В заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например: журнал учета выдачи удостоверений, протоколы заседаний правительства санкт-петербурга. при наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке, например: протоколы и стенограммы заседаний правительства санкт-петербурга. если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин документы. в этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например: документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.). термин документы может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. термин переписка используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например: переписка с гражданами о выдаче архивных справок. для внутренних документов используется краткое название организации (структурного подразделения) или приводится общее видовое название: протоколы заседаний правительства санкт-петербурга. при указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления: переписка с росархивом о...; переписка с международными организациями о научном сотрудничестве. если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название: переписка с организациями санкт-петербурга о выполнении договоров. если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название: переписка с исполнительными органами государственной власти санкт-петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства. в заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа: распоряжения губернатора санкт-петербурга по вопросам основной деятельности за 2004 год. в заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал: бизнес-планы на январь-декабрь 2004 года; сводный баланс доходов и расходов за ii квартал 2004 года. если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр): личные карточки (форма т-2). в заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией: распоряжения губернатора санкт-петербурга. копии. если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения. не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. третья графа количество единиц хранения заполняется в конце календарного года. в четвертой графе срок хранения и номера статей по перечню указывается срок хранения дела в соответствии с перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным федеральной архивной службой россии 06.10.2000. на делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии. пятая графа примечание заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. в ней проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др. в течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.п. по окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению 14 к инструкции. 7.2. формирование дел формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. дела в структурных подразделениях исполнительных органов формируются децентрализованно. при формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела; 2) в дело включается один экземпляр каждого документа; 3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; 4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел; 5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.); 6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений т. 1, т. 2 и т.д.; 7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. при этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам); 8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка; 9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.; 10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело; 11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем пва; 12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица. номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. на документе проставляются отметка в дело n ..., дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе. 7.3. группировка отдельных категорий документов при формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов: 1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями; 2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела; 3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно; 4) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания; 5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседания комиссий, протоколы заседания правительства санкт-петербурга, протоколы собраний и т. д.). протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. при значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. стенограммы заседаний формируются в отдельные дела; 6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату; 7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2002 год, составленный в 2003 году, подшивается в дело 2002 года, а не 2003 года; план на 2004 год, составленный в 2003 году, - в дело 2004 года. перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке; 8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы исполнительных органов и их заявления и жалобы по личным вопросам. документы в деле группируются по алфавиту. все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке; 9) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящую организацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям; 10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, организаций; 11) законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего санкт-петербурга отдельно, документы (при их наличии) группируются в следующей последовательности: опись документов, имеющихся в личном деле; собственноручно заполненная и подписанная гражданином российской федерации анкета установленной формы с приложением фотографии; дополнение к анкете; автобиография; копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания; сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего; справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами; медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению; копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий; документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса); письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы санкт-петербурга; копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы; трудовой договор (контракт); экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт; копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории российской федерации; копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений; аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период; экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы санкт-петербурга; копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий санкт-петербурга (при наличии); копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы санкт-петербурга (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга); копии решений о поощрении гражданского служащего; копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы; копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы; заявление гражданина об увольнении с государственной гражданской службы санкт-петербурга; копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении; копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва; копия запроса о передаче личного дела государственного гражданского служащего санкт-петербурга в случае его перевода на иную должность государственной гражданской службы в другом государственном органе; лист проверки личного дела; лист ознакомления с личным делом; лист-заверитель дела. к личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами российской федерации. документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления. (пп. 11 - в ред. распоряжения правительства спб от 31.10.2005 n 159-рп) 12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. запрещается подшивать личные карточки в личные дела; 13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета; 14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела. в делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. при подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела. все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. при возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками. если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке. 7.4. подготовка документов к последующему хранению и использованию завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях исполнительных органов для справочной работы, а затем сдаются в структурное подразделение, которое осуществляет дальнейшее хранение этих документов. дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях исполнительных органов несут руководители служб, осуществляющих хранение документов. подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительных органов. прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения исполнительного органа. 