РАСПОРЯЖЕНИЕ префекта Зеленоградского АО от 18.08.2005 n 859-рп О ВВОДЕ В ОПЫТНУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ФАКСОВ, ПОСТУПАЮЩИХ В ПРЕФЕКТУРУ (вместе с ВРЕМЕННЫМ РЕГЛАМЕНТОМ ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИС ФАКСЫ)


ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ПРЕФЕКТ ЗЕЛЕНОГРАДСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА
ГОРОДА МОСКВЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 августа 2005 г. N 859-рп
О ВВОДЕ В ОПЫТНУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ФАКСОВ, ПОСТУПАЮЩИХ В ПРЕФЕКТУРУ
В соответствии с распоряжением префекта от 14.01.2005 N 15-рп "О ходе работ по созданию электронного документооборота в префектуре и управах районов в Зеленоградском административном округе", для перехода на технологию электронного документооборота при обработке факсимильных сообщений, поступающих в префектуру, с использованием современных программно-технических средств единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления префектуры (ЕАС ДОУ):
1. Ввести в опытную эксплуатацию разработанную в ходе создания ЕАС ДОУ технологию электронного документооборота на базе информационной системы "Факсы" (далее - ИС "Факсы") с участием следующих организаций:
- префектура Зеленоградского административного округа г. Москвы;
- управы районов Матушкино-Савелки, Панфиловский, Крюково;
- ГУП ДЕЗ N 3;
- ГУП ГДЕЗ.
2. Опытную эксплуатацию ИС "Факсы" осуществлять в соответствии с Временным регламентом (приложение 1).
3. Отделу информационно-технологического развития (Коробова А.Н.):
3.1. В срок до 10 августа 2005 года подготовить рабочие места и пользовательскую документацию. Обучение сотрудников производить в процессе опытной эксплуатации в режиме индивидуальных консультаций на рабочих местах (приложение 2 - не приводится).
3.2. В срок до 1 октября 2005 года с учетом результатов опытной эксплуатации ИС "Факсы" подготовить проект распорядительного документа, определяющего порядок перехода ИС "Факсы" к промышленной эксплуатации в полном объеме, и перечень соответствующих мероприятий.
4. Контроль выполнения настоящего распоряжения возложить на первого заместителя префекта А.И. Михальченкова.
И.о. префекта
А.И. Михальченков


Приложение 1
к распоряжению префекта
Зеленоградского АО г. Москвы
от 18 августа 2005 г. N 859-рп
ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИС "ФАКСЫ"
Настоящий Временный регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры с обращениями юридических лиц/организаций, поступающими в префектуру с помощью факсимильной связи.
Настоящий Временный регламент действует до момента выхода распоряжения префекта о передаче ИС "Факсы" в промышленную эксплуатацию и утверждения постоянного регламента эксплуатации ИС "Факсы" в составе ЕАС ДОУ префектуры.
1. Обращения от юридических лиц/организаций, поступившие с помощью факсимильной связи на имя префекта, в течение одного рабочего дня регистрируются главным специалистом канцелярии в ИС "Факсы" ЕАС ДОУ (далее - ИС), каждому обращению присваивается уникальный регистрационный номер.
2. Информация, не относящаяся непосредственно к работе префектуры или имеющая рекламный характер, по решению главного специалиста удаляется из базы данных.
3. Информация, получателем которой являются заместители префекта либо другие сотрудники префектуры, передается электронным образом в соответствующий электронный адрес без регистрации ее в базе данных. После этого по решению главного специалиста она может быть удалена из базы.
4. Формирование проекта поручения и передача документов на резолюцию префекту выполняются в установленном порядке без использования технологии электронного документооборота.
Срок выполнения операций пп. 1, 2 - 1 рабочий день с момента поступления факса.
5. Главный специалист канцелярии на основании резолюции префекта формирует в ИС поручение по факсу (с обязательной отметкой о степени срочности), подписывает его личной ЭЦП и передает электронным способом в адрес секретаря первого заместителя префекта, секретарей заместителя префекта или глав управ районов. В случае существования бумажных документов они передаются секретарям в установленном порядке.
Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день.
6. Секретари заместителей префекта (специалисты управы) просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. Внутреннюю переписку между секретарем и специалистами префектуры по подготовке проекта поручения от заместителя префекта/главы управы проводить с использованием средств ИС "Факсы".
Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день.
Поручения с пометкой "Срочно" докладываются незамедлительно.
7. Секретари заместителей префекта (специалисты управы) формируют в ИС "Факсы" проект поручения, распечатывают проект поручения на бумажном носителе и передают комплект бумажных документов на резолюцию заместителю префекта/главе управы.
Срок выполнения операций 1 (один) рабочий день с момента поступления электронного поручения.
8. После получения секретарем (специалистом управы) бумажных документов с резолюцией заместителя префекта/главы управы секретарь (специалист управы) при необходимости корректирует в ИС "Факсы" электронное поручение, подписывает личной ЭЦП и передает его начальнику отдела/специалисту электронным способом на исполнение.
Срок выполнения операции - 1 рабочий день с момента поступления электронного поручения.
9. Начальники отделов/специалисты просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем один раз в рабочий день для обработки электронных поручений. В случае поступления электронного поручения по п. 6 начальники отделов/специалисты проверяют наличие бумажных документов по факсу и организуют исполнение поручений. Внутреннюю переписку между начальниками отделов и специалистами отделов/подразделений по подготовке ответа на письмо проводить с использованием средств ИС "Факсы".
Срок выполнения операции п. 9 - 2 рабочих дня с момента поступления электронного поручения начальнику отдела/специалисту.
10. Исполнитель подготавливает текст ответа в файле MS Word, прикрепляет файл с ответом в электронное поручение в ИС "Факсы", подписывает личной ЭЦП и передает поручение электронным способом секретарю/специалисту управы. За 14, 10, 5, 3, 1 день до истечения срока поручения и далее каждый день исполнители получают по электронной почте автоматически созданное уведомление об истечении срока выполнения поручения.
11. Запросы во внешние организации выполнять в установленном порядке, без использования технологии электронного документооборота.
12. Исполнитель распечатывает ответ на бланке префекта/заместителя префекта и передает комплект бумажных документов заместителю префекта/главе управы на утверждение лично или через секретаря.
Срок выполнения операции п. 12 - 1 рабочий день.
13. После утверждения ответа заместителем префекта/главой управы секретарь (специалист управы) передает ответ на письмо, подписанное личной ЭЦП, электронным способом главному специалисту канцелярии. Комплект бумажных документов передается в канцелярию в установленном порядке.
Срок выполнения операции п. 13 - 1 рабочий день.
14. Утверждение ответа у префекта выполняется в установленном порядке без использования технологии электронного документооборота.
15. После утверждения ответа префектом главный специалист канцелярии закрывает в ИС "Факсы" поручение, выданное префектом, при этом секретарь заместителя префекта/специалист управы, на которого было выдано поручение, получает автоматическое электронное уведомление о закрытии поручения.
16. В случае если префект не утвердил ответ, повторяются действия 3-13 настоящего Регламента с формированием в ИС "Факсы" нового поручения.

ПРИКАЗ МСТ ЦТУ от 18.08.2005 n 33-ВЗ О СОЗДАНИИ ВРЕМЕННОЙ ЗОНЫ ТАМОЖЕННОГО КОНТРОЛЯ НА ТЕРРИТОРИИ ОАО ОКБ СУХОЙ  »
Законодательство Москвы »
Читайте также