Распоряжение Администрации г.Нижнего Новгорода от 22.06.2012 № 266-р

 
     

     


               АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА

                      Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е


     22.06.2012                                             N 266-р
     
     
Об утверждении Порядка организации контроля исполнения документов в
              администрации города Нижнего Новгорода

     
     В целях  укрепления  исполнительской  дисциплины  и   повышения
эффективности  контроля  исполнения  отраслевыми   (функциональными)
структурными    подразделениями    и    территориальными    органами
администрации  города   Нижнего   Новгорода  документов,   требующих
контроля исполнения:
     Утвердить прилагаемый Порядок  организации контроля  исполнения
документов в администрации города Нижнего Новгорода.
     
     
     Глава администрации города                        О.А.Кондрашов
     
     
                                                          УТВЕРЖДЕН
                                        распоряжением администрации
                                                             города
                                              от 22.06.2012 N 266-р
     
     
     
         Порядок организации контроля исполнения документов
              в администрации города Нижнего Новгорода
      
                         1. Общие положения

     1.1. Порядок  организации  контроля  исполнения  документов   в
администрации города Нижнего Новгорода (далее - Порядок)  разработан
в   целях   укрепления  исполнительской   дисциплины   и   повышения
эффективности  контроля  исполнения  отраслевыми   (функциональными)
структурными    подразделениями    и    территориальными    органами
администрации  города   Нижнего  Новгорода   (далее  -   структурные
подразделения администрации  города) документов, требующих  контроля
исполнения.
     1.2. Порядок   определяет   последовательность   действий   при
осуществлении  контроля,  сроки исполнения  контрольных  документов,
регламентирует   обязанности,   ответственность   и   взаимодействие
исполнителей документов и лиц, осуществляющих контроль.
     1.3. Контроль    исполнения     документов    в     структурных
подразделениях  администрации  города  Нижнего  Новгорода  (далее  -
администрация города) осуществляется в соответствии с:
     Конституцией РФ, принятой всенародным голосованием 12.12.1993 ;
     Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих  принципах
организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
     Уставом города Нижнего  Новгорода, утвержденным  постановлением
городской Думы города Нижнего Новгорода от 23.11.2005 N 91;
     Регламентом администрации     города     Нижнего     Новгорода,
утвержденным  постановлением администрации  города  от 12.01.2012  N
114;
     Инструкцией по делопроизводству в администрации города  Нижнего
Новгорода,  утвержденной   распоряжением  администрации  города   от
19.10.2011 N 478-р (далее - Инструкция по делопроизводству);
     Положением о департаменте организационно-кадрового  обеспечения
деятельности администрации  города  Нижнего Новгорода,  утвержденным
постановлением администрации города от 11.04.2011 N 1347;
     настоящим Порядком.
     1.4. Задачей    контроля   исполнения    документов    является
обеспечение  своевременного  и качественного  исполнения  заданий  и
поручений, зафиксированных в контрольных документах.
     1.5. На   контроль  в   департаменте   организационно-кадрового
обеспечения деятельности администрации ставятся следующие документы,
содержащие  конкретные   сроки  исполнения   (далее  -   контрольный
документ):
     муниципальные правовые акты города Нижнего Новгорода;
     поручения главы администрации города, в том числе данные в ходе
проведения постоянно  действующего  оперативного  совещания  и  иных
рабочих совещаний;
     поручения главы города Нижнего Новгорода;
     поручения Губернатора   Нижегородской  области,   Правительства
Нижегородской  области, поступившие  на  исполнение в  администрацию
города;
     документы, поступившие из иных органов государственной  власти,
из правоохранительных органов, от депутатов всех уровней;
     письменные обращения  (протесты,  представления,   требования),
поступившие в администрацию города Нижнего Новгорода из  прокуратуры
любого уровня;
     иные документы, поставленные  на контроль главой  администрации
города и  заместителем  главы администрации  города (за  исключением
глав администраций районов города).
     1.6. Контроль  исполнения  документов  в  администрации  города
осуществляется с помощью автоматизированной информационной системы.
     1.7. Адрес   и    телефоны    службы   контроля    департамента
организационно-кадрового  обеспечения  деятельности   администрации,
осуществляющей  автоматизированный контроль  исполнения  контрольных
документов  в   администрации  города:   Кремль,  корп.5,   каб.230,
тел.[phone], каб.231а, тел. [phone].
     1.8. Основные термины и понятия:
     Разработчик документа - структурное подразделение администрации
города, муниципальное предприятие,  муниципальное учреждение  города
Нижнего Новгорода, разработавшее контрольный документ.
     Исполнитель, исполнитель   документа   -   заместитель    главы
администрации   города,  руководитель   структурного   подразделения
администрации  города, которому  главой  администрации города,  либо
заместителем   главы   администрации   города   поручено   исполнить
контрольный документ, поручение.
     Должностное лицо-контролёр     -     непосредственно      глава
администрации города  либо заместитель  главы администрации  города,
руководитель   структурного  подразделения   администрации   города,
которому главой администрации города поручено осуществлять  контроль
исполнения документа.
     Ответственный сотрудник - сотрудник структурного  подразделения
администрации  города,   назначенный  правовым  актом   руководителя
данного  структурного  подразделения  ответственным  за   исполнение
контрольных документов данным подразделением.
     ПДОС - постоянно действующее оперативное совещание,  проводимое
еженедельно главой администрации города с руководителями структурных
подразделений  администрации города,  ресурсоснабжающих  организаций
города, иными должностными лицами.
     АИС - автоматизированная информационная система для организации
контроля исполнения документов.
     Служба контроля        -        сотрудники         департамента
организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации,  на
которых   возложена   функция   контроля   исполнения    контрольных
документов.
     Служба ДОУ -  сотрудники департамента  организационно-кадрового
обеспечения деятельности администрации, на которых возложена функция
документационного обеспечения деятельности администрации города.

