Законодательство Санкт-Петербурга и Ленинградской области
- Письмо северо-западного таможенного управления рф от 31.10.2005 n 07-05-12/20877ф о направлении информации
- Постановление правительства санкт-петербурга от 31.10.2005 n 1667 о внесении изменений в постановление правительства санкт-петербурга от 19.04.2005 n 474
- Распоряжение комитета финансов правительства санкт-петербурга от 31.10.2005 n 155-р о выделении средств комитету по культуре
- Распоряжение комитета финансов правительства санкт-петербурга от 31.10.2005 n 154-р о выделении средств комитету по труду и социальной защите населения
- Распоряжение правительства санкт-петербурга от 31.10.2005 n 158-рп о выделении средств
- Постановление правительства санкт-петербурга от 31.10.2005 n 1666 о внесении изменения в постановление правительства санкт-петербурга от 15.02.2005 n 157
- Постановление правительства санкт-петербурга от 31.10.2005 n 1665 о внесении изменений в постановление правительства санкт-петербурга от 05.07.2004 n 1263
- Распоряжение правительства санкт-петербурга от 31.10.2005 n 159-рп о внесении изменения в распоряжение правительства санкт-петербурга от 30.07.2004 n 76-рп
- Распоряжение правительства санкт-петербурга от 31.10.2005 n 157-рп о выделении средств
- Распоряжение правительства санкт-петербурга от 31.10.2005 n 156-рп о выделении средств
- Постановление правительства санкт-петербурга от 15.02.2005 n 157 (ред. от 31.10.2005) о государственном регулировании тарифов на отдельные виды услуг в санкт-петербурге
- Постановление правительства санкт-петербурга от 15.02.2005 n 157 о государственном регулировании тарифов на отдельные виды услуг в санкт-петербурге
- Распоряжение правительства санкт-петербурга от 30.07.2004 n 76-рп (ред. от 31.10.2005) об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти санкт-петербурга
- В заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например: журнал учета выдачи удостоверений, протоколы заседаний правительства санкт-петербурга. при наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке, например: протоколы и стенограммы заседаний правительства санкт-петербурга. если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин документы. в этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например: документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.). термин документы может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. термин переписка используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например: переписка с гражданами о выдаче архивных справок. для внутренних документов используется краткое название организации (структурного подразделения) или приводится общее видовое название: протоколы заседаний правительства санкт-петербурга. при указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления: переписка с росархивом о...; переписка с международными организациями о научном сотрудничестве. если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название: переписка с организациями санкт-петербурга о выполнении договоров. если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название: переписка с исполнительными органами государственной власти санкт-петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства. в заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа: распоряжения губернатора санкт-петербурга по вопросам основной деятельности за 2004 год. в заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал: бизнес-планы на январь-декабрь 2004 года; сводный баланс доходов и расходов за ii квартал 2004 года. если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр): личные карточки (форма т-2). в заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией: распоряжения губернатора санкт-петербурга. копии. если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения. не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. третья графа количество единиц хранения заполняется в конце календарного года. в четвертой графе срок хранения и номера статей по перечню указывается срок хранения дела в соответствии с перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным федеральной архивной службой россии 06.10.2000. на делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии. пятая графа примечание заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. в ней проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др. в течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.п. по окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению 14 к инструкции. 7.2. формирование дел формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. дела в структурных подразделениях исполнительных органов формируются децентрализованно. при формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела; 2) в дело включается один экземпляр каждого документа; 3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; 4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел; 5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.); 6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений т. 1, т. 2 и т.д.; 7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. при этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам); 8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка; 9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.; 10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело; 11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем пва; 12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица. номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. на документе проставляются отметка в дело n ..., дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе. 7.3. группировка отдельных категорий документов при формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов: 1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями; 2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела; 3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно; 4) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания; 5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседания комиссий, протоколы заседания правительства санкт-петербурга, протоколы собраний и т. д.). протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. при значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. стенограммы заседаний формируются в отдельные дела; 6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату; 7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2002 год, составленный в 2003 году, подшивается в дело 2002 года, а не 2003 года; план на 2004 год, составленный в 2003 году, - в дело 2004 года. перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке; 8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы исполнительных органов и их заявления и жалобы по личным вопросам. документы в деле группируются по алфавиту. все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке; 9) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящую организацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям; 10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, организаций; 11) законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего санкт-петербурга отдельно, документы (при их наличии) группируются в следующей последовательности: опись документов, имеющихся в личном деле; собственноручно заполненная и подписанная гражданином российской федерации анкета установленной формы с приложением фотографии; дополнение к анкете; автобиография; копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания; сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего; справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами; медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению; копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий; документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса); письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы санкт-петербурга; копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы; трудовой договор (контракт); экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт; копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории российской федерации; копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений; аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период; экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы санкт-петербурга; копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий санкт-петербурга (при наличии); копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы санкт-петербурга (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга); копии решений о поощрении гражданского служащего; копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы; копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы; заявление гражданина об увольнении с государственной гражданской службы санкт-петербурга; копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении; копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва; копия запроса о передаче личного дела государственного гражданского служащего санкт-петербурга в случае его перевода на иную должность государственной гражданской службы в другом государственном органе; лист проверки личного дела; лист ознакомления с личным делом; лист-заверитель дела. к личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами российской федерации. документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления. (пп. 11 - в ред. распоряжения правительства спб от 31.10.2005 n 159-рп) 12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. запрещается подшивать личные карточки в личные дела; 13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета; 14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела. в делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. при подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела. все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. при возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками. если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке. 7.4. подготовка документов к последующему хранению и использованию завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях исполнительных органов для справочной работы, а затем сдаются в структурное подразделение, которое осуществляет дальнейшее хранение этих документов. дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях исполнительных органов несут руководители служб, осуществляющих хранение документов. подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительных органов. прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения исполнительного органа. 