Постановление Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 № 309

     12.3.4. Ответы   по   исполнению   поручений    из    структурных
подразделений, исполнительных  органов  государственной власти области
поступают в отдел управления по работе с обращениями граждан. В правом
нижнем  углу  письма  делается  пометка  о  дате  поступления  ответа,
проставляется регистрационный номер обращения.
     12.3.5. Подготовленные   исполнителями   ответы  на  обращения  с
письмом  заявителя,  регистрационно-контрольной   карточкой,   другими
материалами передаются должностному лицу, давшему поручение.
     12.3.6. Исполненными   считаются    обращения    граждан,    если
рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и
авторам даны исчерпывающие ответы.  В ответе должно быть указано,  что
заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и в
какой форме.  В ответах на коллективные  обращения  указывается,  кому
именно из авторов дан ответ.
     12.3.7. Текст ответа должен  излагаться  четко,  последовательно,
кратко,  исчерпывающе  давать  ответ  на  все  поставленные  в  письме
вопросы.  При подтверждении фактов,  изложенных  в  жалобе,  в  ответе
следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
     12.3.8. Снять  документы  с  контроля  могут:  должностное  лицо,
давшее  контрольное  поручение по письму,  руководитель администрации,
начальник управления по работе с обращениями граждан.
     12.3.9. По  результатам  рассмотрения обращения может быть принят
правовой акт.  В случае если  экземпляр  правового  акта  направляется
заявителю, подготовки специального ответа не требуется.
     12.3.10. Ответы,  не соответствующие  установленным  требованиям,
возвращаются исполнителю для доработки.
     12.3.11. При утрате исполнителем письменных обращений назначается
служебное   расследование,   о   результатах   которого  информируется
руководитель администрации.
     12.3.12. Данные  о  списании  документа  в  дело заносятся в базу
данных "Письма" с  проставлением  даты  закрытия  письма,  результатом
рассмотрения,  после чего вся переписка помещается в папку "Дело",  на
которой  пишутся  номер  письма,  фамилия,   инициалы   автора,   дата
поступления и закрытия.
     12.3.13. Обращения граждан хранятся  в  управлении  по  работе  с
обращениями  граждан  в  течение  5  лет,  затем  архивные дела,  срок
хранения  которых  истек,  представляются  на  заключение   экспертной
комиссии администрации, после чего составляется соответствующий акт на
уничтожение,  утверждаемый  начальником   управления   по   работе   с
обращениями граждан.
     12.4. Рассмотрение  обращений,  поступивших  на   личном   приеме
граждан.
     12.4.1. Прием  граждан   в   администрации   ведут:   Губернатор,
вице-губернатор - председатель Правительства, заместители председателя
Правительства,  начальник   управления   и   специалисты   отдела   по
рассмотрению   обращений   граждан   и   взаимодействию   с   органами
исполнительной власти и органами местного самоуправления управления по
работе с обращениями граждан.
     12.4.2. По  итогам   приема   Губернатора,   вице-губернатора   -
председателя   Правительства   регистрационно-контрольные  карточки  с
резолюциями  через  управление  по  работе   с   обращениями   граждан
передаются   на   рассмотрение   исполнителям,   в  случае  отсутствия
собственноручной резолюции Губернатора начальник управления по  работе
с  обращениями  граждан  имеет  право давать поручения исполнителям от
имени Губернатора.
     12.4.3. Исполнители обязаны в месячный срок,  исключая обращения,
где  указаны  другие  сроки,  представить  информацию   о   выполнении
поручения  с  приема  Губернатора в управление по работе с обращениями
граждан.
     12.4.4. За день до приема заместителей председателя Правительства
регистрационно-контрольные карточки и имеющаяся переписка  управлением
по   работе   с   обращениями  граждан  передаются  в  соответствующие
секретариаты.
     12.4.5. После  приема  карточки  не позднее чем на следующий день
передаются в отдел управления по  работе  с  обращениями  граждан  для
отправки   на   исполнение.  Руководители  секретариатов  заместителей
председателя Правительства совместно с работниками  отдела  управления
по  работе  с  обращениями граждан контролируют исполнение поручений с
личного приема граждан.

               13. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
                         СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

     13.1. Контроль     за     исполнением     служебных    документов
устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного  их
выполнения.
     13.2. Служебные документы, подлежащие обязательному контролю:
     13.2.1. Федеральные  законы,  постановления Федерального Собрания
Российской  Федерации,  указы  и  распоряжения  Президента  Российской
Федерации,   постановления  и  распоряжения  Правительства  Российской
Федерации.
     13.2.2. Правовые  акты  Губернатора,  Правительства  Астраханской
области.