7.5. экспертиза ценности документов экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на архивное хранение. для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия исполнительного органа (далее - эк) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях исполнительных органов. экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях исполнительных органов членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений исполнительных органов для установления научной, исторической и практической значимости документов. при проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия: отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов; отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях исполнительных органов; выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой до минования надобности). в процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. при полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. дела с пометкой эк также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. при этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе примечание) делается соответствующая отметка, например: уничтожено 02.04.2004 или передано на хранение в ________ по описи 04.02.2004 и т.п. дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов. 7.6. оформление дела дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений исполнительных органов на архивное хранение подлежат полному оформлению. полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий: подшивку или переплет дела; составление внутренней описи документов (при необходимости) согласно приложению 15 к инструкции; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя дела согласно приложению 16 к инструкции; оформление обложки дела. все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается. при наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а, 1б. в случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. при этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. лист-заверитель подписывается его составителем. все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно. фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. сложенный лист (формата а3, а2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. при наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. при наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе количество документов. к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. внутренняя опись подписывается составителем. если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе примечания со ссылками на соответствующие акты. при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак +. листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. дела временного (до десяти лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел. дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах. 7.7. оформление обложки дела обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению 17 к инструкции. на обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название исполнительного органа; название структурного подразделения, где оформлялось дело; индекс дела; номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела. большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела. название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. название структурного подразделения указывается по тем же правилам. индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. при отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже. на обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела исполнительного органа будут приняты на государственное хранение. при изменении наименования исполнительного органа (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого исполнительного органа, а прежнее наименование исполнительного органа (структурного подразделения) заключается в скобки. при объеме дела более 250 листов оно делится на тома. на обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например: распоряжения губернатора санкт-петербурга, n 1-100, т. 1.. в заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий. на обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. при обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. например: 9 мая 2004 года при обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты. например: 09.04.2004 даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено. если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком. например: [не ранее 2001 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1998 г.]; [не ранее 25] июня 2003 г.; 15 [января] 2002 г.; 16 августа [1999 г.]; [22 сентября 2003 г.?]. обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: хранить постоянно). надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. использовать цветные чернила, фломастеры запрещается. допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела. 7.8. составление и оформление описей и актов ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел. оформление и описание дел производится в соответствии с основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии росархива от 06.02.2002. на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания. описи составляются отдельно на следующие виды дел: дела постоянного срока хранения; дела временного (свыше десяти лет) срока хранения; дела по личному составу. отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел. описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись. при составлении описи необходимо учитывать следующие требования: 1) систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел; 2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации валовой). если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; 3) заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. при внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами то же, другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется); 4) заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. в конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: документы за данный год см. также в разделе описи за ...год, дело n..., которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу; 5) в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера); 6) графа описи примечание используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д. 7.8.1. опись дел постоянного хранения на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел исполнительного органа. в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. в необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению 18 к инструкции. заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. в конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела n..., которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу. после внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. к первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. в предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия. оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу. в оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются). список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. сокращения располагают в списке в алфавитном порядке. указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел. годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются. годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению эк, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф согласовано с указанием номера протокола эк и даты заседания, на котором он был рассмотрен. одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение экспертной проверочно-методической комиссии соответствующего государственного архива санкт-петербурга (далее - эпмк) (по принадлежности исполнительного органа). после утверждения годового раздела эпмк опись утверждается руководителем исполнительного органа, затем первый экземпляр описи передается в соответствующий государственный архив санкт-петербурга, а остальные экземпляры остаются в исполнительном органе. заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом санкт-петербурга. законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись. обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению 19 к инструкции. на титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись. перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела исполнительного органа. законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается. в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. в необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. 