|
Расширенный поиск
Постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 26.10.2012 № 3793.7. При выявлении в ходе проверки нарушений, секретарь ЭПК делает об этом отметку в журнале регистрации поступающих документов и в течение 2 дней информирует участника исполнения государственной функции по телефону. При этом при необходимости согласовывается дата и время консультации о содержании выявленных нарушений и об их устранении. Информирование по просьбе участника исполнения государственной функции может осуществляться письменно, путем направления ответов почтовым отправлением или электронной почтой. Письменная информация подписывается руководителем Архивной службы. 3.8. Если участник исполнения государственной функции в течение 30 календарных дней с момента регистрации (но не позднее чем за 5 дней до дня заседания) представит доработанные и исправленные документы, повторно выполняется административная процедура, предусмотренная пунктами 25-27 Административного регламента. 3.9. Если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации участник исполнения государственной функции не представит в Архивную службу надлежащим образом оформленные документы, секретарь ЭПК не позднее 3 дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы соответствующему участнику исполнения государственной функции по почте, уведомив его об этом по телефону, или непосредственно в руки его представителю. 3.10. Основанием для отказа в рассмотрении представленных документов является: оформление представленных документов с нарушением требований приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", а также требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД); представление неполного количества экземпляров или неполного комплекта документов указанных в приложении N 2 к Административному регламенту. Рассмотрение документов на заседании ЭПК, оформление итогов 3.11. Рассмотрение документов, включенных в повестку дня заседания ЭПК, осуществляется в соответствии с порядком проведения заседаний и документирования деятельности ЭПК, установленным "Регламентом работы Экспертно-проверочной комиссии Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания", утвержденным приказом руководителя Архивной службы. 3.12. Протокол ЭПК и рассмотренные документы оформляются секретарем ЭПК в течение 10 дней. 3.13. Выписки из протоколов ЭПК оформляются как отдельный документ в случаях, когда решение ЭПК должно быть доведено до сведения участников исполнения государственной функции в письменном виде. Выписки оформляются на общем бланке Архивной службы в течение 10 дней после окончания заседания ЭПК. 3.14. Рассмотренные ЭПК и оформленные документы не позднее 10 дней после окончания заседания ЭПК передаются секретарем ЭПК участникам исполнения государственной функции непосредственно в руки или ответственным лицам Архивной службы для направления в адрес, о чем секретарем ЭПК делается отметка в журнале регистрации поступающих документов. IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента 4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляет заместитель руководителя Архивной службы. 4.2. Текущий контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции, за принятием решений осуществляется заместителем руководителя Архивной службы - постоянно. 4.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок полноты и качества исполнения государственной функции, соблюдения и исполнения положений Административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации, выявления и обеспечения устранения выявленных нарушений, рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения участников исполнения государственной функции, содержащих жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Архивной службы, участвующих в исполнении государственной функции. 4.4. Должностные лица Архивной службы, участвующие в организации исполнения государственной функции, несут персональную ответственность за организацию работы по исполнению государственной функции в соответствии с Административным регламентом и нормативными правовыми актами, устанавливающими требования к исполнению государственной функции, за обеспечение полноты и качества исполнения государственной функции. 4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав физических и (или) юридических лиц действиями (бездействием) должностных лиц Архивной службы, участвующих в исполнении государственной функции, виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Северная Осетия-Алания. 4.6. Персональная ответственность должностных лиц Архивной службы закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства. 4.7. За допущенные нарушения правильности действий и сроков исполнения государственной функции, предусмотренных Административным регламентом, руководитель Архивной службы принимает решение о привлечении должностных лиц Архивной службы к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Северная Осетия-Алания. V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции 5.1. Действия (бездействие), решения должностных лиц Архивной службы, осуществляемые в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы: руководителю Архивной службы; в Федеральное архивное агентство по адресу: ул. Ильинка, д. 12, Москва, 103132; тел. (495)606-25-14,606-29-73; E-mail: [email protected]; заместителю Председателя Правительства Республики Северная Осетия-Алания, курирующему архивную сферу деятельности по адресу: пл. Свободы, д. 1, Владикавказ, 362040; в судебном порядке. 5.2. Обращение подается в письменной форме или в форме электронного документа и должно содержать: 1) при подаче обращения физическим лицом - его фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), при подаче обращения юридическим лицом - его полное и точное наименование; 2) почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, контактный телефон; 3) наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, или фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, или должность соответствующего лица; 4) суть обращения; 5) при подаче обращения физическим лицом - личную подпись лица или электронную цифровую подпись (иной аналог собственноручной подписи), при подаче обращения юридическим лицом - подпись руководителя (заместителя руководителя) юридического лица или электронную цифровую подпись (иной аналог собственноручной подписи); 6) дату обращения. К обращению могут быть приложены копии документов (в том числе в форме электронных документов), подтверждающих изложенную в обращении информацию. 5.3. Рассмотрение обращений и принятие по ним решений осуществляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации в Архивной службе. 5.4. Результатом рассмотрения обращения является: признание правомерными решений, действий (бездействия) Архивной службы или его должностного лица при исполнении государственной функции и обоснованный отказ в удовлетворении претензии; признание неправомерными решений, действий (бездействия) Архивной службы или его должностного лица полностью или частично и удовлетворение претензии заявителя путем устранения нарушений прав граждан и организаций при исполнении государственной функции. 5.5. Если в результате рассмотрения обращения будут выявлены нарушения должностными лицами Архивной службы положений Административного регламента, а также законодательства Российской Федерации и Республики Северная Осетия-Алания о рассмотрении обращений граждан, то принимается решение о применении мер ответственности к должностным лицам, допустившим такие нарушения в ходе осуществления государственной функции на основании Административного регламента. 5.6. Сроки и порядок обжалования действий (бездействия) Архивной службы или ее должностного лица через суд, а также юриспруденция суда, в который подается соответствующее заявление, регламентируются Законом Российской Федерации "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан", Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации и Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации. Приложение N 1 к Административному регламенту исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания" Блок-схема исполнения государственной функции Условные обозначения Начало, завершение, приостановление административной процедуры Операция, действие, мероприятие Приложение N 2 к Административному регламенту исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания" Комплект документов, представляемых в Архивную службу --------------------------------------------------------------------------------------------------- | NN | Вид документа, представляемого на | К-во | Необходимые приложения к основному | | п/п | рассмотрение ЭПК | экз. | документу (представляются одновременно с | | | | | основным документом) | |-----+---------------------------------------+------+--------------------------------------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | |-----+---------------------------------------+------+--------------------------------------------| | 1. | Проект списка источников | 2 | 1) пояснительная записка к проекту списка; | | | комплектования государственного | | 2) последний утвержденный список (при | | | (муниципального) архива (далее - | | наличии) | | | список) | | | |-----+---------------------------------------+------+--------------------------------------------| | 1.1 | При включении (исключении) источника | | справка - обоснование о необходимости | | | комплектования в список | | включения (исключения) в список. | |-----+---------------------------------------+------+--------------------------------------------| | 2. | Проект номенклатуры (перечня) дел | 2 | последняя утвержденная номенклатура дел | | | источника комплектования | | (при наличии) | | | государственного (муниципального) | | | | | архива | | | |-----+---------------------------------------+------+--------------------------------------------| | 