7.5. экспертиза ценности документов экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на архивное хранение. для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия исполнительного органа (далее - эк) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях исполнительных органов. экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях исполнительных органов членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений исполнительных органов для установления научной, исторической и практической значимости документов. при проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия: отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов; отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях исполнительных органов; выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой до минования надобности). в процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. при полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. дела с пометкой эк также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. при этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе примечание) делается соответствующая отметка, например: уничтожено 02.04.2004 или передано на хранение в ________ по описи 04.02.2004 и т.п. дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов. 7.6. оформление дела дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений исполнительных органов на архивное хранение подлежат полному оформлению. полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий: подшивку или переплет дела; составление внутренней описи документов (при необходимости) согласно приложению 15 к инструкции; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя дела согласно приложению 16 к инструкции; оформление обложки дела. все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается. при наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а, 1б. в случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. при этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. лист-заверитель подписывается его составителем. все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно. фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. сложенный лист (формата а3, а2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. при наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. при наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе количество документов. к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. внутренняя опись подписывается составителем. если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе примечания со ссылками на соответствующие акты. при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак +. листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. дела временного (до десяти лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел. дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах. 7.7. оформление обложки дела обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению 17 к инструкции. на обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название исполнительного органа; название структурного подразделения, где оформлялось дело; индекс дела; номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела. большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела. название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. название структурного подразделения указывается по тем же правилам. индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. при отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже. на обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела исполнительного органа будут приняты на государственное хранение. при изменении наименования исполнительного органа (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого исполнительного органа, а прежнее наименование исполнительного органа (структурного подразделения) заключается в скобки. при объеме дела более 250 листов оно делится на тома. на обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например: распоряжения губернатора санкт-петербурга, n 1-100, т. 1.. в заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий. на обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. при обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. например: 9 мая 2004 года при обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты. например: 09.04.2004 даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено. если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком. например: [не ранее 2001 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1998 г.]; [не ранее 25] июня 2003 г.; 15 [января] 2002 г.; 16 августа [1999 г.]; [22 сентября 2003 г.?]. обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: хранить постоянно). надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. использовать цветные чернила, фломастеры запрещается. допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела. 7.8. составление и оформление описей и актов ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел. оформление и описание дел производится в соответствии с основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии росархива от 06.02.2002. на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания. описи составляются отдельно на следующие виды дел: дела постоянного срока хранения; дела временного (свыше десяти лет) срока хранения; дела по личному составу. отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел. описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись. при составлении описи необходимо учитывать следующие требования: 1) систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел; 2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации валовой). если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; 3) заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. при внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами то же, другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется); 4) заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. в конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: документы за данный год см. также в разделе описи за ...год, дело n..., которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу; 5) в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера); 6) графа описи примечание используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д. 7.8.1. опись дел постоянного хранения на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел исполнительного органа. в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. в необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению 18 к инструкции. заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. в конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела n..., которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу. после внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. к первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. в предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия. оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу. в оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются). список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. сокращения располагают в списке в алфавитном порядке. указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел. годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются. годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению эк, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф согласовано с указанием номера протокола эк и даты заседания, на котором он был рассмотрен. одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение экспертной проверочно-методической комиссии соответствующего государственного архива санкт-петербурга (далее - эпмк) (по принадлежности исполнительного органа). после утверждения годового раздела эпмк опись утверждается руководителем исполнительного органа, затем первый экземпляр описи передается в соответствующий государственный архив санкт-петербурга, а остальные экземпляры остаются в исполнительном органе. заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом санкт-петербурга. законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись. обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению 19 к инструкции. на титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись. перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела исполнительного органа. законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается. в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. в необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. 