     13.2.3. Договоры, соглашения, подписанные Губернатором.
     13.2.4. Протоколы  заседаний  Правительства,  а  также  поручения
Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства.
     13.2.5. Письма и телеграммы федеральных  органов  государственной
власти, в которых предусмотрено представление ответа.
     13.2.6. Письма  органов  местного   самоуправления,   учреждений,
организаций, содержащие просьбы по разным вопросам.
     13.2.7. Протоколы  межрегиональных  и  областных  мероприятий   с
участием Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства.
     13.2.8. Протоколы     совещаний,      проводимых      отраслевыми
исполнительными  органами  государственной  власти  области с участием
Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства.
     13.2.9. Протоколы  еженедельных совещаний с участием Губернатора,
вице- губернатора - председателя Правительства.
     13.2.10. Протоколы рабочих встреч Губернатора, вице-губернатора -
председателя Правительства.
     13.2.11. Протоколы  выездных  мероприятий на территории области с
участием Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства.
     13.3. Контроль  за  сроками  исполнения служебной корреспонденции
осуществляют управление делопроизводства  администрации,  секретариаты
Губернатора,    вице-губернатора    -    председателя   Правительства,
заместителей председателя Правительства,  руководителя  администрации,
ответственные    за    ведение    делопроизводства    в    структурных
подразделениях.
     13.3.1. Управление        организационно-контрольной       работы
администрации  осуществляет  контроль   за   исполнением   документов,
указанных в пунктах 13.2.1 - 13.2.4, 13.2.7, 13.2.8, 13.2.11 настоящей
Инструкции.
     13.3.2. Отдел  протокола  Губернатора,  секретариаты заместителей
председателя  Правительства  осуществляют  контроль   за   исполнением
документов, указанных в пунктах 13.2.9, 13.2.10 настоящей Инструкции.
     13.3.3. Контроль за исполнением документов,  поручений по  ним  в
администрации    ведется    с    использованием   технологии   системы
автоматизированного делопроизводства.
     13.4. Обеспечение организации исполнения документов осуществляют:
     13.4.1. Исполнительные органы государственной власти  области  по
документам, указанным в пунктах 13.2.7, 13.2.8 настоящей Инструкции.
     13.4.2. Исполнительные  органы  государственной  власти  области,
руководители    исполнительных    органов    государственной    власти
Астраханской области,  закрепленные  за  муниципальными  образованиями
Астраханской  области,  по  документам,  указанным  в  пункте  13.2.11
настоящей Инструкции.
     13.5. Сроки  рассмотрения  служебных  документов.  Все  служебные
документы должны исполняться в сроки,  указанные в этих документах или
в  резолюции  руководства.  В  тех  случаях,  когда срок исполнения не
определен,  документ должен быть исполнен в течение одного  месяца  со
дня  поступления его в администрацию.  Поручения,  содержащие в тексте
или в резолюций руководства указание "срочно", исполняются в 3-дневный
срок,  а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов, - в
течение десяти дней.  В 10-дневный срок исполняются  также  поручения,
содержащие  указание "оперативно".  Депутатский запрос рассматривается
не более четырнадцати дней.
     Сроки исполнения   всех   служебных   документов   исчисляются  в
календарных днях со дня поступления в администрацию.
     Документ считается  исполненным  и  снимается  с  контроля  после
выполнения  всех  поручений,  сообщения  результатов  заинтересованным
организациям и лицам.
     13.6. Организация контроля за исполнением федеральных  законов  и
постановлений  Федерального  Собрания  Российской Федерации,  указов и
распоряжений  Президента   Российской   Федерации,   постановлений   и
распоряжений Правительства Российской Федерации (далее - правовые акты
Российской Федерации).
     13.6.1. Учет  контролируемых правовых актов Российской Федерации,
а  также  хода  и  состояния  исполнения  возлагается  на   управление
делопроизводства     администрации,     руководителей    секретариатов
Губернатора,   вице-губернатора   -   председателя   Правительства   и
руководителя администрации.
     13.6.2. Непосредственный контроль за исполнением  правовых  актов
Российской  Федерации  (сбор  информационных  материалов,  их  анализ,
доклад руководству) обеспечивает управление организационно-контрольной
работы администрации.
     13.6.3. Контроль исполнения правовых актов Российской Федерации и
поручений,  содержащихся  в  них,  по  существу  вопроса  обеспечивают
заместители председателя Правительства,  а также указанные в резолюции
Губернатора руководители исполнительных органов государственной власти
области, структурных подразделений.
     13.6.4. Содержание  резолюции  Губернатора по исполнению правовых
актов     Российской     Федерации     заносится     в     электронную
учетно-регистрационную карточку, которая направляется исполнителям и в
управление организационно-контрольной работы администрации.
