Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 13.05.2013 № 200-р

ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

N 200-р

13 мая 2013 г.         г. Хабаровск

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в

министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной

власти Хабаровского края

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в министерствах края, иных органах исполнительной власти края:

1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее - Примерная инструкция).

2. Министрам края, руководителям иных органов исполнительной власти края в срок до 01 сентября 2013 г. обеспечить разработку индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края (далее - индивидуальная инструкция по делопроизводству) на основе Примерной инструкции и утвердить ее после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства края.

3. Управлению по делам архивов Правительства края:

3.1. Оказать методическую помощь министерствам края, иным органам исполнительной власти края при подготовке ими индивидуальных инструкций по делопроизводству.

3.2. Обеспечить согласование индивидуальных инструкций по делопроизводству.

Вр.и.о. Губернатора

В.И.Шпорт

УТВЕРЖДЕНА

Распоряжением

Губернатора Хабаровского края

от 13 мая 2013 г. N 200-р

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ, ИНЫХ

ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее также - органы исполнительной власти края).

1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр, законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 04 мая 2012 г. N 212-р.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота.

Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органе исполнительной власти края, должны обеспечивать выполнение требований Индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края.

1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах исполнительной власти края осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо лицом, назначенным приказом руководителя ответственным за делопроизводство (далее - служба делопроизводства).

1.5. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти края, устанавливаются должностными регламентами.

1.6. Органы исполнительной власти края организуют и ведут делопроизводство на основе Индивидуальных инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти края, регламентов органов исполнительной власти края, других нормативно-методических документов.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края утверждаются руководителями органов исполнительной власти края после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК).

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Индивидуальной инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края порядка работы с документами в органах исполнительной власти края возлагается на их руководителей.

1.8. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.9. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.10. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти края.

1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти края.

1.12. Работники структурных подразделений органа исполнительной власти края несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края.

1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

2. Основные понятия

В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти края;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти края;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти края, с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов (отдельный документ), относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти края;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа исполнительной власти края, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти края;

"электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением системы электронного документооборота.

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

3. Создание документов в органе исполнительной власти края

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти края на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Образцы бланков документов органа исполнительной власти края утверждаются руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края (далее также - край).

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.1.3. В органах исполнительной власти края применяются следующие бланки:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

3.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

3.1.5. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются в соответствии с постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" полиграфическими предприятиями по заказам органов исполнительной власти края. Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

3.1.6. Бланки органов исполнительной власти края подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 1).

3.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа исполнительной власти края. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.1.9. Бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.

3.1.10. Организация работы по изготовлению и учету бланков органа исполнительной власти края возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:

получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их в службу делопроизводства (приложение N 2).

3.1.11. Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти края необходимо установить, что:

бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений;

по мере необходимости или с периодичностью, установленной Индивидуальной инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края, комиссионно списываются испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края. После утверждения акта (приложение N 3) испорченные бланки уничтожаются. Один экземпляр акта передается в службу делопроизводства;

невостребованные бланки возвращаются в службу делопроизводства или подразделение, осуществляющее учет бланков.

3.2. Шаблоны электронных документов

Электронные документы, создаваемые в органе исполнительной власти края, оформляются с использованием шаблонов электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Образцы шаблонов электронных документов органа исполнительной власти края утверждаются руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края.

Шаблон электронного документа должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения герба края.

3.3. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые органом исполнительной власти края, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в органах исполнительной власти края, являются:

а) герб Хабаровского края;

б) наименование органа исполнительной власти края;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об органе исполнительной власти края;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) заголовок документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти края; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.

При подготовке раздела Индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов документов в соответствии с приложением N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

4. Требования к подготовке и

оформлению проектов законов края

4.1. Взаимодействие органов исполнительной власти края с Законодательной Думой края в сфере законопроектной деятельности осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора края от 31 марта 2011 г. N 31 "Об обеспечении взаимодействия министерств Хабаровского края, иных органов исполнительной власти Хабаровского края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края с Законодательной Думой Хабаровского края и Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации в сфере законопроектной деятельности".

