|
Расширенный поиск
Постановление Главы администрации Новосибирской области от 03.02.2003 № 61Г Л А В А АДМИНИСТРАЦИИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 03.02.2003 N 61 г.Новосибирск О документационном обеспечении администрации области В целях совершенствования документационного обеспечения администрации области, упорядочения работы с документами, п о с т а н о в л я ю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению администрации Новосибирской области. 2. Возложить на заместителей главы администрации области, руководителей структурных подразделений администрации области персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по документационному обеспечению администрации Новосибирской области. 3. Управлению контроля и документационного обеспечения администрации области (Кривощеков В.Г.) организовать изучение Инструкции по документационному обеспечению администрации Новосибирской области руководителями структурных подразделений администрации области. 4. Заместителям главы администрации области, руководителям структурных подразделений администрации области: 4.1. Обеспечить изучение Инструкции по документационному обеспечению администрации Новосибирской области специалистами структурных подразделений администрации области. 4.2. Назначить работников, ответственных за документационное обеспечение, и представить информацию о них в управление контроля и документационного обеспечения администрации области до 01.03.2003. 5. Признать утратившими силу: постановление главы администрации области от 14.09.2000 N 769 "О совершенствовании работы по подготовке правовых актов главы администрации области"; постановление главы администрации области от 16.02.2001 N 164 "О порядке применения гербовой печати администрации области"; постановление главы администрации области от 23.10.2002 N 774 "О внесении изменений в постановление главы администрации области от 14.09.2000 N 769"; пункты 2 - 7 постановления главы администрации области от 13.06.2001 N 514 "О бланках администрации области и структурных подразделений администрации области"; пункт 7 постановления главы администрации области от 23.09.2002 N 721 "О мерах по совершенствованию правового обеспечения деятельности администрации области"; распоряжение главы администрации области от 20.09.99 N 240-р "Об утверждении "Инструкции по делопроизводству в администрации области"; распоряжение главы администрации области от 27.03.2000 N 74-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Новосибирской области"; распоряжение главы администрации области от 05.10.2000 N 395-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Новосибирской области"; 6. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы администрации области Беспаликова А.А. В.А. Толоконский УТВЕРЖДЕНА Постановлением главы администрации области от 03.02.2003 N 61 ИНСТРУКЦИЯ по документационному обеспечению администрации Новосибирской области С О Д Е Р Ж А Н И Е Стр. 1. Общие положения 5 2. Правила оформления документов 7 2.1. Реквизиты документов 7 2.2. Бланки документов 21 3. Порядок подготовки законопроектов Новосибирской области 23 3.1. Порядок подготовки законопроектов в администрации 23 области 3.2. Порядок рассмотрения законопроектов, 24 подготовленных областным Советом в администрации области 3.3. Порядок работы над законопроектами, принятыми 25 областным Советом в первом чтении 3.4. Порядок подписания законов Новосибирской области 25 4. Порядок подготовки правовых актов администрации области 27 4.1. Виды правовых актов 27 4.2. Общие требования к разработке проектов правовых 27 актов 4.3. Структура правового акта 28 4.4. Согласование проекта правового акта 30 4.5. Экспертиза проекта правового акта 31 4.6. Подписание и регистрация правового акта 34 4.7. Рассылка и хранение правовых актов 35 5. Подготовка отдельных видов документов 37 5.1. Акт 37 5.2. Доверенность 38 5.3. Договор 39 5.4. Заключение 40 5.5. Записки 40 5.6. Заявление 41 5.7. Перечень 42 5.8. Протокол 42 5.9. Служебное письмо 45 5.10. Справка 47 5.11. Телеграмма 48 5.12. Телефонограмма 51 5.13. Факсограмма 52 5.14. Электронное сообщение 52 6. Организация работы с поступающей корреспонденцией 53 6.1. Способы доставки корреспонденции 53 6.2. Прием и обработка корреспонденции 53 6.3. Распределение корреспонденции 54 6.4. Регистрация документов 54 6.5. Рассмотрение документов руководителем 55 6.6. Направление документов исполнителям 56 6.7. Исполнение документов 57 7. Организация отправки документов 58 7.1. Виды отправки документов 58 7.2. Отправка документов почтовой связью 58 7.3. Отправка документов фельдьегерской связью 58 7.4. Отправка документов электрической связью 59 7.5. Доставка документов через нарочных 60 8. Систематизация обеспечения сохранности документов 61 8.1. Составление номенклатур дел 61 8.2. Формирование дел 63 8.3. Оформление дел 64 8.4. Экспертиза ценности документов 65 8.5. Хранение документов и дел в подразделениях 66 администрации области 9. Передача документов на государственное хранение 68 10. Копирование (тиражирование) документов 69 11. Порядок применения печатей и штампов 70 11.1. Общие требования 70 11.2. Порядок изготовления и хранения печатей и штампов 70 11.3. Порядок применения печати администрации области 71 11.4. Порядок применения печатей и штампов структурных 72 подразделений администрации области 12. Особенности работы с документами, содержащими служебную 73 информацию ограниченного распространения Приложения 76 Приложение N 1 Написание отдельных названий, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа Приложение N 2 Рекомендации по изготовлению образцов бланков структурных подразделений администрации области Приложение N 3 Рекомендации по оформлению законопроектов Новосибирской области с использованием редактора WORD-7 Приложение N 4 Требования к оформлению проекта правового акта администрации области с использованием редактора WORD-7 Приложение N 5 Образец оформления акта Приложение N 6 Образец оформления доверенности Приложение N 7 Образец оформления заключения Приложение N 8 Образец оформления докладной записки Приложение N 9 Образец оформления пояснительной записки Приложение N 10 Образец оформления заявления Приложение N 11 Образец оформления перечня поручений Приложение N 12 Образец оформления полного протокола Приложение N 13 Образец оформления краткого протокола Приложение N 14 Порядок подготовки и оформления проекта служебного письма главы администрации области Приложение N 15 Образец оформления благодарственного письма Образец оформления гарантийного письма Образец оформления инструктивного письма Образец оформления письма - ответа Образец оформления поздравительного письма Образец оформления письма - просьбы Образец оформления письма - приглашения Образец оформления письма - предложения Образец оформления сопроводительного письма Приложение N 16 Образец оформления справки Приложение N 17 Образец оформления телеграммы Приложение N 18 Образец оформления телефонограммы Приложение N 19 Список подразделений, корреспонденция которых регистрируется в канцелярии Приложение N 20 Список подразделений, корреспонденция которых отправляется канцелярией Приложение N 21 Образец оформления номенклатуры дел Приложение N 22 Образец оформления сводной номенклатуры дел Приложение N 23 Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов структурного подразделения Приложение N 24 Форма заказа на копирование документов Приложение N 25 Образец заявления на разрешение изготовления печати 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по документационному обеспечению администрации Новосибирской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации области. Приведенные термины и понятия используются для целей Инструкции. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом и законами Новосибирской области. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в структурных подразделениях, должны отвечать требованиям Инструкции. 1.4. Требования, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников администрации Новосибирской области. Работники администрации области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 1.5. Ответственность за организацию и состояние документационного обеспечения в структурных подразделениях администрации области возлагается на их руководителей. 1.6. Для документационного обеспечения и ведения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации области могут создаваться службы документационного обеспечения (делопроизводства) или назначаться работники, ответственные за документационное обеспечение, на которых возлагаются следующие основные функции: прием, учет и распределение поступающих в подразделение документов; передача документов на рассмотрение руководителю подразделения с последующей переадресовкой их с резолюцией руководителя исполнителю; учет и регистрация отправляемых из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку; контроль по вопросам прохождения и исполнения документов в подразделении; разработка номенклатуры дел подразделения; ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их на архивное хранение; выдача работникам документов и текущих дел, контроль за их возвратом; проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения; ввод в электронную базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов; ознакомление работников с нормативными и иными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами; проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами; подготовка заявок на изготовление печатно-бланочной продукции, получение средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, организация их учета. 