                2. Постановка документа на контроль

                    2.1. Постановка на контроль
        поручений главы администрации города, данных на ПДОС
     
     2.1.1. Устные  поручения  главы  администрации  города,  данные
исполнителям на  ПДОС, в  день проведения  ПДОС оформляются  службой
контроля в письменном виде  на бланке поручения главы  администрации
города  с  указанием  исполнителей, сроков  исполнения  поручений  и
направляются главе администрации города на подпись.
     2.1.2. Подписанные  главой   администрации  города   поручения,
сформированные по итогам  проведённого ПДОС, регистрируются  службой
контроля и ставятся на автоматизированный контроль в АИС.
     2.1.3. При постановке на автоматизированный контроль поручений,
данных в  ходе проведения  ПДОС,  служба  контроля вводит  в  журнал
поручений АИС следующие данные:
     дата проведения   ПДОС,   на  котором   было   дано   поручение
(поручения);
     регистрационный номер поручения (поручений);
     содержание поручения      (поручений)     (формулируется      с
использованием звукозаписи совещания);
     исполнитель (исполнители) поручения (поручений);
     срок исполнения поручения (поручений).
     2.1.4. Служба    контроля    направляет    исполнителю    копию
подписанного  главой  администрации  города  поручения  и   карточку
исполнителя, содержащую реквизиты поручения, текст поручения,  сроки
его исполнения.
     2.1.5. В  соответствии  с номенклатурой  дел  сотрудник  службы
контроля формирует дело, в которое помещает оригинал поручения.

2.2. Постановка на контроль протоколов рабочих совещаний, проводимых
                    главой администрации города
     
     2.2.1. Устные  поручения  главы  администрации  города,  данные
исполнителям  в  ходе  проведения  рабочего  совещания,  оформляются
организатором  проведения  рабочего  совещания  в  виде   протокола,
который направляется главе администрации города на подпись.
     Протокол должен  быть оформлен  в  соответствии с  требованиями
Инструкции  по   делопроизводству  и   содержать  сроки   исполнения
поручений и их исполнителей.
     2.2.2. Протокол  рабочего  совещания  передается  организатором
проведения рабочего совещания через службу ДОУ в службу контроля для
регистрации и постановки на автоматизированный контроль.
     2.2.3. При постановке на автоматизированный контроль поручений,
данных в ходе проведения рабочих совещаний, служба контроля вводит в
электронный журнал поручений АИС следующие данные:
     дата проведения  рабочего  совещания,  на  котором  было   дано
поручение;
     номер протокола рабочего совещания;
     содержание поручения (поручений);
     исполнитель (исполнители) поручения (поручений);
     срок (сроки) исполнения поручения (поручений).
     2.2.4. Служба контроля направляет исполнителям копию  протокола
и  карточки  исполнителя,  содержащие  реквизиты  протокола,  тексты
поручений, указанных в протоколе, сроки их исполнения.
     2.2.5. В  соответствии  с номенклатурой  дел  сотрудник  службы
контроля  формирует  дело,  в которое  помещает  оригинал  протокола
рабочего совещания.

