Распоряжение департамента имущества от 05.04.2005 n 853-р о регламенте департамента имущества города москвы

об оформлении допуска к сведениям, отнесенным к категории конфиденциальной информации (служебной информации ограниченного доступа), - в случае утечки по вине пользователя сведений, отнесенных к конфиденциальной информации и включенных Департаментом в Перечень информации ограниченного доступа;
- ответственность в соответствии с Российским законодательством - в случае утечки по вине пользователя сведений, отнесенных к государственной тайне.
7. Организация работы со служебными документами
и письменными обращениями граждан
7.1. Общие правила оформления и учета документов,
организация делопроизводства
7.1.1. Регистрация, прохождение документов на исполнение (в аппаратах заместителей руководителя, управлениях и территориальных агентствах Департамента) и контроль за их исполнением ведутся в Департаменте с использованием АИС "Делопроизводство".
7.1.2. Рассмотрение поступивших документов в Управлении по работе с документами и письменными обращениями граждан включает ознакомление с их содержанием, подготовку проекта поручения, передачу документа с проектом поручения на доклад руководителю Департамента.
7.1.3. Рассмотрение поступивших документов в Управлении по работе с документами и письменными обращениями граждан и последующий ввод необходимых данных в АИС "Делопроизводство" производится не позднее трех дней с момента их регистрации, срочных документов - в течение 4 часов.
7.1.4. Передача всех документов из Управления по работе с документами и письменными обращениями граждан, а также прием документов в Управление осуществляется по реестру с отметкой времени передачи (приема), подписью на реестре сотрудника структурного подразделения, принявшего (передавшего) документы, и расшифровкой подписи.
7.1.5. Ответственность за соблюдение установленных норм и правил работы с документами и обращениями граждан, организацию делопроизводства, ввод в АИС "Делопроизводство" информации о прохождении документов в аппаратах заместителей руководителя возлагается на заместителей руководителя, в структурных подразделениях - на их руководителей.
7.2. Порядок приема, регистрации и предварительного
рассмотрения входящих документов
7.2.1. Вся корреспонденция, адресованная в Департамент, независимо от способа доставки (почта, курьер, фельдсвязь и т.д.) принимается централизованно в экспедиции отдела обработки и хранения документов Управления по работе с документами и письменными обращениями граждан (далее - отдел обработки и хранения документов) (Каретный ряд, 2/1).
7.2.2. Корреспонденция, поступившая после окончания рабочего дня, в нерабочие и праздничные дни принимается дежурным по Департаменту, регистрируется в специальном журнале и передается не позднее 9.30 следующего дня в отдел обработки и хранения документов.
7.2.3. Служебная корреспонденция, поступившая к любому должностному лицу, минуя экспедицию, должна быть в течение суток сдана и зарегистрирована в отделе обработки и хранения документов.
7.2.4. При приеме корреспонденции в экспедиции проверяется правильность адресации, целостность упаковок, наличие документов и указанных в них приложений, а также обязательных реквизитов документа.
В случае обнаружения несоответствия указанным требованиям или недостачи отдельных материалов отделом обработки и хранения документов служебные документы в установленном порядке возвращаются отправителю с указанием причин возврата не позднее трех рабочих дней с момента получения.
Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки документов. Ошибочно доставленная в Департамент корреспонденция отделом обработки и хранения документов пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.
7.2.5. На все служебные документы, обращения предприятий и организаций, письма граждан, поступившие в Департамент через курьера до 14.00, в экспедиции отдела обработки и хранения документов ставится штамп "Получено" с указанием даты текущего дня и количества листов, на поступившие после 14.00 документы проставляется дата следующего дня.
7.2.6. Регистрация документов ведется в течение календарного года, начиная с первого номера, с указанием года через "флэш".
7.2.7. Сотрудниками отдела обработки и хранения документов обеспечивается регистрация поступившей в Департамент корреспонденции с проставлением в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа штампа единого образца с указанием входящего номера, даты, количества листов и приложений к нему.
7.2.8. Документы с грифом "Секретно" регистрируются отделом спецработ Департамента.
