ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ (утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 n 71)


Одобрены
коллегией Главархива СССР
30 сентября 1988 года,
Приказ Главархива СССР
от 12 октября 1988 г. N 71
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
В ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ
Рассмотрены основные вопросы работы с научно-технической документацией в службах НТД организаций и предприятий СССР.
Определены задачи и функции служб НТД, состав и виды научно-технической документации, способы и сроки передачи документов в СНТД. Рассмотрены вопросы обеспечения сохранности документов, их учета, составления научно-справочного аппарата к документам, их использования, проведения экспертизы ценности НТД в службах и подготовки к передаче НТД на государственное хранение. Освещен состав документов, образующихся в автоматизированных системах (АС).
Правила составлены с учетом государственных стандартов, регламентирующих создание, обращение и хранение разных видов НТД на бумажных, пленочных и магнитных носителях.
Правила предназначены работникам служб научно-технической документации организаций и предприятий СССР, а также государственных архивов, комплектующихся НТД.
Составители: В.М. Жигунов (руководитель темы и отв. составитель), А.Г. Сергеева, Е.П. Тараканова (ВНИИДАД), В.Р. Клейн, Р.И. Мошняцкая, А.Г. Черешня (ЦГАНТД СССР).
В Правилах использован материал, подготовленный Н.В. Снятковой, Л.С. Ивановой, Л.А. Правосудовой, А.А. Кузиным, Н.Г. Филипповым, А.В. Елпатьевским, В.Г. Мартыновым, О.А. Будановым, Э.И. Степанской.
ВВЕДЕНИЕ
Всемерное ускорение научно-технического прогресса - одна из важнейших задач, стоящих перед советским народом. В процессе ее решения в научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организациях, на предприятиях и в высших учебных заведениях создается значительное количество научно-исследовательской и технической документации (НТД) на бумажных, магнитных и пленочных носителях.
Создание, учет и обращение технической документации регламентированы государственными стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), Единой системы технологической документации (ЕСТД), Системы проектной документации для строительства (СПДС). Процессы технического документирования регламентированы также Единым комплексом стандартов АС (ЕКС АС), Единой системой стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ), стандартами Единой системы технологической подготовки производства (ЕСТПП), Системы технической документации АСУ (СТД АСУ), Системы автоматизированного проектирования (САПР), Единой системы программной документации (ЕСПД), Автоматизированной системы технологической подготовки производства (АСТПП) и др.
В соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 научно-техническая документация, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, входит в состав Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР). Включенная в состав ГАФ СССР научно-техническая документация является собственностью государства и передается на государственное хранение в установленные Постановлением сроки.
Настоящие Правила подготовлены с учетом изменений, которые произошли в документировании и стандартизации, а также опыта работы, накопленного ведомственными службами НТД и государственными архивами за период после издания в 1977 г. Главархивом СССР "Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР". Правила распространяются на работу с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией для капитального строительства. Организации и предприятия, создающие и хранящие НТД, в работе с управленческой документацией и документами личного происхождения, в общих вопросах организации работы с НТД (планирование, отчетность, составление номенклатур дел и др.) руководствуются "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986), а в работе с документами на машинных носителях - ГОСТ 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88 и ГОСТ 28388-89.
Издание состоит из 9 разделов и приложений. Их структура приближена к структуре "Основных правил работы ведомственных архивов". В разделе 1 уточнены задачи и функции ведомственных служб НТД, в разделе 2 в соответствии с уточненными стандартами ЕСКД, ЕСТД и СПДС - состав и виды научно-исследовательских и технических документов. Впервые определен состав документов автоматизированных систем, созданных в соответствии со стандартами ЕКС АС, САПР, ЕСПД и АСТПП. Раздел 3 посвящен передаче НТД на хранение в ведомственную службу НТД. В разделе 4 содержатся указания по обеспечению сохранности документов на разных носителях в СНТД, включая требования к режиму хранения, выдаче документов из хранилища СНТД и проверке наличия и состояния дел. Разделы 5 и 6 регламентируют работу СНТД по учету НТД и созданию к ней информационно-поисковых систем. Раздел 7 посвящен вопросам организации использования НТД. В разделах 8 и 9 уточнена система критериев экспертизы ценности НТД на различных носителях и порядок ее передачи на государственное хранение. Предложена апробированная на практике новая методика подготовки НТД к передаче на государственное хранение, основанная на согласованных ведомственных планах-графиках. В Правилах впервые определяется порядок хранения особо ценных документов и создания фонда пользования.
К Правилам приложены формы документов, образующихся в процессе деятельности службы НТД.
Правила не содержат исчерпывающих ответов на все вопросы, возникающие в ходе работы с НТД, а также не дают рекомендаций по структуре, штатной численности и оплате труда сотрудников служб НТД. Эти вопросы решаются соответствующими ведомствами по согласованию с Государственным комитетом Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Министерством финансов СССР.
Правила следует применять в совокупности с действующими нормативно-методическими документами вместо "Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР" (М., 1977; М., 1984).
Подготовка Правил осуществлена под руководством Главархива СССР специалистами ВНИИДАД и ЦГАНТД СССР.
При подготовке Правил были учтены предложения и пожелания специалистов ВНИИНмаша Госстандарта СССР, Гипромеза, ГИАПа, ЦНИИподземмаша, НПО "Красный пролетарий", НИЦКД СССР, МГИАИ, ЦГАНТД г. Ленинграда, ЦГАНТД УССР, ЦГАНТД БССР, ЦГАНТД ЭССР, ЦГАНТД КазССР, ЦГАНТМД УзССР, ЦГАНТМД АзССР, ЦГАНТД АрмССР, ЦГАНТД ГССР, специалистов Главархива СССР (В.М. Мамонова, Е.Н. Бедова, В.А. Еремченко, Т.Н. Викторовой, Н.А. Карпуновой, Н.М. Петрова, О.Н. Тягунова, И.В. Горячевой).
1. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБ НТД
1.1. Общие положения
1.1.1. В процессе деятельности научно-производственных (производственных) объединений, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций, а также предприятий и высших учебных заведений <*> образуется научно-исследовательская и техническая документация (НТД).
--------------------------------
<*> В дальнейшем для краткости употребляется слово "организация".
1.1.2. Для хранения, учета, размножения, использования, а также для отбора и подготовки НТД к передаче на государственное хранение в организациях образуются специальные службы научно-технической документации (СНТД). СНТД хранят подлинники, дубликаты и / или копии НТД <*>.
--------------------------------
<*> В СНТД может храниться также управленческая, машиночитаемая, кинофотофонодокументация, документы личного происхождения.
1.1.3. Правовой основой для создания СНТД является Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 "Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР".
