РАСПОРЯЖЕНИЕ Председателя СФ ФС РФ от 13.08.1996 n 198рп-СФ ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СОВЕТЕ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


13 августа 1996 года N 198рп-СФ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОБ ИНСТРУКЦИИ
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СОВЕТЕ
ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с документами и обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.
2. Руководителю Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации довести указанную Инструкцию до сведения членов Совета Федерации, помощников членов Совета Федерации, работников Аппарата Совета Федерации.
3. Контроль за исполнением указанной Инструкции возложить на председателей комитетов Совета Федерации и руководителей структурных подразделений Аппарата Совета Федерации.
Е.С.СТРОЕВ
13 августа 1996 года
N 198рп-СФ


Распоряжением Председателя СФ ФС РФ от 30.12.2005 N 572рп-СФ утверждена Инструкция по работе с обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.Утверждена
распоряжением Председателя
Совета Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
от 13 августа 1996 г. N 198рп-СФ
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СОВЕТЕ
ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила и порядок работы с документами несекретного характера, а также с обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Совет Федерации).
1.2. Работа с секретными документами и документами ограниченного распространения (для служебного пользования) регламентируется специальной инструкцией.
1.3. Соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил обязательно для членов Совета Федерации, помощников членов Совета Федерации, работников Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Аппарат Совета Федерации), приглашенных специалистов и экспертов.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается: в комитетах Совета Федерации - на руководителей аппаратов комитетов Совета Федерации, в структурных подразделениях Аппарата Совета Федерации (далее - подразделения) - на руководителей подразделений.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства членов Совета Федерации, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается на помощников членов Совета Федерации.
1.5. Организация единой системы документационного обеспечения деятельности Совета Федерации, внедрение и сопровождение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов, формирование единой информационной базы данных о документах Совета Федерации (далее - база данных), методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за обеспечением соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляются Управлением делопроизводства Аппарата Совета Федерации (далее - Управление делопроизводства).
По вопросам организации документационного обеспечения деятельности Совета Федерации и исполнения документов Управление делопроизводства взаимодействует с Администрацией Президента Российской Федерации, аппаратами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума) и Правительства Российской Федерации, а также с аппаратами федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации.
1.6. Настоящая Инструкция, а также внесение изменений и дополнений в нее утверждаются Председателем Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Председатель Совета Федерации).
1.7. В развитие отдельных положений настоящей Инструкции Управлением делопроизводства могут разрабатываться конкретизирующие их нормативно - методические документы.
Подразделения могут разрабатывать, исходя из своей специфики, не противоречащие настоящей Инструкции методические материалы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.
2. Прием, учет и прохождение документов
2.1. Служебная корреспонденция
2.1.1. Поступившая в Совет Федерации служебная корреспонденция регистрируется и учитывается в отделе приема, учета и отправки корреспонденции Управления делопроизводства.
Регистрации в базе данных подлежит служебная корреспонденция, оформленная в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33, и имеющая установленные реквизиты оформления (наименование либо бланк организации или должностного лица, направивших документ, номер и дату документа, адресат, подпись или заменяющий ее оттиск печати и т.д.).
Периодические издания, справочно - информационные материалы, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода в отделе приема, учета и отправки корреспонденции Управления делопроизводства регистрируются в журналах.
2.1.2. Служебная корреспонденция, поступившая в нерабочее время (в рабочие дни - после 22 часов, в выходные и праздничные дни - после 18 часов), принимается дежурным фельдсвязи и передается в Управление делопроизводства до 9 часов следующего рабочего дня. Служебная корреспонденция с пометкой "Весьма срочно" и "Срочно" передается немедленно дежурному работнику Секретариата Председателя Совета Федерации, который принимает меры к доставке по назначению.
2.1.3. При приеме и первичной обработке служебной корреспонденции производится проверка правильности ее адресования и доставки, целостности упаковки и наличия вложений.
