Приказ министра обороны ссср от 18.10.1979 n 260 о введении в действие руководства по учету вооружения, техники, имущества и других материальных средств в вооруженных силах ссср
фиксируются на бланке документа в процессе
его заполнения.
Содержательная часть
документа может быть оформлена в виде
таблицы или изложена текстом. Табличная
содержательная часть документа обычно
включает заголовок таблицы, заголовки граф
и заголовки строк (реквизиты-признаки),
графы и строки. Клетки, образуемые
пересечением строк и граф таблицы в
процессе оформления документа, заполняются
реквизитами-основаниями.
Оформляющая
часть документа обычно содержит: даты
составления, подписи и утверждения
документа; наименования должностей лиц,
подписавших документ; личные подписи и их
расшифровку; соответствующие печати (на
документах, где они предусмотрены). При
необходимости указывается номер
доверенности получателя.
15. При
составлении и оформлении первичных учетных
документов соблюдаются следующие
правила:
а) в заголовочной части
документа обязательно указываются: его
номер; основание (цель) и дата операции,
связанное с движением и изменением
качественного (технического) состояния
материальных средств; наименование службы,
выдавшей документ; грузоотправитель
(сдатчик) и грузополучатель (приемщик); срок
действия документа;
б) в содержательной
части документа обычно показываются: номер
по порядку; наименование материальных
средств; код номенклатуры; единица
измерения; количество материальных
средств. При необходимости, кроме того,
указываются: категория, сорт, заводской
номер, цена единицы и сумма стоимости
материальных средств, а также иные данные,
предусмотренные конкретной формой
документа. В конце содержательной части
документа пишется "Итого наименований" и
прописью указывается их количество. Строки
и графы, оставшиеся свободными до
подведения итога, обязательно
перечеркиваются так, чтобы между текстом и
подписями должностных лиц нельзя было
что-либо вписать;
в) документ
подписывается соответствующим начальником
и другими должностными лицами. Подпись
начальника заверяется: на документах,
предназначенных для отправки из воинской
части (соединения), - мастичной гербовой
печатью воинской части (соединения); на
документах, предназначенных для обращения
внутри воинской части (соединения), -
мастичной печатью "Для внутренних
хозяйственных документов" воинской части
(соединения);
г) документ считается
исполненным, если указанные в нем операции
выполнены, хотя бы и не в полном объеме. На
дополучение (довыдачу) или досдачу
материальных средств составляется новый
документ;
д) документы, составляемые в
двух и более экземплярах, заполняются через
копировальную бумагу печатающим
устройством или химическим карандашом
(шариковой ручкой, копировальным пером);
е) все первичные документы (кроме чековых
требований и аттестатов), составляемые в
службе, регистрируются в книге учета (форма
25), порядковый номер регистрации является
номером документа. Если документ состоит из
нескольких листов, то его номер указывается
на каждом листе документа. При наличии
приложений к основному документу на всех их
листах тоже ставится его номер.
Реквизит-основание "Регистрационный номер"
записывается только на входящих
документах.
По документам, не
подписанным правомочными должностными
лицами, не зарегистрированным в книге учета
(форма 25) и не имеющим печати (где она
предусмотрена), производить операции,
связанные с движением и изменением
качественного (технического) состояния
материальных средств, категорически
запрещается.
16. Исполненные первичные
документы после записи в книгах (карточках)
учета склада произведенных по ним операций,
связанных с движением и изменением
качественного (технического) состояния
материальных средств, в конце рабочего дня
сдаются в соответствующую службу воинской
части (соединения) под расписку в книге
учета (форма 25). В службу принимаются
полностью оформленные документы. Документ
без подписей получателя и сдатчика
материальных средств считается
недействительным.
17. При ведении учета
вручную в службе воинской части
(соединения) на всех исполненных первичных
документах делаются отметки о записи в
книгах (карточках) учета о произведенных
операциях, связанных с движением или
изменением качественного (технического)
состояния материальных средств. В отметке
указываются номер книги (карточки) учета и
страница, на которой записана учетная
операция. При наличии в документе
нескольких наименований материальных
средств отметка производится по каждому
наименованию. Для отметок используется
графа реквизита "Примечание" или чистое
поле документа.
При учете материальных
средств с использованием вычислительной
техники на всех исполненных первичных
документах в вычислительном пункте (центре)
делаются отметки с указанием даты их
обработки, фамилий исполнителей и мест
хранения информации.
18. При оформлении и
ведении книг и карточек учета соблюдаются
следующие правила:
а) в каждой книге
учета листы нумеруются, прошнуровываются,
скрепляются мастичной печатью "Для пакетов"
воинской части (соединения). Количество
листов удостоверяется подписями: в книгах
учета, ведущихся в подразделениях, -
командиров подразделений; в книгах учета,
ведущихся на складах и других объектах
войскового (корабельного) хозяйства, а
также на складе, в мастерской, в службах
воинской части (соединения), - начальников
соответствующих служб.