1.1.4. Работа СНТД организуется в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР, государственными стандартами <*>, руководящими нормативными документами <**>, приказами министерства (ведомства), правилами, инструкциями и методическими указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, архивных учреждений союзных и автономных республик, крайисполкомов и облисполкомов (горисполкомов), государственных архивов, отраслевыми ведомственными инструкциями, положениями, указаниями руководителя организации и настоящими Правилами.
--------------------------------
<*> См.: ГОСТ ЕСКД 2.501-88. Правила учета и хранения; ГОСТ СПДС 21.203-78. Правила учета и хранения подлинников проектной документации.
<**> Р 50-75-88, ГОСТ СОИ 28388-89.
1.1.5. НТД организаций подразделяется на НТД с постоянным и НТД с временным сроками хранения.
1.1.6. В соответствии с Положением о ГАФ СССР к НТД с постоянным сроком хранения относится НТД, имеющая народнохозяйственное, научное, политическое, социально-культурное или историческое значение. НТД ГАФ СССР независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежит передаче на государственное хранение. Государственное хранение НТД осуществляют государственные архивы союзного, республиканского и местного подчинения, а также отраслевые государственные фонды и министерства (ведомства) СССР, перечень которых утверждается Советом Министров СССР.
1.1.7. НТД с временным сроком хранения находится и используется в организациях и на государственное хранение не поступает.
1.1.8. Сроки хранения НТД и СНТД определяются Положением о ГАФ СССР, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения. Предельные сроки хранения НТД и входящих в ее состав кинофотофонодокументов (КФФД), видеофонограмм, документов на машинных носителях, специальной документации в организациях до передачи их на государственное хранение установлены Положением о ГАФ СССР - до минования практической надобности, но не свыше 25 лет.
1.2. Виды служб НТД
1.2.1. В зависимости от состава, количества документов и носителя информации государственные обязанности по осуществлению ведомственного хранения НТД в организации может выполнять отдел (бюро, группа) научно-технический (технической) документации или технической (научно-технический) архив, автоматизированная СНТД, магнитотека.
1.2.2. СНТД существует на правах самостоятельного структурного подразделения организации и подчиняется непосредственно ее руководителю или заместителю руководителя по научной работе.
1.2.3. С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое согласовывается с архивным учреждением и утверждается руководством организации.
1.2.4. СНТД возглавляется начальником (заведующим), назначаемым приказом руководителя организации.
1.2.5. Численность сотрудников СНТД определяется администрацией организации, исходя из количества поступающих от подразделений документов, характера и специфики проводимых с ними работ.
1.3. Главные задачи службы НТД
Главными задачами СНТД являются:
1.3.1. Комплектование СНТД документами в установленном порядке.
1.3.2. Обеспечение сохранности, учета и использования НТД, а также подготовка и передача ее на государственное хранение в соответствии с настоящими Правилами.
1.3.3. Осуществление методического руководства и проверок состояния хранения и использования документов в структурных подразделениях организации, создающей НТД.
1.4. Основные функции и права СНТД
1.4.1. СНТД в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие функции:
- учитывает и хранит подлинники, дубликаты и копии НТД в соответствии с порядком, установленным государственными стандартами и настоящими Правилами;
- принимает на хранение в установленном порядке подлинники, дубликаты и копии НТД, образовавшиеся в результате деятельности организации, а также НТД, выполненную субподрядными организациями на хоздоговорных началах и организациями-предшественниками;
- проверяет комплектность принимаемых на хранение документов в соответствии со спецификациями, ведомостями и другими документами; ведет учет и розыск утраченных документов;
- проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, номеров госрегистрации, инвентарных номеров Всесоюзного научно-технического информационного центра (ВНТИЦентра);
- проверяет пригодность НТД для дальнейшего хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования; принимает участие в восстановлении подлинников, пришедших в негодность;
- осуществляет контроль за внесением изменений в техническую и учетную документацию, создаваемую при традиционном и автоматизированном проектировании;
- периодически проводит проверку наличия и состояния НТД;
- организует использование НТД: размножает и рассылает научно-технические документы подразделениям организации и внешним абонентам; выдает копии документов для работы сотрудникам данной организации, представителям других организаций, выдает справки, выполняет наряды-заказы на НТД, ведет учет ее применяемости;
- осуществляет передачу в установленном порядке подлинников, дубликатов и копий из одной организации в другую;
- организует работу по выявлению особо ценных документов, созданию страхового фонда;
- обеспечивает мероприятия по подготовке НТД ГАФ СССР к государственному хранению на основе пятилетних планов работы СНТД: разрабатывает планы-графики передачи НТД на государственное хранение, участвует в составлении перечней проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение <*>; организует работу по экспертизе ценности НТД по проектам (проблемам), отобранным для государственного хранения, оформляет и описывает НТД, отобранную на государственное хранение; предоставляет перечни проектов, проблем, описи НТД и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения на экспертную комиссию (ЭК) организации и экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) государственного архивного учреждения, передает в установленном порядке документацию и страховой фонд копий в государственный архив;
--------------------------------
<*> Далее для краткости употребляется сокращенное название - перечень проектов, проблем.
- принимает участие в создании справочно-поискового аппарата к документам, методических пособий по основным вопросам работы с НТД;
- составляет отчет об организации ведомственного хранения НТД ГАФ СССР по форме N 11-АВ(т).
1.4.2. СНТД для выполнения ее задач и функций предоставляется право:
- требовать от подразделений организации передачи в СНТД научно-технических документов, оформленных в соответствии с государственными стандартами, междуведомственными и ведомственными нормативно-техническими документами, правилами, инструкциями; возвращать на доработку неправильно оформленные документы;
- консультироваться с организациями Государственной архивной службы СССР по вопросам подготовки НТД к передаче на государственное хранение;
- запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы СНТД;
- требовать от администрации улучшений условий работы СНТД.
Сотрудники СНТД входят в состав экспертной комиссии организации.
1.4.3. При смене начальника (заведующего) СНТД для приема-передачи документации создается специальная комиссия, которая оформляет приемо-сдаточный акт на документацию, находящуюся на хранении. Приемо-сдаточный акт утверждается руководителем организации. В акте указывается количество документов по видам, их физическое состояние; дается перечень недостающих документов, объясняются причины их отсутствия, указывается количество каталожных карточек, инвентарных книг.
1.4.4. Ответственность за сохранность, упорядочение, учет, использование документов, хранящихся в СНТД, а также за соблюдение установленного порядка уничтожения документации, не подлежащей дальнейшему хранению, в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР возлагается на руководителя организации и начальника (заведующего) СНТД, а также на вышестоящее ведомство.
2. СОСТАВ И ВИДЫ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1. Состав НТД
2.1.1. В состав научно-технической документации входят: научно-исследовательская (научная), конструкторская, технологическая, проектная документация для строительства; кинофотофонодокументы, документы на машинных носителях, фиксирующие процесс научно-исследовательской работы (НИР), конструирования изделий, проектирования объектов капитального строительства; документы по изобретениям и открытиям, а также геологогеодезические, метеорологические и другие документы <*>.
