Постановление Администрации Новгородской области от 04.10.2005 № 361

                        Российская Федерация
                АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

                           ПОСТАНОВЛЕНИЕ
            от 4 октября 2005 г. № 361  Великий Новгород

   Об утверждении Положения о Государственном реестре уникальных
                документов Архивного фонда области

   (В редакции Постановлений Администрации Новгородской области
          от 19.09.2008 г. N 316; от 18.07.2011 г. N 322)


     В  соответствии с областным законом от 21.03.2005 № 441-ОЗ "Об
архивном деле в Новгородской области"
ПОСТАНОВЛЯЮ:
     1. Утвердить  прилагаемое  Положение о Государственном реестре
уникальных документов Архивного фонда области.
     2. Опубликовать    постановление    в   газете   "Новгородские
ведомости".


     Первый заместитель
     Главы администрации          А.С.Бойцов



                                                 Утверждено
                                       постановлением Администрации
                                       области от 04.10.2005 № 361

                             ПОЛОЖЕНИЕ
  о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда
                              области

   (В редакции Постановлений Администрации Новгородской области
          от 19.09.2008 г. N 316; от 18.07.2011 г. N 322)

     1. Общие положения
     1.1.  Настоящее Положение определяет порядок создания, ведения
и  использования  Государственного  реестра  уникальных  документов
Архивного  фонда  области  -  систематического  перечня  уникальных
документов  Архивного фонда области (далее - Государственный реестр
области).
     1.2.  Положение  разработано  в  соответствии  с  федеральными
законами  от  22  октября  2004  года  № 125-ФЗ "Об архивном деле в
Российской  Федерации", от 15 апреля 1993 года № 4804-1 "О вывозе и
ввозе  культурных  ценностей",  областным  законом  от 21.03.2005 №
441-ОЗ  "Об  архивном  деле  в  Новгородской  области", Регламентом
Государственного  реестра  уникальных  документов  Архивного  фонда
Российской  Федерации,  утвержденным  Приказом Федеральной архивной
службы России от 09.10.2001 № 75.
     1.3.   К   уникальным   документам   Архивного  фонда  области
относятся  особо  ценные  документы  Архивного  фонда  области,  не
имеющие  себе  подобных по содержащейся в них информации и (или) их
внешним  признакам,  не  восполнимые  при  утрате с точки зрения их
значения и (или) автографичности.
     1.4.   Государственный   реестр   области  создается  с  целью
выявления,  учета  и обеспечения сохранности уникальных документов,
находящихся  на хранении в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, в архивах организаций области и частных лиц.
     1.5.  Ведение  Государственного реестра области осуществляется
комитетом  культуры  Новгородской области в целях централизованного
учета уникальных документов Архивного фонда области как памятников,
имеющих  исключительное  значение  для  истории  области, а также в
целях  обеспечения  контроля  за  их  сохранностью и информирования
пользователей. (В редакции Постановлений Администрации Новгородской
области от 19.09.2008 г. N 316; от 18.07.2011 г. N 322)
     1.6.  Включение уникальных документов в Государственный реестр
области  осуществляется  путем  их  выявления, описания, экспертизы
(оценки)   и   регистрации  в  Государственном  реестре  области  в
порядке, определенном настоящим Положением.
     Документ     Архивного    фонда    области,    занесенный    в
Государственный   реестр   уникальных  документов  Архивного  фонда
Российской  Федерации,  также  включается  в Государственный реестр
области.

     2. Выявление уникальных документов
     2.1.  Комитет  культуры Новгородской области организует работу
по   выявлению   уникальных  документов  Архивного  фонда  области,
рекомендуемых  для  включения  в Государственный реестр области. (В
редакции    Постановлений    Администрации   Новгородской   области
от 19.09.2008 г. N 316; от 18.07.2011 г. N 322)
     2.2.  Непосредственно  работу  по  выявлению  документов ведут
государственные  и  муниципальные  архивы, музеи, библиотеки и иные
организации,    в   собственности,   оперативном   управлении   или
пользовании  которых находятся документы Архивного фонда области, а
также  собственники  документов  в  рамках  соглашений (договоров),
заключаемых   ими   с   архивными  учреждениями  области,  либо  по
собственному желанию.