1.7. Руководители структурных подразделений администрации области могут утверждать собственный порядок работы с документами структурных подразделений, не противоречащий требованиям Инструкции. 1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается. 1.9. Информация, содержащаяся в документах или их проектах, может использоваться только в служебных целях, в соответствии с полномочиями работников и не подлежит разглашению (распространению) без разрешения соответствующего руководителя. 1.10. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан передать через службу документационного обеспечения находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя подразделения. 1.11. При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать все числящиеся за ним документы в службу документационного обеспечения подразделения или его руководителю. 1.12. В случае утраты документа или разглашения содержащейся в нем информации работником руководитель данного подразделения обязан провести служебное расследование и о его результатах проинформировать управление контроля и документационного обеспечения администрации области. 1.13. Правила и порядок работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, с обращениями граждан, организация контроля за исполнением документов, а также подготовка документов к президиуму администрации области устанавливаются специальными инструкциями и положениями. 2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Реквизиты документов 2.1.1. Состав реквизитов документов Документ состоит из отдельных информационных элементов - реквизитов. Комплекс обязательных реквизитов и последовательность их расположения на документе обеспечивает ему юридическую силу. При оформлении документов в администрации области используются следующие реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; печать; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа. 2.1.2. Наименование организации Данный реквизит является собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть администрация области, ее структурное подразделение, должностное лицо. Наименование дается в именительном падеже, например: АДМИНИСТРАЦИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ДЕПАРТАМЕНТ АГРОПРОМЫШЛЕННОГО КОМПЛЕКСА Наименование структурного подразделения должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении об этом структурном подразделении. Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов. 2.1.3. Справочные данные об организации Реквизит содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронный адрес и др. Реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита Наименование организации. 2.1.4. Наименование вида документа Реквизит позволяет судить о назначении документа. Данный реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита Наименование организации и печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом. 2.1.5. Дата документа Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); а для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Датой документа, изданного совместно двумя или более органами (организациями), является дата проставления последней подписи. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2002 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2002). Данный реквизит обязателен для всех видов документов и располагается ниже реквизита Наименование вида документа. На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в месте, отведенном для этого реквизита. 2.1.6. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при регистрации. Реквизит состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке очередности авторов в документе. Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, располагается на уровне даты в зависимости от бланка и вида документа. 2.1.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа. Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов Дата документа и Регистрационный номер документа. Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. 2.1.8. Место составления или издания документа Данный реквизит указывается на бланках документов (кроме письма) в том случае, если его определение затруднено по реквизитам Наименование организации или Справочные данные об организации. 2.1.9. Гриф ограничения доступа к документу Реквизит Гриф ограничения доступа к документу свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. В первой строке данного реквизита проставляется отметка Конфиденциально, Для служебного пользования без кавычек на первом листе документа, на обложке или титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного листа к таким документам в правом верхнем углу. Номер экземпляра проставляется ниже грифа через 1 межстрочный интервал, например: Для служебного пользования Экз. 2 2.1.10. Адресат Реквизит Адресат - это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Реквизит располагается на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление. Реквизит Адресат печатается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При направлении документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например: Администрация Новосибирской области Комитет административных органов При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия в дательном падеже: Администрация Новосибирской области Управление социальной защиты населения Ведущему специалисту О.П.Попковой При направлении документа руководителю или заместителю руководителя организации наименование организации входит в наименование должности адресата, оба реквизита пишутся в дательном падеже, например: Генеральному директору ОАО "Новосибирскэнерго" В.Д.Соловьянову При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций их следует указывать следующим образом: Главам муниципальных образований Новосибирской области При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или военное) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень, например: или Ректору Новосибирского государственного технического университета профессору А.С.Вострикову Военному комиссару Новосибирской области генерал-майору Г.А.Нахаеву В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия и инициалы для физических лиц); наименование улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. Например: ОАО "Электросигнал" ул. Добролюбова, 7 г. Новосибирск, 630009 или С.В.Гаврилову ул. Весенняя, 23 кв. 25 г. Новосибирск, 630015 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более, чем в четыре адресата составляют список рассылки, который подписывает исполнитель. Реквизит Адресат выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке: адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. При направлении писем зарубежным адресатам реквизит Адресат включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата; должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более тридцати знаков, Адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например: The Municipal Court of Seattle 600 Third Avenue /MS SEATTLE, WASHINGTON 98104 USA Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, почтовый адрес. Mr. A.Widmar, Chairman, Coke and Son Ltd LONDON SWK 48 C ENGLAND Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, затем почтовый адрес, например: Mr. Luis Serrano Correcher 34 Call Alcala 6a pl. (servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA 2.1.11. Гриф утверждения документа Гриф утверждения документа - это реквизит, придающий документу юридическую силу. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Утверждаются, как правило, такие документы, как положения, планы, уставы, перечни, штатные расписания и т.д. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. В случае утверждения документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности, личной подписи, ее расшифровки, даты утверждения и оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Глава администрации Новосибирской области Личная подпись В.А.Толоконский дата При утверждении документа правовым актом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа и оформляется следующим образом: УТВЕРЖДЕНО Приказом руководителя департамента имущества и земельных отношений администрации Новосибирской области от N При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагают на одном уровне. Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже через 2 межстрочных интервала печатается с прописной буквы наименование должности руководителя, утверждающего документ, или ссылка на наименование документа, утверждающего документ, которые центрируются относительно слова УТВЕРЖДАЮ. 