--------------------------------
<*> Настоящие Правила регламентируют работу с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией.
2.1.2. Научно-технические документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии и эскизы.
Оригиналы - документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников.
Подлинники - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, микрофильм-подлинник, машинограмму, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.
Дубликаты - копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий.
Дубликатами являются:
- фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении и в масштабе подлинника;
- диазодубликаты, изготовленные на диазокальке в позитивном изображении в масштабе подлинника;
- микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном или позитивном уменьшенном изображении, документы на машинных носителях с пометкой ДМ-дубликат.
Копии - документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата, с ДМ-копии.
Эскизы - документы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.
2.2. Виды НТД
Научно-исследовательская (научная) документация
2.2.1. Научно-исследовательская (научная) документация (НД) создается в процессе научно-исследовательских работ и научно-технических разработок, отображает теоретическое и практическое решение научно-технических проблем, внедрение их результатов в производство.
2.2.2. Основными видами научно-исследовательских документов являются:
- итоговые и этапные отчеты по научно-исследовательским, опытно-конструкторским (ОКР), опытно-технологическим (ОТР) и экспериментально-проектным работам (ЭПР);
- технические отчеты о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями;
- заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;
- аннотации на научно-исследовательские работы;
- паспорта, регламенты на научно-исследовательские работы;
- монографии, диссертации и отзывы на них;
- рукописи неопубликованных научных работ;
- рекомендации (методические рекомендации) с теоретическим обоснованием конструкций изделий и объектов капитального строительства, а также технологий изготовления изделий или сооружения объектов;
- технические задания на НИР;
- программы научно-исследовательских работ;
- отчеты, доклады о работе научных экспедиций;
- отчеты, доклады о научных и технических командировках специалистов;
- технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки;
- первичная документация, образовавшаяся в процессе НИР, ОКР, ОТР и ЭПР (журналы записей экспериментов, результаты анализов, дневники, кинофотофонодокументы, рентгенограммы, документы на машинных носителях, связанные с процессом исследования).
2.2.3. Отчет о научно-исследовательской работе является основным документом, в котором излагаются исчерпывающие систематизированные сведения о выполненной работе. Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах (НИР) установлены ГОСТ 7.32-81 <*>.
--------------------------------
<*> Названия указанных в Правилах ГОСТов, ОСТов приведены в списке литературы.
2.2.4. Отчет о НИР (ее этапе) должен содержать:
- титульный лист, оформленный в соответствии с ГОСТ СИБИД 7.32-81;
- список исполнителей;
- реферат, составленный в соответствии с ГОСТ СИБИД 7.9-77 и ГОСТ 7.32-81;
- содержание;
- перечень условных обозначений, символов, единиц и терминов;
- введение;
- основную часть;
- заключение;
- список использованных источников;
- приложения.
2.2.5. Материалы научно-исследовательских работ, предусмотренных планами научно-исследовательских, конструкторских и проектных организаций во всех областях науки и техники, как открытые, так и с грифом "Для служебного пользования", подлежат обязательной государственной регистрации во Всесоюзном научно-техническом информационном центре (ВНТИЦентре) <*>.
--------------------------------
<*> См.: Инструкция о порядке государственной регистрации и учета открытых научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, представления по ним отчетов и информационных материалов во Всесоюзный научно-технический информационный центр и выдачи информации этим Центром. М., 1982.
2.2.6. По миновании практической надобности вторичные документы к отчетам - регистрационные и информационные карты (РК и ИК) передаются на хранение в СНТД. Информационные карты в дальнейшем передаются на государственное хранение.
Конструкторская документация
2.2.7. Конструкторская документация (КД) - совокупность графических и текстовых конструкторских документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта. Процессы разработки, учета и обращения конструкторской документации в СССР регламентированы стандартами, согласованными с соответствующими стандартами СЭВ.
2.2.8. КД на изделия всех отраслей промышленности разрабатывается на основании технического задания последовательно на следующих стадиях:
- техническое предложение;
- эскизный проект;
- технический проект;
- рабочая конструкторская документация.
Конструкторские документы в зависимости от стадии разработки подразделяются на проектные (техническое предложение, эскизный и технический проекты) и рабочие (рабочая конструкторская документация).
2.2.9. Каждой стадии разработки КД соответствуют определенные этапы выполнения работ. Обязательность выполнения стадий и этапов устанавливается техническим заданием на разработку.
2.2.10. Номенклатура конструкторских документов, разрабатываемая на изделия в зависимости от стадии разработки, определена ГОСТ ЕСКД 2.102-68.
2.2.11. Комплект конструкторских документов на изделие включает обязательные документы и документы, составляемые в зависимости от характера, назначения или условий производства.
На стадии "техническое предложение" обязательными документами являются ведомость технического предложения и пояснительная записка; на стадии "эскизный проект" - ведомость эскизного проекта и пояснительная записка; на стадии "технический проект" - чертеж общего вида изделия, ведомость технического проекта и пояснительная записка; на стадии "разработка рабочей конструкторской документации" - чертеж детали, сборочный чертеж и спецификация на сборочные единицы, спецификация на комплексы и комплекты.
2.2.12. При определении комплектности конструкторских документов на изделие по ГОСТ ЕСКД 2.101-68 различают: основной конструкторский документ, основной комплект конструкторских документов, полный комплект конструкторских документов.
2.2.13. Комплектность эксплуатационных документов на изделия всех отраслей промышленности определяется по ГОСТ ЕСКД 2.601-68.
2.2.14. Комплектность ремонтных документов на изделия всех отраслей промышленности определяется по ГОСТ ЕСКД 2.602-68.
2.2.15. Комплектность конструкторских документов на печатные платы, предназначенные для получения конструкторских документов в традиционной форме, механической обработки, контроля печатных плат и изготовления фотошаблона, должна соответствовать ГОСТ ЕСКД 2.123-83.
Технологическая документация
2.2.16. Технологическая документация (ТД) - совокупность графических и текстовых технологических документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют технологический процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства.
2.2.17. ТД, применяемая для технологических процессов изготовления или ремонта изделий (составных частей изделий) машино- и приборостроения, разрабатывается на основании ГОСТ ЕСТД 3.1102-81. Изменения в ТД вносятся по Р 50-92-88.
2.2.18. Стадии разработки ТД, применяемой для технологических процессов изготовления изделий (составных частей изделий), определяются в зависимости от стадий разработки используемой конструкторской документации по ГОСТ ЕСКД 2.103-68.
2.2.19. Стадии разработки рабочей ТД, применяемой для технологических процессов ремонта изделий (составных частей изделий), определяются в зависимости от стадий разработки и используемых видов конструкторских документов по ГОСТ ЕСКД 2.602-68.