     3. Экспертиза ценности уникальных документов
     3.1.  Отнесение  архивных  документов  к уникальным документам
Архивного  фонда  области  производится  на основании экспертизы их
ценности.
     3.2.  Экспертиза  ценности  уникальных документов проводится с
целью  обоснования  включения их в Государственный реестр области с
учетом следующих критериев:
     3.2.1.   Подлинность   документа   -   обязательна   для  всех
документов,  включаемых в Государственный реестр области. В порядке
исключения  могут  рассматриваться  копии на правах подлинников или
копии документов, если известно место хранения подлинника;
     3.2.2.  Историко-культурная значимость документа - отражение в
документах    сведений   об   уникальном   для   данной   местности
историческом, культурном событии, явлении, человеке;
     3.2.3.  Древность  документа  -  к  уникальным  относятся  все
документы   Архивного   фонда   области,   созданные  по  1727  год
включительно,  как  подлинники, так и изготовленные тогда же копии,
фрагменты сохранившихся подлинников и копий;
     3.2.4.   Публичность   документа   -   документы,  вносимые  в
Государственный  реестр  области,  должны  находиться  на  открытом
хранении и не содержать каких-либо сведений, ограничивающих доступ;
     3.2.5.  Принадлежность  к  историческому  событию  - документы
должны  фиксировать  социально-исторические  явления,  определяющие
пути  развития  региона,  международные  соглашения и т.п. Документ
должен   непосредственно   принадлежать  этому  событию,  быть  его
неотъемлемой составной частью;
     3.2.6.  Принадлежность  документа  к определенной исторической
личности  -  автографы,  подлинные  личные документы, относящиеся к
личностям,  занимавшим  видные  места  в  истории развития региона,
независимо   от   национальности,   вероисповедания,   партийной  и
социальной принадлежности;
     3.2.7.  Художественные  и оформительские особенности документа
-  документ  может  быть  отнесен  к  категории  уникальных  как по
одному, так и по нескольким критериям одновременно.
     3.3.        Результаты        экспертизы       рассматриваются
экспертно-методическими,  экспертными комиссиями архивных органов и
учреждений,   соответствующими   комиссиями  других  организаций  и
представляются   на   рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии
(далее  -  ЭПК) комитета культуры Новгородской области. (В редакции
Постановлений        Администрации       Новгородской       области
от 19.09.2008 г. N 316; от 18.07.2011 г. N 322)

     4. Описание уникальных документов
     4.1.  Описание уникальных документов, рекомендуемых к внесению
в  Государственный  реестр  области, производится на листах учета и
описания уникального документа (приложение к Положению).
     4.2.   Описанию  подлежит  каждый  документ,  рекомендуемый  к
включению в Государственный реестр области.

     5.   Представление   предложений   о  включении  документов  в
Государственный реестр области
     5.1.  В  комитет  культуры  Новгородской области предложения о
включении    документа(ов)   в   Государственный   реестр   области
представляют   государственные   и   муниципальные  архивы,  музеи,
библиотеки,  юридические и физические лица, собственники уникальных
документов. (В  редакции  Постановлений  Администрации Новгородской
области от 19.09.2008 г. N 316; от 18.07.2011 г. N 322)
     5.2.   Предложения  представляются  в  виде  заполненных  в  2
экземплярах   листов  учета  и  описания  уникальных  документов  с
приложением  экспертных  заключений.  Экспертные  заключения должны
содержать    обоснованные   выводы   о   включении   документов   в
Государственный реестр области.
     Юридические  лица  -  собственники уникальных документов могут
представлять  свои  предложения  в  комитет  культуры  Новгородской
области   в   форме  заявления.  В  этом  случае  комитет  культуры
Новгородской  области проводит работу по подготовке предложений или
поручает  подготовку  предложений соответствующему государственному
архиву. (В   редакции   Постановлений   Администрации  Новгородской
области от 19.09.2008 г. N 316; от 18.07.2011 г. N 322)
     5.3.   Предложения   рассматривает   ЭПК   комитета   культуры
Новгородской   области   и   принимает   решение   о   включении  в
Государственный  реестр  области  либо  отклонении  представленного
документа    в   3-месячный   срок. (В    редакции    Постановлений
Администрации    Новгородской    области    от 19.09.2008 г. N 316;
от 18.07.2011 г. N 322)

