Постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 13.11.1995 № 305

 



        АДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО - НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

                           ПОСТАНОВЛЕНИЕ


                                   Утратилo силу - Постановление
                                    Губернатора Ямало-Ненецкого
                                         автономного округа
                                       от 25.04.2001 г. N 289

    13.11.1995 г.                                             N 305
                            г. Салехард


   Об утверждении примерного положения о ведомственном хранении
   документов в учреждениях, организациях, предприятиях Ямало -
                   Ненецкого автономного округа


    В   целях   улучшения   состояния   ведомственного  хранения  и
государственного  учета  документов  в  учреждениях,  организациях,
предприятиях постановляю:
    1.  Утвердить  Примерное  положение  о  ведомственном  хранении
документов   в  учреждениях,  организациях,  предприятиях  Ямало  -
Ненецкого автономного округа (прилагается).
    2.  Государственным  предприятиям,  учреждениям,  организациям,
находящимся   на   территории   округа,   разработать  положения  о
ведомственном   архиве   и   обеспечить   соответствующие   условия
хранения    управленческих   документов,   научно   -   технической
документации и документов по личному составу.
    3.   Администрациям  городов  и  районов  округа  возложить  на
архивные  отделы  контроль  за  состоянием  хранения  документов  в
ведомственных архивах.


    Первый заместитель главы администрации,
    председатель правительства округа                 Н.А.Лукиянова



    Утверждено
    Постановлением администрации
    автономного округа
    от 13 ноября 1995 г. N 305


     ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ВЕДОМСТВЕННОМ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ В
     УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ ЯМАЛО - НЕНЕЦКОГО
                        АВТОНОМНОГО ОКРУГА

                        1. Общие положения

    1.1.    Органы    государственной    власти,    государственные
учреждения,   организации   и   предприятия   Ямало   -   Ненецкого
автономного   округа   согласно   Положению   об   Архивном   фонде
Российской  Федерации  и  архивах,  утвержденному Указом Президента
РФ от 17.09.94 N 552, осуществляют временное хранение документов:
    -   архивных   документов   органов  государственной  власти  и
прокуратуры  округа,  прокуратур городов и районов, государственных
учреждений,  организаций  и  предприятий  окружного  подчинения - в
течение 10 лет;
    -   архивных   документов   органов   местного  самоуправления,
учреждений,  организаций  и  предприятий  сельского  хозяйства  - в
течение 5 лет;
    -  для  записей  актов  гражданского  состояния;  документов по
личному  составу,  записей  нотариальных  действий  и судебных дел,
похозяйственных книг - в течение 75 лет;
    -  для  архивных  документов,  образовавшихся при осуществлении
деятельности   совместных  (с  участием  государства)  предприятий,
организаций   и   объединений   смешанных   форм  собственности,  в
уставном  капитале  которых  имеется преобладающая доля федеральной
и государственной собственности, - в течение 10 лет;
    -  для  научной,  технологической  и патентной документации - в
течение 10 лет;
    - для конструкторской документации - в течение 15 лет;
    -  проектной  документации  по  капитальному  строительству - в
течение 25 лет;
    - телеметрической документации - в течение 5 лет;
    -  кинодокументов,  фотодокументов  и видеофонограмм - не более
3 лет со времени изготовления;
    - фотодокументов - в течение 3 лет;
    - документов на магнитных носителях - в течение 5 лет.
    В  необходимых  случаях  сроки  временного  хранения  указанных
документов    могут   быть   изменены   органами   и   учреждениями
Государственной архивной службы России.
    1.2.   По   истечении  предельных  сроков  временного  хранения
документы   государственной   части   Архивного   фонда  Российской
Федерации  организациями,  учреждениями,  предприятиями  передаются
на постоянное хранение в государственные архивы округа.
    1.3.   Все   работы,   связанные   с  подготовкой  и  передачей
документов   на  постоянное  хранение,  в  том  числе  обработка  и
транспортировка    документов,    выполняются   за   счет   средств
учреждений, организаций, предприятий, сдающих документы.
    1.4.    При    ликвидации   и   реорганизации   государственных
учреждений,  организаций,  предприятий,  а также в случае изменения
их   формы   собственности   документы  в  упорядоченном  состоянии
передаются    правопреемникам    при   сохранении   государственной
собственности    на    данные    документы,    а   при   отсутствии
правопреемника - в соответствующие государственные архивы округа.
    1.5.   Документы   государственных   предприятий,   учреждений,
организаций  независимо  от места хранения, вида носителя техники и
способа     закрепления     информации    подлежат    обязательному
государственному учету.
    1.6.  Временное  или постоянное хранение документов до передачи
их   в   соответствующий  государственный  архив  осуществляется  в
ведомственном архиве учреждения, предприятия, организации <*>.
    --------------------------------
    <*>  В  дальнейшем  учреждения, предприятия, организации читать
"учреждения".