  2.3. Постановка на контроль правовых актов администрации города

     2.3.1. Правовые   акты   администрации   города   поступают   в
департамент   организационно-кадрового   обеспечения    деятельности
администрации  по  рассылке из  департамента  правового  обеспечения
администрации  города   Нижнего  Новгорода   (далее  -   департамент
правового обеспечения). Правовые  акты, содержащие конкретные  сроки
исполнения, ставятся на контроль.
     2.3.2. При постановке на контроль правового акта  администрации
города служба  контроля вводит  в электронный  журнал АИС  следующие
данные:
     наименование вида правового акта;
     дата регистрации правового акта;
     регистрационный номер правового акта;
     разработчик правового акта;
     заголовок правового акта;
     дословное содержание поручения (поручений);
     срок (сроки) исполнения поручения (поручений);
     исполнитель (исполнители) поручения (поручений);
     должностное лицо-контролёр (если определено).
     2.3.3. Служба  контроля  после  постановки  правового  акта  на
автоматизированный   контроль  направляет   исполнителям   документа
карточки  исполнителя, содержащие  реквизиты  правового акта,  текст
поручения,   сроки   исполнения,  а   также   фамилию   должностного
лица-контролёра (если определено).
     2.3.4. Правовые   акты    администрации   города    рассылаются
исполнителям департаментом  правового обеспечения  в соответствии  с
листом рассылки, подготовленным разработчиком документа.
     
              2.4. Постановка на контроль документов,
  поступивших из городской Думы города Нижнего Новгорода и органов
            государственной власти Нижегородской области
     
     2.4.1. Правовые акты городской  Думы города Нижнего  Новгорода,
Губернатора  и   Правительства   Нижегородской  области,   протоколы
совещаний,  проводимых  городской Думой  города  Нижнего  Новгорода,
Губернатором   и   Правительством  Нижегородской   области,   Законы
Нижегородской области при поступлении в администрацию города Нижнего
Новгорода подлежат регистрации в службе контроля.
     2.4.2. Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение
главе администрации  города либо  его  заместителям (за  исключением
глав администраций районов  города) в соответствии с  разграничением
полномочий  для  определения  исполнителей  по  документу  и  сроков
исполнения поручений по контрольному документу.
     Если ни  в самом  документе,  ни в  резолюции  по документу  не
указан  срок   его  исполнения,  документ   подлежит  исполнению   в
30-дневный срок.
     2.4.3. Документ, поставленный на контроль главой  администрации
города либо  его  заместителями (за  исключением глав  администраций
районов города), передаётся через  службу ДОУ в службу контроля  для
постановки на контроль с использованием АИС и рассылки исполнителям.
     2.4.4. Служба  контроля   вводит  в   электронный  журнал   АИС
следующие данные:
     наименование вида документа;
     дата регистрации документа;
     регистрационный номер документа;
     автор документа;
     заголовок документа;
     дословное содержание поручения (поручений);
     срок исполнения поручения (поручений);
     исполнитель (исполнители) поручения (поручений);
     должностное лицо-контролёр (если определено).
     2.4.5. Служба  контроля  направляет  исполнителям   контрольный
документ и карточки  исполнителя, содержащие реквизиты  контрольного
документа,  текст  поручений,  данных  по  нему,  сроки   исполнения
поручения,  а  также  фамилию  должностного  лица-контролёра   (если
определено).
     В случаях,  когда  по  одному документу  в  резолюции  значатся
несколько исполнителей,  оригинал направляется первому  исполнителю,
указанному в  резолюции. Остальным  исполнителям направляются  копии
документа и резолюции.
     