Если при вскрытии конверта отсутствуют документы, отдельные листы, приложения, обнаружены повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных документов, отсутствие подписи на документе и тому подобное, составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр направляется вместе с документом отправителю, второй экземпляр остается в Управлении делопроизводства.
Если документ с указанными нарушениями принимается к рассмотрению в Совете Федерации, акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр направляется отправителю, второй остается в Управлении делопроизводства, третий экземпляр вместе с документом передается адресату.
Ошибочно доставленная служебная корреспонденция возвращается отправителю или направляется адресату. При этом на конверте в графе "Номер" проставляется буквенный индекс "03" (ошибочно засланное).
2.1.4. Пакеты (бандероли) с пометкой "Лично", адресованные членам Совета Федерации, не вскрываются, регистрируются по реквизитам, имеющимся на пакетах (бандеролях), и передаются адресатам.
2.1.5. Конверты, в которых поступила корреспонденция, уничтожаются работниками отдела приема, учета и отправки корреспонденции Управления делопроизводства, за исключением случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, даты ее отправки и получения.
2.1.6. Служебная корреспонденция регистрируется в отделе приема, учета и отправки корреспонденции Управления делопроизводства в день поступления, а при поступлении после 20 часов или в выходные и праздничные дни - в первый следующий за ними рабочий день. Служебная корреспонденция с пометкой "Срочно" регистрируется вне очереди.
Проекты федеральных конституционных законов, федеральные законы (далее - законы), поступившие из Государственной Думы в Совет Федерации в выходные и праздничные дни, регистрируются в первый следующий за ними рабочий день.
2.1.7. При регистрации документов в отделе приема, учета и отправки корреспонденции Управления делопроизводства проставляется регистрационный штамп в правом верхнем углу первого листа документа (приложения к документу отдельно не регистрируются) с присвоением документу регистрационного номера (порядковый номер поступления в течение календарного года), а также заполняется регистрационная электронная карточка.
Регистрационный штамп содержит: наименование подразделения "Аппарат Совета Федерации. Управление делопроизводства", регистрационный номер, дату и время обработки документа. Он проставляется на всех экземплярах и копиях документа.
Регистрационная электронная карточка включает в себя все имеющиеся на документе реквизиты, краткую аннотацию его содержания, сведения о направлении документа, о полученных по нему резолюциях руководства Совета Федерации и Аппарата палаты, а также ссылки на номера ранее поступивших и связанных с ним документов. Сведения о перенаправлении документа и новых поручениях также заносятся в регистрационную электронную карточку.
Регистрационная электронная карточка распечатывается в двух экземплярах: один прилагается к документу и направляется в соответствующее подразделение, второй помещается в справочную картотеку после оформления на нем расписки в получении документа ответственным в подразделении (Приложение 1).
2.1.8. Аналогичным образом регистрируются исходящие и внутренние документы Совета Федерации за подписью руководства Совета Федерации, Аппарата Совета Федерации, комитетов (комиссий) Совета Федерации, подразделений, а также служебная корреспонденция членов Совета Федерации.
На исходящих документах в отделе приема, учета и отправки корреспонденции Управления делопроизводства регистрационный штамп не проставляется. В соответствующей графе оформляется номер, состоящий из индекса подразделения (Приложение 2), руководитель которого подписал документ; индекса подразделения, подготовившего документ; регистрационного номера, присваиваемого документу в Управлении делопроизводства.
2.1.9. Регистрационные электронные карточки на входящие, внутренние и исходящие документы Совета Федерации составляют базу данных.
2.1.10. При получении повторных документов по одному и тому же вопросу заполняются новые регистрационные электронные карточки со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения. В первичной регистрационной электронной карточке делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения.
2.1.11. Зарегистрированные документы, адресованные Председателю Совета Федерации и заместителям Председателя Совета Федерации, передаются для рассмотрения и доклада в соответствующие секретариаты либо аппараты комитетов Совета Федерации, иные подразделения по принадлежности.
Документы, адресованные комитетам (комиссиям) Совета Федерации, руководителям подразделений, после регистрации направляются адресатам.