3. | Описи дел, составленные в | | последние утвержденные описи дел (при | | | ведомственном архиве: | | наличии) | | | - постоянного хранения; | 4 | | | | - временного (свыше 10 лет) хранения; | 3 | | | | - по личному составу; | 3 | | | | - акты о выделении к уничтожению дел | 2 | | | | с отметкой ЭК в номенклатуре дел | | | |-----+---------------------------------------+------+--------------------------------------------| | 4. | Описи дел, составленные в | 3 | 1) акт описания (переработки) архивных | | | государственном, муниципальном | | документов, при необходимости - иные виды | | | архиве по итогам описания, | | актов; | | | усовершенствования, переработки. | | 2) последняя утвержденная опись дел | |-----+---------------------------------------+------+--------------------------------------------| | 5. | Список фондов, содержащих особо | 1 | | | | ценные документы | | | |-----+---------------------------------------+------+--------------------------------------------| | 6. | Описи и номерники особо ценных дел. | 3 | | | | | | | |-----+---------------------------------------+------+--------------------------------------------| | 7. | Акты: | | | | | - о необнаружении документов, пути | | | | | розыска которых исчерпаны; | 1 | | | | - о неисправимых повреждениях | | | | | документов; | 1 | | | | - о выделении к уничтожению | | | | | документов и дел их архивных фондов. | 1 | | | | | | | | | | | | --------------------------------------------------------------------------------------------------- Приложение N 3 к Административному регламенту исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания" ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ по результатам научно-технической обработки дел __________________________________________________________________ (наименование организации) ЗАМЕЧАНИЯ: 1. По полноте состава отобранных дел (в соответствии с номенклатурой дел)_______________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. По качеству технической обработки дел ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. По качеству составления описи и научно-справочного аппарата к ней ________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Факты утраты дел, причины ______________________________________________________________________ 5. О месте хранения дел, включенных в описи ______________________________________________________________________ 6. Условия хранения ____________________ _____________________________________________________________________ ---------------------------------------------------------------------------------------- | Представленные на | Крайние | Кол-во дел с | Кол-во | Особенности состава | | ЭПК документы | даты дел | N по N | литерных | документов | | | | | номеров | | |---------------------------+----------+--------------+----------+---------------------| | Опись N дел постоянного | | | | | | хранения, | | | | | | в _________ экз. | | | | | | | | | | | |---------------------------+----------+--------------+----------+---------------------| | Опись N дел по л/составу, | | | | | | в _______ экз. | | | | | | | | | | | ---------------------------------------------------------------------------------------- Выводы и предложения: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Эксперт ________________ ___________ (подпись, расшифровка подписи) (дата) Приложение N 4 к Административному регламенту исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания" ЗАКЛЮЧЕНИЕ по результатам описания, переработки, усовершенствования дел ____________________________________________________________________ (наименование фонда) ____________________________________________________________________ (наименование архива) ЗАМЕЧАНИЯ: 1. По порядку систематизации дел и структуре описи ______________________________________________________________________ 2. Наличие НСА к описи __________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. По качеству составления заголовков дел _______________________ ______________________________________________________________________ 4. По качеству оформления дел ___________________________________ ______________________________________________________________________ 5. По качеству составления итоговой записи и необходимых актов ______________________________________________________________________ --------------------------------------------------------------------------------------- | Представленные на ЭПК | Крайние | Кол-во | С N | Кол-во | Кол-во | Кол-во дел | | описи | даты | дел | по N | литерных | выбывших | вновь | | | | | | дел | ших | включ-х | | | | | | | дел | | |-----------------------+---------+--------+-------+----------+----------+------------| | Опись N дел пост. | | | | | | | | хранения | | | | | | | | в _________ экз. | | | | | | | | | | | | | | | |-----------------------+---------+--------+-------+----------+----------+------------| | Опись N дел | | | | | | | | по л/составу, | | | | | | | | в _________ экз. | | | | | | | | | | | | | | | --------------------------------------------------------------------------------------- Выводы и предложения: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Эксперт __________________________ ___________ (подпись, расшифровка подписи) (дата) Приложение N 5 к Административному регламенту исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания" ЗАКЛЮЧЕНИЕ о качестве составления номенклатуры дел __________________________________________________________________ (наименование организации) ЗАМЕЧАНИЯ: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Выводы и предложения: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Эксперт ________________________________ ___________ (подпись, расшифровка подписи) (дата) УТВЕРЖДЕН постановлением Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 26 октября 2012 г. N 379 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания" I. Общие положения 1.1. Административный регламент исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания (далее - Архивная служба) государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания (далее - государственная функция). Административный регламент устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий, порядок взаимодействия между структурными подразделениями и должностными лицами Архивной службы, а также взаимодействия Архивной службы с органами государственной власти и местного самоуправления, иными учреждениями и организациями, гражданами при исполнении государственной функции. Наименование государственной функции 1.2. "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания" (далее - государственная функция). Наименование органа исполнительной власти, исполняющего государственную функцию 1.3. Государственную функцию исполняет Архивная служба Республики Северная Осетия-Алания (далее - Архивная служба) во взаимодействии с государственными архивами Республики Северная Осетия-Алания (далее - государственные архивы), муниципальными архивами в Республике Северная Осетия-Алания (далее - муниципальные архивы). 1.4. В исполнении государственной функции участвуют также: государственные и муниципальные музеи и библиотеки Республики Северная Осетия-Алания, органы и организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов (далее - участники исполнения государственной функции). Результат исполнения государственной функции 1.5. Конечным результатом исполнения государственной функции является создание единой базы данных (на бумажных носителях и в электронном виде) о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания. Документальным результатом завершения исполнения государственной функции являются: 1) сводные (в рамках субъекта Российской Федерации) паспорта с пояснительными записками по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным: государственных архивов Республики Северная Осетия-Алания; муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания; музеев и библиотек Республики Северная Осетия-Алания; 2) сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия- Алания по состоянию на 1 декабря текущего года с пояснительной запиской к ним. 1.6. Сводные документы государственного учета, а также копии информационных массивов базы данных программного комплекса "Фондовый каталог" представляются Архивной службой в Федеральное архивное агентство (Росархив) 1 раз в 3 года. Срок исполнения государственной функции 1.7. Максимальный срок исполнения государственной функции составляет 25 рабочих дней со дня поступления документов, перечень которых установлен в пп.3.3-3.5 настоящего Административного регламента. 1.8. Время ответа на телефонный звонок не должно превышать 30 минут. 1.9. При информировании посредством личного обращения должностные лица Архивной службы обязаны принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы. 1.10. При информировании по письменному обращению ответ направляется по почте. Оформление ответа и его направление заявителю по почте осуществляется в течение 3-х рабочих дней. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, в течение 1 рабочего дня. 1.11. Прием и регистрация документов, перечень которых установлен в пп.3.3-3.5 настоящего Административного регламента, осуществляется в день их поступления в Архивную службу. Максимальный срок действий по приему и регистрации документов не должен превышать 20 мин. на 1 комплект документов. 1.12. Проверка комплектности документов, представленных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия- Алания, участниками исполнения государственной функции, и их соответствие требованиям к оформлению и содержанию осуществляется соответствующим должностным лицом Архивной службы в течение 3 рабочих дней со дня их получения. 