2.2.20. В зависимости от назначения технологические документы подразделяются на основные и вспомогательные, состав которых определен ГОСТ ЕСТД 3.1102-81.
2.2.21. К основным технологическим документам относятся документы, содержащие сводную информацию, необходимую для решения одной или комплекса инженерно-технических, планово-экономических и организационных задач, полностью и однозначно определяющие технологический процесс (операцию) изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия).
2.2.22. К вспомогательным технологическим документам относятся документы, применяемые при разработке, внедрении, функционировании технологических процессов и операций, в том числе карта заказа на проектирование технологической оснастки, акт о внедрении технологического процесса и др.
2.2.23. Комплектность документов на технологические процессы ремонта в отраслях машиностроения и приборостроения определяется по Р 50-60-88.
2.2.24. Система организации и управления процессом технологической подготовки производства регламентируется ГОСТ ЕСТПП 14.001-73 и ГОСТ ЕСТПП 14.004-83.
2.2.25. Стадиями разработки документации по организации и совершенствованию технологической подготовки производства (ТПП) по ГОСТ ЕСТПП 14.102-73 являются техническое задание, технический проект, рабочий проект.
2.2.26. Стадии проектирования автоматизированных систем ТПП (АСТПП) и виды проектов аналогичны стадиям и видам проектов традиционных систем и определены ГОСТ ЕСТПП 14.402-82 и ГОСТ ЕСТПП 14.416-83.
2.2.27. В отраслях промышленности, не относящихся к машиностроению, могут разрабатываться также такие виды технологических документов, как технологические регламенты, правила, рецептура, описания, предписания, диаграммы, характеристики, схемы, режимы производства, паспорта, технические условия, анализы продукции, альбомы технологических процессов, спецификации основного технологического оборудования и др.
Проектная документация для строительства
2.2.28. Проектная документация (ПД) для строительства - совокупность технических документов, фиксирующих процесс и результаты проектирования объектов капитального строительства. Проектная документация для строительства характеризует вид строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурные и технологические решения, а также содержит сведения о стоимости работ.
2.2.29. В процессе проектирования объектов капитального строительства создаются индивидуальные, экспериментальные, типовые проекты, проекты-эталоны, проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм.
2.2.30. Стадии разработки, содержание и состав ПД для строительства устанавливаются законодательными актами, государственными стандартами, ведомственными инструкциями и уточняются проектами-эталонами, утвержденными министерствами и ведомствами с учетом особенностей конкретных отраслей промышленности и видов строительства. Разработка проектной документации осуществляется на основании задания на проектирование (плановое, проектное, архитектурно-планировочное задание) или технического задания.
2.2.31. ПД по строительству включает документы предпроектной и проектной стадий.
Состав по стадиям разработки и правила оформления проектных документов для строительства регламентированы нормативными документами Госстроя СССР <*>, государственными стандартами СПДС <**> и ЕСКД <***>.
--------------------------------
<*> См.: Инструкция о составе, порядке разработки, согласования и утверждения проектно-сметной документации на строительство предприятий, зданий и сооружений (СНиП 1.02.01-85). М., 1986.
<**> См.: СПДС: ГОСТ 21.101-79, ГОСТ 21.102-79, ГОСТ 21.508-85, ГОСТ 21.501-80, ГОСТ 21.507-81, ГОСТ 21.608-84, ГОСТ 21.202-78, ГОСТ 21.510-83, ГОСТ 21.511-83, ГОСТ 21.104-79, ГОСТ 21.110-82, ГОСТ 21.503-80.
<***> См.: ЕСКД: ГОСТ 2.101-68, ГОСТ 2.102-68, ГОСТ 2.105-79, ГОСТ 2.109-73.
Документы автоматизированных систем
2.2.32. Автоматизированные системы (АС) - системы, состоящие из взаимосвязанной совокупности соответствующих подразделений организаций (предприятий) и комплекса средств автоматизации (КСА) либо отдельных видов их деятельности: управления <1>, научных исследований <2>, проектирования объектов (изделий промышленного производства, технологических процессов, объектов капитального строительства) <3>, технологической подготовки производства <4>, поиска информации <5> либо их сочетаний.
--------------------------------
<1> Автоматизированные системы управления (АСУ), отраслевые АСУ (ОАСУ), АСУ предприятиями (АСУП), АСУ технологическими процессами (АСУТП).
<2> Автоматизированные системы научных исследований (АСНИ).
<3> Системы автоматизированного проектирования (САПР).
<4> Автоматизированные системы технологической подготовки производства (АСТПП).
<5> Автоматизированные системы научно-технической информации (АСНТИ).
2.2.33. К комплексам средств автоматизации относятся комплексы средств технического, математического, программного <*>, организационного, информационного, лингвистического, правового, методического и других видов обеспечения.
--------------------------------
<*> Программное обеспечение АС разрабатывается в соответствии со стандартами ЕСПД - ГОСТ 19.101-77 и ГОСТ 19.102-77.
2.2.34. Комплекс документов АС составляют: 1) документы, относящиеся к процессу создания (развития) АС; 2) документы, входящие в состав АС; 3) документы, образующиеся в результате эксплуатации АС.
2.2.35. Документирование процесса создания АС регламентировано государственными стандартами и руководящими нормативными документами (РД) по стадиям создания АС, их подсистем и комплекса средств автоматизации (КСА).
2.2.36. Стадиями создания АС по ГОСТ ЕСС АСУ 24.601-86 являются: 1) исследование и обоснование создания АС; 2) техническое задание; 3) эскизный проект; 4) технический проект; 5) рабочая документация; 6) изготовление несерийных компонентов КСА; 7) ввод в действие <*>.
--------------------------------
<*> Стадийность создания АС и КСА до издания ГОСТ 24.601-86 определялась: для АСУ - по ГОСТ 20.914-80; для САПР - по ГОСТ 23.501-79 и ГОСТ 23.501.119-83; для АСТПП - по ГОСТ 14.102-73, ГОСТ 14.402-83; ГОСТ 14.414-79, ГОСТ 14.416-83; для АСУТП - по ГОСТ 20913-75.
Стадийность создания АСНТИ регламентирует "Единый порядок разработки и развития автоматизированных систем научно-технической информации" (М., 1981).
2.2.37. Состав и содержание работ на стадиях создания различных типов АС, а также виды, комплектность и содержание документов по стадиям создания АС установлены государственными стандартами и РД: для АС различного назначения - ГОСТ 34.201-89; для АСУ - ГОСТ 24.602-86 и ГОСТ 24.101-80; для САПР - ГОСТ 23.501.119-83; РД 50-617-86 (вместо ГОСТ 23.501.10-81), РД 50-640-87; для АСТПП - ГОСТ 14.101-73, ГОСТ 14.102-73, ГОСТ 14.402-83, ГОСТ 14.414-79, ГОСТ 14.416-83, РД 50-516-84; для АСНТИ - "Единым порядком разработки и развития автоматизированных систем научно-технической информации".
