<ПИСЬМО> ГТК РФ от 09.03.2000 n 01-41/5810 О ПРОВЕДЕНИИ ПАСПОРТИЗАЦИИ АРХИВОВ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ


ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 9 марта 2000 г. N 01-41/5810
О ПРОВЕДЕНИИ ПАСПОРТИЗАЦИИ АРХИВОВ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ
В целях обеспечения сохранности, совершенствования учета и использовании архивных документов, образовавшихся в деятельности региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов со статусом юридического лица, а также в соответствии с решением Правительства Российской Федерации от 25.11.99 "О мерах по сохранению Архивного фонда Российской Федерации и улучшению использования архивных документов" и решением коллегии Федеральной архивной службы России от 29.02.2000 "Об итогах работы архивных учреждений в 1999 г. и Основных направлениях развития архивного дела в Российской Федерации на 2000 г." Управлением делами ГТК России проводится паспортизация архивов указанных таможенных органов по состоянию на 01.01.2000.
Для обеспечения своевременной подготовки сводной информации руководству ГТК России о составе, содержании архивных фондов и состоянии архивохранилищ прошу представить в отдел методологии и совершенствования делопроизводства таможенных органов Управления делами до 10.04.2000 статистические сведения по форме "Паспорт архива таможенного органа" (форма паспорта и указания по его заполнению прилагаются).
Сообщаю, что Управление делами ГТК России предполагает по итогам паспортизации подготовить сводную информацию о деятельности архивов таможенных органов в 1999 г. В связи с этим прошу сообщить в пояснительной записке к паспорту сведения, характеризующие практическую работу архива таможенного органа в области обеспечения сохранности, учета, использования документов, проведения экспертизы их научной и практической ценности (положительный опыт и основные проблемы организации архивной работы). Дополнительно к указанным сведениям в пояснительной записке к паспорту необходимо указать вид, номер и дату документа (письмо - подтверждение, протокол ЭПК госархива), подтверждающему, что таможенный орган относится к источникам комплектования государственного архива.
Одновременно в целях повышения эффективности дальнейшей работы по паспортизации таможенных органов прошу проинформировать об имеющихся замечаниях и предложениях по доработке формы паспорта.
Начальник Управления делами,
генерал - майор
таможенной службы
В.И.БОРИСОВ



