Распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 № 76-рп

     Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника
структурного подразделения исполнительного органа.
                 7.5. Экспертиза ценности документов
     Экспертиза ценности   документов    -    отбор   документов    на
государственное хранение или установление сроков их хранения на основе
принятых критериев.
     Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:
     при составлении номенклатуры дел;
     в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения
документов к делам;
     при подготовке дел к передаче на архивное хранение.
     Для организации  и  проведения  экспертизы  ценности   документов
создается постоянно  действующая  экспертная комиссия  исполнительного
органа  (далее -  ЭК)  и,  при  необходимости, экспертные  комиссии  в
структурных подразделениях исполнительных органов.
     Экспертиза ценности документов  постоянного срока  хранения и  по
личному   составу   осуществляется   в   структурных    подразделениях
исполнительных  органов  членами  экспертной  комиссии  и  работниками
структурных  подразделений  исполнительных  органов  для  установления
научной, исторической и практической значимости документов.
     При проведении  экспертизы  ценности  документов   осуществляются
следующие мероприятия:
     отбор документов  постоянного  срока хранения  для  подготовки  к
передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;
     отбор документов  временного  срока   хранения  (до  десяти   лет
включительно),   подлежащих   дальнейшему   хранению   в   структурных
подразделениях исполнительных органов;
     выделение к уничтожению документов,  срок хранения которых  истек
(в том числе с отметкой "До минования надобности").
     В процессе проведения экспертизы ценности документов  проверяются
качество  и   полнота  действующей   номенклатуры  дел,   правильность
определения  сроков   хранения  дел,  заведенных   в  соответствии   с
номенклатурой  дел,   соблюдение  установленного  порядка   оформления
документов и формирования дел.
     Отбор документов  постоянного   срока   хранения  проводится   на
основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается  отбор
документов для хранения и выделения к уничтожению только на  основании
заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения
подлежат   изъятию   дублетные   экземпляры   документов,   черновики,
факсимильные  копии,  неоформленные  копии документов  и  документы  с
временными сроками хранения.
     Дела с пометкой  "ЭК" также подвергаются  полистному просмотру  в
целях  выделения  из  их состава  документов,  подлежащих  постоянному
хранению.
     По результатам  экспертизы ценности документов составляются описи
дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и  дел
по  личному  составу,  а  также акты о необнаружении документов,  пути
розыска  которых  исчерпаны,  и  о  выделении   документов   (дел)   к
уничтожению.  При  этом  в номенклатуре дел напротив каждого заголовка
дела  (в  графе  "Примечание")   делается   соответствующая   отметка,
например: "Уничтожено 02.04.2004" или "Передано на хранение в_________
по описи 04.02.2004" и т.п.
     Дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков  хранения
и  дела по  личному  составу  подлежат  полистному просмотру  в  целях
изъятия  дублетных  экземпляров, черновиков,  факсограмм,  документов,
подлежащих   возврату,    документов   временного   срока    хранения,
неоформленных копий документов.
                         7.6. Оформление дела
     Дела постоянного срока  хранения и  дела по  личному составу  при
передаче  из  структурных  подразделений  исполнительных  органов   на
архивное хранение подлежат полному оформлению.
     Полное оформление  дела   предусматривает  проведение   следующих
мероприятий:
     подшивку или переплет дела;
     составление внутренней   описи   документов  (при  необходимости)
согласно приложению N 15 к Инструкции;
     нумерацию листов дела;
     составление листа - заверителя дела согласно приложению  N  16  к
Инструкции;
     оформление обложки дела.
     Все листы дела,  кроме  листов внутренней  описи и  заверительной
надписи,  нумеруются  арабскими  цифрами  валовой  нумерацией   черным
графическим  карандашом  в  верхнем правом  углу  (не  задевая  текста
документа). Использование чернил или цветных карандашей при  нумерации
дел запрещается.
     При наличии  ошибок  в  нумерации  листов   возможно   присвоение
литерных номеров листам, например: 1 а, 16.
     В случае  большого  количества  ошибок  (более  пяти)  проводится
перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются  карандашом
одной наклонной чертой,  а рядом ставится новый  номер листа; в  конце
дела   составляется   новый    лист-заверитель,   при   этом    старый
лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
     Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе,  в книгах
- на оборотной стороне последнего чистого листа,  в  картотеках  -  на
отдельном чистом листе формата карточки.
     Лист-заверитель составляется по  установленной  форме, в  которой