2.1.12. Резолюция Резолюция - это реквизит, фиксирующий указание должностного лица по исполнению документа. Резолюция включает следующие элементы: инициалы, фамилию (фамилии) исполнителя(ей), содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение и дату, например: А.П.Иванову Прошу подготовить проект распоряжения по данному вопросу к 28.08.2002 ______________ Личная подпись дата При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является лицо, указанное первым в резолюции. Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координация их работы. Резолюция пишется от руки на лицевой стороне первого листа документа в верхней правой его части на свободном от текста месте. Резолюция может оформляться на отдельном бланке должностного лица с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. 2.1.13. Заголовок к тексту документа Заголовок к тексту документа - обязательный реквизит документа, выражающий содержание текста документа и необходимый для регистрации и поиска документа. Он должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос О чем?: О выделении |, Об изменении| или О ком?: О Сергеевой М.В. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Количество строк заголовка может быть не более пяти. Заголовок пишется с прописной буквы, оформляется без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок на бланках с продольным расположением реквизитов (кроме писем главы администрации области) выравнивается по центру, с угловым расположением печатается от левой границы текстового поля. 2.1.14. Отметка о контроле документа Реквизит оформляется на всех документах, исполнение которых контролируется. Обозначается буквой К или штампом Контроль. Располагается на левом поле документа на расстоянии 9,5 см от верхнего поля (на одном уровне с реквизитом Заголовок к тексту) и в правой верхней части бланка резолюции. В копиях правовых актов может проставляться на левом поле напротив контролируемого пункта документа. 2.1.15. Текст документа Основной реквизит документа. Текст документа должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко, и не допускать двоякого толкования. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбуле) указываются факты, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др. Текст документа может содержать только одну заключительную часть. В тексте документа при ссылке на правовой акт указываются его реквизиты: вид документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту. Текст документа можно разбивать на абзацы, разделы, пункты. Правая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст документа отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается по ширине текстового поля. Расстановка переносов допускается только при заполнении ячеек в таблицах. При подготовке документов на двух и более листах второй и последующий листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля страницы. Требования по подготовке текстов различных видов документов приведены в соответствующих разделах Инструкции. Написание отдельных названий, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа, приведено в приложении N 1. 2.1.16. Отметка о наличии приложения Реквизит оформляется в сопроводительных письмах, договорах, приложениях к правовым актам. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз. Если приложения не названы, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект... на 8 л. в 3 экз. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Письмо комитета по делам молодежи администрации Новосибирской области от 10.07.2002 N 25 и приложения к нему, всего на 10 л. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например: Приложение: в 2 экз. или Приложение: Должностная инструкция секретаря в 1 экз. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид: Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес Отметка о наличии приложения печатается через два интервала ниже текста документа от левой границы текстового поля. В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу прописными буквами пишут ПРИЛОЖЕНИЕ N. Ниже через межстрочный интервал наименование, дата и регистрационный номер правового акта. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к распоряжению главы администрации области от 29.04.2002 N 160-р 2.1.17. Подпись Подпись - это обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. В состав реквизита Подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Глава администрации Личная подпись В.А.Толоконский Новосибирской области или Глава администрации Личная подпись В.А.Толоконский Если документ оформлен на бланке должностного лица, то в состав реквизита Подпись входит: личная подпись и расшифровка подписи. Личная подпись В.А.Толоконский При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Начальник управления Личная подпись М.С.Васильев Главный бухгалтер Личная подпись Н.М.Сидорова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Глава администрации Глава администрации Алтайского края Новосибирской области Личная подпись А.А.Суриков Личная подпись В.А.Толоконский В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись П.В.Хабаров Члены комиссии Личная подпись М.К.Арсеньев Личная подпись В.К.Федорова Личная подпись С.М.Карпов Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. При этом не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту перед наименованием должности. Наименование должности в реквизите Подпись печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Допускается центровка наименования должности относительно самой длинной строки, например: Заместитель главы администрации Личная подпись А.Г.Филичев Расшифровка подписи в реквизите Подпись располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 2.1.18. Гриф согласования документа Гриф согласования документа - это реквизит, выражающий согласие руководителя структурного подразделения учреждения или организации, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже через 2 межстрочных интервала наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи и дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Заместитель главы администрации Новосибирской области Личная подпись В.Н.Денисов дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом, то указывается название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например: СОГЛАСОВАНО Письмо управления труда и занятости населения администрации Новосибирской области от 31.03.2002 N 145-26/02 Гриф согласования располагается ниже реквизита Подпись или на отдельном листе согласования, в этом случае на документе делается запись: Лист согласования прилагается. Гриф согласования центрируется относительно самой длинной строки или выравнивается по левому краю. 2.1.19. Визы согласования документа Виза согласования документа - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись главе администрации области документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, где готовился проект документа, и заместителем главы администрации области, курирующим это направление работы. Документы, содержащие поручения работникам администрации области, должны быть завизированы ими. Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. На проекте правового акта администрации области виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа, например: Начальник юридического отдела Личная подпись А.С.Сергеев дата На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа, в левой нижней части (должность визирующего при этом можно не указывать). При наличии замечаний по документу замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу, а визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник управления культуры Личная подпись В.Г.Миллер дата 2.1.20. Печать Реквизит Печать заверяет подлинность подписи должностного лица. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера, сертификатах, лицензиях и др. печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место обозначается символом МП. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым, синего или фиолетового цвета. Порядок применения печатей приведен в разделе 11. 2.1.21. Отметка о заверении копии Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Для придания копии документа юридической силы производится заверение копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита Подпись следующим образом: заверительная надпись Верно; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения, например: Верно Начальник отдела подготовки документов Личная подпись Н.М.Баранова дата При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью. 2.1.22. Отметка об исполнителе Реквизит включает фамилию исполнителя и номер его телефона. Он располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля, например: Петров 23 10 15 2.1.