ПРИКАЗ Росархива от 14.01.2004 n 9 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИКИ РАСЧЕТА ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ НА ОСНОВЕ НОРМАТИВОВ ПО ТРУДУ


ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ПРИКАЗ
от 14 января 2004 г. N 9
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "МЕТОДИКИ РАСЧЕТА ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ НА ОСНОВЕ НОРМАТИВОВ ПО ТРУДУ"
В целях оказания методической помощи архивным органам и учреждениям Российской Федерации приказываю:
1. Утвердить прилагаемую "Методику расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду", получившую положительный отзыв НИИтруда и социального страхования Минтруда России.
2. Рекомендовать органам управления архивным делом и архивным учреждениям Российской Федерации использовать данную "Методику" в работе по совершенствованию управления и организации труда в архивах, штатно-кадровому обеспечению их деятельности.
Руководитель Росархива
В.П.КОЗЛОВ



МЕТОДИКА
РАСЧЕТА ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
НА ОСНОВЕ НОРМАТИВОВ ПО ТРУДУ
Введение
Методологической основой подготовки Методики расчета штатной численности государственных архивов послужили "Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду". В них "штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей. Штатная численность работников бюджетной организации устанавливается по структурным подразделениям, раздельно для руководителей, специалистов и других служащих, для производственного и обслуживающего персонала (рабочих)" <1>.
------------------------------------
<1> Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду. М., ЦБНТ, 2002. С. 4.
Методика расчета позволяет определить необходимую штатную численность работников: специалистов по основной деятельности, а также других специалистов, обеспечивающих эту деятельность, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архива не только по функциональным подразделениям и отдельным группам работников, но и по архиву в целом, отдельным направлениям его деятельности.
Методика и формулы расчета необходимой штатной численности рекомендуются для использования в архивах разных типов, уровней подчиненности и независимо от состава документов.
Использование при расчете нормативов по труду является наиболее точным методом определения необходимой численности работников и оценки уровня производительности их труда.
Под необходимой штатной численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять в полном объеме работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов в конкретном архиве, а также организационные и управленческие функции при условии соблюдения научно обоснованных режимов труда и отдыха и современного уровня организации труда.
Специалисты по основной деятельности - это специалисты высшей и средней квалификации, выполняющие работы, непосредственно относящиеся к главным функциям архивов: хранение и обеспечение сохранности документов, комплектование, учет и использование документов, а также занимающиеся сводным планированием и отчетностью по результатам этих направлений деятельности, организацией работы совещательных органов архива.
Исходя из специфики деятельности архивов, реставраторов, фотографов, переплетчиков, операторов микрофильмирующей, копировальной и другой воспроизводящей техники можно условно отнести в особую группу специалистов по основной деятельности как обслуживающих важнейшие направления деятельности архивов - обеспечение сохранности и использование документов. Эти специалисты, как правило, имеют среднее специальное образование или специальную подготовку. Производить расчет их численности следует по формуле, используемой для расчета численности специалистов по основной деятельности.
Административно-управленческий персонал (АУП) - это категория руководителей и специалистов, осуществляющих управление архивом по функциям - общее руководство, руководство структурными подразделениями, бухгалтерский учет, кадровое и делопроизводственное обеспечение. Работники АУП обеспечивают сбор и обработку всей управленческой информации, подготавливают, принимают и реализуют управленческие решения, принимают участие в практическом решении научно-производственных задач.
Инженерно-технические работники (ИТР) - это специалисты различного профиля высшей или средней квалификации, осуществляющие техническое обслуживание имеющегося в архиве кинофотофоно-, микрофильмирующего, реставрационного, копировального оборудования, точной оптической аппаратуры, ПЭВМ и других средств вычислительной техники, а также инженерное обслуживание зданий и помещений архива.
Рабочие и младший обслуживающий персонал (МОП) - работники, не принимающие непосредственного участия в выполнении основных функций архива, но обслуживающие их. Это уборщики помещений и территорий, кладовщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие, обеспечивающие эксплуатацию инженерного оборудования зданий (отопление, водоснабжение, канализация, электрооборудование), контрольно-измерительных приборов и автоматических устройств, установленных на данном оборудовании.
Для расчета необходимой штатной численности работников государственных архивов применяются следующие виды нормативов - норма времени, норма выработки, норма управляемости, норма времени обслуживания и норма обслуживания.
Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников <2> соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях.
Норма выработки - это установленный объем работы, который один работник или группа работников <2> соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях.
------------------------------------
<2> Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, как правило, рассчитаны на выполнение каждой работы, операции одним исполнителем.
Норма управляемости - это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель.
Норма обслуживания - необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания.
Норма времени обслуживания - это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).
Расчеты с применением нормативов по труду могут проводиться в различных целях: для определения или уточнения необходимой штатной численности архива в целом - как действующего, так и вновь создаваемого (проектируемого); филиала архива, конкретного подразделения (подразделений) архива; по направлениям деятельности архива; при необходимости обеспечить выполнение архивом мероприятий, предусмотренных межотраслевыми, отраслевыми и региональными программами; при фактическом или прогнозируемом существенном росте объемов комплектования и других видов работ; при изменениях структуры архива, необходимости перераспределения штатов между подразделениями архива, при вводе в эксплуатацию нового здания или реконструкции архива и т.д.