     13.6.5. Правовые  акты  Российской  Федерации  отделом  служебной
корреспонденции     (канцелярией)     управления      делопроизводства
администрации передаются исполнителю под роспись.
     13.6.6. Исполненные   правовые    акты    Российской    Федерации
направляются    в    управление    организационно-контрольной   работы
администрации под роспись для проверки сроков и качества исполнения. В
случае   выявления   факта  ненадлежащего  исполнения  правового  акта
Российской   Федерации   управление   извещает    должностное    лицо,
ответственное  за  выполнение  поручения,  о  выявленных недостатках с
целью их устранения. В случае повторного выявления докладывает об этом
Губернатору,  а  в  его  отсутствие  - вице-губернатору - председателю
Правительства.  Затем  правовые  акты  передаются  в  отдел  служебной
корреспонденции      (канцелярию)      управления     делопроизводства
администрации.
     13.6.7. Все правовые  акты Российской Федерации хранятся в отделе
служебной  корреспонденции  (канцелярии)  управления  делопроизводства
администрации  и  по  истечении календарного года в переплетенном виде
сдаются на хранение в архив управления делопроизводства.
     13.6.8. Срок исполнения правовых актов Российской Федерации, если
он не указан в них,  - в  течение  одного  месяца.  В  случае  наличия
поручения, непосредственно связанного с нормотворческой деятельностью,
срок  исполнения  правовых  актов  Российской  Федерации,   содержащих
подобные поручения,  - в течение двух месяцев.  Поручения Президента и
Правительства  Российской  Федерации   исполняются   в   указанные   в
соответствующих  документах  сроки.  Если  срок  не  указан в них,  он
составляет один месяц.
     13.6.9. При   необходимости   (обязательно   наличие  объективных
оснований)  продления  срока  исполнения  правовых  актов   Российской
Федерации должностное лицо, которому поручено исполнение, до истечения
срока представляет на имя Губернатора или  руководителя  администрации
докладную   записку   с  мотивированной  просьбой  о  продлении  срока
исполнения.
     13.6.10. Если  поручение Губернатора по исполнению правовых актов
Российской  Федерации  дано  нескольким  должностным  лицам,  то   его
исполнение   координирует  должностное  лицо,  указанное  в  поручении
первым.
     13.6.11. Информация о выполнении, поручений, указанных в правовых
актах Российской  Федерации,  отправляется  в  центральные  органы  не
позднее  чем  за  5  дней  до  истечения  срока  исполнения.  В случае
несвоевременного представления  ответа  в  указанный  срок  управление
организационно-контрольной  работы  администрации  докладывает об этом
Губернатору,  а в его отсутствие  -  вице-губернатору  -  председателю
Правительства.
     13.7. Организация  контроля   за   исполнением   правовых   актов
Губернатора и Правительства.
     Контроль за  исполнением  включает:   постановку   на   контроль,
своевременное  доведение  документа  до  исполнителя,  предварительную
проверку в ходе исполнения,  учет и обобщение  результатов  исполнения
документов,  информирование  заместителя  председателя  Правительства,
снятие с контроля.
     13.7.1. Правовые акты Губернатора и Правительства,  не содержащие
конкретных поручений и сроков  исполнения,  ставятся  на  контроль  по
указанию  Губернатора,  вице-губернатора - председателя Правительства,
заместителей председателя Правительства и начальника управления
     13.7.2. Подлежат     контролю    правовые    акты    Губернатора,
Правительства,  содержащие конкретные поручения и сроки исполнения (за
исключением   рекомендательных).   Если  срок  исполнения  не  указан,
поручение должно  исполняться  в  течение  месяца.  В  случае  наличия
поручений,  связанных с нормотворческой деятельностью, срок исполнения
составляет два месяца.  В отдельных случаях сроки исполнения поручений
могут  быть  продлены  Губернатором или руководителем администрации на
основании представленной информации  с  указанием  объективных  причин
изменения      срока,      с      визой      начальника     управления
организационно-контрольной работы администрации или его заместителя.
     13.7.3. Управление        организационно-контрольной       работы
администрации  осуществляет  предупредительный  контроль  за   сроками
исполнения  правовых  актов  Губернатора,  Правительства  путем  сбора
устной,  а в отдельных случаях письменной информации об исполнении.  В
случае   выявления   факта  ненадлежащего  исполнения  правового  акта
Губернатора,  Правительства  управление  извещает  должностное   лицо,
ответственное  за выполнение поручения,  либо заместителя председателя
Правительства,  курирующего  соответствующий  вопрос,   о   выявленных
недостатках  с  целью  их  устранения.  В  случае повторного выявления
докладывает об этом Губернатору, а в его отсутствие - вице-губернатору
- председателю Правительства.
