Приказ Министра обороны СССР от 18.10.1979 n 260 "О введении в действие Руководства по учету вооружения, техники, имущества и других материальных средств в Вооруженных Силах СССР"

на бланке документа в процессе его заполнения.
Содержательная часть документа может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом. Табличная содержательная часть документа обычно включает заголовок таблицы, заголовки граф и заголовки строк (реквизиты-признаки), графы и строки. Клетки, образуемые пересечением строк и граф таблицы в процессе оформления документа, заполняются реквизитами-основаниями.
Оформляющая часть документа обычно содержит: даты составления, подписи и утверждения документа; наименования должностей лиц, подписавших документ; личные подписи и их расшифровку; соответствующие печати (на документах, где они предусмотрены). При необходимости указывается номер доверенности получателя.
15. При составлении и оформлении первичных учетных документов соблюдаются следующие правила:
а) в заголовочной части документа обязательно указываются: его номер; основание (цель) и дата операции, связанное с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств; наименование службы, выдавшей документ; грузоотправитель (сдатчик) и грузополучатель (приемщик); срок действия документа;
б) в содержательной части документа обычно показываются: номер по порядку; наименование материальных средств; код номенклатуры; единица измерения; количество материальных средств. При необходимости, кроме того, указываются: категория, сорт, заводской номер, цена единицы и сумма стоимости материальных средств, а также иные данные, предусмотренные конкретной формой документа. В конце содержательной части документа пишется "Итого наименований" и прописью указывается их количество. Строки и графы, оставшиеся свободными до подведения итога, обязательно перечеркиваются так, чтобы между текстом и подписями должностных лиц нельзя было что-либо вписать;
в) документ подписывается соответствующим начальником и другими должностными лицами. Подпись начальника заверяется: на документах, предназначенных для отправки из воинской части (соединения), - мастичной гербовой печатью воинской части (соединения); на документах, предназначенных для обращения внутри воинской части (соединения), - мастичной печатью "Для внутренних хозяйственных документов" воинской части (соединения);
г) документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме. На дополучение (довыдачу) или досдачу материальных средств составляется новый документ;
д) документы, составляемые в двух и более экземплярах, заполняются через копировальную бумагу печатающим устройством или химическим карандашом (шариковой ручкой, копировальным пером);
е) все первичные документы (кроме чековых требований и аттестатов), составляемые в службе, регистрируются в книге учета (форма 25), порядковый номер регистрации является номером документа. Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа. При наличии приложений к основному документу на всех их листах тоже ставится его номер. Реквизит-основание "Регистрационный номер" записывается только на входящих документах.
По документам, не подписанным правомочными должностными лицами, не зарегистрированным в книге учета (форма 25) и не имеющим печати (где она предусмотрена), производить операции, связанные с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, категорически запрещается.
16. Исполненные первичные документы после записи в книгах (карточках) учета склада произведенных по ним операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, в конце рабочего дня сдаются в соответствующую службу воинской части (соединения) под расписку в книге учета (форма 25). В службу принимаются полностью оформленные документы. Документ без подписей получателя и сдатчика материальных средств считается недействительным.
17. При ведении учета вручную в службе воинской части (соединения) на всех исполненных первичных документах делаются отметки о записи в книгах (карточках) учета о произведенных операциях, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния материальных средств. В отметке указываются номер книги (карточки) учета и страница, на которой записана учетная операция. При наличии в документе нескольких наименований материальных средств отметка производится по каждому наименованию. Для отметок используется графа реквизита "Примечание" или чистое поле документа.
При учете материальных средств с использованием вычислительной техники на всех исполненных первичных документах в вычислительном пункте (центре) делаются отметки с указанием даты их обработки, фамилий исполнителей и мест хранения информации.
18. При оформлении и ведении книг и карточек учета соблюдаются следующие правила:
а) в каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью "Для пакетов" воинской части (соединения). Количество листов удостоверяется подписями: в книгах учета, ведущихся в подразделениях, - командиров подразделений; в книгах учета, ведущихся на складах и других объектах войскового (корабельного) хозяйства, а также на складе, в мастерской, в службах воинской части (соединения), - начальников соответствующих служб.