1. Методика определения необходимой штатной
численности архива в целом
Расчеты необходимой численности работников архива в целом проводятся по всем видам работ, которые осуществляются или должны осуществляться (это определяется целью расчета) в архиве - как по основным (архивным), так и по административно-управленческим, а также инженерно-техническим, хозяйственным, вспомогательным работам (если определено, что инженерно-техническое и хозяйственное обслуживание архива должно осуществляться его штатными работниками).
Делать расчеты целесообразно раздельно по категориям работников: специалисты по основной деятельности; руководители по основной деятельности; специалисты административно-управленческого персонала; инженерно-технические работники, рабочие, младший обслуживающий персонал; руководители по неосновной деятельности.
Данную работу рекомендуется проводить в следующем порядке. Сначала целесообразно рассчитать необходимое количество работников по основной деятельности. Для этого следует составить перечень всех функций по основной деятельности и всех архивных работ, которые должен выполнять архив для реализации своих задач и функций, определенных архивным и смежным законодательством (федеральным и региональным), Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации, правилами работы государственных архивов с научно-техническими и кинофотофоновидеодокументами, регламентами, другими отраслевыми нормативно-методическими документами, а также федеральными и региональными программами и планами развития архивного дела, Уставом данного архива (Положением об архиве).
В перечень включаются нормированные и ненормированные работы.
Затем определяются объемы каждой из работ, которые архив обязан ежегодно выполнять (выполнить) по каждому из направлений основной деятельности в определенный период времени (например, в ближайшие 5 лет). Расчет необходимых объемов работ проводится на основе анализа состояния и результатов деятельности архива за последние годы, с обязательным учетом действующих федеральных и региональных программ и планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом - федерального и регионального (данного субъекта Российской Федерации), имеющихся у архива собственных прогнозов, программ и планов развития.
От текущего планирования деятельности архива данная работа будет отличаться тем, что обычно при планировании архивы исходят из утвержденной штатной численности, а не необходимой. Поскольку штатная численность многих архивов недостаточна, при планировании и осуществлении работ по основной деятельности архивы нередко вынуждены нарушать установленные или нормативные сроки их проведения, вынуждены превышать нормы времени и выработки, работать по упрощенным технологиям (нередко с ущербом для качества) или вообще откладывать проведение отдельных видов работ на неопределенное время.
При проведении расчетов для обоснования необходимой штатной численности основного персонала государственного архива следует в основу расчетов закладывать объемы работ, в которых с максимально возможной полнотой учитываются такие факторы, как объемы и состояние сохранности фондов архива; наличие секретных, уникальных и особо ценных документов, а также кинофотофонодокументов и микроформ - как требующих обособленного хранения и специального учета; необходимые мероприятия по обеспечению сохранности документов, созданию страхового фонда и фонда пользования (что требует в ряде архивов создания лабораторий или групп реставрации и микрофильмирования документов); количество и состав источников комплектования архива, объемы, состав и состояние документов (в том числе документов по личному составу), находящихся в ведомственных архивах и, в том числе, подлежащих передаче в государственный архив, прогнозируемые ежегодные объемы комплектования государственного архива; наличие и объем документов государственного архива, подлежащих рассекречиванию и полному описанию; интенсивность использования документов архива, прогнозируемые потребности в информации по документам архива различных категорий пользователей; уровень компьютеризации архива, его техническая оснащенность в целом, размещение архива в одном здании или на нескольких обособленных территориях; ближайшие перспективы ввода в эксплуатацию новых помещений архива, нового оборудования и т.д.
При этом следует учитывать и факторы, объективно ограничивающие объемы работ, а также рост штатной численности архива. Например, из-за отсутствия достаточных резервов площадей в архивохранилищах, а также перспектив их расширения в ближайшие годы невозможно планировать увеличение ежегодных объемов комплектования архива; нехватка специального оборудования и отсутствие средств на его приобретение не позволит увеличить объемы создания страхового фонда; реальные возможности бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации в целом сдерживают рост штатов бюджетных организаций и т.п. Главное условие результативности работы по определению необходимой штатной численности - исходить из неотложного и в то же время реального объема работ, не закладывать в расчеты весь объем работ, которые по тем или иным причинам не выполнялись в течение длительного времени.
После составления перечня и определения необходимых ежегодных объемов каждой из работ делаются расчеты трудозатрат и штатов, потребных для выполнения этих работ.
Трудозатраты рассчитываются по каждому виду работы с использованием нормативов по труду - межотраслевых, отраслевых (типовых) или местных <3>. Конкретному архиву наиболее целесообразно использовать местные нормы, разрабатываемые на основе типовых норм, классификационного перечня работ, учетных и отчетных документов архива, а также результатов проверок уровня выполнения норм. Типовые нормы применяются при отсутствии местных норм, межотраслевые - при определении трудозатрат на инженерно-технические работы, обслуживание техники, работы младшего обслуживающего персонала и т.д. Если используются межотраслевые, отраслевые или местные нормы, рассчитанные на 41-часовую рабочую неделю (а к ним относятся и типовые архивные нормы 1988 г.), при определении трудозатрат следует применять повышающий коэффициент 1,025 <4>. Например, если по нормам, установленным для 41-часовой рабочей недели, на организацию 6 выставок документов необходимо затратить 162 рабочих дня продолжительностью 8 часов 12 минут каждый, то в условиях 40-часовой рабочей недели для проведения указанной работы потребуется 166 восьмичасовых рабочих дней (162 х 1,025 = 166,05).