указываются  цифрами  и прописью  количество  пронумерованных  листов,
количество   листов   внутренней  описи,   оговариваются   особенности
нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров,
номеров листов с  наклеенными фотографиями, номеров крупных  форматных
листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а
также указывается  наличие в  деле типографских  экземпляров брошюр  с
количеством листов в них,  если они не  были отмечены в общей  валовой
нумерации в деле.
     Лист-заверитель подписывается его  составителем. Все  последующие
изменения в составе  и состоянии  дела (повреждения, замена  подлинных
документов)   отмечаются    в   листе-заверителе    со   ссылкой    на
соответствующий акт.
     Запрещается выносить лист-заверитель на  обложку дела или  чистый
оборот листа последнего документа.  Если дело подшито или  переплетено
без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на
внутренней стороне обложки дела.
     Листы дел, состоящих из  нескольких томов или частей,  нумеруются
по каждому тому или каждой части отдельно.
     Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы,
представляющие самостоятельный лист  в деле,  нумеруются на  оборотной
стороне на верхнем поле листа.
     Сложенный лист (формата  A3, А2) разворачивается  и нумеруется  в
правой  части верхнего  поля  листа.  При  этом лист  любого  формата,
подшитый за  один край, нумеруется  как один  лист; лист, сложенный  и
подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
     Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями,  вырезками,
выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены
другим краем  другие документы  (вставки текста,  переводы, вырезки  и
т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
     Подшитые в дело  конверты  с вложениями  нумеруются,  при этом  в
начале  нумеруется  сам  конверт, а  затем  очередным  номером  каждое
вложение в конверте.
     Подшитые в  дело  документы   с  собственной  нумерацией   листов
(включая печатные  издания)  могут нумероваться  в  общем порядке  или
сохранять  собственную  нумерацию,  если  она  соответствует   порядку
расположения листов в деле.
     При наличии   в    деле   невостребованных   личных    документов
(удостоверения  личности,  трудовых   книжек,  военных  билетов)   эти
документы  вкладываются в  конверт.  При наличии  большого  количества
таких документов,  последние изымаются  из дел и  на них  составляется
отдельная опись.
     Внутренняя опись  документов  составляется для  учета  документов
постоянного и временного (свыше  десяти лет) хранения и документов  по
личному   составу,   учет   которых   вызывается   спецификой   данной
документации  (особо ценные,  личные,  судебные, следственные  дела  и
т.д.), а также  для учета дел постоянного  и временного (свыше  десяти
лет) хранения, сформированных по разновидностям документов,  заголовки
которых не раскрывают конкретное содержание документа.
     Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной
форме. Общее  количество  документов  вместе  с  основным   документом
учитывается  в  графе  лКоличество  документов¬.  К  внутренней  описи
составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью
количество включенных в нее документов и количество листов  внутренней
описи.
     Внутренняя опись    подписывается   составителем.    Если    дело
переплетено или  подшито  без бланка  внутренней  описи документа,  то
составленная по установленной  форме опись подклеивается к  внутренней
стороне лицевой обложки дела.
     Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов,
замена их копиями и т.д.) отражаются в графе лПримечания¬ со  ссылками
на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая
запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
     Листы внутренней   описи   дела    нумеруются   отдельно   и    в
листе-заверителе дела указываются через знак л+¬. Листы дел, состоящих
из нескольких томов или частей,  нумеруются по каждому тому или  части
отдельно.
     Дела временного  (до  десяти  лет  включительно)  срока  хранения
подлежат   частичному   оформлению,    допускается   хранить   их    в
папках-скоросшивателях, не  проводить пересистематизацию документов  в
делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
     Подшивка дел  производится  только  после  завершения  экспертизы
ценности документов.
     Документы, составляющие  дела, подшиваются  на  четыре прокола  в
твердую обложку  из  картона или  переплетаются  с учетом  возможности
свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Металлические скрепления  (булавки,  скрепки) должны  быть удалены  из
дел.
     Дела постоянного  хранения должны  храниться  в закрытых  твердых
папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.
                     7.7. Оформление обложки дела
     Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет)  хранения
и дела по личному составу оформляется по установленной форме  согласно
приложению N 17 к Инструкции.
     На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:
     название исполнительного органа;
     название структурного подразделения, где оформлялось дело;