     13.7.4. Управление       организационно-контрольной        работы
администрации  ежемесячно  по  состоянию  на  5  число после отчетного
периода  представляет  Губернатору,   а   также   вице-губернатору   -
председателю Правительства,  руководителю администрации,  заместителям
председателя Правительства обобщенные  данные  о  ходе  и  результатах
исполнения изданных правовых актов Губернатора, Правительства.
     13.7.5. Правовые  акты  Губернатора  и  Правительства  после   их
фактического исполнения в установленные сроки снимаются с контроля.
     Снятие с контроля  правовых  актов  Губернатора  и  Правительства
осуществляется   Губернатором   и   руководителем   администрации   по
представлении   соответствующих   информации   и   справок    проверок
заместителем  председателя  Правительства,  руководителем структурного
подразделения,  исполнительного органа государственной власти области,
внесшего    данный    документ,    с   визой   начальника   управления
организационно-контрольной работы администрации или его заместителя.
     13.8. Организация контроля за исполнением поручений, содержащихся
в протоколах заседаний Правительства,  а также поручений  Губернатора,
вице-губернатора - председателя Правительства.
     Контроль за  исполнением  включает:   постановку   на   контроль,
своевременное  доведение  документа  до  исполнителя,  предварительную
проверку в ходе исполнения,  учет и обобщение  результатов  исполнения
документов,  информирование  заместителя  председателя  Правительства,
снятие с контроля.
     13.8.1. Исполнение   поручений,  содержащихся  в  постановлениях,
распоряжениях   Губернатора,   Правительства,   протоколах   заседаний
Правительства,  а  также  поручений  Губернатора,  вице-губернатора  -
председателя   Правительства   (далее   -   поручение),   организуется
заместителями      председателя      Правительства,     руководителями
исполнительных органов  государственной  власти  области,  структурных
подразделений   и   (или)  иными  должностными  лицами,  которым  даны
соответствующие поручения.
     Доведение поручений  до  исполнителей  обеспечивается управлением
делопроизводства администрации.
     Поручения Правительства,     содержащиеся    в    постановлениях,
распоряжениях   Правительства,   доводятся   до   исполнителей   путем
направления копии соответствующего акта.
     Поручения, содержащиеся  в  протоколах  заседаний  Правительства,
доводятся  до  исполнителей  путем  направления  протоколов  заседаний
Правительства или выписок из них.
     Поручения, содержащиеся   в   протоколах   совещаний,  проводимых
Губернатором,  вице-губернатором  -  председателем  Правительства,   и
резолюциях  по  рассмотренным ими вопросам,  доводятся до исполнителей
путем направления им протоколов совещаний или  выписок  из  них,  либо
резолюций, оформленных в установленном порядке.
     Ответственность за  качественное   и   своевременное   исполнение
поручений возлагается на исполнителя.
     Исполнителем признается  исполнительный   орган   государственной
власти  области,  руководитель  которого  указан  в тексте поручения и
несет  ответственность  за  качественное  и  своевременное  исполнение
поручений.
     Если поручение    дано    нескольким    исполнительным    органам
государственной    власти    области,    то    исполнительный    орган
государственной власти области,  руководитель которого указан в тексте
поручения  первым  или  обозначен  словом  "созыв",  является  главным
исполнителем.   Главный   исполнитель   несет    ответственность    за
качественное   и   своевременное   исполнение  поручения.  Все  другие
исполнительные органы  государственной  власти  области,  указанные  в
поручении, являются соисполнителями поручения.
     Главный исполнитель      определяет      сроки      представления
соисполнителями   предложений,   порядок   согласования  и  подготовки
итогового варианта исполнения поручения.  При необходимости исполнения
поручения  в  сжатые  сроки  главный исполнитель организует исполнение
поручения в оперативном порядке,  для чего  согласовывает  предложения
соисполнителей  в рабочем порядке,  используя для этого согласительные
мероприятия.
     13.8.2. В  поручениях,  как  правило,  устанавливается конкретный
срок (календарная дата) их исполнения.
     Если срок исполнения поручения превышает 1 месяц,  то в поручении
устанавливаются  сроки  представления  докладов  о   ходе   исполнения
поручения.
     В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно",
которые  предусматривают соответственно исполнение поручения в течение
трех или десяти рабочих дней  начиная  с  даты  поступления  поручения
главному исполнителю.
     Если срок исполнения не указан,  поручение подлежит исполнению  в
срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца,  а
если в следующем месяце нет такого числа,  то до первого рабочего  дня
следующего  месяца)  начиная  с  даты  поступления  поручения главному
исполнителю. Если последний день срока исполнения поручения приходится
на нерабочий день,  оно подлежит исполнению в следующий за ним рабочий
день.