------------------------------------
<3> Местные нормы могут быть укрупненными или рассчитанными по видам работ и операциям и установлены на рабочую неделю продолжительностью 40 часов. В нормах должно быть учтено время на подготовительно-заключительные, вспомогательные работы, организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные надобности исполнителей. Порядок разработки норм времени и выработки изложен в Методических рекомендациях "Основы научной организации труда в государственных архивах" / ГАУ при СМ СССР, ВНИИДАД. М., 1986.
<4> 12 минут, на которые сократился рабочий день, составляют 0,025 от 8-часового рабочего дня.
Трудозатраты (Т) на нормирование работы и операции определяются двумя способами:
1. Через нормы времени:
Т = N х Нвр.,
где:
N - объем работы (работ) в единицах измерения за год;
Нвр. - норма времени на единицу работы в днях.
Например, если в течение года планируется организовать 4 выставки документов объемом до 100 экспонатов каждая при норме 27,7 рабочего дня на одну выставку (в расчете на 40-часовую рабочую неделю), то годовые трудозатраты на указанную работу составят:
Т = 4 х 27,7 = 110,8 чел.-дней.
2. Через нормы выработки:
Т = N : Нвыр.,
где:
N - объем работы (работ) в единицах измерения за год;
Нвыр. - норма выработки в единицах измерения на 1 специалиста в день.
Так, если в течение года по документам архива планируется исполнить 2600 запросов социально-правового характера по норме 3 запроса за рабочий день, то годовые трудозатраты составят:
Т = 2600 : 3 = 866,7 чел.-дней.
После расчета трудозатрат на осуществление нормированных работ определяются трудозатраты на выполнение ненормированных работ - на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива и его подразделений за предыдущие годы, в которых зафиксированы трудозатраты на проведение подобных работ, а в отдельных случаях - экспертным путем.
Далее определяется резерв рабочего времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями <5>. Резерв также рассчитывается на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива за предыдущие годы, в среднем он может составлять 3% от общего полезного бюджета рабочего времени по архиву <6>.
------------------------------------
<5> Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002. С. 44.
<6> Расчет полезного (эффективного) фонда рабочего времени в плановом периоде (Методические рекомендации). М., Главархив СССР, 1982. С. 6.
После этого подсчитываются общие трудозатраты суммированием трудозатрат, полученных на весь комплекс работ по основной деятельности, охваченных нормами, а также трудозатрат на ненормированные работы и резерва рабочего времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями.
Общие затраты (То) на все работы по основной деятельности в архиве являются основой расчета необходимой общей штатной численности специалистов по основной деятельности по формуле (1):
Чш = (То : Фн) х Кн,
где:
Чш - штатная численность (расчетная);
То - общие трудозатраты (полезное рабочее время) на объем работы (работ) в днях или часах <7>; общие трудозатраты получаются суммированием трудозатрат (Т) на нормированные и ненормированные работы (операции), а также внеплановые задания и работы, связанные с непредвиденными ситуациями;
------------------------------------
<7> Большинство норм на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, содержат нормативы времени и выработки, выраженные в рабочих днях, поэтому в приведенных в данном пособии примерах расчеты трудозатрат на работы по основной деятельности даны в рабочих днях.
Фн - нормативный фонд рабочего времени на одного работника (в данном случае - специалиста) за год - условно принимается в объеме 2000 часов или 250 рабочих дней <8>;
------------------------------------
<8> Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду. М., ЦБНТ, 2002. С. 6.
Кн - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством, - основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся, отпуска без сохранения содержания для ветеранов и пенсионеров и т.п.). Коэффициент определяется по формуле:
Кн = 1 + (процент планируемых невыходов : 100) <9>.
Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени (см. сноску 9).
------------------------------------
<9> Там же. С. 6, 8, 9, 14.
Таким образом, в данном случае и в последующих примерах Кн = 1 + (10 : 100) = 1,1.
При конкретных расчетах необходимой штатной численности работников архивов процент планируемых невыходов следует выводить на основе данных бухгалтерского учета архива, по которому проводятся расчеты, или, если применять указанный способ невозможно (например, для вновь создаваемого архива), можно воспользоваться соответствующими данными, полученными в аналогичном архиве. Методика определения регламентируемых законодательством плановых невыходов изложена в Методических рекомендациях Главархива СССР по расчету полезного (эффективного) рабочего времени в архивах <10>, при пользовании которыми следует руководствоваться изменениями в действующем Трудовом кодексе Российской Федерации.
------------------------------------
<10> Расчет полезного (эффективного) фонда рабочего времени в плановом периоде (Методические рекомендации) / Главархив СССР. М., 1982. С. 1 - 5. Приложение 1, п. п. 4, 4.1 - 4.8 (занятия по гражданской обороне в настоящее время не включаются в число невыходов, а необходимое для их проведения время учитывается в общих трудозатратах, наряду с занятиями по повышению квалификации работников архива).