7.8.2. опись дел временного (свыше десяти лет) хранения в годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях исполнительных органов. порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению 20 к инструкции. систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. при необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов. годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах. 7.8.3. опись дел по личному составу годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 21 к инструкции. порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); акты о несчастных случаях. вышеперечисленные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. на личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет на месте в структурных подразделениях, опись личных дел представляется в соответствующий государственный архив санкт-петербурга на согласование через два года после увольнения государственных служащих. годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение эк. после одобрения эк он подлежит согласованию с эпмк, а затем утверждается руководителем исполнительного органа. 7.8.4. акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны при обнаружении утраты дел в делопроизводстве структурным подразделением исполнительного органа организуется розыск. если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. об утрате документов составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. указанный акт утверждается руководителем исполнительного органа, оформляется согласно приложению 22 к инструкции и составляется в четырех экземплярах. после составления годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу производится отбор документов для уничтожения. 7.8.5. акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях исполнительных органов до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с эк, утверждается руководителем исполнительного органа или уполномоченным им должностным лицом согласно приложению 23 к инструкции. заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2004 года. 7.9. порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации 7.9.1. порядок передачи и дальнейшего использования документов исполнительных органов при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации исполнительных органов. 7.9.2. передача документов ликвидируемых исполнительных органов осуществляется ликвидационной комиссией. в состав ликвидационной комиссии должен входить представитель соответствующего государственного архива санкт-петербурга. 7.9.3. при ликвидации исполнительного органа: документы постоянного срока хранения, относящиеся к составу архивного фонда российской федерации, должны быть переданы в соответствующий государственный архив санкт-петербурга; документы по личному составу должны быть переданы в государственное учреждение центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций санкт-петербурга; документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив санкт-петербурга по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленного ликвидационной комиссией; (в ред. распоряжения правительства спб от 01.03.2005 n 14-рп) документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации исполнительного органа, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке. 7.9.4. при реорганизации исполнительных органов документы передаются вновь возникшим исполнительным органам в соответствии с их компетенцией. 7.9.5. перед передачей документов исполнительных органов в случае ликвидации или реорганизации исполнительных органов проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении исполнительного органа. если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемый исполнительный орган организуют устранение указанных нарушений.приложение 1 к типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти санкт-петербурга примерный перечень видов документов, не подлежащих регистрации 1. ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры. 2. пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки. 3. дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией. 4. рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п. 5. планы основных мероприятий. 6. документы без подписи, а также проекты документов, поступившие без соответствующих сопроводительных писем. 7. документы с пометкой лично. 8. копии счетов на оплату. 9. документы материального учета, статистической и другой отчетности.приложение 2 к типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти санкт-петербурга примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению 1. акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). 2. задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). 3. инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). 4. номенклатуры дел. 5. нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). 6. описи дел. 7. отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). 8. перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.). 9. планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперативных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). 10. положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.). 11. программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.). 12. расценки (на производство работ). 13. сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). 14. стандарты (государственные, отраслевые, технические условия). 15. структура и штатная численность. 16. тарифные ставки. 17. уставы организаций. 18. формы унифицированных документов. 19. штатные расписания и изменения к ним.приложение 3 к типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти санкт-петербурга примерный перечень видов документов, на которых проставляется оттиск печати с изображением государственного герба российской федерации (герба санкт-петербурга) 1. акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). 2. архивные справки. 3. доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.). 4. договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). 5. задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.). 6. заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). 7. командировочные удостоверения. 8. описи дел. 9. представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.). 10. письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). 11. поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.). 12. учредительные документы организаций. 13. реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк). 14. сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). 15. справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы и т.д.). 16. спецификации (изделий, продукции и т.д.). 17. удостоверения. 18. штатные расписания и изменения к ним.приложение 4 к типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти санкт-петербурга состав реквизитов документов ----------------------------------------------------------t---------¬ ¦наименование реквизита ¦код¦ ¦¦реквизита¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦герб санкт-петербурга¦01 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦код организации по окпо ¦02 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦основной государственный регистрационный номер (огрн)¦03 ¦ ¦юридического лица ¦¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦идентификационный номерналогоплательщика/код причины¦04 ¦ ¦постановки на учет (инн/кпп) ¦¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦код формы документа по окуд¦05 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦наименование организации¦06 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦справочные данные об организации ¦07 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦наименование вида документа¦08 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦дата документа ¦09 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦регистрационный номер документа ¦10 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦ссылка на регистрационный номер и дату документа¦11 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦место составления или издания документа¦12 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦адресат ¦13 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦гриф утверждения документа ¦14 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦резолюция¦15 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦заголовок к тексту¦16 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦отметка о контроле¦17 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦
- Распоряжение правительства санкт-петербурга от 30.07.2004 n 76-рп (ред. от 01.03.2005) об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти санкт-петербурга
Читайте также
|