Разработка проектов законов края (далее также - законопроект) и постановлений Законодательной Думы края, носящих нормативный правовой характер (далее также - постановление Думы), осуществляется в соответствии с Примерным перечнем проектов законов края, проектов постановлений Законодательной Думы края, проектов федеральных законов, проектов постановлений Губернатора края, Правительства края на соответствующий год, утверждаемым Губернатором края.

4.2. К законопроектам и постановлениям Думы орган исполнительной власти края прилагает следующие материалы:

1) пояснительную записку, содержащую предмет регулирования и изложение концепции предлагаемого законопроекта (постановления Думы);

2) перечень актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению или принятию в связи с принятием данного закона (постановления Думы);

3) финансово-экономическое обоснование.

4.3. Исполнитель направляет согласованный текст законопроекта (постановления Думы) с приложением документов, указанных в пункте 4.2 настоящей Инструкции по делопроизводству, в главное юридическое управления Губернатора и Правительства края, которое в случае необходимости вносит в них уточнения.

4.4. Законопроект оформляется в соответствии с Методическими рекомендациями по оформлению законопроектов, утвержденными распоряжением председателя Законодательной Думы края от 16 февраля 2010 г. N 148-р.

Образец оформления законопроекта приведен в приложении N 5 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows или иной текстовый редактор с совместимым форматом файлов с использованием шрифта Times New Roman размером N 13, через одинарный межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист документа имеет размеры полей: 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее, размеры полей при печати альбомной ориентации аналогичные.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

В верхнем правом углу первой страницы текста указывается наименование субъекта права законодательной инициативы, внесшего данный законопроект, его фамилия и инициалы, ниже печатается слово "Проект".

Например:

                                                      Вносится Губернатором

                                                        Хабаровского края

                                                          Фамилия И.О.

                                                                     Проект

5. Подготовка и оформление проектов актов

Губернатора края, Правительства края

5.1. Подготовка проектов актов (постановлений и распоряжений) Губернатора края, Правительства края

5.1.1. Подготовка проектов актов (постановлений и распоряжений) Губернатора края, Правительства края производится разработчиками указанных актов в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.

5.1.2. Проект акта Губернатора края, Правительства края должен отвечать следующим требованиям:

1) объем проекта акта (без приложений), как правило, не должен превышать трех листов;

2) проект должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству и действующих государственных стандартов;

3) структура проекта акта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта акта может иметь вводную, постановляющую и заключительную части;

4) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;

5) в проекте акта должны использоваться только полные наименования органов и организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании; общеизвестные термины;

6) текст проекта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия;

7) положения проекта акта не должны противоречить изданным ранее нормативным правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется или не отменяется ранее изданный акт.

Проект акта, содержащий положения о признании правового акта утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу правовых актов и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в акт, который признается утратившим силу.

При подготовке проекта акта о внесении изменений в действующий правовой акт последний должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект акта о внесении изменений в действующий правовой акт в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.

Нормативный акт, вносящий изменения в ранее принятые нормативные акты, должен сохранять ту же структуру, что и основной нормативный акт, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

Если постановление или распоряжение признает утратившим силу ранее принятый документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на документ (пункт документа), признаваемый утратившим силу, с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...". Копия акта, признаваемого утратившим силу, должна быть приложена к представляемому проекту.

5.1.3. Во вводной части (преамбуле) проекта акта Губернатора края, Правительства края излагаются цели, мотивы принятия этого акта, а также предмет правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не делится на пункты, подпункты.

Преамбула проекта акта Губернатора края, Правительства края, разработанного на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава края и законов края, а также актов Губернатора края, Правительства края, должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.