          2.5. Постановка на контроль письменных обращений

     2.5.1. Постановке  на  автоматизированный  контроль  в   службе
контроля   подлежат  следующие   документы,   поступившие  в   адрес
администрации  города,  главы администрации  города  и  заместителей
главы  администрации  города  (за  исключением  глав   администраций
районов города):
     обращения главы города Нижнего Новгорода,
     обращения и запросы депутатов всех уровней;
     документы, поступившие из органов  государственной власти и  из
правоохранительных органов;
     протесты, представления, требования прокуратуры любого уровня;
     иные обращения, поставленные  на контроль главой  администрации
города либо  его  заместителями (за  исключением глав  администраций
районов города).
     2.5.2. Обращения,  перечисленные   в   п.п.  2.5.1   настоящего
Порядка,   после  поступления   в   администрацию  города   подлежат
регистрации сотрудниками службы ДОУ в установленном порядке в единой
системе электронного  документооборота и  делопроизводства (далее  -
ЕСЭДД).
     2.5.3. Зарегистрированное    обращение   через    службу    ДОУ
направляется на  рассмотрение  главе администрации  города либо  его
заместителям (за  исключением глав администраций  районов города)  в
соответствии   с    разграничением   полномочий   для    определения
исполнителей по документу и установления срока исполнения  поручений
по контрольному документу.
     2.5.4. Обращения, перечисленные в п.п. 2.5.1 Порядка, после  их
рассмотрения главой администрации города либо его заместителями  (за
исключением  глав администраций  районов  города), передаются  через
службу ДОУ в  службу контроля  для постановки на  автоматизированный
контроль и рассылки исполнителям.
     2.5.5. Служба контроля вводит в ЕСЭДД следующие данные:
     наименование должности, фамилию  и  инициалы должностного  лица
администрации города, рассмотревшего обращение;
     текст резолюции по обращению (дословно);
     наименование должности,  фамилию  и  инициалы  исполнителя   по
обращению;
     срок исполнения обращения;
     должностное лицо-контролёр;
     отметка о постановке обращения на автоматизированный контроль.
     2.5.6. Обращение, поставленное на автоматизированный контроль в
ЕСЭДД, в соответствии с  резолюцией должностного лица  администрации
города, рассмотревшего  документ, направляется специалистами  службы
контроля исполнителям через службу ДОУ.
     В случаях,  когда  по  одному обращению  в  резолюции  значатся
несколько   исполнителей,    оригинал   направляется    исполнителю,
назначенному   согласно   резолюции  ответственным   за   исполнение
обращения.  Остальным исполнителям  направляются  копии обращения  и
резолюции.

                  3. Контроль исполнения документа
     
     3.1. Служба контроля  еженедельно, а также  по поручению  главы
администрации      города      либо      директора      департамента
организационно-кадрового   обеспечения  деятельности   администрации
проводит   анализ   фактического   исполнения   всех   стоящих    на
автоматизированном контроле документов, исполнительской дисциплины и
готовит аналитические отчеты.
     3.2. Служба   контроля   еженедельно   высылает    исполнителям
информацию-напоминание  о   поручениях,   срок  исполнения   которых
заканчивается в течение предстоящей недели.
     3.3. Департамент      организационно-кадрового      обеспечения
деятельности администрации по  поручению главы администрации  города
организует проверки организации  контроля и фактического  исполнения
документов в структурных подразделениях администрации города.
     3.4. Ответственный    сотрудник   структурного    подразделения
администрации города:
     организует учёт   документов,    поступивших   в    структурное
подразделение   администрации   города,  сотрудником   которого   он
является;
     контролирует исполнение в полном объёме и в установленные сроки
документов, поступивших  в структурное  подразделение  администрации
города, сотрудником которого он является;
     информирует руководителя       структурного       подразделения
администрации города, сотрудником которого он является, и напоминает
сотрудникам-исполнителям   документов   о   приближающихся    сроках
исполнения  не  менее  чем   за  3  календарных  дня  до   истечения
контрольного срока;
     контролирует предоставление     структурным      подразделением
администрации города, сотрудником  которого он является,  информации
об  исполнении  документа  должностному  лицу-контролёру  и   службе
контроля;
     отчитывается перед службой  контроля об исполнении  поступивших
документов.

