Статья: Сверка расчетов с контрагентами (Сумина А.Д.) ("Главбух". Приложение "Учет в торговле", 2004, n 2)

"Главбух". Приложение "Учет в торговле", N 2, 2004
СВЕРКА РАСЧЕТОВ С КОНТРАГЕНТАМИ
Даже при самом аккуратном ведении бухгалтерского учета на торговом предприятии через некоторое время неизбежно начинаются разногласия с поставщиками и покупателями по поводу взаимной задолженности. Реальность и достоверность дебиторской и кредиторской задолженностей подтверждает инвентаризация, обязательно проводимая в конце года перед составлением годового отчета. Однако для своевременного выявления разночтений и выяснения претензий, а также во избежание кризиса взаимных неплатежей целесообразно проводить сверку задолженностей чаще одного раза в год.
Порядок и сроки проведения инвентаризаций (а в случае взаиморасчетов это сверка с дебиторами и кредиторами) определяет руководитель организации своим распоряжением. В ходе инвентаризации анализируют все расчеты с юридическими и физическими лицами по состоянию на ближайшую отчетную дату - 1-е число текущего месяца.
При сверке проверяют обоснованность сумм задолженностей, выявляют лиц, по вине которых были допущены пропуски сроков исковой давности платежей. Для этого всем контрагентам направляют выписки с лицевых счетов о числящейся за ними задолженности. Контрагенты должны либо подтвердить, либо мотивированно опровергнуть полученную информацию.
Оформление актов сверки
Для проверки достоверности данных по расчетам в бухгалтерском учете составляют двусторонние акты сверки с контрагентами в произвольной форме. Эти документы должны содержать следующие основные данные: наименование дебитора (кредитора) и его юридический адрес; номера и даты заключенных договоров (приложений или дополнений, где указаны условия расчетов); формы оплаты, даты и время поступления отгрузочных документов в бухгалтерию, а также время предъявления их в банк (при расчетах аккредитивом или платежными требованиями-поручениями).
Ежемесячные сверки позволяют контролировать соблюдение договоров поставки и расчетов по претензиям. Чаще всего, конечно, акты для сверки отправляются покупателям в то время, когда поставщики присылают магазину свои.
Акты, направленные покупателям, должны содержать данные по календарному графику погашения задолженности на предстоящий период за отгруженную им продукцию, то есть суммы по датам с указанием оснований для оплаты. Такими основаниями являются номера и даты договоров, отгрузочных документов, данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по просроченным счетам в соответствии с договорами. В акте сверки также указывается просьба к покупателю рассмотреть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения, а при наличии разногласий указать их причины.
Акты сверок с контрагентами составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр регистрируют в специальном журнале и хранят для контроля своевременности и полноты возврата задолженности. Второй экземпляр отправляют покупателю, при этом регистрируют дату и время отправки.
Полученный ответ (подтвержденный акт сверки либо возражения к нему) также регистрируют в специальном журнале с указанием даты и времени его получения. Возможно получение ответов, содержащих признание долга полностью или частично, либо отказ признать задолженность, также возможна ситуация с отсутствием ответа.
Теоретически взаимные задолженности на счетах организаций должны быть отражены зеркально. На практике же расхождения не редкость, особенно в случае применения взаимозачетных схем, а также из-за ошибок в аналитическом учете. Но надо помнить о том, что каждая сторона отражает в учете те суммы, которые следуют из первичных документов и которые считает правильными (п.73 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).
Для составления актов сверки данные берут обычно со счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Обратите внимание, что не допускается сальдирование дебиторской задолженности кредиторской и наоборот, в том числе и по различным договорам с одним и тем же контрагентом, кроме случаев, когда стороны приняли решение о их взаимозачете <*>.
--------------------------------
<*> О зачете взаимных требований читайте в Приложении N 1, 2004, с. 44.
Результаты всех сверок оформляют Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17 утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).
Пример 1. ООО "Оптторг" провело на 1 апреля 2004 г. сверку расчетов с дебиторами и кредиторами на основании приказа директора от 1 апреля 2004 г. N 1, по результатам которой был составлен акт.
-----------¬
¦ Код ¦
+----------+
Форма по ОКУД ¦ 0317015 ¦
ООО "Оптторг" +----------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦ ¦
организация +----------+
¦ ¦
-------------------------------------------------------- ¦ ¦
структурное подразделение +----------+
Вид деятельности ¦ ¦
-------+----------+
Основание для проведения приказ, постановление, ¦номер ¦ 1 ¦
инвентаризации: распоряжение ¦ ¦ ¦
------------------------+------+----------+
ненужное зачеркнуть ¦дата ¦01.04.2004¦
L------+----------+
Вид операции ¦ ¦
L-----------
----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
Акт ¦ 1 ¦15.04.2004 ¦
инвентаризации расчетов с покупателями, L---------+------------
поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
"01"
Акт составлен комиссией о том, что по состоянию на ------
апреля 2004 г.
