ПРИКАЗ МВД РФ от 01.03.1999 n 150 (ред. от 26.12.2003) ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ И ПОДЧИНЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД РОССИИ


МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 1 марта 1999 г. N 150
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПОРЯДКЕ
РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
И ПОДЧИНЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД РОССИИ
(в ред. Приказов МВД РФ от 02.11.1999 N 859,
от 22.07.2000 N 790, от 26.12.2003 N 1020)
В целях совершенствования организации делопроизводства и порядка работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству и порядку работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России.
2. Начальникам главных управлений, управлений, Следственного комитета при МВД России, главнокомандующему внутренними войсками МВД России, начальникам подразделений, непосредственно подчиненных МВД России:
2.1. Организовать изучение Инструкции, утвержденной настоящим Приказом, и обеспечить ведение делопроизводства и работы с обращениями граждан в подразделениях Министерства в соответствии с установленными требованиями, усилить контроль за своевременным и качественным рассмотрением поступающих на исполнение документов и обращений граждан.
2.2. Принять меры по рациональному размещению в служебных помещениях рабочих мест сотрудников секретариатов (канцелярий), обеспечить их средствами связи, компьютерной и оргтехникой.
3. Аппарату Министра (Калатанову Ю.Н.) систематически анализировать состояние документооборота и работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России, вырабатывать и вносить предложения по совершенствованию процессов подготовки, обработки документов, укреплению исполнительской дисциплины в подразделениях центрального аппарата и подчиненных МВД России.
4. Хозяйственному управлению МВД России (Нелезину П.В.) обеспечить по заявкам подразделений центрального аппарата Министерства изготовление необходимого количества бланочной и картотечной продукции, предусмотренной Инструкцией, утвержденной настоящим Приказом.
5. Министрам внутренних дел, начальникам ГУВД, УВД субъектов Российской Федерации, начальникам УВДТ, ОУМТиВС, РУБОП, УВД (ОВД) УРО МВД России, образовательных и научно-исследовательских учреждений МВД России разработать и утвердить инструкции по организации делопроизводства и порядку работы с обращениями граждан в аппаратах МВД, ГУВД, УВД субъектов Российской Федерации, УВДТ, ОУМТиВС, РУБОП, УВД (ОВД) УРО, образовательных и научно-исследовательских учреждений МВД России и подчиненных подразделениях.
6. Настоящий Приказ считать вступившим в действие с 1 июня 1999 года.
7. Считать утратившим силу Приказ МВД России от 14 января 1993 г. N 10.
8. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителей Министра по направлениям служебной деятельности курируемых подразделений.
Министр,
генерал-полковник
С.СТЕПАШИН



Приложение
к Приказу МВД России
от 1 марта 1999 г. N 150
Согласовано
Заместитель Руководителя
Федеральной архивной службы
Российской Федерации
В.А.ЕРЕМЧЕНКО
1 марта 1999 года
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ПОРЯДКУ РАБОТЫ
С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
И ПОДЧИНЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД РОССИИ
(в ред. Приказов МВД РФ от 02.11.1999 N 859,
от 22.07.2000 N 790, от 26.12.2003 N 1020)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция устанавливает систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан в центральном аппарате и подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России <*> в процессе осуществления своих задач и функций, определенных собственными положениями о них.
--------------------------------
<*> Далее - "подразделения Министерства".
2. Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и государственными стандартами Российской Федерации.
(п. 2 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
3. Организация и совершенствование системы делопроизводства и работы с обращениями граждан на основе единой технической политики и применения современной вычислительной, копировально-множительной и иной организационной техники, методическое руководство делопроизводственными подразделениями (отделами, секретариатами, канцеляриями) <*>, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Министерства осуществляются Аппаратом Министра внутренних дел Российской Федерации.
--------------------------------
<*> Далее - "секретариаты".
(п. 3 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, работы с обращениями граждан, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников, военнослужащих, госслужащих и работников <*>, осуществляющих делопроизводство, в подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.
--------------------------------
<*> Далее - "работники".
5. В подразделениях Министерства непосредственно отвечают за организацию и состояние делопроизводства и работы с обращениями граждан начальники секретариатов.
Секретариаты подчиняются непосредственно руководителю подразделения Министерства.
(абзац введен Приказом МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
6. Положение о секретариате, должностные инструкции его работников разрабатываются на основе настоящей Инструкции, положения о подразделении Министерства и утверждаются его руководителем.