    1.7.   Для   архива  выделяются  изолированное  помещение  либо
шкафы, отвечающие требованиям сохранности документов.
    1.8.  Исходя  из  возложенных  на  архив  задач, а также объема
выполняемых    работ   в   штатном   расписании   предусматривается
должность  заведующего  архивом либо приказом руководителя из числа
работников учреждения назначается лицо, ответственное за архив.
    1.9.  Архив  руководствуется в своей деятельности Положением об
Архивном   фонде   Российской  Федерации  и  архивах,  нормативными
документами по архивному делу, а также настоящим Положением.
    1.10.    Положение    о   ведомственном   архиве   утверждается
руководителем учреждения.
    1.11.   Руководитель   несет   ответственность  за  сохранность
документов учреждения.

            2. Состав документов ведомственного архива

    Архив хранит:
    2.1.   Документы,  образующиеся  в  деятельности  учреждения  и
законченные в делопроизводстве.
    2.2. Научно - техническую документацию.
    2.3. Документы по личному составу.
    2.4.    Документальные   коллекции,   альбомы,   фотодокументы,
отображающие деятельность учреждения.
    2.5.  Печатные,  иллюстративные и другие материалы, необходимые
в работе учреждения.

                        3. Основные задачи

    Основными задачами архива являются:
    3.1.    Обеспечение    сохранности   и   государственный   учет
документов учреждения.
    3.2.   Обеспечение  качества  формирования  дел  постоянного  и
долговременного сроков хранения.
    3.3.    Своевременная    подготовка   и   передача   документов
постоянных   сроков   хранения  в  соответствующий  государственный
архив.

                            4. Функции

    Архив в соответствии с возложенными на него задачами:
    4.1.   Осуществляет  хранение  и  учет  документов  учреждения;
представляет    в    соответствующий   государственный   архив   по
установленной  форме  сведения  о  хранящихся документах, принимает
меры  по  созданию  условий  хранения  документов  и обеспечению их
физической сохранности.
    4.2.  Принимает  участие  в  работе  экспертно  -  методической
комиссии   учреждения,  проводит  экспертизу  ценности  документов,
осуществляет отбор документов, подлежащих хранению.
    4.3. Разрабатывает номенклатуру дел учреждения.
    4.4.  Осуществляет  ежегодное составление описи дел постоянного
хранения  и  по  личному составу, представляет их на рассмотрение в
соответствующий государственный архив.
    4.5.  Подготавливает  и  передает  на  государственное хранение
документы постоянных сроков хранения.
    4.6.  Составляет  акты  на  дела,  выделенные  к  уничтожению в
связи с истечением сроков их хранения.
    4.7.  Оказывает  практическую  помощь  службе  делопроизводства
учреждения   в   розыске   дел,   заведенных   в   соответствии   с
номенклатурой, но своевременно не поступивших в архив.
    4.8.  Выдает  документы  во  временное  пользование  работникам
учреждения.
    4.9.   Информирует   руководство   учреждения   о   составе   и
содержании   документов   архива,   а   также  о  фактах  утраты  и
незаконного уничтожения документов.

                             5. Права

    Архиву предоставляет право:
    5.1.   Давать   в   пределах   своей  компетенции  методические
разъяснения  по  формированию,  оформлению  дел  в делопроизводстве
учреждения.
    5.2. Участвовать в работе экспертной комиссии учреждения.
    5.3.    Вносить   на   рассмотрение   руководителя   учреждения
предложения,   направленные  на  улучшение  условий  сохранности  и
учета документов.

                       6. Организация работы

    Лицо, ответственное за архив (заведующий архивом):
    6.1.   Организует  деятельность  архива  и  несет  персональную
ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
    6.2.   Обеспечивает  соблюдение  охранного  и  противопожарного
режимов хранения документов.
    6.3.  При  смене  заведующего  архивом  прием  -  передача  дел
производятся  с  участием специально созданной комиссии, акт приема
- передачи дел утверждается руководителем учреждения.