Распоряжение префекта зеленоградского ао от 18.08.2005 n 859-рп о вводе в опытную эксплуатацию электронного документооборота факсов, поступающих в префектуру (вместе с временным регламентом опытной эксплуатации ис факсы)
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ПРЕФЕКТ
ЗЕЛЕНОГРАДСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО
ОКРУГА
ГОРОДА МОСКВЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 августа 2005 г. N 859-рп
О ВВОДЕ В ОПЫТНУЮ
ЭКСПЛУАТАЦИЮ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ФАКСОВ, ПОСТУПАЮЩИХ В
ПРЕФЕКТУРУ
В соответствии с
распоряжением префекта от 14.01.2005 N 15-рп "О
ходе работ по созданию электронного
документооборота в префектуре и управах
районов в Зеленоградском административном
округе", для перехода на технологию
электронного документооборота при
обработке факсимильных сообщений,
поступающих в префектуру, с использованием
современных программно-технических
средств единой автоматизированной системы
документационного обеспечения управления
префектуры (ЕАС ДОУ):
1. Ввести в опытную
эксплуатацию разработанную в ходе создания
ЕАС ДОУ технологию электронного
документооборота на базе информационной
системы "Факсы" (далее - ИС "Факсы") с участием
следующих организаций:
- префектура
Зеленоградского административного округа
г. Москвы;
- управы районов
Матушкино-Савелки, Панфиловский,
Крюково;
- ГУП ДЕЗ N 3;
- ГУП ГДЕЗ.
2.
Опытную эксплуатацию ИС "Факсы"
осуществлять в соответствии с Временным
регламентом (приложение 1).
3. Отделу
информационно-технологического развития
(Коробова А.Н.):
3.1. В срок до 10 августа 2005
года подготовить рабочие места и
пользовательскую документацию. Обучение
сотрудников производить в процессе опытной
эксплуатации в режиме индивидуальных
консультаций на рабочих местах (приложение
2 - не приводится).
3.2. В срок до 1 октября
2005 года с учетом результатов опытной
эксплуатации ИС "Факсы" подготовить проект
распорядительного документа,
определяющего порядок перехода ИС "Факсы" к
промышленной эксплуатации в полном объеме,
и перечень соответствующих мероприятий.
4. Контроль выполнения настоящего
распоряжения возложить на первого
заместителя префекта А.И.
Михальченкова.
И.о. префекта
А.И.
Михальченков
Приложение 1
к
распоряжению префекта
Зеленоградского
АО г. Москвы
от 18 августа 2005 г. N
859-рп
ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ ОПЫТНОЙ
ЭКСПЛУАТАЦИИ ИС "ФАКСЫ"
Настоящий
Временный регламент определяет порядок
организационного, документационного и
информационного обеспечения работы
префектуры с обращениями юридических
лиц/организаций, поступающими в префектуру
с помощью факсимильной связи.
Настоящий
Временный регламент действует до момента
выхода распоряжения префекта о передаче ИС
"Факсы" в промышленную эксплуатацию и
утверждения постоянного регламента
эксплуатации ИС "Факсы" в составе ЕАС ДОУ
префектуры.
1. Обращения от юридических
лиц/организаций, поступившие с помощью
факсимильной связи на имя префекта, в
течение одного рабочего дня регистрируются
главным специалистом канцелярии в ИС
"Факсы" ЕАС ДОУ (далее - ИС), каждому
обращению присваивается уникальный
регистрационный номер.
2. Информация, не
относящаяся непосредственно к работе
префектуры или имеющая рекламный характер,
по решению главного специалиста удаляется
из базы данных.
3. Информация,
получателем которой являются заместители
префекта либо другие сотрудники
префектуры, передается электронным образом
в соответствующий электронный адрес без
регистрации ее в базе данных. После этого по
решению главного специалиста она может
быть удалена из базы.
4. Формирование
проекта поручения и передача документов на
резолюцию префекту выполняются в
установленном порядке без использования
технологии электронного
документооборота.
