ПРИКАЗ Минобороны РФ от 04.07.1996 n 270 (ред. от 05.06.2002) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

под верхней обложкой папки.
Документы большого формата, изготовленные на твердой основе (картон, фанера и т.п.), которые невозможно хранить в сложенном виде, сдаются в архив в специально изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18 - 20 см. Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам документов.
44. Личные карточки (форма N Т-2) на уволенных лиц гражданского персонала (при наличии в воинской части, учреждении до 500 карточек) систематизируются по алфавиту фамилий, имен, отчеств, подшиваются (переплетаются) в твердые обложки по размерам этих карточек и нумеруются. На каждое дело составляется внутренняя опись <*>. Лица, изменившие в период работы фамилию, в опись вносятся по старой и новой фамилиям. На обложки таких дел наклеиваются титульные листы. В заголовке дела указываются, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в него карточки. Например: "Личные карточки лиц гражданского персонала за 1987 - 1994 годы на буквы А - К".
--------------------------------
<*> Внутренняя опись составляется применительно Приложения к настоящему Наставлению (форма N 3).
При наличии в воинской части (учреждении) свыше 500 таких карточек они сдаются в архив в прочных деревянных (фанерных) закрывающихся ящиках длиною не более 30 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек с таким расчетом, чтобы ими удобно было пользоваться. Карточки в ящике должны быть разложены по алфавиту фамилий, имен и отчеств и пронумерованы. В конце ящика должна быть сделана заверительная надпись на отдельном чистом листе формата карточки. На лицевую сторону каждого ящика наклеивается титульный лист, соответствующий размеру лицевой стороны ящика. В таком же порядке готовятся к сдаче алфавитно - послужные и другие картотеки на личный состав.
Послужные карточки военнослужащих, проходивших военную службу по призыву в Военно-Морском Флоте, независимо от их количества, сдаются в ЦВМА без ящиков.
45. Карточки на выплату денежного довольствия офицерам, прапорщикам и мичманам, а также сержантам, старшинам, солдатам и матросам, проходившим военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, а также заработной платы лицам гражданского персонала при подготовке их к сдаче в архив систематизируются по годам, а внутри года - по алфавиту фамилий, имен и отчеств и подшиваются (переплетаются) в обложки по размерам этих карточек, причем карточки на военнослужащих оформляются в одни дела, а на лиц гражданского персонала - в другие дела. Карточки нумеруются в установленном порядке. В начале каждого такого дела должна быть внутренняя опись.
В конце дела на специально вшитом чистом листе составляется заверительная надпись. На обложку дела наклеивается титульный лист. В заголовке дела указывается, на какую категорию личного состава, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в дело карточки. Например: "Карточки на выплату заработной платы лицам гражданского персонала за 1989 - 1994 годы на буквы А - К".
46. При подготовке к сдаче в архив служебных изданий обязательно проверяется наличие и физическое состояние листов, а также приложений к этим изданиям.
47. Газеты при подготовке их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года - по восходящим номерам (датам) и переплетаются в твердые обложки по размерам газет. Толщина дел с газетами не должна превышать 3 см.
48. Истории болезней в период подготовки их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года - по алфавиту фамилий, имен и отчеств и подшиваются в дела.
Истории болезней, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дела того года, в котором они закончены.
На каждое дело составляется внутренняя опись, в которую фамилии больных заносятся в порядке подшитых историй болезней.
Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за формирование дел, скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и подшивается в начале дела. В конце дела составляется заверительная надпись.
На обложке дела (титульном листе) указывается, на какие буквы алфавита подшиты истории болезней. Например: "Истории болезней на буквы А - Б".