1.13. Анализ, обработка документов государственного учета на бумажных носителях, составление сводных документов государственного учета, пояснительных записок к ним осуществляется должностным лицом Архивной службы в течение 10 рабочих дней со дня их получения. 1.14. Проверка соответствия копий информационных массивов базы данных "Архивный фонд", созданных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, требованиям Административного регламента, выполняется соответствующим должностным лицом Архивной службы в течение 3 рабочих дней со дня получения электронных носителей. 1.15. Анализ копий информационных массивов базы данных "Архивный фонд" и объединение описаний архивных фондов государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания в базы данных "Фондовый каталог" осуществляется соответствующим должностным лицом Архивной службы в течение 5 рабочих дней со дня получения электронных носителей. 1.16. Устранение недостатков документов на бумажных и электронных носителях, их исправление и повторное представление государственными и муниципальными архивами, а также участниками исполнения государственной функции, осуществляется в течение 7 дней со дня их извещения. 1.17. Направление сводных документов государственного учета и разъясняющих их документов, а также копий информационных массивов базы данных программного комплекса "Фондовый каталог" в Федеральное архивное агентство осуществляется в течение 1 рабочего дня. Правовые основания исполнения государственной функции 1.18. Государственная функция исполняется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280, 2007, N 49, ст. 6079, 2008, N 20, ст. 2253); Закон Республики Северная Осетия-Алания от 30 декабря 2005 г. N 80-РЗ "Об архивном деле в Республике Северная Осетия-Алания" (газета "Северная Осетия", 26 января 2006 г., N 13); постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг"; приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20); приказ Федерального архивного агентства (далее - Росархив) от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (зарегистрирован в Минюсте РФ 08.07.1997, регистрационный N 1344) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 17, 1997 год); постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 17 июля 2009 г. N 221 "Об утверждении Положения об Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания" (далее - положение об Архивной службе). Предмет регулирования Административного регламента 1.19. Административным регламентом по исполнению Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания" (далее - Административный регламент) определяется последовательность и сроки административных процедур и действий, осуществляемых Архивной службой, государственными и муниципальными архивами, порядок взаимодействия с участниками исполнения государственной функции по вопросам государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью. Размер платы, взимаемой при исполнении государственной функции, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации 1.20. Архивная служба исполняет государственную функцию бесплатно. Права, обязанности и ответственность должностных лиц при исполнении государственной функции 1.21. Должностные лица Архивной службы при исполнении государственной функции обязаны: 1) соблюдать законодательство Российской Федерации, требования нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства, права и законные интересы органов и организаций, государственных и муниципальных архивов; 2) организовывать деятельность по исполнению государственной функции в соответствии с Административным регламентом; 3) вовремя информировать государственные и муниципальные архивы, участников исполнения государственной функции о результатах рассмотрения представленных документов; 4) не требовать от государственных и муниципальных архивов, участников исполнения государственной функции документов, представление которых не предусмотрено Административным регламентом. 1.22. Должностные лица государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания, государственных и муниципальных музеев и библиотек Республики Северная Осетия-Алания, органов и организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов при участии в исполнении государственной функции обязаны соблюдать требования нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства, в том числе установленные федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела правила в части организации государственного учета архивных документов, а также требования Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, указанного в п.4 настоящего Административного регламента. 1.23. Государственные гражданские служащие Архивной службы, муниципальные служащие администраций муниципальных образований Республики Северная Осетия-Алания, должностные лица государственных архивных учреждений несут ответственность за решения и действия, принимаемые (осуществляемые) в процессе исполнения государственной функции, в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, о муниципальной службе, законодательством об административных правонарушениях и трудовым законодательством. II. Порядок исполнения государственной функции Порядок информирования об исполнении государственной функции 2.1. Информация об исполнении государственной функции предоставляется: при личном обращении заявителей в Архивную службу; посредством размещения на информационных стендах в помещении Архивной службы; с использованием средств массовой информации, телефонной, почтовой связи, электронного информирования; посредством размещения на "Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)" и официальном сайте Архивной службы: archive-osetia.ru 2.2. Для получения информации о процедуре исполнения государственной функции заявители обращаются: лично - по месту нахождения Архивной службы: г.Владикавказ, ул. Пушкинская, 10, график работы: понедельник - пятница с 9.00-18.00 (перерыв с 13.00-14.00) выходные дни - суббота, воскресенье; в письменной форме (почтой, электронной почтой): 362019, г.Владикавказ, ул. Пушкинская, 10, факс: (8672) 53-00-96, адрес электронной почты: [email protected]; в устной форме по телефонам: (8672) 54-88-93, (8672) 53-99-09. на официальный Internet-сайт Архивной службы: archive-osetia.ru. 2.3. По письменным обращениям и обращениям, поступившим по электронной почте, информация об исполнении государственной функции направляется на почтовый или электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней (под "днем" здесь и далее понимается рабочий день) со дня поступления обращения. 2.4. При ответах на телефонные звонки специалисты Архивной службы подробно и в вежливой (корректной) форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности специалиста Архивной службы, принявшего телефонный звонок. Если специалист Архивной службы, принявший телефонный звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить заявителю номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию. 2.5. При личном обращении и обращении по телефону предоставляется следующая информация: почтовый адрес, адрес электронной почты для направления письменных обращений; о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства Архивной службы обращения и прилагающиеся к ним документы и сведения; о нормативных правовых актах, на основании которых Архивная служба осуществляет государственную функцию; о необходимости представления дополнительных документов и сведений; о месте размещения на портале государственных услуг (функций) Республики Северная Осетия-Алания и официальном сайте Архивной службы справочных материалов по вопросам исполнения государственной функции. 2.6. Прием представителей государственных и муниципальных архивов, участников исполнения государственной функции по вопросам составления документов государственного учета и процедуре их представления в Архивную службу, а также разъяснения заполнения показателей по всем разделам основных форм документов государственного учета, осуществляют должностные лица профильного отдела Архивной службы по следующему графику: понедельник - пятница, с 9.00 до 17.30 (перерыв с 13.00 до 14.00), суббота и воскресенье - выходные дни. 2.7. В служебных помещениях Архивной службы размещаются: перечень и образцы заполнения всех необходимых бланков (форм); информация о порядке исполнения государственной функции в текстовом виде и в виде блок-схемы, наглядно отображающей алгоритм прохождения административных процедур, содержания и последовательности административных действий; административный регламент исполнения государственной функции; список номеров телефонов ответственных специалистов, осуществляющих консультирование по вопросам исполнения государственной функции, с указанием рассматриваемых ими вопросов; порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения государственной функции и другая информация, необходимая заявителям. 2.8. На сайте Архивной службы размещается следующая информация: текст административного регламента; местонахождение, режим работы, номера телефонов, адреса официального сайта и электронной почты Архивной службы; блок-схема последовательности действий при исполнении государственной функции. 