ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ от 14.07.2006 № 97

    В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

с N ________________________ по N _________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)  Подпись       Расшифровка подписи

дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от __________ N _________

Приложение 21

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Наименование организации

Фонд N ______________                     УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ________                          Наименование должности

дел по личному составу                    руководителя организации

за ____________ год                       Подпись      Расшифровка

                                                         подписи

                                          Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс  дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во    листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

    В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

с N ________________________ по N _________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам)            Подпись       Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации              Протокол ЭПК

                                           архивного учреждения

от __________ N _________                  от __________ N _______

Приложение 22

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ

ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ

1. Губернатор автономного округа и Правительство автономного округа издают постановления и распоряжения (далее - акты).

Постановления принимаются, как правило, по вопросам, затрагивающим интересы всех или большей части жителей, выполнения основных направлений плана экономического и социального развития, бюджета и т.д.

Распоряжения принимаются по вопросам текущей внутренней деятельности, решению оперативных мероприятий, частным вопросам.

2. Проект акта должен содержать следующие реквизиты:

титул (Ханты-Мансийский автономный округ - Югра), Губернатор (Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры);

наименование акта (постановление, распоряжение);

дата, номер;

заголовок к тексту акта;

текст акта;

подпись (фамилия, имя, отчество, должность лица, которым будет подписан акт);

отметка об исполнителе;

визы согласования.

3. Каждый акт должен иметь предельно краткий заголовок, исключение составляют небольшие по объему распоряжения, которые печатаются на малом бланке (формат А5). Заголовок раскрывает содержание акта, начинается предлогами "О" и "Об", отвечает на вопрос "О чем?", соответствующий его содержанию. Заголовок в кавычки не заключается, в конце заголовка точка не ставится.

4. Текст постановления, распоряжения должен быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования, не противоречащим законодательству Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

4.1. Текст постановления, распоряжения делится на 2 части: констатирующую и постановляющую.

4.2. В констатирующей части постановления, распоряжения освещаются мотивы и цели их издания. Она должна быть, как правило, значительно меньше постановляющей части (в случае необходимости информационный материал может быть приложен к проекту в виде справки). Максимальное ограничение объема констатирующей части постановления (распоряжения) обеспечивается объединением ее с началом решающей части. Это достигается путем размещения констатирующей части в первом предложении, которое соединяет в себе как констатирующую часть (целиком), так и постановляющую (начало). Такое предложение начинается формулировками типа "В целях...", "В связи с тем, что...", "Во исполнение...", "В соответствии...".

4.3. В распоряжении может употребляться комплексная констатирующая часть, мотивировочная ("В целях...", "В связи с тем, что..."), ссылочная ("В соответствии с...", "Во исполнение...").

4.4. Если содержание акта не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может вообще отсутствовать. В основном это приемлемо для распоряжений, имеющих оперативный характер, и потому не требующих особых пояснений.

4.5. При переходе от констатирующей части к постановляющей:

в актах, которые издаются на основе единоначалия, слово "постановляет" опускается.

Поэтому при наличии в акте констатирующей части переход от нее к постановляющей части происходит по общему правилу непосредственно, без каких-либо связующих слов - просто путем постановки двоеточия.

Например: В целях...: 1. Предложить...

Или может быть использована неопределенная форма глагола, после которой ставится двоеточие.

Например: "В целях... предложить...".

В актах, которые принимают коллегиально, между констатирующей и постановляющей частями пишется "Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры постановляет:", "Правительство автономного округа постановляет:".

5. Если постановление, распоряжение принимается на основании акта вышестоящего органа, то в констатирующей части должна быть указана дата, номер и название этого акта, а в необходимых случаях - содержание соответствующих разделов или всего акта.

6. Постановляющая часть подразделяется на составные части, которые называются пунктами (знак параграфа не используется).

6.1. Пункты нумеруются только арабскими цифрами.

6.2. Пункты могут быть разделены на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами 1.1, 1.2, или абзацы подпунктов без их нумерации.

6.3. Если документ содержит один пункт, то он не нумеруется. Каждый пункт документа (если пункты нумеруются) начинается с большой буквы и заканчивается точкой.

6.4. Если же подпункты не нумеруются, а выступают в качестве абзацев, то первое слово такого подпункта начинается со строчной буквы.

Заканчивается подпункт (кроме последнего) точкой с запятой.

6.5. Постановляющая (распорядительная) часть документа должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения и представления информаций, отчетов о их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль.

