|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Республики Дагестан от 07.04.2008 № 90
Документ имеет не последнюю редакцию.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН О Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Даге-стан В целях организации работы со служебными документами на основе единой системы делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Дагестан, а также повышения эффективности работы с документами Правительство Республики Дагестан п о с т а н о в л я е т: 1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Дагестан. 2. Органам исполнительной власти Республики Дагестан в месячный срок на основе Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Дагестан разработать и утвердить инструкции по делопроизводству в соответствующих органах исполнительной власти Республики Дагестан, согласовав их с Комитетом Правительства Республики Дагестан по делам архивов, и обеспечить безусловное соблюдение положений указанных инструкций по делопроизводству при подготовке и оформлении служебных документов. Председатель Правительства Республики Дагестан Ш. ЗАЙНАЛОВ Махачкала 7 апреля 2008 г. N 90 УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Республики Дагестан от 7 апреля 2008 г. N 90 ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Дагестан I. Общие положения 1. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполни-тельной власти Республики Дагестан (далее – Инструкция) устанав-ливает общие требования к функционированию служб документа-ционного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Республики Дагестан (далее – исполнительный орган). 2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Дагестан, а также Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536. Исполнительные органы разрабатывают свои инструкции, дополняющие и конкретизирующие Инструкцию, в соответствии с особенностями организации работы с документами в структурных подразделениях (далее – подразделение) указанных органов, не противоречащие законодательству Российской Федерации, законодательству Республики Дагестан и настоящей Инструкции. 3. Общее методическое руководство и контроль за организацией и состоянием документационного обеспечения, за соблюдением установленного порядка работы с документами и единой системы делопроизводства в подразделениях исполнительного органа осуществляет подразделение, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ). 4. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей. II. Правила подготовки и оформления документов Подготовка и оформление проектов законодательных актов Республики Дагестан 5. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Республики Дагестан, печатаются шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4. 6. Законопроект имеет следующие реквизиты: Наименование республики – Республика Дагестан – печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Наименование вида акта – ЗАКОН – отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон (например: "О муниципальной службе в Республике Дагестан"). Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке законопроекта о внесении изменений в законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется. Например: О внесении изменений в некоторые законодательные акты Республики Дагестан в связи с прекращением полномочий Государственного Совета Республики Дагестан или О внесении изменений в статью 9 Закона Республики Дагестан "О статусе земель отгонного животноводства" Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36–48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи. Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Например: С т а т ь я 23. Муниципальная служба В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "Статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Республики Дагестан". Слова "Президент" и "Республики Дагестан" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Республики Дагестан" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Республики Дагестан указываются при оформлении принятого закона в Народном Собрании. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части. 7. Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты. Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например: ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к проекту закона Республики Дагестан " О муниципальной службе в Республике Дагестан" Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24–36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия. Подготовка и оформление проектов актов Президента Республики Дагестан 8. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Республики Дагестан производится исполнительными органами в соответствии с порядком, установленным Президентом Республики Дагестан, Администрацией Президента и Правительства Республики Дагестан, Правительством Республики Дагестан, и Инструкцией. 9. Проекты актов Президента Республики Дагестан и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом N 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле – 2,75 см, правое – 2,25 см и нижнее – не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см. 10. Проекты актов Президента Республики Дагестан имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Республики Дагестан или распоряжение Президента Республики Дагестан), заголовок и текст. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Республики Дагестан". В отдельных распоряжениях Президента Республики Дагестан заголовок может отсутствовать. Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении – распорядительную часть). Преамбула в указах Президента Республики Дагестан завершается словом "постановляю", которое печатается в разрядку. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта. При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Республики Дагестан в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Республики Дагестан", инициала имени и фамилии Президента Республики Дагестан. Слова "Президент" и "Республики Дагестан" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Республики Дагестан", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Республики Дагестан печатаются у правой границы текстового поля. Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт, межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Махачкала. На распоряжениях место издания не печатается. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Республики Дагестан оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений). Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем исполнительного органа, внесшего проект. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Республики Дагестан. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к Указу Президента Республики Дагестан _____________N_____ Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2–3 см. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Республики Дагестан _____________N_____ Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа – приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения – дополнительным интервалом 24 пт. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах повторяются только номера граф. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты – так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Республики Дагестан. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Визы проставляются на последнем листе проекта указа (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на последнем листе приложения. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Республики Дагестан 11. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Республики Дагестан производится исполнительными органами в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Республики Дагестан. 12. Проект постановления или распоряжения Правительства Республики Дагестан печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты. Наименование вида акта – постановление Правительства Республики Дагестан или распоряжение Правительства Республики Дагестан. Порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Республики Дагестан. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24–36 пт и печатается шрифтом N 14 с интервалом 18 пт. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях – распорядительную). Преамбула в проектах постановлений Правительства Республики Дагестан завершается словами "Правительство Республики Дагестан постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Республики Дагестан, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Республики Дагестан в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Республики Дагестан", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Республики Дагестан. Слова "Председатель Правительства" и "Республики Дагестан" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Республики Дагестан" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Республики Дагестан печатаются у правой границы текстового поля. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Республики Дагестан печатаются на отдельных листах бумаги и визируются. Размеры полей, шрифтов и межстрочных интервалов при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений). Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Республики Дагестан аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Республики Дагестан. Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части. 13. Если в тексте проекта акта Правительства Республики Дагестан упоминаются ранее принятые акты Президента Республики Дагестан или Правительства Республики Дагестан, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2005, N 3, ст. 6). Если подготавливаемый акт Правительства Республики Дагестан влечет за собой внесение изменений в другие акты Правительства Республики Дагестан, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним. Проект акта Правительства Республики Дагестан по организации исполнения закона Республики Дагестан или акта Президента Республики Дагестан должен содержать ссылку на соответствующий закон Республики Дагестан или акт Президента Республики Дагестан. 14. В проектах постановлений Правительства Республики Дагестан употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений – их сокращенные официальные наименования. 15. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Республики Дагестан, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта. 16. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты. Наименование вида документа печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. Подписи отделяются одна от другой 1–2 пустыми строками. III. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов 17. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать установленные требования и правила, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях, а также создающие предпосылки для электронной обработки информации. 18. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 14.03.2005 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г. 19. Адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например: Министерство финансов Российской Федерации Административно-правовой департамент При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в имени-тельном падеже, а должность и фамилия – в дательном. Например: Министерство образования и науки Российской Федерации Начальнику департамента управления делами В.И. Петрову При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору объединения "Ростекстиль" В.Д. Иванову В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Государственное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем – почтовый адрес. Например: Бельдовой М.В. Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32 Москва, 117574 При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее. 20. Утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Руководитель Республиканской службы по тарифам Республики Дагестан ________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000 При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. УТВЕРЖДЕНО приказом Комитета Правительства Республики Дагестан по делам архивов от 16.03.2005 N 1505 21. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?") например: ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания или "чего?" ("кого?"), например: "Должностная инструкция главного бухгалтера". Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться. 22. Отметка о наличии приложений. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Справка с места жительства на 1 л. в 1 экз. 2. Характеристика на 1 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Комитета Правительства Республики Дагестан по делам архивов от 05.06.2005 г. N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Приказ, распоряжение 23. Приказами и распоряжениями руководителя исполнительного органа оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы исполнительного органа. Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят подразделения на основании указаний руководителя исполнительного органа. Приказы и распоряжения подписываются руководителем исполнительного органа. Ответственность за подготовку проектов приказов и распоряжений несут руководители подразделений. 24. Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, а также в случае необходимости руководителями других заинтересованных подразделений. Возражения по проекту приказа или распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа или распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов и распоряжений, представляемые руководителю исполнительного органа на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. 25. Проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках установленной формы. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года. 26. Копии приказов и распоряжений заверяются печатью службы ДОУ исполнительного органа и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Замена разосланного приказа и распоряжения производится по указанию руководителя исполнительного органа или его заместителя, подписавшего приказ. Подлинники приказов, касающиеся кадровой работы, хранятся в службе кадров в течение установленного срока, а затем передаются в архив. Положение, правила, инструкция 27. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительного органа. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые исполнительным органом; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении исполнительного органа. 28. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. 29. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке исполнительного органа. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "кого?" (Должностная инструкция главного специалиста). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Протокол 30. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. 31. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: Председатель или Председательствующий Секретарь Присутствовали (подчеркивается) – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). 32. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствовавших. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: заместитель министра культуры Республики Дагестан заместители председателя Комитета Правительства Республики Дагестан по делам религий. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 33. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 34. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. 35. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке исполнительного органа формата А4 и имеют следующие реквизиты. Наименование документа – слово "ПРОТОКОЛ" – печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру. Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру. Указывается (при необходимости) место проведения заседания, совещания, у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой. Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. V. Прием, обработка и распределение поступающих документов 36. Документы, поступающие в исполнительный орган на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и достав-ляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее – РКФ): учетно-контрольных карточках и журналах. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа, на которой указывается дата регистрации документа, его входящий номер, количество листов основного документа и приложений. 37. Документы, адресованные руководству исполнительного органа, а также без указания конкретного лица или подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно подразделениям или должностным лицам. 38. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на белой бумаге формата А4 черным цветом с минимальной высотой букв и цифр 2 мм, не должен превышать 5 листов; запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; подлежащий передаче документ регистрируется в службе ДОУ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под роспись в день их приема, срочные – немедленно; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение исполнителю; на оригинале переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма), номер его факса. Записи закрепляются подписью ответственного лица; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и на руководителя соответствующего подразделения. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 39. Рассмотренные руководством исполнительного органа документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. 40. Корреспонденция регистрируется в учетно-контрольных карточках в двух экземплярах, а если исполнение документа берется на контроль, то в трех. Учетно-контрольные карточки распределяются в следующем порядке: первая с подписью исполнителя – в справочной картотеке единого учета, вторая – в картотеке для организации контроля за исполнением документа, третья – передается исполнителю. 41. Рассмотрение документов должно осуществляться, как правило, в день поступления, но не позднее трех дней. Учетные карточки в картотеке располагаются в хронологическом порядке и хранятся в течение трех лет, затем сдаются в архив. Документы передаются исполнителям, которые на оборотной стороне учетной карточки проставляют дату и подпись о получении. Передача документов одним исполнителем другому или из одного подразделения в другое осуществляется только через службу ДОУ с отметкой в учетно-контрольной карточке. 