Применение компьютера в нотариате
ПЮЛЬС ЙОАХИМ
А. Концептуальные
положения
I. Введение
Необходима
определенная смелость для того, чтобы
писать о применении компьютера в
нотариальной деятельности - и не только в
рамках статьи для данного издания. С одной
стороны, описание количества возможных и
необходимых применений компьютерной
техники и программного обеспечения,
включая операционные системы и локальные
сети, может составлять множество дисков
(если раньше говорили о томах, то теперь
значительная часть информации и инструкций
по применению доступна на компакт-дисках). С
другой стороны, развитие компьютерной
техники <*> ведет к тому, что даже самое
передовое сегодня достижение завтра
становится уже устаревшим, и тем самым тот
материал, который представлен здесь,
непременно будет нуждаться в актуализации
уже на момент выхода книги в свет.
--------------------------------
<*> По закону Мура
мощность микропроцессоров удваивается
каждые два года. См.: Sietmann, Richard. Moore"s law auf dem
Prьfstand - gedдmpfte Stimmung bei der Halbleiterindustrie 2000, c"t 2000,
Heft 21. S. 21.
Поэтому содержание настоящей
статьи представляет лишь общий обзор темы и
ни в коей мере не претендует на ее
всеобъемлющее рассмотрение. Даже те
обстоятельства, которые вынуждают
нотариусов (интенсивно) заниматься
вопросами компьютеризации своего рабочего
места, могут носить настолько различный
характер, что смещения акцентов уже по этой
теме достаточно для абсолютно иных оценок и
ответов на одни и те же вопросы: помощник
нотариуса, который планирует оборудование
своего нового места в нотариальной конторе,
обладает более широкими возможностями при
компьютеризации, чем, например, его коллега,
который хотел бы усовершенствовать в своем
бюро уже имеющееся оборудование. Однако в
обоих случаях необходимо учитывать
экономическую составляющую.
В связи с
этим в рамках настоящей статьи вначале
будут представлены концептуальные
положения, которые имеют значение для
нотариуса независимо от системы и
компонентов компьютеризации. Далее будут
даны практические советы и рекомендации,
причем наряду с этим мы стремимся дать
нотариусу стимул самостоятельно решить для
себя вопрос об оптимальной конфигурации
компьютерной техники в его нотариальной
конторе <*>.
--------------------------------
<*> Далее цитируются следующие источники:
Bechmann, Reinhard / Johst, Brigitte / Jungen, Wilken и др. Der PC am
Arbeitsplatz. Ergonomie und Organisation der Arbeitsablдufe, Frankfurt / M.,
1999; BNotK (Hrsg.): EDV im Notariat, 2. Aufl. 1993. S. 7 и след.;
Niederprьm, Rudolf / Friedemann, Rainer. Bьroorganisation, Bьrotechnik - 1.
Aufl. Berlin, 1997; Schneider, J. Handbuch des EDV-Rechts - 2. Aufl. 1997,
Nachtrag 1999 (о договорном праве); Stork, Edith. Logistik im
Bьro. Unordnung kostet Geld - 3. Aufl. Weinheim / Basel, 1999; Weinknecht,
Jbrgen / Veth, Peter. Hard und Softwareeinsatz in der Anwaltskanzlei. Eine
Anleitung. Kцln, 1997. С названными статьями из
журнала c"t (magazin for computer technik, издательство Heinz
Heise в Ганновере) можно ознакомиться в сети
Интернет по адресу: www.heise.de, где часть
публикаций находится в свободном доступе;
остальные статьи могут быть заказаны на
возмездной основе при помощи Micropayment.
Для
раскрытия компьютерных терминов и
сокращений в целях экономии места будут
даны ссылки на имеющиеся в Интернете
источники информации <*>.
--------------------------------
<*>
www.it-know-how.net/itknowhow.htm; www.commando.de/glossar/index.htm.
II.
Профессия нотариуса и тенденции в
применении компьютера
Сегодня уже не
требуется обоснования необходимости
компьютеризации в нотариальной практике
<*>. Однако на данный период
представляется целесообразным раскрыть те
актуальные аспекты компьютеризации,
которые, возможно, и усложнят работу
нотариуса при оборудовании нотариальной
конторы, но в дальнейшем окажут действенную
помощь в работе нотариальной конторы и
будут способствовать развитию престижа
профессии нотариуса.
--------------------------------
<*> См.: С. 4 и
след.
Нотариус, являющийся пользователем
сетей средств коммуникации, в целях
оптимизации своей деятельности должен
постоянно актуализировать электронные
средства внутренней коммуникации по мере
их совершенствования <*>. Однако в целом
для нотариата большее значение имеет
вопрос понимания компьютеризации как
таковой: в данном случае, помимо вопроса об
организации бюро и установке современных
программ, встает также вопрос о том, каким
образом нотариус должен использовать
компьютерную технику и электронные
средства коммуникации. В связи с этим
Эрбер-Фаллер (Erber-Faller) называет, например,
следующие направления использования
компьютеров: консультирование и
юридическое сопровождение при заключении
договоров в электронной форме,
установление идентификации, услуги по
выдаче сертификатов электронной подписи, а
также ведение документации по совершенным
нотариальным действиям <**>.