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Реквизит включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку В дело, номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; дату. Данный реквизит располагается в нижней части исполненного документа, подлежащего подшивке в дело, например: Отправлен факс 03.07.2002 В дело N 01-33 Сидорова дата 2.1.24. Отметка о поступлении документа в организацию Реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа. Элементами реквизита являются: наименование организации; порядковый номер, который дополняется индексом структурного подразделения и дата поступления документа, например: Администрация Новосибирской области Канцелярия Вх.N 8325/1 01 09 2002 2.1.25. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка, необходимая для поиска документа, включающая в себя имя файла на магнитном носителе, дату и др. сведения. Реквизит проставляется в момент подготовки документа, располагается в левом нижнем углу документа, например: С:\Письма\Просьба.rtf 01.11.2002 2.2. Бланки документов 2.2.1. Документы в администрации области оформляются, как правило, на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, установленные в определенном порядке. 2.2.2. В администрации области используются следующие виды бланков: общий бланк администрации области; бланк постановления главы администрации области; бланк распоряжения главы администрации области; бланк распоряжения администрации области; бланк письма администрации области; бланк письма главы администрации области. 2.2.3. Структурные подразделения администрации области имеют бланки в соответствии с положениями о данных подразделениях. 2.2.4. Образцы бланков, перечисленные в п.2.2.2, изготавливаются управлением контроля и документационного обеспечения администрации области. Образцы бланков структурных подразделений администрации области изготавливаются структурными подразделениями и согласовываются с управлением контроля и документационного обеспечения. Рекомендации по изготовлению образцов бланков структурных подразделений администрации области приведены в приложении N 2. 2.2.5. Бланки, указанные в п.2.2.2 и п.2.2.3, могут быть изготовлены в соответствии с образцом типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью средств вычислительной техники при изготовлении документа. 2.2.6. Порядок изготовления, использования, хранения бланков документов администрации области определяется начальником управления контроля и документационного обеспечения администрации области. Порядок изготовления, использования и хранения бланков структурных подразделений администрации области определяется руководителями этих структурных подразделений. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 2.2.7. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 по ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы". Рекомендуется офисная бумага с плотностью 80 - 250 г/ кв.м и белизной от 88 до 98%. 2.2.8. Образцы бланков администрации области и структурных подразделений оформляются в альбом бланков, который включается в номенклатуру дел. 2.2.9. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на листах бумаги формата А4. 3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ЗАКОНОПРОЕКТОВ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ 3.1. Порядок подготовки законопроектов в администрации области 3.1.1. Подготовка законопроекта производится в соответствии с программой законопроектных работ на соответствующий календарный год, утверждаемой главой администрации, квартальным планом работы администрации области или в соответствии с поручением главы администрации области. 3.1.2. Для внесения в областной Совет депутатов (далее - областной Совет) представляются в двух экземплярах следующие документы: текст законопроекта, завизированный заместителем главы администрации и руководителем структурного подразделения, подготовившим данный проект; пояснительная записка, содержащая указание предмета правового регулирования, цель и место законопроекта в системе действующего федерального и областного законодательства, изложение концепции, общую характеристику структуры, социально-экономические и другие последствия его применения, подписанная руководителем структурного подразделения; финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат), подписанное руководителем структурного подразделения и согласованное с управлением финансов и налоговой политики и главным планово-экономическим управлением департамента экономического развития и промышленности администрации области; заключение главы администрации области в случае внесения законопроектов о введении или отмене налогов, об освобождении от их уплаты, о выпуске займов, об изменении финансовых обязательств области, согласованное с управлением финансов и налоговой политики администрации области; перечень нормативных правовых актов области, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с вступлением в силу предлагаемого законопроекта; сопроводительное письмо, подписанное главой администрации с указанием представителя администрации области, ответственного за прохождение законопроекта на всех стадиях законотворческого процесса, по поручению главы администрации области законопроект может представлять один из заместителей главы администрации области, руководители структурных подразделений администрации области или их заместители. Требования к оформлению законопроекта Новосибирской области приведены в приложении N 3. 3.1.3. Законопроекты с документами, перечисленными в подпункте 3.1.2, представляются не позднее чем за один месяц до истечения установленного срока в государственно-правовой департамент администрации области для подготовки заключения о соответствии их действующему законодательству и требованиям Инструкции. В случае положительного заключения руководитель государственно-правового департамента администрации области или его заместитель визирует законопроект и сопроводительное письмо. 3.1.4. Разработанный законопроект с документами, перечисленными в подпункте 3.1.2, после согласования с государственно-правовым департаментом администрации области и заместителем главы администрации области, координирующим работу с областным Советом, представляется главе администрации области заместителем главы администрации области, координирующим данный вопрос. 3.1.5. Подписанные главой администрации области документы к законопроекту поступают на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде (на дискете или по электронной почте) в отдел корреспонденции - канцелярию управления контроля и документационного обеспечения администрации области (далее - канцелярия). Первый экземпляр комплекта документов к законопроекту на бумажном носителе в тот же день направляется председателю областного Совета, второй - остается в канцелярии. Законопроект в электронном виде направляется электронной почтой в отдел протокольного обеспечения областного Совета по адресу: [email protected]. Копия сопроводительного письма направляется в отдел по взаимодействию с законодательными (представительными) органами государственной власти управления по взаимодействию с территориями и организационно-кадровой работе для контроля за прохождением законопроекта в комитетах областного Совета. 3.2. Порядок рассмотрения законопроектов, подготовленных областным Советом, в администрации области 3.2.1. Законопроекты о введении или отмене налогов, об освобождении от уплаты налогов, о выпуске займов, об изменении финансовых обязательств области, другие законопроекты, предусматривающие расходы, покрываемые за счет областного бюджета, а также законопроекты, затрагивающие деятельность подразделений администрации области, разработанные комитетами, депутатами областного Совета и другими субъектами, обладающими правом законодательной инициативы, направляются председателем областного Совета на заключение главе администрации области. 3.2.2. Канцелярия регистрирует законопроект и в этот же день направляет его заместителю главы администрации, координирующему работу с областным Советом, который дает поручение соответствующему структурному подразделению администрации о подготовке заключения на представленный законопроект. 3.2.3. В течение 14 дней с момента поступления законопроекта структурное подразделение администрации области подготавливает проект заключения, согласовывает его с государственно-правовым департаментом администрации области, заместителем главы администрации области, координирующим работу с областным Советом, и передает заключение вместе с законопроектом в канцелярию. 3.2.4. Канцелярия направляет проект заключения на подпись главе администрации области. 3.2.5. Подписанное главой администрации области заключение на законопроект регистрируется в канцелярии и в этот же день направляется в областной Совет. 3.3. Порядок работы над законопроектами, принятыми областным Советом в первом чтении 3.3.1. Соответствующие постановления областного Совета с законопроектами, принятыми в первом чтении поступают в канцелярию, регистрируются и в тот же день направляются заместителю главы администрации области, координирующему работу с областным Советом. 