7. На работников секретариатов возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов и письменных обращений граждан;
учет внутренних документов;
передача документов и писем граждан на рассмотрение руководителю подразделения Министерства и, после получения соответствующих указаний (резолюций), непосредственно исполнителю;
учет исходящих (отправляемых) документов, отправка их адресатам;
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов и писем граждан;
организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства и рассмотрению обращений граждан;
подготовка и ведение номенклатуры дел подразделения Министерства, представление в установленном порядке проекта номенклатуры дел на согласование в Центральный архив МВД России;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел с постоянными и длительными сроками хранения в Центральный архив МВД России;
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
выдача приказов, документов и дел, контроль за их возвратом;
участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у работников подразделения Министерства;
информирование руководителя подразделения Министерства об исполнении документов, писем граждан и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами и обращениями граждан;
подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного сроков хранения, представление их на согласование в Центральный архив МВД России для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) МВД России;
проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям;
организация изучения с личным составом подразделений Министерства нормативных правовых актов, информационных и методических документов по проблемам, относящимся к организации делопроизводства и работы с обращениями граждан;
консультирование, проведение практических занятий по вопросам работы с документами и обращениями граждан;
участие в проведении служебных расследований по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную тайну и конфиденциальную информацию ограниченного распространения;
техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных работ;
подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, на установку телефонных аппаратов, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;
учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении Министерства, а также мест хранения документов и ключей от указанных хранилищ;
обеспечение и контроль работы автотранспорта, закрепленного за подразделением Министерства (если не установлен иной порядок).
8. Работники подразделений Министерства несут персональную ответственность за соблюдение установленного порядка организации делопроизводства и сохранность документов, а также за неразглашение содержащейся в них информации.
При обнаружении утраты служебных документов работник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю подразделения Министерства, который обязан об утрате документа проинформировать Аппарат Министра и принять исчерпывающие меры к его поиску.
9. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями работника, постоянно работающего с соответствующими материалами.
Работники подразделений Министерства не вправе использовать в своих выступлениях в средствах массовой информации, а также в открытой научной и преподавательской деятельности закрытую информацию, ставшую им известной в связи с их служебной деятельностью, если на это не дано специальное разрешение руководства Министерства.
10. Передача документов, их копий из подразделений Министерства работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя подразделения Министерства, а документов, зарегистрированных в Аппарате Министра, - начальника Аппарата Министра.
О передаче документов делаются соответствующие отметки в электронных карточках документов и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.
11. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 10 настоящей Инструкции через Управление информации МВД России.
12. Международный обмен информацией об уголовных преступлениях осуществляется по каналам Международной организации уголовной полиции Интерпол в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и с учетом положений Свода правил Международной организации уголовной полиции Интерпол, а также рекомендаций Генеральной Ассамблеи Интерпол <*>.
--------------------------------
<*> Федеральный закон от 4 июля 1996 г. N 85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене" (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 июля 1996 г. N 28, ст. 3347); Постановление Правительства Российской Федерации от 14 октября 1996 г. N 1190 "О утверждении Положения о Национальном центральном бюро Интерпола" (Собрание законодательства Российской Федерации от 21 октября 1996 г. N 43, ст. 4916).
13. Секретное и несекретное делопроизводство в подразделениях Министерства ведется совместно.
II. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ
14. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам;
в документе не должно быть помарок и исправлений;
документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями настоящей Инструкции;
содержание документа должно быть строго последовательным, изложение точным (выражения исключают двойное толкование), кратким.
15. В деятельности подразделений Министерства используются следующие основные виды документов: Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные целевые программы, международные договоры Российской Федерации и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
Наименование вида документа, составленного или изданного подразделением Министерства, регламентируется положением о подразделении Министерства и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации <*>, Положением о Министерстве внутренних дел Российской Федерации.
--------------------------------
<*> ГОСТ Р 6.30-97 от 1 июля 1998 г.
Виды документов подразделений Министерства определяются табелем документов, утвержденным руководителем подразделения Министерства (глава VIII настоящей Инструкции).
В письме наименование вида документа не указывается.
III. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ
16. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников информации.
16.1. Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).
16.2. Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств ПЭВМ, печатаются в текстовом редакторе, шрифтом размером N 13, 14, 15 через 1 - 2 интервала.
16.3. Для выделения части текста документа (за исключением официальных писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.
16.4. Документ, оформляемый на бланке, должен соответствовать стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.
