Статья 3.3. Правила оформления распорядительных документов Москомспорта. 3.3.1. Распорядительные документы Москомспорта оформляются на соответствующих бланках установленного образца. Первый лист распорядительного документа Москомспорта оформляется на номерном бланке установленного образца в соответствии с видом выпускаемого документа. Совместные распорядительные документы могут оформляться на бланках приказа председателя, при этом дополнительно указывается название органа или должностного лица, от имени которых издается распорядительный документ. Возможно изготовление специального бланка совместного распорядительного документа средствами вычислительной техники на чистом листе бумаги с указанием, от имени каких органов (должностных лиц) принимается (издается) распорядительный документ. При этом на бланке должны быть воспроизведены реквизиты (наименование авторов, гербы, эмблемы), присущие каждому из органов (должностных лиц) - авторов документа.

3.3.2. При подготовке и оформлении распорядительных документов используются следующие основные реквизиты:
а) герб, полное наименование Москомспорта, индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, номер факса, e-mail;
б) название вида документа, дата <16>, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления;
в) гриф ограничения доступа к документу (в случае необходимости), адресат;
г) заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись;
д) гриф согласования, визы, подпись, печать;
е) фамилия, инициалы исполнителя и номер его телефона.
3.3.3. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем распоряжение, приказ, поручение). Заголовок распорядительного документа о внесении изменений и дополнений в ранее изданный распорядительный документ оформляется следующим образом: "О внесении изменений и дополнений в (вид документа, дата, номер, название)". Заголовок печатается на 5-м сантиметре (с учетом верхнего поля 2,5 см) первого листа документа через один интервал. Длина заголовка не более половины длины строки. Размер шрифта заголовка - 12 (жирный).
3.3.4. Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа изложена четко и исключать возможность двойного толкования. В текстах распорядительных документов Москомспорта не следует употреблять сокращенных слов и обозначений без предварительной их расшифровки. Возможно применение только общепринятых или официально установленных сокращений. При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа. Текст печатается в текстовом редакторе "Word for Windows" шрифтом Times New Roman Cyr, размер - 14. Текст печатается через 1 интервал с отступом от заголовка в 2 интервала. Поля документа: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.
3.3.5. Текст распорядительного документа по своей структуре должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания документа. Если основанием к изданию распорядительного документа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части приводится ссылка на него (вид, дата, номер, заголовок). Констатирующая часть должна быть изложена кратко и не превышать 1/3 документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Констатирующая часть приказа (кроме приказов по личному составу) заканчивается словом "приказываю" (выделяется жирным шрифтом) и двоеточием. Текст распоряжений, приказов и поручений начинается словами: "В целях...", "В связи...", "В соответствии..." и т.д. Затем в повелительной форме указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки. Постановляющая (распорядительная) часть указанных документов может состоять из пунктов. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты. Пункты распорядительного документа нумеруются и группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к более второстепенным) или в последовательности развития темы документа. Поручения (задания) даются структурным и территориальным подразделениям аппарата, подведомственным организациям, предприятиям, учреждениям и должностным лицам, например: Управлению экономического развития и инвестиций, заместителю председателя Иванову И.И.
Распорядительная часть документов излагается в повелительной форме и начинается с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, например: обязать, поручить, указать, утвердить и т.д. Текст излагается последовательно, короткими фразами, без сложных придаточных предложений и оборотов. Недопустимо употребление устаревших и многозначных слов, широкое применение примечаний и ссылок. В тексте жирным шрифтом выделяются: наименования организаций и фамилии должностных лиц, которым даются поручения, сроки исполнения, цифры по тексту (суммы средств, объемы площадей и т.д.), фамилия должностного лица, на которого возложен контроль за исполнением распорядительного документа, должность и фамилия лица, подписывающего распорядительный документ.
3.3.6. При наличии приложений к распорядительному документу в тексте документа делается на это ссылка. Отметка о приложениях оформляется по следующей форме: "Приложение N ___ на ____ листах". Приложения к документам оформляются так же, как и основные документы, и должны иметь все необходимые для документа реквизиты. Приложения к распорядительному документу являются его неотъемлемой частью. Если приложений более одного, их нумеруют. Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста проекта распорядительного документа. Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста). Приложения содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера по форме в соответствии с требованиями делопроизводства.
3.3.7. Распорядительные документы должны содержать:
- точные наименования органов исполнительной власти и организаций или должности и фамилии должностных лиц, которым поручается исполнение задания или адресуется соответствующая информация;
- сроки исполнения заданий;
- поручения о контроле за исполнением данного распорядительного документа;
