Распоряжение Губернатора Пермской области от 29.03.2001 № 176-р

 





                       Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

        Г У Б Е Р Н А Т О Р А  П Е Р М С К О Й  О Б Л А С Т И


           29.03.2001                           N 176-р



--                             -¬
 Об утверждении Порядка
 работы с документами в аппарате
 администрации области


     В целях  совершенствования  работы  с  документами  администрации
области:
     1. Утвердить  прилагаемый Порядок работы с документами в аппарате
администрации области (приложение 1)  и  схему  прохождения  служебных
писем, поступивших в администрацию области (приложение 2).
     2. Руководителям структурных подразделений администрации  области
и  аппарата администрации обеспечить соблюдение установленных Порядком
требований.
     3. Общему отделу аппарата администрации области:
     3.1. оказывать практическую  и  методическую  помощь  структурным
подразделениям  администрации  области  и  аппарата  администрации  по
применению Порядка;
     3.2. разработать  Инструкцию  по делопроизводству в администрации
области до 01.07.2001.
     4. Контроль  за исполнением распоряжения возложить на заместителя
губернатора области, руководителя аппарата администрации Шеина В.В.


     Губернатор области          Ю.П.Трутнев

                                                 Приложение 1
                                                 к распоряжению
                                                 губернатора области
                                                 от 29.03.2001 N 176-р