Как показывает практика, в государственных архивах регламентированные действующим трудовым законодательством и подтвержденные данными бухгалтерского учета невыходы составляют более 10%. Например, если процент регламентированных трудовым законодательством невыходов для данного конкретного архива равен 15%, то коэффициент, учитывающий планируемые невыходы, составит 1 + (15 : 100) = 1,15.
После расчета необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности определяется необходимая штатная численность специалистов административно-управленческого персонала, инженерно-технических работников, рабочих и младшего обслуживающего персонала, а также руководителей архива и его структурных подразделений - по методике, изложенной в разделах 3 - 5 настоящего пособия.
Общую необходимую штатную численность архива в целом можно получить суммированием необходимой численности всех категорий работников.
Если архив имеет структурные подразделения с четким разграничением функций, указанные расчеты целесообразно делать в пределах каждого структурного подразделения (отдела, лаборатории), затем полученные по конкретным подразделениям данные о необходимой штатной численности суммируются в общий итог по архиву, к которому приплюсовываются должности руководителя архива и его заместителей.
С целью эффективного и качественного выполнения объема работ, на который будет рассчитываться численность исполнителей, целесообразно организационно-технические условия труда (организация рабочих мест, соблюдение технологии проведения работ, использование средств автоматизации и механизации труда) привести в соответствие с требованиями, заложенными в действующих правилах работы государственных архивов и в отраслевых нормативно-методических разработках.
Изложенная Методика применима и для определения необходимой штатной численности вновь создаваемого (проектируемого) архива. В этом случае тоже составляется перечень предусматриваемых для проектируемого архива функций, а также работ, которые необходимо проводить архивом для реализации этих функций (как по основной, так и по неосновной деятельности).
Предположительные объемы работ определяются с учетом основных факторов, перечисленных на страницах 6 и 7 настоящей Методики, с необходимыми поправками (в зависимости от конкретной ситуации). Например, если проектируемый архив не будет сразу иметь на хранении документов, то на первое время для него предусматривается минимальный штат.
Для расчетов используются местные, а также типовые отраслевые и межотраслевые нормативы по труду (см. Приложение).
2. Расчет необходимой штатной численности
специалистов по основной деятельности
Расчеты необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности, определяемой на основе норм времени и выработки, можно проводить в различных вариантах: в целом по архиву (см. стр. 5 - 11 настоящего пособия), а также в пределах структурных подразделений архива (таблица 1), по отдельным направлениям его деятельности или группам работ (таблица 2).
Все расчеты ведутся по формуле (1) - см. л. 9 настоящей Методики.
Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности структурного подразделения дан на примере отдела обеспечения сохранности документов архива, хранящего документы на бумажной основе (таблица 1).
Таблица 1
РАСЧЕТ
НЕОБХОДИМОЙ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ СПЕЦИАЛИСТОВ
ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АРХИВА НА ОСНОВЕ НОРМ ВРЕМЕНИ
И НОРМ ВЫРАБОТКИ <11>
------------------------------------
<11> В примерах расчета использованы "Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах" (М., 1988), а также нормы Российского государственного военного архива (РГВА), Российского государственного архива социально-политической истории (РГАСПИ) и Российского государственного архива экономики (РГАЭ).
----T----------------T--------T------T--------T---------T--------¬
¦ N ¦ Наименование ¦Единица ¦Норма ¦Норма ¦ Объем ¦Трудоза-¦
¦п/п¦ работы ¦измере- ¦време-¦выработ-¦ работ ¦траты в ¦
¦ ¦ ¦ния ¦ни в ¦ки на 1 ¦ ¦чел.- ¦
¦ ¦ ¦ ¦раб. ¦раб. ¦ ¦днях (Т)¦
¦ ¦ ¦ ¦днях ¦день ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦1 ¦Проверка наличия¦ед. хр. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦и состояния дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- советского ¦ ¦ ¦350 ¦100000 ¦285,7 ¦
¦ ¦периода ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- досоветского ¦ ¦ ¦100 ¦4000 ¦40 ¦
¦ ¦периода ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦2 ¦Оформление ре- ¦акт ¦0,6 ¦ ¦18 ¦10,8 ¦
¦ ¦зультатов про- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦верки наличия и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦состояния дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦3 ¦Проверка наличия¦бюкс ¦ ¦260 ¦17000 ¦65,4 ¦
¦ ¦микрофильмов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦страхового фонда¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦и фонда пользо- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦вания ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦4 ¦Оформление ре- ¦акт ¦0,04 ¦ ¦8 ¦0,3 ¦
¦ ¦зультатов про- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦верки наличия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦микрофильмов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦страхового фонда¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦и фонда пользо- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦вания ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦5 ¦Подготовка дел к¦лист ¦ ¦2050 ¦300000 ¦146,3 ¦
¦ ¦микрофильмирова-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦нию ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦6 ¦Оформление зака-¦ед. хр. ¦ ¦105 ¦2000 ¦19 ¦
¦ ¦зов на микро- ¦------- ¦ ¦----- ¦------ ¦ ¦
¦ ¦фильмирование ¦лист ¦ ¦15750 ¦300000 ¦ ¦
¦ ¦дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦7 ¦Подготовка дел ¦ед. хр. ¦ ¦115 ¦10000 ¦87 ¦
¦ ¦к переплету и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦реставрации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦8 ¦Прием дел после ¦ед. хр. ¦ ¦85 ¦12000 ¦141,2 ¦
¦ ¦микрофильмирова-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ния, реставрации¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦и переплета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦9 ¦Простановка от- ¦описа- ¦ ¦630 ¦2000 ¦3,2 ¦
