Применение компьютера в нотариате
Испании см.: Becker, Notar 2000. S. 84.
5. Хранение
информации
В данном случае отрасль
информационных технологий говорит о
системе организованного хранения
информации (OMIS) или "корпоративной памяти".
Данный институт имеет большое значение для
трансграничных корпораций, однако в
последнее время он начинает играть все
большую роль и для международных
адвокатских бюро и организаций. В
объединившейся Европе вполне можно себе
представить создание некоего "мегабанка
данных" в сфере латинского нотариата, что
могло бы стать продолжением усилий по
созданию локальных нотариальных сетей на
национальном уровне <*>. Используемые в
этих целях программы базируются на Lotus Notes
<**> либо Microsoft Exchange.
--------------------------------
<*> О значении
внутренней сети и информационных разделов,
предоставляемых пользователям, см. ссылки в
Fn. 6.
<**> Обзор программ, которые
вместе с Lotus Notes могут быть использованы
также в управлении информацией и
документацией, ее автоматизации и
архивировании, см. в официальном издании:
Lotus Notes und domino Anwendungsund Leistungskatalog, Hrsg.: Lotus Development
GmbH, 5. Auftage 2000; об управлении информацией и
средствах связи в Интернете см.: Lotus Domino und
Notes 5 Kompendium, 2001.
6. Распространение
информации
На вопрос о наилучших
способах распространения информации
нельзя дать однозначного ответа.
Существуют внешние и внутренние способы
распространения информации среди ее
адресатов. В качестве примера внешнего
способа можно привести издание новостей,
выпускаемых Институтом немецких
нотариусов, - Newsletter. В такой форме
информация распространяется во всех
нотариальных конторах и предназначена для
ее получения всеми сотрудниками. Здесь
компьютеры не играют решающей роли.
Внутренние способы распространения
информации позволяют в сжатые сроки
ознакомить сотрудников нотариальной
конторы с новой информацией, например, для
повышения квалификации. Однако данные
способы требуют соответствующего
документирования. При активном
распределении информации необходимо, чтобы
речь шла только об отобранной, признанной
важной информации, поскольку в противном
случае как традиционные, так и электронные
папки сотрудника будут переполнены самыми
различными данными. Для эффективной работы
с информацией большое значение имеет
мотивация сотрудников, которая выражается
в преодолении предубеждений и
разочарований путем соответствующих
программ обучения <*>.
--------------------------------
<*> Например, курсы
обучения владения новыми средствами
информации, которые предлагает
Нотариальная палата Саксонии в
сотрудничестве с Германским институтом
нотариусов.
V. Техническая
поддержка
Техническая поддержка (Support)
различается в зависимости от производителя
продукта. По некоторым вопросам
рекомендуется обращаться к разделам
документации о технической поддержке,
которые дают первое представление о
возможных неполадках, и только потом вести
поиск в (возможно, уже устаревших) указаниях
инструкций для пользователя <*>.
--------------------------------
<*> См., например:
Weiner, Laurenz. Letzte Hilfe. Wie kommt man an Hersteller Support? c"t 2000,
Heft 26. S. 158 и след.
При работе в сети, в
которой особое внимание уделяется
распределению прав доступа и уходу за
центральными программами (программы
клиент-сервер), без специального
сотрудника, ответственного за техническую
поддержку сети, не обойтись <*>.
--------------------------------
<*> См.: Eggerichs, Wolfgang.
Einsatz und Organisation von PC-Netzen. Heidelberg, 1993. S. 255 и
след.
VI. Управление
коммуникацией
Электронные средства
коммуникации достигли в последние годы
высокого уровня развития, и данный процесс
постоянно набирает свою скорость <*>.
--------------------------------
<*> Аналогичная
точка зрения в: Erber-Faller. Fn. 5. S. 445.
Эта
тенденция касается и применения компьютера
в нотариальном бюро и тем самым средств
"внутренней коммуникации": информация, в том
числе встречная, - это не только ключ к
надлежащей организации <*> деятельности,
но и основа взаимопонимания и
сотрудничества в бюро. Поэтому компьютеры и
их функциональные возможности должны
выбираться с учетом данного
обстоятельства. Структура внутренней
коммуникации сможет быть значительным
образом улучшена, если будет содержать
следующие компоненты:
--------------------------------
<*> См.: Weinknecht / Veth. Fn.