17. В соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации (размер 17 x 17 мм);
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации (размер 35 x 17 мм) <*>;
--------------------------------
<*> НЦБ Интерпола использует эмблему, определенную Приказом МВД России от 3 июня 1997 г. N 333.
04 - наименование подразделения Министерства;
05 - справочные данные о подразделении Министерства;
06 - наименование вида документа;
07 - дата документа;
08 - регистрационный номер документа;
09 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
10 - место составления или издания документа;
11 - гриф ограничения доступа к документу;
12 - адресат;
13 - гриф утверждения документа;
14 - резолюция;
15 - заголовок к тексту;
16 - отметка о контроле;
17 - текст документа;
18 - отметка о наличии приложения;
19 - подпись;
20 - гриф согласования документа;
21 - визы согласования документа;
22 - печать (заверяющая текст и подпись);
23 - отметка о заверении копии;
24 - отметка об исполнителе;
25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
26 - идентификатор электронной копии документа.
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
17.1. Исключен. - Приказ МВД РФ от 22.07.2000 N 790.
17.2. Исключен. - Приказ МВД РФ от 22.07.2000 N 790.
IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОСНОВНЫХ
РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
18. В соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации <*> Государственный герб помещается на бланках документов только Министерства внутренних дел Российской Федерации, а не его структурных подразделений.
--------------------------------
<*> Указ Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. N 2050 (Сборник актов Президента и Правительства Российской Федерации от 6 декабря 1993 г. N 49, ст. 4761).
19. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
20. Эмблема МВД России помещается на угловых штампах или бланках с угловыми штампами подразделений центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации, министерств внутренних дел республик, главных управлений, управлений и отделов внутренних дел краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, районов, городов, районов в городах, закрытых административно-территориальных образований, управлений (линейных: управлений, отделов, отделений) внутренних дел на железнодорожном, воздушном и водном транспорте, управлений (отделов) на особо важных и режимных объектах, региональных управлений по борьбе с организованной преступностью, Государственной противопожарной службы, окружных управлений материально-технического и военного снабжения, образовательных (в том числе военных), научно-исследовательских учреждений, а также органов управления, соединений и воинских частей внутренних войск, предприятий, учреждений и организаций, созданных для осуществления задач, возложенных на органы внутренних дел и внутренние войска <*>.
--------------------------------
<*> Указ Президента Российской Федерации от 10 ноября 1998 г. N 1333 (Собрание законодательства Российской Федерации от 23 ноября 1998 г. N 47, ст. 5741).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
21. Наименование подразделения Министерства, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении (уставе, учредительных документах) о нем.
Сокращенное наименование подразделения Министерства приводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении (уставе, учредительных документах) подразделения Министерства. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного.
Над наименованием подразделения Министерства указывается сокращенное - МВД России - либо полное наименование - Министерство внутренних дел Российской Федерации.
Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении о подразделении Министерства (уставе подразделения). Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке.
22. Наименование структурного подразделения, филиала, территориального отделения, представительства подразделения Министерства указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования подразделения Министерства.
23. Справочные данные о подразделении Министерства включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению руководителя подразделения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
24. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата составления. Если авторами документа являются несколько подразделений Министерства, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 января 2000 г. следует оформить следующим образом: 05.01.2000.
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2000.01.05).
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
25. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению подразделения индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и других.
Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями Министерства, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
25.1. Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательна и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
25.2. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование подразделения Министерства" и "Справочные данные о подразделении Министерства". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
25.3. Гриф ограничения доступа к документу (особой важности, совершенно секретно, секретно), пометка для служебного пользования проставляются без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации, нормативными правовыми актами МВД России (например - лично, литер "М", "МВ").
26. В качестве адресата могут быть подразделения Министерства или физические лица.