2.2.38. При создании АС и КСА образуются документы на бумажных, пленочных и машинных носителях, как обязательные, так и документы, обязательность и целесообразность разработки которых определяется техническим заданием (ТЗ). Номенклатура и комплектность обязательных документов на АСУ, ОАСУ, АСУП и АСУТП определена ГОСТ 24.101-80, на САПР - ГОСТ 23.501.119-83, РД 50-617-86 (до 1987 г. - ГОСТ 23.501.10-81), на АСТПП - ГОСТ 14.102-73, ГОСТ 14.402-83, ГОСТ 14.416-83.
2.2.39. К документам, входящим в состав АС, относятся документы, содержащие описание АС и правила эксплуатации КСА при функционировании АС. Состав данного комплекса документов определен: для АСУ - ГОСТ 24.101-80, для САПР - РД 50-617-86 (до 1987 г. - ГОСТ 23.501.10-81), для АСТПП - ГОСТ 14.402-83.
2.2.40. К документам, образующимся в результате эксплуатации АС, относятся комплексы управленческих, конструкторских, технологических, программных документов, программ, проектных документов для строительства, выполненных средствами вычислительной техники (СВТ) на бумажных, пленочных и машинных носителях в соответствии с ГОСТ 6.10.4-84 и ГОСТ 13.1.101-79.
2.2.41. Техническая, программная и управленческая документация, выполненная средствами вычислительной техники, должна быть совместима по содержанию и назначению с соответствующей документацией, получаемой традиционными методами при неавтоматизированном проектировании.
2.2.42. Техническая документация, выполненная при автоматизированном проектировании, должна также соответствовать ГОСТ 28388-89, кроме того: конструкторская - ГОСТ ЕСКД 2.004-88, ГОСТ 2.505-82 и Р 50-75-88; технологическая - ГОСТ ЕСТД 3.1110-75, ГОСТ 3.1124-86 (с 01.01.90 - ЕСКД ГОСТ 2.004-88) и Р 50-75-88; проектная документация для строительства - ГОСТ СПДС 21.103-78 и СНиП 1.02.01-85.
2.2.43. Программная документация, выполненная при автоматизированном проектировании, должна соответствовать ГОСТ ЕСПД 19.106-78 и ГОСТ 28388-89.
2.2.44. Управленческая документация, создаваемая средствами ВТ, должна соответствовать стандартам УСД: ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.
3. ПЕРЕДАЧА НТД В СНТД
3.1. Все имеющиеся в организации подлинники, дубликаты и копии научно-исследовательских, технических и других входящих в них документов подлежат передаче на хранение в СНТД <*>.
--------------------------------
<*> См.: ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ СТД АСУ 24.402-80, ГОСТ САПР 23.501-106-85, ГОСТ ЕСПД 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89.
Кроме НТД, в службу НТД передается управленческая (при отсутствии архива управленческой документации), специальная документация и документы личного происхождения. Копии отчетов о НИР передаются в библиотеку или СИФ организации.
3.2. Структурные подразделения организаций передают НТД в СНТД на основе плана-графика приема дел после разработки НТД по проблемам, изделиям, технологическим процессам, объектам планировки и капитального строительства в целом либо по мере завершения их самостоятельных этапов, стадий или частей. При передаче документации составляется акт-опись (Прил. 1).
3.3. Передача НТД из СНТД одной организации в СНТД другой организации осуществляется в соответствии с действующими нормативными документами <*>.
--------------------------------
<*> См.: Р 50-81-88; ГОСТ СПДС 21.203-78; ГОСТ СТД АСУ 24.402-80; ГОСТ ЕСТД 19.601-78, Р 50-75-88; Положение о порядке передачи подлинников проектной документации действующим предприятиям. М.: Госстрой СССР, 1974, ГОСТ 28388-89.
3.4. При приеме документации на хранение сотрудник СНТД проверяет:
- комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);
- наличие установленных подписей и дат;
- правильность выполнения основных надписей и титульных листов;
- пригодность документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, перегибов).
3.5. Виды и комплектность (состав) НТД, передаваемой в СНТД, должны соответствовать: для конструкторской документации - стандартам ЕСКД: ГОСТ 2.102-68, ГОСТ 2.601-68, ГОСТ 2.602-68, ГОСТ 2.701-84, ГОСТ 2.004-88, Р 50-75-88; для технологической документации - ГОСТ ЕСТД 3.1102-81, ГОСТ ЕСКД 2.004-88, Р 50-75-88, РД 50-572-85; для программной документации - ГОСТ ЕСПД 19.101-77; для отчетов о НИР - ГОСТ СИБИД 7.32-81 и ГОСТ 15.101-80; для проектной документации по изделиям, технологическим процессам и объектам капитального строительства - государственным стандартам и нормативным руководящим документам ЕСС (СТД) АСУ, САПР, СПДС, ЕКС АС, указанным в п. 2.2.37 настоящих Правил.
3.6. НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она разработана (бумажных, пленочных, магнитных и т.п.).
3.7. Подлинники НТД, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены, если это необходимо.
3.8. В подлинниках, выполненных электрографическим способом, на всех листах должны быть четкие и ясные изображения элементов, надписи, знаки.
4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В СНТД
Необходимая сохранность документов в СНТД обеспечивается в результате проведения комплекса мероприятий, включающего:
- создание оптимальных условий хранения всех видов НТД на бумажных, пленочных, магнитных и других носителях, в том числе входящих в ее состав кинофотофонодокументов и видеофонограмм научного и прикладного характера;
- рациональное размещение документов в СНТД;
- соблюдение необходимого порядка выдачи документов для рабочего использования, реставрационно-профилактической обработки и других целей;
- учет документов в соответствии с положениями раздела 5 настоящих Правил, проверку их наличия и состояния;
- создание страхового фонда особо ценных научно-технических документов и фонда пользования документами;
- обеспечение физико-химической сохранности документов.
4.1. Создание оптимальных условий хранения документов
и обеспечение их физико-химической сохранности
4.1.1. СНТД должна располагать необходимым комплексом помещений, предназначенных для выполнения ее функциональных задач. Состав, расположение и оборудование помещений должны обеспечивать рациональную взаимосвязь подразделений СНТД, сохранность документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований техники безопасности, производственной санитарии и гигиены труда.
4.1.2. В соответствии с объемом и составом хранящихся документов, а также в зависимости от местных условий и фактического объема выполняемых работ СНТД должно быть предоставлено отдельное здание или специально оборудованное изолированное помещение в административном здании.