Б. Подготовка личных дел офицеров, прапорщиков
и мичманов, а также сержантов, старшин, солдат
и матросов, проходивших военную службу по контракту
в Вооруженных Силах Российской Федерации,
и пенсионных дел лиц, проходивших военную службу
49. Личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, и пенсионные дела лиц, проходивших военную службу, в которых содержатся личные дела, должны быть оформлены в соответствии с правилами их ведения. Все документы дела (послужной список, аттестации, характеристики, выписки из приказов и т.п.) должны быть подшиты в обложки установленных образцов и пронумерованы общей (сквозной) нумерацией, в том числе и внутренние описи. Имеющиеся в личных и пенсионных делах фотокарточки не нумеруются и в общее количество листов не включаются. Эти фотокарточки должны быть уложены в специальные "карманы", а при отсутствии их - в конверты, которые приклеиваются на внутренней стороне верхней обложки дела.
Жетон с личным номером пришивается нитками на внутреннюю сторону верхней обложки дела.
В личном деле осужденного должна быть копия приговора, а умершего - выписка из приказа об исключении из списков воинской части (учреждения). В конце дела составляется заверительная
надпись, в которой указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов, количество фотокарточек и наличие жетона с личным номером. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Пример заверительной надписи: "В деле подшито и пронумеровано 45 (сорок пять) листов. В деле две фотокарточки и жетон с личным номером А-001874".
На каждое личное и пенсионное дело, сдаваемое в архив, составляется алфавитная карточка (форма N 5).
В. Подготовка уголовных и гражданских дел,
наблюдательных, надзорных и кассационных производств
50. Уголовные и гражданские дела оформляются в соответствии с требованиями Руководства по делопроизводству в военных судах <*>.
--------------------------------
<*> Утверждено начальником Управления военных судов 1 ноября 1995 года.
На обложках этих дел указываются: срок хранения и номер статьи действующего перечня, наименование военного суда, рассматривавшего дело, а в графе "Наименование дела" - фамилии, имена и отчества всех лиц, проходивших по делу в качестве обвиняемых, гражданских истцов и ответчиков, с указанием статей Уголовного кодекса и мер наказания, даты начала и окончания дела и количество листов в деле.
Все документы, подшитые в уголовные и гражданские дела, вносятся во внутренние описи, которые составляются по каждому тому в отдельности.
Во внутренней описи и в конце дела составляются заверительные надписи, которые подписываются лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляются мастичной печатью "Для пакетов".
В делах должно быть указано, какие, когда и куда направлены личные вещи, награды и документы осужденного.
Дела, имеющие грифы секретности, прошнуровываются и опечатываются (пломбируются) в установленном порядке.
Приостановленные (прекращенные) уголовные дела, наблюдательные, надзорные и кассационные производства оформляются в таком же порядке, что и уголовные (гражданские) дела.
51. Магнитофонные записи судебных заседаний должны быть уложены в коробки (кассеты).
На крышку коробки (кассеты) наклеивается титульный лист, на котором от руки или на пишущей машинке должно быть указано наименование военного суда, к какому уголовному делу и за какой год относятся записи, наименование записи. Например: "Московский гарнизонный военный суд. К уголовному делу N 145 - 1993 год. Магнитофонные записи показаний свидетелей. Длина ленты 25 метров". (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 05.06.2002 N 228)
52. Из подлежащих уничтожению уголовных и гражданских дел изымаются и оставляются на постоянное хранение подлинные приговоры, решения и последующие определения и постановления, которые скрепляются (сшиваются нитками в верхнем левом углу), подбираются по алфавиту фамилий, имен и отчеств лиц, проходивших по делам в качестве обвиняемых, гражданских истцов и ответчиков и укладываются в папки с клапанами и завязками с трех сторон.
Уложенные в папку документы нумеруются, на них составляется внутренняя опись, которая подписывается лицом, ответственным за оформление дел, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Внутренняя опись хранится под верхней обложкой папки.
В одной папке помещаются документы только одного военного суда.
Датой начала таких дел будет дата самого раннего приговора (определения), датой окончания - дата самого позднего приговора (определения), независимо от места нахождения их в папке.
53. На всех лиц (обвиняемых, гражданских истцов и ответчиков), проходящих по уголовным и гражданским делам, в том числе и по делам, сформированным в порядке, указанном в ст. 52 настоящего Наставления, приостановленным уголовным делам, наблюдательным, надзорным и кассационным производствам, составляется алфавитная карточка (форма N 6).