     индекс дела;
     номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;
     заголовок дела;
     дата дела;
     количество листов в деле;
     срок хранения дела.
     Большинство элементов  описания дела  обозначается  на обложке  в
начале заведения дела,  за исключением обозначения количества  листов,
которое проставляется на обложке после завершения дела.
     Название организации приводится полностью в именительном  падеже,
в  скобках  дается  ее  сокращенное  название.  Название  структурного
подразделения   указывается   по   тем  же   правилам.   Индекс   дела
проставляется в соответствии с номенклатурой дел.
     Заголовок дела на  обложку переносится из  номенклатуры дел.  При
отсутствии номенклатуры дел  заголовок составляется по общим  правилам
для  каждого дела.  Заголовком  личного  дела являются  фамилия,  имя,
отчество уволенного в именительном падеже.
     На обложке дел постоянного  хранения предусматривается место  для
наименования государственного архива,  в который дела  исполнительного
органа будут приняты на государственное хранение.
     При изменении наименования  исполнительного органа  (структурного
подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела,  или
при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое  структурное
подразделение) на  обложке дела указывается  новое наименование  этого
исполнительного органа, а прежнее наименование исполнительного  органа
(структурного подразделения) заключается в скобки.
     При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На  обложку
дела  сначала  выносится  общий заголовок  дела,  а  затем  содержание
каждого тома, например:
"Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга, N 1-100, т.1.".
     В заголовках  дел,   содержащих  копии  документов,   указывается
наличие копий.
     На обложке  дела  обязательно  указывается  дата  дела  -  год(ы)
заведения и окончания дела в делопроизводстве.
     При обозначении даты документа  сначала указывается число,  затем
месяц и год.
     Например:
     9 мая 2004 года
     При обозначении  даты   документа   допускается  ее   сокращенное
цифровое   написание  в   том   случае,  если   это   не  приводит   к
неоднозначности толкования даты.
     Например:
     09,04.2004
     Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые
планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
     Крайними датами дел, содержащих  организационно-распорядительную,
творческую  и  иную  документацию  (протоколы,  стенограммы,   письма,
доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а
также  дел,  состоящих  из нескольких  томов  (частей),  проставляются
крайние  даты документов  дела,  т.е. даты  регистрации  (составления)
самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
     Если делом является журнал  регистрации приказов, распоряжений  и
т.п., то датой дела будут  точные календарные даты первой и  последней
записи в журнале.
     Крайними датами дела,  содержащего протоколы заседаний,  являются
даты   утверждения   (для  документов,   которые   утверждаются)   или
составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
     Крайними датами личного  дела являются даты  приема и  увольнения
лица, на которое это дело заведено.
     226008/2004-3298(1) 43
     Если дата  документа  или  отдельные  ее  элементы   определяются
приблизительно, на основании анализа содержания документа, то  пределы
колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы  заключаются
в квадратные скобки.  Полные или отдельные  ее элементы, не  абсолютно
достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.
     Например: [ не ранее 2001 г. ]; [не ранее апреля - не позднее мая
1998 г.]; [  не ранее  25 ]  июня  2003 г.;  15 [января]  2002 г.;  16
августа [1999 г]; [22 сентября 2003 г. ?].
     Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов
в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела,
и сроки хранения дела  (на делах  постоянного срока хранения  пишется:
"Хранить постоянно").
     Надписи на   обложке   дела  следует   производить   машинописным
способом, темными чернилами  или тушью. Использовать цветные  чернила,
фломастеры запрещается.
     Допускается наклеивание    обложки,   оформленной    машинописным
способом, при переплете дела.
             7.8. Составление и оформление описей и актов
     Ежегодно по    результатам   экспертизы    ценности    документов
составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и  дел.
Оформление и  описание  дел производится  в  соответствии с  Основными
правилами работы  архивов организаций,  одобренными решением  Коллегии
Росархива от 06.02.2002.
     На все   завершенные   в   делопроизводстве   дела   постоянного,
временного (свыше  десяти лет)  хранения  и дела  по личному  составу,
прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
     Архивная опись  (далее  -  опись)  -  это  архивный   справочник,
содержащий  систематизированный  перечень  единиц  хранения  архивного
фонда,  коллекции  и   предназначенный  для   учета  и  раскрытия   их
содержания.
     Описи составляются отдельно на следующие виды дел:
     дела постоянного срока хранения;