4.1.3. В комплекс помещений СНТД должны входить:
- хранилища, оборудованные необходимыми техническими средствами, обеспечивающими раздельное хранение подлинников и копий документов на бумажной, пленочной и другой основе и соблюдение соответствующего режима их хранения, а также специальные помещения с усиленной охраной и противопожарным режимом для хранения особо ценных документов;
- рабочие помещения сотрудников СНТД;
- помещение для работы исследователей (читальный зал).
Для приема, временного хранения, акклиматизации, дезинфекции, дезинсекции и других видов работ, а также для воспроизведения документов (микрофильмирование, микрофотокопирование и т.п.) должны быть предусмотрены специальные помещения.
4.1.4. Помещения хранилищ должны быть максимально удалены от производственных, лабораторных, бытовых и прочих помещений и иметь отдельные вентиляционные ходы. Хранилища следует располагать в помещениях с окнами на северную сторону.
4.1.5. Наружные двери помещений хранилищ должны быть обиты металлическим листом, на окнах, расположение которых допускает доступ извне, должны устанавливаться распашные металлические решетки. Двери в хранилище должны закрываться на внутренние замки и в нерабочее время пломбироваться.
4.1.6. Не допускается размещение хранилищ в неотапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением.
4.1.7. Следует предусмотреть оборудование хранилищ системами кондиционирования воздуха, обеспечивающими циркуляцию воздуха с кратностью обмена 2 - 3, поддержание температурно-влажностного режима (см. п. 4.1.15 - 4.1.22), очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.
4.1.8. Внутренняя отделка помещений и оборудования хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль, не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ, с учетом требований ГОСТ 12.1.044-84.
4.1.9. Вход в помещение хранилища разрешается только сотрудникам, работающим в данном хранилище, а также лицам, осуществляющим контроль за работой СНТД или имеющим специальное разрешение руководителя организации на вход в хранилище.
4.1.10. Помещения хранилищ до размещения в них научно-технических документов осматриваются и принимаются специальной комиссией, которая назначается руководителем организации, с обязательным участием представителей соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР, пожарной охраны и санитарно-эпидемиологической службы.
На основании изучения пригодности помещения к долговременному хранению документов комиссия составляет акт, один экземпляр которого передается в соответствующее учреждение государственной архивной службы.
4.1.11. По пожарной опасности комплекс помещений СНТД относится к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.
4.1.12. Во всех помещениях СНТД должны соблюдаться требования пожарной безопасности. Помещения должны быть обеспечены системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12.1.004-76.
4.1.13. В каждом из помещений СНТД вывешивается план оперативной эвакуации документов на случай аварии и стихийных бедствий, а также утвержденный список лиц, ответственных за эвакуацию.
4.1.14. В помещениях хранилищ прокладывается скрытая электропроводка; применяется полугерметичная осветительная аппаратура; светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.
4.1.15. Температурно-влажностный режим хранения документов должен соответствовать указанным в таблице параметрам.
-----------------T-----------------------T-----------------------¬
¦ Вид документа ¦Помещение с регулируе- ¦Помещение с нерегулиру-¦
¦ ¦мым климатом ¦емым климатом ¦
¦ +------------T----------+------------T----------+
¦ ¦температура,¦влажность,¦температура,¦влажность,¦
¦ ¦ град. C ¦ % ¦ град. C ¦ % ¦
+----------------+------------+----------+------------+----------+
¦Документы на бу-¦+17...+19 ¦50 - 55 ¦+14...+20 ¦45 - 60 ¦
¦мажных носите- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦лях, в т.ч. на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦кальке ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Микрофильмы- ¦+12 ¦50 +/- 5 ¦не выше +15 ¦40 - 55 ¦
¦подлинники, мик-¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦рофильмы страхо-¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦вого фонда; ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦микрофиши ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Кинодокументы ¦+12 ¦50 +/- 5 ¦не выше +15 ¦40 - 55 ¦
¦(ч/б) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Фотодокументы ¦+15...+20 ¦40 +/- 5 ¦+15...+25 ¦30 - 60 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Фонодокументы ¦+18 +/- 2 ¦60 +/- 5 ¦не выше +20 ¦40 - 70 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Документы на ма-¦+18 +/- 2 ¦60 +/- 5 ¦- ¦- ¦
¦шинных носителях¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------+------------+----------+------------+-----------
4.1.16. В качестве средств измерения и регулирования температурно-влажностного режима, а также измерения напряженности магнитного поля рекомендуется использовать приборы, указанные в прил. 2 к ГОСТ СИБИД 7.50-84.
Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру МВ-4М не реже одного раза в три месяца.
4.1.17. Температура и влажность воздуха контролируются не реже двух раз в неделю, результаты измерений по каждому из приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в журналах по установленной форме <*>.
--------------------------------
<*> Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986. Прил. 7 к п. 5.1.17.
4.1.18. Контрольно-измерительные приборы (термометр и гигрометр) следует монтировать на одном щитке и устанавливать в каждом хранилище в главных проходах на стеллажах вдали от отопительной и вентиляционной систем на расстоянии 1,4 +/- 0,1 м от пола из расчета: при комнатной системе - один щиток на комнату, при многоярусной - один на ярус.
4.1.19. Температурно-влажностный режим в закрытых шкафах, боксах, сейфах контролируется с помощью самопишущих приборов.
Проветривание закрытых шкафов и сейфов проводится не реже одного раза в неделю.
4.1.20. Для долговременного хранения документов в СНТД должны применяться коробки, папки, тубусы, шкафы и стеллажи закрытого типа с соблюдением необходимого светового режима.
Освещение хранилищ и рабочих помещений СНТД может быть естественным и искусственным. Естественное освещение допускается при условии использования на окнах светорассеивателей.
Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
Для искусственного освещения используются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается использование люминесцентных ламп типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Освещенность в соответствии с ГОСТ 7.50-84 и ОСТ 55.6-85 не должна превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 30 лк, на рабочих столах - 100 лк. Предельно допустимая освещенность на поверхности документов - 50 лк.
Освещенность измеряется люксметром типа Ю-16.
4.1.21. В хранилищах и рабочих помещениях СНТД должен соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и защиты документов от биоповреждений. Не реже одного раза в месяц должен проводиться санитарный день.
4.1.22. Помещения хранилищ должны содержаться в порядке, исключающем возможность накопления пыли, появления плесени, насекомых, грызунов.
Для защиты документов от пыли необходимо проводить систематическую влажную уборку. Полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей протирают водными растворами формалина (2-процентным) или катамина АБ (4 - 5-процентным) не реже одного раза в месяц. Не реже одного раза в год должно проводиться обеспыливание хранилищ, стеллажей, средств хранения с помощью электропылесосов.