Сокращенное наименование Министерства и полное наименование подразделения Министерства указывается в именительном падеже, например:
МВД России или МВД России
Управление внутренних дел Главное управление
Смоленской области уголовного розыска
При адресовании документа конкретному должностному лицу
указывается в дательном падеже наименование должности лица,
сокращенное наименование подразделения Министерства, специальное
(воинское) звание, инициалы и фамилия, также допускается
центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной
строке, например:
Начальнику УВД или Начальнику ГУУР
Смоленской области МВД России
генерал-майору милиции генерал-майору милиции
В.И. Сидорову К.И. Иванову
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
Если документ отправляется в несколько подразделений
Министерства или в несколько структурных подразделений одного и
того же подразделения Министерства, то они указываются обобщенно,
например:
Министрам внутренних дел, или Министрам внутренних дел,
начальникам ГУВД, УВД начальникам ГУВД, УВД
субъектов Российской Федерации субъектов Российской Федерации
(по списку)
27. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается его наименование, а затем, как правило, почтовый адрес, например:
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного
дела
101000, Москва, Центр,
Милютинский пер., д. 7а
При адресовании документа физическому лицу указывается
почтовый адрес, затем инициалы и фамилия получателя, например:
301264, Тульская обл.,
Киреевский р-н, г. Липки,
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
И.П. Калинину
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
28. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, также допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Начальник ГУВДТ МВД России Начальник УВД Липецкой области
генерал-майор милиции генерал-майор милиции
личная подпись О.П. Сидоров личная подпись А.П. Петров
27.03.2000 25.03.2000
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН УТВЕРЖДЕНО
Протоколом заседания Приказом начальника
экспертной комиссии ГУБЭП МВД России
от 15.06.2000 N 14 от 23.07.2000 N 78
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
(п. 28 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
29. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
О.Ш. Ильину
К.Д. Филинову
Прошу подготовить проект
ответа в УВД Рязанской области
к 17.07.2000
Личная подпись
05.07.2000
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
Допускается оформление резолюции на отдельном листе либо на специальном бланке.
30. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
о чем (о ком?), например:
"О проведении командно-штабного учения";
чего (кого?), например:
"Должностные обязанности инспектора по особым поручениям".
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
31. Текст документа составляется на русском языке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Тексты документов оформляются в виде логически связанного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других подразделений Министерства или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование подразделения - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила(о)").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("в состав подразделения Министерства входят", "комиссия установила").
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "МВД России считает возможным").
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
32. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется с начала строки следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Статотчетность ф-3К на 5 л. в 1 экз.
2. Справочные материалы на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "ПРИЛОЖЕНИЕ N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 Приложение N 3
к распоряжению начальника к распоряжению начальника УМП
ГУООП МВД России МВД России
от 15.06.2000 N 319 от 25.04.2000 N 15
(п. 32 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
33. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), специальное (воинское) звание, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается центрировать наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Начальник Медицинского
управления МВД России
генерал-майор милиции Личная Д.С. Петров
подпись
или на бланке:
Начальник
генерал-майор милиции Личная Д.С. Петров
подпись
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник КРУ МВД России
генерал-майор милиции Личная подпись Р.И. Иванов
Помощник по кадрам
майор внутренней службы Личная подпись А.М. Круг
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке,
например:
Заместитель Министра Заместитель Министра
внутренних дел финансов
Российской Федерации Российской Федерации
Личная В.А. Долгов Личная А.П. Миронов
подпись подпись
В документах, составленных комиссией, указываются не должности
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением, специальное (воинское) звание,
например:
Председатель комиссии генерал-майор милиции Личная Д.С. Петров
подпись
Члены комиссии полковник милиции Личная С.И. Иванов
подпись
майор милиции Личная Н.Г. Конов
подпись
капитан милиции Личная Г.В. Носов
подпись
Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки
"Зам." или косую черту перед наименованием должности.
34. Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху
или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек),
должности лица, которым согласовывается документ (включая
наименование подразделения), специального (воинского) звания,
личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты
согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник ГФЭУ МВД России
генерал-майор милиции
Личная подпись Н.В. Головкин
23.03.98
Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф
согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства финансов
Российской Федерации
от 30.01.98 N 345/24
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Гостехкомиссии России
от 12.01.98 N 3
34.1. Согласование документа оформляется визой, которая
включает подпись и должность визирующего, специальное (воинское)
звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания,
например:
Начальник отдела правового обеспечения
полковник внутренней службы
Личная подпись А.Н. Колобов
24.02.2000
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим
образом:
Замечания прилагаются
Начальник Правового управления
полковник милиции
Личная подпись В.П. Сидоров
11.02.2000
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в подразделении Министерства, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из подразделения Министерства, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению руководителя подразделения Министерства, полистное визирование документа и его приложения.
(пп. 34.1 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
34.2. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, предусмотренных нормативными правовыми актами
Российской Федерации, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяют печатью.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись "Верно",
должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка
подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:
Подпись
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись А.К. Круглов
02.03.98
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по
усмотрению руководителя подразделения Министерства.
35. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя,
отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об
исполнителе располагается, как правило, на оборотной или лицевой
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров или Иванов Николай Васильевич
129 13 80 234 34 56
35.1. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа должна быть подписана и датирована исполнителем, а направление его в дело - за подписью начальника (заместителя начальника) отдела подразделения Министерства, в котором исполнен документ.
35.2. Отметка о поступлении документа в подразделение Министерства содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в подразделение Министерства проставлять в виде штампа.
35.3. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу последней страницы документа и содержащая наименование диска, директорий, файла на машинном носителе и дату.
(пп. 35.3 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
36. Порядок подготовки документов на бланках.
36.1. Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5, ГОСТ Р 6.30-97; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:
30 - левое;
20 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
36.2. Бланки документов проектируют в соответствии с Приложениями 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 к настоящей Инструкции. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
36.3. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный (Приложения 8, 9).
Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 04. Реквизит 04 допускается располагать на уровне реквизита 03.
Реквизиты 04, 05, 06, 10, ограничительные отметки для реквизитов 07, 08, 09 в переделах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
36.4. Для подразделения Министерства, его структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения или должностного лица изготавливаются в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеют исключительное право подписи.
Общий бланк, как правило, включает реквизиты 01, 02, 03, 04.
Бланк письма может включать реквизиты 01, 02, 03, 04, 05 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 07, 08, 09, 10, 12, 13, 14, 15, 16, 17.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, как правило, включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 10, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 07, 08, 09, 10, 15, 16.
36.5. Документы, как правило, изготавливают на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа <*>.
--------------------------------
<*> ГОСТ Р 6.30-97.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
V. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
37. Корреспонденция поступает в МВД России по почте, по каналам связи, доставляется курьерами, фельдсвязью, работниками Министерства и посетителями.
37.1. Поступающая в адрес Министерства по почте корреспонденция принимается централизованно - экспедицией фельдсвязи.
37.2. Корреспонденция, адресованная Министру внутренних дел Российской Федерации, его заместителям, а также МВД России, без указания конкретного подразделения Министерства, доставляется экспедицией фельдсвязи и регистрируется в общем (первом) отделе Аппарата Министра <*>.
--------------------------------
<*> Далее - "общий отдел".
37.3. Корреспонденция, адресованная непосредственно в конкретные подразделения Министерства, доставляется фельдсвязью и регистрируется в секретариатах данных подразделений.
37.4. Корреспонденция, адресованная руководству Министерства с пометкой "Срочно", "Вручить немедленно", а также корреспонденция, поступившая из федеральных органов исполнительной власти после окончания рабочего дня, сдается экспедицией фельдсвязи в приемную Министра. Дежурный приемной Министра регистрирует документы в пакетно-контрольном журнале.
37.5. О содержании документов дежурный приемной Министра докладывает руководству Аппарата Министра и при необходимости срочного исполнения информирует заинтересованных руководителей подразделений Министерства для организации оперативного исполнения, о чем делает соответствующую отметку на документе.
37.6. Служебные документы, полученные непосредственно работниками Министерства из органов внутренних дел или других учреждений и организаций, адресованные МВД России или конкретному руководителю, должны быть переданы в общий отдел или секретариат соответствующего подразделения Министерства.
37.7. Порядок движения документов в Аппарате Министра закрепляется в схеме прохождения документов (Приложение 10 к настоящей Инструкции).
37.8. Корреспонденция, поступившая в Аппарат Министра, проходит: прием, сортировку, первоначальную регистрацию, предварительное рассмотрение, доклад руководству Министерства и доставление исполнителям. Процедура сортировки и регистрации в секретариатах подразделений Министерства повторяет порядок выполнения этих операций.
37.9. Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.
37.10. Поступившая в общий отдел корреспонденция вскрывается, за исключением пакетов, имеющих пометку "Лично". Такие пакеты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику.
Пакеты, имеющие специальный литер "М" или "МВ", вскрываются уполномоченным сотрудником первого отдела и докладываются руководству МВД России. После подготовки резолюции и ознакомления руководства Министерства такие документы направляются адресату или уполномоченному на то сотруднику Управления мобилизационной подготовки МВД России.
(пп. 37.10 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
37.11. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.
37.12. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
37.13. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (Приложение 11) в трех экземплярах, один из которых остается в общем отделе или секретариате, второй приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.
37.14. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".
37.15. Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
37.16. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 12 к настоящей Инструкции. Каждое подразделение Министерства разрабатывает собственный перечень нерегистрируемых документов.
