<ПИСЬМО> Минфина СССР n 35, ЦСУ СССР n 34-Р/426 от 20.02.1981 О МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЯХ ПО ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ


МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ СССР
N 35
ЦЕНТРАЛЬНОЕ СТАТИСТИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ СССР
N 34-Р/426
ПИСЬМО
от 20 февраля 1981 года
О МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЯХ ПО ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО
УЧЕТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ
В целях унификации бухгалтерского учета в условиях его механизации и автоматизации Министерство финансов СССР и ЦСУ СССР, обобщив передовой опыт объединений, предприятий и организаций, разработали Методические указания по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.
Методические указания устанавливают основные принципы и требования к организации бухгалтерского учета в условиях его механизации и автоматизации, минимальный состав учетных регистров и показателей машиноориентированных форм бухгалтерского учета.
Министерство финансов СССР и ЦСУ СССР, направляя при этом Методические указания, просят довести их до подведомственных объединений, предприятий и организаций для руководства при механизации и автоматизации бухгалтерского учета.
Одновременно Министерство финансов СССР и ЦСУ СССР просят министерства и ведомства СССР и союзных республик:
- разработать мероприятия по организации бухгалтерского учета на подведомственных объединениях, предприятиях и организациях в соответствии с требованиями Методических указаний. При этом следует иметь в виду, что Постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. N 59 "О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов" задания по механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ признано необходимым включать в планы объединений, предприятий и организаций по новой технике;
- копии планов по осуществлению указанных мероприятий и информацию о ходе их выполнения представлять одновременно с планами мероприятий и отчетностью по совершенствованию организации бухгалтерского учета в объединениях, предприятиях и организациях.
Заместитель Министра
финансов СССР
С.А.СИТАРЯН
Заместитель Начальника
ЦСУ СССР
Н.Г.БЕЛОВ



Приложение
к письму Министерства
финансов СССР и ЦСУ СССР
от 20 февраля 1981 г. N 35/34-Р/426
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ
1. Введение
1.1. Методические указания устанавливают основные принципы и требования к организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники с автоматическим вводом исходных данных (перфорационных вычислительных машин - ПВМ и электронных вычислительных машин - ЭВМ).
1.2. В условиях применения ПВМ и ЭВМ, как при полной (комплексной), так и неполной механизации, бухгалтерский учет должен быть организован по машиноориентированным формам учета (таблично-перфокарточной, таблично-автоматизированной и т.п.) с формированием всех регламентируемых ими табуляграмм - учетных регистров синтетического и аналитического учета. При этом по участкам, не охваченным машинной обработкой, должно быть обеспечено получение всех показателей, необходимых для формирования указанных табуляграмм - учетных регистров.
1.3. В Методических указаниях особенности организации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме приведены на примере применения ее в объединениях, предприятиях и организациях <*> отраслей машиностроения.
--------------------------------
<*> В дальнейшем, для краткости, будут именоваться "предприятия".
2. Основы организации бухгалтерского учета
с использованием ПВМ и ЭВМ
При организации бухгалтерского учета с использованием ПВМ и ЭВМ часть операций учетного процесса переходит к вычислительной установке (вычислительный центр, машиносчетная станция и т.п. <*>).
--------------------------------
<*> В дальнейшем, для краткости, будут именоваться "ВУ".
В частности, к ВУ переходят работы по:
- вычислительной обработке оправдательных документов;
- группировке и обобщению данных оправдательных документов в соответствующих разрезах;
- составлению учетных регистров хронологического, синтетического и аналитического учета;
- подготовке данных для заполнения бухгалтерской отчетности, проведения инвентаризации и анализа хозяйственной деятельности.
Конкретный перечень учетных работ, передаваемых к выполнению на ВУ, определяется главным бухгалтером предприятия по согласованию с руководителем ВУ.
2.1. В условиях механизации и автоматизации <*> бухгалтерского учета должны применяться междуведомственные, типовые и отраслевые формы первичной учетной документации, утвержденные ЦСУ СССР, министерствами и ведомствами в установленном порядке.
--------------------------------
<*> В дальнейшем, для краткости, будет указываться только "механизации".
2.2. Оформленная в соответствии с Положением о документах и записях и принятая к учету оправдательная документация до передачи на ВУ комплектуется в пачки.
2.2.1. Комплектование пачек производится по признаку однородности хозяйственных операций с учетом их особенностей.