     В исключительных   случаях,   когда   по   объективным   причинам
исполнение   поручения   в   установленный  срок  невозможно,  главный
исполнитель представляет Губернатору,  руководителю администрации  или
давшему  поручение  должностному  лицу  мотивированное  предложение  о
продлении  срока  с  указанием  планируемой  даты  исполнения.   Такие
предложения  представляются не позднее чем в 10-дневный срок начиная с
даты поступления  поручения  главному  исполнителю.  Сроки  исполнения
срочных и оперативных поручений не продлеваются.
     13.8.3. В  последний  день  указанного срока главным исполнителем
представляется  информация  о  выполнении   поручения   в   управление
организационно-контрольной   работы  администрации  в  виде  служебной
записки.
     13.8.4. В    случае    устного    поручения    Губернатора    или
вице-губернатора    -    председателя     Правительства     управление
организационно-контрольной работы администрации запрашивает исполнение
по  телефону  или  телефонограммой.  В  соответствии  с   запросом   в
установленные сроки исполнителями представляется устная или письменная
(в зависимости от поручения) информация.
     13.8.5. Поручения    снимаются,    с    контроля    руководителем
администрации.
     13.8.6. Поручения    Губернатора   и   Правительства   после   их
фактического исполнения в установленные сроки снимаются с контроля.
     Снятие с   контроля   поручений   Губернатора   и   Правительства
осуществляется  Губернатором  или   руководителем   администрации   по
представлении    соответствующих   информации   и   справок   проверок
заместителем председателя  Правительства,  руководителем  структурного
подразделения,  исполнительного органа государственной власти области,
ответственного за исполнение поручений,  с визой начальника управления
организационно-контрольной работы администрации или его заместителя.

               14. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ
                         ДОКУМЕНТОВ И ПЕЧАТЕЙ

     14.1. Для обеспечения деятельности Губернатора,  Правительства  и
должностных лиц устанавливаются следующие виды бланков:
     - гербовые (приложения N 1-12):
     "Губернатор Астраханской области"
     "Вице-губернатор -   председатель   Правительства    Астраханской
области"
     "Правительство Астраханской   области"   (с   реквизитами,    без
реквизитов)
     "Заместитель председателя Правительства Астраханской области"
     "Постановление Губернатора Астраханской области"
     "Распоряжение Губернатора Астраханской области"
     "Постановление Правительства Астраханской области"
     "Распоряжение Правительства Астраханской области"
     "Администрация Губернатора  Астраханской области" (с реквизитами,
без реквизитов)
     "Руководитель администрации Губернатора Астраханской области"
     - негербовые  бланки  структурных   подразделений   администрации
Губернатора.
     14.2. Бланки  документов,  применяемые  в  администрации,  должны
использоваться  строго по назначению и без соответствующего разрешения
не могут передаваться другим лицам.
     14.3. Гербовые  бланки  в  администрации являются полиграфической
продукцией,  бланками строгой отчетности и подлежат учету в управлении
делопроизводства администрации.
     14.4. Изготовление гербовых бланков осуществляется в соответствии
с    ГОСТР    6.30-2003   по   заказам   управления   делопроизводства
администрации.
     14.5. Бланки  документов  изготавливаются на белой бумаге формата
А4  (210х297  мм)  на  основе  продольного  и  углового   расположения
реквизитов.  Каждый лист документа,  оформленный как на бланке,  так и
без него, должен иметь поля не менее (мм):
     левое - 20 (35)
     правое - 10
     верхнее - 20
     нижнее - 20
     14.6. Гербовые   бланки  в  администрации  подлежат  учету.  Учет
гербовых   бланков   ведется   раздельно   по    видам    бланков    в
регистрационно-учетной форме  (журнале)  в управлении делопроизводства
администрации,   секретариатах   Губернатора,    вице-губернатора    -
председателя   Правительства,  секретариатах  (приемных)  заместителей
председателя Правительства, руководителя администрации.
     14.7. Гербовые бланки хранятся в сейфах.
     14.8. Уничтожение  испорченных,  недействующих  гербовых  бланков
осуществляется по акту с отметкой в журнале.
     14.9. Контроль  за  изготовлением,  использованием  и   хранением
гербовых    бланков   возлагается   на   управление   делопроизводства
администрации.  Лица, персонально ответственные за учет, использование
и хранение бланков, определяются приказом руководителя администрации.
     14.10. Бланки     (негербовые)     структурного     подразделения
изготавливаются  в  том случае,  если руководитель подразделения имеет
право подписи.