Г. Подготовка выписок из исторических формуляров
(журналов) или исторических справок воинских частей
(учреждений)
54. Одновременно с подготовкой дел для сдачи в архив готовится выписка из исторического формуляра (журнала) воинской части (учреждения), а воинской частью (учреждением), в которой он не ведется, - из исторической справки.
В выписках отражаются следующие сведения:
на основании какого приказа (директивы) сформирована воинская часть (учреждение), какие воинские части (учреждения) или кадры явились основой формирования, по каким штатам формировалась, когда и на какие штаты была переведена;
переформирование, преобразование, переименование;
расформирование или слияние с другой воинской частью (учреждением), куда переданы знамя, ордена, личный состав и материальная часть;
подчиненность воинской части (учреждения), в состав какого соединения (объединения) входила;
места дислокации и в какие периоды;
при какой воинской части (учреждении) и в какой период личный состав получал денежное довольствие (при отсутствии своей финансовой службы);
воинские звания, фамилии, имена и отчества командира (начальника), начальника штаба;
наименование архивов, в которые сдавались документы, за какие годы сданы документы; случаи гибели (порчи) документов в воинской части (учреждении).
Выписка подписывается командиром воинской части (начальником учреждения) и заверяется гербовой печатью. На титульном листе указывается, за какой период отражена история воинской части (учреждения). Например: "Выписка из исторического формуляра 1 гвардейского мотострелкового полка за период с мая 1945 года по декабрь 1993 года".
55. Каждый экземпляр выписки из исторического формуляра (журнала), исторической справки оформляется как самостоятельное дело и передается на хранение в архив вместе с другими документами воинской части (учреждения) только при первой сдаче документов. При последующих передачах документов в архив представляются только выписки об изменениях, происшедших в воинской части (учреждении) с момента последней сдачи документов.
56. При сдаче документов непосредственно в центральные архивы выписка из исторического формуляра (журнала), исторической справки (или дополнение к ним) составляется в одном экземпляре, а при сдаче документов в окружные и флотские архивы - в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с другими документами окружные и флотские архивы передают в центральные архивы при очередной сдаче документов, второй экземпляр постоянно хранится в этих архивах. При расформировании воинской части (учреждения) вторые экземпляры выписок из исторических формуляров (журналов), исторических справок и дополнения к ним указанными архивами уничтожаются в установленном порядке.
Д. Составление описей на сдаваемые в архив дела
57. На все сдаваемые в архив дела, книги, журналы, проектно - технические документы, картотеки и т.п. каждой воинской частью (учреждением) составляются описи дел (формы N 7, 9, 10).
Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
58. В описях дел указывается полное, действительное (без сокращений) наименование той воинской части (учреждения), которая фактически вела дела и закончила их делопроизводством. Если воинская часть имеет и условное наименование, то под действительным наименованием пишется ее условное наименование.
В случаях когда воинская часть (учреждение) в течение периода, за который вносятся дела в опись, была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя <*>, то под прежним наименованием пишется ее новое наименование. Например: "Опись несекретных дел 2 гвардейского механизированного полка, с 14 мая 1993 года - 2 гвардейского мотострелкового полка (войсковая часть 00000)".
--------------------------------
<*> См. главу V настоящего Наставления.
59. В описях дел военных представительств на предприятиях промышленности указывается подчиненность представительства. Например: "Опись несекретных дел 25 военного представительства Министерства обороны Российской Федерации (Главного автобронетанкового управления Министерства обороны Российской Федерации)".
В описях дел воинских частей (учреждений), не имеющих своей финансовой службы, указывается наименование воинской части (учреждения), в которой личный состав получал денежное довольствие.
60. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел.
При просмотре дел проверяются соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером, по годам. Дела внутри года располагаются по предметно-тематическому признаку или видам документов в хронологической последовательности.
Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами

ПРИКАЗ Минобороны РФ от 04.07.1996 n 270 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  »
Постановления и Указы »
Читайте также