Постановление Губернатора Волгоградской области от 12.03.2013 № 215

      регистрацию электронного  документа;  рассмотрение  электронного
документа;
      исполнение электронного документа;
      контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;
      направление электронного документа в дело.
      3. Порядок обработки электронных документов
      3.1. Порядок  работы  с  поступающими  (входящими)  электронными
документами
      3.1.1.   Прием,   предварительная   обработка   и    регистрация
документов, поступивших в электронной форме
      3.1.1.1.  Документы,  поступившие  в   аппарат   Губернатора   и
Правительства  Волгоградской  области в электронной форме, проверяются
службой делопроизводства  на  наличие  в  РКК  следующих  обязательных
реквизитов:
      регистрационного номера электронного документа;
      даты электронного документа;
      заголовка (краткого содержания) электронного документа;
      вложений (электронного образа документа  или  вложенного  файла,
если электронный документ указан в сводной номенклатуре дел с отметкой
"Дело ведется в электронном виде");
      связанных документов;
      электронной подписи.
      Служба  делопроизводства   осуществляет   проверку   подлинности
электронной подписи.
      3.1.1.2. При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии  в
ней  обязательных реквизитов документ возвращается автору электронного
документа без регистрации с отметкой о причинах возврата.
      3.1.1.3.  В  случае  соблюдения   вышеперечисленных   требований
электронный документ регистрируется и направляется на рассмотрение.
      3.1.2.   Прием,   предварительная   обработка   и    регистрация
документов, поступивших на бумажном носителе
      3.1.2.1.  Документы,  поступившие  в   аппарат   Губернатора   и
Правительства Волгоградской области на бумажном носителе, включаются в
систему  электронного  документооборота  после  создания   электронных
образов документов (сканирования).
      При сканировании документов для последующего вложения в  системе
электронного   документооборота   необходимо   использовать  следующие
параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру
-  ч/б  (либо  цветную  для  страниц,  содержащих  подпись  и печать);
разрешение — 200 dpi (200 точек на дюйм).
      3.1.2.2.  Документ,  поступивший  на  бумажном  носителе,  после
проведения    предварительной    обработки    регистрируется   службой
делопроизводства  в  системе   электронного   документооборота   путем
создания  РКК,  в  которую  вносятся  основные  обязательные реквизиты
документа:
      регистрационный номер электронного документа;
      дата электронного документа;
      заголовок (краткое содержание) электронного документа;
      вложение (электронный образ документа);
      связанный   документ   (если   таковой   указан   в   тексте   и
зарегистрирован в системе электронного документооборота).
      3.1.2.3.  После  заполнения  в   РКК   обязательных   реквизитов
формируется  маршрут  прохождения  документа,  и созданный электронный
документ направляется на рассмотрение.
      3.1.3.   Прием,   предварительная   обработка   и    регистрация
документов, поступивших по электронной почте
      3.1.3.1. Документы  могут  поступать  в  аппарат  Губернатора  и
Правительства  Волгоградской  области на официальный адрес электронной
почты. Участниками обмена информацией по электронной  почте  являются:
аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области, юридические
и физические лица.
      3.1.3.2.   Электронные   документы,   поступившие   в    аппарат
Губернатора   и   Правительства  Волгоградской  области  и  отвечающие
требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации  в
системе электронного документооборота в установленном порядке.
      3.1.3.3.  В  случае   невозможности   идентификации   реквизитов
поступившего  электронного  сообщения  служба  делопроизводства вправе
затребовать от лица, направившего электронное сообщение,  документ  на
бумажном носителе.
      3.1.3.4. В системе  электронного  документооборота  производится
предварительная   обработка   и  регистрация  электронных  документов,
поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на
бумажном   носителе   (за   исключением   функции  сканирования).  РКК
заполняется сведениями из  заголовка  электронного  сообщения.  К  РКК
прикрепляется  файл,  поступивший  по электронной почте, и формируется
маршрут прохождения электронного документа.
      3.1.3.5. После регистрации электронный документ, поступивший  на
официальный адрес электронной почты, направляется на рассмотрение.
      3.1.4.  Рассмотрение   поступившего   (входящего)   электронного
документа,подготовка  резолюций  (выдача поручений по его исполнению),
постановка  на   контроль   и   направление   электронного   документа
ответственному исполнителю (исполнителю)
      3.1.4.1.    Зарегистрированный    в     системе     электронного
документооборота  электронный  документ  направляется  на рассмотрение
лицам,  уполномоченным  на  рассмотрение  электронного  документа,   и
подготовку резолюций (выдачу поручений по его исполнению).
      Резолюции должны быть подписаны электронной подписью.