2.1.12. Документы на иностранных языках, адресованные Председателю Совета Федерации и заместителям Председателя Совета Федерации, после регистрации в специальном журнале учета направляются в Управление международных связей Аппарата Совета Федерации для перевода на русский язык или составления аннотации. После перевода они возвращаются в отдел приема, учета и отправки корреспонденции Управления делопроизводства для соответствующей регистрации и направления на рассмотрение в комитеты Совета Федерации, подразделения или для доклада руководству Совета Федерации.
2.1.13. Рассылка документов в секретариаты Председателя Совета Федерации и заместителей Председателя Совета Федерации, комитеты (комиссии) Совета Федерации, подразделения осуществляется по специальному графику экспедиторами отдела приема, учета и отправки корреспонденции Управления делопроизводства.
Документы для рассылки по подразделениям и внешней рассылки поступают в отдел приема, учета и отправки корреспонденции Управления делопроизводства в растиражированном виде и со списком рассылки, утвержденным руководителем подразделения.
Срочная корреспонденция доставляется незамедлительно.
Ранее зарегистрированные документы и иная корреспонденция передаются из одного подразделения в другое только через Управление делопроизводства.
В учетно - регистрационных формах (в том числе электронных) о переадресовке документов делаются отметки.
При передаче документа из одного подразделения в другое для нового адресата в Управлении делопроизводства изготавливается экземпляр учетно - контрольной карточки.
2.1.14. В секретариатах Председателя Совета Федерации и заместителей Председателя Совета Федерации, комитетах (комиссиях) Совета Федерации и подразделениях документы вторично не регистрируются, а учитываются по регистрационным номерам, присвоенным им в отделе приема, учета и отправки корреспонденции Управления делопроизводства. При этом (до организации Единой технологической автоматизированной системы делопроизводства) используются учетно - контрольные карточки Управления делопроизводства, журналы учета или персональный компьютер, имеющий программное обеспечение задачи "Делопроизводство", аналогичное ее программному обеспечению в Управлении делопроизводства.
2.1.15. При необходимости к документу готовится проект поручения руководства Совета Федерации или Аппарата Совета Федерации.
После подготовки проекта поручения документ возвращается в Управление делопроизводства для передачи на подпись руководству Совета Федерации или Аппарата Совета Федерации.
Если документ поступает с уже подписанным поручением, то он оформляется в установленном порядке и направляется исполнителям.
Поручения, данные по документу впоследствии, также регистрируются в базе данных, а сам документ с копией учетно - контрольной карточки передается исполнителям.
2.1.16. Поручение оформляется на специальном бланке, а записки комитетов (комиссий) Совета Федерации, подразделений - на бланках комитетов (комиссий) Совета Федерации, подразделений.
Если текст поручения написан непосредственно на документе, в соответствующем секретариате готовится и прикладывается к документу его расшифровка.
2.1.17. В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, в Управлении делопроизводства снимается необходимое количество копий для направления соисполнителям.
Все соисполнители несут равную ответственность за сроки и качество исполнения поручения.
Ответственным за организацию исполнения поручения считается тот исполнитель, чья фамилия указана в резолюции первой. Ему направляется оригинал документа с оригиналом поручения.
Подразделение, подготовившее поручение, оставляет себе контрольную копию.
Регистрационный номер и дата поступления документа при тиражировании в Управлении делопроизводства должны быть воспроизведены на всех его копиях.
2.1.18. Справка о выполнении поручения и документ, по которому было дано поручение, после доклада руководителю, давшему поручение, возвращается его секретариатом ответственному исполнителю. Если по справке не поступило новых поручений, то исполненные документы списываются "в дело".
Исполненные документы

УКАЗАНИЕ Генпрокуратуры РФ от 12.08.1996 n 49/7 О МЕРАХ ПО УСИЛЕНИЮ БОРЬБЫ С КОРРУПЦИЕЙ, ПРОКУРОРСКОГО НАДЗОРА ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА О ГОСУДАРСТВЕННОЙ И МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ  »
Постановления и Указы »
Читайте также