ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ (ОТДЕЛЕНИИ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ
Приложение 1
к пп. 1.4 и 1.5 Типовой
инструкции
по делопроизводству и
работе
архива в таможенных органах
(региональных таможенных управлениях,
таможнях, таможенных постах)
ПРИМЕРНОЕ
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ (ОТДЕЛЕНИИ)
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ
1. Общие
положения
1.1. Отдел (отделение)
документационного обеспечения (далее - ОДО)
осуществляет функции документационного
обеспечения в таможенном органе.
1.2. ОДО
является структурным подразделением
таможенного органа и подчиняется
непосредственно начальнику таможенного
органа.
1.3. В своей работе ОДО
руководствуется действующим
законодательством; приказами,
распоряжениями Федеральной таможенной
службы и таможенного органа; положениями о
региональном таможенном управлении,
таможне, таможенном посте; правилами и
указаниями федерального органа
исполнительной власти, уполномоченного в
области архивного дела; другими
действующими нормативными, методическими
документами в области документационного
обеспечения управления, делопроизводства,
архивного дела и настоящим положением.
1.4. ОДО возглавляет:
в таможенном
управлении - начальник, назначаемый
приказом начальника таможенного
управления по согласованию с Управлением
делами Федеральной таможенной службы;
в
таможне - начальник, назначаемый приказом
начальника таможни по согласованию с ОДО
таможенного управления.
1.5. ОДО имеет
круглую печать с обозначением наименования
таможенного органа.
2. Задачи и
функции
2.1. Основными задачами ОДО
являются:
обеспечение организации
делопроизводства в таможенном органе в
соответствии с Типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
разработка,
внедрение новых технологических процессов
работы с документами и документной
информацией на основе использования
средств организационной и вычислительной
техники, в том числе упорядочение состава
документов и информационных показателей,
сокращение их количества и оптимизация
документопотоков;
осуществление
контроля за своевременным прохождением,
исполнением и качественным оформлением
документов, анализ исполнительской
дисциплины;
обеспечение отбора, учета и
сохранности документов, образующихся в
деятельности таможенного органа, их
архивное хранение, а также организация
работы архива таможенного органа,
экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе
документов, в том числе подведомственных
таможенных органов;
организация
методической помощи в работе с документами,
в том числе и подведомственным таможенным
органам;
обеспечение режима доступа и
использования документной информации.
2.2. ОДО в соответствии с возложенными на
него задачами осуществляет следующие
функции:
организует в целом
делопроизводство в таможенном органе;
разрабатывает, внедряет новые
технологические процессы работы с
документами и документной информацией,
способствующие повышению культуры работы с
ними, сокращению сроков прохождения и
исполнения документов; принимает меры по
упорядочению состава документов,
оптимизации документопотоков и
документооборота в целом;
принимает
участие в постановке задач, проектировании,
эксплуатации и совершенствовании (в части
информационного обеспечения)
автоматизированных информационных систем,
а также новейших информационных технологий
(в том числе безбумажных), применяемых в
таможенном органе;
обеспечивает
своевременное рассмотрение документов,
представляемых для доклада руководству
таможенного органа;
проверяет качество
оформления документов, представляемых на
подпись руководству таможенного органа;
оформляет, выпускает, хранит подлинники
организационно-распорядительных
документов (приказов, распоряжений и др.)
таможенного органа, обеспечивает их
рассылку и ознакомление с ними;
осуществляет экспедиционную обработку,
прием, регистрацию, учет, хранение, доставку
и рассылку корреспонденции (входящей,
исходящей, внутренней), в том числе
переданной по специальным средствам связи,
ведет справочную работу по ней;
обеспечивает соответствующий режим
доступа к документам и использования
информации, содержащейся в них;
организует и осуществляет машинописное
(или с применением средств вычислительной
техники) изготовление, копирование,
оперативное размножение документов;
организует контроль за своевременным
исполнением документов в соответствии с
резолюциями руководства таможенного
органа, анализирует состояние
исполнительской дисциплины;
осуществляет методическое руководство и
контроль за организацией
документационного обеспечения в
структурных подразделениях таможенного
органа и подведомственных таможенных
органах;
разрабатывает и внедряет после
согласования с Центральной экспертной
комиссией (ЦЭК) Федеральной таможенной
службы методические документы в области
документационного обеспечения;
разрабатывает сводную номенклатуру дел
таможенного органа, номенклатуру дел ОДО,
формирует дела ОДО и осуществляет контроль
за формированием дел в структурных
подразделениях;
организует работу по
приему руководством таможенного органа
посетителей по личным вопросам, а также
делопроизводство по обращениям граждан в
соответствии с Типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива в
таможенных органах;
организует работу с
документами для служебного пользования
(ДСП) на основе соответствующих
инструкций;
принимает участие в
организации технического обслуживания
созываемых руководством таможенного
органа совещаний и заседаний;
организует экспертизу научной и
практической ценности документов при их
отборе на государственное хранение, работу
архива и ЭК таможенного органа;
осуществляет подготовку документов ОДО к
сдаче в архив таможенного органа;
организует и проводит мероприятия по
повышению квалификации должностных лиц,
занятых документационным обеспечением
деятельности таможенного органа и
подведомственных таможенных органов.
3.
Права и ответственность
3.1. ОДО имеет
право:
осуществлять проверку
организации делопроизводства в
структурных подразделениях таможенного
органа и в подведомственных таможенных
органах, о результатах проверок
докладывать руководству;
запрашивать у
руководителей структурных подразделений и
таможенных органов информацию, необходимую
для выполнения функций контроля
исполнения;
вносить руководству
таможенного органа предложения по
совершенствованию форм и методов работы с
документами в аппарате таможенного
органа;
участвовать в постановке задач
и проектировании автоматизированных
информационных систем, связанных с работой
ОДО;
возвращать исполнителям на
доработку документы, оформленные с
нарушением установленных действующими
инструкциями требований;
привлекать
специалистов структурных подразделений
таможенного органа, подведомственных
таможенных органов к подготовке проектов
методических документов по вопросам
документационного обеспечения,
делопроизводства и архива;
участвовать
в оперативных совещаниях таможенного
органа при рассмотрении вопросов,
отнесенных к компетенции ОДО.
3.2.
Начальник ОДО несет персональную
ответственность перед начальником
таможенного органа за осуществление задач
и функций, предусмотренных настоящим
положением.
3.3. Квалификационные
требования, права, обязанности и
ответственность должностных лиц ОДО
определяются должностными инструкциями,
разрабатываемыми на основании настоящего
положения.
4. Взаимоотношения с другими
подразделениями
ОДО находится в тесном
взаимодействии:
со всеми
руководителями структурных подразделений
таможенного органа - по вопросам ведения
делопроизводства, организации контроля и
проверки исполнения, совершенствования
стиля и методов работы с документами;
подготовки и представления необходимых
руководству документов, использования
служебной информации;
с юридической
службой - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой проектов приказов,
распоряжений, инструкций, положений и др.
документов;
с кадровой службой - по
вопросам подбора, приема, увольнения,
повышения квалификации и расстановки
кадров ОДО;
со службой
материально-технического обеспечения - по
вопросам обеспечения средствами
оргтехники, бланками документов и
канцтоварами;
со службами АСУ - по
вопросам проектирования, эксплуатации и
сопровождения автоматизированных
информационных систем.
