Статья: Ведение и оформление кассовых журналов по приходу и по расходу (Цыпурко Т.А.) ("Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", 2010, n 11)

"Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", 2010, N 11
ВЕДЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КАССОВЫХ ЖУРНАЛОВ
ПО ПРИХОДУ И ПО РАСХОДУ
В данном комментарии к Указанию Банка России о порядке ведения и оформления кредитными организациями кассового журнала по приходу и кассового журнала по расходу рассмотрим новый порядок оформления журналов, новые требования к организации документооборота по кассовым операциям, изменения в порядке исправления ошибочных записей и другие новшества документа.
В течение продолжительного времени, пока шло становление банковской системы России (начиная с 90-х гг.), коммерческие банки самостоятельно разрабатывали и утверждали формы кассовых журналов в зависимости от используемого программного обеспечения и Банк России эти вопросы не регламентировал. С 1 января 2011 г. Указанием Банка России от 16 июля 2010 г. N 2481-У "О порядке ведения и оформления кредитными организациями кассового журнала по приходу 0401704 и кассового журнала по расходу 0401705" (зарегистрировано в Минюсте России 16.08.2010 N 18166) (далее - Указание N 2481-У) устанавливаются четкие требования по указанному порядку.
Появление этого нормативного документа является, безусловно, положительным фактом, так как теперь все банки будут обязаны регистрировать приходные и расходные кассовые операции (документы) совершенно одинаково, с использованием унифицированных форм отчетности.
Перечислим основные моменты, на которые обратил внимание Банк России:
- внесение записей в кассовый журнал по приходу (код формы по ОКУД 0401704) и кассовый журнал по расходу (код формы по ОКУД 0401705) должно осуществляться на основании приходных и расходных кассовых документов после их проверки и подписи бухгалтерскими работниками;
- журналы должны оформляться в соответствии с установленным порядком, с соблюдением процедур сверки их данных с данными бухгалтерского учета, предусмотренных Положением Банка России от 24.04.2008 N 318-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 318-П);
- регламентирован порядок исправления ошибочных записей в журналах;
- регламентирован порядок подведения итогов и оформления результатов приема и выдачи денежной наличности;
- в Приложениях к Указанию содержатся формы кассовых журналов, а также описание реквизитов (полей) кассовых журналов по приходу и по расходу <1>.
--------------------------------
<1> Кредитная организация может вносить в формы кассовых журналов дополнительные реквизиты (поля) при соблюдении обязательных реквизитов (полей) и форм кассовых журналов, предусмотренных Приложениями 1 и 4 к Указанию, которые должны утверждаться в учетной политике кредитной организации.
Новые требования к организации документооборота
по кассовым операциям
Прежде всего следует отметить, что кредитные организации самостоятельно разрабатывают свою внутреннюю структуру с учетом штатной численности и масштаба проводимых операций. Бухгалтерия банка может состоять из разных структурных подразделений, осуществляющих свою деятельность на основании положений Банка России и внутренних нормативных документов. В соответствии с требованиями Банка России вопросы организации (в т.ч. и кассовых) операций в банке подлежат строгой регламентации (с разработкой и утверждением в установленном порядке внутренних нормативных документов <2>).
--------------------------------
<2> Пункт 1.3 ч. I, п. 1.8 разд. 1 ч. III Положения Банка России от 26.03.2007 N 302-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации".
Указанием N 2481-У устанавливается четкий порядок документооборота по кассовым операциям:
- кассовые журналы по приходу 0401704 и по расходу 0401705 должны вестись по формам Приложений 1 и 4 к Указанию N 2481-У соответственно;
- кассовые журналы по приходу 0401704 должны вестись бухгалтерскими работниками (либо одним бухгалтерским работником), на которых возложены обязанности по приему кассовых документов при совершении кассовых приходных операций;
- кассовый журнал по расходу 0401705 должен вестись бухгалтерским работником, на которого возложены обязанности контролера при совершении кассовых расходных операций.
Распорядительным документом кредитной организации на кассового работника может быть возложено исполнение обязанностей по ведению и оформлению кассовых журналов в соответствии с п. 2.6 Положения N 318-П.
В зависимости от правил документооборота, утвержденных кредитной организацией, кассовые журналы могут подписываться не только бухгалтерскими и кассовыми работниками, но и другими уполномоченными лицами. Перечень лиц, уполномоченных подписывать кассовые журналы, должен утверждаться в учетной политике кредитной организации.