38. Регистрация поступивших документов производится в общем отделе или секретариате подразделения с вводом информации о них в технологическую базу данных автоматизированной системы "Секретариат" (при наличии), журнал учета входящих документов или учетную карточку.
38.1. На зарегистрированных документах в нижней левой части оборотной стороны последнего листа основного документа проставляется регистрационный штамп с заполнением соответствующих реквизитов.
38.2. При регистрации поступившего документа в автоматизированной системе "Секретариат" в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе и одновременно распечатываются учетные карточки документа, которые вместе с документом направляются по назначению.
38.3. При заполнении регистрационной карточки на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных сведений.
38.4. Данные о зарегистрированных документах хранятся в автоматизированной системе "Секретариат" не менее 5 лет.
38.5. Поступившая в общий отдел корреспонденция на иностранных языках, в том числе письменные обращения иностранных граждан, направляется в Главное управление правовой работы и внешних связей МВД России для перевода или аннотации. Такие документы с переводом (аннотацией) возвращаются Главным управлением правовой работы и внешних связей МВД России в общий отдел для их направления в подразделения Министерства. Если в них затрагиваются вопросы, относящиеся только к компетенции Главного управления правовой работы и внешних связей МВД России, то такие документы рассматриваются в установленном порядке.
38.6. Зарегистрированная в общем отделе (секретариате) корреспонденция распределяется на потоки, направляемые:
руководству Министерства (подразделения Министерства);
в подразделения Министерства;
отдельным исполнителям.
Корреспонденция докладывается руководителю подразделения Министерства, как правило, в день ее поступления.
38.7. Руководители Аппарата Министра докладывают поступившие документы Министру или передают их через Секретариат руководства Министерства для рассмотрения заместителями Министра, как правило, в день их поступления.
(пп. 38.7 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
38.8. Если документ, исходя из его содержания и значимости поставленных в нем вопросов, нет необходимости докладывать руководству Министерства, то руководителями Аппарата Министра или помощниками заместителей Министра он направляется руководству соответствующего подразделения Министерства с краткой резолюцией на бланке установленного образца (Приложение 13), например: "На доклад Иванову А.П.".
38.9. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна быть лаконичной, содержать порядок и характер исполнения документа, а также фамилии исполнителей, подпись руководителя и дату.
38.10. Проекты резолюций Министра готовятся Аппаратом Министра, а заместителей Министра - их помощниками.
38.11. На бланке резолюции проставляется регистрационный номер документа. При необходимости резолюция Министра может быть подготовлена в виде отдельного поручения. В этом случае ей присваивается очередной исходящий номер, а текст переносится на информационное поле экранной формы карточки с индексом 1/....
38.12. После доклада корреспонденции руководству Министерства резолюция переносится на регистрационные карточки, затем экземпляр карточки, выданной ПЭВМ, направляется вместе с документами в соответствующее подразделение Министерства.
38.13. Документы с поручениями Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, а также с пометками "Весьма срочно" и "Срочно" передаются в секретариаты заместителей Министра под расписку с указанием даты и времени получения.
38.14. Передача зарегистрированных в общем отделе документов из одного подразделения Министерства в другое осуществляется через этот отдел, в исключительных случаях - через секретариаты подразделений, но с обязательным уведомлением соответствующих сотрудников общего отдела.
38.15. При возвращении документа из подразделения Министерства в общий отдел (после исполнения или ознакомления) повторная регистрация его отделом не производится, а делается отметка в регистрационной карточке о движении документа.
38.16. Документы, зарегистрированные в общем отделе и направленные для исполнения в подразделения Министерства, учитываются секретариатом в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в общий отдел, как правило, в течение суток, если не оговорен иной порядок.
38.17. Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, срочных документов - немедленно.
39. Документы, подписанные Министром внутренних дел Российской Федерации, заместителями Министра и руководителями подразделений Министерства и направленные в другие организации и учреждения, а также подразделения Министерства (за исключением резолюций), являются исходящими и им присваивается учетный номер, который указывается через дробь после соответствующего индекса (например: 1/1234, 12/3456).
На исходящие документы заполняется соответствующий раздел регистрационной карточки (Приложение 14).
39.1. Передача документов на подпись Министру осуществляется, как правило, через Аппарат Министра.
39.2. Документы, подписанные руководством Министерства, направляются адресатам только за регистрационными номерами Аппарата Министра, если не установлен иной порядок.
Исходящие документы подразделения Министерства подписываются только начальниками главного управления, управления или их заместителями.