2. S. 133; о компьютерных программах см. далее
раздел B. II.
- список адресов и иных данных
о партнерах;
- возможность получения и
отправки почты;
- возможность быстрого
составления письма, факса, записи номеров
телефонов;
- программы рассылки
почты;
- возможность обработки
документов;
- межпользовательский пул
данных;
- справку об адресах через
Интернет;
- возможность интеграции
пакетов различных программ;
-
предоставление документов фиксированной
категории пользователей для
ознакомления;
- возможность
прикрепления к документам примечаний,
дополнительной информации при их передаче
по локальной сети (Work-Flows);
-
автоматическую сортировку данных
документов на основе выбора программ
пользования.
VII. Безопасность
Тема
безопасности, которая играет большую роль,
но, к сожалению, зачастую недооценивается,
касается прежде всего следующего вопроса:
каким образом можно защитить собственные
данные и программы в случае аварии или сбоя?
Наряду с безопасностью данных <1> и
планом действий в "чрезвычайных случаях" в
рассматриваемую область, по моему мнению,
также входит безопасность программного
обеспечения в форме установления защиты
доступа в случае подобных аварий у
изготовителей этих программ <2>. Другой
немаловажный вопрос связан с введением
локальных сетей, и как следствие - с
возможностью несанкционированного доступа
и похищения информации. В связи с
комплексным характером этой проблемы
данный вопрос не будет рассматриваться
подробно <3>, отметим только, что здесь не
стоит придерживаться принципа "все или
ничего": либо использовать все технические
возможности, обладая лишь самыми
небольшими сомнениями относительно
безопасности <4>, либо позволить себе
пустить данный вопрос на самотек,
основываясь на границах, допускаемых
нотариальным правом и доверием со стороны
клиентов.
--------------------------------
<1>
См.: П.Б.V.
<2> С помощью "фонда
поддержки" заинтересованных пользователей
не всегда удается помочь изготовителю
программного обеспечения выйти из
затруднительного положения (и помочь тем
самым себе как "зависимым лицам").
<3>
www.bsi.de.
<4> Абсолютной безопасности не
существует и в закрытой сети. Это
показывает один случай из практики, когда
по недосмотру технического персонала,
обслуживающего компьютерное оборудование,
произошел сбой в системе в результате
неумышленной установки на компьютере
материнской платы, удаленной с другого
компьютера для уничтожения.
VIII. Мотивация
и обучение персонала
Самое мощное
компьютерное оборудование и современные
программы окажутся бесполезными для
нотариуса, если они не будут эффективно
применяться в нотариальной деятельности.
Применение компьютера предполагает
наличие знаний о его возможностях у
персонала нотариальной конторы, которые
должен дать в том числе и нотариус. Данные
знания развиваются путем базового обучения
персонала, его убеждения в необходимости
использования компьютерной техники в бюро,
систематического развития квалификации
каждого работника в данной области.
Поэтому нотариусам рекомендуется
проводить внутренние и внешние курсы
повышения квалификации, причем нотариус,
как и при обучении любой профессии <*>,
должен действовать в качестве не только
делегирующей, но и контролирующей
инстанции.
--------------------------------
<*>
Директивы о занятии профессией, раздел VIII Nr.
2 (Саксония).
IX. Заключение
Применение
компьютерной техники не означает
завершения процесса компьютеризации. После
оборудования нотариального бюро либо
переустановки системы всегда необходимо
следить за обновлением программ и
оборудования. Разумеется, тому нотариусу,
который установил в своей конторе самое
современное компьютерное оборудование, не
нужно гнаться за "бета-версиями" новых
программ либо повышением скорости и
мощностей техники любой ценой <*>. Однако
для совершенствования нотариальной
деятельности <**> в будущем большую роль
будут играть и технические новшества, как,
например, Интернет, электронный оборот
документов, которые на основании
соответствующих нормативных актов станут
частью повседневной работы нотариусов и
судей.
--------------------------------
<*> См.:
раздел Б.II.
<**> Директивы о занятии
профессией, раздел Х (Саксония).
Б.