     Допускается изготовление   бланков  структурных  подразделений  с
помощью   средств   вычислительной,   техники   непосредственно    при
изготовлении конкретного документа.
     14.11. Изготовление     бланков     структурных     подразделений
осуществляется    по    согласованию    с    начальником    управления
делопроизводства администрации.
     14.12. Руководители      структурных      подразделений     несут
ответственность за обеспечение сохранности бланков и  правильность  их
использования.
     14.13. Для удостоверения подлинности документов или  соответствия
копий  документов  подлинникам в администрации используются гербовые и
другие печати.
     Гербовая печать  "Губернатор  Астраханской  области"  ставится на
наиболее важных документах  Губернатора,  требующих  удостоверения  их
подлинности (юридической силы) (приложение N 23).
     Гербовая печать "Правительство Астраханской области" ставится  на
наиболее  важных  документах,  требующих  удостоверения их подлинности
(юридической силы).  Гербовой печатью Правительства заверяются подписи
Губернатора,    вице-губернатора    -    председателя   Правительства,
заместителей председателя Правительства  на  документах  Правительства
(приложение N 24).
     Гербовая печать "Администрация Губернатора Астраханской  области"
ставится   на  наиболее  важных  документах,  касающихся  деятельности
администрации,  для удостоверения их  подлинности  (юридической  силы)
(приложение N 25).
     14.14. Для  проставления  отметок   о   получении,   регистрации,
прохождении   и  исполнении  документов,  других  отметок  справочного
характера применяются соответствующие штампы.
     14.15. Ha   копиях   постановлений  и  распоряжений  Губернатора,
Правительства проставляется круглая  (негербовая)  печать  "Управление
делопроизводства  администрации Губернатора Астраханской области".  На
копиях   постановлений,   распоряжений   Губернатора,   Правительства,
выданных    архивом    управления    делопроизводства   администрации,
проставляется   круглая   (негербовая)   печать   архива    управление
делопроизводства администрации.
     На документах,  справках по личному составу проставляется круглая
(негербовая)  печать  отдела  кадров  управления  кадровой  политики и
государственной службы администрации.
     При отправке  документов  на  пакетах  проставляется  специальная
печать  "Для  пакетов",   на   телеграммах   -   печать   (негербовая)
"Телеграмма".
     14.16. Оттиск  печати  проставляется  на  документах   в   строго
определенном   месте.   При   этом  оттиск  должен  захватывать  часть
наименования должности и подписи лица, подписавшего документ.
     14.17. Изготовление    гербовых   и   других   печатей,   штампов
производится управлением делами Губернатора на основании заказа  после
согласования образцов печатей с руководителем администрации.
     14.18. Изготовленные  печати  и  штампы  должны   учитываться   в
специальном   журнале  в  управлении  делопроизводства  администрации,
выдаваться  работникам   под   расписку,   храниться   в   несгораемых
металлических шкафах или сейфах.
     14.19. Контроль  за  правильностью   хранения   и   использования
гербовых  печатей осуществляет руководитель администрации,  негербовых
печатей   и   штампов   -   начальник   управления    делопроизводства
администрации.

                  15. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ
                            С ДОКУМЕНТАМИ

     15.1. Машинописные работы.
     15.1.1. Печатание   документов   в   администрации   производится
управлением делопроизводства администрации (сектор  автоматизированной
обработки   и   выпуска   документов),  в  секретариатах  Губернатора,
вице-губернатора   -    председателя    Правительства,    заместителей
председателя  Правительства и в структурных подразделениях.  Документы
печатаются на ПЭВМ с  использованием  текстового  редактора  Microsoft
Word версии 6.0 и выше.
     15.1.2. В управлении  делопроизводства  администрации  печатаются
документы  только  служебного  характера.  Печатание  под  диктовку не
производится.
     В первоочередном   порядке   печатаются   проекты  постановлений,
распоряжений Губернатора и Правительства,  документы к мероприятиям  с
участием Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, а
также  другие  документы,  связанные   с   обеспечением   деятельности
Губернатора и Правительства.
     Срочные документы   печатаются   в   очередности,    определяемой
начальником   управления   делопроизводства   администрации   или  его
заместителем,   а   также   на   основании   поручений    руководителя
администрации, заместителя руководителя администрации.
     15.1.3. Все  документы  для  печатания   передаются   заведующему
сектором автоматизированной обработки и выпуска документов. Они должны
быть  написаны  чернилами  и  тщательно  отредактированы.  Исполнитель
обязан  проверить  рукопись  документа.  Особое  внимание  должно быть
обращено на четкое и  разборчивое  написание  фамилий,  географических
названий, наименований организаций, предприятий, цифр, дат и т.д.