     дела временного (свыше десяти лет) срока хранения;
     дела по личному составу.
     Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) нумерацией.
     Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии  с
номенклатурой дел.
     Описи дел   структурных   подразделений   составляются   в   двух
экземплярах,  один  из  которых  передается  вместе  с  документами  в
подразделение, осуществляющее хранение  архивных документов, а  второй
экземпляр  (с  отметкой  о  приеме дел)  остается  в  том  структурном
подразделении, в котором составлялась опись.
     При составлении описи необходимо учитывать следующие требования:
     1) систематизация   дел   в   описи   должна  соответствовать  их
систематизации в номенклатуре дел;
     2) каждое  дело  вносится  в опись под самостоятельным порядковым
номером (порядок нумерации валовой).  Если дело состоит из  нескольких
томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;
     3) заголовок   дела,   которое   вносится   в    опись,    должен
соответствовать  заголовку  дела на обложке и в номенклатуре дел.  При
внесении  в  опись  нескольких  дел  с  одинаковыми  заголовками  дела
систематизируются   в  хронологическом  порядке,  при  этом  полностью
пишется заголовок первого дела,  а  все  остальные  дела  обозначаются
словами  "то  же",  другие  сведения  указываются полностью (на каждом
новом листе описи заголовок полностью повторяется);
     4) заголовки   дел,   содержащих   документы  за  несколько  лет,
включаются в годовой раздел сводной описи по дате  заведения  дела.  В
конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается
ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ....год,
дело   N...",   которая   помещается   после  интервала  за  последней
описательной  статьей  каждого  последующего  года.  Эта   особенность
оговаривается в предисловии к данному годовому разделу;
     5) в конце описи делается итоговая запись,  в которой указываются
(цифрами  и  прописью) количество дел,  числящихся по описи,  первый и
последний номера описи,  а также оговариваются  особенности  нумерации
дел в описи (литерные и пропущенные номера);
     6) графа  описи  "Примечание"   используется   для   отметок   об
особенностях   физического   состояния   дел,   передаче   дел  другим
структурным подразделениям, наличии копий и т. д.
                7.8.1. Опись дел постоянного хранения
     На основе  описей  дел  структурных  подразделений   составляется
годовой раздел сводной описи дел исполнительного органа.
     В годовой   раздел  сводной   описи   дел  постоянного   хранения
включаются  заголовки  дел постоянного  хранения,  сформировавшихся  в
течение  года  в  структурных подразделениях.  В  необходимых  случаях
заголовки дел  уточняются,  при обнаружении  ошибок дела  подвергаются
расшивке и переформированию.
     Годовой раздел   сводной    описи   дел   постоянного    хранения
составляется по форме согласно приложению N 18 к Инструкции.
     Заголовки дел,  включенные в  годовой  раздел сводной  описи  дел
постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
     Заголовки дополнительно  обнаруженных  дел в  зависимости  от  их
количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными  номерами
в  соответствии  с  принятой  систематизацией  или  в  конец  годового
раздела.
     Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет,  включаются
в годовой раздел  сводной описи  дел по дате  заведения дела. В  конце
годовых  разделов сводных  описей  дел  за последующие  годы  делается
ссылка: "Документы за  данный год  см. также в  разделе описи за  год,
дела  N...",   которая   помещается  после   интервала  за   последней
описательной  статьей  каждого  последующего  года.  Эта   особенность
оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.
     После внесения в  опись  записей о  поступлении  или выбытии  дел
составляется  окончательная  итоговая запись,  в  которой  указываются
также основания внесенных изменений.
     К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения
составляется предисловие и при необходимости - указатели,  оглавление,
список  сокращенных  слов,   которые  составляют  справочный   аппарат
годового раздела описи.
     В предисловие  включаются   сведения  об  основных   направлениях
деятельности и  структуре  организации за  период, который  охватывают
дела  описи;  дается  краткая  характеристика  содержания  и   полноты
документов  фонда,  включенных  в  раздел;  указывается  наличие  дел,
выходящих  за  хронологические  границы  фонда,  отмечаются   наиболее
типичные  группы  дел  как  по разновидностям  документов,  так  и  по
содержанию,  дается  краткая   характеристика  содержащейся  в   описи
информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются
особенности формирования,  описания и  систематизации заголовков  дел,
наличие  справочного  аппарата   к  разделу,  основные  принципы   его
составления и порядок пользования им.
     Предисловие подписывается составителем  с  указанием должности  и
даты составления предисловия.
     Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел
имеются подразделы,  другие,  более  мелкие,  группы  дел,  справочный
аппарат к разделу.
     В оглавлении   перечисляются   предисловие,   список   сокращений
(составляемый  в необходимых  случаях),  названия всех  подразделов  и
более  мелких групп  дел,  включенных в  раздел,  указатели (если  они
имеются).
     Список сокращенных  слов  составляется  в  тех  случаях,  если  в
годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности
данной организации или ведомственной системы, к которой она относится.
Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует  полное
написание  сокращенных  слов.   Сокращения  располагают  в  списке   в
алфавитном порядке.
     Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в
описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях,
когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по  номинальному
и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел.
Понятия,   включенные   в   указатели,   должны   иметь   ссылки    на
соответствующие номера дел.
     Годовой раздел сводной описи составляется в четырех  экземплярах.
Годовые  разделы,  если  они   не  являются  законченной  описью,   не
подшиваются и не переплетаются.
     Годовой раздел сводной  описи дел  постоянного хранения  подлежит
рассмотрению ЭК,  после чего  в  случае согласования  в конце  раздела
ставится гриф  "СОГЛАСОВАНО" с  указанием номера протокола  ЭК и  даты
заседания, на котором  он был  рассмотрен. Одобренные годовые  разделы
направляются   на  рассмотрение   экспертной   проверочно-методической
комиссии  соответствующего  государственного  архива  Санкт-Петербурга
(далее - ЭПМК) (по принадлежности исполнительного органа).
     После утверждения  годового   раздела  ЭПМК  опись   утверждается
руководителем  исполнительного органа,  затем  первый экземпляр  описи
передается в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга, а
остальные экземпляры остаются в исполнительном органе.
     Заголовки дел,  включенные в  годовой  раздел сводной  описи  дел
постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их
число не  достигнет четырехзначной  цифры, после  чего годовой  раздел
считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков
дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим
государственным архивом Санкт-Петербурга.
     Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел,
к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись.
     Обязательным элементом  оформления  законченной  описи   является
титульный лист, оформленный согласно приложению N 19 к Инструкции.
     На титульном  листе законченной  описи  дел постоянного  хранения
указываются:
     название фонда;
     номер фонда;
     номер описи;
     название описи, которая  включает  указание категории  документов
(постоянного,  временного  хранения,  по  личному  составу  и   т.д.),
содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
     крайние даты дел, включенных в опись.
     Перед названием фонда  на титульном листе  оставляется место  для
написания полного  названия государственного архива,  в котором  будут
постоянно храниться дела исполнительного органа.
     Законченная опись  вместе   с  титульным   листом  и   справочным
аппаратом к ней переплетается
     В годовой   раздел  сводной   описи   дел  постоянного   хранения
включаются  заголовки   дел  только   после  сверки   их  со   сводной
номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности  формирования
и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются,  при
обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.
     7.8.2. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения
     В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти  лет)
хранения включаются заголовки дел,  сформировавшихся в течение года  в
структурных подразделениях исполнительных органов
     Порядок внесения  заголовков в  годовой  раздел описи  аналогичен
порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.
     Годовой раздел сводной  описи дел временного  (свыше десяти  лет)
хранения составляется по форме согласно приложению N 20 к Инструкции
     Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел
временного (свыше десяти  лет)  хранения соответствует  систематизации
заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
     При необходимости  к  годовому разделу  этой  описи  составляются
оглавление, список сокращенных слов
     Годовой раздел сводной  описи дел временного  (свыше десяти  лет)
хранения печатается в двух экземплярах
     7.8.3. Опись дел по личному составу
     Годовой раздел сводной описи дел по личному составу  составляется
по  форме  согласно  приложению N 21 к Инструкции.  Порядок заполнения
граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел
постоянного хранения.
     Заголовки дел в  годовом  разделе сводной  описи  дел по  личному
составу систематизируются по номинальному признаку с учетом  следующей
последовательности:
     приказы по личному составу;
     списки личного состава;
     карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи
личных дел);
     лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;