5.1.4. Постановляющая часть текста проекта акта Губернатора края, Правительства края, предусматривающего конкретные задания (поручения) исполнителям, обязательно должна содержать:

1) точные наименования органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края (далее - структурные подразделения аппарата) - исполнителей заданий (поручений). Фамилии и инициалы руководителей органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата указываются в скобках в именительном падеже. Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то указываются его должность, фамилия, инициалы;

2) срок исполнения задания (поручения);

3) срок представления Губернатору края доклада об исполнении задания (поручения) с указанием лица, ответственного за его представление. При длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки представления доклада.

Положения проекта акта оформляются в виде пунктов, если исполнение акта предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания, поручения) или при разбивке этого действия (задания, поручения) на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом.

Каждый пункт или подпункт постановляющей части проекта акта содержит только одно задание (поручение) и с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Пункты распорядительной части проекта акта нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, имеющие цифровое или буквенное обозначение.

В случае наличия в проекте акта положений о возложении обязанностей на должностное лицо, не замещающее государственную должность или должность государственной гражданской службы края в системе органов исполнительной власти края, в тексте проекта после упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)". Письменное согласие должностного лица (подлинник) прилагается к проекту акта Губернатора края, Правительства края.

5.1.5. Заключительная часть текста проекта акта Губернатора края, Правительства края может содержать:

1) переходные положения;

2) указание о сроке вступления акта в силу в случае необходимости определения конкретной даты вступления данного акта в законную силу;

3) указание о признании утратившими силу или об изменении действующих актов Губернатора края, Правительства края;

4) пункт о контроле за выполнением акта, если такое указание необходимо.

5.1.6. Приложение к акту Губернатора края, Правительства края является его неотъемлемой частью.

Приложениями к актам могут быть положения, регламенты, концепции, программы, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и т.п.

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте акта.

Приложения к проекту акта Губернатора края, Правительства края подписываются руководителем органа исполнительной власти края, осуществляющего подготовку проекта акта. При тиражировании подписанных актов Губернатора края, Правительства края для рассылки реквизит "подпись" в приложениях к этим актам не воспроизводится.

Акты, принятые другими органами или организациями, приложениями к актам Губернатора края, Правительства края не оформляются.

5.1.7. Согласование проекта акта Губернатора края, Правительства края осуществляется путем его визирования руководителем органа исполнительной власти края (лицом, исполняющим обязанности руководителя органа исполнительной власти края) в листе согласования проекта.

Лист согласования проекта акта Губернатора края, Правительства края должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование вида документа (лист согласования);

2) вид и наименование согласуемого проекта;

3) гриф согласования;

4) наименование должности лица, с которым согласовывается проект;

5) личная подпись должностного лица, согласовывающего проект, и ее расшифровка (инициалы, фамилия);

6) дата согласования проекта;

7) дата поступления проекта на согласование;

8) личная подпись, ее расшифровка (инициалы, фамилия) и номер телефона руководителя (сотрудника) структурного подразделения соответствующего органа исполнительной власти края, осуществляющего деятельность в сфере правовой работы, проводившего правовую экспертизу проекта акта Губернатора края, Правительства края, и (или) первичный анализ проекта в целях выявления содержащихся в нем коррупциогенных факторов;

9) отметка об исполнителе, представляющем проект акта на согласование (фамилия, имя, отчество, рабочий телефон).

Все листы согласования обязательно должны быть пронумерованы.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

5.1.8. При согласовании проекта акта Губернатора края, Правительства края с главами городских округов и муниципальных районов края согласование оформляется визой в листе согласования проекта либо к проекту прилагается письмо (подлинник), оформленное на соответствующем бланке, подписанное главой городского округа или муниципального района, при этом в листе согласования указывается: "Письмо от 00.00.0000 N 000 прилагается".

5.1.9. При "веерном" согласовании исполнители направляют копии проекта акта Губернатора края, Правительства края одновременно в адрес каждого органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, с которым данный проект должен быть согласован, за исключением главного юридического управления Губернатора и Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, с приложением отдельных листов согласования, на каждом из которых указываются все реквизиты листа согласования и только одно согласующее лицо.