В книге учета
для каждого наименования материальных
средств в зависимости от частоты записей
отводится определенное количество страниц.
Очередность записи наименований должна
соответствовать последовательности,
предусмотренной формами донесений и
отчетов. В начале книги учета показывается
ее содержание, в котором последовательно
отражаются наименования материальных
средств и номера страниц, отводимых для
них;
б) карточка учета составляется на
одно наименование материальных средств
<*>. Правильность оформления карточки
учета удостоверяется подписью начальника
соответствующей службы. Подпись заверяется
мастичной печатью "Для внутренних
хозяйственных документов" воинской части
(соединения);
--------------------------------
<*>
Кроме карточки (форма 45), которая
составляется на несколько наименований
материальных средств.
в) все книги учета
материальных средств, ведущиеся в
подразделениях, на складах и других
объектах войскового (корабельного)
хозяйства, а также в службах воинской части
(соединения), учитываются в штабе части
(соединения) и выдаются в порядке,
установленном статьей 133 Руководства по
служебной переписке в Вооруженных Силах
СССР <*>. Карточки учета материальных
средств учитываются в соответствующих
службах по книгам учета (форма 25) и выдаются
под расписки в них; порядок оформления и
учета этих книг аналогичен порядку
оформления и учета, установленному для книг
учета материальных средств;
--------------------------------
<*> Введено в
действие Приказом Министра обороны СССР 1967
г. N 255.
г) записи в книгах (карточках) учета
материальных средств производятся только
на основании подлинных, законно и правильно
оформленных первичных документов. При
необходимости проводки в течение дня
большого количества приходных (расходных)
документов разрешается записи в книгах
(карточках) учета производить по сводным
ведомостям (форма 7). Сводные ведомости
составляются в службе отдельно на
приходные и расходные документы и
подписываются лицом, ведущим учет.
Первоначальные записи в новых книгах
(карточках) учета производятся на основании
первичных документов, а также актов
инвентаризации (передачи) или учетных
данных предыдущих книг (карточек) учета.
Записи об остатках материальных средств,
перенесенные из других книг (карточек)
учета, подтверждаются подписями начальника
соответствующей службы и лица, ведущего
учет материальных средств. По материальным
средствам, имеющим сроки службы
(эксплуатации), при переносе их остатков в
новые книги (карточки) учета одновременно
указываются и даты выдачи этих
материальных средств;
д) итоги о приходе
(расходе) материальных средств в книгах и
карточках учета подводятся по отчетным
периодам и за год, а также при
инвентаризациях, ревизиях, передаче
должности материально ответственным лицом
и в других необходимых случаях. Итоги
подчеркиваются чертой (годовые итоги -
двумя чертами) и заверяются подписями: лица,
ответственного за состояние учета, и лица,
непосредственно ведущего учет;
е)
записи в книгах (карточках) учета о сверке
остатков материальных средств
производятся в порядке, указанном в
пояснениях к формам документов (Приложение
1 к части I настоящего Руководства);
ж)
книги и карточки учета материальных
средств ведутся до полного использования.
Остающиеся на следующий операционный год
книги, карточки учета перерегистрируются в
новых соответственно "Перечне дел, книг и
журналов" <*> и книге учета (форма 25) с
отметкой об этом в прежних "Перечне дел,
книг и журналов" и книге учета (форма 25).
Карточки, законченные в течение
операционного года, прилагаются к вновь
заведенным и хранятся вместе с ними до
конца операционного года;
--------------------------------
<*> Предусмотрен
статьей 133 Руководства по служебной
переписке в Вооруженных Силах СССР.
з) в
случае утери книги (карточки) учета учетные
данные восстанавливаются в новой книге
(карточке) по первичным учетным
документам.
19. Документы
вспомогательного характера составляются и
оформляются так же, как и первичные
документы.
20. При ведении учета вручную
переменные реквизиты первичных документов
"Признак информации", "Код документа", "Код
операции" и "Итого" не указываются.
Переменный реквизит "Единица измерения"
указывается по сокращенному
наименованию.
21. На всех учетных
документах указываются присвоенные
подразделениям (воинским частям,
соединениям), а также поставщикам
материальных средств условные
наименования (коды). При отсутствии
условных наименований указываются
действительные наименования.
22. Учетные
документы должны составляться и вестись
разборчиво, без помарок и подчисток. Для
исправления ошибок, допущенных при записях,
неправильные цифры или слова зачеркиваются
тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно
было прочитать, а над ним записываются
правильные цифры и слова. Сделанное
исправление оговаривается на свободном
месте этой же страницы документа:
"Исправленному (указывается правильная
запись) верить" и заверяется в книге
(карточке) учета подписью исполнителя, а в
первичном документе - подписью начальника,
подписавшего документ.