     невостребованные трудовые  книжки   (при   отсутствии   отдельной
описи);
     акты о несчастных случаях.
     Вышеперечисленные документы,  образовавшиеся в  больших  объемах,
могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные  дела
(личные карточки)  вносятся в  сводный  годовой раздел  описи по  году
увольнения лица, на которое заведено личное дело, и  систематизируются
по  алфавиту. На  личные  дела государственных  служащих  составляется
отдельная опись. Независимо от того, что они хранятся в течение десяти
лет  на  месте   в  структурных   подразделениях,  опись  личных   дел
представляется     в     соответствующий     государственный     архив
Санкт-Петербурга  на  согласование  через два  года  после  увольнения
государственных служащих.
     Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается  в
трех  экземплярах, подписывается  составителем  и работником  кадровой
службы и  представляется на  рассмотрение  ЭК. После  одобрения ЭК  он
подлежит  согласованию  с  ЭПМК, а  затем  утверждается  руководителем
исполнительного органа.
     7.8.4. Акт  о  необнаружении  документов,  пути  розыска  которых
исчерпаны.
     При обнаружении  утраты   дел   в  делопроизводстве   структурным
подразделением исполнительного органа организуется розыск. Если розыск
не даст результатов, лица, виновные в утрате документов,  привлекаются
к  ответственности  в  установленном  порядке.  Об  утрате  документов
составляется  акт о  необнаружении  документов, пути  розыска  которых
исчерпаны. Указанный  акт  утверждается руководителем  исполнительного
органа,  оформляется  согласно   приложению  N   22  к  Инструкции   и
составляется в четырех экземплярах.
     После составления годовых разделов  описей дел постоянного  срока
хранения и дел  по личному составу  производится отбор документов  для
уничтожения.
     7.8.5. Акт  о  выделении к уничтожению документов,  не подлежащих
хранению
     Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в
структурных подразделениях исполнительных  органов до истечения  срока
хранения, после чего уничтожаются  по акту, который согласовывается  с
ЭК,   утверждается    руководителем    исполнительного   органа    или
уполномоченным  им  должностным  лицом  согласно  приложению  N  23  к
Инструкции.
     Заголовки однородных дел,  выделенных к  уничтожению, вносятся  в
акт под  общим заголовком  с  указанием количества  дел, отнесенных  к
данной группе.
     Дела включаются в акт  о выделении  к уничтожению документов,  не
подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения  истек
1 января года,  в котором составлен акт.  Например, дела с  трехлетним
сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 году, могут быть
включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 года, с
пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2004 года.
  7.9. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации
     7.9.1. Порядок  передачи  и  дальнейшего использования документов
исполнительных   органов   при   их   ликвидации   или   реорганизации
регулируется   правовыми   актами   о   ликвидации  или  реорганизации
исполнительных органов.
     7.9.2. Передача  документов  ликвидируемых исполнительных органов
осуществляется ликвидационной комиссией.
     В состав  ликвидационной  комиссии  должен  входить представитель
соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга.
     7.9.3. При ликвидации исполнительного органа:
     документы постоянного  срока  хранения,  относящиеся  к   составу
Архивного  фонда   Российской  Федерации,  должны   быть  переданы   в
соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга;
     документы по   личному   составу    должны   быть   переданы    в
государственное   учреждение   "Центральный   государственный    архив
документов   по   личному  составу   ликвидированных   государственных
предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга";
     документы  с  неистекшими временными сроками хранения должны быть
переданы  на архивное хранение в соответствующий государственный архив
Санкт-Петербурга   по  акту  приема-передачи  с  приложением  актов  о
выделении   к   уничтожению   документов   отдельно   за  каждый  год,
подготовленного ликвидационной комиссией; (В   редакции   Распоряжения
Правительства Санкт-Петербурга от 01.03.2005 г. N 14-рп)
     документы, срок  хранения  которых  истек  на  момент  ликвидации
исполнительного  органа,   уничтожаются  ликвидационной  комиссией   в
установленном порядке.
     7.9.4. При   реорганизации   исполнительных   органов   документы
передаются вновь возникшим исполнительным органам в соответствии с  их
компетенцией.
     7.9.5. Перед передачей документов исполнительных органов в случае
ликвидации   или   реорганизации   исполнительных  органов  проводится
проверка наличия и состояния дел,  а также качества научно-технической
обработки  документов,  находящихся в делопроизводстве или на архивном
хранении исполнительного органа.
     Если документы  оформлены  с нарушением установленных требований,
то ликвидационная комиссия  или  реорганизуемый  исполнительный  орган
организуют устранение указанных нарушений.