5.1.10. Рекомендуемый порядок расположения должностей руководителей в листе согласования:

- вице-губернатор края;

- первый заместитель Председателя Правительства края по экономическим вопросам;

- первый заместитель Председателя Правительства края по вопросам модернизации и промышленной политики;

- заместители Председателя Правительства края;

- заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края;

- заместители Председателя Правительства края - министры края;

- министры края;

- начальник главного юридического управления Губернатора и Правительства края - полномочный представитель Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края.

5.1.11. Проекты актов Губернатора края, Правительства края, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются не на бланке (на стандартных листах бумаги формата A4).

При оформлении совместного акта:

наименования Губернатора края и других органов (организаций) располагаются на одном уровне;

наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) выравнивается по центру;

дата акта - единая, соответствующая дате более поздней подписи, располагается у границы левого поля;

регистрационный номер акта состоит из регистрационных номеров акта каждого из авторов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;

подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

5.1.12. В указателях рассылки актов Губернатора края, Правительства края, изменяющих или дополняющих ранее принятые акты, исполнитель должен указать те органы и организации, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемников.

В указателях рассылки всех постановлений Губернатора края, Правительства края в обязательном порядке указываются:

главное юридическое управление Губернатора и Правительства края;

главное контрольное управление Правительства края;

главное управление информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края;

Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области;

главный федеральный инспектор по Хабаровскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

Законодательная Дума Хабаровского края;

прокуратура Хабаровского края;

Контрольно-счетная палата Хабаровского края.

В указателях рассылки распоряжений Губернатора края, Правительства края в обязательном порядке указываются (за исключением распоряжений по кадровым и организационно-штатным вопросам):

главное юридическое управление Губернатора и Правительства края;

главное контрольное управление Правительства края;

главное управление информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края.

Если акты Губернатора края, Правительства края должны быть направлены организациям, не указанным в утвержденных указателях рассылки, то исполнитель должен дополнительно внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.

Дополнительная рассылка актов Губернатора края, Правительства края может быть произведена по указанию заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки.

5.2. Оформление проектов актов Губернатора края, Правительства края

5.2.1. Оформление проектов актов Губернатора края, Правительства края осуществляется в соответствии с приложениями N 6, 7 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

5.2.2. Проекты актов Губернатора края, Правительства края печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14, межстрочный интервал одинарный.

Верхнее поле составляет 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм.

В правом верхнем углу у границы правого поля печатается слово "Проект".

В центре страницы указывается:

наименование лица или органа, издающего документ, - "Губернатор Хабаровского края" или "Правительство Хабаровского края";

наименование вида акта - "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ";

заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строки заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля.

При оформлении текста проекта акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания;

текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта акта Губернатора края, Правительства края на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на вводную часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в постановлениях Губернатора края завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. В постановлениях Правительства края преамбула завершается словами "Правительство края ПОСТАНОВЛЯЕТ:", слово "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце пункта либо обозначаются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

Если подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, то текст подпункта пишется с прописной буквы и в конце подпункта ставится точка.

Если подпункты имеют буквенное или цифровое обозначение с закрывающейся круглой скобкой, то текст подпункта пишется со строчной буквы и в конце подпункта (кроме последнего) ставится точка с запятой.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт акта содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Если в акте требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов) или когда в акте неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме "(далее - ...)" или "(далее также - ...)", а в последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом надо иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста.

При подготовке и оформлении проектов актов Губернатора края наименование должности Губернатора края и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" оформляются следующим образом:

    на бланке:

Губернатор                                                     И.О. Фамилия

    без бланка:

Губернатор Хабаровского края                                   И.О. Фамилия

Слово "Губернатор" печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия Губернатора края печатаются с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

При подготовке и оформлении проектов актов Правительства края название должности и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" на бланке оформляется следующим образом:

Губернатор, Председатель

Правительства края                                             И.О. Фамилия

или

И.о. Председателя

Правительства края                                             И.О. Фамилия

Слова "Губернатор, Председатель" и "Правительства края" печатаются в две строки в режиме "точно" для ПЭВМ, инициалы и фамилия Губернатора края печатаются на уровне второй строки.

Подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами.

При наличии приложений к акту Губернатора края, Правительства края в тексте на них обязательно делается ссылка. Нумерация приложений осуществляется в порядке их упоминания в тексте акта Губернатора края, Правительства края.

Приложения к проектам актов Губернатора, Правительства края оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений. В таблицах допускается использовать шрифт N 12.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

В приложениях к акту Губернатора края, Правительства края помещаются положения; планы; программы; регламенты; перечни; составы краевых делегаций, комитетов, комиссий, рабочих групп и т.д.; графики; таблицы; сметы; образцы документов и т.п., если они необходимы для надлежащего применения акта Губернатора края, Правительства края. Приложения подписываются руководителем органа исполнительной власти края, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" (при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми проставляется знак N), ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) Губернатора края, Правительства края.

Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются в режиме "точно" для ПЭВМ. Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см. После слов "ПРИЛОЖЕНИЕ" и "Хабаровского края" делается отступ 6 пт в режиме "точно" для ПЭВМ.

Например:

                                                           ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                                          к постановлению

                                                            Губернатора

                                                         Хабаровского края

                                                        от 07.05.2011 N 215

При наличии в тексте акта Губернатора края, Правительства края формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (или иной документ нормативного характера)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "ОДОБРЕНО" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Оформление аналогично оформлению приложения.

Например:

                                                              УТВЕРЖДЕНО

                                                            постановлением

                                                             Губернатора

                                                          Хабаровского края

                                                         от 23.02.2011 N 86

Слова "УТВЕРЖДЕНО" или "ОДОБРЕНО" согласуются в роде и числе с первым словом утверждаемого акта: положение - УТВЕРЖДЕНО, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, состав - УТВЕРЖДЕН, программа - ОДОБРЕНА.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом в режиме "точно" для ПЭВМ. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Между первой строкой заголовка и последующими строками делается отступ 6 пт в режиме "точно" для ПЭВМ.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами в режиме "одинарный" для ПЭВМ, от текста приложения - 2 интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается в режиме "точно" для ПЭВМ (с интервалом 12 пт) с отступом 6 пт перед текстом и 0 пт после текста. Допускается печатать текст таблицы шрифтом Times New Roman размером N 12 в режиме "точно" для ПЭВМ (с интервалом 10 пт).

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются, и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом N 12 в режиме "точно" для ПЭВМ (с интервалом 10 пт) в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.

Под чертой на расстоянии 4 межстрочных интервалов (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) располагается подпись руководителя органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку проекта.

Подпись включает наименование должности руководителя, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" для ПЭВМ (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

5.2.3. Лист согласования проекта акта Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата A4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается строчными буквами в режиме "точно" для ПЭВМ и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта акта Губернатора края, Правительства края, к которому подготовлен лист согласования;

с кем согласован проект документа - через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита от левого поля заглавными буквами печатается слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия); под ним через 1 межстрочный интервал (в форме таблицы) - должности руководителей, с которыми согласован проект документа (печатаются в режиме "точно" для ПЭВМ); подпись и дата согласования; инициалы и фамилия руководителя; дата поступления проекта документа на согласование;

в левом нижнем углу страницы от границы текстового поля указываются:

- фамилия, инициалы, номер телефона руководителя (сотрудника) структурного подразделения органа исполнительной власти края, осуществляющего деятельность в сфере правовой работы, проводившего правовую экспертизу проекта акта Губернатора края, Правительства края и (или) первичный анализ проекта в целях выявления в нем коррупциогенных факторов, и его подпись;

- фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона.

