|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Республики Хакасия от 30.01.2014 № 32РЕСПУБЛИКА ХАКАСИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВО ПОСТАНОВЛЕНИЕ Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и Примерной инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия от 30 января 2014 г. г. Абакан N 32 В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" и в целях упорядочения работы с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия Правительство Республики Хакасия П О С Т А Н О В Л Я Е Т : 1. Утвердить Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (приложение 1). 2. Утвердить Примерную инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия(приложение 2). 3. Признать утратившими силу постановления Правительства Республики Хакасия: от 13.11.2003 N 304 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти"; от 06.03.2012 N 131 "О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти, утвержденную постановлением Правительства Республики Хакасия от 13.11.2003 N 304". Исполняющий обязанности Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия Ю. Лапшин Приложение 1 УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Правительства Республики Хакасия от 30 января 2014 г. N 32 Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия 1. Общие положения 1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия. 1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. 1.3. Правительством Республики Хакасия на основе настоящих Правил утверждается Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия. Исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия на основе Примерной инструкции по делопроизводству с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывают инструкции по делопроизводству, утверждаемые руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. 2. Основные понятия 2.1. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия: документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия; документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; реквизит документа - обязательный элемент оформления документа; подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, с указанием сроков их хранения; дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия; служба делопроизводства - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия; электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе; сканирование документа - получение электронного образа документа; система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним; электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы. 2.2. Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации. 3. Создание документов в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия 3.1. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. 3.2. Бланки исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. При подготовке документов в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия используются электронные шаблоны бланков документов. 3.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. 3.4. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия утверждаются руководителем этого исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. 3.5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, являются: 1) Государственный герб Республики Хакасия; 2) наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия на русском и хакасском языках; 3) должность лица - автора документа; 4) подпись должностного лица; 5) вид документа; 6) место составления (издания) документа; 7) справочные данные об исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия; 8) адресат; 9) дата документа; 10) регистрационный номер документа; 11) наименование либо аннотация документа; 12) текст документа; 13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; 14) отметка о наличии приложений; 15) гриф согласования; 16) гриф утверждения; 17) виза; 18) оттиск печати; 19) отметка о заверении копии; 20) отметка об исполнителе; 21) указания по исполнению документа; 22) отметка о контроле документа; 23) отметка об исполнении документа; 24) отметка о конфиденциальности; 25) отметка о поступлении документа. 3.6. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. 3.7. Согласование документа в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия оформляется визой уполномоченного должностного лица исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Согласование документа, созданного в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и организациями, оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании. 4. Требования к организации документооборота в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия 4.1. В документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия выделяются следующие документопотоки: 1) поступающая документация (входящая); 2) отправляемая документация (исходящая); 3) внутренняя документация. 4.2. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. 4.3. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела. 4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. 4.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. 4.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия в соответствии с порядком по работе с обращениями граждан, утвержденным руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. 4.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия иным должностным лицам исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям. 4.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа. 4.9. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки. 4.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. 4.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. 4.12. Передача документов между структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия осуществляется через службу делопроизводства. 4.13. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия в установленном им порядке. 4.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия используются обязательные сведения о документах согласно приложению к настоящим Правилам. В системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия могут использоваться дополнительные сведения о документах. 5. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия 5.1. Исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. 5.2. Формирование документального фонда исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. 5.3. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия: а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений; б) утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия не позднее конца текущего года после ее согласования с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела, и вводится в действие с 1 января следующего года; в) один раз в пять лет согласовывается с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела; г) в случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия подлежит согласованию с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела. 5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия являются наименования структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. 5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения. 5.6. Дела со дня их формирования до передачи в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования. 5.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, и после его истечения подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства. 5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника. 5.9. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия не ранее чем через один год и не позднее чем через три года с момента их завершения и хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу от структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке. 5.10. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. 5.11. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия определяется действующим законодательством. 6. Особенности работы с электронными документами исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия 6.1. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия создаются и используются: электронные документы, подготовленные в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Хакасия. 6.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью должностных лиц исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия - автором документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи". 6.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ. 6.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия на основе рекомендаций федерального органа исполнительной власти в области архивного дела и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов. 6.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Система электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. 6.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. 6.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи. 6.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. 6.9. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и (или) поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа. 6.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. 6.11. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. 6.12. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. 6.13. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Приложение к Правилам делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия 1. Адресант. 2. Адресат. 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ. 4. Вид документа. 5. Дата документа. 6. Номер документа. 7. Дата поступления документа. 8. Входящий номер документа. 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа. 10. Наименование либо аннотация документа. 11. Индекс дела. 12. Сведения о переадресации документа. 13. Количество листов основного документа. 14. Количество приложений. 15. Общее количество листов приложений. 16. Указания по исполнению документа. 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя. 18. Отметка о конфиденциальности. Приложение 2 УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Республики Хакасия от 30.01.2014 N 32 Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия 1. Общие положения 1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (далее - Примерная инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности и рекомендует единые требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия. 1.2. Настоящая Примерная инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами, постановлениями и распоряжениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законами Республики Хакасия, постановлениями Правительства Республики Хакасия, ГОСТом Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". 1.3. Исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия организуют и ведут делопроизводство либо, руководствуясь настоящей Примерной инструкцией, либо на ее основе составляют инструкции и другие нормативные методические документы. Инструкция по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия после согласования с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела. 1.4. Положения настоящей Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от видов носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Примерной инструкции. 1.5. Положения настоящей Примерной инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами). 1.6. При уходе в отпуск, выезде в длительную командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения по акту. 1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ). 1.8. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и местного самоуправления используется единая система автоматизированного документооборота САДД "Дело", в рамках которой организована передача документов в электронном виде. Функции координатора по взаимодействию в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия в САДД "Дело" возложены на исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия, осуществляющий реализацию государственной политики в сфере информатизации и новых технологий. 2. Документация исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия Деятельность исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия и другими органами и организациями. 3. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных правовых актов 3.1. Подготовка и оформление проектов законов Республики Хакасия. 3.1.1. Разработка проектов законов Республики Хакасия (далее - законопроект) осуществляется исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в соответствии с принимаемыми Правительством Республики Хакасия программами и планами законопроектной деятельности, по инициативе Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия (далее - Глава Республики Хакасия). 3.1.2. Порядок подготовки проектов постановлений о законопроектах определяется Регламентом Главы Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия и Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия. 3.1.3. Порядок представления и рассмотрения законопроектов, вносимых по инициативе Главы Республики Хакасия в Верховный Совет Республики Хакасия, определяется Регламентом Верховного Совета Республики Хакасия. 3.2. Подготовка и оформление проектов постановлений Правительства Республики Хакасия и его Президиума, постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия. Подготовка и оформление проектов постановлений Правительства Республики Хакасия и его Президиума, постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия производится исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в соответствии с Регламентом Главы Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия, Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия, Инструкцией о порядке организации делопроизводства в Администрации Главы Республики Хакасия. 3.3. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия. 3.3.1. Нормативные правовые акты издаются исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в пределах своей компетенции и в соответствии с Законом Республики Хакасия от 05.12.2005 N 87-ЗРХ "О нормативных правовых актах Республики Хакасия". 3.3.2. Проекты нормативных правовых актов, нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, содержащие правовые нормы, устанавливающие правовой статус организаций и имеющие межведомственный характер, подлежат независимой, антикоррупционной и правовой экспертизе, государственной регистрации и официальному опубликованию в средствах массовой информации в соответствии с действующим законодательством. 4. Правила оформления документов 4.1. Бланки документов. 4.1.1. Документы исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо оформляются в виде электронных документов. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. 4.1.2. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия применяются следующие бланки: продольные и угловые бланки с указанием наименования исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия (приложения 1, 2); бланки с указанием должности руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и его заместителей (бланк должностного лица) (приложение 3); Состав видов бланков, применяемых в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, утверждается его руководителем. Размеры и порядок расположения реквизитов на бланках, применяемых в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТом Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов". 4.1.3. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия преимущественно изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказам исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия. Допускается изготовление бланков исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия самостоятельно при помощи средств компьютерной техники. 