¦ ¦метки о микро- ¦тельная ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦фильмировании ¦статья ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦в описи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦10 ¦Проверка качест-¦кадр ¦ ¦26400 ¦500000 ¦18,9 ¦
¦ ¦ва микрофильмов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦страхового ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦фонда, фонда ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦пользования ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦11 ¦Подшивка дел уп-¦ед. хр. ¦ ¦40 ¦2000 ¦50 ¦
¦ ¦равленческой до-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кументации (руч-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ным способом) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦12 ¦Мелкий ремонт ¦лист ¦ ¦300* ¦12000 ¦40 ¦
¦ ¦дел ¦ ¦ ¦<12> ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦13 ¦Выдача или прием¦опись ¦ ¦200 ¦1000 ¦5 ¦
¦ ¦описей после ис-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦пользования в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦читальном зале и¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отделах архива ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦14 ¦Выдача или прием¦ед. хр. ¦ ¦135 ¦60000 ¦444,4 ¦
¦ ¦дел после ис- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦пользования в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦читальном зале и¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отделах архива ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦15 ¦Проверка пра- ¦ед. хр. ¦ ¦300 ¦12000 ¦40,0 ¦
¦ ¦вильности под- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кладки дел после¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦выдачи в читаль-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ный зал и отделы¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦архива ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦16 ¦Выдача или прием¦бюкс ¦ ¦170 ¦16000 ¦94,1 ¦
¦ ¦микрофильмов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦после использо- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦вания ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦17 ¦Нумерация листов¦лист ¦ ¦1350 ¦125000 ¦92,6 ¦
¦ ¦в делах (объемом¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦до 150 л.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦18 ¦Нумерация листов¦лист ¦ ¦800 ¦8000 ¦10 ¦
¦ ¦в делах с изо- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦бразительными ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦материалами ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦19 ¦Проверка нумера-¦лист ¦ ¦6000 ¦650000 ¦108,3 ¦
¦ ¦ции листов в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦делах советского¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦периода ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦20 ¦Простановка шиф-¦ед. хр. ¦ ¦300 ¦12200 ¦40,7 ¦
¦ ¦ров на обложках ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦дел после пере- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦работки фондов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦21 ¦Простановка от- ¦лист ¦ ¦300* ¦15000 ¦50 ¦
¦ ¦меток о рассек- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦речивании ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦22 ¦Выявление особо ¦заголо- ¦ ¦600 ¦78000 ¦130 ¦
¦ ¦ценных докумен- ¦вок до- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦тов управленчес-¦кумента ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кой документации¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦23 ¦Простановка ¦ед. хр. ¦ ¦450 ¦2000 ¦4,4 ¦
¦ ¦отметки "ОЦ" ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на делах ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦24 ¦Прием дел в ар- ¦ед. хр. ¦ ¦280 ¦9000 ¦32,1 ¦
¦ ¦хивохранилища ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦25 ¦Простановка ¦ярлык ¦ ¦105 ¦10000 ¦95,2 ¦
¦ ¦штампов на ярлы-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ках для коробок ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦26 ¦Наклейка ярлыков¦ярлык ¦ ¦210 ¦10000 ¦47,6 ¦
¦ ¦на коробки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦27 ¦Картонирование ¦ед. хр. ¦ ¦500 ¦12000 ¦24 ¦
¦ ¦дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦28 ¦Перекартонирова-¦ед. хр. ¦ ¦300 ¦25000 ¦83,3 ¦
¦ ¦ние дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦29 ¦Перемещение дел ¦коробка ¦ ¦105 ¦5000 ¦47,6 ¦
¦ ¦внутри архиво- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦хранилища ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦30 ¦Работа по обес- ¦погонный¦ ¦4500* ¦600000 ¦133,3 ¦
¦ ¦пыливанию коро- ¦метр ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦бок и стеллажей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦31 ¦Контроль за тем-¦наблю- ¦0,027 ¦ ¦312 ¦8,4 ¦
¦ ¦пературно-влаж- ¦дение ¦<13> ¦ ¦(2 наблю-¦ ¦
¦ ¦ностным режимом ¦ ¦ ¦ ¦дения в ¦ ¦
¦ ¦хранения доку- ¦ ¦ ¦ ¦неделю х ¦ ¦
¦ ¦ментов ¦ ¦ ¦ ¦52 недели¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦х на 3 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦архиво- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранили- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ща) <14> ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦32 ¦Ведение книги ¦поступ- ¦0,03 ¦ ¦40 ¦1,2 ¦
¦ ¦учета поступле- ¦ление ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ний документов ¦доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ментов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦33 ¦Составление ¦лист ¦ ¦7 ¦12 ¦1,7 ¦
¦ ¦листов фондов ¦фонда ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦34 ¦Внесение измене-¦лист ¦ ¦20 ¦860 ¦43 ¦
¦ ¦ний в листы фон-¦фонда ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦дов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦35 ¦Составление ¦карточка¦0,04 ¦ ¦11 ¦0,4 ¦
¦ ¦карточек фондов ¦фонда ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦36 ¦Внесение данных ¦фонд ¦ ¦25 ¦760 ¦30,4 ¦
¦ ¦в сведения об ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦изменениях в со-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ставе и объеме ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦фондов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦37 ¦Внесение измене-¦10 кар- ¦0,2 ¦ ¦748 ¦15 ¦