3.3.2. Заместитель главы администрации области, координирующий работу с областным Советом, дает поручения о подготовке поправок на законопроекты государственно-правовому департаменту и соответствующему структурному подразделению администрации области. Копии постановлений областного Совета с поручениями канцелярия направляет в отдел контроля и отдел по взаимодействию с законодательными (представительными) органами государственной власти. 3.3.3. Соответствующее структурное подразделение администрации области в установленные сроки подготавливает поправки по законопроекту, согласовывает их с заместителем главы администрации области, координирующим данный вопрос, с государственно-правовым департаментом, заместителем главы администрации, координирующим работу с областным Советом, и передает в канцелярию. 3.3.4. Канцелярия направляет поправки по законопроекту на подпись главе администрации области. 3.3.5. Подписанные главой администрации области поправки по законопроекту поступают в канцелярию для регистрации и отправки в областной Совет. 3.4. Порядок подписания законов Новосибирской области 3.4.1. Принятые областным Советом законы и соответствующие постановления в двух экземплярах в течение 7 дней со дня принятия с сопроводительным письмом направляются главе администрации области для подписания. В день их поступления канцелярия регистрирует письмо и направляет законы и постановления в государственно-правовой департамент администрации области для проведения юридической экспертизы. Копия письма областного Совета направляется канцелярией в отдел по взаимодействию с законодательными (представительными) органами государственной власти. 3.4.2. По результатам экспертизы государственно-правовой департамент в течение десяти дней готовит заключение о юридической возможности подписания закона или проект письма главы администрации области в областной Совет о возвращении поступившего закона для повторного рассмотрения. Заключение или письмо согласовываются с заместителем главы администрации, координирующим работу с областным Советом. В случае возвращения закона в письме указывается представитель главы администрации области при повторном рассмотрении закона. 3.4.3. Заключение или проект письма с двумя экземплярами законов передаются государственно-правовым департаментом в канцелярию для передачи на подпись главе администрации области. 3.4.4. Подписанные главой администрации законы поступают в отдел подготовки документов управления контроля и документационного обеспечения администрации области (далее - отдел подготовки документов), где они регистрируются, проставляется дата подписания. Первый экземпляр закона, заверенный гербовой печатью, направляется канцелярией в областной Совет, второй остается в отделе подготовки документов. 3.4.5. Не подписанные главой администрации законы поступают в канцелярию и вместе с письмом главы администрации области о возвращении закона для повторного рассмотрения направляются в областной Совет. 4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРАВОВЫХ АКТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 4.1. Виды правовых актов В администрации области издаются следующие виды правовых актов: Постановление - нормативный правовой акт главы администрации области, содержащий правовые нормы (правила поведения), рассчитанные на многократное применение, устанавливающие права, обязанности, ответственность персонально не определенного круга лиц и (или) предусматривающие утверждение, введение в действие, толкование, приостановление либо прекращение действия нормативного правового акта. Распоряжение - правовой акт, издаваемый главой администрации области или его заместителями для решения оперативных, организационных, кадровых и других текущих вопросов, не имеющих нормативного характера, содержащий индивидуальные предписания, рассчитанные на однократное применение и адресованные конкретному лицу (лицам). Заместители главы администрации области имеют право издавать распоряжения по вопросам и в пределах полномочий, делегированных им главой администрации. Решение - правовой акт администрации области, принятый совместно с федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации или принятый коллегиальным (совещательным) органом администрации области. Структурные подразделения администрации области, в соответствии с положением о данных подразделениях, могут издавать приказы. 4.2. Общие требования к разработке проектов правовых актов 4.2.1. Правовые акты разрабатываются на основании и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов, других нормативных правовых актов Новосибирской области, планов работы администрации области, поручений главы администрации области, его заместителей, а также в инициативном порядке структурными подразделениями администрации области. При разработке проекта правового акта в инициативном порядке готовится служебная записка, в которой указывается обоснование необходимости принятия и (или) внесения изменений и дополнений в действующий правовой акт и перечень структурных подразделений, принявших участие в разработке проекта. 4.2.2. Разработка проектов правовых актов осуществляется структурными подразделениями администрации области. При наличии в структурном подразделении юридической службы (юриста) в подготовке проекта правового акта в обязательном порядке участвуют юристы данного структурного подразделения. Для разработки наиболее важных проектов правовых актов по распоряжению главы администрации области могут создаваться рабочие группы. В исключительных случаях по решению заместителя главы администрации или руководителя соответствующего структурного подразделения администрации области разработка проекта правового акта может быть поручена иным лицам и (или) организациям. 4.2.3. Ответственными за разработку правового акта являются заместители главы администрации или руководители соответствующего структурного подразделения администрации области. 4.2.4. Проект правового акта должен соответствовать законодательству Российской Федерации и Новосибирской области, а также правилам русского языка. 4.2.5. Одновременно с разработкой проекта правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей. 4.2.6. Если при подготовке правового акта появилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких правовых актов, а также если в правовой акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение правового акта, то разрабатывается новый единый правовой акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных правовых актах предписания. 4.3. Структура правового акта 4.3.1. Правовой акт состоит из содержательной части (текст документа) и иных реквизитов. Содержательная часть правового акта (текст документа) - выраженное в письменном виде языковое, знаковое, графическое, словесно-терминологическое закрепление содержащихся в нем норм права или индивидуальных предписаний, а также иных положений, в том числе разъясняющих цели и мотивы его принятия. Реквизиты правового акта - обязательные сведения, включаемые в правовой акт для признания его действительным. Правовые акты администрации области, кроме текста документа, имеют следующие реквизиты: наименование вида правового акта; дату документа; регистрационный номер документа; заголовок; подпись; визы согласования; отметку об исполнителе; идентификатор электронной копии документа; отметку о наличии приложений. Правовой акт может иметь гриф ограничения доступа к документу. Структура правового акта и необходимость включения в него тех или иных структурных элементов определяются, исходя из объема и содержания акта. Структура правового акта должна обеспечивать логическое развитие его содержания. 4.3.2. Содержательная часть правового акта должна соответствовать общим требованиям к тексту документа, изложенным в п.2.1.15. Инструкции. Слова и выражения в правовом акте используются в значении, обеспечивающем их точное понимание и единство с терминологией, применяемой в федеральном и областном законодательстве. Не допускается обозначение в правовом акте разных понятий одним термином или одного понятия разными терминами, если это специально не оговорено в правовом акте. В правовом акте даются определения используемых в нем юридических, технических и других специальных терминов, если без этого невозможно или затруднено их понимание. В случае, когда необходимо разъяснить цели и мотивы издания правового акта, дать ссылку на документы, во исполнение которых или в соответствии с которыми принимается правовой акт, в него включается вступительная часть - преамбула. Нормативные предписания в преамбулу не включаются. Постановляющая (распорядительная) часть постановления начинается со слова ПОСТАНОВЛЯЮ, приказа - со слова ПРИКАЗЫВАЮ, после которого ставится двоеточие. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на абзацы и подпункты. Абзацы не нумеруются и могут начинаться с прописной буквы (в конце абзаца ставится точка) или со строчной буквы (в конце абзаца ставится точка с запятой). Подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Пункты, которые включают поручения, управленческие действия, носят распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме - "создать, утвердить, представить". В том случае, если поручение или действие предполагают конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен содержать указание должности и фамилии исполнителя в дательном падеже, также его инициалов, которые ставятся после фамилии. Если в качестве исполнителя указаны организация или структурные подразделения, то в этом случае фамилия руководителя ставится после наименования организации или подразделения в скобках, в именительном падеже. Поручения, данные одному исполнителю, перечисляются в одном пункте, например: 1. Департаменту энергетики и жилищно-коммунального хозяйства администрации области (Шаталов В.И.): 1.1. Подготовить предложения ... 1.2. Провести конкурс ... В тексте правового акта должны быть указаны сроки исполнения поручения. В тексте правового акта употребляются полные официальные наименования органов, организаций и структурных подразделений. Ссылки в правовом акте на структурные элементы его текста, а также на иные действующие правовые акты или структурные элементы их текстов применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь нормативных предписаний либо избежать повторений. Положения, предусматривающие изменение, дополнение, признание утратившими силу ранее принятых правовых актов, включаются непосредственно в текст правового акта либо оформляются в виде отдельных проектов. В случае необходимости последним пунктом в проекте правового акта должен быть пункт о возложении контроля за его исполнением. Грамматический строй предложений должен быть краток - без лишних конструкций. Стиль характерный для официально-деловой речи. Краткость текста правового акта достигается за счет исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления устойчивых (стандартизированных) языковых оборотов, например: В целях дальнейшего совершенствования... Во исполнение статьи 5 Федерального закона от 26 января 2002 г. N... В соответствии с постановлением главы администрации области от 14.04.2002 N 123 "О... Утвердить прилагаемые правила... Установить, что руководители структурных подразделений администрации области несут персональную ответственность... Заместителю главы администрации области Беспаликову А.А. принять меры по ... Привести нормативные правовые акты в соответствие с постановлением... Признать утратившим силу постановление... Контроль за исполнением постановления возложить на первого заместителя главы администрации области Косоурова В.С. Таблицы, графики, схемы, карты, являющиеся неотъемлемой составной частью правового акта, как правило, прилагаются к нему. Нумерация приложений производится в порядке упоминания их в тексте правового акта. 4.3.3. Требования к оформлению проекта правового акта администрации области с использованием редактора WORD-7 приведены в приложении N 4 4.4. Согласование проекта правового акта 4.4.1. Согласование проекта правового акта оформляется визой согласования в соответствии с п.2.1.19. Инструкции. 4.4.2. Проект правового акта в обязательном порядке согласовывается в следующей последовательности: руководителем структурного подразделения администрации области, непосредственно готовившим проект; заместителем главы администрации области, координирующим соответствующую сферу в соответствии с распределением обязанностей; заместителями главы администрации области, руководителями структурных подразделений администрации области, предприятий, учреждений, организаций, которым в проекте правового акта предусматриваются задания или поручения; начальником управления финансов и налоговой политики администрации области (если проект правового акта предусматривает финансирование из областного бюджета). 4.4.3. Разработчик правового акта осуществляет обобщение поступивших замечаний и предложений, вносит изменения в проект правового акта по принятым поправкам, а также составляет таблицу отклоненных замечаний и предложений. 4.4.4. Если в процессе согласования в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию всеми ранее согласовавшими данный проект. Повторное визирование не требуется, если при согласовании проекта правового акта в него внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания. 4.4.5. Срок согласования проекта правового акта у каждого согласовывающего лица не должен превышать трех дней. 4.4.6. Для осуществления процедуры согласования проекта правового акта заместитель главы администрации области, ответственный за его подготовку, при необходимости, может созывать совещания с участием представителей заинтересованных структурных подразделений, органов и организаций, уполномоченных визировать проект правового акта. Проект правового акта и необходимые материалы направляются участникам совещания не позднее чем за три дня до его проведения. 4.4.7. Наиболее важные и сложные проекты нормативных правовых актов по решению главы администрации области могут выноситься на обсуждение президиума администрации области. 4.5. Экспертиза проекта правового акта 4.5.1. Экспертиза проектов правовых актов проводится для установления соответствия проектов действующему законодательству и выработки предложений по их доработке. В случаях, предусмотренных законодательством, осуществляется специализированная экспертиза. 4.5.2. Для оценки проекта нормативного правового акта, а также получения предложений по его доработке может проводиться независимая экспертиза на возмездной или безвозмездной основе. Независимая экспертиза осуществляется научными учреждениями, высшими учебными заведениями, экспертами из числа ведущих ученых и специалистов соответствующего профиля, а также иными компетентными организациями и лицами. В качестве независимых экспертов привлекаются ученые и специалисты, не принимавшие непосредственного участия в разработке направляемого на экспертизу проекта правового акта. 4.5.3. Все проекты правовых актов после осуществления процедуры согласования должны проходить правовую экспертизу государственно-правового департамента администрации области, за исключением: проектов распоряжений с поручениями управлению финансов и налоговой политики администрации области о выделении средств из областного бюджета; проектов распоряжений по текущим вопросам прохождения государственной службы и осуществления кадровой работы (прием, увольнение, командировки, отпуска, переводы и т.д.); проектов распоряжений об установлении доплаты к государственной пенсии; проектов распоряжений о награждении Почетной грамотой администрации Новосибирской области и объявлении Благодарности главы администрации Новосибирской области; проектов распоряжений о создании комиссий и рабочих групп, деятельность которых не носит постоянный характер. 4.5.4. При проведении правовой экспертизы проект правового акта подлежит оценке с точки зрения: соответствия Конституции Российской Федерации; соответствия федеральным законам и нормативным правовым актам федеральных органов государственной власти; соответствия законам, другим нормативным правовым актам Новосибирской области более высокой юридической силы; соответствия содержания и вида акта компетенции администрации Новосибирской области; отсутствия внутренних противоречий, взаимоисключающих положений; наличия норм, позволяющих определить порядок реализации проекта; наличие указаний об изменении или отмене положений действующих правовых актов в случае противоречия их представленному проекту; соблюдения правил юридической техники. 4.5.5. Объем представленных материалов должен быть достаточен для проведения экспертизы. К проекту нормативного правового акта в случае необходимости прилагаются: заключение юридической службы (юриста) структурного подразделения администрации области по проекту правового акта; перечень правовых актов, других документов, послуживших основанием для подготовки проекта; пояснительная записка, в которой обосновывается необходимость принятия проекта; финансово-экономическое обоснование, в случае, когда реализация проекта требует материальных и других затрат; статистические данные; прогноз возможных социальных, экономических, правовых и иных последствий действия принимаемого акта; перечень правовых актов, подлежащих изменению, дополнению, признанию утратившими силу в связи с принятием вносимого проекта; перечень органов, организаций и лиц, участвовавших в разработке проекта; таблицу отклоненных замечаний и предложений, сделанных при согласовании проекта; другие документы, необходимые для проведения экспертизы. 4.5.6. В случае, если проект правового акта, представленный на экспертизу, не прошел процедуру согласования или представлены не все необходимые материалы, то такие проекты возвращаются исполнителю для устранения выявленных недостатков. Не допускается возвращение проектов правовых актов по мотивам необоснованности их положений или нецелесообразности их принятия. 4.5.7. Экспертиза областных целевых программ осуществляется в соответствии с Порядком их разработки, утвержденным постановлением главы администрации Новосибирской области. 4.5.8. Экспертиза проектов правовых актов осуществляется в порядке их поступления. Решение об изменении порядка рассмотрения проектов правовых актов принимает заместитель главы администрации области, координирующий вопросы организации деятельности администрации области. 