4.1.4. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия в исполнительных органах государственной власти возлагается на ответственных сотрудников в соответствии с приказом руководителя. 4.1.5. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия подлежат учету, организованному в исполнительном органе государственной власти, и должны использоваться строго по назначению. Бланки документов исполнительного органа государственной власти не могут передаваться другим организациям и лицам без соответствующего разрешения руководителя. 4.1.6. Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, его должностных лиц осуществляется по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. 4.2. Общие требования к оформлению документов. 4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов, служебных писем сотрудники исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия соблюдают требования по оформлению документов, утвержденные настоящей Примерной инструкцией. 4.2.2. При подготовке проектов документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером N 13 (для писем, служебных документов информационного характера, постановлений, распоряжений, приказов, протоколов), N 14 (для проектов законов), допускается использование шрифта N 12 (для оформления табличных материалов). Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка). 4.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - от 1 до 1,5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см. 4.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется. Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Times New Roman размером N 12. В многостраничных документах оформляется сквозная нумерация страниц. 4.2.5. В целях единообразного оформления реквизитов документов в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия устанавливаются единые требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, виза согласования, гриф утверждения документа, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе. Состав реквизитов документов в каждом конкретном случае определяется видом и назначением документа. 4.2.6. Датой документа является: дата подписания (приказа, распоряжения, письма, докладной, служебной записки, акта и др.); дата утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.); дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя-тремя строками. Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом. При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности: день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем; месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем; год - четырьмя арабскими цифрами. День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 09.08.2013. При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности: день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем; месяц - словом; год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы. Слово "год" либо сокращенное написание слова "год" и цифры года разделяются пробелом, например: 06 августа 2013 года или 06 августа 2013 г. Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи. В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой. 4.2.7. Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита и присваивается документу после его подписания (утверждения). На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты межстрочным интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа. Регистрационный номер входящего документа исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия состоит из кода органа исполнительной власти в автоматизированной системе обработки документов "Дело", кода исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, откуда поступил документ и порядкового номера в электронной базе данных, например: N 110-05-115. Регистрационный номер исходящего служебного письма кроме порядкового номера может иметь буквенные или цифровые индексы, например: N 154-СО (регистрационный номер состоит из порядкового номера в регистрационной базе документов и инициалов имени и фамилии лица, подписавшего документ), или N 110-05-1112/02 (регистрационный номер содержит код органа исполнительной власти в автоматизированной системе обработки документов "Дело", код подразделения исполнителя, порядкового номера в электронной базе данных, через косую черту указывается код должностного лица, подписавшего письмо). Ссылка на дату документа и его регистрационный номер используется только в тех видах документов, которые являются ответами, и включает дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ. Регистрационный номер приказа (распоряжения) по основной деятельности и регистрационный номер приказа (распоряжения) по личному составу исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия оформляется в соответствии с пунктом 5.1.7 настоящей Примерной инструкции. В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку. 4.2.8. Заголовок к тексту - обязательный реквизит, составляется ко всем документам исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, оформляемым на бумаге формата А4, за исключением телеграмм, телефонограмм. Заголовок должен быть коротким и точно передавать смысл документа, он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, чего (кого)?, например: приказ (о чем?) "О создании экспертно-проверочной комиссии"; письмо (о чем?) "О направлении проекта Административного регламента"; порядок (чего?) разработки и утверждения индивидуальных планов профессионального развития государственных гражданских служащих. Заголовок к тексту на документах, оформленных на бланках, печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа под реквизитами бланка от левой границы поля документа без кавычек, пишется с прописной буквы и не подчеркивается. В одной строке заголовка должно быть не более 40-45 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатают через одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. Но, например, в приказах по личному составу не рекомендуется включать в наименование только фамилию лица, по поводу которого составляется документ, без указания характера предписываемых действий. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. 4.2.9. Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение. В связи с этим он должен содержать достоверную, точную и аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную логически последовательно, ясно, убедительно и кратко. Установлены следующие требования к текстам управленческих документов: 4.2.9.1. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения. Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется: использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул; нейтральным тоном изложения; определенным порядком (последовательностью) изложения информации, сжатостью и компактностью. 4.2.9.2. От заголовка текст отделяется двойным межстрочным интервалом, печатается через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля без переноса слов. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков препинания. Абзацы отделяются друг от друга с помощью точки с запятой. 4.2.9.3. Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержат один вопрос) и сложными (касаются нескольких вопросов, исполнителей или разных структурных подразделений). Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу. 4.2.9.4. Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Пункты (при наличии) оформляются арабскими цифрами с точкой. 4.2.9.5. Содержание и структура текста документа определяются его функциональным видом (приказ, распоряжение, письмо) и разновидностью: приказ по основной деятельности, приказ по личному составу, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо- подтверждение, гарантийное письмо, сопроводительное письмо и т.д. Построение текстов документов с учетом их видов и разновидности должно соответствовать требованиям, изложенным в настоящем разделе Примерной инструкции. 