели ¦Код ¦ Кол-во ¦
¦ ¦стр. ¦ ¦
+-------------------------------------------------+-------+----------+
¦ А ¦ Б ¦ 1 ¦
+-------------------------------------------------+-------+----------+
¦Зданий (помещения) архива. Всего: ¦ 501 ¦ ¦
+-------------------------------------------------+-------+----------+
¦в т.ч.: специальные ¦ 502 ¦ ¦
+-------------------------------------------------+-------+----------+
¦приспособленные ¦ 503 ¦ ¦
+-------------------------------------------------+-------+----------+
¦Протяженность стеллажных полок (в пог. м.). Всего¦ 504 ¦ ¦
+-------------------------------------------------+-------+----------+
¦в т.ч. металлических ¦ 505 ¦ ¦
+-------------------------------------------------+-------+----------+
¦деревянных ¦ 506 ¦ ¦
+-------------------------------------------------+-------+----------+
¦смешанных ¦ 507 ¦ ¦
+-------------------------------------------------+-------+----------+
¦Степень загруженности (в %) ¦ 508 ¦ ¦
+-------------------------------------------------+-------+----------+
¦Оснащенность зданий сигнализацией (в %): охранная¦ 509 ¦ ¦
+-------------------------------------------------+-------+----------+
¦пожарная ¦ 510 ¦ ¦
+-------------------------------------------------+-------+----------+
¦Закартонировано ед. хр. ¦ 511 ¦ ¦
L-------------------------------------------------+-------+-----------
Руководитель _______________ __________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"___"_______________ 19__ г.
______________________________________________________________________
(фамилия и телефон исполнителя)

ПАСПОРТ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ  »
Типовые бланки, договоры »
Читайте также