- указание о признании утратившими силу распорядительных документов либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;
- указание о снятии с контроля распорядительного документа в случае его выполнения либо принятия (издания) нового документа взамен ранее принятого;
- сроки исполнения заданий;
- поручения о контроле за исполнением данного распорядительного документа;
- отметка об отнесении документа к категории ограниченного распространения ("ДСП" или "ОП");
- отметка о наличии приложений (если они есть).
Текст документа с заголовком "О внесении изменений и дополнений в..." должен содержать пункт "Внести изменения (или дополнения) в...", при этом каждое изменение и дополнение должно быть оформлено отдельным пунктом (или подпунктом). Распорядительный документ должен содержать отметку об исполнителе документа (фамилия, инициалы и номер телефона).
3.3.8. Наименования органов исполнительной власти пишутся в строгом соответствии с их учредительными документами, например: Московский земельный комитет, Комитет по архитектуре и градостроительству г. Москвы, Московский комитет по делам о несостоятельности (банкротстве). Запрещается самовольно изменять наименования органов, нельзя писать: Земельный комитет, Комитет по архитектуре, Комитет по банкротству и т.д. Официальные наименования органов городской администрации пишутся с прописной буквы. При повторном использовании в тексте проекта только организационно - правовой формы органа (организации) употребляется строчная буква, например: комитет (при первоначальном упоминании в тексте: Комитет по культуре), управление (при первоначальном упоминании: Управление развития строительной отрасли). Названия органов и организаций во множественном числе и используемые не в качестве имени собственного пишутся со строчной буквы, например: департаменты и комитеты Москвы. Сокращенные наименования органов исполнительной власти города Москвы применяются только в случае их приведения в учредительных документах, т.е. официально утвержденные, например: Москомспорт.
3.3.9. Наименование организационно - правовой формы организации пишется с прописной буквы, если оно является частью официального наименования; со строчной буквы, если оно состоит из родового наименования и наименования, ставшего именем собственным и заключенного в кавычки, например: государственное унитарное предприятие "Центр инженерного и транспортного развития", государственное лечебное учреждение "Городская клиническая больница N 1", открытое акционерное общество "Холдинговая компания "Главмосстрой".
С прописной буквы пишутся:
- наименование Комитета физической культуры и спорта Правительства Москвы, Москомспорт;
- наименования должностей: Председатель Комитета, Первый заместитель Председателя, Заместитель Председателя <17>;
- наименования комплексов городского управления, например: Комплекс социальной сферы;
- наименования управлений, входящих в структуру аппарата Москомспорта, например: Правовое управление, Управление делами;
- наименования постоянно действующих комиссий, советов при Председателе, например: Комиссия по разработке нормативной базы.
Со строчной буквы пишутся должности сотрудников аппарата Москомспорта, наименования отделов и секторов, входящих в структуру аппарата Москомспорта, и приравненных к ним структурных подразделений, функциональных служб, наименования временно действующих комиссий, рабочих групп.
3.3.10. Оформление реквизита "рассылка". На последней странице основного текста распорядительного документа ниже реквизита подписи руководителя указывается список рассылки, в котором дается полный перечень лиц и организаций с указанием количества экземпляров, а также Ф.И.О. и номер служебного телефона исполнителя. Реквизит "рассылка" печатается в дательном падеже, например: Управлению физической культуры и спорта СВАО г. Москвы, Гончарову М.А. В список рассылки включаются:
- должностные лица, на которых возложен контроль исполнения;
- согласующие инстанции (должностные лица, подразделения, органы и организации);
- подведомственные организации, на которые распространятся действие данного документа.
Конкретные фамилии указываются только при рассылке документа председателю, заместителям председателя, а также должностному лицу, на которое возложен контроль за исполнением документа. В случае рассылки документа в неподведомственные Москомспорту организации указываются адреса данных организаций с почтовым индексом. При направлении адресатам более одного экземпляра следует указать необходимое количество экземпляров. В случае наличия приложений к распорядительному документу, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку "без приложения" либо указать какое из приложений направляется. Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет исполнитель.
3.3.11. Оформление листа согласования <18>. В необходимых случаях к проекту распорядительного документа исполнитель составляет лист согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа основного текста проекта. В случае если визы согласований не умещаются на одном листе, оформляется продолжение листа согласования.
3.3.12. Особенности оформления приказов. Распорядительная часть приказа должна начинаться словом "ПРИКАЗЫВАЮ", напечатанным прописными буквами. В последнем пункте распорядительной части указывается название структурного подразделения или фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. При получении виз согласования на проектах распорядительных документов в отдельных случаях допускается упрощенный порядок визирования, при котором визы и даты согласования проставляются в нижней части последнего листа документа ниже реквизита подписи руководителя с расшифровкой фамилии и указанием должности лица, визирующего документ. Примеры оформления - приложения 2, 3 к настоящему Регламенту.

Следующая статья »

К тексту закона »