2.9. Информация об исполняемой государственной функции размещается на "Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)". II. Административные процедуры Описание последовательности административных действий при исполнении государственной функции 3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры: 1) подготовка государственными и муниципальными архивами, а также участниками исполнения государственной функции документов государственного учета и копий информационных массивов базы данных "Архивный фонд"; 2) прием документов государственного учета, пояснительных записок к ним, копий информационных массивов базы данных "Архивный фонд", их регистрация; 3) анализ, обработка документов государственного учета и пояснительных записок к ним, ведение фондового каталога Архивной службы на бумажном носителе, составление сводных документов государственного учета и разъясняющих их документов; 4) анализ копий информационных массивов базы данных "Архивный фонд" и объединение описаний архивных фондов государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания в программный комплекс "Фондовый каталог"; 5) направление сводных документов государственного учета, копий информационных массивов базы данных программного комплекса "Фондовый каталог" в Федеральное архивное агентство. Блок-схема последовательности действий при исполнении государственной функции приведена в приложении к настоящему Административному регламенту. Подготовка государственными и муниципальными архивами, а также участниками исполнения государственной функции документов государственного учета и копий информационных массивов базы данных "Архивный фонд" 3.2. Основанием для начала административных действий по выполнению административной процедуры является наступление отчетного периода. 3.3. Государственные и муниципальные архивы Республики Северная Осетия-Алания: 1) ежегодно составляют и представляют в Архивную службу до 25 декабря текущего года: карточки фондов на поступившие в течение года фонды в 1 экземпляре; сведения об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, в 1 экземпляре; копии информационных массивов базы данных "Архивный фонд" по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, в электронном виде. 2) ежегодно составляют и представляют 1 раз в 3 года (в 2012 году, в 2015 году и т.д.) до 25 декабря текущего года в Архивную службу паспорт архива по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, с пояснительной запиской, в 1 экземпляре; 3) составляют и представляют 1 раз в 3 года (в 2012 году, в 2015 году и т.д.) до 25 декабря текущего года в Архивную службу сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива по состоянию на 1 декабря текущего года с пояснительной запиской в 1 экземпляре - 1 раз в 3 года. 3.4. Государственные музеи и библиотеки Республики Северная Осетия-Алания: 1) ежегодно составляют и представляют в Архивную службу до 25 декабря текущего года: - карточки фондов на поступившие в течение года фонды в 1 экземпляре; - сведения об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, в 1 экземпляре; 2) ежегодно составляют и представляют 1 раз в 3 года (в 2012 году, в 2015 году и т.д.) до 25 декабря текущего года в Архивную службу паспорт архива по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, с пояснительной запиской в 1 экземпляре. 3.5. Организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания ежегодно составляют по состоянию на 1 декабря текущего года и 1 раз в 3 года (в 2012 году, в 2015 году и т.д.) к 15 декабря представляют в соответствующие государственные и муниципальные архивы Республики Северная Осетия-Алания паспорт архива организации в 1 экземпляре. 3.6. Документы государственного учета по форме и содержанию должны соответствовать формам, установленным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, указанным в п.4 настоящего Административного регламента. 3.7. В документах государственного учета, представляемых в Архивную службу, не должно содержаться подчисток, приписок, зачеркнутых слов, вклеек и иных исправлений. Документы не должны иметь серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание. Прием документов государственного учета и пояснительных записок к ним, копий информационных массивов базы данных "Архивный фонд", их регистрация 3.8. Основанием для начала административных действий по выполнению административной процедуры является поступление в Архивную службу документов, перечень которых установлен в пп.3.3-3.5 Административного регламента. 3.9. Государственные и муниципальные архивы Республики Северная Осетия-Алания вправе передавать через своего представителя электронные носители, содержащие информационные массивы базы данных "Архивный фонд", непосредственно должностному лицу Архивной службы по работе с информационными технологиями, (далее - должностное лицо по информационным технологиям) без их регистрации. 3.10. Прием и регистрация документов осуществляется должностным лицом Архивной службы, ответственным за прием и регистрацию документов, в день поступления документов в Архивную службу. Максимальный срок выполнения действий по приему и регистрации документов не должен превышать 20 мин. на один комплект документов. 3.11. Должностное лицо Архивной службы, ответственное за прием и регистрацию документов, регистрирует в журнале регистрации входящей корреспонденции сопроводительное письмо к представляемым документам, ставит на письме регистрационный штамп с указанием даты и входящего номера. 3.12. После регистрации документы в тот же день передаются руководителю (в его отсутствие - заместителю руководителя) Архивной службы для наложения соответствующей резолюции. 3.13. Должностное лицо Архивной службы, ответственное за прием и регистрацию документов, после получения документов от руководителя Архивной службы, в течение 30 минут передает их должностным лицам Архивной службы в соответствии с резолюцией руководителя Архивной службы. Анализ, обработка документов государственного учета и пояснительных записок к ним, ведение фондового каталога Архивной службы на бумажном носителе, составление сводных документов государственного учета и пояснительных записок к ним 3.14. Основанием для начала административных действий по выполнению административной процедуры является поступление документов, перечень которых установлен в пп.3.3-3.5 настоящего Административного регламента, на бумажном носителе к должностному лицу отдела Архивной службы, ответственному за исполнение государственной функции (далее - должностное лицо отдела). 3.15. Должностное лицо отдела в течение 3 рабочих дней со дня получения документов проверяет комплектность документов и их соответствие требованиям к оформлению, изложенным в пп.3.6,3.7 настоящего Административного регламента. 3.16. Если при проверке документов выявлены недостатки, должностное лицо отдела в день выявления извещает должностное лицо государственного или муниципального архива Республики Северная Осетия- Алания, участника исполнения государственной функции, подготовившее документы (по телефону либо при личном посещении Архивной службы данным лицом), о нарушении требований настоящего Административного регламента и запрашивает у него отсутствующие при представлении документы либо документы, приведенные в соответствие с требованиями настоящего Административного регламента. 3.17. Соответствующее должностное лицо государственного или муниципального архива Республики Северная Осетия-Алания, участника исполнения государственной функции, в течение 7 (семи) дней со дня извещения сотрудником Архивной службы обязано: устранить недостатки, выявленные в представленных в Архивную службу документах; представить (лично или посредством почтовой связи) отсутствующие при первичном представлении документы либо документы, приведенные в соответствие с требованиями настоящего Административного регламента. 3.18. По запросу указанного выше сотрудника Архивной службы, для соблюдения сроков выполнения административных процедур, документы могут быть направлены по факсу, по электронной почте, что не исключает последующее представление оригиналов запрашиваемых документов лично или посредством почтовой связи. 3.19. После получения отсутствующих при первичном представлении документов либо документов, приведенных в соответствие с нормативными требованиями, должностное лицо отдела выполняет действия в соответствии с п.3.21 настоящего Административного регламента. 3.20. В случае непредставления должностным лицом государственного или муниципального архива Республики Северная Осетия-Алания, участника исполнения государственной функции, запрашиваемых документов должностное лицо отдела обращается к директору государственного архива, главе администрации муниципального образования, руководителю участника исполнения государственной функции с тем же запросом и предложением о привлечении виновного должностного лица к дисциплинарной ответственности. Данный запрос выполняется в течение 3- х дней. 3.21. В случае если поступившие документы государственного учета соответствуют всем необходимым требованиям, должностное лицо отдела в течение 10 рабочих дней со дня поступления документов: 1) Ежегодно: проводит анализ полноты и сбалансированности всех показателей, указанных в документах государственного учета; изучает информацию, содержащуюся в объяснительных и пояснительных записках к документам государственного учета, листах фонда; сопоставляет данные, содержащиеся в документах государственного учета и пояснительных записках к ним, с данными, отраженными в годовых отчетах государственных и муниципальных архивов, выявляет противоречия и принимает меры по их устранению в порядке, предусмотренном в п.3.20 настоящего Административного регламента; готовит информацию о государственном учете и представляет ее заместителю руководителя Архивной службы для рассмотрения и включения ее в годовой отчет Архивной службы по основным направлениям деятельности; включает карточки фондов государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания в фондовый каталог Архивной службы на бумажном носителе. 