¦ ¦ний в карточки ¦точек ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦фондов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦38 ¦Ведение пофондо-¦карточка¦ ¦70 ¦140 ¦2 ¦
¦ ¦вого топографи- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ческого указате-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ля ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦39 ¦Ведение реестров¦опись ¦0,03 ¦ ¦2200 ¦66 ¦
¦ ¦описей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦40 ¦Ведение дел ¦дело ¦0,04 ¦ ¦860 ¦43 ¦
¦ ¦фондов ¦фонда ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦41 ¦Ведение паспор- ¦паспорт ¦ненор-¦ ¦3 ¦3 ¦
¦ ¦тов архивохрани-¦ ¦миро- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦лищ ¦ ¦ванная¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦работа¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦42 ¦Составление пас-¦паспорт ¦ненор-¦ ¦1 ¦7 ¦
¦ ¦порта архива ¦ ¦миро- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ванная¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦работа¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦43 ¦Подготовка нор- ¦печатный¦ ¦0,1* ¦3 ¦30 ¦
¦ ¦мативных доку- ¦лист ¦ ¦п.л. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ментов и методи-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ческих разрабо- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ток по вопросам ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦обеспечения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦сохранности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦44 ¦Уточнение ¦положе- ¦ненор-¦ ¦1 ¦3** <15>¦
¦ ¦положения об ¦ние ¦миро- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отделе ¦ ¦ванная¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦работа¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦45 ¦Разработка долж-¦должнос-¦ненор-¦ ¦5 ¦5** ¦
¦ ¦ностных инструк-¦тная ин-¦миро- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ций работникам ¦струкция¦ванная¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отдела ¦ ¦работа¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦46 ¦Участие в прове-¦ ¦ненор-¦ ¦ ¦3** ¦
¦ ¦дении экономи- ¦ ¦миро- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ческого анализа ¦ ¦ванная¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦эффективности ¦ ¦работа¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦использования ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦бюджета рабочего¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦времени, выпол- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦нения норм вре- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦мени и выработки¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦47 ¦Повышение квали-¦1 работ-¦0,25* ¦ ¦12 работ-¦36 ¦
¦ ¦фикации работни-¦ник/1 ¦ ¦ ¦ников х ¦ ¦
¦ ¦ков отдела ¦семинар ¦ ¦ ¦12 семи- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦наров ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦48 ¦Составление ¦план на ¦3,5 ¦ ¦ ¦3,5 ¦
¦ ¦плана отдела ¦12 ра- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на год ¦ботников¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦49 ¦Составление от- ¦отчет ¦3 ¦ ¦ ¦3 ¦
¦ ¦чета о выполне- ¦на 12 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦нии плана отдела¦работни-¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦за год ¦ков ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦50 ¦Составление от- ¦отчет ¦1 ¦ ¦4 ¦4 ¦
¦ ¦чета о выполне- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦нии плана отдела¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦за квартал ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦51 ¦Составление ин- ¦план- ¦1 ¦ ¦12 работ-¦12 ¦
¦ ¦дивидуальных ¦отчет ¦ ¦ ¦ников ¦ ¦
¦ ¦планов и отчетов¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦52 ¦Подготовка до- ¦доклад ¦5 ¦ ¦ ¦5 ¦
¦ ¦клада об итогах ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦работы отдела ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦за год ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦53 ¦Участие в подго-¦заседа- ¦0,5 ¦ ¦2 работ- ¦12 ¦
¦ ¦товке и работе ¦ние ¦ ¦ ¦ника х 12¦ ¦
¦ ¦научно-совеща- ¦ ¦ ¦ ¦заседаний¦ ¦
¦ ¦тельных органов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦архива ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦54 ¦Проведение опе- ¦совеща- ¦0,0625¦ ¦24 ¦1,5 ¦
¦ ¦ративных служеб-¦ние ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ных совещаний в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отделе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦55 ¦Консультирование¦консуль-¦ ¦3 ¦21 ¦7 ¦
¦ ¦по вопросам ¦тация ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦обеспечения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦сохранности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦56 ¦Командировки ¦команди-¦5 ¦ ¦2 ¦10 ¦
¦ ¦ ¦ровка ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦ ¦Итоговые ¦ ¦ ¦ ¦ ¦2746,5 ¦
¦ ¦трудозатраты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦ ¦Резерв времени ¦ ¦ ¦ ¦ ¦82,4 ¦
¦ ¦на выполнение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦внеплановых за- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦даний и непред- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦виденных работ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(в объеме 3%) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦ ¦Общие трудоза- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦2828,9 ¦
¦ ¦траты (То) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+----------------+--------+------+--------+---------+---------
------------------------------------
<12> Нормы, обозначенные звездочкой "*", применяются в РГВА.
<13> Норма получена хронометрированием и фотографией рабочего времени сотрудников РГАСПИ и РГАЭ, осуществляющих контроль температурно-влажностного режима в архивохранилищах.
<14> В основу расчета взяты архивохранилища с нерегулируемым климатом. В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов РФ контроль температурно-влажностного режима таких помещений производится 2 раза в неделю.