7.2.9. Решения, определения, постановления, отзывы, апелляционные и кассационные жалобы арбитражных судов всех инстанций регистрируются Юридическим управлением Департамента.
7.2.10. Документы с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" регистрируются в течение одного часа.
7.2.11. Входящие документы, адресованные руководителю Департамента, передаются из отдела обработки и хранения документов в организационный и контрольный отделы Управления по работе с документами и письменными обращениями граждан для подготовки проектов резолюций руководителя Департамента.
Корреспонденция, адресованная заместителям руководителя Департамента, направляется в их приемные через экспедицию отдела обработки и хранения документов.
7.2.12. Доставка входящих документов из экспедиции отдела обработки и хранения документов в структурные подразделения Департамента и территориальные агентства осуществляется сотрудниками подразделений и территориальных агентств, ответственными за делопроизводство, не реже одного раза в день, срочных документов - безотлагательно, после уведомления сотрудником экспедиции отдела обработки и хранения документов об их поступлении.
7.3. Порядок подготовки и оформления исходящих документов
7.3.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в подготовке проекта документа (ответа), визировании, подписании, регистрации и отправке фельдсвязью или почтой.
7.3.2. Документы в Департаменте оформляются на бланках утвержденного образца.
7.3.3. Обязательными реквизитами документов являются: регистрационный номер, дата документа, наименование организации, должностное лицо - адресат, текст, подлинная подпись.
7.3.4. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
7.3.5. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне первого листа в левом нижнем углу документа.
7.3.6. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью.
Копии ответов, направленных в вышестоящие организации, хранятся в отделе обработки и хранения документов, копии остальных ответов - в структурных подразделениях и территориальных агентствах Департамента, получаемых в экспедиции отдела обработки и хранения документов.
7.3.7. До передачи документа на подпись руководителю Департамента исполнитель обязан обеспечить правильность оформления документа в соответствии с требованиями к оформлению документов Регламента Правительства Москвы, наличие необходимых приложений к нему и обязательных виз - заместителя руководителя (директора территориального агентства), начальника Управления и исполнителя. Ответственность за указание адреса фактического нахождения организации-адресата возлагается на исполнителя документа.
Документы, оформленные с нарушением указанного Регламента, не принимаются отделом обработки и хранения документов и возвращаются для переоформления.
7.3.8. Срочность отправки исполненного документа определяется ответственным исполнителем, который проставляет на нем пометку о срочности и ставит в известность об этом сотрудника Управления по работе с документами и письменными обращениями граждан.
7.3.9. Отдел обработки и хранения документов осуществляет отправку исходящей корреспонденции адресатам через фельдсвязь в 14.00 текущего дня, курьером первому заместителю Мэра Москвы в Правительстве Москвы Ю.В. Росляку в 14.30 текущего дня и по почте - в понедельник, среду и пятницу до 10.00. Заказными письмами направляются ответы на запросы судебных органов, обращения граждан, обращения граждан и организаций, поступившие с приема руководителя Департамента.
При необходимости разрешается выдача документов адресату на руки непосредственно в отделе обработки и хранения документов под роспись и с разрешения заместителя руководителя Департамента с отметкой о выдаче на втором экземпляре.
7.4. Подготовка и оформление резолюций
7.4.1. Проекты поручений руководителя Департамента готовятся организационным и контрольным отделами Управления по работе с документами и письменными обращениями граждан на бланке руководителя Департамента.
7.4.2. В правом верхнем углу бланка указывается срок представления ответа в контрольный отдел для передачи на подпись руководителю Департамента.
7.4.3. Документы, адресованные руководителю Департамента и не требующие доклада, направляются по принадлежности заместителям руководителя и директорам территориальных агентств Департамента.
7.4.4. Копии срочных документов с проектами поручений руководителя Департамента незамедлительно передаются в приемную заместителей руководителя Департамента, а в случае его отсутствия - начальнику структурного подразделения.
7.4.5. Документы срочного исполнения передаются в подразделения, расположенные на Электрическом пер., д. 3, и в территориальные агентства Департамента по факсу, при этом фиксируется время передачи, фамилия сотрудника Департамента, принявшего документ.
