Статья: Выписываем доверенность (Меликова Д.П.) ("Российский налоговый курьер", 2009, n 4)

"Российский налоговый курьер", 2009, N 4
ВЫПИСЫВАЕМ ДОВЕРЕННОСТЬ
Российское законодательство предоставляет гражданам и организациям право вести свои дела не только лично, но и через представителей по доверенности. Какие требования к составлению доверенностей предъявляет законодательство? Об этом - в статье.
В гражданском праве возможность вести дела через представителя ограничивается сделками, которые могут быть совершены только лично, например оформлением завещания, а также видами сделок, прямо поименованными в законе, например подписание заявления о государственной регистрации создаваемого юридического лица. Важным юридическим документом, посредством которого оформляются полномочия представителя, является доверенность.
Доверенность - документ, подтверждающий полномочия представителя на совершение сделки. Она адресуется третьим лицам и служит для удостоверения полномочий представителя. Доверенность может выдаваться только дееспособными гражданами. При этом доверенность от имени юридического лица подписывает руководитель или иное уполномоченное лицо, а их подпись заверяется печатью организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером организации. Об этом - п. 5 ст. 185 Гражданского кодекса.
Законодательством не допускается использование факсимильной подписи на доверенности, то есть подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи. Если же доверенность подписана с использованием факсимиле, она может быть признана недействительной. Это подтверждается и арбитражной практикой (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.07.2006 N А19-40221/05-31-Ф02-3281/06-С2, ФАС Поволжского округа от 21.06.2007 N А57-4833/06-33 и ФАС Дальневосточного округа от 21.02.2007 N Ф03-А73/06-2/5431).
Доверенность необходима в самых различных ситуациях, в частности для удостоверения и оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, подписания договора, получения документов в налоговом органе, осуществления действий от имени участника в конкурсе на право заключить государственный или муниципальный контракт, распоряжения имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе при защите интересов различных лиц. Даже отправить почту по реестру от имени организации можно лишь по доверенности. Доверитель обязан выдать поверенному доверенность для выполнения обязанностей по договору поручения. После исполнения поручения или при прекращении договора до его исполнения поверенный должен немедленно возвратить доверителю доверенность, срок действия которой не истек, и представить отчет с приложением оправдательных документов, если это требуется по условиям договора или согласно характеру поручения.
Примечание. Руководитель организации (а иногда и его заместители) представляет организацию на основании устава, полномочия же остальных работников подтверждаются доверенностью.
Общие правила оформления доверенности
Общие правила оформления доверенности содержатся в ст. 185 ГК РФ. Гражданский кодекс не требует регистрации выдаваемых доверенностей в специальном журнале или книге. Однако по правилам делопроизводства, для того чтобы иметь полную информацию обо всех исходящих документах данного вида, рекомендуется составлять хронологический список всех доверенностей, выданных организацией.
Виды доверенностей
В зависимости от хозяйственной операции и специфики ее осуществления на практике принято различать три вида доверенностей:
- разовая - на совершение какого-то конкретного действия, например доверенность на подписание договора, для получения материально-производственных запасов от поставщика;
- специальная - на совершение каких-либо однородных действий. К таковым относятся доверенности по операциям, связанным с получением грузов от транспортных организаций, на представительство в суде и получение полисов ОМС представителем страхователя;
- общая или генеральная - на управление имуществом, заключение договоров и т.д. Частным случаем выдачи общей доверенности является оформление доверенности руководителю организуемого филиала или представительства, а также руководителю государственного или муниципального унитарного предприятия собственником предприятия при его создании или заключении трудового договора с руководителем.
Обязательные реквизиты
Доверенность - письменный документ, для действительности которого необходимо наличие нескольких обязательных реквизитов. Одним из них является дата, определяющая начало и окончание действия доверенности (если срок действия прямо не установлен). При этом, указывая в доверенности срок ее действия, нужно помнить, что он не может быть более трех лет. Основание - ст. 186 Гражданского кодекса. Если в самой доверенности по поводу сроков ничего не сказано, она сохраняет силу в течение года с даты выдачи. Доверенность, в которой не отражена дата ее выдачи, ничтожна.
Примечание. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.
Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- данные организации (наименование, юридический адрес, ИНН);
- Ф.И.О., паспортные данные, место жительства представителя;
- подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на то учредительными документами;
- печать юридического лица;
- дату совершения доверенности;
- подпись главного бухгалтера, если доверенность выдана от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей.
В доверенности, выдаваемой физическим лицом, должны быть указаны следующие обязательные сведения:
- Ф.И.О., паспортные данные, место жительства доверителя;
- Ф.И.О., паспортные данные, место жительства представителя;
- подпись доверителя;
- дата совершения доверенности.
Примечание. Реквизиты доверенности, выданной юридическим лицом, отличаются от реквизитов доверенности, выданной физическим лицом.
Справка. Доверенность на получение зарплаты
Физическое лицо вправе уполномочить другое физическое лицо, например, на получение зарплаты. При этом удостоверить доверенность на получение заработной платы может и организация, в которой работает доверитель (п. 4 ст. 185 ГК РФ). Для этого нужно, чтобы доверитель составил доверенность в присутствии лица, уполномоченного компанией заверять подобные документы. Возможность выдачи зарплаты по доверенности предусмотрена в п. 16 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. В нем сказано, что если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя кассир указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение зарплаты.
В аналогичном порядке выдается доверенность на получение трудовой книжки. При этом в журнале учета движения трудовых книжек указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение трудовой книжки за работника.