В случае когда
производится только зачеркивание
ошибочной записи без исправления ее,
зачеркнутое оговаривается: "Зачеркнутое
(указываются цифры или слова) не считать" и
также заверяется в книге (карточке) учета
подписью исполнителя, а в первичном
документе - подписью начальника,
подписавшего документ.
Подпись
должностного лица об исправлениях в
первичном документе заверяется
соответствующей печатью.
При
исправлении записи в книге (карточке) учета
должны быть исправлены и последующие итоги
с указанием даты исправления. Если после
исправленной записи произведено еще две и
более правильных записей, то итог (остаток)
исправляется только в последней записи.
23. Все исполненные учетные документы вместе
с приложениями к ним подшиваются в дела
строго в хронологическом порядке их
поступления или исполнения; при этом каждое
дело формируется, как правило, по
однотипным (приходным или расходным)
документам.
По мере подшивки документов
в деле листы нумеруются. Количество их в
каждом законченном деле подтверждается
подписью начальника соответствующей
службы и заверяется мастичной печатью "Для
внутренних хозяйственных документов"
воинской части (соединения).
24. Все
учетные документы, не содержащие секретных
данных, хранятся в запирающихся шкафах
(ящиках), обеспечивающих сохранность
документов. Ежедневно по окончании работы
эти шкафы (ящики) должны запираться и
опечатываться металлическими номерными
печатями исполнителей. Хранение документов
в ящиках рабочих столов и незапирающихся
шкафах (ящиках) запрещается.
Магнитные
ленты, пакеты дисков, перфоленты и
перфокарты, содержащие учетную информацию,
а также рабочие программы решения задач по
учету материальных средств хранятся в
вычислительном пункте (центре) в специально
оборудованных для этой цели помещениях.
25. Составление, учет и хранение учетных
документов, а также магнитных лент, пакетов
дисков, перфолент и перфокарт, содержащих
секретные данные, и установление степени их
секретности осуществляются с соблюдением
требований соответствующих приказов
Министра обороны СССР по обеспечению
сохранения государственной и военной
тайны.
26. Ответственность за
организацию хранения учетных документов
несут начальники соответствующих служб, а в
подразделениях - командиры подразделений.
Учетные документы хранятся в воинской
части (соединении) в течение сроков,
установленных Приказом Министра обороны
СССР 1975 г. N 0215.
По истечении
установленных сроков хранения учетных
документов в воинской части (соединении)
или в случае ее расформирования эти
документы сдаются в архив или уничтожаются
в установленном порядке.
27. Учет бланков
строгого учета (чековых требований,
аттестатов и др.) ведется в соответствующих
службах воинской части (соединения) в
книгах учета (форма 27) по количеству книжек
и бланков с указанием их серий и номеров.
Бланки строгого учета хранятся отдельно от
других бланков и документов в сейфах
начальников служб. Израсходованные бланки
строгого учета списываются в конце
отчетного периода в каждой службе на
основании акта комиссии, в котором
указываются и номера испорченных бланков.
Комиссией устанавливается законность
выдачи бланков и правильность оформления
их корешков. Акт комиссии утверждается
командиром воинской части (соединения).
Корешки израсходованных бланков строгого
учета хранятся в делах учетных документов.
Бланки других учетных документов
учитываются по карточкам учета (форма
44).
Глава III. ПОРЯДОК ДОКУМЕНТАЛЬНОГО
ОФОРМЛЕНИЯ
ДВИЖЕНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ
КАЧЕСТВЕННОГО (ТЕХНИЧЕСКОГО)
СОСТОЯНИЯ
МАТЕРИАЛЬНЫХ СРЕДСТВ
1. Документальное
оформление приема материальных
средств
28. Прием материальных средств
воинской частью (соединением) может
осуществляться:
от органов
железнодорожного (водного, воздушного,
автомобильного) транспорта (далее
именуемых - органы транспорта);
на
военных складах <*>, складах (базах)
поставщиков, а также на предприятиях
промышленности (связи);
--------------------------------
<*> Под "военными
складами" здесь и в дальнейшем имеются в
виду склады, базы и арсеналы Вооруженных
Сил СССР.
непосредственно в воинской
части или соединении (материальных средств,
прибывших со сдатчиком грузоотправителя, с
военнослужащими из других частей, после
ремонта, а также закупленных в торговых,
сбытовых организациях и изготовленных
воинской частью).
29. Прием материальных
средств от органа железнодорожного
(водного, воздушного, автомобильного)
транспорта осуществляется