Приложение
к письму ГТК России
от 9 марта 2000 г. N 01-41/5810
ПАСПОРТ
АРХИВА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА <*>
________________________________________________
(регионального таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица)
--------------------------------
<*> Название архива таможенного органа (самостоятельное структурное подразделение или структурное подразделение в составе отдела (название отдела) регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).
Телефон
архива таможенного органа _____________
I. Объем документов, находящихся на архивном хранении
1. Управленческая документация
---------------------------T---------------------T--------T------¬
¦ Показатели ¦ Количество единиц ¦Хранится¦Обра- ¦
¦ ¦ хранения ¦сверх ¦зуется¦
¦ +----T-----T----------+уста- ¦в год ¦
¦ ¦все-¦край-¦из них ¦новлен- ¦дел ¦
¦ ¦го ¦ние ¦внесено ¦ного ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты ¦в описи, ¦срока ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦утвержден-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ные (сог- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ласован- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ные) ЭПК ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦государст-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦венного ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦архива <*>¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ +----T-----+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦все-¦край-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦го ¦ние ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+--------------------------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦1.1. Постоянного хранения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------T----------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦1.2. Временного¦св. 10 лет¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ хранения +----------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦ ¦до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+----------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦1.3. По личному составу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦1.4. Итого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------+----+-----+----+-----+--------+-------
--------------------------------
<*> Для таможенного органа, не являющегося источником комплектования государственного архива, - описи, утвержденные ЭК указанного таможенного органа.
2. Таможенная документация
---------------------------T---------------------T--------T------¬
¦ Показатели ¦ Количество единиц ¦Хранится¦Обра- ¦
¦ ¦ хранения ¦сверх ¦зуется¦
¦ +----T-----T----------+уста- ¦в год ¦
¦ ¦все-¦край-¦из них ¦новлен- ¦дел ¦
¦ ¦го ¦ние ¦внесено ¦ного ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты ¦в описи ¦срока ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦установ- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ленной ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦формы ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ +----T-----+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦все-¦край-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦го ¦ние ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+-----------------T--------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦2.1. Дела ¦10 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ с грузовыми ¦хранения¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ таможенными +--------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦ декларациями¦5 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦хранения¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+--------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦2.2. Дела с документами о ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ нарушении таможенных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ правил ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦2.3. Дела с другой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ таможенной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ документацией ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦2.4. Итого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------+----+-----+----+-----+--------+-------
II. Использование архивных документов
--------T---------------T-------------------------T--------T-----¬
¦Выдано ¦ Подготовлено ¦По запросам федеральных ¦Изъято ¦Дру- ¦
¦дел во ¦информационных ¦органов исполнительной ¦доку- ¦гие ¦
¦вре- ¦ материалов ¦власти, правоохранитель- ¦ментов /¦виды ¦
¦менное +-----T----T----+ных органов, предприятий,¦листов ¦ис- ¦
¦пользо-¦ис- ¦инф.¦об- ¦учреждений, организаций, ¦по про- ¦поль-¦
¦вание в¦тор. ¦пи- ¦зо- ¦органов местного само- ¦токолам ¦зова-¦
¦струк- ¦спра-¦сем ¦ров,¦управления, граждан (со- ¦выемки ¦ния ¦
¦турные ¦вок ¦ ¦пе- ¦циально - правового ха- ¦право- ¦доку-¦
¦подраз-¦ ¦ ¦реч-¦рактера) ¦охрани- ¦мен- ¦
¦деления¦ ¦ ¦ней +-----T--------T----------+тельных ¦тов ¦
¦ ¦ ¦ ¦до- ¦снято¦ выдано ¦подобрано ¦органов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ку- ¦копий¦архивных¦документов¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦мен-¦доку-¦справок ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦тов ¦мен- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦тов /¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦лис- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦тов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-----+----+----+-----+--------+----------+--------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+-------+-----+----+----+-----+--------+----------+--------+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+-----+----+----+-----+--------+----------+--------+------
III. Сведения о помещениях архива таможенного органа
------------T------------T--------T-------------T--------T-------¬
¦Количество ¦Место ¦Общая ¦Протяженность¦Степень ¦Площадь¦
¦отдельных ¦расположения¦площадь ¦ стеллажных ¦загру- ¦рабочих¦
¦архивохра- ¦архиво- ¦архиво- ¦ полок ¦женности¦комнат ¦
¦нилищ ¦хранилищ ¦хранилищ¦ ¦архиво- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранилищ¦ ¦
+-----------+------------+--------+-------------+--------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-----------+------------+--------+-------------+--------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+------------+--------+-------------+--------+--------
Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
Специально оборудованное помещение для хранения документов: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное
Отопление: центральное, печное, отсутствует
Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет
Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют
Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
Читальный зал: есть, нет
Контрольно - измерительные приборы (термометр, гигрометр, психрометр): есть, нет
Температурно - влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
Световой режим: соблюдается, не соблюдается
Санитарно - гигиенический режим: соблюдается, не соблюдается
IV. Сведения о кадрах
------------T----------------T-----------------T-----------------¬
¦Численность¦ Возраст ¦ Образование ¦ Стаж работы ¦
¦ личного ¦ ¦ ¦ ¦
¦ состава ¦ ¦ ¦ ¦
+-----T-----+---T-------T----+----T------T-----+--------T--------+
¦ по ¦фак- ¦до ¦31 - 50¦свы-¦выс-¦высшее¦сред-¦в тамо- ¦в архиве¦
¦штату¦ти- ¦30 ¦ лет ¦ше ¦шее ¦проч. ¦нее ¦женных ¦ ¦
¦ ¦чес- ¦лет¦ ¦50 ¦ис- ¦ ¦спец.¦органах ¦ ¦
¦ ¦ки, ¦ ¦ ¦лет ¦то- ¦ ¦ +---T----+---T----+
¦ ¦в ¦ ¦ ¦ ¦ри- ¦ ¦ ¦до ¦свы-¦до ¦свы-¦
¦ ¦т.ч. ¦ ¦ ¦ ¦ко -¦ ¦ ¦10 ¦ше ¦5 ¦ше ¦
¦ ¦сот- ¦ ¦ ¦ ¦ар- ¦ ¦ ¦лет¦10 ¦лет¦5 ¦
¦ ¦руд- ¦ ¦ ¦ ¦хив-¦ ¦ ¦ ¦лет ¦ ¦лет ¦
¦ ¦ни- ¦ ¦ ¦ ¦ное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ков /¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ра- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦бот- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ни- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ков ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-----+---+-------+----+----+------+-----+---+----+---+----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦11 ¦ 12 ¦
+-----+-----+---+-------+----+----+------+-----+---+----+---+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----+-----+---+-------+----+----+------+-----+---+----+---+-----
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата

УКАЗАНИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПАСПОРТА АРХИВА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
Документы Архивного фонда Российской Федерации, образующиеся в деятельности региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов со статусом юридического лица <*> и хранящиеся в архивах таможенных органов, подлежат учету, формой которого является паспорт архива таможенного органа <**>. Паспортизация архивов таможенных органов проводится в целях обеспечения сохранности, совершенствования экспертизы ценности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности таможенных органов.
--------------------------------
<*> Далее - таможенные органы.
<**> Далее - паспорт.
Паспорт разработан в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Федеральной архивной службы России (Росархива) от 11.03.97 N 11, и содержит сведения о составе и содержании документов, их использовании, помещениях и кадровом составе архивов таможенных органов.
Паспорт заполняется на основании основных учетных документов архива таможенного органа: книги учета поступления и выбытия дел, списка фондов, листа фондов, описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, номенклатуры дел (для учета документов со сроками хранения до 10 лет включительно), карточки архивного фонда.
При заполнении паспорта учет документов (управленческой, таможенной документации) осуществляется по

<ПИСЬМО> МНС РФ от 09.03.2000 n ДЧ-6-07/180 <О ПИСЬМЕ ПФ РФ ОТ 27.01.2000 n КА-09-27/657>  »
Постановления и Указы »
Читайте также