<15> Трудозатраты, обозначенные двумя звездочками "**", заимствованы из расчетов штатной численности РГВА.
В данном примере общие трудозатраты должны быть увеличены на повышающий коэффициент 1,025, так как они были получены, главным образом, с помощью типовых норм (1988 г.), рассчитанных на 41-часовую рабочую неделю.
Таким образом, общие трудозатраты равны:
То = 2828,9 х 1,025 = 2899,6 чел.-дня.
Исходя из полученных общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов, необходимая штатная численность на выполнение запланированных отделом работ составит:
Чш = (2899,6 : 250) х 1,1 = 12,8 = 13 специалистов.
Показатель численности возрастет, если коэффициент планируемых невыходов в конкретном подразделении (архиве) окажется выше, чем в данном примере.
Примечание. Если в данном архиве какие-либо конкретные работы по основной деятельности выполняются (или предполагается их выполнение) не только специалистами-исполнителями, но и руководителями (например, руководителями структурных подразделений), то при расчете штатной численности специалистов трудозатраты, необходимые для выполнения этих работ руководителями, вычитаются из общих трудозатрат специалистов, а необходимая штатная численность специалистов соответственно уменьшается.
Таблица 2
РАСЧЕТ
ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ СПЕЦИАЛИСТОВ
ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, НЕОБХОДИМОЙ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ
РАБОТ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ АРХИВА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
И ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ, НА ОСНОВЕ НОРМ
ВРЕМЕНИ И НОРМ ВЫРАБОТКИ
----T----------------T--------T------T--------T---------T--------¬
¦ N ¦ Наименование ¦Единица ¦Норма ¦Норма ¦ Объем ¦Трудоза-¦
¦п/п¦ работы ¦измере- ¦време-¦выработ-¦ работ ¦траты в ¦
¦ ¦ ¦ния ¦ни в ¦ки на 1 ¦ ¦чел.- ¦
¦ ¦ ¦ ¦раб. ¦раб. ¦ ¦днях (Т)¦
¦ ¦ ¦ ¦днях ¦день ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦1 ¦Составление ¦учрежде-¦3 ¦ ¦16 ¦48 ¦
¦ ¦списка учрежде- ¦ние ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ний, документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦которых подлежат¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦приему на посто-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦янное хранение в¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦архив ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦2 ¦Ведение списка ¦учрежде-¦0,3 ¦ ¦16 ¦4,8 ¦
¦ ¦учреждений, до- ¦ние ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кументы которых ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦подлежат приему ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на постоянное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦хранение в архив¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦3 ¦Проверка физи- ¦ед. хр. ¦ ¦300 ¦4500 ¦15 ¦
¦ ¦ческого и сани- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦тарно-гигиени- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ческого состоя- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ния дел с управ-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ленческой доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ментацией, под- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦лежащих приему ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на постоянное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦хранение в архив¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦4 ¦Прием дел с уп- ¦ед. хр. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦равленческой до-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кументацией на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦постоянное хра- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦нение в архив: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- без проверки ¦ ¦ ¦300 ¦2800 ¦9,3 ¦
¦ ¦количества лис- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦тов в делах ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- с выборочной ¦ ¦ ¦150 ¦1700 ¦11,3 ¦
¦ ¦проверкой коли- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦чества листов в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦делах ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦5 ¦Составление ¦владелец¦2,5 ¦ ¦24 ¦60 ¦
¦ ¦списка лиц, до- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кументы которых ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦подлежат приему ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на постоянное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦хранение в архив¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦6 ¦Ведение списка ¦владелец¦0,2 ¦ ¦24 ¦4,8 ¦
¦ ¦лиц, документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦которых подлежат¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦приему на посто-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦янное хранение в¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦архив ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦7 ¦Установление ¦письмо ¦0,25 ¦ ¦24 ¦6 ¦
¦ ¦связей с вла- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦дельцами доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ментов личного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦происхождения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦8 ¦Ведение перего- ¦посеще- ¦0,75 ¦ ¦24 ¦18 ¦
¦ ¦воров о передаче¦ние ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов лич- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ного происхожде-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ния на постоян- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ное хранение в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦архив ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦9 ¦Составление до- ¦доклад- ¦0,5 ¦ ¦1 ¦0,5 ¦
¦ ¦кладной записки ¦ная ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦о документах ¦записка ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦личного проис- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦хождения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦10 ¦Временный учет ¦поступ- ¦0,5 ¦ ¦24 ¦12 ¦
¦ ¦документов лич- ¦ление ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ного происхожде-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ния ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦11 ¦Проведение экс- ¦документ¦ ¦100 ¦428 ¦4,3 ¦
¦ ¦пертизы ценности¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов лич- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ного происхожде-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ния в процессе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦комплектования ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦12 ¦Составление сда-¦описа- ¦ ¦50 ¦428 ¦8,6 ¦
¦ ¦точной описи на ¦тельная ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документы лично-¦статья ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦го происхождения¦описи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦13 ¦Прием документов¦документ¦ ¦60 ¦428 ¦7,1 ¦
¦ ¦личного проис- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦хождения на пос-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦тоянное хранение¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦в архив ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦14 ¦Оформление прие-¦поступ- ¦1 ¦ ¦24 ¦24 ¦
¦ ¦ма документов ¦ление ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦личного проис- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦хождения на пос-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦тоянное хранение¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦в архив ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦ ¦Итоговые трудо- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦233,7 ¦
¦ ¦затраты по видам¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦работ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦ ¦Резерв времени ¦ ¦ ¦ ¦ ¦7,0 ¦
¦ ¦на выполнение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦внеплановых за- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦даний и непред- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦виденных работ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+--------+------+--------+---------+--------+
¦ ¦Общие трудоза- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦240,7 ¦
¦ ¦траты (То) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+----------------+--------+------+--------+---------+---------
Как и в предыдущем примере, общие трудозатраты увеличиваются на повышающий коэффициент 1,025 и составят:
То = 240,7 х 1,025 = 246,7 чел.-дня.