      3.1.4.2. Постановка  электронного  документа  на  контроль  (при
необходимости) осуществляется путем добавления поручения "На контроль"
с указанием данных о работнике, его  осуществляющем  и  имеющем  право
снять  исполненный  электронный документ с контроля, сроках исполнения
электронного документа.
      3.1.4.3. Рассмотренный в системе электронного  документоооборота
электронный    документ    направляется   ответственному   исполнителю
(исполнителю) на исполнение в соответствии  с  резолюциями  (выданными
поручениями  по его исполнению) и сформированным маршрутом прохождения
электронного документа.
      3.1.5.   Исполнение   поступившего   (входящего)    электронного
документа
      Исполнение  поступившего  (входящего)   электронного   документа
включает в себя:
      непосредственное   ознакомление   с    поступившим    (входящим)
электронным документом;
      сбор  и  обобщение  информации  от   исполнителей   поступившего
(входящего) электронного документа (для ответственного исполнителя);
      непосредственное     исполнение     поступившего     (входящего)
электронного документа (для исполнителя);
      создание файла (ответа на исполненный электронный документ);
      снятие электронного документа с  контроля  при  исполнении  всех
выданных поручений.
      3.2.   Работа   с   отправляемыми   (исходящими)    электронными
документами
      3.2.1.   Подготовка   отправляемых    (исходящих)    электронных
документов включает в себя следующие этапы:
      подготовку  проекта  отправляемого   (исходящего)   электронного
документа (создание файла с текстом электронного документа);
      создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и
заполнение  ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание
вложения и прикрепление файла отправляемого (исходящего)  электронного
документа, внесение сведений о связанных электронных документах);
      формирование  маршрута  прохождения  отправляемого  (исходящего)
электронного документа;
      отправку отправляемого  (исходящего)  электронного  документа  в
соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.
      3.2.2.   Согласование   проекта    отправляемого    (исходящего)
электронного   документа   в   системе  электронного  документооборота
включает в себя:
      согласование  проекта  отправляемого  (исходящего)  электронного
документа    заинтересованными    лицами    аппарата   Губернатора   и
Правительства Волгоградской области;
      направление  проекта  отправляемого  (исходящего)   электронного
документа  на  доработку  ответственному исполнителю (исполнителю) при
наличии замечаний;
      доработку  ответственным  исполнителем  (исполнителем)   проекта
отправляемого  (исходящего)  электронного  документа  в соответствии с
замечаниями и направление его на согласование повторно.
      3.2.3. Проверка правильности  оформления  проекта  отправляемого
(исходящего) электронного документа включает в себя:
      проверку  соответствия   документа   установленным   требованиям
делопроизводства   (проверка   наличия  всех  необходимых  реквизитов,
правильности их оформления);
      направление  проекта  отправляемого  (исходящего)   электронного
документа  на  доработку  ответственному исполнителю (исполнителю) при
наличии замечаний по оформлению;
      доработку  ответственным  исполнителем  (исполнителем)   проекта
отправляемого  (исходящего)  электронного  документа  в соответствии с
замечаниями и направление  его  на  проверку  правильности  оформления
повторно.
      3.2.4.    Подписание    проекта    отправляемого    (исходящего)
электронного документа включает в себя:
      ознакомление   с    содержанием    отправляемого    (исходящего)
электронного документа;
      подписание отправляемого (исходящего) электронного документа при
отсутствии замечаний;
      направление  проекта  отправляемого  (исходящего)   электронного
документа  на  доработку  ответственному исполнителю (исполнителю) при
наличии замечаний;
      доработку  ответственным  исполнителем  (исполнителем)   проекта
отправляемого  (исходящего)  электронного  документа  в соответствии с
замечаниями и направление его на подписание повторно.
      3.2.5.  При   получении   проекта   отправляемого   (исходящего)
электронного   документа   на   доработку   ответственный  исполнитель
(исполнитель) обязан:
      доработать электронный документ  в  соответствии  с  полученными
замечаниями;
      повторно сформировать маршрут прохождения проекта  отправляемого
(исходящего) электронного документа;
      направить   проект   отправляемого   (исходящего)   электронного
документа   на   согласование,   проверку  правильности  оформления  и
подписание повторно.
      3.2.6.  После  процедуры  подписания  отправляемый   (исходящий)
электронный документ направляется на регистрацию.
      Служба  делопроизводства   осуществляет   проверку   подлинности
электронной подписи.
      В РКК заполняется поле "Дело по номенклатуре" в  соответствии  с
номенклатурой   дел,   регистрационный   номер  и  дата  отправляемого
(исходящего) электронного документа.
      После  регистрации  в  системе   электронного   документооборота
документ, подписанный электронной подписью, поступает на этап отправки
адресату.