     Рукописи, написанные  неразборчиво,   карандашом   или   красными
чернилами, к печатанию не принимаются.
     15.1.4. Документы должны печататься  с  соблюдением  ГОСТР  6.30-
2003  на  организационно-распорядительную  документацию  и  требований
настоящей Инструкции.
     15.1.5. Служебные письма печатаются, как правило, шрифтом размера
14 через одинарный интервал,  таблицы -  шрифтами  12,  13,  14  через
одинарный   интервал.   Постановления   и   распоряжения  Губернатора,
постановления  и  распоряжения  Правительства,  приказы   руководителя
администрации   печатаются   шрифтом   14  через  одинарный  интервал.
Приложения  к  постановлениям,  распоряжениям,  приказам  могут   быть
напечатаны с использованием шрифтов 12, 13 через одинарный интервал.
     15.1.6. Название  вида  документа  (акт,   протокол,   положение,
договор, устав и т.д.) печатается прописными буквами.
     15.1.7. Если заголовок  к  тексту  превышает  5  строк  печатного
текста  с  длиной  строки в 28 печатных знаков,  то он продлевается до
границы правого поля.
     15.1.8. Все  реквизиты  (кроме текста),  в том числе наименование
организации,  структурного   подразделения,   указание   должности   с
инициалами и фамилией лица,  которому адресуется документ,  и почтовый
адрес  организации  печатаются  с  новой  строки  от   левой   границы
текстового  поля.  Те  же  требования должны соблюдаться при печатании
документа частному лицу.
     15.1.9. Фамилия  исполнителя  и  номер  его  служебного  телефона
печатаются в левом нижнем  углу  последнего  листа  документа  (размер
шрифта 12), например:

     И.П. Кораблев
     22-38-14

     Инициалы, фамилия исполнителя (составителя) документа и номер его
служебного   телефона   обязательно  указываются  только  в  исходящих
документах (письмах,  справках,  докладных записках,  заключениях).  В
сопроводительных письмах,  письмах-ответах эти реквизиты, как правило,
не указываются.
     15.1.10. Печатание   документов   и  материалов  производится  на
бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.
     Документы и  материалы  печатаются  в  одном  экземпляре и вместе
рукописью передаются исполнителю.
     Документы и  материалы,  подлежащие  дальнейшему редактированию и
правке в подразделении, могут быть переписаны на дискету заказчика. На
жестких  дисках  ПЭВМ  сектора  автоматизированной обработки и выпуска
документов управления делопроизводства администрации записанные тексты
хранятся в течение двух месяцев.
     Не подлежат  распечатыванию  документы  и  материалы  с   дискеты
заказчика, выполненные в структурных подразделениях.
     15.1.11. При распечатке документов и материалов  слева  в  нижней
части  каждого  листа указываются наименование файла данного документа
(материала), дата печатания, инициалы работника, печатавшего документ.
     15.2. Копировально-множительные работы.
     15.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в секторе
копировально-множительных     работ     управления    делопроизводства
администрации.
     15.2.2. На  копирование  сдаются  только  служебные  документы  с
заказом на бланке установленной формы (приложение N  26),  заполненном
заказчиком.  Право  подписи  на  заказе имеют руководители структурных
подразделений,  в том  числе  их  заместители,  включая  руководителей
отделов  в составе управлений администрации.  Разрешение на исполнение
заказа дает начальник управления  делопроизводства  администрации  или
его заместитель.
     Тиражирование гербовых бланков не разрешается.
     Копирование федеральных законов, указов и распоряжений Президента
Российской  Федерации,  постановлений  и  распоряжений   Правительства
Российской  Федерации,  постановлений  и  распоряжений  Губернатора  и
Правительства   производится   только    по    заказам,    подписанным
руководителем  администрации,  начальником управления делопроизводства
администрации.
     15.2.3. Документы  передаются  на  копирование в несброшюрованном
виде, четко напечатанные (как правило, первые экземпляры).
     Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
     15.2.4. В  секторе  копировально-множительных  работ   управления
делопроизводства  администрации  ведется  учет  выполненных  работ  на
основании заказов, которые хранятся в течение одного года.

                   16 СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ,
               ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПОСЛЕДУЮЩЕЕ ХРАНЕНИЕ И
                       ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

     16.1. Номенклатура   дел    в    администрации    разрабатывается
работниками   секретариатов,   приемных,   структурных  подразделении,
управления делопроизводства администрации.
     16.2. Составление  номенклатурных  дел,  отбор дел для хранения и
уничтожения  в  администрации  осуществляются  при  участии  постоянно
действующей  экспертной  комиссии,  создаваемой  приказом руководителя
администрации.