Компьютерное оборудование
I. Сервер и
локальная сеть
Относительно работы
локальной сети необходимо понять различие
между сетью, построенной на соединении по
протоколу РРР (point-to-point network), и серверной
сетью <*>. В первом случае не существует
центрального компьютера; для каждого
подключенного компьютера предоставлен
свободный доступ к ресурсам других
компьютеров, что не связано с большими
затратами на установку, но, в свою очередь,
требует значительных временных затрат,
прежде всего для согласования и
совместимости компьютеров, при
централизованном пользовании документами,
образцами и другими ресурсами.
--------------------------------
<*> См.: Streitz, Siegfried.
Entscheidungshilfen fьr den Kaufvon Hard-und Software - Teil l. NJW-CoR, 1997.
S. 41 и след.
Необходимость совместного
использования информации и ресурсов
превращает локальные сети в неотъемлемую
часть современной компьютерной
инфраструктуры. Если раньше в качестве
аргумента в пользу локальной сети
ссылались на высокую стоимость площадей
для архивов, то теперь доминируют другие
мотивы <*>:
--------------------------------
<*>
Подробнее об этом см.: Schneider, Frank. Netzwerke,
www.streitz.de, ссылка по состоянию на 02.04.2001.
-
необходимость совместного пользования
файлами: как и прежде, основной задачей
локальных сетей является предоставление
данных сети для их дальнейшего
использования (filesharing). Преимущество
серверной сети по отношению к
изолированным компьютерам и сетям,
основанным на протоколе point-to-point,
заключается в хранении совместно
используемых данных в одном месте - на
сервере. Все пользователи имеют доступ к
одним данным. Помимо этого, при подключении
к сети CD-ROM-сервера может быть получен
доступ с компьютеров к многочисленным
источникам информации;
- необходимость
совместного пользования принтерами:
быстрые и качественные принтеры и сегодня
являются довольно дорогой периферийной
техникой, поэтому целесообразным
представляется их сетевое использование
<*>;
--------------------------------
<*>
Например, принтеры, оснащенные функциями
цифрового ксерокса, или мощные ксероксы,
переналаженные на сетевые принтеры.
-
необходимость безопасности данных: сеть
обладает рядом преимуществ и при
обеспечении безопасности данных, поскольку
данные, хранящиеся на сервере в
централизованном порядке, могут быть
защищены на автоматической основе лишь
одной встроенной в сервер линией либо
аналогичным средством защиты;
-
необходимость управления средствами
коммуникации: другой сферой применения
локальной сети является использование и
поддержка групповой работы - Groupware. Данная
новая группа функций, обозначаемая также
Warkgroup Computing, нацелена на упрощение,
рационализацию и автоматизацию рабочих
операций и в идеале должна охватывать
функции по планированию встреч, обмену
электронной почтой, управлению файлами,
управлению рабочим распорядком в рамках
всей организации либо ее подразделения;
- необходимость передачи данных: задачей
сетей может быть также поддержка услуг по
передаче данных, которые выходят за рамки
собственно локальной сети. Под этим
понимаются такие функции, как подключение к
Интернету, факс, электронная почта и служба
удаленного доступа (RAS). При установке
современной сети для возможности обмена
информацией с внешним миром не требуется
подключение к факсу или модему каждого
пользователя. Если сегодня еще популярны
шинакабели (BUS) или звездакабели (star), то уже
скоро можно будет рекомендовать
установление локальной сети на радиосвязи
в условиях, когда проводку кабелей
затрудняют, например, строительные
конструкции <*>.
--------------------------------
<*> О мощностях такой связи см.: Opitz, Rolf.
Funk-LAN auf dem Vormarsch, c"t 2001, Heft 7. S. 24; в настоящее
время скорость передачи достигает 11
Мбит/сек.
При выборе операционной системы
для локальной сети приоритет до последнего
времени отдавался Novell Netware, для которой
сегодня разработана новая версия Version 5.1,
наряду с другими системами, как, например,
Linux, а также пусть и не столь популярные UNIX
(со всеми ее производными программами) и OS/2
ServerLAN. WINDOWS NT Workstation также может быть
использован в качестве операционной
системы сервера. Данный вариант в качестве
альтернативы к серверу привлекателен для
небольших сетей <*>. В силу относительно
несложного управления его внедрение
рекомендуется особенно для сети до десяти
пользователей.
--------------------------------
<*> См.: Vob, Dirk. Das starke Windows. Umstieg auf Windows NT, NJW-CoR,
1997. S. 99 и след.
Нотариус, 2005, N 3