42. Ответственность за исполнение поручения, возложенного на нескольких работников, несет работник, указанный в резолюции первым. Ему передается подлинник документа и предоставляется право созыва соисполнителей, он также обязан организовать и проконтролировать исполнение документа в установленный срок. Подлинник документа, который исполняется несколькими подразделениями исполнительного органа, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Соисполнители документа несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов и по требованию ответственного исполнителя должны представить ему все необходимые материалы. На документах, решение по которым надлежит принять в оперативном порядке, исполнитель на нижнем поле первого листа делает отметку, кем и когда решен вопрос, заверяет ее своей подписью с указанием даты. 43. Служба ДОУ систематически проверяет в подразделениях исполнительного органа исполнение документов, находящихся на контроле, в необходимых случаях информирует руководителя исполнительного органа для принятия мер. VI. Организация обработки и передачи отправляемых документов 44. Исходящая корреспонденция подразделений отправляется через службу ДОУ исполнительного органа. 45. Документы, отправляемые исполнительным органом, пере-даются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ исполнительного органа в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Работник службы ДОУ проверяет правильность оформления исходящей корреспонденции, составляет реестр. Отделению связи исходящая корреспонденция передается под расписку в реестре. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. 46. Документы для отправки передаются полностью оформлен-ными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса или с указанием на рассылку. 47. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Письма, адресованные организациям, администрациям муниципальных районов и городских округов, направляются адресату, копия с отметкой о приеме к отправке с указанием даты возвращается исполнителю, вторая копия остается в службе ДОУ, а в журнале рассылки документов делается отметка о приеме к отправке с указанием даты. Неправильно оформленные документы к отправке не допускаются и возвращаются исполнителям для исправления. 48. Регистрация исходящей корреспонденции, доставляемой адресатам через курьера, производится в книге учета документов с указанием наименования учреждения, которому адресован документ, названия документа, его номера, даты принятия и вручения, фамилии лица, получившего документ, и его подписи. 49. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. VII. Порядок прохождения внутренних документов 50. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. 51. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству исполнительного органа в соответствии с распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются. 52. Размноженные экземпляры подписанных руководителем исполнительного органа и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. 53. Передача документов между подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ. VIII. Учет количества документов 54. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству. Учет количества документов может проводиться по исполнительному органу в целом или по отдельным подразделениям. IX. Работа исполнителей с документами 55. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством исполнительного органа или руководителями подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. 56. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. X. Учет и использование документов (изданий) с грифом "Для служебного пользования" 57. Учет документов (изданий) с грифом "Для служебного пользования" ведется службой ДОУ в журнале учета входящих документов "Для служебного пользования". 58. Регистрации подлежат все без исключения документы (издания), имеющие гриф "Для служебного пользования". К регистрационному номеру документа (издания) с грифом "Для служебного пользования" добавляются буквы "ДСП". В журнале учета входящей документации "Для служебного пользования" указывается количество поступивших экземпляров документа (издания) и их номера. На титульном листе в правом верхнем углу документа (издания) проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра. 59. Документы (издания) с грифом "Для служебного пользования", поступившие в службу, регистрируются в тот же день и докладываются руководителю исполнительного органа. Рассмотренные документы в соответствии с поручением передаются под роспись в журнале в подразделения исполнительного органа для исполнения. Пересылка документов органам или организациям осуществляется фельдъегерской службой или спецсвязью. Исходящий номер документа (издания) с грифом "Для служебного пользования" состоит из индекса отдела и номера дела по номенклатуре с добавлением букв "ДСП" (например: 10-04 "Для служебного пользования"). Печатание проектов документов и копирование документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется службой ДОУ. 60. Уничтожение документов (изданий) с грифом "Для служебного пользования" производится по акту и с соответствующей отметкой в журнале. 61. Все документы (издания) с грифом "Для служебного пользования" должны храниться в металлических шкафах. 62. Запрещается пользоваться данными, содержащимися в документах с грифом "Для служебного пользования", в публичных выступлениях в печати, по радио и т.д. 63. Проверка наличия документов с грифом "Для служебного пользования" производится не реже одного раза в год специально создаваемой для этого комиссией. В случае утраты документа с грифом "Для служебного пользования" руководитель подразделения информирует руководителя исполнительного органа, проводит расследование и о результатах информирует руководителя исполнительного органа. 64. Ответственность за организацию учета, хранение, размножение, использование и уничтожение документов с грифом "Для служебного пользования" возлагается на соответствующего специалиста подразделения или должностное лицо. ХI. Порядок работы с обращениями граждан 65. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан и их централизованного учета осуществляются службой ДОУ. 66. Письменные обращения граждан регистрируются в день поступления в службе ДОУ, информация о них вводится в специализированную информационную систему. 67. Зарегистрированные обращения граждан в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с сопроводительными письмами в соответствующие подразделения, в ведении которых находятся подлежащие рассмотрению вопросы. 68. Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного подразделения в другое производится через службу ДОУ. 69. Поступившие в подразделения письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в службе ДОУ, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, – в срок до одного месяца. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем, давшим соответствующее поручение, но не более чем на один месяц. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения и в службу ДОУ. 70. Если письменное обращение гражданина рассмотрено, то автор извещается об этом в письменной, в отдельных случаях – устной форме. Рассмотрение письменного обращения в данном случае считается законченным, если по нему не принято иное решение. Об уведомлении автора письменного обращения в устной форме исполнителем делается запись в правом нижнем углу первого листа письменного обращения либо на контрольной карточке с указанием даты уведомления. 71. Документы, связанные с рассмотрением письменных обращений граждан в подразделениях, формируются в соответствии с номенклатурой дел. 72. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в подразделения, осуществляют руководители этих подразделений. 73. Контроль за исполнением обращений граждан в подразделениях осуществляет служба ДОУ, а общий контроль – руководитель исполнительного органа. Документ, свидетельствующий о завершении работы с письменным обращением, направляется в службу ДОУ. 74. Информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан ведет служба ДОУ. ХII. Контроль за исполнением документов 75. Контроль за исполнением документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов. 76. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 77. Служба ДОУ обеспечивает контроль за исполнением документов, еженедельно представляет руководителю исполнительного органа информацию о находящихся на контроле документах. 78. Работники, осуществляющие контроль за исполнением документов, систематически проверяют у исполнителей проделанную работу и данные о ходе исполнения вносят в контрольную карточку. 79. В подразделениях исполнительного органа по каждому документу, взятому на контроль, должны накапливаться материалы, информирующие о ходе его выполнения. 80. После исполнения документы снимаются с контроля в следующем порядке: поручения, вытекающие из указов и распоряжений Президента Республики Дагестан и руководителя исполнительного органа, – по представлении подразделениями соответствующих заключений; предложения, заявления различных ведомств – руководителем исполнительного органа по представлении информации о разрешении всех вопросов, поставленных заявителями. 81. Исполненные документы со всеми относящимися к ним подтверждающими материалами должны своевременно подшиваться в дело согласно номенклатуре дел. 82. В контрольной карточке исполненного документа руководителем, снявшим его с контроля, должна быть сделана отметка "В дело" и проставлены дата и подпись. 83. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. XIII. Сроки исполнения документов 84. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты их поступления. 85. Сроки исполнения документов по их видам и важности определяются в следующем порядке: указы и распоряжения Президента Республики Дагестан – согласно указанному в них сроку, если срок не указан – до 30 дней; постановления и распоряжения Правительства Республики Дагестан – согласно указанному в них сроку, если срок не указан – до 30 дней; контрольные поручения Президента Республики Дагестан, руководства Правительства Республики Дагестан – согласно указанному сроку, но не позднее 30 дней; протесты Прокуратуры Республики Дагестан – 10 дней; представления Прокуратуры Республики Дагестан – 30 дней; распоряжения и приказы руководителя исполнительного органа – согласно указанному в них сроку, если срок не указан – до 30 дней; письма организаций – согласно указанному в резолюции сроку, если срок не указан – до 30 дней; исходящие инициативные документы – согласно указанному в них сроку. 86. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом, которым он установлен. Продление срока исполнения документа должно быть оформлено не менее чем за 3 дня до его истечения, иначе документ считается не исполненным в срок. 87. Снять документ с контроля вправе только то должностное лицо, которое поставило его на контроль. XIV. Порядок подготовки материалов к заседанию коллегии 88. Все материалы к заседанию коллегии должны быть подписаны руководителем исполнительного органа или его заместителем с указанием даты. Материалы к очередному заседанию коллегии представляются ответственному секретарю коллегии не позднее чем за 7 дней до заседания и должны содержать: проекты решений коллегии или приказов (с соответствующими приложениями) с указанием поручений, сроков исполнения и лиц, на которых возлагается контроль за выполнением решения коллегии или приказа, с визами исполнителей, курирующего заместителя руководителя исполнительного органа; согласование с ответственными за исполнение поручений и с заинтересованными лицами; справку, содержащую краткое изложение существа вопроса и обоснование предложений, включенных в проект решения коллегии или приказа; списки лиц, приглашаемых на заседание коллегии, с указанием фамилии, имени, отчества (полностью), должности и места работы. Материалы к заседанию коллегии подготавливаются подразделениями и передаются секретарю коллегии на бумажном носителе и в электронном виде. 89. В тех случаях, когда материалы не могут быть представлены в указанные сроки, необходимо снять вопрос с обсуждения. Об этом руководитель подразделения с ведома курирующего заместителя руководителя исполнительного органа докладывает председателю коллегии и о принятом решении ставит в известность секретаря коллегии. Материалы, представленные с нарушением установленных сроков, включаются в очередную повестку дня заседания коллегии только с разрешения председателя коллегии. 