2) Раз в три года: составляет сводные паспорта (на бумажном носителе и в электронном виде) государственных архивов Республики Северная Осетия-Алания, муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания, музеев и библиотек Республики Северная Осетия-Алания по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, путем включения учетных сведений из паспорта каждого государственного или муниципального архива, музея или библиотеки в показатели сводных паспортов; готовит пояснительные записки к сводным паспортам государственных архивов Республики Северная Осетия-Алания, муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания, музеев и библиотек Республики Северная Осетия-Алания; составляет (на бумажном носителе и в электронном виде) сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания по состоянию на 1 декабря текущего года на основании сведений о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования каждого государственного или муниципального архива; готовит пояснительные записки к сведениям о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания; передает составленные документы на рассмотрение заместителю руководителя Архивной службы. 3.22. Заместитель руководителя Архивной службы в течение 3 рабочих дней со дня получения документов рассматривает их, в случае отсутствия замечаний, визирует сводные документы государственного учета и передает пакет документов на подпись руководителю Архивной службы. 3.23. В случае выявления в составленных сводных документах неточностей или ошибок заместитель руководителя в тот же день возвращает их должностному лицу отдела для внесения соответствующих изменений и доработки. 3.24. Должностное лицо отдела после получения пакета документов в течение 1 рабочего дня дорабатывает документы, вносит в них изменения, передает повторно заместителю руководителя Архивной службы. 3.25. Заместитель руководителя Архивной службы в день получения повторно представленных документов выполняет действия, изложенные в п.3.22 настоящего Административного регламента. Анализ копий информационных массивов базы данных "Архивный фонд" и объединение описаний архивных фондов государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания в базу данных "Фондовый каталог" 3.26. Основанием для начала административных действий по выполнению административной процедуры является поступление электронных носителей, содержащих информационные массивы базы данных "Архивный фонд", представленных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия- Алания, к должностному лицу. 3.27. Должностное лицо по информационным технологиям и должностное лицо отдела в течение 3 рабочих дней со дня получения электронных носителей проверяют полноту, качество копий информационных массивов базы данных "Архивный фонд", созданных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, их соответствие документам государственного учета на бумажных носителях. 3.28. Если при проверке копий информационных массивов базы данных "Архивный фонд" выявлены ошибки, должностное лицо отдела в день выявления извещает ответственное должностное лицо государственного или муниципального архива Республики Северная Осетия-Алания (по телефону либо при личном посещении Архивной службы данным лицом) и запрашивает у него новые электронные носители с указанной информацией взамен поврежденных (не по вине сотрудника Архивной службы) или информационные массивы базы данных "Архивный фонд", приведенные в соответствие с нормативными требованиями. 3.29. Соответствующее должностное лицо государственного или муниципального архива Республики Северная Осетия-Алания в течение 7 (семи) дней со дня извещения сотрудником Архивной службы обязано представить новые электронные носители с указанной информацией взамен поврежденных или информационные массивы базы данных "Архивный фонд", приведенные в соответствие с нормативными требованиями. 3.30. В случае непредставления должностным лицом государственного или муниципального архива Республики Северная Осетия-Алания запрашиваемых материалов должностное лицо Архивной службы обращается к директору государственного архива с тем же запросом и предложением о привлечении виновного должностного лица к дисциплинарной ответственности. Данный запрос выполняется в течение 3-х дней. 3.31. В случае если поступившие копии информационных массивов базы данных "Архивный фонд", составленных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, соответствуют всем установленным требованиям, должностное лицо по информационным технологиям в течение 5 рабочих дней со дня поступления электронных носителей: проводит анализ полноты и сбалансированности всех элементов описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания; объединяет описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания в базу данных программного комплекса "Фондовый каталог"; создает копии информационных массивов базы данных "Фондовый каталог"; извещает в течение рабочего дня руководителя Архивной службы (его заместителя) и готовности копий информационных массивов базы данных "Фондовый каталог" к направлению в Росархив. Направление сводных документов государственного учета и копий информационных массивов базы данных программного комплекса "Фондовый каталог" в Федеральное архивное агентство 3.32. Основанием для начала административных действий по выполнению административной процедуры является: получение должностным лицом Архивной службы, ответственным за прием и регистрацию документов, сопроводительного письма, сводных документов государственного учета и пояснительных записок к ним на бумажном носителе, подписанных руководителем Архивной службы; получение должностным лицом по информационным технологиям в устной форме распоряжения руководителя Архивной службы о направлении копий информационных массивов базы данных программного комплекса "Фондовый каталог" в Федеральное архивное агентство. 3.33. Должностное лицо Архивной службы, ответственное за прием и регистрацию документов, после получения сопроводительного письма, сводных документов государственного учета и пояснительных записок к ним на бумажном носителе, подписанных руководителем Архивной службы, в течение 1 рабочего дня регистрирует их в журнале регистрации отправляемых документов и отправляет их по почте и по электронной почте в адрес Росархива. 3.34. Должностное лицо по информационным технологиям в течение 1 рабочего дня осуществляет отправку копий информационных массивов базы данных программного комплекса "Фондовый каталог" в Росархив по адресу электронной почты. IV. Формы контроля за исполнением государственной функции 4.1. Контроль за исполнением государственной функции осуществляется в следующих формах: текущий контроль, проводимый не реже 2 раз в год; плановые и внеплановые проверки полноты и качества исполнения ответственными должностными лицами положений настоящего Административного регламента, нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции. 4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами Административного регламента, по выполнению государственной функции и принятием решений осуществляет заместитель руководителя Архивной службы. 4.3. Заместитель руководителя Архивной службы при рассмотрении документов, подготавливаемых должностным лицом отдела, проводит контроль качества выполненных административных действий по исполнению государственной функции. 4.4. Критериями, положительно характеризующими качество выполненных административных действий по исполнению государственной услуги, являются: - количество выявленных ошибок, неточностей, противоречий в документах, представленных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, музеями и библиотеками Республики Северная Осетия-Алания; - соблюдение последовательности административных действий, их соответствие требованиям настоящего Административного регламента; - соблюдение установленных сроков по выполнению административных действий; - отсутствие жалоб заявителей на действия (бездействие) должностных лиц. 4.5. Критериями, отрицательно характеризующими качество выполненных административных действий по исполнению государственной услуги, являются: - наличие признанных в установленном порядке обоснованными жалоб на незаконность действий (бездействия) должностных лиц; - неполное выявление ошибок, неточностей, противоречий в документах, представленных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, музеями и библиотеками Республики Северная Осетия-Алания; - несоблюдение требований настоящего Административного регламента. 4.6. Плановые проверки полноты и качества исполнения государственной функции государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, музеями и библиотеками Республики Северная Осетия-Алания проводятся в соответствии с ежегодно утверждаемым планом работы Архивной службы при осуществлении контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации с периодичностью не чаще одного раза в три года. 4.7. Внеплановые проверки полноты и качества исполнения государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия- Алания, музеями и библиотеками Республики Северная Осетия-Алания государственной функции проводятся по решению руководителя Архивной службы в случаях: поступления жалоб на исполнение государственной функции; выявления нарушений порядка и сроков выполнения административных процедур, установленных настоящим Административным Регламентом, при плановой проверке. 4.8. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав физических и (или) юридических лиц действиями (бездействием) должностных лиц Архивной службы, участвующих в исполнении государственной функции, виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. 4.9. Контроль полноты и качества исполнения государственной функции со стороны Федерального архивного агентства включает в себя рассмотрение документов государственного учета Архивной службы. V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции 5.1. Действия (бездействие), решения должностных лиц Архивной службы, осуществляемые в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы: руководителю Архивной службы; в Федеральное архивное агентство по адресу: ул. Ильинка, д. 12, Москва, 103132; тел. (495)606-25-14,606-29-73; E-mail: [email protected]; заместителю Председателя Правительства Республики Северная Осетия-Алания, курирующему архивную сферу деятельности по адресу: пл. Свободы, д. 1, Владикавказ, 362040; в судебном порядке. 