--------------------------------
<*> См.: Erber-Faller.
Elektronischer Rechtsverkehr und digitale Signaturen in Deutschland - Bisherige
Entwicklungen, internationale Bezьge und Zukunftsperspektiven aus notarieller
Sicht, в: Notariat und Rechtsgeltung - Tradition und Zukunft,
Jubilдumsfestschrift des Rheinischen Notariats. 1998. S. 429 и след., 442
и след.
<**> См.: Erber-Faller. Op. sit. Об
электронных реестрах см. также: Gцttlinger, Franz.
Elektronische Register als Grundlage einermodernenjustiz, в: Erber-Faller
(Hrsg.): Elektronischer Rechtsverkehr, Neuwied, 2000. S. 121 и след. В
этой же книге см.: О перспективах в
отношении адвокатуры: Scherf Uwe J. Berufsstдndische
Projekte der Anwaltschaft. Ор. cit. S. 263 и след.
Кроме
того, нельзя забывать о существовании
локальной сети нотариусов независимо от
того, построена ли она на основе пилотного
проекта Федеральной нотариальной палаты,
создана по инициативе нотариальных палат
земель, нотариальных касс либо в результате
непосредственного сотрудничества между
нотариусами.
III. Расходы на
компьютеризацию
При расчете расходов
следует исходить не только из
единовременных затрат, но и учитывать все
расходы, которые возникнут в ходе
функционирования компьютерной системы
<*>. Штрайтц (Streitz), используя методику Total
Cost of Ownership, на примере одного нотариального
бюро с одним сервером, 11 рабочими местами,
включая периферию, локальную сеть и
программное обеспечение (кроме специальных
программ для адвокатов и нотариусов),
пришел к выводу, что размер первоначальных
расходов, который может служить масштабом
при поиске предложений на рынке, составит
около 38000 евро. Если произвести расчет
расходов для инвестиционного периода в
течение 8 лет, включая текущие расходы, то их
сумма будет равняться приблизительно 184000
евро. В любом случае необходимо планировать
и включать в расходы также затраты на
обучение и техническую поддержку. Расходы
на стадии функционирования компьютерной
системы значительно превышают размер
первоначальных расходов.
--------------------------------
<*> См.: Streizt, Siegfried. Was
die EDV wirklich kostet, NJW-CoR, 1999. S. 231 и след.
IV.
Управление информацией
Большой объем
подлежащей обработке информации
превращает управление ею в один из
центральных аспектов документооборота,
мимо которого не может пройти ни один
представитель юридической профессии, если
он поставил перед собой принципиальную
задачу эффективной компьютеризации своей
деятельности <*>: чем сложнее структура
юридического бюро, тем больше потребность в
профессиональном управлении информацией,
"Knowledge Management" <**>.
--------------------------------
<*> См.: Brand. Wissen ist Macht - IT-gestьtztes Knowledge Mangement,
Anwalt, 2000. S. 44 и след.; Abel, Ralf. Informationsbeschaffung, в:
Brьning, Manfred / Abel, Ralf. Die moderne Anwaltskanzlei, 3. Aufl. 2001. S.
349 и след.
<**> Соответствующие
предложения и советы адвокатского бюро для
адвоката и юриста по корпоративным
вопросам см., например, в: NJW, 2001. Heft l. S. LVII. "К
задачам управления здесь относятся анализ,
систематизация и структурирование нашего
банка данных, его актуализация и
техническая поддержка по внутренней сети";
об обучении управлению информацией в
Дунайском университете г. Кремс см.:
www.donau-uni.ac.at/zimt, об управлении информацией
как факторе при конкурентной борьбе см.: Bosch,
Ruth. Wissen ist Macht, HBl. vom 14.03.2001. S. B. 44.
В
управлении информацией, по общему правилу,
различают шесть стадий, которые порой могут
протекать одновременно, но в любом случае
оказывают друг на друга влияние <*>: поиск
информации (где находится информация?),
получение информации (каким образом я могу
получить информацию?), структурирование
информации (в какой форме должна быть
представлена информация?),
совершенствование информации (каким
образом я стимулирую появление новых идей?),
хранение информации (где я храню
информацию?) и распределение информации
(каким образом я могу предоставить
информацию ее адресату?).
--------------------------------
<*> См.: Reimann, Peter /
Mьller, Katja / Starkloff, Philipp. Kognitiv kompatibel? Wissensmanagement:
Brьckenschlag zwischen Technik und Psyche, c"t 2000, Heft 4. S. 275.
1.