90. Датой решения коллегии является дата его принятия на заседании коллегии. Рассылка решений коллегии и изданных по ним приказов исполнительного органа осуществляется на основании специального списка ответственным за подготовку вопроса. Контроль за исполнением решения коллегии возлагается на руководителя исполнительного органа или его заместителя. Оперативный контроль за исполнением протокольных поручений осуществляет секретарь коллегии. ХV. Использование печатей и штампов 91. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в подразделениях исполнительного органа используются гербовые и другие печати. 92. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности исполнительного органа, производится по указанию руководителя этого исполнительного органа. 93. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 94. Большой гербовой печатью исполнительного органа скрепляются банковские и финансовые документы, договоры, соглашения, подписанные руководителем исполнительного органа. 95. Малыми гербовыми печатями исполнительного органа скрепляются удостоверения личности. 96. Печатью службы ДОУ скрепляются копии документов, выдаваемые с разрешения руководителя исполнительного органа. 97. Печатью службы кадров исполнительного органа скрепляются выписки из распоряжений и приказов по исполнительному органу, справки для сотрудников исполнительного органа, больничные листы. 98. На командировочных удостоверениях проставляется гербовая печать и малая печать исполнительного органа "Для командировочных удостоверений". 99. Оттиск печати проставляется на документах в установленном порядке, он должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 100. Все печати и штампы регистрируются в службе кадров и выдаются под расписку работникам подразделений, ответственным за хранение и использование печатей и штампов. 101. В подразделениях печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах. 102. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляет служба кадров. 103. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность руководитель исполнительного органа. 104. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются в службу кадров, где они уничтожаются по акту. XVI. Прием и сдача дел при увольнении, переводе или уходе в отпуск работника 105. При увольнении, переводе или уходе в отпуск работника все документы, находящиеся у него, сдаются вновь назначаемому работнику или одному из работников отдела, на которого возложено исполнение его обязанностей. Приему и сдаче подлежат: все документы, находящиеся на стадии подготовки и исполнения; исполненные документы текущего и истекшего года; справочные и другие материалы служебного пользования. 106. Перед сдачей все исполненные документы должны быть сформированы в соответствии с номенклатурой дел. 107. Прием и сдача документов производятся по акту. При этом первыми в нем указываются документы, находящиеся на контроле, подготовке и исполнении. К документам, находящимся на контроле, прикрепляется контрольная карточка с отметкой, кому и когда передан документ. Акт о приеме и сдаче документов составляется в двух экземплярах и подписывается принимающим и сдающим дела работниками, руководителем подразделения и начальником службы ДОУ. Первый экземпляр остается у принявшего дела работника подразделения, копия передается в службу ДОУ. XVII. Составление номенклатуры дел 108. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 109. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об исполнительном органе и его подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности исполнительного органа, их виды, состав и содержание. 110. В исполнительных органах составляются номенклатуры дел подразделений и сводная номенклатура дел исполнительного органа. 111. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел подразделений. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения исполнительного органа получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел. Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Комитета Правительства Республики Дагестан по делам архивов не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в исполнительном органе. 112. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия подразделений. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительного органа. 113. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в исполнительном органе цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов, учреждений и организаций. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название исполнительного органа или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые планы финансовых мероприятий Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этом томе документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с экспертно-проверочной комиссией Комитета Правительства Республики Дагестан по делам архивов срок хранения. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган для продолжения и др. 114. Если в течение года в исполнительном органе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. 115. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 116. Номенклатура дел согласовывается с Комитетом Правительства Республики Дагестан по делам архивов, утверждается руководителем исполнительного органа. В случае изменения структуры исполнительного органа в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения. 117. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. XVIII. Формирование и оформление дел 118. Формированием дел является группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела в исполнительном органе формируются в подразделениях сотрудниками, ответственными за делопроизводство. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования и оформления дел осуществляется службой ДОУ. 119. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: в дела помещать только исполненные, правильно оформленные документы, относящиеся к одному вопросу за календарный год (исключение составляют переходящие дела); дела постоянного и временного хранения формируются раздельно; документы внутри дела располагаются в хронологической и вопроснологической последовательности и их сочетании; в дела не помещаются черновики, лишние экземпляры; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов номер и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т. д. 120. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Протоколы коллегии группируются с приложениями к ним и располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности исполнительного органа. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы о назначении, перемещении, увольнении сотрудников (хранящиеся 75 лет) группируются отдельно от приказов об отпусках, направлении в командировки, поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т. д. Планы, отчеты, сметы формируются отдельно от проектов этих документов и должны храниться в делах того года, на который они составлены. В личных делах документы располагаются в следующем порядке: дополнение к личному листку по учету кадров; листок по учету кадров (анкета); автобиография; документ об образовании; заявление о приеме на работу; копия приказа о назначении; справки, характеристики и другие документы; выписки из приказов о перемещении, увольнении; опись документов, имеющихся в личном деле. Переписку с учреждениями и гражданами следует группировать в дела за период, равный календарному году. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-вопросом. 121. Оформление дел включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками в четыре прокола с учетом свободного чтения документов, при этом все металлические скрепления удаляются. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому. Сложенные листы (формат А2, A3) разворачиваются и нумеруются в правой части верхнего поля. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (брошюры, печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. В конце дела на отдельном листе проставляется заверительная надпись, где указывается количество листов цифрами и прописью. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N В деле подшито и пронумеровано _______________________ лист(ов), цифрами и прописью в том числе литерные листы __________ пропущенные номера ________ + листов внутренней описи _________________________________________ ___________________________________________________________________ должность, подпись, расшифровка подписи, дата Заголовок дела должен повторять название этого дела в номенклатуре. На обложке заведенных дел должны быть проставлены следующие реквизиты: полное наименование исполнительного органа в именительном падеже с указанием в скобках официального сокращения, название подразделения, индекс дела по номенклатуре и номер тома (проставляется карандашом), заголовок дела, дата, количество листов, срок хранения, архивный шифр дела. По окончании делопроизводственного (календарного) года в оформление обложки дел постоянного хранения вносятся уточнения: в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), выносятся их номера. Если дело состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для облегчения поиска документов в последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле. Архивный шифр дела (номера фонда, описи дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве исполнительного органа только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Комитета Правительства Республики Дагестан по делам архивов, в который будут передаваться дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. XIХ. Организация оперативного хранения документов 122. С момента заведения и до передачи в архив исполнительного органа дела хранятся по месту их формирования. Руководители подразделений и сотрудники, осуществляющие делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных помещениях, располагаются в шкафах, сейфах в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указывают индексы дел по номенклатуре. XХ. Экспертиза ценности документов 123. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан. 124. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив исполнительного органа. 125. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК) и при необходимости экспертные комиссии (далее – ЭК) в подразделениях. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем исполнительного органа (для ЦЭК) и руководителем подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Комитетом Правительства Республики Дагестан по делам архивов. 126. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника архива исполнительного органа. 127. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 128. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Если в акте о выделении дел к уничтожению указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. XXI. Подготовка и передача документов в архив 129. В архив исполнительного органа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через три года после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится только по описям дел. 130. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив исполнительного органа, как правило, не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 131. В период подготовки дел подразделениями к передаче в архив исполнительного органа работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники подразделений обязаны устранить. 132. Прием каждого дела производится работником архива исполнительного органа в присутствии работника подразделения. Вместе с делами в архив исполнительного органа передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. 133. В случае ликвидации или реорганизации подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2026 Июнь
|