5.2. Обращение подается в письменной форме или в форме электронного документа и должно содержать: 1) при подаче обращения физическим лицом - его фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), при подаче обращения юридическим лицом - его полное и точное наименование; 2) почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, контактный телефон; 3) наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, или фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, или должность соответствующего лица; 4) суть обращения; 5) при подаче обращения физическим лицом - личную подпись лица или электронную цифровую подпись (иной аналог собственноручной подписи), при подаче обращения юридическим лицом - подпись руководителя (заместителя руководителя) юридического лица или электронную цифровую подпись (иной аналог собственноручной подписи); 6) дату обращения. К обращению могут быть приложены копии документов (в том числе в форме электронных документов), подтверждающих изложенную в обращении информацию. 5.3. Рассмотрение обращений и принятие по ним решений осуществляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации в Архивной службе. 5.4. Результатом рассмотрения обращения является: признание правомерными решений, действий (бездействия) Архивной службы или его должностного лица при исполнении государственной функции и обоснованный отказ в удовлетворении претензии; признание неправомерными решений, действий (бездействия) Архивной службы или его должностного лица полностью или частично и удовлетворение претензии заявителя путем устранения нарушений прав граждан и организаций при исполнении государственной функции. 5.5. Если в результате рассмотрения обращения будут выявлены нарушения должностными лицами Архивной службы положений Административного регламента, а также законодательства Российской Федерации и Республики Северная Осетия-Алания о рассмотрении обращений граждан, то принимается решение о применении мер ответственности к должностным лицам, допустившим такие нарушения в ходе осуществления государственной функции на основании Административного регламента. 5.6. Сроки и порядок обжалования действий (бездействия) Архивной службы или ее должностного лица через суд, а также юриспруденция суда, в который подается соответствующее заявление, регламентируются Законом Российской Федерации "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан", Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации и Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации. Приложение к Административному регламенту исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания" БЛОК-СХЕМА последовательности действий при исполнении государственной функции -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | Подготовка государственными и муниципальными архивами, участниками государственной функции документов государственного учета | | и копий информационных массивов базы данных "Архивный фонд" | | | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | Прием документов государственного учета, пояснительных записок к ним, копий информационных массивов баз данных "Архивный фонд", их | | регистрация. Передача поступивших документов руководителю Архивной службы для наложения резолюции | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | Передача после наложения резолюции руководителя Архивной службы документов государственного учета должностным лицам | | Архивной службы, ответственным за исполнение государственной функции | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | Проверка должностными лицами Архивной службы комплектности и соответствия документов и копий информационных массивов базы | | данных "Архивный фонд", требованиям к оформлению и содержанию | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- УТВЕРЖДЕН постановлением Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 26 октября 2012 г. N 379 Административный регламент по предоставлению Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной услуги "Информационное обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Северная Осетия-Алания и других архивных документов" I. Общие положения Предмет регулирования административного регламента 1.1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной услуги "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Северная Осетия-Алания и других архивных документов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания (далее - Архивная служба), а также порядок взаимодействия Архивной службы с органами исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами, организациями и гражданами (далее - органы и организации) при осуществлении предоставления государственной услуги. 1.2. Информационное обеспечение заявителей включает в себя организацию исполнения поступающих в Архивную службу от российских и иностранных пользователей тематических запросов - о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту; генеалогических запросов - о предоставлении информации необходимой для установления родства, родственных связей двух и более лиц, истории семьи, рода; социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение ими льгот и компенсаций. II. Стандарт предоставления государственной услуги Наименование государственной услуги 2.1. "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Северная Осетия-Алания и других архивных документов" (далее - государственная услуга). Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу 2.2. Предоставление государственной услуги по информационному обеспечению заявителей осуществляет Архивная служба. В предоставлении государственной услуги принимают участие республиканские государственные бюджетные учреждения: "Центральный государственный архив Республики Северная Осетия-Алания", "Государственный архив новейшей истории Республики Северная Осетия- Алания" (далее - государственные архивы), архивные отделы (архивы) администраций муниципальных образований Республики Северная Осетия- Алания (далее - архивные отделы), органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения тематических и социально-правовых запросов. 2.3. При предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Российской Федерации. Описание результата предоставления государственной услуги 2.4. Результатом предоставления государственной услуги являются: информационные письма; архивные справки; архивные выписки; архивные копии; тематические перечни; тематические подборки копий архивных документов; тематические обзоры архивных документов; ответы об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации дальнейших путей поиска необходимой информации; уведомление заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения обращения (запроса); уведомление о направлении соответствующего обращения (запроса) на исполнение в другие органы и организации. Срок предоставления государственной услуги 2.5. Срок предоставления государственной услуги с учетом необходимости обращения в государственные архивы, архивные отделы, органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запросов и выполнения всех административных процедур, не должен превышать 30 календарных дней, в случаях продления срока рассмотрения запроса (не более чем на 30 календарных дней) - не более 60 календарных дней. 2.6. Поступившие в Архивную службу запросы в течение 3 рабочих дней со дня их регистрации направляются для исполнения: в государственные архивы, архивные отделы, органы и организации. 2.7. При рассмотрении Архивной службой запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, Архивная служба дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 10 дней со дня их регистрации, если в запросе не установлен другой срок. В случае если информация, запрашиваемая органом государственной власти, не может быть предоставлена в этот срок или в срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, Архивная служба уведомляет орган государственной власти, орган местного самоуправления о продлении на определенный срок рассмотрения запроса, но не более чем на 30 календарных дней. 2.8. При поступлении в Архивную службу запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, Архивная служба в течение 3 рабочих дней с момента регистрации запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями. 2.9. Запросы, поступившие от Архивной службы в государственные архивы (кроме указанных в п. 2.7) исполняются в течение 10 дней со дня их регистрации в государственном архиве. С разрешения руководства Архивной службы этот срок может быть продлен, но не более чем на 20 дней. 2.10. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке. 2.11. Обращения (запросы), не относящиеся к составу документов, хранящихся в государственных архивах, архивных отделах, органах и организациях, в течение 3 рабочих дней с момента регистрации направляются по принадлежности с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги 2.12 Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами: Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 1, ст. 8220-8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768; 2009, N 29, ст. 3617; 2002, N 52 (ч. II), ст. 5288; 2003, N 6, ст. 549; 2010, N 47, ст. 6032; 2011, N 30 (ч. I), ст. 4590, ст. 4596, N 46, ст. 6407); Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196); Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196); Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30 (ч. I), ст. 4600); Федеральный закон от 27 апреля 1993 г. N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" ("Российская газета", 1993, N 89; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 51, ст. 4970; 2009, N 7, ст. 772); Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038, N 27, ст. 3880, N 29, ст. 4291, N 30 (ч. I), ст. 4587, N 49 (ч. V), ст. 7061, N 27, ст. 3873); Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74; 1997, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636); постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 22, ст. 3169, N 35, ст. 5092); приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 68 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 г., регистрационный N 13893, "Российская газета", 2009, N 89); Закон Республики Северная Осетия-Алания от 30 декабря 2005г. N 80-РЗ "Об архивном деле в Республике Северная Осетия-Алания", (газета "Северная Осетия", 26 января 2006 г., N 13); постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 17 июля 2009 г. N 221 "Об утверждении Положения об Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания". Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги 2.13. Основанием для предоставления государственной услуги является запрос заявителя, поступивший в Архивную службу: в письменной форме по почте; по электронной почте; по факсу; на официальный сайт; при личном обращении. В запросе заявителя должны быть указаны: 1) наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии); 2) почтовый и/или электронный адрес заявителя; 3) интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации; 4) вид необходимой заявителю информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов); 5) личная подпись гражданина или подпись должностного лица; 6) дата. Формы запросов (приложения 2,3,4,5,6,7 к настоящему Регламенту) доступны в сети Интернет на сайте Архивной службы archive-osetia.ru 2.14. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации. 2.15. Запрещается требовать от заявителя предоставлять документы и информацию или осуществлять действия, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги. 2.16. Запрещается требовать от заявителя предоставлять документы и информацию, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных и муниципальных органов и организаций. 2.17. Данный перечень является исчерпывающим и не предполагает межведомственного информационного взаимодействия. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги 2.18. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги являются следующие условия: если в запросе заявителя отсутствует наименование юридического лица (для гражданина - Ф. И. О.), почтового или электронного адреса; если запрос заявителя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и обращение не подлежит направлению на рассмотрение руководителю Архивной службы, о чем сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в течение 7 календарных дней; если ответ по существу поставленного вопроса в запросе не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в запросе вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтверждающих прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию. В случае отсутствия документального подтверждения прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию заявителю отказывается в предоставлении государственной услуги; если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. 2.19. Если в запросе содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства к содержанию запроса. Руководитель Архивной службы или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги 2.20. Основанием для приостановления (отказа) предоставления государственной услуги является ситуация, когда ответ по существу поставленного вопроса в запросе не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в запросе вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтверждающих прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги 2.21. Других услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги 2.22. Архивная служба осуществляет предоставление государственной услуги по организации исполнения тематических запросов государственных органов, органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих функций и социально-правовых запросов, бесплатно. 2.23. Социально-правовые запросы исполняются государственными архивами, архивными отделами, органами и организациями бесплатно. 2.24. Государственные архивы и архивные отделы осуществляют исполнение запросов государственных органов и органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, бесплатно. 2.25. Исполнение тематических запросов организаций или граждан организуется государственными архивами и архивными отделами в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанных запросов в предварительном порядке, установленном архивным учреждением, согласовываются с заявителем. 2.26. Генеалогические запросы заявителей исполняются государственными архивами в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанные запросы могут исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц. Сроки и стоимость работ определяются руководством архивных учреждений в соответствии с утвержденным прейскурантом. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг 2.27. При нахождении заявителя в Архивной службе, государственных архивах, архивных отделах, органах и организациях максимальных срок ожидания в очереди при подаче запроса и получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 20 минут. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги 2.28. Поступившие в Архивную службу по почте и при личном приеме граждан письменные запросы регистрируются должностным лицом, ответственным за оказание услуги, в день их поступления. В случае поступления запроса в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация его может производиться в рабочий день, следующий за праздничным или выходным. 2.29. Запросы, поступившие из Архивной службы в государственные архивы, архивные отделы, органы и организации подлежит регистрации в день поступления. Круг заявителей 2.30. Государственная услуга предоставляется в отношении граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства; органов государственной власти, местного самоуправления; организаций и общественных объединений; юридических и физических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее - заявители). Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги 2.31. Место нахождения Архивной службы и ее почтовый адрес: 362019, г.Владикавказ, ул. Пушкинская, 10. График работы: понедельник - пятница с 9.00-18.00 (перерыв с 13.00-14.00); выходные дни - суббота, воскресенье. 2.32. Справочные телефоны Архивной службы: (8672)54-62-55, факс (8672)53-00-96. 2.33. Адрес Internet-сайта Архивной службы, содержащий информацию о предоставлении государственной услуги: archive-osetia.ru Адрес электронной почты: [email protected]. 2.34. Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов в Республике Северная Осетия-Алания, их почтовых и электронных адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте Архивной службы: archive-osetia.ru, а также содержится в Приложении 1 к настоящему Регламенту. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится: по телефону; в письменной форме; при личном обращении в Архивную службу; на официальном сайте Архивной службы; на "Портале государственных и муниципальных услуг". 2.35. По телефону и при личном приеме должностное лицо Архивной службы, ответственное за предоставление государственной услуги, дает исчерпывающую информацию о порядке предоставления государственной услуги, а также проводит консультации по вопросам касающихся: архивных учреждений, в которые можно обратиться с запросом, включая информацию об их почтовых и электронных (если имеются) адресах; документов, представляемых для получения информации по запросам, и предъявляемых к ним требований. В случае если должностное лицо Архивной службы, ответственное за предоставление государственной услуги, не компетентно в поставленном вопросе, консультацию проводит другое должностное лицо или же обратившемуся заявителю сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. 2.36. Личный прием граждан проводится руководителем Архивной службы, его заместителем во все рабочие дни с 14 до 16 часов без предварительной записи. 2.37. На информационном стенде в Архивной службе размещается следующая информация: график приема граждан; текст Регламента; фамилия, имя, отчество должностного лица Архивной службы, ответственного за предоставление государственной услуги; фамилия, имя, отчество и должность лица, осуществляющего прием и информирование заявителей; номера телефонов, адрес электронной почты Архивной службы; перечень документов (сведений), необходимых для предоставления государственной услуги, бланки анкет-заявлений (запросов). Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой информации о порядке предоставления услуг 2.38. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан. 2.39. Для ожидания гражданами приема и заполнения необходимых для предоставления государственной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможного оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой и ручками. 2.40. Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится прием, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями. Показатели доступности и качества государственной услуги 2.41. Заявитель на стадии рассмотрения его запроса Архивной службой имеет право: 1) представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому запросу; 2) получать уведомление о направлении запроса в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе вопросов; 3) обращаться с жалобой на принятое по запросу решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации; 4) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса; 5) осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Административному регламенту. 2.42. Должностные лица Архивной службы обеспечивают: 1) объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов и запросов в электронном виде заявителей; 2) получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия; 3) принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан. 2.43. Основными требованиями к качеству рассмотрения запросов в Архивной службе являются: 1) достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запросов; 2) полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения запросов; 3) наглядность форм предоставления информации об административных процедурах; 4) удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги; 5) оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого запроса. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме 2.44. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте Архивной службы и на Портале государственных и муниципальных услуг. 2.45. Обеспечение возможности получения заявителями на официальном сайте Архивной службы и на Портале государственных и муниципальных услуг форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги в электронном виде. 2.46. Обеспечение при направлении заявителем запроса в форме электронного сообщения представления заявителю сообщения, подтверждающего поступление запроса в Архивную службу. 2.47. Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления государственной услуги не используются. III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме 3.1. Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги включает: 1) регистрацию запросов заявителей и рассмотрение их руководством Архивной службы; 2) анализ тематики запросов заявителей; 3) направление запросов заявителей на исполнение по принадлежности; 4) подготовку и направление ответов заявителям. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги Регистрация запросов заявителей и рассмотрение их руководством Архивной службы 3.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги. Поступившие в Архивную службу по почте и при личном приеме граждан письменные запросы регистрируются должностным лицом, ответственным за оказание услуги, в день поступления запроса. 3.3. Зарегистрированные запросы рассматриваются руководителем Архивной службы (при его отсутствии - заместителем руководителя) и с резолюцией передаются должностному лицу, ответственному за оказание услуги. Срок исполнения данной административной процедуры 1 рабочий день с момента поступления запроса в Архивную службу. Анализ тематики запросов заявителей 3.4. Должностное лицо Архивной службы, ответственное за оказание услуги, осуществляет анализ тематики поступивших запросов, используя свои профессиональные навыки и имеющийся научно-справочный аппарат. При этом определяется: правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального, персонального характера; степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения; местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса; местонахождение, адрес конкретной организации, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя. Срок исполнения данной административной процедуры 2 рабочих дня со дня регистрации запроса в Архивной службе. Направление запросов заявителей на исполнение по принадлежности 3.5. По итогам анализа запросов заявителей Архивная служба: дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации; направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих документов; при отсутствии запрашиваемых сведений в государственных архивах информирует об этом автора запроса и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску; при отсутствии в запросе достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями. 3.6. По итогам анализа тематики поступивших запросов, Архивная служба направляет их на исполнение по принадлежности: в государственные архивы Республики Северная Осетия-Алания; в архивные отделы муниципальных образований Республики Северная Осетия-Алания; в органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запроса. 3.7. При направлении запросов на исполнение по принадлежности в муниципальные архивы, органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов, Архивная служба одновременно письменно уведомляет об этом заявителей для ответа в их адрес о результатах поиска запрашиваемой информации. Срок выполнения данной административной процедуры 3 рабочих дня со дня регистрации запроса в Архивной службе. Подготовка и направление ответов заявителям 3.8. Письменные ответы, подготовленные государственными архивами, вместе с запросами возвращаются в Архивную службу, где они в течение 1 рабочего дня регистрируются должностным лицом, ответственным за предоставление государственной услуги и отдаются или отправляются заявителю. 3.9. В случае если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в срок, установленный Архивной службой, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, государственный архив уведомляет Архивную службу и заявителя о необходимости продления на определенный срок рассмотрения запроса не позднее чем за 3 дня до истечения срока, установленного Архивной службой. 3.10. Органы, организации, архивные отделы (кроме государственных архивов), исполняющие полученные от Архивной службы запросы, по итогам выявления запрашиваемой информации готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес заявителя. Срок выполнения процедуры 30 дней со дня регистрации запроса в органе, организации, в архивном отделе. 3.11. В случае необходимости Архивная служба может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов заявителей. IV. Формы контроля за исполнением Регламента 4.1. Контроль за рассмотрением письменных запросов заявителей осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по запросам заявителей, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов заявителей, анализа содержания поступающих запросов, хода и результатов работы с запросами заявителей. 4.2. Контроль за предоставлением государственной услуги включает текущий контроль, а также проведение плановых и внеплановых проверок исполнения положений Регламента должностными лицами Архивной службы. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений 4.3. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами Архивной службы, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента. Текущий контроль за исполнением письменных запросов заявителей включает: 1) постановку поручений по исполнению письменных запросов заявителей на контроль, в том числе с использованием системы электронного документооборота; 2) контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами предоставления государственной услуги, принятием решений ответственными исполнителями; 3) информирование ответственных исполнителей о соблюдении установленных сроков рассмотрения письменных запросов заявителей, о снятии таких запросов с контроля. 5. Письменные запросы заявителей снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы. 4.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги 4.5. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При проверке рассматриваются вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги, или отдельные действия в рамках исполнения административных процедур. Внеплановая проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя. 4.6. Периодичность проведения плановых проверок полноты и качества предоставления услуги устанавливается правовыми актами руководителя Архивной службы. 4.7. При организации проверок учитываются жалобы и заявления заявителей, а также иные сведения о деятельности должностных лиц Архивной службы, участвующих в предоставлении государственной услуги. 4.8. Архивная служба осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами. Контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами включает в себя установленную Архивной службой ежеквартальную отчетность государственных архивов о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архивной службы. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Архивной службы) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя. 4.9. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Архивной службы. По требованию комиссии ответственные исполнители, а также иные должностные лица, совершающие предусмотренные Регламентом действия, дают устные или письменные объяснения, предоставляют документы и материалы, связанные с конкретными письменными запросами заявителей. Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги 4.10. В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций 4.11. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности). 4.12. Все плановые проверки должны осуществляться регулярно в течение всего периода деятельности Архивной службы. Установленные формы отчетности по предоставлению государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков предоставления государственной услуги. 4.13. Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, письменным обращениям, электронной почте, на официальном сайте Архивной службы и через Справочно-информационный портал "Государственные услуги". V. Досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) Архивной службы, а также должностных лиц Архивной службы Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги 5.1. Действия (бездействие), решения должностных лиц Архивной службы, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы: руководителю Архивной службы; в Федеральное архивное агентство по адресу: ул. Ильинка, д. 12, Москва, 103132; тел. (495)606-25-14,606-29-73; E-mail: [email protected]; заместителю Председателя Правительства Республики Северная Осетия-Алания, курирующему архивную сферу деятельности по адресу: пл. Свободы, д. 1, Владикавказ, 362040; в судебном порядке. 5.2. Жалобы подаются заявителями в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме по почте, на личном приеме у должностного лица Архивной службы, по информационным системам общего пользования или через специальные разделы на Интернет-сайте Архивной службы. 5.3. Жалоба должна содержать: 1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица Архивной службы либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются; 2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю; Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Май
|