Кассовые журналы, оформленные на бумажном носителе, по завершении операционного дня помещаются в сшив бухгалтерских документов.
Ведение кассовых журналов для операций
с иностранной валютой
Для операций с наличной иностранной валютой устанавливается особый порядок ведения кассовых журналов. В частности, при осуществлении кассовых операций с наличной иностранной валютой кассовые журналы ведутся по формам Приложений 1 и 4 к Указанию N 2481-У, при этом отдельно по каждому наименованию наличной иностранной валюты.
Итоги подводятся также в разрезе видов валют.
Ведение и хранение кассовых журналов в электронном виде
Указанием N 2481-У допускается ведение кассовых журналов в электронном виде, при этом сверка их итоговых данных с данными, указанными в справках кассиров, осуществляется с использованием автоматизированных систем контроля кассовых операций с выдачей на бумажном носителе информационного сообщения о результатах проведенной сверки, которое затем помещается в сшив бухгалтерских документов за день.
Хранение кассовых журналов в электронном виде осуществляется в соответствии с Указанием Банка России от 25.11.2009 N 2346-У "О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета".
Обращает на себя внимание тот факт, что не внесены соответствующие изменения в п. 1.8 разд. 1 ч. III Положения Банка России от 26.03.2007 N 302-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 302-П), согласно которому, в частности, "кассовый журнал по расходу составляется бухгалтерским работником (контролером) на соответствующих бланках в двух экземплярах", в то время как в соответствии с п. 9 Указания N 2481-У теперь кассовые журналы, сформированные в электронном виде, после сверки со справками могут подписываться как бухгалтерскими и кассовыми работниками, так и с использованием аналогов собственноручной подписи ("факсимиле"), кодов, паролей и иных средств, подтверждающих подписи указанных работников.
Новый порядок исправления ошибочных записей
С учетом того что кредитные организации составляют ежедневный баланс, ошибочные записи исправляются, как правило, в течение следующего операционного дня либо в момент выявления ошибочной записи.
Как показывает практика, наиболее часто при осуществлении кассовых операций встречаются ошибки при оформлении кассовых документов, реже - в бухгалтерском учете. Исправлять первичный учетный документ сложно, так как он уже обработан и отражен на счетах бухгалтерского учета. Поэтому на практике часто используется дальнейшая замена расчетно-кассового документа (ответственный исполнитель берет на себя ответственность, принимает от клиента неверно оформленный расчетно-кассовый документ (например, с ошибкой в сумме, реквизитах, датах и пр.) и осуществляет операцию, а затем ждет замены документа на правильно оформленный). Проверки кассовых документов дня показывают, что иногда такие замены по каким-либо причинам своевременно не производятся. Такие ситуации необходимо исключать, чтобы минимизировать операционные и репутационные риски.
Кроме этого, следует помнить, что в соответствии с п. 1.7.4 разд. 1 ч. III Положения N 302-П внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается <1>. Для исправления ошибок по кассовым операциям, выявленных после закрытия операционного дня, существуют особые правила, в том числе и для внесения соответствующих корректировок в учетные регистры кредитной организации.
--------------------------------
<1> Аналогичные требования содержатся в гражданском законодательстве для всех хозяйствующих субъектов. Так, внести исправления в кассовые и банковские документы нельзя, это установлено п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Подчистки, помарки или исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и расчетных документах не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40). Эти документы, созданные организацией, должны оформляться заново.
Так, Указанием N 2481-У предусмотрен следующий порядок исправления ошибочных записей в кассовых журналах: путем зачеркивания неправильной записи и внесения правильной. Запись, подлежащая исправлению как ошибочная, вычеркивается. При ведении кассового журнала в электронном виде ошибочная запись, подлежащая исправлению, может быть выделена любым способом, позволяющим однозначно идентифицировать ее как недействительную.
Указанные записи в кассовом журнале по приходу 0401704 заверяются бухгалтерским работником (бухгалтерскими работниками), ведущим (ведущими) кассовый журнал, в кассовом журнале по расходу 0401705 - бухгалтерским работником, на которого возложены обязанности контролера (с применением личной подписи или, в случае ведения журнала в электронном виде, с заверением ЭЦП).