4.2.9.6. Тексты документов исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия оформляют в виде связного текста, таблицы или в виде их сочетания. Связный текст содержит грамматически, лексически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, применяется при составлении организационно-распорядительных документов, по возможности составляется по одному вопросу. Связный текст, как правило, состоит из двух смысловых частей: в одной указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу. Во второй части (заключительной) - выводы, решения, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст может содержать одну заключительную часть (например, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы). Допускается начинать текст документа с его заключительной части, то есть изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами. Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных, плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и других. 4.2.9.7. Форма изложения текста. Изложение текста в документах осуществляется от: первого лица единственного числа ("приказываю", "прошу", "считаю", "направляю", "предлагаю"); третьего лица единственного числа ("Министерство финансов Республики Хакасия разъясняет...", "Министерство культуры Республики Хакасия считает возможным..."); первого лица множественного числа ("просим представить данные о...", "представляем на рассмотрение и утверждение..."); третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"); в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках - от третьего лица единственного или множественного числа ("Министерство культуры Республики Хакасия осуществляет функции", "Руководитель Министерства имеет право", "комиссия установила"). 4.2.9.8. В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов вышестоящих органов государственной власти Республики Хакасия, а также актов, ранее изданных исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия - автором документа, указываются реквизиты документов - оснований в следующем порядке (наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки), например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти". 4.2.9.9. Объемные тексты документов рекомендуется делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Допускается нумеровать разделы римскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты, арабскими цифрами. При этом разделы нумеруются в пределах всего текста документа; подразделы - в пределах раздела, к которому они относятся, и т.д. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, четко и кратко отражающие их содержание. Каждый пункт текста должен содержать законченную информацию, включать, как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых действий объединяют в один пункт, если они взаимозависимы и взаимообусловлены. Пункты заголовков не имеют. Пункт может разбиваться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой, в конце подпункта ставится точка с запятой. 4.2.9.10. При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку. Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственного после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок. 4.2.10. Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись уполномоченного лица. В состав подписи входят полное наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия, либо инициалы имени и отчества, фамилия). Наименование должности в реквизите "подпись" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись оформляется через три-четыре межстрочных интервала ниже последней строки текста, например: Заместитель Министра культуры Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы, проставляя предлог "за" или косую черту перед наименованием должности. При подписании документа лицом, на которое возложено приказом (распоряжением) исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: Исполняющий(ая) обязанности Министра финансов Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Министр культуры Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия Главный бухгалтер Министерства культуры Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные исполнительные органы государственной власти, подписи располагают на одном уровне, при этом слева, располагается подпись руководителя, инициатора подготовки документа, например: Министр культуры Министр культуры Республики Хакасия Красноярского края Личная подпись И. Фамилия Личная подпись И. Фамилия В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе комиссии, например: Председатель комиссии Личная подпись И. Фамилия Члены комиссии: Личная подпись И. Фамилия Личная подпись И. Фамилия Личная подпись И. Фамилия Фамилии членов комиссии располагают по алфавиту. Внесение в подписанные документы исправлений не допускается. Проекты писем-ответов, направляемых Президенту Российской Федерации, Федеральному Собранию или в Государственную Думу Российской Федерации, Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе или в Верховный Совет Республики Хакасия по резолюции (поручению) Главы Республики Хакасия, готовятся в профильном исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, подписываются Главой Республики Хакасия или заместителем, исполняющим его обязанности в соответствии с распоряжением, и направляются адресату Аппаратом Правительства Республики Хакасия в установленном порядке. Проекты писем, направляемые в органы исполнительной власти Российской Федерации (министерства и ведомства), Правительство Республики Хакасия, республиканские министерства и ведомства, а также органам местного самоуправления на поступившие от них запросы, подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом, и направляются адресату в установленном порядке службой ДОУ соответствующего исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Документы, направляемые в республиканские министерства и ведомства, органы местного самоуправления, могут подписываться заместителями руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, начальниками структурных подразделений в соответствии с содержанием вопросов, изложенных в письмах-запросах. 4.2.11. Согласование документа оформляется визой согласования. Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам, иным документам и выражает согласие руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его структурного подразделения, не являющегося автором документа, с содержанием документа. В состав визы согласования входят подпись и должность визирующего, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата визирования (согласования). Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра культуры Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия "___" ___________ 2013 г. СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭПМК Министерства культуры Республики Хакасия от "___" _________ 2013 г. N ____ СОГЛАСОВАНО Письмо Федерального архивного агентства от "___" _________ 2013 г. N 01-18/115 Виза подтверждает, что должностное лицо ознакомлено с документом. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, который подписывается должностным лицом с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа, например: Замечания прилагаются. Начальник информационно-аналитического отдела Министерства культуры Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия "___" ________ 2013 г. Отказ от визирования не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается отметка: С проектом не согласен, замечания прилагаются. Начальник юридического отдела Министерства экономики Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия "___" ________ 2013 г. Визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись" в нижней части последнего листа второго экземпляра документа. Срок визирования проекта письма составляет один день. Согласование проектов постановлений Правительства Республики Хакасия, его Президиума, постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия осуществляется в порядке и сроки, определенные Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия и Инструкцией о порядке делопроизводства в Администрации Главы Республики Хакасия. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается". По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных видов документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним) для защиты от возможной замены листов. Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата или предусматривается правовыми актами. 4.2.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документы утверждаются должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. При утверждении документа руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", которое пишется прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже через один межстрочный интервал указывается полное наименование должности лица, утверждающего документ, еще ниже, через два межстрочных интервала, располагаются личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Министр культуры Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия "___" ___________ 2013 г. При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). При утверждении документа распоряжением или приказом исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН", которое согласуется в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа, например: положение - "УТВЕРЖДЕНО", программа - "УТВЕРЖДЕНА", мероприятия - "УТВЕРЖДЕНЫ", наименования вида распорядительного документа, даты и его регистрационного номера, например: УТВЕРЖДЕН приказом Министерства культуры Республики Хакасия от 16.03.2013 N 49 В данном случае утверждаемый документ фактически является приложением к приказу (распоряжению) исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. 4.2.13. Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Приложения к документу могут быть: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом, например, приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение (пункт 4.2.12 настоящей Примерной инструкции); поясняющие или дополняющие содержание основного документа; являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом. На самом приложении к документу оформляется соответствующая отметка, включающая: слово "Приложение", наименование вида документа, к которому прилагается, наименование организации - автора документа, его дату и регистрационный номер, например: Приложение к письму Министерства культуры Республики Хакасия от "___" __________ 2013 г. N ___ Реквизит располагают в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатают от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через одинарный межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. При наличии нескольких приложений они нумеруются без указания знака "N ", например: Приложение 1 к приказу Министерства финансов Республики Хакасия от "___" __________ 2013 г. N ___ 4.2.14. Сведения о наличии приложений к служебным письмам, документам информационного характера оформляются в следующем порядке: слово "Приложение" печатается через двойной межстрочный интервал ниже основного текста письма от левого края текстового поля (без красной строки). После слова "Приложение" ставится двоеточие; если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием наименования, количества листов и экземпляров в каждом приложении, например: -------------------------------------------------------- |Приложение:|1. Проект приказа "Об утверждении | | |Административного регламента" на 24 л. в 1| | |экз. | | |2. Пояснительная записка к проекту приказа| | |"Об утверждении Административного | | |регламента" на 4 л. в 1 экз. | -------------------------------------------------------- Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о его наличии оформляется по следующей форме: Приложение: письмо Росархива от 24 апреля 2013 г. N 1-203 и приложение к нему, всего на 12 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например: Приложение: брошюра в 5 экз. 4.2.15. Отметка об исполнителе документа включает в себя его фамилию и номер телефона, или инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Печатается отметка об исполнителе на лицевой стороне последнего листа документа в две строки шрифтом размером N 10, например: Иванов (3902)29-51-41 или Н.Н. Иванов (3902)29-51-41 Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения. В случае подготовки документа группой исполнителей в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 4.2.16. Указание по исполнению документов оформляется в форме резолюции, которая должна содержать фамилии, инициалы исполнителей, порядок и характер исполнения документа, срок исполнения, подпись должностного лица и дату, например: Петрову А.А. Пономаревой И.В. Подготовить проект приказа к 30.08.2013 Личная подпись 05.08.2013. Резолюция оформляется на первом листе поступившего документа, на свободном поле документа. В случае если поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем считается лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их работы. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится (приложение 4). Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). На документах, не требующих конкретных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, допускается в резолюции указывать только фамилию, инициалы имени исполнителя в дательном падеже, подпись автора резолюции, дату. 4.2.17. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом. 4.2.18. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) его подлиннику на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию), например: Верно Ведущий специалист отдела кадров Министерства финансов Республики Хакасия Личная подпись И.О. Фамилия Дата Печать Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например: Прошито, пронумеровано и скреплено печатью цифрами и (прописью) листов Ведущий специалист Личная подпись И.О. Фамилия Дата Печать Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. 4.2.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об этом, или при наличии такого документа ссылку на дату и регистрационный номер; отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ и дату. 4.3. Организация и порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения 4.3.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам, например: Для служебного пользования Экз. N _____ 4.3.2. Прием, учет (регистрация) и отправка документов и изданий, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляются службой ДОУ. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются поэкземплярно; на обороте последнего листа каждого экземпляра документа в нижней части листа с левой стороны указывается: количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и работника отпечатавшего документ, контактный телефон и дату печатания документа, например: Отпечатано 2 экз. Исполнил: Фамилия (Личная подпись) Тел. (839022) 295-140 Отпечатал: Фамилия (Личная подпись) "__"_______2013 г. 4.3.3. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации в службу ДОУ, черновики при этом уничтожаются, о чем делается отметка на подлиннике документа. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются совместно с другими несекретными документами; к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП" ("Для служебного пользования"). Данные документы регистрируются в САДД "Дело", пометка "ДСП" переносится в электронную регистрационную карточку без прикрепления электронного образа документа. 4.3.4. Документы, содержащие информацию ограниченного распространения: передаются между работниками исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия под расписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, спецсвязью; при необходимости направления в несколько адресатов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения; размножаются (тиражируются) службой ДОУ только с письменного разрешения руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; с пометкой на оборотной стороне документа о количестве снятых копий, указанием фамилии исполнителя и даты; хранятся в сейфах или металлических шкафах. 