4.1.23. В воздухе помещений хранилищ среднесуточная концентрация вредных примесей не должна превышать санитарные нормы, установленные Министерством здравоохранения СССР. Оценка количества вредных примесей осуществляется по ГОСТ ССБТ 12.1.014-84. При отсутствии приборов, позволяющих определить количество вредных примесей на месте, следует обращаться в лабораторию коммунальной гигиены санитарно-эпидемиологической станции. Содержание пыли в воздухе не должно превышать 0,15 мг/куб. м.
4.1.24. В помещениях, предназначенных для хранения документов на магнитных носителях, напряженность магнитных полей не должна превышать 400 А/м в соответствии с РД 50-524-84.
4.1.25. Не допускается временное размещение или хранение документов в хранилище на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
В хранилище запрещается временное размещение или хранение документов, пораженных биологическими вредителями.
Запрещается пропитывать основу технических документов на калечных носителях машинным маслом, керосином, скипидаром.
4.1.26. Для предупреждения биологических и механических повреждений документов необходимо проводить периодический просмотр документов (в начале и конце отопительного сезона), в первую очередь документов, длительно хранящихся без использования, а также документов, поступающих на хранение. Особое внимание уделяют документам, находящимся в помещениях с неустойчивым режимом хранения.
4.1.27. При обнаружении в хранилище биологических вредителей должны приниматься необходимые меры по обработке документов, средств хранения, помещений.
При массовом поражении документов проводят общую дезинфекцию и дезинсекцию хранилищ и находящихся в них документов силами санэпидемстанций.
4.1.28. Механические повреждения документов контролируют в ходе текущей работы с документами, проверок их наличия и состояния, мероприятий по п. 4.1.30. Степень повреждения оценивают визуально, выделяя при этом документы, подлежащие предупредительному ремонту, и документы, подлежащие реставрации. Ремонт могут выполнять работники СНТД с учетом рекомендаций, данных в прил. 1 к ГОСТ 7.50-84. Реставрацию документов должны осуществлять только специалисты.
4.1.29. Помещения для хранения научно-технической документации оборудуют стационарными или передвижными металлическими стеллажами, а также специальными металлическими шкафами с выдвижными ящиками и сейфами. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки - боксы с металлическими перегородками и полками.
Допускается оборудование хранилищ деревянными стеллажами и шкафами, обработанными огнезащитным составом.
4.1.30. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы, так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.
Стеллажи и элементы конструкций помещений разделяют проходами. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются с соблюдением следующих норм: ширина главных проходов между рядами стеллажей или шкафов - 1,2 м; расстояние между стеллажами, между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 0,75 м; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 0,45 м; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа должно быть не менее 0,15 м, в цокольных этажах - не менее 0,3 м.
4.1.31. Номенклатура и размеры оборудования, а также расстояние между полками стеллажей (шкафов) определяются с учетом применяемых систем и средств хранения, особенностей и размеров документов и требований к их размещению.
4.1.32. Для контроля за состоянием документов на пленочной основе должно быть предусмотрено следующее необходимое оборудование: монтажный стол, микроскоп, аппараты для чтения микрофильмов и прослушивания звукозаписей.
Для размещения справочных картотек и каталогов научно-технических документов устанавливаются картотечные шкафы.
4.2. Размещение документов в хранилище
4.2.1. Все поступающие в СНТД документы размещаются в соответствующих хранилищах или отдельных изолированных частях хранилищ, специализированных на хранении подлинников или копий научно-исследовательских и технических документов на кальке, бумажной, пленочной и другой основе, в порядке их поступления.
Подлинники аннулированных и замененных по "извещениям об изменениях" конструкторских документов хранят в бюро (группе) подлинников отдельно от действующих подлинников.
Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.
В необходимых случаях составляется план (схема) размещения документов в хранилищах.
4.2.2. Хранение подлинников технических документов осуществляется в соответствии с ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ ЕСПД 19.601-78, ГОСТ ЕСПД 19.602-78, ГОСТ СТД АСУ 24.402-80 и ОСТ 55-6-85. Допускается хранить подлинники в пределах индекса изделия без учета формата.
Подлинники (кальки), выполненные на листах формата А1 и более, хранят в свернутом виде на скалках. Допускается хранить подлинники, выполненные на листах формата А1, в развернутом виде. Складывать подлинники не разрешается.
Кинодокументы могут храниться на стеллажах ДЖЭ4.393-001 или в металлических шкафах.
Микрофильмы и кинодокументы рекомендуется хранить с соблюдением требований ОСТ 55.1-84 в горизонтальном положении в металлических коробках, которые размещаются в металлических шкафах или на стеллажах.
Микрофиши устанавливаются в ящики (кассеты) и хранятся в вертикальном положении в шкафах в соответствии со СТ СЭВ 372-76.
Фотодокументы хранятся в вертикальном положении на ребре в соответствующей упаковке (контейнеры, банки, коробки, папки, обложки, конверты) и с соблюдением требований ОСТ 55.2-84; размещаются в выдвижных шкафах, ящиках картотечного типа, сейфах, на полках с закрывающимися дверцами.
Коробки с фонодокументами на магнитной ленте шириной 6,25 мм размещаются на стеллажах, изготовленных из неферромагнитного материала, в вертикальном положении с соблюдением требований ОСТ 55.3-84.
Документы на машинных носителях хранятся в соответствии с ГОСТ 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88 и ГОСТ 28388-89.
Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.
4.2.3. Расстановка средств хранения на полках стеллажей и шкафов и плотность их заполнения документами должны обеспечивать свободное перемещение коробок, размещение документов в них.
Зазор между полкой стеллажа и коробкой должен быть не менее 0,02 м.
4.2.4. Все помещения хранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки, коробки или контейнеры нумеруются. Коробки нумеруются в соответствии с учетными документами СНТД. Помещение рекомендуется нумеровать буквенными индексами; стеллажи, шкафы, полки - арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - сверху вниз слева направо.
4.3. Порядок выдачи документов из хранилищ,
транспортировка и упаковка документов
4.3.1. Научно-технические документы выдаются из хранилищ для использования (см. разд. 7); для проведения архивных работ; для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию, обработке документов с целью обеспечения их сохранности.
Перед выдачей каждой единицы хранения или документа из хранилища и при возвращении в хранилище проверяется их соответствие учетным документам.
4.3.2. Подлинники научно-технических документов для использования, как правило, из хранилищ не выдаются.
Выдача подлинников осуществляется только в случаях, предусмотренных в п. 7.2.1 настоящих Правил. В остальных случаях выдаются копии научно-технических документов.
Выдача микрофильма-подлинника для использования допускается ГОСТ 13.1.101-79 в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с обязательной регистрацией в карточках учета.
Подлинники документов на машинных носителях выдаются только для изготовления дубликатов (ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89).
4.3.3. Документы, как правило их копии, выдаются из хранилищ на срок, не превышающий 10 дней, - для сотрудников организации, в отдельных случаях на 3 месяца - для сотрудников других организаций, подчиненных тому же министерству.