                               ПОРЯДОК

        работы с документами в аппарате администрации области

     1. Прием и регистрация документов.
     1.1. В   аппарате   администрации  области  прием  и  регистрация
документов осуществляются децентрализованно.
     Федеральные законы,    акты    органов   государственной   власти
Российской  Федерации  (указы  и   распоряжения   Президента   России,
постановления Совета Федерации,  Государственной Думы, постановления и
распоряжения   Правительства   России):   прием   осуществляет   отдел
специальной    документальной   связи   (спецчасть),   регистрацию   -
юридический отдел.
     Правовые акты органов государственной власти Российской Федерации
о награждении государственными  наградами:  прием  осуществляет  отдел
специальной  документальной  связи  (спецчасть),  регистрацию - сектор
входящих документов канцелярии общего отдела (далее - сектор  входящих
документов).
     Обращения граждан по личным вопросам:  прием осуществляет  сектор
входящих документов, регистрацию - отдел писем и приема граждан.
     Входящие служебные письма  и  телеграммы,  внутренние  документы:
прием и регистрацию осуществляет сектор входящих документов.
     Законы Пермской  области:  прием  осуществляет  сектор   входящих
документов, регистрацию - юридический отдел.
     Постановления Законодательного    Собрания     области:     прием
осуществляет сектор входящих документов, регистрацию - отдел контроля.
     Акты губернатора области: прием и регистрацию осуществляет сектор
подготовки  актов  губернатора  области  и  проектов документов общего
отдела (далее - сектор подготовки актов губернатора области и проектов
документов).
     Договоры и соглашения администрации области:  прием  осуществляет
сектор  входящих  документов,  регистрацию  -  сектор подготовки актов
губернатора области и проектов документов.
     Приказы заместителя губернатора области, руководителя аппарата по
основной  деятельности:  прием  и  регистрацию   осуществляет   сектор
подготовки актов губернатора области и проектов документов; по личному
составу  прием  и   регистрацию   осуществляет   отдел   по   вопросам
государственной службы и кадров.
     Исходящие служебные письма  и  телеграммы:  прием  и  регистрацию
осуществляет  сектор  исходящих  документов  канцелярии  общего отдела
(далее - сектор исходящих документов).
     1.2. Поступающие  документы  регистрируются  в  день поступления,
создаваемые - в день подписания.
     1.3. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
     1.4. Зарегистрированный   документ   при   передаче   из   одного
подразделения аппарата в другое повторно не регистрируется.
     2. Предварительное рассмотрение документов и передача в  приемные
руководителей администрации области.
     2.1. В подразделениях аппарата администрации области  (канцелярия
общего отдела,  юридический отдел, отдел писем и приема граждан, отдел
контроля),  осуществляющих  регистрацию  документов,   проводится   их
предварительное рассмотрение и распределение.
     2.2. Предварительное   рассмотрение   документов   осуществляется
исходя  из  оценки  содержания  документа,  в  соответствии  с  указом
губернатора области от 28.12.2000 N 342 "О распределении  обязанностей
между  руководством администрации области" (с последующими изменениями
и дополнениями).
     2.3. Документы  передаются в приемные руководителей администрации
области (консультанту-референту  или  специалисту  приемной)  сектором
входящих документов под расписку в журнале.
     Документы, поступившие в канцелярию  до  17.00,  в  тот  же  день
передаются в приемные руководителей администрации области.  Документы,
поступившие  после  17.00,   передаются   в   приемные   руководителей
администрации области на следующий день.  Срочные документы передаются
немедленно.
     2.4. В  случае поступления документов руководителям администрации
области   минуя   канцелярию   документы    должны    быть    переданы
консультантами-референтами   для   регистрации   в   сектор   входящих
документов.
     2.5. Структурные  подразделения  аппарата администрации документы
получают  в  секторе  входящих  документов  через   ответственных   за
документацию.
     3. Рассмотрение    документов    консультантами-референтами     и
руководителями администрации области.
     3.1. Рассмотрение    документов,    поступивших    в     приемные
руководителей администрации, осуществляется консультантами-референтами
и предполагает:
     ознакомление с содержанием документов;
     подготовку и   оформление   проекта   резолюции   по   исполнению
документов;
     контроль за  обеспечением  установленного  порядка   согласования
(визирования) проектов документов;
     передачу документов для рассмотрения  руководителю  администрации
области.
     3.2. Резолюции оформляются  на  бланках  установленного  образца,
бланк  резолюции скрепляется с документом.  Резолюция включает фамилию
исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
     При наличии   в  резолюции  нескольких  исполнителей  указывается
ответственный  исполнитель  либо  им  считается  лицо,   указанное   в
резолюции первым.
     Резолюция может быть оформлена и на самом документе.
     Документы могут  иметь несколько резолюций (одного или нескольких
должностных  лиц)  соответственно  этапам   рассмотрения.   При   этом
последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой,  в
них должен конкретизироваться порядок исполнения документов,  срок его
исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой
резолюцией) и исполнитель.
     3.3. Оформление   и   согласование   документа  осуществляется  в
соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "УСД.  УСОРД.  Требования  к  оформлению
документов" (с Изменением N 1).
     3.4. Представляемые на подпись первому  заместителю  губернатора,
заместителям   губернатора   области   проекты   писем   должны   быть
завизированы   руководителем    подразделения    и    непосредственным
исполнителем.  Представляемые  губернатору  области  письма визируются
также и заместителем губернатора области,  к  сфере  ведения  которого
относятся затрагиваемые в письме вопросы.
     Проекты писем губернатора области в адрес  Президента  Российской
Федерации,  Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации также подлежат:
     обязательному согласованию   с   юридическим   отделом   аппарата
администрации области  и  главным  управлением  финансов  и  налоговой
политики   администрации   области   (по   вопросам,  входящим  в  его
компетенцию);
     обязательному редактированию    в    секторе   подготовки   актов
губернатора области и проектов документов общего отдела.
     3.5. Служебные  записки,  направляемые  губернатору  области  его
заместителями,  проекты которых подготовлены специалистами структурных
подразделений администрации области, визируются их руководителями.
     3.6. Виза включает наименование должности и  подпись  визирующего
документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
     3.7. Виза на проектах писем,  служебных записок размещается после
реквизита "Подпись" на экземпляре документа, остающемся в деле.
     3.8. Документы должны рассматриваться в  день  их  поступления  в
приемную,  на  следующий  день  консультанты-референты или специалисты
приемных до 10.00 возвращают  их  в  сектор  входящих  документов  для
занесения в электронную базу данных и передачи исполнителям.
     4. Контроль исполнения служебных писем и внутренних документов.
     4.1. Контроль  сроков  исполнения  служебных  писем  и внутренних
документов  обеспечивает  сектор  контроля  канцелярии  общего  отдела
(далее - сектор контроля).
     4.2. Сектор контроля:
     осуществляет постановку   писем   и   внутренних   документов  на
контроль;
     вносит содержание резолюции в электронную базу данных и отметку в
регистрационно-контрольную форму;
     направляет ответственному    исполнителю   подлинник   письма   и
внутреннего документа;
     тиражирует письма   и   внутренние   документы   и   обеспечивает
исполнителей необходимым количеством копий;
     регулирует ход исполнения писем и внутренних документов;
     направляет ответственному исполнителю и в приемные  руководителей
администрации  области  информацию  о  приближении или нарушении срока
исполнения;
     осуществляет продление  срока исполнения на основании письменного
разрешения руководителя администрации области;
     анализирует результаты исполнения писем и внутренних документов;
     осуществляет информирование       руководителей       структурных
подразделений  администрации  области  и  руководителей  администрации
области о результатах исполнения;
     снимает письма  и  внутренние  документы  с  контроля при наличии
документа-ответа или по указанию руководителей администрации области.
     4.3. Служебные  письма и внутренние документы подлежат исполнению
в следующие сроки:
     с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
     без указания конкретной даты исполнения - в срок не более  месяца
с даты регистрации документа в канцелярии;
     4.5. Руководители структурных подразделений администрации области
и  аппарата  осуществляют  оперативное рассмотрение писем и внутренних
документов, контроль за качеством их исполнения по существу вопроса.
     При уходе  в  отпуск,  выбытии в командировку,  в случае болезни,
увольнения  или  перемещения  работник,  ответственный   за   контроль
исполнения
     документов, обязан передать другому работнику по  согласованию  с
руководителем   структурного   подразделения  администрации,  аппарата
администрации все контролируемые документы.
     4.6. Письмо   и  внутренний  документ  считаются  исполненными  и
снимаются  с  контроля  после  фактического  выполнения  поручений  по
существу и документированного подтверждения исполнения. На документе и
в  регистрационно-контрольной  форме  проставляется  отметка   о   его
исполнении и направлении в дело.
     5. Отправка документов.
     5.1. Обработка,  отправка  и  доставка  документов осуществляется
централизованно сектором исходящих документов.
     5.2. Документы, предназначенные для отправки, передаются в сектор
исходящих    документов    полностью    оформленными,    подписанными,
зарегистрированными,   скомплектованными   со   всеми  приложениями  в
количестве   экземпляров,   обеспечивающих   подшивку    обязательного
экземпляра  в  дело  и  отправку  по  всем указанным адресам рассылки.
Письмо-ответ передается вместе с письмом-запросом.
     Неправильно оформленные  документы  возвращаются  исполнителю  на
доработку.
     5.3. Документы,  подлежащие  отправке,  должны  обрабатываться  и
отправляться в день их подписания  и  регистрации.  Поступившие  после
17.00 - не позднее следующего рабочего дня.
     Доставка документов  в  структурные  подразделения  администрации
области, расположенные в черте города, проводится с 13.30, в здании по
ул.Ленина, д.51 - 16.30 (в пятницу с 16.00).