                                                        Приложение N 1
                            к Типовой  инструкции  по делопроизводству
                            в  исполнительных  органах государственной
                                               власти Санкт-Петербурга


                          ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
             видов документов, не подлежащих регистрации

     1. Ведомственные  статистические  отчеты,  бюллетени,  сборники и
     обзоры.
     2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки.
     3. Дайджесты прессы (информационные экспресс - бюллетени), обзоры
     печати, книги,   периодические   издания,  газеты,  прейскуранты,
     каталоги, ведомственная  техническая  литература,   проспекты   с
     научно-технической информацией.
     4. Рекламные материалы,  информационные сводки, прогнозы погоды и
     т.п.
     5. Планы основных мероприятий.
     6. Документы без подписи, а также проекты документов, поступившие
     без соответствующих сопроводительных писем.
     7. Документы с пометкой "лично".
     8. Копии счетов на оплату.
     9. Документы  материального  учета,   статистической   и   другой
     отчетности.

                                                        Приложение N 2
                            к Типовой  инструкции  по делопроизводству
                            в  исполнительных  органах государственной
                                               власти Санкт-Петербурга


                          ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
               видов документов, подлежащих утверждению

     1. Акты  (проверок  и ревизий;  приема законченных строительством
объектов,  оборудования;  экспертизы;  передачи  дел;  о  выделении  к
уничтожению    документов,    не   подлежащих   хранению;   ликвидации
организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
     2. Задания  (на проектирование объектов,  технических сооружений,
капитальное  строительство;  на  проведение  научно-исследовательских,
проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
     3. Инструкции  (правила)   (должностные;   по   делопроизводству;
технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
     4. Номенклатуры дел.
     5. Нормативы    (расхода   сырья,   материалов,   электроэнергии;
технологического проектирования; численности работников и т.д.).
     6. Описи дел.
     7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках,
научно-исследовательских работах и т.д.).
     8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;
предприятий,  на которые распространяются определенные льготы; типовых
документальных материалов,  образующихся в  деятельности  министерств,
ведомств и других организаций,  с указанием сроков хранения материалов
и т.д.).
     9. Планы         (производственные;        строительно-монтажных,
проектноизыскательских,  научно-исследовательских   работ;   внедрения
новой   техники;   кооперативных   поставок  продукции;  распределения
продукции    по     установленной     номенклатуре;     доходов     по
жилищно-коммунальному  ремонту;  работы коллегии,  научно-технического
совета, ученого совета и т.д.).
     10. Положения   (об   организации;   структурном   подразделении;
премировании и т.д.).
     11. Программы  (проведения  работ  и мероприятий;  командировок и
т.д.).
     12. Расценки (на производство работ).
     13. Сметы (расходов на содержание  аппарата  управления,  зданий,
помещений,  сооружений;  использования  средств фонда предприятия;  на
подготовку и  освоение  производства  новых  изделий;  на  капитальное
строительство и т.д.).
     14. Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).
     15. Структура и штатная численность.
     16. Тарифные ставки.
     17. Уставы организаций.
     18. Формы унифицированных документов.
     19. Штатные расписания и изменения к ним.


                                                        Приложение N 3
                            к Типовой  инструкции  по делопроизводству
                            в  исполнительных  органах государственной
                                               власти Санкт-Петербурга


                          ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
      видов документов, на которых проставляется оттиск печати с
       изображением Государственного герба Российской Федерации
                       (герба Санкт-Петербурга)

     1. Акты     (приема    законченных    строительством    объектов,
оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
     2. Архивные справки.
     3. Доверенности  (на  получение  товарно-материальных  ценностей,
ведение дел в судах и т.д.).
     4. Договоры  и  соглашения   (о   материальной   ответственности,
поставках,   подрядах,   научно-техническом   сотрудничестве,   аренде
помещений; о производстве работ и т.д.).
     5. Задания  (на проектирование объектов,  технических сооружений,
капитальное строительство, технические и т.д.).
     6. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
     7. Командировочные удостоверения.
     8. Описи дел.
     9. Представления  и  ходатайства  (о   награждении   орденами   и
медалями; премиями и т.д.).
     10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
     11. Поручения (бюджетные;  банковские;  пенсионные;  платежные  -
сводные,  в банк,  на получение иностранной валюты со счетов;  перевод
валюты; на импорт и т.д.).
     12. Учредительные документы организаций.
     13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).
     14. Сметы  расходов  (на  содержание  аппарата   управления;   на
калькуляцию к договору и т.д.).
     15. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании
бюджетных ассигнований на  зарплату;  о  начисленной  и  причитающейся
зарплате; о стаже работы и т.д.).
     16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
     17. Удостоверения.
     18. Штатные расписания и изменения к ним.


                                                        Приложение N 4
                            к Типовой  инструкции  по делопроизводству
                            в  исполнительных  органах государственной
                                               власти Санкт-Петербурга