По истечении установленных сроков при необходимости задержать документы пользователи должны представить их в СНТД для перерегистрации с одновременной проверкой их сохранности.
4.3.4. При получении документов пользователи обязаны проверить их состояние, комплектность и расписаться в получении.
При возвращении документов сотрудники СНТД обязаны проверить их состояние, комплектность и погасить расписку пользователя в его присутствии.
4.3.5. При выездах в командировки на срок свыше 2 недель, уходе в отпуск или увольнении сотрудники организации обязаны сдать в СНТД полученные ими экземпляры документов.
4.3.6. Выдача документов из хранилищ регистрируется в соответствующих книгах и карточках учета движения НТД (Прил. 2): для рабочего использования сотрудниками СНТД; для использования в других подразделениях данной организации; для выдачи во временное пользование другим организациям.
4.3.7. Выдача документов из хранилищ производится на основании:
- разрешения руководителя организации;
- заказа на снятие светокопий;
- заказа на выдачу документов в помещение для работы сотрудников, в читальный зал (Прил. 3);
- акта приема-передачи НТД во временное пользование (Прил. 4);
- заказов на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и др.
4.3.8. Выдача документов во временное пользование в другие организации оформляется актом, составленным в двух экземплярах, на основании гарантийного письма организации-получателя.
Направление единиц хранения (документов) для реставрационно-восстановительных работ в другие организации оформляется заказом по форме акта о выдаче дел во временное пользование.
Приемо-сдаточные акты хранятся в СНТД передающей и принимающей организаций вместе с гарантийными письмами.
4.3.9. При возвращении документов, выданных во временное пользование другим организациям, проверяется наличие и физическое состояние каждого листа документа. В приемо-сдаточном акте и гарантийном письме делается отметка о получении документов, проставляется дата и подпись лица, принявшего эти документы.
4.3.10. При утрате или повреждении документов заведующий (начальник) СНТД в присутствии представителя организации, использовавшей материалы, составляет акт в трех экземплярах. Один экземпляр акта направляется руководителю организации, которой были переданы во временное пользование документы, для принятия мер к розыску утраченных или восстановлению поврежденных документов; второй экземпляр акта направляется руководителю организации - держателя подлинника; третий экземпляр акта остается в организации, предоставившей документы во временное пользование. В инвентарной книге делается соответствующая отметка.
4.3.11. При выдаче документов во временное пользование на место каждой выдаваемой из хранилища единицы хранения или документа помещается карта-заместитель, в которой указываются: номер единицы хранения, номера листов, количество листов (отдельно текст и графическое изображение), номер по книге выдачи, когда и кому выдана единица хранения или документ, срок возврата, отметка о возвращении единицы хранения или документа, а также проставляются подпись и должность сотрудника, выдавшего документ.
После возвращения единицы хранения (документа) в хранилище проводится проверка соответствия ее данным, содержащимся в карте-заместителе, затем карта-заместитель изымается и используется при следующей выдаче.
4.3.12. Перемещение и транспортировка документов осуществляется с соблюдением необходимых мер предосторожности, обеспечивающих физическую сохранность документов, защиту от технических повреждений, воздействия света, высокой влажности.
4.3.13. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте с соблюдением плотной укладки документов.
4.3.14. Документы, поступающие в СНТД после внутригородской или дальней перевозки, проходят контрольную проверку, при необходимости - специальную обработку и акклиматизацию.
4.4. Проверка наличия и состояния НТД
4.4.1. В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет в соответствии с требованиями разд. 4 настоящих Правил, проводит периодические и единовременные проверки наличия и состояния документов.
При этом решаются следующие задачи:
- установление фактического наличия научно-технических документов, находящихся на хранении в СНТД, и их соответствия итоговым записям учетных документов, а также проверка комплектности подлинников и копий научно-технических документов;
- выявление научно-технических документов, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.
4.4.2. Проверки проводятся не реже одного раза в 5 лет, а также в случае каких-либо нарушений условий хранения документов, необходимости их перемещения в другое помещение, при реорганизации и / или ликвидации организации, при смене заведующего СНТД.
В обязательном порядке проверка наличия и состояния научно-технических документов проводится перед передачей их на государственное хранение.
Проверке могут подвергаться все документы, хранящиеся в СНТД, документы конкретного хранилища, отдельные виды научно-технических документов.
4.4.3. В ходе проверки устанавливается: соответствие итоговой записи в инвентарной книге (описи) фактическому наличию единиц хранения (документов), внесенных в данную книгу (опись); соответствие имеющихся в наличии документов указанным в спецификациях или во внутренней описи единиц хранения; литерные и пропущенные номера единиц хранения в книге (описи), физическое состояние документов (фиксируются номера документов, нуждающихся в профилактической, реставрационной и другой обработке).
Проверка наличия графической документации осуществляется полистно, при этом сверяется наименование реквизитов спецификации с наименованием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки).
4.4.4. Проверка наличия и состояния научно-технических документов в зависимости от поставленных задач может проводиться работниками СНТД или специальной комиссией, которая назначается руководителем организации.
Результаты каждой проверки оформляются актом, утверждаемым руководителем организации. В учетные документы (инвентарные книги, описи) вносятся необходимые изменения.
4.4.5. В акте проверки наличия и состояния научно-технической документации <*> указываются: основание проверки; количество единиц хранения (документов), числящихся по учетным документам; количество единиц хранения (документов), не обнаруженных при проверке; причины их отсутствия; меры, принятые по их розыску, а также дается общая характеристика состояния документов.
--------------------------------
<*> См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил. 14.
Акт готовится на основании итоговых записей листов проверки <*>, составляемых на каждую инвентарную книгу (опись). Допускается составление единого листа на все инвентарные книги (описи) СНТД.
--------------------------------
<*> См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил. 15.
Листы проверки нумеруются в пределах каждой проверки.
4.4.6. По окончании проверки наличия и состояния единиц хранения (документов) в каждой инвентарной книге (описи) после заверительной подписи делается запись "Проверено" и проставляются дата проверки и подписи исполнителей.
4.4.7. Если проверкой обнаружена недостача единиц хранения (документов), то организуется их розыск. При недостаче и неисправимом повреждении научно-технических документов, подлежащих передаче на государственное хранение, составляются соответствующие акты <*>, которые утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим архивным учреждением.
--------------------------------
<*> См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил. 17, 18.
4.4.8. При реорганизации или ликвидации организации и передаче ее функций другой организации СНТД принимает научно-технические документы ликвидированной организации вместе с уче

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Совмина СССР от 05.10.1988 n 1167 О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ТЕРРИТОРИИ СССР МЕЖДУНАРОДНОГО ФОНДА ЗА ВЫЖИВАНИЕ И РАЗВИТИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСТВА  »
Документы СССР »
Читайте также