5.2.4. Пояснительная записка к проекту акта Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата A4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" для ПЭВМ и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта акта Губернатора края, Правительства края, к которому подготовлена пояснительная записка;

текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ, выравнивается по границам текстового поля.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы;

подпись - отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности руководителя органа исполнительной власти края, подписывающего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

5.2.5. Указатель рассылки акта Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата A4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - печатается ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру:

слова "УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ" печатаются прописными буквами;

слова "постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) Хабаровского края" печатаются строчными буквами;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" для ПЭВМ и выравнивается по центру. В заголовке указывается полное название проекта акта Губернатора края, Правительства края, к которому составлен указатель рассылки;

кем внесен проект документа - через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита печатаются слова "Проект внесен", далее указывается наименование органа исполнительной власти края, внесшего проект; выравнивается по центру;

перечень адресатов, которым должен быть разослан документ, - печатается в форме таблицы (режим "точно" для ПЭВМ, интервал перед - 6 пт, интервал после - 0 пт) с указанием порядкового номера, наименования адресата, количества направляемых экземпляров документа. Адресаты указываются в следующем порядке: органы исполнительной власти края, структурные подразделения аппарата Губернатора и Правительства края, администрации городских округов и муниципальных районов края; прочие организации и предприятия. Для прочих организаций и предприятий обязательно указываются почтовый индекс и адрес;

подпись - отделяется от предыдущего реквизита 3 - 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности руководителя органа исполнительной власти края, подписывающего указатель рассылки, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" для ПЭВМ (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;

дата - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается от левой границы текстового поля;

отметка об исполнителе - располагается в левом нижнем углу, состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона.

5.3. Подготовка проектов актов Губернатора края, Правительства края с использованием системы электронного документооборота

5.3.1. Органами исполнительной власти края с использованием системы электронного документооборота допускается создание проекта акта Губернатора края, Правительства края и его согласование с органами исполнительной власти края, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами местного самоуправления, заинтересованными организациями и учреждениями, включенными в систему электронного документооборота (в том числе в систему межведомственного электронного документооборота).

5.3.2. В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект акта Губернатора края, Правительства края и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота, с использованием электронной подписи.

5.3.3. Одновременно исполнителем в порядке, установленном в подпункте 5.1.9 пункта 5.1 настоящей Инструкции по делопроизводству, направляются в согласующие органы отдельные листы согласования на бумажном носителе или в электронном виде (с последующим выводом на бумагу согласующим лицом) для проставления подписи.

5.3.4. После прохождения процедуры согласования, за исключением согласования у вице-губернатора края, проект акта Губернатора края, Правительства края представляется ответственным исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края) в электронном виде и на бумажном носителе для редакционной и стилистической правки.

5.3.5. Документы, прилагаемые к проекту акта Губернатора края, Правительства края: листы согласования, указатель рассылки, пояснительная записка и другие, подготавливаются исполнителем на бумажном носителе в соответствии с пунктами 5.1, 5.2 настоящей Инструкции по делопроизводству и представляются в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

6. Подготовка и оформление отдельных видов

документов в органах исполнительной власти края

Нормативные правовые акты издаются органами исполнительной власти края в пределах их компетенции в соответствии с положениями о них в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.

Порядок подготовки и оформления органом исполнительной власти края нормативных правовых актов устанавливается Индивидуальной инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края.

При подготовке документов от имени Губернатора края, Правительства края органы исполнительной власти края, которым дано соответствующее поручение, руководствуются Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства края от 20 июля 2006 г. N 117-пр, и Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора края от 04 мая 2012 г. N 212-р. Издание нормативных правовых актов органов исполнительной власти края в виде писем и телеграмм не допускается.

Подготовка, отработка, хранение и использование документов в системе электронного документооборота (без вывода документа на бумажный носитель) распространяется на документы, включенные в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), и осуществляется в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

Наличие в сроке хранения пометки ЭПК означает обязанность исполнителя или службы делопроизводства органа исполнительной власти края при создании документа или при его регистрации провести экспертизу ценности документа в соответствии с пунктом 13.1 настоящей Инструкции по делопроизводству. При принятии решения об увеличении срока хранения документа подлинник документа оформляется на бумажном носителе с использованием гербового бланка документа для формирования дела для передачи на постоянное хранение в архив.

6.1. Приказ (распоряжение)

6.1.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативно-правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органа исполнительной власти края.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на рассмотрение структурные подразделения органа исполнительной власти края на основании указаний руководителя органа исполнительной власти края, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих документов или поручений.