4.3.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования". 4.3.6. Уничтожение дел, документов и изданий с грифом ограничения доступа утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия власти по акту. О чем в учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт. 4.3.7. Ознакомление сотрудников исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия с документами, делами и изданиями, имеющими пометку "Для служебного пользования", находящимися на текущем и архивном хранении в службе ДОУ исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, осуществляется с согласия руководителя органа исполнительной власти, где хранятся документы. 4.3.8. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Результаты проверки оформляются актом. 4.3.9. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации сотрудники, ответственные за работу со сведениями ограниченного распространения, могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, и проводится служебное расследование. 4.3.10. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. 5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 5.1. Приказ, распоряжение. 5.1.1. Приказами рекомендуется оформлять решения исполнительного органа государственной власти нормативного характера, распоряжениями - решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы. Проекты приказов (распоряжений) готовят подразделения органа исполнительной власти, специалисты на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы по кадровым вопросам должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (формы N Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а). 5.1.2. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) и доведение утвержденных приказов (распоряжений) до исполнителей в соответствии с указателем рассылки является обязанностью службы ДОУ. 5.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы (приложение 5). Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием наименований исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, подготовивших совместный приказ и других органов или организаций. 5.1.4. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью службы ДОУ и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа (распоряжения) в обязательном порядке направляется исполнителю. 5.1.5. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Республики Хакасия должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. 5.1.6. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа (распоряжения) или на отдельном листе согласования (визирования) и включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилия) и дату (приложение 6). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. При внесении в проект приказа изменений принципиального характера проект подлежит переоформлению и повторному согласованию. Проект приказа (распоряжения) согласовывается с заинтересованными сторонами, должностными лицами, в срок до трех рабочих дней в зависимости от объема представленного документа. 5.1.7. Приказ (распоряжение) печатается на бланке формата А4, шрифтом размером N 13, 14 и имеет следующие реквизиты: Государственный герб Республики Хакасия - располагается от границы верхнего поля в центре в соответствии с Законом Республики Хакасия от 26.03.2003 N 11-ЗРХ "О государственном гербе Республики Хакасия". Полное наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия - располагается ниже Государственного герба Республики Хакасия, отделяется от него одинарным - полуторным межстрочным интервалом и оформляется по центру полужирным шрифтом. Наименование вида документа - ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) - оформляется прописными буквами, полужирным шрифтом и отделяется от наименования органа исполнительной власти двойным межстрочным интервалом. Дата, номер, место издания - оформляются по центру в две строки и располагаются ниже наименования вида документа. Дата - оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, например: 02.03.2013 или 02 марта 2013 года и отделяется от наименования вида документа двойным межстрочным интервалом. Номер состоит из знака "N " и порядкового номера приказа (распоряжения), например: N 39; N 06. К приказу может добавляться буква, например, приказы по личному составу: N 3/к или N 3-к; распоряжение N 13-р. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, по личному составу (прием, увольнение, перевод, премии и другие, награждения, длительные командировки и по отпускам, наказаниям, командировкам) и административно-хозяйственной деятельности регистрируются и нумеруются отдельно, в соответствии со сроками хранения. Приказы (распоряжения) по основной деятельности регистрируются в САДД "Дело" с размещением в ней электронного образа документа, по личному составу - в кадровой службе исполнительного органа государственной власти, в пределах календарного года. Заголовок приказа (распоряжения) является обязательным реквизитом, он должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и располагается ниже реквизита "место издания приказа" и выравнивается по центру, например: Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги... Некоторые приказы, текст которых не превышает 1/2 печатного листа, могут не иметь заголовка. Текст отделяется от заголовка двойным - тройным межстрочным интервалом и печатается шрифтом размером N 13, 14 через одинарный - полуторный межстрочный интервал текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля, без переноса слов. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в соответствующем падеже, его дата, регистрационный номер и заголовок в соответствии с пунктом 4.2.9.8 настоящей Примерной инструкции. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю:", которое печатается строчными буквами в разрядку. Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения). Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, регистрационного номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения). При наличии приложения к приказу (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к приказу (распоряжению) оформляются на отдельных листах бумаги и визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится в левом нижнем углу текстового поля последнего листа приложения и включает в себя подписи визирующих, расшифровку подписи и дату. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов приказов (распоряжений). В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на приказ. Все составные части реквизита выравниваются относительно левого края поля и печатаются через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например: Приложение 2 к приказу Министерства культуры Республики Хакасия от "____"_______2013 г. N ____ При наличии в тексте приказа формулировки "УТВЕРДИТЬ" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на приказ, его дату, номер, например: УТВЕРЖДЕНО приказом Министерства культуры Республики Хакасия от "____"_____2013 г N ____ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) может выделяться прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, ПОРЯДОК и т.д.). Заголовок к тексту приложения рекомендуется печатать через одинарный межстрочный интервал центрованным способом и отделять от предыдущего реквизита двойным - тройным межстрочным интервалом, от текста приложения - одинарным - двойным межстрочным интервалом, например: Положение об отделе по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия Порядок проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, в единственном числе, выравниваются по центру. Текст в строках выравнивается по левому краю. Если заголовок графы содержит два яруса и более (подзаголовки), то подзаголовки пишутся со строчной буквы, если они грамматически или по смыслу согласованы с заголовками, например: ---------------------------------------------------------- |Наименование объекта|Объем финансирования, тыс. рублей | | |-----------------------------------| | |федеральный|республиканский|местный| | |бюджет |бюджет |бюджет | ---------------------------------------------------------- Если таблицу печатают более чем на одной странице, то на следующих страницах повторяется только нумерация граф. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Если приказ содержит несколько приложений, можно осуществлять сквозную нумерацию листов. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно быть более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы могут нумероваться римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, например, 2.1.3. Реквизит "Подпись" на проекте приказа (распоряжения) отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени, фамилия). Наименование должности руководителя, подписывающего приказ (распоряжение), печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией и ограничивается правым полем. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, а в его отсутствие лицо, его замещающее. 5.1.8. Совместные приказы (распоряжения) печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка. При оформлении совместного приказа (распоряжения): наименования исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия располагаются на одном уровне в несколько строк и центрируются относительной самой длиной строки; наименование вида документа - ниже по центру через двойной межстрочный интервал. Регистрационный номер приказа (распоряжения), составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Подписи руководителей располагаются ниже текста через тройной межстрочный интервал на одном уровне и выравниваются по левому краю; при этом, подписи должностных лиц располагаются в соответствии с наименованиями организаций совместно подготовившими приказ. 5.2. Положение, правила, инструкция, регламент. 5.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции, регламенте устанавливается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных актов. Положения, правила, инструкции, регламенты применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия либо лицом, его замещающим, или как акты, утверждаемые исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении положения, правил, инструкции, регламент. Решение об утверждении положений, правил и инструкций находится в ведении исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 4.2.12 настоящей Примерной инструкции. 5.2.2. Порядок подготовки положения, правил и инструкции, регламента соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. 5.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". 5.2.4. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции, регламента) отвечает на вопрос "О чем?", например: Положение о проведении конкурса...; Инструкция по охране труда и технике безопасности... Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?", например: Должностная инструкция специалиста... 5.2.5. Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) делится на главы, пункты и подпункты. Главы имеют наименования и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов внутри главы производится арабскими цифрами. Нумерация пунктов может быть сквозной для всего текста документа или самостоятельной внутри каждой главы. 5.3. Протокол. 5.3.1. Протокол составляется в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и другими органами и организациями, на которые возложена подготовка, не позднее чем за три дня до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителем подразделения-исполнителя. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа, службу ДОУ или сотрудников подразделений, подготовивших повестку совещания. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем подразделения, ответственным за подготовку. 5.3.2. Протокол оформляется в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируется только принятые по ним решения (приложения 7, 8). Для оформления протоколов заседаний, совещаний комиссий, советов, рабочих групп принято использовать полную форму оформления протокола. В данной форме отражается информация по каждому вопросу с записью краткого содержания докладов, приложения их текстов (при наличии), высказанных мнений. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку "Текст доклада прилагается". 5.3.3. Текст полной формы протокола, как правило, состоит из вводной и основной частей. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или председательствующий на совещании (инициалы и фамилия); секретарь (инициалы и фамилия); присутствовали - (список присутствующих или ссылка на прилагаемый список присутствующих); повестка заседания (совещания); докладчики по каждому пункту повестки заседания (совещания). Слова "Присутствовали" и "Приглашенные" оформляются от границы левого поля с прописной буквы и заканчиваются двоеточием. Через одинарный - двойной межстрочный интервал печатаются в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствовавших и приглашенных, а справа - наименования их должностей. Допускается обобщенное указание наименование должностей, если состав коллегиального органа утвержден отдельным распорядительным документом, например: ------------------------------------------------------------------------ |руководители подведомственных |-|(фамилии и инициалы присутствующих в| |учреждений Министерства культуры| |алфавитном порядке) | |Республики Хакасия: | | | ------------------------------------------------------------------------ Если количество присутствующих и приглашенных на совещании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 20 чел. (список прилагается). Указание должности обязательно при перечислении участников совещания. Основная часть полной формы протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания (совещания). Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - решили. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается ссылка: "Текст выступления прилагается". Принятое решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после записи соответствующего решения. 5.3.4. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра протокола в соответствии с пунктами 4.3.1, 4.3.2 настоящей Примерной инструкции. 5.3.5. Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги в соответствии с пунктом 4.1.1 настоящей Примерной инструкции и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Республики Хакасия - располагается центрированным образом; наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках), при наличии, располагается ниже предыдущего реквизита через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру. наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" оформляется ниже реквизита "наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия" через одинарный межстрочный интервал прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 13 и выравнивается по центру; вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом, печатается через одинарный межстрочный интервал полужирным шрифтом и выравнивается по центру; место проведения заседания (совещания) указывается при оформлении протокола в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через двойной межстрочный интервал после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него чертой и выравнивается по центру. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через двойной межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от границы левого поля. Датой протокола является дата заседания (совещания), например: 10 августа 2013 года. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Регистрационный номер протокола располагается в той же строке, что и дата, ограничивается правой границей текстового поля. Номер обозначается арабскими цифрами и может включать буквенные индексы. Основная часть протокола печатается через одинарный - полуторный межстрочный интервал размером шрифта N 13. 5.3.6. При оформлении краткой формы протокола вводная часть содержит только перечень присутствующих на совещании должностных лиц. Вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), при оформлении краткой формы протокола, располагаются в порядке рассмотрения и нумеруются арабскими цифрами. Наименование каждого вопроса начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованным образом размером шрифта N 13 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании (совещании) по данному вопросу. Ниже через два межстрочных интервала печатается краткий анонс выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Далее по пунктам указываются принятое по вопросу решение и возможные поручения. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: "утвердить...", "предусмотреть...", "внести изменения...". 5.3.7. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и оформляется в соответствии с пунктом 4.2.10 настоящей Примерной инструкции. 5.3.8. Приложения к протоколам оформляются на отдельном листе бумаги. Реквизит "Приложение" оформляется в соответствии с пунктом 4.2.3 настоящей Примерной инструкции, например: Приложение к протоколу заседания экспертной комиссии от "____"_______2013 г. N ____ 5.3.9. До представления на подпись председательствующему протокол в обязательном порядке должен быть согласован автором (исполнителем). Виза согласования оформляется в соответствии с пунктом 4.2.11 настоящей Примерной инструкции. 5.3.10. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании (совещании), возвращаются для оформления в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. 5.3.11. Копии протоколов и выписки из протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляется по каждому вопросу, если их подготовка осуществлялась в разных подразделениях, подписывается ответственным исполнителем. Копии протоколов заверяются печатью ДОУ. 5.3.12. Оформление выписки из протокола. Выписка из протокола оформляется в случае необходимости направления заинтересованным лицам или исполнителям решений, принятых по отдельным вопросам, рассмотренным на заседании (совещании). Оформление выписки из протокола осуществляется аналогично оформлению протокола. Отличие заключается в том, что в правом верхнем углу первого листа оформляется пометка "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА". Вводная часть протокола переносится в выписку полностью, а из основной части выделяется информация (вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц. Подписи председательствующего на совещании и секретаря переносятся в выписку полностью (приложение 9). 5.4. Служебные письма. 5.4.1. Служебные письма исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия готовятся: как ответы о выполнении поручений Главы Республики Хакасия, Правительства Республики Хакасия; как исполнение поручений руководителей Республики Хакасия по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции республиканского органа исполнительной власти; как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, различных организаций и частных лиц; как инициативные письма. 5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. 5.4.3. Оформление служебных писем осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в разделе IV настоящей Примерной инструкции. Служебное письмо по объему, как правило, не должно превышать одну-две машинописных страницы, а в случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц. Служебное письмо исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 5.4.4. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: "Министерство считает...", "Государственный комитет рассмотрел...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю..." и т.д. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 5.4.5. Заголовок служебного письма является обязательным реквизитом документа и начинается со слов "О...", "Об...", оформляется ниже реквизитов бланка органа исполнительной власти через один межстрочный интервал и располагается по центру при продольном оформлении реквизитов бланка и от левого поля документа при угловом расположении реквизитов бланка. В конце заголовка служебного письма точка не ставится. Текст письма от заголовка отделяется двойным межстрочным интервалом и печатается с абзаца от левой границы текстового поля через одинарный - полуторный межстрочный интервал размером шрифта N 13, выравнивается по левой и правой границам текстового поля, без переноса слов. 5.4.6. Датой письма является дата его подписания, оформляется в соответствии с пунктом 4.2.6 настоящей Примерной инструкции. Регистрационный номер служебного письма кроме порядкового номера может иметь буквенные или цифровые индексы и оформляется в соответствии с пунктом 4.2.7 настоящей Примерной инструкции. 5.4.7. Право подписи служебных писем устанавливается в положении об исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, в положениях о структурных подразделениях, и должностных регламентах специалистов. В указанных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем при отсутствии руководящих должностных лиц. 5.4.8. Виза согласования служебного письма с заинтересованными лицами проставляется в нижней части последнего листа второго экземпляра письма, оформленного не на бланке, и оформляется в соответствии с пунктом 4.2.11 настоящей Примерной инструкции. После регистрации второй экземпляр исходящего письма исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия оформляется "В дело", при этом сотрудником службы ДОУ проверяется наличие виз (согласований) исполнителя и руководителя структурного подразделения, отвечающего за подготовку письма. Первый экземпляр письма направляется службой ДОУ адресату в установленном порядке. 5.4.9. Адресование служебного письма. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании служебного письма организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например: Министерство культуры Республики Хакасия отдел кадров При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы имени, отчества указываются перед фамилией, например: Министерство образования и науки Республики Хакасия отдел кадров ведущему специалисту И.О. Фамилия При адресовании документа руководителю организации - ее наименование входит в состав должности адресата, например: Министру культуры Республики Хакасия И.О. Фамилия При адресовании документа физическому лицу - указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Иванову В.И. ул. Садовая, д. 2, кв. 4, г. Абакан, Республика Хакасия, 655017 Почтовый адрес допускается не указывать в документах, адресованных в Правительство Республики Хакасия, исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия, постоянным корреспондентам. Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю. Реквизит адресат не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится. Адреса отделяются друг от друга одинарным межстрочным интервалом. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, при этом на каждом экземпляре подготовленного на бланке документа рекомендуется указывать только одного адресата, на экземпляре канцелярии (без бланка, визовый) в реквизите "адресат" указывают "(согласно списку)". Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, их почтовые адреса (кроме постоянных адресатов). Список рассылки подписывается исполнителем письма, с указанием даты. 5.4.10. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через одинарный межстрочный интервал в соответствии с пунктом 4.2.8 настоящей Примерной инструкции. При направлении письма в качестве дополнения, к ранее отправленному, в его заголовке с новой строки в скобках допускается оформление подзаголовка, например: Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июнь
|