-------------------------------------------
     * Контроль  исполнения  других  видов  документов  обеспечивается
отделом контроля  аппарата  администрации  области  в  соответствии  с
постановлением    губернатора   области   от   31.12.97   N   474   "О
совершенствовании  системы  контроля  за  исполнением   документов   и
укреплении исполнительской дисциплины в администрации области".
     Контроль за   исполнением    поручений    губернатора    области,
высказанных  в  ходе  заседаний  коллегии,  консультативного  совета и
совещаний,  осуществляет сектор  по  организационной  работе  аппарата
администрации области.

                                                 Приложение 2
                                                 к распоряжению
                                                 губернатора области
                                                 от 29.03.2001 N 176-р

                              С Х Е М А

   прохождения служебных писем, поступивших в администрацию области

------------------------------¬ ---------------------------------------¬
¦     Служебные письма,       ¦ ¦Руководители структурных подразделений¦
¦    направленые в адрес      ¦ ¦   администрации области, аппарата    ¦
¦ руководителей администрации ¦ ¦ администрации определяют исполнителя ¦
¦     области и аппарата      ¦ ¦  для подготовки ответа автору письма ¦
¦  администрации поступают в  ¦ L---------------------------------------
¦  канцелярию общего отдела   ¦           ¦
L------------------------------  *       \¦/           **
               ¦                --------------------¬ --------------------¬
              \¦/               ¦Исполнитель готовит¦ ¦    Структурное    ¦
------------------------------¬ ¦ ответ за подписью ¦ ¦   подразделение,  ¦
¦    Канцелярия вскрывает     ¦ ¦   руководителя    ¦ ¦  ответственное за ¦
¦     конверты, проверяет     ¦ ¦   структурного    ¦ ¦    исполнение,    ¦
¦   правильность доставки,    ¦ ¦  подразделения.   ¦ ¦представляет проект¦
¦    целостность упаковки,    ¦ ¦Подписанный ответ в¦ ¦      ответа с     ¦
¦   комплектность вложений,   ¦ ¦двух экземплярах с ¦ ¦подлинником письма-¦
¦осуществляет предварительное ¦ ¦подлинником письма-¦ ¦      запроса      ¦
¦рассмотрение и распределение ¦ ¦запроса передается ¦ ¦  консультанту-    ¦
¦  в соответствии с указом    ¦ ¦  консультанту-    ¦ ¦     референту     ¦
¦   губернатора области от    ¦ ¦    референту      ¦ ¦ соответствующего  ¦
¦    28.12.2000 N 342 "О      ¦ ¦ соответствующего  ¦ ¦    руководителя   ¦
¦ распределении обязанностей  ¦ ¦ руководителя для  ¦ ¦   администрации   ¦
¦     между руководством      ¦ ¦   согласования    ¦ ¦      области      ¦
¦   администрации области",   ¦ L-------------------- L--------------------
¦ проставляет регистрационный ¦           ¦                     ¦
¦штамп, заполняет электронную ¦          \¦/                   \¦/
¦  регистрационную карточку,  ¦ --------------------¬ --------------------¬
¦    передает письмо для      ¦ ¦   Консультант-    ¦ ¦   Консультант-    ¦
¦ рассмотрения консультантам- ¦ ¦референт знакомится¦ ¦референт знакомится¦
¦   референтам (в случае их   ¦ ¦с содержание ответа¦ ¦с содержание ответа¦
¦  отсутствия - секретарям)   ¦ ¦   и передает      ¦ ¦  и представляет   ¦
¦ руководителей администрации ¦ ¦ руководителю для  ¦ ¦ руководителю для  ¦
¦          области            ¦ ¦  согласования и   ¦ ¦  подписания. При  ¦
¦   (далее - руководитель)    ¦ ¦ подписания в дело ¦ ¦ наличии замечаний ¦
L------------------------------ L-------------------- ¦  возвращает ответ ¦
               ¦                          ¦           ¦  исполнителю для  ¦
              \¦/                        \¦/          ¦     доработки     ¦
------------------------------¬ --------------------¬ L--------------------
¦    Консультант-референт     ¦ ¦  Руководитель, в  ¦           ¦
¦   определяет структурные    ¦ ¦ случае согласия с ¦          \¦/
¦подразделения, ответственные ¦ ¦ содержание ответа,¦ --------------------¬
¦за исполнение писем, готовит ¦ ¦ оформляет на нем  ¦ ¦   Руководитель    ¦
¦проекты резолюций и передает ¦ ¦отметку о списании ¦ ¦ подписывает ответ ¦
¦ письма руководителю письма  ¦ ¦ в дело и передает ¦ ¦ (или, при наличии ¦
¦      для рассмотрения       ¦ ¦ его консультанту- ¦ ¦    замечаний,     ¦
L------------------------------ ¦     референту     ¦ ¦    возвращает     ¦
               ¦                L-------------------- ¦  исполнителю для  ¦
              \¦/                         ¦           ¦    доработки) и   ¦
------------------------------¬          \¦/          ¦      передает     ¦
¦ Руководитель рассматривает  ¦ --------------------¬ ¦   консультанту-   ¦
¦письма, подписывает резолюции¦ ¦   Консультант-    ¦ ¦     референту     ¦
¦        и передает их        ¦ ¦ референт передает ¦ L--------------------
¦   консультанту-референту    ¦ ¦исполненное письмо ¦           ¦
L------------------------------ ¦(подлинник письма- ¦          \¦/
               ¦                ¦   запроса и два   ¦ --------------------¬
              \¦/               ¦экземпляра письма- ¦ ¦   Консультант-    ¦
------------------------------¬ ¦     ответа) в     ¦ ¦ референт передает ¦
¦    Консультант-референт     ¦ ¦  канцелярию для   ¦ ¦письмо-ответ вместе¦
¦  возвращает рассмотренные   ¦ ¦ оформления в дело ¦ ¦   с подлинником   ¦
¦   руководством письма в     ¦ ¦и снятия с контроля¦ ¦ письма-запроса в  ¦
¦         канцелярию          ¦ ¦ (если письмо было ¦ ¦  канцелярию для   ¦
L------------------------------ ¦   поставлено на   ¦ ¦   регистрации и   ¦
               ¦                ¦     контроль)     ¦ ¦     отправки      ¦
              \¦/               L-------------------- L--------------------
------------------------------¬           ¦                     ¦
¦Канцелярия заносит резолюцию ¦          \¦/                   \¦/
¦в электронную регистрационную¦ --------------------¬ --------------------¬
¦   карточку, при наличии в   ¦ ¦    Канцелярия     ¦ ¦    Канцелярия     ¦
¦ резолюции сроков исполнения ¦ ¦  возвращает один  ¦ ¦   регистрирует    ¦
¦  ставит письмо на контроль, ¦ ¦экземпляр ответа в ¦ ¦ письмо, ставит в  ¦
¦  тиражирует в необходимом   ¦ ¦    структурное    ¦ ¦  регистрационной  ¦
¦   количестве и передает в   ¦ ¦   подразделение,  ¦ ¦карточке отметку об¦
¦структурные подразделения для¦ ¦   подготовившее   ¦ ¦ исполнении (если  ¦
¦         исполнения          ¦ ¦ответ, для отправки¦ ¦   документ был    ¦
L------------------------------ ¦ автору обращения. ¦ ¦   поставлен на    ¦
                                ¦ Подлинник письма- ¦ ¦     контроль)     ¦
                                ¦ запроса и второй  ¦ L--------------------
                                ¦ экземпляр ответа  ¦
                                ¦оформляются в дело ¦
                                L--------------------

-------------------------------------------
     * Если  ответ  на  письмо  готовится  исполнителем  за   подписью
руководителя структурного подразделения.
     ** Если  ответ  на  письмо  готовится  исполнителем  за  подписью
губернатора или его заместителей.