Приказы (распоряжения) подписываются руководителем органа исполнительной власти края, а в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности руководителя, либо заместителем руководителя в пределах предоставленных ему полномочий.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений органа исполнительной власти края, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба делопроизводства.

6.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края, внесшим проект, руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти края, которым в проекте предусматриваются задания (поручения), а также руководителем службы делопроизводства. Юридическая служба органа исполнительной власти края визирует только проекты нормативных правовых актов.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения концептуального характера, то он подлежит повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю органа исполнительной власти края на подписание, визируются заместителями руководителя органа исполнительной власти края в соответствии с распределением обязанностей.

6.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на соответствующих бланках или общих бланках органа исполнительной власти края шрифтом размером N 14 (приложение N 8) и представляются на подпись руководителю органа исполнительной власти края. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; приказы (распоряжения) по основной деятельности, по личному составу, административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно.

6.1.4. Подлинники приказов (распоряжений) хранятся в службе делопроизводства в течение одного года до передачи в ведомственный архив органа исполнительной власти края.

6.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

наименование организации - указывается наименование органа исполнительной власти края - разработчика документа в полном соответствии с положением о нем;

наименование вида документа - ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ);

дата документа - оформляется словесно-цифровым способом: 03 марта 2013 г.;

регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения): N 21;

заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием межстрочного интервала в режиме "точно" для ПЭВМ.

Например:

О командировании работников

управления на курсы повышения

квалификации

или

               Об утверждении Инструкции по делопроизводству

                 в министерстве финансов Хабаровского края

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;

текст документа - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 в режиме "одинарный" для ПЭВМ от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: вводной (преамбулы) и распорядительной.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в преамбуле указывается вид, автор этого документа, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения органа исполнительной власти края или должностные лица.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) изменяет, признает утратившим силу ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...";

подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приложения к приказу (распоряжению) подписываются руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края или специалистом, готовившим проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются в соответствии с их упоминанием в тексте проекта приказа (распоряжения). При тиражировании подписанных приказов (распоряжений) для рассылки реквизит "подпись" в приложениях к этим актам не воспроизводится.

6.1.6. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются не на бланке (на стандартных листах бумаги A4) с указанием названия органа исполнительной власти края и других органов или организаций.

При оформлении совместного приказа (распоряжения) реквизиты оформляются в следующем порядке:

наименование организации - наименования органов исполнительной власти края и других органов и организаций располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ; располагается по центру;

дата документа - дата совместного приказа (распоряжения) соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа - состоит из регистрационных номеров документа каждого автора этого документа, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;

подпись - подписи руководителей органов исполнительной власти края, руководителей органов и организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

6.1.7. Приказы (распоряжения) с постоянным сроком хранения, приказы (распоряжения) по личному составу оформляются на бумажном носителе с использованием гербового бланка, подписываются собственноручно руководителем органа исполнительной власти края. Листы согласования, указатели рассылки и другие документы к приказам также оформляются на бумажном носителе.

6.1.8. Регистрация приказов (распоряжений) с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться с использованием системы электронного документооборота при установке данного функционала в органе исполнительной власти края.

6.1.9. Рассылка приказов (распоряжений) с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться через систему электронного документооборота при прикреплении электронного образа документа к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.

6.1.10. При рассылке на бумажном носителе приказов (распоряжений), не включенных в систему электронного документооборота, копии приказов (распоряжений) заверяются печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

6.1.11. Приказы (распоряжения) с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения формируются в системе электронного документооборота в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота, при установке данного функционала в органе исполнительной власти края.

6.1.12. В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект приказа (распоряжения) и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

6.1.13. После прохождения процедуры согласования проект приказа (распоряжения) направляется исполнителем с использованием системы электронного документооборота в службу делопроизводства для проверки и направления на подписание руководителю органа исполнительной власти края.