Когда доверенность требует нотариального заверения
В большинстве случаев заверять доверенность у нотариуса не требуется. Сделать это нужно только в двух ситуациях. Во-первых, если доверенность выдается на совершение сделки, которую следует заверить у нотариуса согласно законодательству (п. 2 ст. 185 ГК РФ), например при приобретении недвижимости. Во-вторых, нотариальное заверение необходимо при передоверии кому-то своих полномочий (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Допустим, директор выдал главному бухгалтеру доверенность на подписание договора, а главный бухгалтер решил передоверить это право своему заместителю. В этом случае главный бухгалтер обязан нотариально засвидетельствовать передоверие. Для этого нотариусу следует представить основную доверенность, в которой оговорено право передоверия, или предъявить доказательства того, что представитель по основной доверенности вынужден это сделать в силу особых обстоятельств в целях охраны интересов представляемого. Удостоверив доверенность, выданную в порядке передоверия, нотариус делает отметку об этом и на основной доверенности. При этом срок действия новой доверенности указывается прописью.
Обратите внимание: в п. 3 ст. 185 ГК РФ перечислены случаи, когда выданные доверенности приравниваются к нотариально удостоверенным. К таковым относятся:
- доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;
- доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;
- доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;
- доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.
Как отозвать доверенность
Бывают ситуации, когда доверенность необходимо отозвать, то есть прекратить ее действие (пп. 2 п. 1 ст. 188 ГК РФ). Сделать это имеет право только тот, кто ее выдал. Об отмене необходимо уведомить самого представителя, а также тех, перед кем он представлял интересы доверителя (ст. 189 ГК РФ). В противном случае права представителя по доверенности сохраняются до того момента, когда он узнает о ее отмене (п. 2 ст. 189 ГК РФ).
Нотариально совершенные доверенности отменяются в нотариальном порядке. Известить об этом представителя и третьих лиц обязан нотариус, первоначально заверивший документ. Вместе с тем сам доверитель, заинтересованный в отмене доверенности, должен обратиться к нотариусу с соответствующим заявлением.
Пример 1. И.А. Сидоров 1 августа 2008 г. выдал нотариальную доверенность своей супруге Е.А. Петровой на право распоряжения принадлежащей ему долей в ООО "Альфа" сроком на один год. В январе 2009 г. И.А. Сидоров с супругой развелся и написал заявление в ООО "Альфа" об отмене своей доверенности. При этом к нотариусу он не обращался и супругу не известил.
В феврале 2009 г. Е.А. Петрова от лица супруга обратилась в ООО "Альфа" с заявлением о выходе из состава учредителей. Поскольку нотариальная доверенность отозвана не через нотариуса, отказать представителю организация не вправе, хотя она имеет сведения о намерении представителя ее отозвать. Формально указанный документ остается действующим.
Передача полномочий
Доверенность на совершение определенных действий может понадобиться и для работы внутри компании, например когда директор перекладывает часть полномочий на своего заместителя или главного бухгалтера (полномочия могут быть возложены на другого сотрудника).
Если руководитель назначает себе замену на время отпуска или командировки, достаточно издать приказ о том, кто будет выполнять те или иные полномочия во время его отсутствия. Если же директор решил передать часть своих полномочий на постоянной основе, придется составить несколько доверенностей. Например, доверенности на право подписывать от имени компании договоры, выдавать доверенности, представлять интересы фирмы во время переговоров, подписывать векселя компании.
Порядок временного замещения генерального директора прописывается в уставе компании и трудовых договорах с генеральным директором и его заместителем (другим работником). Если же в уставе общества не предусмотрена процедура замещения, то издается отдельный приказ.
Предположим, в обязанности сотрудника, которому директор делегировал свои полномочия на время отсутствия, не входит функция замещения и он не освобождается от своей основной работы. Тогда исполнение дополнительных обязанностей можно ему поручить, получив письменное согласие (ст. 60.2 ТК РФ). Для этого с сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором следует прописать все обязанности по замещаемой должности, установить срок замещения, а также определить размер доплаты. Можно оформить передачу обязанностей как временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ). Но необходимость оформления дополнительного соглашения к трудовому договору сохраняется. Срок перевода в соглашении указывается следующим образом: "До выхода генерального директора на работу". Запись в трудовую книжку ни в том, ни в другом случае делать не нужно.
Например, директору для передачи права подписи бухгалтерской отчетности своему заместителю, финансовому или коммерческому директору необходимо:
- издать приказ о назначении работника, ответственного за подписание бухгалтерской отчетности;
- выдать сотруднику доверенность на право подписи бухгалтерской отчетности (пп. 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 5 ст. 185 ГК РФ).
При наличии таких документов подпись уполномоченного сотрудника на бухгалтерской отчетности приравнивается к подписи руководителя организации.
Примечание. Руководитель организации может передать часть своих полномочий (в частности, право подписи бухгалтерской отчетности) другим сотрудникам.
Пример 2. Генеральный директор ООО "СтройКонсалт" С.И. Новиков с 19 января 2009 г. направлен в командировку. Необходимо оформить передачу полномочий временно исполняющему обязанности генерального директора. Как правило, таким сотрудником является заместитель генерального директора. Если заместителя у директора нет, эти обязанности могут быть возложены на другого сотрудника. В ООО "СтройКонсалт" полномочия передаются заместителю генерального директора О.М. Белякову.
Для этого, во-первых, издается приказ о временном возложении обязанностей генерального директора на заместителя или иного сотрудника (образец документа см. на рис. 1).
Образец приказа о передаче полномочий
--------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "СтройКонсалт" ¦
¦-------¦
¦г. Москва 16 января 2009 г.¦
¦ ¦