------------------- проведена инвентаризация расчетов с
покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
При инвентаризации установлено следующее:
1. По дебиторской задолженности
---------------------------T-----T--------------------------------¬
¦Наименование счета бух- ¦Номер¦ Сумма по балансу, руб. коп. ¦
¦галтерского учета и де- ¦счета+------T-------------------------+
¦битора ¦ ¦всего ¦в том числе задолженность¦
¦ ¦ ¦ +--------T-------T--------+
¦ ¦ ¦ ¦подтвер-¦не под-¦с истек-¦
¦ ¦ ¦ ¦жденная ¦тверж- ¦шим сро-¦
¦ ¦ ¦ ¦дебито- ¦денная ¦ком ис- ¦
¦ ¦ ¦ ¦рами ¦дебито-¦ковой ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦рами ¦давности¦
+--------------------------+-----+------+--------+-------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--------------------------+-----+------+--------+-------+--------+
¦ООО "Шар" ¦ 62 ¦2 450 ¦ 2 450 ¦ 0 ¦ 450 ¦
+--------------------------+-----+------+--------+-------+--------+
¦ЗАО "Лабрадор" ¦ 62 ¦5 600 ¦ 5 000 ¦ 600 ¦ 0 ¦
+--------------------------+-----+------+--------+-------+--------+
¦ОАО "Алекс" ¦ 62 ¦4 800 ¦ 4 800 ¦ 0 ¦ 0 ¦
+--------------------------+-----+------+--------+-------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦и т.д. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------+-----+------+--------+-------+--------+
Итого ¦12 850¦ 12 250 ¦ 600 ¦ 450 ¦
L------+--------+-------+---------
Оборотная сторона формы N ИНВ-17
2. По кредиторской задолженности
---------------------------T-----T-------------------------------¬
¦Наименование счета бух- ¦Номер¦ Сумма по балансу, руб. коп. ¦
¦галтерского учета и креди-¦счета+-----T-------------------------+
¦тора ¦ ¦всего¦в том числе задолженность¦
¦ ¦ ¦ +--------T-------T--------+
¦ ¦ ¦ ¦подтвер-¦не под-¦с истек-¦
¦ ¦ ¦ ¦жденная ¦тверж- ¦шим сро-¦
¦ ¦ ¦ ¦кредито-¦денная ¦ком ис- ¦
¦ ¦ ¦ ¦рами ¦креди- ¦ковой ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦торами ¦давности¦
+--------------------------+-----+-----+--------+-------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--------------------------+-----+-----+--------+-------+--------+
¦ЗАО "Бумага" ¦ 60 ¦ 1100¦ 1100 ¦ 0 ¦ 100 ¦
+--------------------------+-----+-----+--------+-------+--------+
¦ООО "Карандаш" ¦ 60 ¦ 2400¦ 2000 ¦ 400 ¦ 500 ¦
+--------------------------+-----+-----+--------+-------+--------+
¦ОАО "Алекс" ¦ 62 ¦ 700¦ 700 ¦ 0 ¦ 0 ¦
+--------------------------+-----+-----+--------+-------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦и т.д. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------+-----+-----+--------+-------+--------+
Итого ¦ 4200¦ 3800 ¦ 400 ¦ 600 ¦
L-----+--------+-------+---------
Все подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по
акту инвентаризации проверены.
Председатель комиссии _________ _______ __________________________
должность подпись расшифровка подписи
Члены комиссии: ___________ _______ ______________________________
должность подпись расшифровка подписи
___________ _______ ______________________________
должность подпись расшифровка подписи
___________ _______ ______________________________
должность подпись расшифровка подписи
По результатам сверки расчетов организация может действовать одним из следующих способов:
- послать дебитору напоминание об оплате;
- подать на должника в суд;
- списать задолженность за истечением срока давности.
Как составить напоминание об оплате?
Если в результате сверки расчетов выявлена дебиторская задолженность, то покупателю направляют напоминание об оплате. В нем следует указать номер и дату договора поставки (с приложениями), общую сумму задолженности (в том числе просроченной) в разрезе поставок, сроки и порядок оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе сумму начисленной неустойки).
Если контрагент признает задолженность, но отказывается платить пени, то можно на взаимоприемлемых условиях решить вопрос об отсрочке либо рассрочке платежей и заключить соответствующее соглашение. В документе надо привести график погашения задолженности. В текст соглашения следует внести фразу: "...указанные в настоящем соглашении договоренности теряют силу в случае нарушения должником срока и размера оплаты хотя бы одного указанного в соглашении платежа". Этот пункт не позволит недобросовестному должнику расценивать заключенное соглашение как изменение условий договора, позволяющее безнаказанно не выполнять свои обязательства еще какое-то время.
Взыскание через суд
В случае отсутствия положительных результатов - непризнания задолженности или игнорирования акта сверки - организация может предъявить иск недобросовестному должнику. Для предъявления иска предоставляются следующие документы:
- договор или иной документ, на основании которого производилась отгрузка продукции или предварительная оплата поставки;
- неоплаченные платежные требования, поручения (при предоплате) или иные платежные документы;
- доказательства отгрузки продукции (товарно-транспортные накладные, доверенности на получение материальных ценностей);
- иные документы, связанные с исполнением договора поставки.
В случае удовлетворения арбитражным судом иска о взыскании дебиторской задолженности организация передает исполнительный лист в службу судебных приставов по местонахождению должника и (или) выставляет инкассовое поручение в банк должника.
При расчете реального убытка следует учитывать проценты за пользование кредитом, увеличение условно-постоянных расходов в стоимости продукции, расходы по оплате всех санкций (неустойки, штрафы, пени).
Суммы санкций, по которым получено решение суда о взыскании, для целей бухучета включаются в состав внереализационных доходов. Об этом говорится в п.8 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 32н. Сумму начисленного штрафа отражают так:
Дебет 76 субсчет "Расчеты по претензиям" Кредит 91 субсчет "Прочие доходы".
Налоговый учет доходов в виде штрафов, пеней и иных санкций описан в ст.317 Налогового кодекса РФ. Эти доходы являются внереализационными. При взыскании долга по суду обязанность по начислению этого дохода возникает на основании решения суда.