Срок выполнения
операций пп. 1, 2 - 1 рабочий день с момента
поступления факса.
5. Главный специалист
канцелярии на основании резолюции префекта
формирует в ИС поручение по факсу (с
обязательной отметкой о степени срочности),
подписывает его личной ЭЦП и передает
электронным способом в адрес секретаря
первого заместителя префекта, секретарей
заместителя префекта или глав управ
районов. В случае существования бумажных
документов они передаются секретарям в
установленном порядке.
Срок выполнения
операции - 1 (один) рабочий день.
6.
Секретари заместителей префекта
(специалисты управы) просматривают
электронную почту через почтовый клиент
Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день
для обработки электронных поручений.
Внутреннюю переписку между секретарем и
специалистами префектуры по подготовке
проекта поручения от заместителя
префекта/главы управы проводить с
использованием средств ИС "Факсы".
Срок
выполнения операции - 1 (один) рабочий
день.
Поручения с пометкой "Срочно"
докладываются незамедлительно.
7.
Секретари заместителей префекта
(специалисты управы) формируют в ИС "Факсы"
проект поручения, распечатывают проект
поручения на бумажном носителе и передают
комплект бумажных документов на резолюцию
заместителю префекта/главе управы.
Срок
выполнения операций 1 (один) рабочий день с
момента поступления электронного
поручения.
8. После получения секретарем
(специалистом управы) бумажных документов с
резолюцией заместителя префекта/главы
управы секретарь (специалист управы) при
необходимости корректирует в ИС "Факсы"
электронное поручение, подписывает личной
ЭЦП и передает его начальнику
отдела/специалисту электронным способом на
исполнение.
Срок выполнения операции - 1
рабочий день с момента поступления
электронного поручения.
9. Начальники
отделов/специалисты просматривают
электронную почту через почтовый клиент
Лотус не реже чем один раз в рабочий день
для обработки электронных поручений. В
случае поступления электронного поручения
по п. 6 начальники отделов/специалисты
проверяют наличие бумажных документов по
факсу и организуют исполнение поручений.
Внутреннюю переписку между начальниками
отделов и специалистами
отделов/подразделений по подготовке ответа
на письмо проводить с использованием
средств ИС "Факсы".
Срок выполнения
операции п. 9 - 2 рабочих дня с момента
поступления электронного поручения
начальнику отдела/специалисту.
10.
Исполнитель подготавливает текст ответа в
файле MS Word, прикрепляет файл с ответом в
электронное поручение в ИС "Факсы",
подписывает личной ЭЦП и передает
поручение электронным способом
секретарю/специалисту управы. За 14, 10, 5, 3, 1
день до истечения срока поручения и далее
каждый день исполнители получают по
электронной почте автоматически созданное
уведомление об истечении срока выполнения
поручения.
11. Запросы во внешние
организации выполнять в установленном
порядке, без использования технологии
электронного документооборота.
12.
Исполнитель распечатывает ответ на бланке
префекта/заместителя префекта и передает
комплект бумажных документов заместителю
префекта/главе управы на утверждение лично
или через секретаря.
Срок выполнения
операции п. 12 - 1 рабочий день.
13. После
утверждения ответа заместителем
префекта/главой управы секретарь
(специалист управы) передает ответ на
письмо, подписанное личной ЭЦП, электронным
способом главному специалисту канцелярии.
Комплект бумажных документов передается в
канцелярию в установленном порядке.
Срок выполнения операции п. 13 - 1 рабочий
день.
14. Утверждение ответа у префекта
выполняется в установленном порядке без
использования технологии электронного
документооборота.
15. После утверждения
ответа префектом главный специалист
канцелярии закрывает в ИС "Факсы" поручение,
выданное префектом, при этом секретарь
заместителя префекта/специалист управы, на
которого было выдано поручение, получает
автоматическое электронное уведомление о
закрытии поручения.
16. В случае если
префект не утвердил ответ, повторяются
действия 3-13 настоящего Регламента с
формированием в ИС "Факсы" нового
поручения.