Может ли организация помимо компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях оплачивать ГСМ и автозапчасти? Если да, то как это провести и какими документами это обосновать?

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Речь идет о двух выплатах работнику. Первая - компенсация, а вторая - возмещение расходов. Эти два вида выплат имеют разное назначение. Компенсация призвана возместить работнику износ имущества, а возмещаемые расходы - это затраты, возникающие у работника в связи с использованием имущества (расходные материалы, техническое обслуживание, обязательное страхование и др.).
Порядок установления размеров выплаты для возмещения расходов прописан - он решается по письменному соглашению работника и работодателя.
Мнение МНС России по этому вопросу высказало в Письме от 02.06.2004 N 04-2-06/419:
"...Трудовой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат, а лишь предоставляют организации право самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.
...При определении не облагаемых налогом на доходы физических лиц компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует руководствоваться:
...для работников всех других организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы - Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".
...Выплата работникам производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке".
Однако ограничения компенсационных выплат в Постановлении N 92 установлены лишь для определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций, в пределах которых такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. По мнению налоговиков, компенсация уже включает в себя сумму износа, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт.
Исходя из смысла ст. 188 ТК РФ, работодатель имеет право возместить работнику расходы на ГСМ, ремонт, техобслуживание и т.п., кроме компенсации за использование личного автомобиля. Размер возмещения этих расходов определяется письменным соглашением работника и работодателя и пределами не ограничен. Ограничение налоговиками выплат тем работникам, чья работа по должностным обязанностям связана с постоянными служебными разъездами, также является превышением полномочий ведомства. Возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт) в размерах компенсации работнику учтено лишь для бюджетных организаций. Возникновение этой нормы относится к периоду до введения ТК РФ и исходит из Письма Минфина России от 21.07.1992 N 57, устанавливающего условия выплаты компенсации в бюджетных учреждениях и организациях (п. 3), которые ограничены пределами ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели по смете соответствующих учреждений, организаций (п. 8).
В подтверждение позиции по праву организации на возмещение расходов, связанных с использованием личного имущества, можно привести Письмо Минфина России от 02.11.2004 N 03-05-01-04/72 с ответом на частный вопрос налогоплательщика, где сказано, что "...при использовании работником личного имущества в целях выполнения трудовых обязанностей работодателем также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества. Размер возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества, не облагаемый налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности".
Расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Обосновать производственную направленность выплаты для работника следует в текстах соглашения с ним и приказа о порядке выплаты компенсации и возмещения расходов. Соглашение сторон может существовать как в виде отдельного письменного соглашения, подписанного работником и работодателем, так и в виде части трудового договора. Таким образом, подтвердить обоснованность расходов на ГСМ и запчасти возможно документами:
- соглашением сторон;
- приказом руководителя об обоснованности расходов, размерах и порядке выплаты (виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.);
- документом, подтверждающим права владения автомобилем (собственный или по доверенности);
- путевыми листами либо подобными им разработанными самостоятельно документами, подтверждающими, что автомобиль действительно использовался работником при исполнении трудовых обязанностей (для учета километража и расхода ГСМ);
- дефектным актом, подтверждающим необходимость замены запчастей;
- документами, подтверждающими приобретение ГСМ и запчастей.
-------------------------------------------T------T------T-------¬
¦ Содержание операций ¦ Дебет¦Кредит¦ Сумма ¦
+------------------------------------------+------+------+-------+
¦Расходы по возмещению стоимости ГСМ ¦26, 44¦ 73 ¦ 500 ¦
¦отражены в составе расходов по обычным ¦ ¦ ¦ ¦
¦видам деятельности ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------------+------+------+-------+
¦Удержан НДФЛ с выплаты по возмещению ¦ 73 ¦ 68-1 ¦ 65 ¦
¦стоимости ГСМ (500 х 13%) ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------------+------+------+-------+
¦Произведена выплата в пользу работника за ¦ 73 ¦ 50 ¦ 435 ¦
¦вычетом НДФЛ (500 - 65) ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------------------------------+------+------+--------
Выплачиваемая работнику компенсация за использование личного легкового автомобиля в служебных целях, а также стоимость ГСМ, использованных для производственных целей, являются для организации расходами по обычным видам деятельности на основании п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
Расходы на приобретение ГСМ в данном случае не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку автомобиль не является служебным (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Таким образом, в данном случае имеются две позиции разных ведомств о праве выплат организациями, предусмотренных ст. 188 ТК РФ. Несмотря на позицию налоговиков, выплата по... ГСМ и запчастям не влечет налоговых рисков, так как эти расходы не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.
Л.Г.Жадан
Консультант-эксперт
Подписано в печать
10.10.2005
"Советник бухгалтера", 2005, N 10

Наша организация арендует автомобиль у физического лица, проживающего во Владивостоке. В свидетельстве о постановке на временный учет, в графе "собственник", указана наша организация. Должны ли мы платить транспортный налог, если собственником автомобиля является арендодатель?  »
Бухгалтерские консультации »
Читайте также