Постановление Губернатора Волгоградской области от 12.03.2013 № 215

      3.1.3.5. После регистрации электронный документ, поступивший  на
официальный адрес электронной почты, направляется на рассмотрение.
      3.1.4.  Рассмотрение   поступившего   (входящего)   электронного
документа,подготовка  резолюций  (выдача поручений по его исполнению),
постановка  на   контроль   и   направление   электронного   документа
ответственному исполнителю (исполнителю)
      3.1.4.1.    Зарегистрированный    в     системе     электронного
документооборота  электронный  документ  направляется  на рассмотрение
лицам,  уполномоченным  на  рассмотрение  электронного  документа,   и
подготовку резолюций (выдачу поручений по его исполнению).
      Резолюции должны быть подписаны электронной подписью.
      3.1.4.2. Постановка  электронного  документа  на  контроль  (при
необходимости) осуществляется путем добавления поручения "На контроль"
с указанием данных о работнике, его  осуществляющем  и  имеющем  право
снять  исполненный  электронный документ с контроля, сроках исполнения
электронного документа.
      3.1.4.3. Рассмотренный в системе электронного  документоооборота
электронный    документ    направляется   ответственному   исполнителю
(исполнителю) на исполнение в соответствии  с  резолюциями  (выданными
поручениями  по его исполнению) и сформированным маршрутом прохождения
электронного документа.
      3.1.5.   Исполнение   поступившего   (входящего)    электронного
документа
      Исполнение  поступившего  (входящего)   электронного   документа
включает в себя:
      непосредственное   ознакомление   с    поступившим    (входящим)
электронным документом;
      сбор  и  обобщение  информации  от   исполнителей   поступившего
(входящего) электронного документа (для ответственного исполнителя);
      непосредственное     исполнение     поступившего     (входящего)
электронного документа (для исполнителя);
      создание файла (ответа на исполненный электронный документ);
      снятие электронного документа с  контроля  при  исполнении  всех
выданных поручений.
      3.2.   Работа   с   отправляемыми   (исходящими)    электронными
документами
      3.2.1.   Подготовка   отправляемых    (исходящих)    электронных
документов включает в себя следующие этапы:
      подготовку  проекта  отправляемого   (исходящего)   электронного
документа (создание файла с текстом электронного документа);
      создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и
заполнение  ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание
вложения и прикрепление файла отправляемого (исходящего)  электронного
документа, внесение сведений о связанных электронных документах);
      формирование  маршрута  прохождения  отправляемого  (исходящего)
электронного документа;
      отправку отправляемого  (исходящего)  электронного  документа  в
соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.
      3.2.2.   Согласование   проекта    отправляемого    (исходящего)
электронного   документа   в   системе  электронного  документооборота
включает в себя:
      согласование  проекта  отправляемого  (исходящего)  электронного
документа    заинтересованными    лицами    аппарата   Губернатора   и
Правительства Волгоградской области;
      направление  проекта  отправляемого  (исходящего)   электронного
документа  на  доработку  ответственному исполнителю (исполнителю) при
наличии замечаний;
      доработку  ответственным  исполнителем  (исполнителем)   проекта
отправляемого  (исходящего)  электронного  документа  в соответствии с
замечаниями и направление его на согласование повторно.
      3.2.3. Проверка правильности  оформления  проекта  отправляемого
(исходящего) электронного документа включает в себя:
      проверку  соответствия   документа   установленным   требованиям
делопроизводства   (проверка   наличия  всех  необходимых  реквизитов,
правильности их оформления);
      направление  проекта  отправляемого  (исходящего)   электронного
документа  на  доработку  ответственному исполнителю (исполнителю) при
наличии замечаний по оформлению;
      доработку  ответственным  исполнителем  (исполнителем)   проекта
отправляемого  (исходящего)  электронного  документа  в соответствии с
замечаниями и направление  его  на  проверку  правильности  оформления
повторно.
      3.2.4.    Подписание    проекта    отправляемого    (исходящего)
электронного документа включает в себя:
      ознакомление   с    содержанием    отправляемого    (исходящего)
электронного документа;
      подписание отправляемого (исходящего) электронного документа при
отсутствии замечаний;
      направление  проекта  отправляемого  (исходящего)   электронного
документа  на  доработку  ответственному исполнителю (исполнителю) при
наличии замечаний;
      доработку  ответственным  исполнителем  (исполнителем)   проекта
отправляемого  (исходящего)  электронного  документа  в соответствии с
замечаниями и направление его на подписание повторно.
      3.2.5.  При   получении   проекта   отправляемого   (исходящего)
электронного   документа   на   доработку   ответственный  исполнитель
(исполнитель) обязан:
      доработать электронный документ  в  соответствии  с  полученными
замечаниями;
      повторно сформировать маршрут прохождения проекта  отправляемого
(исходящего) электронного документа;
      направить   проект   отправляемого   (исходящего)   электронного
документа   на   согласование,   проверку  правильности  оформления  и
подписание повторно.
      3.2.6.  После  процедуры  подписания  отправляемый   (исходящий)
электронный документ направляется на регистрацию.
      Служба  делопроизводства   осуществляет   проверку   подлинности
электронной подписи.
      В РКК заполняется поле "Дело по номенклатуре" в  соответствии  с
номенклатурой   дел,   регистрационный   номер  и  дата  отправляемого
(исходящего) электронного документа.