7.4.6. Допускается возможность повторного рассмотрения документа. При этом исполнитель в трехдневный срок после получения документа информирует Управление по работе с документами и письменными обращениями граждан о необходимости определить других исполнителей.
7.5. Формирование дел, их хранение
7.5.1. Формирование дел, их хранение осуществляется в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
7.5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в отдел обработки и хранения документов.
7.5.3. Отделом обработки и хранения документов осуществляются сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача архивных справок, копий, выписок и документов организациям и гражданам.
7.5.4. Дела (документы) временного хранения (до 10 лет), не подлежащие передаче в отдел обработки и хранения документов, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения согласно номенклатуре дел подлежат уничтожению в установленном порядке, о чем составляется акт, который подписывается руководителем структурного подразделения и ответственными исполнителями (форма акта приведена в приложении 6).
7.6. Организация контроля за исполнением поручений
7.6.1. Контроль за исполнением поручений руководителя Департамента, поставленных им на контроль, осуществляет контрольный отдел Управления по работе с документами и письменными обращениями граждан (далее - контрольный отдел).
7.6.2. Ответы на контрольные поручения представляются в контрольный отдел только в комплекте со всеми документами, во исполнение которых подготовлен данный документ.
7.6.3. Документы об исполнении поручений в контрольный отдел представляются ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
7.6.4. Информация о ходе выполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах Правительства Москвы, оформляется, как правило, на бланке талона-отчета.
Талоны-отчеты, подготовленные в структурных подразделениях Департамента, визируются заместителями руководителя Департамента.
Талоны-отчеты, подготовленные в территориальных агентствах, визируются руководителем Департамента.
7.6.5. Документы на подпись руководителю Департамента передаются контрольным отделом по реестру, составленному в двух экземплярах, с отметкой времени, даты и указанием фамилии сотрудника приемной руководителя Департамента, принявшего документы.
7.6.6. При возврате документа руководителем Департамента с подписи на доработку проект письма безотлагательно направляется контрольным отделом в структурное подразделение.
7.6.7. Документы, возвращенные на доработку, повторно представляются на подпись руководителю Департамента в течение одного дня.
7.6.8. Документы, возвращенные руководителем Департамента без подписи с пометкой "Переговорить", исполняются в течение одного дня.
7.6.9. При невозвращении документа с подписи от руководителя Департамента контрольный отдел безотлагательно ставит в известность об этом исполнителя, который в течение одного дня готовит информацию о продлении срока исполнения.
7.6.10. Документы, некачественно подготовленные или оформленные с нарушениями требований Регламента Правительства Москвы, возвращаются исполнителю на доработку.
7.6.11. Контрольный отдел еженедельно, в среду, в четверг и при необходимости в пятницу представляет руководителю Департамента сведения о непредставленных на подпись контрольных документах, сроки которых истекли.
Сроки выполнения поручений устанавливаются в соответствии с Регламентом Правительства Москвы.
7.6.12. Контрольный отдел ежеквартально готовит информацию руководителю Департамента о выполнении всех документов, поступивших в Департамент.
7.6.13. Ответственность за организацию работы с документами в подразделении несет руководитель подразделения.
7.6.14. Группа советников руководителя Департамента осуществляет контроль:
- за своевременной подготовкой материалов к совещаниям (в том числе выездным), проводимым руководителем Департамента;
- за выполнением протоколов совещаний (в том числе выездных), а также поручений руководителя Департамента по служебным документам, связанным с выполнением протоколов, контроль за исполнением которых руководитель Департамента оставил за собой;
- за прохождением служебных документов Мэра, руководителя Комплекса экономической политики и развития, руководителя Департамента в высшие государственные органы;
- исполнения отдельных поручений руководителя Департамента по наиболее важным документам, стоящим на "Особом контроле";
- за выполнением устных поручений руководителя Департамента и оформленных на специальных бланках "Поручение";
- исполнения документов с личной резолюцией Мэра, руководителя Комплекса экономической политики и развития, руководителя Департамента;
- исполнения резолюций руководителя Департамента, данных в ходе личного приема граждан и представителей организаций.
8. Организация приема граждан и представителей организаций
8.1. Прием граждан и организаций осуществляется

Законодательство Москвы »