4.5.9. Внутренняя экспертиза проекта постановления, за исключением проекта правового акта программного характера, осуществляется в пятидневный срок, остальных проектов - в трехдневный срок со дня получения правового акта либо в иные сроки, установленные главой администрации области. В случае необходимости срок экспертизы проекта правового акта может быть продлен заместителем главы администрации области, координирующим вопросы правового обеспечения. 4.5.10. По результатам экспертизы проекта правового акта составляется письменное экспертное заключение, которое подписывается руководителем органа уполномоченного на ее проведение. При отсутствии замечаний по проекту правового акта руководитель государственно-правового департамента визирует проект. 4.5.11. Экспертное заключение подлежит обязательному рассмотрению разработчиком проекта правового акта. Возникшие в процессе экспертизы проекта правового акта разногласия рассматриваются руководителем государственно-правового департамента администрации области и руководителем структурного подразделения администрации области, подготовившим проект. 4.5.12. По результатам экспертизы проекта правового акта заместитель главы администрации, руководитель структурного подразделения администрации Новосибирской области ответственные за подготовку проекта, принимают решение: о доработке проекта с учетом замечаний; о разработке нового проекта в установленные сроки; о внесении предложений главе администрации области о продлении срока подготовки проекта или о снятии поручения по разработке проекта. о внесении на рассмотрение главе администрации области проекта с перечнем замечаний и разногласий. 4.6. Подписание и регистрация правового акта 4.6.1. Подготовленный в соответствии с требованиями Инструкции проект правового акта передается в отдел подготовки документов на бумажном носителе и в электронном виде на дискете или по электронной почте на адрес: [email protected]. Проект правового акта на бумажном носителе должен быть полностью идентичен электронному варианту. Ответственность за соответствие бумажного и электронного варианта возлагается на разработчика проекта. 4.6.2. Отдел подготовки документов на каждом проекте проставляет дату и время поступления, регистрирует проект правового акта и заносит сведения о нем в перечень проектов правовых актов. Регистрация проектов производится в пределах календарного года. Перечни ведутся по видам правовых актов. 4.6.3. Отдел подготовки документов проверяет: комплектность правового акта (текст и приложения к нему); наличие необходимых виз согласования, замечаний, заключений по проекту; комплектность сопроводительных документов (письма, справки, сметы, заявления, ходатайства и другие поясняющие документы, копии ранее принятых правовых актов, в которые вносятся изменения данным проектом); соответствие оформления проекта правового акта требованиям Инструкции; наличие полного текста правового акта и приложений к нему в электронном виде. 4.6.4. Отдел подготовки документов имеет право: вернуть разработчику проект правового акта, оформленный с нарушением требований Инструкции; редактировать текст проекта правового акта в соответствии с требованиями Инструкции и правилами правописания; запрашивать дополнительную информацию и документы. 4.6.5. Отдел подготовки документов производит подготовку проекта правового акта на подпись и не позднее трех дней с момента поступления передает правовой акт, оформленный на бланке установленной формы, на визирование заместителю главы администрации области, координирующему вопросы документационного обеспечения. К проекту правового акта прилагается сопроводительная записка начальника управления контроля и документационного обеспечения, в которой указываются фамилии всех лиц, завизировавших данный проект. При наличии замечаний по проекту прилагается таблица отклоненных замечаний. 4.6.6. Проект правового акта с визой заместителя главы администрации области, координирующего вопросы документационного обеспечения, передается: руководителю аппарата главы администрации области для передачи на подпись главе администрации области (правовой акт главы администрации); помощнику заместителя главы администрации области для передачи на подпись заместителю главы администрации области (правовой акт заместителя главы администрации). 4.6.7. Подписанный правовой акт передается в отдел подготовки документов для регистрации и рассылки. Регистрация правового акта производится в день передачи его в отдел подготовки документов. Дата регистрации правового акта считается датой его принятия. Регистрация правового акта производится с использованием автоматизированной системы правовых актов (АСПА). 4.6.8. Дата и регистрационный номер проставляется на подлиннике правового акта шрифтом N 14 по центру через два межстрочных интервала от наименования правового акта. Дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точками (день, месяц, год). Номер проставляется через пробел после даты и состоит из знака N и порядкового номера правового акта из арабских цифр. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", "рк" или "к". Регистрация правовых актов производится в пределах календарного года. Сведения о правовом акте заносятся в перечень правовых актов. Перечни ведутся по видам правовых актов. 4.6.9. Информация о правовом акте, полученная при его регистрации вместе с электронной версией, поступает в АСПА. 4.6.10. Неподписанный правовой акт передается в отдел подготовки документов для возврата разработчику проекта правового акта согласно резолюции. Отдел подготовки документов в день поступления передает неподписанный проект правового акта разработчику. 4.7. Рассылка и хранение правовых актов 4.7.1. В течение двух дней после регистрации в отделе подготовки документов управления контроля и документационного обеспечения администрации области копии правового акта передаются в канцелярию для отправки адресатам согласно рассылке. В территориальные администрации районов области и муниципальные образования городов областного значения правовые акты направляются электронной почтой. В обязательном порядке официальный текст нормативного правового акта главы администрации области, заверенный печатью, передается в Управление Министерства юстиции по Новосибирской области, прокуратуру Новосибирской области, областной Совет, государственно-правовой департамент, департамент информации администрации области. 4.7.2. После размещения в АСПА нормативный правовой акт публикуется на Web - сервере во внутренней сети администрации области. 4.7.3. Ежедневно производится резервное копирование всех документов, находящихся в АСПА. 5. ПОДГОТОВКА ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Акт Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт (событие, действие, состояние). В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Некоторые акты утверждаются соответствующим руководителем. Акт оформляется на общем бланке или на листах бумаги формата А4. Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату документа; регистрационный номер документа; место составления (если его нельзя определить из наименования организации); заголовок к тексту; текст документа; отметку о наличии приложений (при необходимости); подписи; гриф утверждения документа (при необходимости). Требования к отдельным видам актов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть начинается словом Основание, которое печатается от левой границы текстового поля через три интервала от заголовка. После слова Основание ставится двоеточие и указывается распорядительный документ в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. С новой строки от границ левого поля пишется слово Составлен и перечисляются лица, участвующие в составлении акта. При перечислении лиц указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы. В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, оформлено в виде таблиц. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах. Текст акта завершается подписями. Акт подписывают председатель и члены комиссии. При подписании должности не указываются. Подписи отделяются от текста тремя межстрочными интервалами. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта - 14. Образец оформления акта приведен в приложении N 5. 5.2. Доверенность Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенности выдаются главой администрации области. Заместители главы администрации области, руководители структурных подразделений администрации области выдают доверенности своим представителям в соответствии с предоставленными им в установленном порядке полномочиями. Доверенность содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату документа; регистрационный номер документа; текст документа; подпись; визы согласования; печать. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта- 14. Доверенность оформляется на общем бланке администрации области, структурного подразделения или на листах бумаги формата А4. Текст обычно содержит: наименование доверителя, представителя (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные); содержание и объем полномочий; срок действия доверенности; иные сведения, предусмотренные действующим законодательством. Подпись заверяется печатью администрации области или структурного подразделения. Доверенности составляются в двух экземплярах. Доверенности, подписанные главой администрации области или его заместителями, регистрируются в канцелярии, остальные в службах документационного обеспечения структурных подразделений. Экземпляр доверенности с визами согласования остается в канцелярии или в структурном подразделении. Образец оформления доверенности приведен в приложении N 6. В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются: фамилия, имя, отчество доверителя; фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные; объем полномочий представителя; дата; подпись. Данные доверенности оформляются на листах бумаги формата А4, подпись заверяется печатью отдела государственной службы и наград управления по взаимодействию с территориями и организационно-кадровой работы администрации области или кадровой службой структурного подразделения, в котором работает доверитель. 5.3. Договор Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений. Договоры администрации области с субъектами Российской Федерации, странами ближнего зарубежья, с организациями оформляются на листах бумаги формата А4. Договор содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; дату документа; регистрационный номер документа; текст документа; юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения; подписи должностных лиц каждой из сторон; печати каждой из сторон; визы согласования документа. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта- 14. Все договоры администрации области должны быть завизированы руководителем государственно-правового департамента администрации области или его заместителем. Договор от имени администрации области подписывается главой администрации области (в его отсутствие - исполняющим обязанности главы администрации области) или заместителями главы администрации области, если такие полномочия им предоставлены. После подписания договор передается в канцелярию для регистрации и заверения печатью. Количество экземпляров договора определяется количеством сторон, заключивших договор. Один экземпляр зарегистрированного договора с визами согласования остается в канцелярии. Договоры структурных подразделений администрации области регистрируются и хранятся в службах документационного обеспечения соответствующих структурных подразделений. 5.4. Заключение Заключение - документ, содержащий мнение, выводы структурного подразделения, органа, организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключение должно иметь следующие реквизиты: наименование вида документа (с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено); дату подписания; регистрационный номер (если оно оформлено на бланке); подпись руководителя (составителя). Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: С проектом ...согласны. или По проекту ... замечаний нет. Заключение оформляется на бланке структурного подразделения или на листах бумаги формата А4. Образец оформления заключения приведен в приложении N 7. 5.5. Записки 5.5.1. Докладная записка - документ, адресованный руководителю структурного подразделения или главе администрации области, информирующий его о сложившейся ситуации, явлении, факте и служащий основанием для принятия им решений. Докладная записка оформляется на листе бумаги формата А4 или А5 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа; дату документа; регистрационный номер документа (при необходимости); адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметку о наличии приложений (при необходимости); подпись. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта- 14. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой, констатирующей, излагаются причины, факты, события, описывается ситуация, во второй - излагаются выводы, предложения, просьбы. Оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладная записка, передаваемая руководителю структурного подразделения, подписывается составителем, и она не регистрируется. Докладная записка, направленная главе администрации области, заместителям главы администрации, в сторонние организации, составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и регистрируется в установленном порядке. Образец оформления докладной записки приведен в приложении N 8. 5.5.2. Пояснительная (объяснительная) записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.п.), или объясняющий причины какого-либо факта, поступка. Пояснительная записка, сопровождающая основной документ, оформляется на общем бланке администрации области, структурного подразделения или на листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату документа; регистрационный номер документа (при необходимости); адресат (при необходимости); заголовок к тексту; текст документа; отметку о наличии приложений (при необходимости); подпись. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта - 14. Образец оформления пояснительной записки приведен в приложении N 9. Объяснительная записка, пишется на листе бумаги, может быть указано структурное подразделение, где работает составитель записки. Данная записка не имеет регистрационного номера и подписывается составителем. 5.5.3. Служебная записка - документ, предназначенный для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне (руководители структурных подразделений, начальники отделов), и содержащий предложения, оценку каких-либо управленческих действий или информацию о них, фиксирующий факт передачи материальных ценностей. Служебная записка оформляется по образцу докладной записки. 5.6. Заявление Заявление - документ, адресованный должностному лицу, содержащий определенную просьбу и предложения. Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; адресат (должность, инициалы имени и отчества, фамилия); дату документа; текст документа; отметку о наличии приложений (при необходимости); подпись. Заявление пишется на листе бумаги формата А4 или А5, может быть указано структурное подразделение, где работает обратившийся с заявлением работник. Текст заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести, прошу проверить состояние). Форма изложения заявления свободная. Заявление подписывается заявителем. Заявление передается руководителю, который выражает свое решение резолюцией, являющееся основанием для издания распорядительного документа, подготовки письма, организации проверки и т.д. Образец оформления заявления приведен в приложении N 10. 5.7. Перечень Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений, предметов, лиц, объектов, работ, мероприятий и т.д. Перечень оформляется на листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; заголовок к тексту; текст документа; подпись; визы согласования документа. Текст перечня, как правило, оформляется в виде таблицы, подписывается должностными лицами, составляющими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются главой администрации области. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта -14. Допускается при заполнении таблиц использовать размер шрифта 12. Образец оформления перечня приведен в приложении N 11. 5.8. Протокол Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Протокол ведется во время заседания. В случае, когда заседание стенографируется или ведется его магнитофонная запись, протокол составляют после их расшифровки. По форме протоколы могут быть двух видов: краткий - содержит обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения; полный - содержит запись всех выступлений докладчиков и участников. Краткая форма протокола используется при наличии стенограммы, когда прилагаются тексты докладов и выступлений, а также для протоколирования оперативных совещаний. Протокол печатается на стандартном бланке протокола или на листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату документа; регистрационный номер документа; место составления (при необходимости); текст документа; подпись. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта -14. Требования к отдельным видам протоколов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новосибирской области. При оформлении протокола реквизиты располагаются следующим образом: Наименование организации - печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру. Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита прописными буквами и выравнивается по центру. Через 1 межстрочный интервал ниже строчными буквами печатается слово заседания (конференции, собрания, совещания) и наименование коллегиального органа в родительном падеже, слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом. Дата и номер протокола - оформляются цифровым способом и печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания президиума, протоколы технических, научных, экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июнь
|