7.8.2. опись дел временного (свыше десяти лет) хранения в годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях исполнительных органов. порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению 20 к инструкции. систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. при необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов. годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах. 7.8.3. опись дел по личному составу годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 21 к инструкции. порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); акты о несчастных случаях. вышеперечисленные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. на личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет на месте в структурных подразделениях, опись личных дел представляется в соответствующий государственный архив санкт-петербурга на согласование через два года после увольнения государственных служащих. годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение эк. после одобрения эк он подлежит согласованию с эпмк, а затем утверждается руководителем исполнительного органа. 7.8.4. акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны при обнаружении утраты дел в делопроизводстве структурным подразделением исполнительного органа организуется розыск. если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. об утрате документов составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. указанный акт утверждается руководителем исполнительного органа, оформляется согласно приложению 22 к инструкции и составляется в четырех экземплярах. после составления годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу производится отбор документов для уничтожения. 7.8.5. акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях исполнительных органов до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с эк, утверждается руководителем исполнительного органа или уполномоченным им должностным лицом согласно приложению 23 к инструкции. заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2004 года. 7.9. порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации 7.9.1. порядок передачи и дальнейшего использования документов исполнительных органов при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации исполнительных органов. 7.9.2. передача документов ликвидируемых исполнительных органов осуществляется ликвидационной комиссией. в состав ликвидационной комиссии должен входить представитель соответствующего государственного архива санкт-петербурга. 7.9.3. при ликвидации исполнительного органа: документы постоянного срока хранения, относящиеся к составу архивного фонда российской федерации, должны быть переданы в соответствующий государственный архив санкт-петербурга; документы по личному составу должны быть переданы в государственное учреждение центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций санкт-петербурга; документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив санкт-петербурга по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленного ликвидационной комиссией; (в ред. распоряжения правительства спб от 01.03.2005 n 14-рп) документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации исполнительного органа, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке. 7.9.4. при реорганизации исполнительных органов документы передаются вновь возникшим исполнительным органам в соответствии с их компетенцией. 7.9.5. перед передачей документов исполнительных органов в случае ликвидации или реорганизации исполнительных органов проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении исполнительного органа. если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемый исполнительный орган организуют устранение указанных нарушений.приложение 1 к типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти санкт-петербурга примерный перечень видов документов, не подлежащих регистрации 1. ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры. 2. пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки. 3. дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией. 4. рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п. 5. планы основных мероприятий. 6. документы без подписи, а также проекты документов, поступившие без соответствующих сопроводительных писем. 7. документы с пометкой лично. 8. копии счетов на оплату. 9. документы материального учета, статистической и другой отчетности.приложение 2 к типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти санкт-петербурга примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению 1. акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). 2. задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). 3. инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). 4. номенклатуры дел. 5. нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). 6. описи дел. 7. отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). 8. перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.). 9. планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперативных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). 10. положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.). 11. программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.). 12. расценки (на производство работ). 13. сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). 14. стандарты (государственные, отраслевые, технические условия). 15. структура и штатная численность. 16. тарифные ставки. 17. уставы организаций. 18. формы унифицированных документов. 19. штатные расписания и изменения к ним.приложение 3 к типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти санкт-петербурга примерный перечень видов документов, на которых проставляется оттиск печати с изображением государственного герба российской федерации (герба санкт-петербурга) 1. акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). 2. архивные справки. 3. доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.). 4. договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). 5. задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.). 6. заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). 7. командировочные удостоверения. 8. описи дел. 9. представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.). 10. письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). 11. поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.). 12. учредительные документы организаций. 13. реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк). 14. сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). 15. справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы и т.д.). 16. спецификации (изделий, продукции и т.д.). 17. удостоверения. 18. штатные расписания и изменения к ним.приложение 4 к типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти санкт-петербурга состав реквизитов документов ----------------------------------------------------------t---------¬ ¦наименование реквизита ¦код¦ ¦¦реквизита¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦герб санкт-петербурга¦01 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦код организации по окпо ¦02 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦основной государственный регистрационный номер (огрн)¦03 ¦ ¦юридического лица ¦¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦идентификационный номерналогоплательщика/код причины¦04 ¦ ¦постановки на учет (инн/кпп) ¦¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦код формы документа по окуд¦05 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦наименование организации¦06 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦справочные данные об организации ¦07 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦наименование вида документа¦08 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦дата документа ¦09 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦регистрационный номер документа ¦10 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦ссылка на регистрационный номер и дату документа¦11 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦место составления или издания документа¦12 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦адресат ¦13 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦гриф утверждения документа ¦14 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦резолюция¦15 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦заголовок к тексту¦16 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦отметка о контроле¦17 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦¦18 ¦ Законодательство Санкт-Петербурга и Ленинградской области »Читайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Апрель
|