                                СОСТАВ
                        реквизитов документов

-------------------------------------------------------T---------------¬
¦Наименование реквизита                                ¦Код реквизита  ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Герб Санкт-Петербурга                                 ¦      01       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Код организации по ОКПО                               ¦      02       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ¦      03       ¦
¦юридического лица                                     ¦               ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Идентификационный номер налогоплательщика/код причины ¦      04       ¦
¦постановки на учет (ИНН/КПП)                          ¦               ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Код формы документа по ОКУД                           ¦      05       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Наименование организации                              ¦      06       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Справочные данные об организации                      ¦      07       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Наименование вида документа                           ¦      08       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Дата документа                                        ¦      09       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Регистрационный номер документа                       ¦      10       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Ссылка на регистрационный номер и дату документа      ¦      11       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Место составления или издания документа               ¦      12       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Адресат                                               ¦      13       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Гриф утверждения документа                            ¦      14       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Резолюция                                             ¦      15       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Заголовок к тексту                                    ¦      16       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Отметка о контроле                                    ¦      17       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Текст документа                                       ¦      18       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Отметка о наличии приложений                          ¦      19       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Подпись                                               ¦      20       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Гриф согласования документа                           ¦      21       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Визы согласования документа                           ¦      22       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Оттиск печати                                         ¦      23       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Отметка о заверении копии                             ¦      24       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Отметка об исполнителе                                ¦      25       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Отметка об исполнении документа и направлении его в   ¦      26       ¦
¦дело                                                  ¦               ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Отметка о поступлении документа в организацию         ¦      27       ¦
+------------------------------------------------------+---------------+
¦Идентификатор электронной копии документа             ¦      28       ¦
L------------------------------------------------------+----------------


                                                        Приложение N 5
                            к Типовой  инструкции  по делопроизводству
                            в  исполнительных  органах государственной
                                               власти Санкт-Петербурга


                                СХЕМА
           расположения реквизитов документов и границ зон
                    на формате А4 углового бланка
                           (не приводится)


                                                        Приложение N 6
                              к Типовой инструкции по делопроизводству
                              в исполнительных органах государственной
                                               власти Санкт-Петербурга


                                СХЕМА
    расположения реквизитов документов и границ зон на формате А4
                          продольного бланка
                          (не приводится)


                                                        Приложение N 7
                            к Типовой  инструкции  по делопроизводству
                            в  исполнительных  органах государственной
                                               власти Санкт-Петербурга


     Наименование исполнительного органа
     государственной власти Санкт-Петербурга


                                                      Гриф утверждения

     А К Т
     ____________N___________
     ___________________
     (Место составления)


     Об уничтожении испорченных
     бланков с воспроизведением Герба Санкт-Петербурга

---------T-------------T-------------T----------------¬
¦N п/п   ¦Наименование ¦Серия и      ¦Примечание      ¦
¦        ¦вида бланка  ¦номера       ¦                ¦
¦        ¦             ¦бланка       ¦                ¦
+--------+-------------+-------------+----------------+
¦        ¦             ¦             ¦                ¦
+--------+-------------+-------------+----------------+
¦        ¦             ¦             ¦                ¦
+--------+-------------+-------------+----------------+
¦        ¦             ¦             ¦                ¦
L--------+-------------+-------------+-----------------


     Итого уничтожено ___________________ бланков
                      (цифрами и прописью)


     Наименование должности лица, ответственного
     за учет, использование и хранение гербовых бланков
     в структурном подразделении исполнительного
     органа государственной власти
     Санкт-Петербурга            Подпись           Расшифровка подписи


                                                        Приложение N 8
                           к Типовой  инструкции  по  делопроизводству
                            в  исполнительных  органах государственной
                                               власти Санкт-Петербурга


                     ГУБЕРНАТОР САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                                    N_________________

       ----                        ----¬
        О переводе жилой квартиры N
 1 инт.  в доме N по Бармалеевой улице
        в нежилой фонд


                                                                правое
                                                                  поле
                                                                 25 мм
25 мм     Учитывая решение открытого акционерного общества_____________
                                                          (наименование)
       - собственника  квартиры,   в   соответствии   со   статьей   288
      Гражданского кодекса  Российской  Федерации  и  статьями  8  и  9
       Жилищного кодекса РСФСР:
1,5       1. Перевести     жилую    квартиру    N___   в   доме  N___ по
инт.   Бармалеевой улице,  принадлежащую на праве частной  собственности
       открытому акционерному  обществу  __________________ ,  в нежилой
      фонд для использования под офис.

          2. Контроль   за    выполнением   распоряжения   возложить  на
       вице-губернатора Санкт-Петербурга Виролайнена О.А.
                      
1 инт.               3 инт.
                       

     Губернатор
     Санкт-Петербурга           В.И.Матвиенко

                                  
                      нижнее поле не менее 20 мм


                                                        Приложение N 9
                            к Типовой  инструкции  по делопроизводству
                            в  исполнительных  органах государственной
                                               власти Санкт-Петербурга


                    ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

  ________________                                       N____________

--    -¬---                   -¬
¦ 1 инт.¦ Об Администрации...
    
               2-3 инт.