Каждая пачка документов должна содержать, как правило, до 150 документострок. Такой размер пачки является оптимальным для обработки на всех операциях, выполняемых ВУ.
Примечание. При комплектовании документов по кассовым и банковским операциям пачка должна формироваться в пределах отчета кассира или выписки банка вне зависимости от количества документострок.
2.2.2. Каждой скомплектованной пачке документов присваивается определенный номер. Нумерация пачек производится с начала каждого месяца по установленному для каждого участка учета (в отдельных случаях - для определенного вида документации) порядку.
На каждую подготовительную к сдаче на ВУ пачку документов оформляется сопроводительный ярлык с контрольным листком по установленной форме.
2.2.3. Вся работа по подготовке документов к сдаче на ВУ выполняется подразделением-сдатчиком.
Конкретные сроки и порядок сдачи и приемки оправдательных документов на ВУ и сроки сдачи последних пачек документов по соответствующим участкам учета, так же как и сроки составления и выдачи пользователям соответствующих табуляграмм, устанавливаются графиком, утверждаемым главным бухгалтером предприятия и руководителем ВУ.
При разработке графика сдачи оправдательной документации необходимо предусматривать возможно более равномерное поступление документов на ВУ в течение отчетного месяца.
Исходя из задачи рациональной организации документооборота должен быть установлен кратчайший маршрут движения оправдательной документации до передачи ее для обработки на ВУ.
2.2.4. При комплектовании пачек документов и сдаче-приемке их на ВУ для механизированной обработки производится проверка каждого документа и пачки в целом.
В процессе проверки должны быть определены: полнота и правильность заполнения всех предусмотренных реквизитов; четкость и разборчивость записей; наличие подписей и оговорок при исправлениях; полнота и правильность заполнения в сопроводительном ярлыке кодов постоянных для данной пачки документов признаков; соответствие количества документов в пачке количеству их, указанному в сопроводительном ярлыке, и т.д.
2.2.5. Главный бухгалтер предприятия и руководитель ВУ устанавливают конкретный перечень должностных лиц, ответственных за правильность оформления оправдательной документации, комплектования и оформления пачек.
Примечание. Контроль правильности оформления оправдательных документов, которые передаются непосредственно на ВУ, минуя бухгалтерию, возлагается полностью на работников ВУ.
2.2.6. Сдача на ВУ пачек документов оформляется записью в журнале регистрации документов по следующей примерной форме:
----T--------T-----T------T-------------T-------------T----------¬
¦ N ¦Наимено-¦ N ¦Кол-во¦Отметка о ¦Отметка о ¦Прочие от-¦
¦п/п¦вание ¦пачки¦доку- ¦сдаче доку- ¦возврате до- ¦метки ВУ ¦
¦ ¦докумен-¦ ¦ментов¦ментов на ВУ ¦кументов ¦ ¦
¦ ¦тов или ¦ ¦в пач-+----T--------+----T--------+ ¦
¦ ¦номера ¦ ¦ке ¦дата¦расписка¦дата¦расписка¦ ¦
¦ ¦форм ¦ ¦ ¦ ¦сдатчика¦ ¦получа- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦докумен-¦ ¦теля до-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦тов ¦ ¦кументов¦ ¦
L---+--------+-----+------+----+--------+----+--------+-----------
Журнал регистрации ведется на ВУ по участкам учета. В зависимости от установленного руководителем ВУ и главным бухгалтером предприятия порядка сдачи и возврата документации указанный журнал ведется централизованно или в разрезе структурных подразделений.
Документы с выявленными в процессе приемки дефектами изымаются из пачки и возвращаются сдатчику. При этом вносятся исправления в записи количества сданных документов в сопроводительном ярлыке. В журнале регистрации приемщиком записывается фактически принятое количество документов с отметкой в последней графе журнала о количестве возвращенных документов.
Передача принятых документов на обработку оформляется на ВУ нарядом или сопроводительным ярлыком с операционным контрольным листком.
По завершении обработки оправдательные документы возвращаются бухгалтерии под расписку в указанном журнале.
2.2.7. В целях предотвращения повторной обработки, а также подмены, оправдательные документы, возвращаемые бухгалтерии, должны быть погашены на ВУ специальным штампом контролера, ответственного за их обработку.
2.3. Реквизиты оправдательных документов, передаваемых на ВУ, подлежат кодированию.
В зависимости от назначения коды подразделяются на технологические (специальные), группировочные и справочные.