По сложившейся в банках практике корректирующие записи, которыми необходимо исправить указанную в кассовом документе корреспонденцию счетов (вместо одного дебетуемого или кредитуемого счета указан другой) либо сумму кассового документа, осуществляются:
- способом дополнительных проводок, если в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но уменьшена сумма операции. Возникает необходимость добавить суммы по счетам. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и уменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку;
- способом "красное сторно" - если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов или необходимо уменьшить сумму проводки. Суть данного способа состоит в том, что вначале неправильная бухгалтерская запись аннулируется (снимается) путем исправительной записи, в которой корреспонденция счетов и сумма остаются такими же, как и в ошибочной. Однако исправительная запись делается в учетных регистрах красным цветом. При подсчетах записанные красным цветом суммы не прибавляются, а вычитаются из итогов. Таким образом, запись красным (сторнировочная отрицательная запись) уничтожает, аннулирует ранее составленную ошибочную запись. Одновременно после нее составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами. При компьютерном учете "красная запись" будет выглядеть, как и первоначальная, но перед суммой в бухгалтерской проводке ставится минус.
Использование для исправления ошибок в кассовых операциях обратных бухгалтерских проводок, в которых по сравнению с исправляемыми меняются местами дебет и кредит счетов бухгалтерского учета, недопустимо. Это может привести к наличию необоснованных оборотов по счетам или к тому, что операции в результате их применения приобретут иной смысл (например, расходная кассовая операция согласно бухгалтерской проводке становится приходной, что оказывает существенное влияние на отчетность банка по кассовым операциям).
Мнение. В.Ю. Котова, заместитель директора по аудиту С.-Петербургского филиала ЗАО НКГ "2К Аудит - Деловые Консультации"
Внедрение Указанием N 2481-У с 1 января 2011 г. в автоматизированную банковскую систему единых форм кассовых журналов по приходу 0401704 и по расходу 0401705, без сомнения, позволит уменьшить количество ошибок в процессе оформления кассовых операций. Указание N 2481-У разрешает подписывать кассовые журналы электронно-цифровой подписью, и это, на наш взгляд, существенно сэкономит время обработки кассовых документов и положительно повлияет на качество и скорость обслуживания клиентов. Ведение кассовых журналов в электронном виде с использованием автоматизированных систем контроля также положительно повлияет на эффективность работы каждого кассового работника и банка в целом.
Но каждому банку до 1 января 2011 г. необходимо провести работу по организации документооборота, внести новые правила учета и документооборота в учетную политику, установить АБС, обучить сотрудников новым правилам ведения кассовых журналов.
Учитывая вышеизложенное, следует обратить внимание на следующие моменты:
- исправление ошибочных записей по счетам учета кассовых операций должно производиться в порядке, установленном учетной политикой кредитной организации;
- если для исправления ошибочных записей требуется списание средств со счетов клиентов, необходимо получить их письменное согласие, если иное не предусмотрено договором счета. Списание средств со счета клиента производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии средств на счете клиента допускается списание средств со счета учета прочих дебиторов. Банк принимает обязательные меры по восстановлению этих средств;
- при исправлении ошибочных записей, в которых в качестве корреспондирующего счета присутствовал балансовый счет второго порядка 20202 "Касса кредитных организаций", допускается выполнение исправительных записей без участия данного счета с целью исключения дополнительных оборотов и недопущения расхождений между данными бухгалтерского учета и отчетностью.
Выводы. Хотелось бы отметить, что вступление в силу Указания N 2481-У в целом не потребует от кредитных организаций особых мер по его внедрению. От автоматизаторов потребуется ввести новые формы журналов в АБС и автоматизировать их заполнение и сверку с учетом нормативных требований Банка России (в т.ч. возможности ведения журналов в электронном виде). Не должно возникнуть проблем и с подписями, так как выбор АСП, "кодов, паролей и иных средств, подтверждающих подписи" бухгалтерских сотрудников, а также их применение осуществляются банками самостоятельно.
Подробные примеры заполнения журналов есть в самом Указании N 2481-У, особых вопросов они не вызывают, поэтому в данной статье они не рассматривались.
Однако необходимо помнить, что в ходе оформления и фиксирования информации в регистрах учета о произведенных кассовых операциях велика вероятность возникновения различных ошибок. Именно поэтому процесс организации кассовых операций (в т.ч. и документооборота), исключающий злоупотребления должностных лиц и возможные ошибки, требует четкой регламентации внутренними документами кредитных организаций.
Т.А.Цыпурко
Начальник
отдела методологии
департамента внутреннего аудита
ОАО "Газпромбанк",
аудитор
Подписано в печать
22.10.2010