(абзац введен Приказом МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
39.3. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю.
39.4. Документ за подписью руководства Министерства, направляемый во все или большинство органов внутренних дел и воинских частей внутренних войск МВД России, визируется начальниками главных управлений, управлений или их заместителями. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или лицевой стороне копии документа либо в листе визирования.
После этого документ размножается и отправляется секретариатом подразделения Министерства, подготовившим этот документ. Подлинник документа с листом визирования и разверсткой на его рассылку передается на хранение в архивную группу через исходящую группу общего отдела.
(пп. 39.4 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
39.5. Если поставленные в документах вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается содержание ответа писать на самом документе и возвращать его автору за входящим номером. В этом случае на регистрационной карточке делается соответствующая отметка.
39.6. Подготовленные подразделением Министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и т.д.), а также предложения в проекты нормативных правовых актов, материалы к совещанию передаются в другие подразделения Министерства под расписку в реестре (разносной книге): секретные - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и для служебного пользования - без регистрации.
39.7. Подготовленные в подразделениях Министерства докладные записки на имя Министра или его заместителей регистрируются секретариатом как исходящие документы и передаются в Аппарат Министра или помощникам заместителей Министра. Докладной записке, доложенной Министру, присваивается входящий регистрационный номер Аппарата Министра, ее краткое содержание и текст резолюции заносятся в электронную карточку.
Подлинник документа возвращается в соответствующее подразделение Министерства, секретариат которого организует его доведение по поручению Министра до всех заинтересованных подразделений Министерства.
39.8. Копии исходящих документов заверяются работниками, исполнившими документ, и руководителем секретариата подразделения Министерства.
39.9. Копии документов, подписанных руководством Министерства (в том числе и при личном докладе), заверяются исполнителями и руководителем (заместителем) подразделения Министерства.
39.10. Копии исходящих документов и регистрационные карточки (сведения на документы, отработанные на ЭВМ) хранятся:
на корреспонденцию, отправленную общим отделом Аппарата Министра, - в архиве (базе данных) этого отдела (2-й экземпляр документа) и в подразделении Министерства, подготовившем документ (3-й экземпляр);
на корреспонденцию, отправленную подразделениями Министерства, - в этих подразделениях.
39.11. Нормативные правовые акты, подписанные руководством Министерства, учитываются в приказном отделении третьего (организационно-режимного) отдела Аппарата Министра <*> в журналах установленной формы.
--------------------------------
<*> Далее - "приказное отделение".
39.12. Рассылка ведомственных нормативных правовых актов МВД России по органам внутренних дел и внутренним войскам, другим федеральным органам исполнительной власти производится приказным отделением через экспедицию фельдсвязи согласно разверстке, составленной исполнителем и утвержденной руководителем соответствующего подразделения Министерства.
39.13. С целью оптимального обеспечения органов внутренних дел и внутренних войск нормативными правовыми актами МВД России и создания необходимого их резерва приказное отделение по согласованию с исполнителем может вносить в разверстку изменения и дополнения.
40. Доставка и отправка документов отделом Государственной фельдъегерской службы при Правительстве Российской Федерации, обслуживающим фельдъегерской связью МВД России <*>.
--------------------------------
<*> Далее - "отдел фельдъегерской службы".
40.1. Отдел фельдъегерской службы осуществляет доставку и отправку:
всех секретных и несекретных документов за подписью руководства Министерства, адресованных органам государственной власти Российской Федерации;
срочной корреспонденции за подписью руководства Министерства, подлежащей доставке адресатам, расположенным в границах г. Москвы;
корреспонденции из центрального здания Министерства (ул. Житная, 16) в его подразделения, расположенные по другим адресам, и обратно.
40.2. Вся корреспонденция отделом фельдъегерской службы принимается к доставке только в законвертованном виде. Передача корреспонденции отделу фельдъегерской службы производится по реестрам.
40.3. Доставка корреспонденции отделом фельдъегерской службы осуществляется по маршрутам и графикам, разработанным этим отделом и согласованным с Аппаратом Министра.
40.4. Пересылка документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" производится фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами. Отправляемые документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" должны быть вложены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименование (открытое или условное) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП" после каждого номера. На конверте, упаковке документов с пометкой "Для служебного пользования" запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников.
40.5. Порядок оформления и передачи (пересылки) совершенно секретных и секретных документов, специзделий, технической, товаросопроводительной и перевозочной документации, а также документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования" за границу или представителям иностранных учреждений, организаций и фирм регламентирован специальными положениями.
