ПОСТАНОВЛЕНИЕ Центризбиркома РФ от 24.01.2003 n 169/1426-3 О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ


ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 января 2003 г. N 169/1426-3
О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
Центральная избирательная комиссия Российской Федерации постановляет:
1. Одобрить Примерную инструкцию по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (прилагается).
2. Направить в избирательные комиссии субъектов Российской Федерации Примерную инструкцию по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии для использования в работе.
3. Опубликовать настоящее Постановление в журнале "Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".
Председатель Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
А.А.ВЕШНЯКОВ
Секретарь Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
Н.А.КУЛЯСОВА



Приложение
к Постановлению Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
от 24 января 2003 г. N 169/1426-3
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
1. Общие положения
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", другими федеральными законами, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, постановлениями и другими нормативными актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательных комиссий субъектов Российской Федерации, а также Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления.
1.2. Делопроизводство в территориальной избирательной комиссии ведется с использованием автоматизированной системы делопроизводства, на карточках или в журналах.
1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов территориальной избирательной комиссии и работников ее аппарата (если территориальная избирательная комиссия является юридическим лицом).
1.4. Ответственность за организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний территориальной избирательной комиссии, оформление принятых постановлений и протоколов заседаний, за организацию делопроизводства, обеспечение сохранности документов территориальной избирательной комиссии и передачу их в вышестоящую избирательную комиссию или в архив, а также контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на председателя территориальной избирательной комиссии.
2. Прием, регистрация и прохождение поступающей
корреспонденции
2.1. Доставка документов в территориальную избирательную комиссию осуществляется почтовой, специальной (фельдъегерской) связью, по телеграфу, по электронной почте, факсимильной связью, нарочным.
2.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в территориальную избирательную комиссию корреспонденции производятся председателем (заместителем, секретарем) территориальной избирательной комиссии или специально назначенным работником (если территориальная избирательная комиссия является юридическим лицом).
2.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.4. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, составляется акт в двух экземплярах, один их которых посылается отправителю, а второй приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.5. Упаковка и конверты от поступивших документов не уничтожаются, если в документах не указан обратный адрес отправителя, не проставлена дата отправки, если документ личный, но на упаковке или конверте это не указано, если получена доплатная корреспонденция.
2.6. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу (Приложение 1) и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.
2.7. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации (Приложение 2).
2.8. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в территориальную избирательную комиссию документов путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках или в журналах (Приложение 3).
2.9. Регистрации подлежат все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, как создаваемые в территориальной избирательной комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан.
2.10. При регистрации поступившего документа в автоматизированной системе делопроизводства, на карточку, в журнал (далее - регистрационная форма) вводятся следующие обязательные данные: наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), справочные данные об организации (гражданине), наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер (нумерация осуществляется в пределах календарного года), ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и списании документа в дело.
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения проставляются, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
2.11. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем территориальной избирательной комиссии, затем после перенесения резолюции в регистрационные формы передаются исполнителям под расписку.
2.12. Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело председателем территориальной избирательной комиссии и помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии.
3. Отправка исходящих документов
3.1. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Исходящие письма подписываются председателем территориальной избирательной комиссии. Отправляемые документы регистрируются в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках, в журнале (Приложение 4).
3.2. Документы, подлежащие отправке, должны быть полностью оформленными. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. При оформлении ответных документов следует ссылаться на номер и дату документа, на который дается ответ.
Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.
3.3. При оформлении документов указывается полный почтовый или телеграфный адрес.
3.4. В зависимости от характера и срочности доставки документы отправляются адресату специальной (фельдъегерской) связью, почтовой связью, по телеграфу, по электронной почте, по каналам факсимильной связи или нарочным.
3.5. Если телеграмма отправляется более чем в четыре адреса, необходимо оформить подлинник, сделать копию и подготовить два экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием почтовых или телеграфных адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в территориальную избирательную комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.
3.6. Если письмо направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только один экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
3.7. Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно"), обрабатываются незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется подписавшим его лицом.
3.8. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.
3.9. Обработка исходящих документов включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, составление в двух экземплярах реестра на заказную корреспонденцию и передачу в почтовое отделение связи (Приложение 5).
В случае направления исходящих документов специальной (фельдъегерской) связью, необходимо составить реестр в трех экземплярах (для иногородних документов) и подготовить расписки на документы, направляемые в пределах города (Приложения 6, 7).
3.10. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии.
4. Работа с обращениями граждан
4.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
4.2. Все обращения граждан, в том числе и переадресованные в территориальную избирательную комиссию из других организаций, регистрируются в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках или в журнале отдельно от других видов документов в день их поступления (Приложение 8). Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес, дату отправления и получения.
4.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера, даты и времени регистрации, ставится, как правило, в правом нижнем углу первого листа обращения или на свободном от текста месте.
Если обращение поступило от коллектива граждан, то к порядковому номеру добавляется буква "к", которая отделяется косой чертой.
4.4. Обращения граждан, принятые на личном приеме, регистрируются в установленном порядке. В ходе приема на обращение может быть дан устный ответ, о чем делается отметка в регистрационной форме.
4.5. После регистрации обращения граждан передаются председателю территориальной избирательной комиссии.
4.6. Рассмотренное обращение гражданина с резолюцией председателя территориальной избирательной комиссии передается для внесения резолюции в регистрационную форму и передачи исполнителям под расписку.
4.7. Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя территориальной избирательной комиссии в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
4.8. Если обращения граждан пересылаются в другие организации, то заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа.
4.9. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
4.10. Максимальный срок исполнения обращений граждан - один месяц. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно или, в крайнем случае, не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решения по обращениям граждан необходимо провести дополнительную проверку, то в порядке исключения срок может быть продлен не более чем на один месяц, о чем ставится в известность заявитель.
4.11. Обращения граждан о нарушении закона в ходе избирательной кампании, кампании референдума рассматриваются в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования, - немедленно. Если содержащиеся в обращениях факты нуждаются в дополнительной проверке, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
4.12. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает председатель территориальной избирательной комиссии.
4.13. Исполненные обращения граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.
5. Основные требования к подготовке
и оформлению документов
5.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
5.2. Документы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (Приложение 9).
5.3. При подготовке и оформлении документов, как правило, используются следующие основные реквизиты:
5.3.1. Дата документа - это дата его подписания или утверждения. Для протокола - это дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если автором документа являются две и более организации, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится.
Например: 12.01.2003
Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты - 12 января 2003 г.
5.3.2. Адресат. Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например:
Администрация Тамбовской области
Правовое управление
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:
Институт законодательства
и сравнительного правоведения при
Правительстве Российской Федерации

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Центризбиркома РФ от 24.01.2003 n 169/1425-3 О МЕТОДИКЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ МЕЖДУ СУБЪЕКТАМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОДНОМАНДАТНЫХ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ ОКРУГОВ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ВЫБОРОВ ДЕПУТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ЧЕТВЕРТОГО СОЗЫВА  »
Постановления и Указы »
Читайте также