     6. Включение документов в Государственный реестр области
     6.1.  Решение  ЭПК  комитета  культуры  Новгородской области о
включении  документа  в  Государственный  реестр области передается
специалисту   комитета   культуры  Новгородской  области,  ведущему
реестр,  который  присваивает уникальному документу регистрационный
номер  по  реестру.  Регистрационный  номер  проставляется  на  2-х
экземплярах  листа  учета  и  описания  уникального  документа.  (В
редакции    Постановлений    Администрации   Новгородской   области
от 19.09.2008 г. N 316; от 18.07.2011 г. N 322)
     6.2.  Государственный реестр области ведется в виде картотеки.
Комитет   культуры  Новгородской  области  включает  информацию  об
уникальном  документе  в  электронную  базу данных "Государственный
реестр уникальных документов Архивного фонда Новгородской области".
(В  редакции  Постановлений  Администрации  Новгородской области от
19.09.2008 г. N 316; от 18.07.2011 г. N 322)
     6.3.  Первые  экземпляры  листов  учета  и описания уникальных
документов  хранятся  постоянно  в  комитете  культуры Новгородской
области  единым  комплексом в валовой последовательности их номеров
по  Государственному  реестру  области. (В  редакции  Постановлений
Администрации    Новгородской    области    от 19.09.2008 г. N 316;
от 18.07.2011 г. N 322)
     Вторые   экземпляры   листов   учета  и  описания  уникального
документа  передаются  организации,  в  оперативном  управлении или
пользовании    которой    находится    уникальный   документ,   или
собственнику документа.

     7. Внесение изменений в Государственный реестр области
     7.1.  Сведения,  полученные  в  результате  научного  изучения
уникального  документа,  а  также  информация  о других изменениях,
произошедших   с   уникальным   документом   (смена   собственника,
проведение   реставрации,   организация   экспонирования  и  т.д.),
регистрируются в Государственном реестре области.
     7.2.  Изменения  вносятся  на  основании актов об изменениях и
дополнениях   листа   учета   и   описания   уникального  документа
произвольной   формы,   которые   составляются,   подписываются   и
представляются    в    комитет    культуры   Новгородской   области
собственниками  или  организациями,  в  оперативном  управлении или
пользовании  которых  находятся  уникальные  документы. (В редакции
Постановлений        Администрации       Новгородской       области
от 19.09.2008 г. N 316; от 18.07.2011 г. N 322)
     7.3.   После  внесения  изменений  в  лист  учета  и  описания
уникального  документа  и  электронную базу данных "Государственный
реестр  уникальных документов Архивного фонда Новгородской области"
акты формируются в дело и хранятся постоянно.

     8. Пользование информацией Государственного реестра области
     8.1.  Информация  об  уникальных  документах  Архивного  фонда
области,  включенных  в  Государственный  реестр  области, является
общедоступной,  за  исключением сведений о собственниках уникальных
документов,    доступ   к   которой   осуществляется   с   согласия
собственников.
     8.2.   Комитет   культуры  Новгородской  области  обеспечивает
исполнение соответствующих запросов физических и юридических лиц на
основе  базы  данных  "Государственный реестр уникальных документов
Архивного  фонда  Новгородской  области". (В редакции Постановлений
Администрации    Новгородской    области    от 19.09.2008 г. N 316;
от 18.07.2011 г. N 322)



                                              Приложение
                                      к Положению о Государственном
                                      реестре уникальных документов
                                      Архивного фонда области

            Лист учета и описания уникального документа

    1. Учетные и описательные характеристики
Регистрационный номер _____________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр области _________
Название (заголовок) документа ____________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Самоназвание документа ____________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Вид документа _____________________________________________________
Автор документа ___________________________________________________
Дата (время создания) документа ___________________________________
Век _______________________________________________________________
Ориентировочная дата ______________________________________________
Язык документа ____________________________________________________
Аннотация _________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Историческая справка ______________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней _____________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Палеографические особенности ______________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Печати ____________________________________________________________
___________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа ___________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Опубликованность документа ________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Экспонирование ____________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Собственность _____________________________________________________
Владелец документа ________________________________________________

    2. Место хранения документа
Место хранения документа __________________________________________
Адрес места хранения документа ____________________________________
___________________________________________________________________
Архивный шифр: фонд (ф.) № ____, опись (оп.) № ______,
               единица хранения (ед.хр.) № ___, листы (лл.) _____

    3. Физические характеристики документа
Материальный носитель информации __________________________________
Размер документа __________________________________________________
Физическое состояние документа ____________________________________
Потребность в реставрации _________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Реставрация документа: год ______ организация _____________________
___________________________________________________________________
Ф.И.О. (полностью) реставратора ___________________________________

    4. Страховая оценка документа
Первая дата оценки: год _______ месяц _____________ число _________
Название страховой компании _______________________________________
Сумма _______________________________________________________(руб.)

    5. Служебная информация
Кем представлен документ __________________________________________
___________________________________________________________________
Протокол ЭПК от ____________________________________ № ____________

    6. Изменения
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________