В книге учета для каждого наименования материальных средств в зависимости от частоты записей отводится определенное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотренной формами донесений и отчетов. В начале книги учета показывается ее содержание, в котором последовательно отражаются наименования материальных средств и номера страниц, отводимых для них;
б) карточка учета составляется на одно наименование материальных средств <*>. Правильность оформления карточки учета удостоверяется подписью начальника соответствующей службы. Подпись заверяется мастичной печатью "Для внутренних хозяйственных документов" воинской части (соединения);
--------------------------------
<*> Кроме карточки (форма 45), которая составляется на несколько наименований материальных средств.
в) все книги учета материальных средств, ведущиеся в подразделениях, на складах и других объектах войскового (корабельного) хозяйства, а также в службах воинской части (соединения), учитываются в штабе части (соединения) и выдаются в порядке, установленном статьей 133 Руководства по служебной переписке в Вооруженных Силах СССР <*>. Карточки учета материальных средств учитываются в соответствующих службах по книгам учета (форма 25) и выдаются под расписки в них; порядок оформления и учета этих книг аналогичен порядку оформления и учета, установленному для книг учета материальных средств;
--------------------------------
<*> Введено в действие Приказом Министра обороны СССР 1967 г. N 255.
г) записи в книгах (карточках) учета материальных средств производятся только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов. При необходимости проводки в течение дня большого количества приходных (расходных) документов разрешается записи в книгах (карточках) учета производить по сводным ведомостям (форма 7). Сводные ведомости составляются в службе отдельно на приходные и расходные документы и подписываются лицом, ведущим учет. Первоначальные записи в новых книгах (карточках) учета производятся на основании первичных документов, а также актов инвентаризации (передачи) или учетных данных предыдущих книг (карточек) учета. Записи об остатках материальных средств, перенесенные из других книг (карточек) учета, подтверждаются подписями начальника соответствующей службы и лица, ведущего учет материальных средств. По материальным средствам, имеющим сроки службы (эксплуатации), при переносе их остатков в новые книги (карточки) учета одновременно указываются и даты выдачи этих материальных средств;
д) итоги о приходе (расходе) материальных средств в книгах и карточках учета подводятся по отчетным периодам и за год, а также при инвентаризациях, ревизиях, передаче должности материально ответственным лицом и в других необходимых случаях. Итоги подчеркиваются чертой (годовые итоги - двумя чертами) и заверяются подписями: лица, ответственного за состояние учета, и лица, непосредственно ведущего учет;
е) записи в книгах (карточках) учета о сверке остатков материальных средств производятся в порядке, указанном в пояснениях к формам документов (Приложение 1 к части I настоящего Руководства);
ж) книги и карточки учета материальных средств ведутся до полного использования. Остающиеся на следующий операционный год книги, карточки учета перерегистрируются в новых соответственно "Перечне дел, книг и журналов" <*> и книге учета (форма 25) с отметкой об этом в прежних "Перечне дел, книг и журналов" и книге учета (форма 25). Карточки, законченные в течение операционного года, прилагаются к вновь заведенным и хранятся вместе с ними до конца операционного года;
--------------------------------
<*> Предусмотрен статьей 133 Руководства по служебной переписке в Вооруженных Силах СССР.
з) в случае утери книги (карточки) учета учетные данные восстанавливаются в новой книге (карточке) по первичным учетным документам.
19. Документы вспомогательного характера составляются и оформляются так же, как и первичные документы.
20. При ведении учета вручную переменные реквизиты первичных документов "Признак информации", "Код документа", "Код операции" и "Итого" не указываются. Переменный реквизит "Единица измерения" указывается по сокращенному наименованию.
21. На всех учетных документах указываются присвоенные подразделениям (воинским частям, соединениям), а также поставщикам материальных средств условные наименования (коды). При отсутствии условных наименований указываются действительные наименования.
22. Учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа: "Исправленному (указывается правильная запись) верить" и заверяется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в первичном документе - подписью начальника, подписавшего документ.
В случае когда производится только зачеркивание ошибочной записи без исправления ее, зачеркнутое оговаривается: "Зачеркнутое (указываются цифры или слова) не считать" и также заверяется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в первичном документе - подписью начальника, подписавшего документ.
Подпись должностного лица об исправлениях в первичном документе заверяется соответствующей печатью.
При исправлении записи в книге (карточке) учета должны быть исправлены и последующие итоги с указанием даты исправления. Если после исправленной записи произведено еще две и более правильных записей, то итог (остаток) исправляется только в последней записи.
23. Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения; при этом каждое дело формируется, как правило, по однотипным (приходным или расходным) документам.
По мере подшивки документов в деле листы нумеруются. Количество их в каждом законченном деле подтверждается подписью начальника соответствующей службы и заверяется мастичной печатью "Для внутренних хозяйственных документов" воинской части (соединения).
24. Все учетные документы, не содержащие секретных данных, хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сохранность документов. Ежедневно по окончании работы эти шкафы (ящики) должны запираться и опечатываться металлическими номерными печатями исполнителей. Хранение документов в ящиках рабочих столов и незапирающихся шкафах (ящиках) запрещается.
Магнитные ленты, пакеты дисков, перфоленты и перфокарты, содержащие учетную информацию, а также рабочие программы решения задач по учету материальных средств хранятся в вычислительном пункте (центре) в специально оборудованных для этой цели помещениях.
25. Составление, учет и хранение учетных документов, а также магнитных лент, пакетов дисков, перфолент и перфокарт, содержащих секретные данные, и установление степени их секретности осуществляются с соблюдением требований соответствующих приказов Министра обороны СССР по обеспечению сохранения государственной и военной тайны.
26. Ответственность за организацию хранения учетных документов несут начальники соответствующих служб, а в подразделениях - командиры подразделений. Учетные документы хранятся в воинской части (соединении) в течение сроков, установленных Приказом Министра обороны СССР 1975 г. N 0215.
По истечении установленных сроков хранения учетных документов в воинской части (соединении) или в случае ее расформирования эти документы сдаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.
27. Учет бланков строгого учета (чековых требований, аттестатов и др.) ведется в соответствующих службах воинской части (соединения) в книгах учета (форма 27) по количеству книжек и бланков с указанием их серий и номеров. Бланки строгого учета хранятся отдельно от других бланков и документов в сейфах начальников служб. Израсходованные бланки строгого учета списываются в конце отчетного периода в каждой службе на основании акта комиссии, в котором указываются и номера испорченных бланков. Комиссией устанавливается законность выдачи бланков и правильность оформления их корешков. Акт комиссии утверждается командиром воинской части (соединения). Корешки израсходованных бланков строгого учета хранятся в делах учетных документов. Бланки других учетных документов учитываются по карточкам учета (форма 44).
Глава III. ПОРЯДОК ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ
ДВИЖЕНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ КАЧЕСТВЕННОГО (ТЕХНИЧЕСКОГО)
СОСТОЯНИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ СРЕДСТВ
1. Документальное оформление приема материальных средств
28. Прием материальных средств воинской частью (соединением) может осуществляться:
от органов железнодорожного (водного, воздушного, автомобильного) транспорта (далее именуемых - органы транспорта);
на военных складах <*>, складах (базах) поставщиков, а также на предприятиях промышленности (связи);
--------------------------------
<*> Под "военными складами" здесь и в дальнейшем имеются в виду склады, базы и арсеналы Вооруженных Сил СССР.
непосредственно в воинской части или соединении (материальных средств, прибывших со сдатчиком грузоотправителя, с военнослужащими из других частей, после ремонта, а также закупленных в торговых, сбытовых организациях и изготовленных воинской частью).
29. Прием материальных средств от органа железнодорожного (водного, воздушного, автомобильного) транспорта осуществляется