6.1.14. После рассмотрения и подписания руководителем органа исполнительной власти края (или его заместителем) приказа (распоряжения) с использованием электронной подписи документ направляется в службу делопроизводства для регистрации и рассылки с использованием системы электронного документооборота органам исполнительной власти края и организациям - участникам системы электронного документооборота.

6.1.15. Регистрация приказов по кадровым вопросам осуществляется в системе электронного документооборота в модуле "Кадры" отдельно от всего документооборота органа исполнительной власти края.

6.2. Положения, правила, инструкции

6.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа исполнительной власти края.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.

Решение о принятии положений, правил и инструкций находится в ведении органа исполнительной власти края.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые органом исполнительной власти края. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

6.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке органа исполнительной власти края. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (ПОЛОЖЕНИЕ о премировании); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Вводной частью положения (правил, инструкции) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

6.3. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов исполнительной власти края; ученых, технических и методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч.

6.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Документы к обсуждению представляются органу исполнительной власти края, ответственному за проведение совещания (заседания), участниками совещания (заседания), руководителями и специалистами подведомственных учреждений, а также другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты проведения совещания (заседания), предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями организаций, исполнителями.

Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников органа исполнительной власти края, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании). Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.

Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах исполнительной власти края.

6.3.2. Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель, Секретарь, Присутствовали.

Слова Председатель и Секретарь печатают от левого поля, отделяя двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слова Присутствовали и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.

Например:

Председатель - Петров А.В.

Секретарь - Васильева Л.Н.

Присутствовали: члены коллегии: (перечисляются фамилии и инициалы

                                 членов коллегиального органа);

                приглашенные: 25 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Например:

СЛУШАЛИ:

(краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ:

(краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

РЕШИЛИ:

(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Каждый раздел печатается от левого поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения совещаний работников органов исполнительной власти края; комиссий и советов при органе исполнительной власти края; совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью.

При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".

6.3.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при руководителе органа исполнительной власти края. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

6.3.4. Протоколы заседаний коллегиальных и совещательных органов подписывают председатель и секретарь.

Протоколы совещаний, семинаров, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель органа исполнительной власти края.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания.

Например, 21 - 24 апреля 2013 г.

6.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов исполнительной власти края, организаций, принимавших участие в заседании, например ПРОТОКОЛ N 3/4.

Номера решений, принятых на заседаниях, совещаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например, решение N 3-1.

6.3.6. Протоколы печатаются на общем бланке органа исполнительной власти края формата A4 (приложение N 9) и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ (12 пт), например:

совещания при начальнике

управления

или

заседания коллегии управления

по делам архивов

место проведения заседания, совещания - печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата, оформленная словесно-цифровым способом (26 марта 2013 г.), номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал в режиме "одинарный" для ПЭВМ.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;

подпись отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

6.3.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов, подготовленных без использования системы электронного документооборота, заверяются печатью службы делопроизводства.

Принятые решения коллегии доводятся до исполнителей через приказы руководителя; решения комиссий - в виде выписок из протоколов. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола". Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку. При этом воспроизводятся:

- все реквизиты общего бланка;

- вводная часть текста;

- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;

- текст, отражающий обсуждение вопроса;

- принятое решение.

Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью службы делопроизводства и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.

6.4. Служебные письма

6.4.1. Служебные письма органами исполнительной власти края готовятся как:

- ответы о выполнении поручений Губернатора края, Правительства края;

- информации об исполнении поручений Губернатора края, Правительства края по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

- сопроводительные письма;

- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- инициативные письма.

6.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений, запросов организаций, предприятий и частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти края.

6.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата A4 или A5 (приложение N 10) либо оформляются в виде электронного документа с использованием шаблонов электронных документов.

6.4.4. Для исходящих из министерств края служебных писем за подписью заместителей Председателя Правительства края - министров бланк письма министерства используется только в том случае, если данное письмо касается вопросов ведения министерства, а не направляется от имени Правительства края.

6.4.5. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (Министерство... рассмотрело..., Управление... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.