41. Учет объема документооборота.
41.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот Министерства.
Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки документации.
Различаются потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов.
41.2. Секретариаты разрабатывают схемы движения документов (прохождения документов), которые утверждаются руководителями подразделений Министерства.
41.3. Под объемом документооборота понимается количество полученных и созданных подразделениями Министерства документов за определенный период времени.
41.4. Общий документооборот по Министерству подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным формам, подразделениям Министерства (местам регистрации документов).
Поступающие и создающиеся в Министерстве документы подсчитываются отдельно.
41.5. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов и количество их экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения, которое выражается дробью, где числитель обозначает количество основного документа, а знаменатель - количество копий.
41.6. Ежеквартально начальником секретариата каждого подразделения Министерства составляются сведения о документообороте в подразделении Министерства (Приложение 15), которые докладываются руководителю подразделения Министерства или его заместителю и за их подписью представляются в Аппарат Министра не позже 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
41.7. Аппарат Министра ежеквартально анализирует данные о документообороте, готовит по этому вопросу соответствующую справку и предложения для принятия управленческих решений по совершенствованию работы с документами и внесению соответствующих организационно-штатных изменений. При необходимости данные о документообороте докладываются руководству Министерства.
VI. РАБОТА С НОРМАТИВНЫМИ ПРАВОВЫМИ АКТАМИ
42. Учет законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется отдельно от другой служебной корреспонденции.
42.1. Законодательные и иные нормативные правовые акты принимаются от отдела фельдъегерской связи по реестру непосредственно в группе обработки нормативных актов общего отдела и регистрируются в учетной карточке (в экранной форме учетной карточки ЭВМ) (Приложение 16 к настоящей Инструкции) <*>.
--------------------------------
<*> Далее - "учетная карточка".
42.2. Документы после регистрации и подготовки по ним проектов решений, обеспечивающих их исполнение, первоначально направляются для ознакомления (в течение суток) в ГУПРиВС МВД России, а затем докладываются руководству Министерства и с резолюцией соответствующего руководителя направляются для исполнения.
42.3. Законодательные и иные нормативные правовые акты, направленные для ознакомления руководству Министерства, руководителям подразделений Министерства, подлежат возврату в общий отдел не позднее 3 суток с даты получения. При этом в случае необходимости организации исполнения поручения руководства Министерства разрешается установленным порядком делать с них копии или выписки.
42.4. Передача подлинника нормативного правового акта из подразделения в подразделение Министерства осуществляется только через общий отдел установленным порядком.
42.5. Возвращенные в Аппарат Министра нормативные правовые акты (после ознакомления и исполнения) с отметкой в учетной карточке передаются по реестру для комплектования в фонд правовых актов ГУПРиВС МВД России, за исключением нормативных правовых актов с литером "М" или "МВ". Такие нормативные правовые акты направляются в Управление мобилизационной подготовки МВД России для хранения (со справкой об исполнении на обороте последнего листа документа).
(пп. 42.5 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
43. Учет законодательных актов федеральных органов исполнительной власти в подразделениях Министерства.
43.1. Полученные для исполнения либо ознакомления нормативные правовые акты регистрируются в журналах установленного образца. Штампы с наименованием подразделений, дата регистрации и регистрационные номера в этих случаях на актах не проставляются.
43.2. Обработка, доклад руководителям подразделений Министерства и передача документов исполнителям должны осуществляться в день их поступления в секретариат или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
43.3. После ознакомления с поручением руководства Министерства всех заинтересованных руководителей структурных подразделений и выполнения поручения ответственным исполнителем документы возвращаются секретариатами подразделений Министерства в группу обработки нормативных актов общего отдела.
VII. Контроль выполнения документов и поручений
(в ред. Приказа МВД РФ от 26.12.2003 N 1020)
44. Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и полного выполнения документов и поручений <*>. Контроль исполнения поручений включает:
систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек;
периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений;
осуществление по указанию соответствующих руководителей проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководителям;
подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.
------------------------------------
<*> Далее - "поручений".
45. Контроль за выполнением поручений в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля:
Главное организационно-инспекторское управление МВД России <*>, Управление делами МВД России <**> - в центральном аппарате и подчиненных подразделениях Министерства внутренних дел

ПРИКАЗ МВД РФ от 01.03.1999 n 150 ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ И ПОДЧИНЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД РОССИИ  »
Постановления и Указы »
Читайте также