Поиск информации
Сегодня, с учетом
значительного объема информации и
практически необъятного количества
публикаций по юридической тематике, встает
вопрос не столько о том, существует или нет
(необходимая и полезная) информация,
сколько о том, где можно найти "искомую"
информацию. Сегодня широко известно, с
какими высокими расходами и временными
затратами связан такой поиск. В таких
условиях для поиска в рамках нотариального
бюро существенную помощь могут оказать
распределение информации по каталогам и
специализация персонала. Что касается
области компьютерной обработки информации,
то здесь существуют дополнительные способы
поиска (основанные на соответствующем
программном обеспечении и позволяющие
вести автоматизированный поиск среди
потока информации как внутри нотариального
бюро, так и за его пределами), порталы,
содержащие важную информацию, а также
поисковые машины и системы в сети Интернет
<*>.
--------------------------------
<*> Об
этом см. статью М. Рема в данной книге.
2.
Получение информации
Одной из основных
проблем управления информацией является ее
получение. Не из каждого общеизвестного
источника информация может быть получена в
необходимом объеме и быть при этом
договоренной. Нередко информация не может
быть получена в связи с так называемым
менталитетом футляра (Bunkermentalitfgt) отдельных
сотрудников бюро либо в связи с отсутствием
необходимых средств коммуникации. Если
первая проблема решается при помощи
мотивации персонала бюро, то недостаток в
средствах коммуникации может быть
восполнен путем применения компьютерной
техники и обучения сотрудников <*>.
--------------------------------
<*> О программах см.:
Mind Manager на: www. mindjet.de, PinKing на: www.pinking.de.
3.
Структурирование информации
Процесс
структурирования информации проходит
через все рассматриваемые здесь области
управления информацией: структуры
каталогов и архивов нотариальных актов
имеют первостепенное значение при поиске
необходимых документов в имеющихся актах и
папках документов. Недостаток
использования папок состоит в первую
очередь в том, что определенная информация
не всегда может быть отнесена лишь к одной
группе папок, кроме того, не каждый
сотрудник в состоянии связать название
папки либо ее краткое содержание с искомой
информацией <1>. Как следствие - в лучшем
случае возникают значительные временные
затраты на поиск и внесение обновлений в
имеющуюся информационную структуру,
сопряженные с высокой вероятностью ошибок,
когда, например, хранимая информация,
первоначально отнесенная к одной области,
после ее использования была
"переквалифицирована". Каждому нотариусу,
который для типичных ситуаций разработал
определенный пакет документов, знакома
данная проблема, которая, по верному
высказыванию Мерфи <2>, появляется всегда
тогда, когда необходимо работать в
цейтноте, когда за короткий период времени
должно быть найдено надежное правовое
решение конкретного вопроса. Существуют
вспомогательные программы, которые
позволяют пользователям объединить данные
в общую сеть и отобразить их графически,
чтобы позволить каждому из сотрудников
бюро найти необходимую информацию в
"джунглях" систематизированных и
несистематизированных реестров серверов
<3>. Однако наиболее эффективным способом
является систематизированное
структурирование, которому должны
следовать все сотрудники и соблюдение и
обновление которого подлежит контролю со
стороны нотариуса, поскольку нельзя
недооценивать время, необходимое для
ознакомления с сетевыми системами и их
ресурсами. Даже если ликвидировать
"футлярное" мышление и сделать выбор в
пользу межкоммуникационных систем
архивирования <4>, необходимо
разработать даже самые первичные основы
структурирования информации.
--------------------------------
<1> Об унификации
понятий и приведении сложных
информационных структур к готовности путем
"автоматического анализа содержания" см.:
Schulz-Haddouti, Christiane / Brьckner, Annette. Die Suche nach dem Sinn, -
automatische Inhaltsanalyse nicht nur fьr Geheimdienste, c"t 2001, Heft 6. S.
317 и след.
<2> Четвертый закон Мерфи:
"Если есть несколько вариантов развития
события в плохом направлении, то произойдет
наихудший вариант". О законах Мерфи и многом
другом см.: Bloch, Arthur. Gesammelte Grьnde, warum alles schief geht,
was schief gehen kann.
<3> См., например:
www.thebrain.com; для всех средств и форматов - от
аудиофайлов до документов в формате
pdf-программа Scopeware отображает информацию в
форме "потока данных", www.scopeware.com.
<4>
См. далее: П.Г.V.6.
4. Актуализация
информации
Необходимость актуализации
информации хотя и признается в нотариате,
однако не все нотариусы уделяют ей
достаточное внимание. Если разработка
образцов документов практически во всех
случаях производится непосредственно
нотариусом в качестве оперативной реакции
на всевозможные изменения
законодательства либо правоприменительной
практики, то от участия сотрудников в
усовершенствовании организационной
структуры бюро и порядка его работы
отказаться невозможно. Внутренние средства
связи в бюро могут быть обеспечены при
помощи программ для так называемой
групповой работы в сетевых системах - Groupware.
Правда, это возможно только для обмена
информацией внутри локальной сети
определенной профессиональной группы
<*>.
--------------------------------
<*> Это
используется большей частью в программах
для групповой работы, например в Lotus Notes/Domino;
Novell Groupwise; Microsoft Exchange и т.п.; о компьютерной
сети нотариусов в