Необходимая штатная численность на выполнение данных работ с учетом общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов (1,1) составит:
Чш = (246,7 : 250) х 1,1 = 1 специалист.
3. Методика расчета необходимой штатной численности
инженерно-технических работников
Расчеты необходимой штатной численности специалистов, обеспечивающих инженерно-техническое обслуживание зданий, помещений и различного оборудования архива, могут проводиться на основе профессиональных, межотраслевых и отраслевых норм времени, норм обслуживания, норм времени обслуживания. Для этого используют формулу (2):
Чш = (То : Фн) х Кн х К,
где:
То - общие трудозатраты на объем работы (работ) за год в днях или часах;
Фн - нормативный фонд рабочего времени одного специалиста за год;
Кн - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы специалистов;
К - поправочный коэффициент, учитывающий вероятное выполнение ненормируемых и разовых работ, а также работ, связанных с непредвиденными ситуациями. В таблице 3 дан пример расчета численности специалистов, обеспечивающих техническое обслуживание ПЭВМ (для этой категории работников коэффициент "К" равен 1,08) <16>.
------------------------------------
<16> Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств. М., 1998. С. 24.
Таблица 3
ПРИМЕР РАСЧЕТА ЧИСЛЕННОСТИ СПЕЦИАЛИСТОВ
ПО ОБСЛУЖИВАНИЮ ПЭВМ
----T---------------------T--------T---------T----------T--------¬
¦ N ¦ Вид выполняемой ¦Единица ¦ Объем ¦ Норма ¦Трудоза-¦
¦п/п¦ работы ¦измере- ¦работы в ¦времени на¦траты ¦
¦ ¦ ¦ния ¦единицах ¦ единицу ¦времени ¦
¦ ¦ ¦ ¦измерения¦измерения,¦на объем¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ч ¦работ, ч¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦ ¦Еженедельное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦обслуживание: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦1 ¦Проверка работоспо- ¦одно ¦10 ¦0,13 ¦1,3 ¦
¦ ¦собности устройств на¦устрой- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦тестах в ускоренном ¦ство ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦режиме ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦2 ¦Проверка и удаление ¦одна ¦10 ¦0,2 ¦2 ¦
¦ ¦компьютерных вирусов ¦ПЭВМ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на устройствах внеш- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ней памяти ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦3 ¦Проведение дефрагмен-¦один ¦10 ¦0,8 ¦8,0 ¦
¦ ¦тации накопителей на ¦нако- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦жестких магнитных ¦питель ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦дисках ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦4 ¦Проверка линий и ¦одна ¦1 ¦0,2 ¦0,2 ¦
¦ ¦устройств локальной ¦ЛВС ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦вычислительной сети ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(ЛВС) с помощью авто-¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦номных тестов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦ ¦Трудозатраты за ¦ ¦ ¦ ¦11,5 ¦
¦ ¦неделю ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦ ¦Трудозатраты за год ¦ ¦ ¦ ¦598,0 ¦
¦ ¦(52 недели) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦ ¦Ежемесячное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦обслуживание: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦5 ¦Полное тестирование ¦одна ¦4 ¦1,7 ¦6,8 ¦
¦ ¦всех устройств ПЭВМ ¦ПЭВМ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦с выдачей протокола, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦в том числе и ЛВС, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦выявление и исправле-¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ние ошибок в распре- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦делении дискового ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦пространства ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦6 ¦Поставка обновленных ¦одна ¦4 ¦0,48 ¦1,92 ¦
¦ ¦антивирусных программ¦ПЭВМ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦и полная проверка ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦дисковой памяти ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на наличие вирусов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦7 ¦Смазка механических ¦одно ¦40 ¦0,34 ¦13,6 ¦
¦ ¦устройств ТС (НГМД, ¦устрой- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦стримеры, принтеры) ¦ство ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦8 ¦Очистка от пыли внут-¦одна ¦4 ¦0,37 ¦1,48 ¦
¦ ¦ренних объемов ПЭВМ ¦ПЭВМ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(со снятием корпуса) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦9 ¦Очистка экранов ви- ¦один ¦10 ¦0,35 ¦3,5 ¦
¦ ¦деомониторов от пыли ¦видео- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦и грязи, регулировка ¦монитор ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦и настройка, очистка ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦внутренних объемов от¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦пыли ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+--------+---------+----------+--------+
¦10 ¦Очистка и

<ПИСЬМО> Минфина РФ от 14.01.2004 n 03-01-01/10-17 <О РЕКОМЕНДАЦИЯХ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ К ГОДОВОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ ГЛАВНОГО РАСПОРЯДИТЕЛЯ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА>  »
Постановления и Указы »
Читайте также