            4. Сроки исполнения контрольных документов,
                    снятие документа с контроля

     4.1. Сроки  исполнения  контрольных  документов  исчисляются  в
календарных днях.
     4.2. Конечная дата  исполнения документа  указывается в  тексте
документа  либо   в   резолюции  главы   администрации  города   или
заместителя главы администрации города.
     4.3. Контрольный   документ  с   резолюцией   «незамедлительно»
исполняется в течение 1 дня с даты наложения резолюции.
     Контрольный документ  с   резолюцией  «срочно»  исполняется   в
течение 3 дней с даты наложения резолюции.
     Контрольный документ с  резолюцией  «оперативно» исполняется  в
течение 10 дней с даты наложения резолюции.
     4.4. Если ни в контрольном документе, ни в резолюции не  указан
конкретный  срок  его  исполнения, документ  подлежит  исполнению  в
течение 30 дней:
     с даты  регистрации  правового   акта  -  для  правовых   актов
администрации города;
     с даты  проведения  ПДОС,   иного  рабочего  совещания  -   для
поручений,  данных главой  администрации  города в  ходе  проведения
ПДОС, иных рабочих совещаний;
     с даты первичной регистрации в администрации города - для  иных
документов.
     4.5. Если срок  исполнения документа выпадает  на выходной  или
нерабочий праздничный день,  то последним днем исполнения  документа
является предшествующий ему рабочий день.
     Если срок исполнения документа указан  в формате «до даты»,  то
последним   днем  исполнения   документа   является  рабочий   день,
предшествующий указанной дате.
     4.6. Если  по   объективным  причинам  возникла   необходимость
продления срока  исполнения контрольного  документа, исполнитель  не
позднее, чем за 3 календарных дня до истечения установленного  срока
направляет  должностному  лицу-контролёру мотивированную  просьбу  о
продлении срока.
     4.7. Изменение срока  исполнения документа производится  только
лицом, установившим этот срок.
     4.8. Должностное  лицо-контролер  после получения  указанной  в
п.4.6 информации принимает решение:
     продлить срок  исполнения  документа (с  указанием  конкретного
срока);
     снять документ с контроля.
     4.9. Ответственный   сотрудник   после   получения   резолюции,
отражающей решение должностного лица-контролёра, передаёт документ с
резолюцией в службу контроля.
     4.10. Специалист  службы  контроля  вводит  в   соответствующую
информационную  систему  информацию  о  продлении  срока  исполнения
документа  либо о  снятии  документа  с  контроля в  соответствии  с
полученной резолюцией должностного лица-контролёра.
     4.11. Срок  исполнения  контрольных  документов  с   резолюцией
«срочно», «оперативно», «незамедлительно» не переносится.
     4.12. Документ  снимается  с  контроля  в  случае  полного  его
исполнения   либо   в   соответствии   с   резолюцией   должностного
лица-контролера  о  снятии  документа  с  контроля.  Правовой   акт,
поставленный на автоматизированный  контроль, снимается с  контроля,
кроме того, в случае его отмены.
     Информация о   снятии   документа  с   контроля   заносится   в
соответствующую информационную систему.
     
                   5. Исполнительская дисциплина
      
     5.1. Исполнительская   дисциплина,  то   есть   своевременность
исполнения контрольных документов, оценивается:
     с помощью      информационных      систем,       обеспечивающих
автоматизированный контроль исполнения документов;
     в ходе  проведения  службой  контроля  специальных  проверок  в
структурных подразделениях администрации города.
     5.2. Департамент      организационно-кадрового      обеспечения
деятельности администрации еженедельно по пятницам направляет  главе
администрации города:
     информацию об  исполнении   (неисполнении)  поручений,   данных
главой администрации  города в  ходе проведения  ПДОС, иных  рабочих
совещаний, в виде аналитического обзора;
     сводку по  исполнению  поручений, данных  главой  администрации
города по документам служебной корреспонденции.
     5.3. Руководители   структурных   подразделений   администрации
города и непосредственные  исполнители контрольных документов  несут
персональную   ответственность   и    могут   быть   привлечены    к
дисциплинарной  ответственности  за неисполнение  либо  ненадлежащее
исполнение контрольных документов.