     16.3. Номенклатура   дел   включает   в   себя  виды  документов,
образующихся в деятельности  секретариатов  (приемных)  и  структурных
подразделений.
     Наименование дел,  включаемых  в  номенклатуру,  составляется  по
вопросам и темам,  определяющим содержание документов,  с указанием их
разновидности.  После  перечня  дел  оставляется  несколько  свободных
номеров для внесения в нее дополнений.
     16.4. Заголовки  дел  в  номенклатуре  располагаются  в   порядке
важности включенных в них документов.
     16.5. Все дела имеют свой индекс,  который состоит  из  условного
обозначения  структурных  подразделений  и  порядкового  номера дел по
номенклатуре.
     Дела по  вопросам,  которые  решаются  в течение двух и более лет
(переходящие),  вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем  же
индексом и номером в течение всего срока.
     16.6. Номенклатура дел  предусматривает  формирование  документов
постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.
     16.7. На основании номенклатуры дел  секретариатов  (приемных)  и
структурных  подразделений составляется сводная номенклатура,  которая
согласовывается   управлением   делопроизводства    администрации    с
агентством  по  делам  архивов  Астраханской  области  и  утверждается
руководителем администрации не позднее 15 декабря текущего года.
     16.8. Сводная номенклатура дел состоит из разделов, одноименных с
названиями  секретариатов  (приемных)  и  структурных   подразделений.
Каждому   разделу   сводной   номенклатуры  дел  присваивается  индекс
соответствующего структурного подразделения.
     16.9. Исполненные  документы группируются в дела в соответствии с
номенклатурой  дел  (приложения  N  27,  28).   При   оформлении   дел
необходимо:
     - раздельно группировать дела  постоянного  и  временного  сроков
хранения;
     - проверять   соответствие   документов    заголовку    дел    по
номенклатуре;
     - группировать в деле документы одного года;
     - проверять  правильность оформления документов,  то есть наличие
необходимых подписей,  дат и номеров, отметок об исполнении, подписей,
заверяющих копии, и т.д.;
     - включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать
лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;
     - располагать документы в делах в хронологическом порядке.
     В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, то
есть  документ-ответ  помещать  после  документа-запроса.   Приложения
присоединять   к  документам,  к  которым  они  относятся  (приложения
большого объема могут выделяться в отдельные тома).
     16.10. В  каждый  том (дело) рекомендуется подшивать не более 250
листов при толщине не более 4 см.  При большем количестве  документов,
относящихся  к  данному делу,  формируется несколько томов под одним и
тем же заголовком.  В конце  каждого  дела  оформляется  заверительная
надпись.  Формы обложки дела, внутренней описи и заверительной надписи
указаны в приложениях N 29-32.
     16.11. К   томам-сборникам  с  постановлениями  и  распоряжениями
Губернатора  и  Правительства  составляются  оглавления,   в   которых
указываются   номера   решений,   включенных   в  данный  сборник,  их
содержание, даты принятия и номера листов.
     16.12. Неисполненные  и подлежащие возврату документы подшивать в
дела запрещается.
     16.13. По  окончании  года  в номенклатуре указывается количество
сформированных   дел:   отдельно   постоянного,   долговременного    и
кратковременного   сроков   хранения,  а  также  дел,  переходящих  на
следующий год.
     16.14. Дела  хранятся  в  шкафах  в  вертикальном  положении.  На
корешках обложек (папок) дел должны  быть  указаны  их  обозначения  в
соответствии с утвержденной номенклатурой.
     16.15. Работники   администрации   обязаны   обеспечить    полную
сохранность   всех   поступивших   и   образующихся   в   деятельности
администрации   документов.   Выдача   дел   из   архива    управления
делопроизводства администрации запрещается.
     16.16. В  исключительных   случаях   по   разрешению   начальника
управления  делопроизводства администрации дела выдаются ответственным
работникам администрации для служебного пользования под расписку.
     Отдельные документы из дел не выдаются.
     В исключительных случаях документ может быть изъят  из  дела,  но
вместо   него   в   дело  вкладывается  карта-заместитель,  в  которой
указывается,  какой документ,  когда и кем взят. Документ выдается под
расписку.    Подлинные   экземпляры   постановлений   и   распоряжений
Губернатора, Правительства из дел не изымаются.
     Контроль за   возвращением   документа   в  дело  возлагается  на
специалиста архива управления делопроизводства администрации.
     16.17. По   истечении   одного   года   хранения  дел  в  текущем
делопроизводстве  (кроме   переходящих   дел)   документы   вместе   с
регистрационными   карточками   к   ним  сдаются  в  архив  управления
делопроизводства администрации.