      После  регистрации  в  системе   электронного   документооборота
документ, подписанный электронной подписью, поступает на этап отправки
адресату.
      3.2.7.   Для   бумажной   версии   отправляемого    (исходящего)
электронного    документа    на    этапе    регистрации   производится
распечатывание отправляемого  (исходящего)  электронного  документа  в
необходимом  количестве  экземпляров,  его  верификация  с электронным
документом и  направление  на  подпись  лицу,  выполнившему  процедуру
подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа.
      После завершения процедуры регистрации и подписания отправляемый
(исходящий)   электронный   документ,   сформированный   на   бумажном
носителе, направляется на следующий этап - сканирование.
      При сканировании  осуществляется  создание  электронного  образа
отправляемого (исходящего) электронного документа и его прикрепление к
РКК.
      3.2.8.  После  завершения  процедуры  сканирования  отправляемый
(исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе,
направляется на отправку адресату.
      В систему электронного документооборота, наряду  с  направлением
отправляемого  (исходящего) электронного документа, сформированного на
бумажном носителе, направляется электронная версия документа.
      3.3. Направление электронного документа в дело
      3.3.1.  Направление  исполненного   электронного   документа   в
электронное  дело (службой делопроизводства либо лицом, осуществляющим
формирование дел в структурных подразделениях аппарата) заключается  в
определении  места  его  хранения  согласно  сводной  номенклатуре дел
аппарата.
      3.3.2. На этапе направления исполненного электронного  документа
в электронное дело в системе электронного документооборота заполняется
поле "Дело по номенклатуре", а также происходит проверка  соответствия
электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.
      3.3.3.  К  исполненному  документу,  поступившему  на   бумажном
носителе,  ответственным  исполнителем  (исполнителем) распечатывается
РКК,  которая  заверяется  службой   делопроизводства,   проставляется
отметка  о его исполнении, и документ направляется в дело, формируемое
на бумажном носителе.
      3.4. Хранение электронных документов
      3.4.1.  Электронные  документы  после  их  исполнения   подлежат
хранению  в  системе  электронного  документооборота  в  установленном
порядке в течение сроков, предусмотренных для  аналогичных  документов
на бумажном носителе.
      3.4.2. Исполненные электронные документы формируются  в  системе
электронного   документооборота  в  дела  в  соответствии  со  сводной
номенклатурой дел аппарата и индексируются в порядке, установленном  в
отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
      3.4.3.  Место  хранения   электронных   документов   в   системе
электронного  документооборота  до их передачи в архив, вид носителей,
на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и  длительного
сроков  хранения  определяются  с  учетом  функционирующих  в аппарате
Губернатора      и      Правительства      Волгоградской       области
программно-технических  средств, нормативных и методических документов
специально уполномоченного Правительством Волгоградской области органа
исполнительной власти в области архивного дела.
      3.4.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется
в  общем  порядке,  установленном  в  отношении документов на бумажном
носителе.
      3.4.5.  Архив  электронных  документов  формируется  в   системе
электронного документооборота службой делопроизводства.
      3.4.6. Сформированный в  системе  электронного  документооборота
архив электронных документов доступен только для просмотра.
      3.4.7. Доступ к информации, содержащейся  в  архиве  электронных
документов,  обеспечивается  путем установления определенных категорий
пользователей  и  применения  соответствующих  технических  средств  и
правовых норм действующего законодательства.
      3.4.8.  Передача  электронных  документов   на   государственное
хранение  осуществляется  в порядке, предусмотренном законодательством
Российской Федерации.
      3.5. Работа с внутренними документами
      3.5.1.  В  аппарате  Губернатора  и  Правительства Волгоградской
области    могут   создаваться   внутренние   документы.   Участниками
внутреннего   электронного   документооборота   являются:   Губернатор
Волгоградской  области,  вице-губернатор  - председатель Правительства
Волгоградской   области,   вице-губернатор   -  руководитель  аппарата
Губернатора  и Правительства Волгоградской области, первые заместители
и   заместители   председателя  Правительства  Волгоградской  области,
руководители  структурных  подразделений  аппарата  и  иные  работники
аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.         (В
редакции     Постановления     Губернатора    Волгоградской    области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      3.5.2.   Обработка    внутренних    документов    осуществляется
посредством   системы   электронного   документооборота   в   порядке,
предусмотренном подразделами 3.1.2, 3.1.4, 3.1.5, 3.3, 3.4  настоящего
раздела Инструкции.
      3.5.3. Прохождение внутренних электронных документов  на  этапах
их  подготовки,  согласования,  подписания и регистрации соответствует
прохождению отправляемых (исходящих) документов, а  на  этапе  приема,
регистрации,    рассмотрения,    контроля    исполнения,   исполнения,
направления в дело, хранения - поступающих (входящих) документов.

               X. Изготовление, учет, хранение и уничтожение          
                              печатей, штампов                        

      Порядок изготовления, учета,  хранения  и  уничтожения  печатей,
штампов  в  аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области
устанавливается распоряжением  аппарата  Губернатора  и  Правительства
Волгоградской области.