      3.2.7.   Для   бумажной   версии   отправляемого    (исходящего)
электронного    документа    на    этапе    регистрации   производится
распечатывание отправляемого  (исходящего)  электронного  документа  в
необходимом  количестве  экземпляров,  его  верификация  с электронным
документом и  направление  на  подпись  лицу,  выполнившему  процедуру
подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа.
      После завершения процедуры регистрации и подписания отправляемый
(исходящий)   электронный   документ,   сформированный   на   бумажном
носителе, направляется на следующий этап - сканирование.
      При сканировании  осуществляется  создание  электронного  образа
отправляемого (исходящего) электронного документа и его прикрепление к
РКК.
      3.2.8.  После  завершения  процедуры  сканирования  отправляемый
(исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе,
направляется на отправку адресату.
      В систему электронного документооборота, наряду  с  направлением
отправляемого  (исходящего) электронного документа, сформированного на
бумажном носителе, направляется электронная версия документа.
      3.3. Направление электронного документа в дело
      3.3.1.  Направление  исполненного   электронного   документа   в
электронное  дело (службой делопроизводства либо лицом, осуществляющим
формирование дел в структурных подразделениях аппарата) заключается  в
определении  места  его  хранения  согласно  сводной  номенклатуре дел
аппарата.
      3.3.2. На этапе направления исполненного электронного  документа
в электронное дело в системе электронного документооборота заполняется
поле "Дело по номенклатуре", а также происходит проверка  соответствия
электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.
      3.3.3.  К  исполненному  документу,  поступившему  на   бумажном
носителе,  ответственным  исполнителем  (исполнителем) распечатывается
РКК,  которая  заверяется  службой   делопроизводства,   проставляется
отметка  о его исполнении, и документ направляется в дело, формируемое
на бумажном носителе.
      3.4. Хранение электронных документов
      3.4.1.  Электронные  документы  после  их  исполнения   подлежат
хранению  в  системе  электронного  документооборота  в  установленном
порядке в течение сроков, предусмотренных для  аналогичных  документов
на бумажном носителе.
      3.4.2. Исполненные электронные документы формируются  в  системе
электронного   документооборота  в  дела  в  соответствии  со  сводной
номенклатурой дел аппарата и индексируются в порядке, установленном  в
отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
      3.4.3.  Место  хранения   электронных   документов   в   системе
электронного  документооборота  до их передачи в архив, вид носителей,
на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и  длительного
сроков  хранения  определяются  с  учетом  функционирующих  в аппарате
Губернатора      и      Правительства      Волгоградской       области
программно-технических  средств, нормативных и методических документов
специально уполномоченного Правительством Волгоградской области органа
исполнительной власти в области архивного дела.
      3.4.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется
в  общем  порядке,  установленном  в  отношении документов на бумажном
носителе.
      3.4.5.  Архив  электронных  документов  формируется  в   системе
электронного документооборота службой делопроизводства.
      3.4.6. Сформированный в  системе  электронного  документооборота
архив электронных документов доступен только для просмотра.
      3.4.7. Доступ к информации, содержащейся  в  архиве  электронных
документов,  обеспечивается  путем установления определенных категорий
пользователей  и  применения  соответствующих  технических  средств  и
правовых норм действующего законодательства.
      3.4.8.  Передача  электронных  документов   на   государственное
хранение  осуществляется  в порядке, предусмотренном законодательством
Российской Федерации.
      3.5. Работа с внутренними документами
      3.5.1.  В  аппарате  Губернатора  и  Правительства Волгоградской
области    могут   создаваться   внутренние   документы.   Участниками
внутреннего   электронного   документооборота   являются:   Губернатор
Волгоградской  области,  вице-губернатор  - председатель Правительства
Волгоградской   области,   вице-губернатор   -  руководитель  аппарата
Губернатора  и Правительства Волгоградской области, первые заместители
и   заместители   председателя  Правительства  Волгоградской  области,
руководители  структурных  подразделений  аппарата  и  иные  работники
аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.         (В
редакции     Постановления     Губернатора    Волгоградской    области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      3.5.2.   Обработка    внутренних    документов    осуществляется
посредством   системы   электронного   документооборота   в   порядке,
предусмотренном подразделами 3.1.2, 3.1.4, 3.1.5, 3.3, 3.4  настоящего
раздела Инструкции.
      3.5.3. Прохождение внутренних электронных документов  на  этапах
их  подготовки,  согласования,  подписания и регистрации соответствует
прохождению отправляемых (исходящих) документов, а  на  этапе  приема,
регистрации,    рассмотрения,    контроля    исполнения,   исполнения,
направления в дело, хранения - поступающих (входящих) документов.

               X. Изготовление, учет, хранение и уничтожение          
                              печатей, штампов                        

      Порядок изготовления, учета,  хранения  и  уничтожения  печатей,
штампов  в  аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области
устанавливается распоряжением  аппарата  Губернатора  и  Правительства
Волгоградской области.