Технологические (специальные) коды (номер работы, участок учета, макет перфорации, пачка документов и т.п.) используются ВУ для организации работы. Они дают возможность отличать машинные носители, созданные на основании различных документов, отыскивать при необходимости оправдательный документ для получения справки или исправления ошибки.
Группировочные коды используются для обобщения количественно-суммовых показателей хозяйственных операций в соответствующих разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления отчетности. Например: по структурным подразделениям предприятия, табельным номерам работников, номенклатурным номерам или группам материальных ценностей и готовых изделий, видам операций, синтетическим счетам и объектам аналитического учета и т.п.
Справочные коды являются дополнительными данными, характеризующими хозяйственные операции. Например: месяц, единица измерения натуральных показателей в учете материальных ценностей и т.п.
Некоторые коды (номер документа, дата совершения операции, корреспондирующий счет и др.) в зависимости от конкретного применения могут выступать как в качестве справочных, так группировочных и технологических.
2.3.1. Коды учетных номенклатур должны разрабатываться с учетом обеспечения взаимосвязи их для всех участков бухгалтерского учета и соответствующих функциональных служб предприятия.
2.3.2. Применяемые на предприятии коды должны быть систематизированы в специальных справочниках учетных номенклатур.
По мере изменения учетных номенклатур показатели справочника должны постоянно обновляться.
Поддержание справочников в рабочем состоянии, а также своевременное доведение изменений и дополнений в них до всех заинтересованных служб предприятия и до ВУ возлагается на работников соответствующих функциональных подразделений, у которых должен храниться контрольный экземпляр справочника.
Так, например, за справочник табельных номеров работников должны отвечать работники отдела кадров, а за справочник синтетических счетов и объектов аналитического учета - работники бухгалтерии.
2.3.3. Каждое внесение изменения в контрольный экземпляр справочника должно оговариваться подписью уполномоченных лиц с указанием даты.
2.3.4. За ведение справочников на машинных носителях должен отвечать ограниченный круг лиц - работников ВУ. Эти лица отвечают за соответствие данных, зафиксированных на машинных носителях, контрольному экземпляру справочника.
2.3.5. Правильное заполнение кодов вменяется в обязанность должностных лиц, оформляющих оправдательную документацию.
Для этого указанные лица должны быть обеспечены соответствующими справочниками учетных номенклатур.
2.4. Содержащиеся в оправдательной документации данные хозяйственных операций, подлежащие отражению в системе бухгалтерского учета, воспроизводятся в машинном носителе - перфокарте, перфоленте, магнитной ленте и т.п.
2.4.1. Перенос данных оправдательных документов на машинные носители выполняется по специальным инструкциям и макетам записей, которые определяют состав воспроизводимых данных и колонки перфокарт или поля других носителей, отражающих значения соответствующих реквизитов документов.
Макеты записей на машинные носители разрабатываются с учетом расположения реквизитов в документах и технологии обработки машинных носителей.
2.4.2. По источникам воспроизводимых данных различают первичные и вторичные машинные носители.
К первичным относятся машинные носители:
- создаваемые вручную непосредственно по данным, зафиксированным в учетной, планово-нормативной и справочной документации;
- создаваемые по данным счетчиков, датчиков и других технических средств первичного учета.
2.4.3. Вторичными являются машинные носители, создаваемые автоматически, или реже - вручную, по итогам соответствующих табуляграмм, разработанных на основании первичных машинных носителей. К ним, в частности, относятся носители, содержащие суммарные показатели первичных машинных носителей с одинаковыми признаками и служащие для сокращения объема обрабатываемых массивов или накопления данных за более длительные периоды времени, а также сальдовые показатели.
2.4.4. При наличии систематически обновляемых в централизованном порядке машинных носителей, содержащих условно-постоянные данные, например, учетные цены и наименования материальных ценностей и готовой продукции, нормы времени и расценка за определенную производственную операцию и т.п., может предусматриваться незаполнение соответствующих показателей в первичной документации. В этом случае суммарные показатели и соответствующие наименования формируются автоматически по данным условно-постоянных машинных носителей и носителей с данными, воспроизведенными с первичных документов.
2.4.5. Оправдательными документами могут являться непосредственно машинные носители (дуаль-карта и др.). В указанном случае они должны иметь все реквизиты, установленные

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО САНИТАРНО-МИКРОБИОЛОГИЧЕСКОМУ ИССЛЕДОВАНИЮ ПОЧВЫ (утв. Минздравом СССР 19.02.1981 n 2293-81)  »
Документы СССР »
Читайте также