6.6. Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не должны противоречить действующему законодательству.

6.7. При подготовке проектов постановлений и распоряжений необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений и противоречий с ними.

6.8. Распорядительная часть акта излагается в повелительной форме. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям, подпункт определяет отдельные конкретные действия.

6.9. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или организации.

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в случае, если ему предписано выполнение этого действия.

Если поручение дается какому-то ни было управлению, комитету, отделу и указывается фамилия (Ф.И.О.) руководителя, то она пишется в скобках в именительном падеже (Иванов Б.Я.).

Если же поручение дается непосредственно начальнику управления, комитета, отдела, то Ф.И.О. пишутся без скобок в дательном падеже - Иванову Б.Я.

6.10. Содержание пунктов актов должно быть конкретным.

Должны быть указаны исполнители и сроки исполнения.

Если пункт не связан с определенным исполнителем, то начинается он с глагола в неопределенной форме "Установить...", "Утвердить...".

6.11. В постановлениях, распоряжениях названия предприятий, организаций приводятся полностью - в строгом соответствии с их официальным наименованием.

6.12. Не допускается сокращение слов, кроме общепринятых.

6.13. Если в пунктах акта предложения начинаются с числа, то число пишется прописью.

6.14. Если пункт акта начинается с общепринятой аббревиатуры названия организации, учреждения и т.д., то в этом случае название учреждения, организации пишется полностью.

Например: "1. Открытому акционерному обществу "Юганскнефтегаз"...".

7. Составной частью документа (постановления, распоряжения) может быть приложение.

7.1. Приложение должно иметь заголовок, идентичный его названию в тексте акта.

7.2. В правом верхнем углу должна быть ссылка на принадлежность приложения данному документу.

7.3. Если приложений несколько, то они нумеруются арабскими цифрами, знак N при этом не ставится. Например: "Приложение 2".

7.4. Ссылка на приложение в тексте акта делается путем постановки термина "согласно приложению", "прилагается", если приложений несколько, то "согласно приложениям 1 - 4".

8. Акт подписывается Губернатором автономного округа, Председателем Правительства автономного округа или в его отсутствие - соответствующим заместителем Председателя Правительства. При этом должна быть указана фамилия и должность именно того лица, которое подписало проект акта (черта и слово "за" не употребляются).

9. Ниже подписи Губернатора, Председателя Правительства автономного округа на лицевой стороне акта делается отметка об исполнителе (Ф.И.О.), номер телефона; далее следуют согласования заинтересованных лиц и служб (подпись лиц, согласовавших документ, расшифровка подписи и дата согласования).

На листе согласования указывается, по какому вопросу производится согласование, кто и когда согласовал, замечания.

10. К проектам прикладываются:

документы, являющиеся основанием издания данного проекта;

указатель рассылки, который заполняется исполнителем.

Схемы проектов актов прилагаются (1, 2).

Схема 1

к приложению 22

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Проект

             ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ - ЮГРА

                       (Тюменская область)

                            ГУБЕРНАТОР

                          ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                          (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

от ____________                                    N _____________

г. Ханты-Мансийск

Заголовок (о чем)

    Преамбула  (констатирующая  часть  - изложение целей, мотивов,

оснований  для  принятия  документа,  его  законодательная основа;

составляет с постановляющей частью единое предложение; в некоторых

случаях может отсутствовать).

    Постановляющая  (решающая)  часть - что сделать, кому сделать,

когда  сделать  (обеспечить,  организовать,  утвердить,  поручить,

установить, создать и т.д.); состоит из частей - пунктов:

    1.

    2.

    3.

    и т.д.

    При  необходимости  заключительный  пункт  оговаривает вопросы

контроля за выполнением документа:

    4. Контроль  за   выполнением   постановления   (распоряжения)

возложить на...,

Подпись

Исполнитель (должность, Ф.И.О.)

Согласовано:

                                                            Лист 2

                        (Если необходимо)

                                               Приложение 1 (2, 3)

                                    к постановлению (распоряжению)

                                    Губернатора автономного округа

                                       от ________________ N _____

                             Название

                              Текст

Схема 2

к приложению 22

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Проект

             ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ - ЮГРА

                       (Тюменская область)

                          ПРАВИТЕЛЬСТВО

                          ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                          (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

                     от _________ N _________

                        г. Ханты-Мансийск

                        Заголовок (о чем)

    Преамбула  (констатирующая  часть  - изложение целей, мотивов,

оснований  для  принятия  документа,  его  законодательная основа;

составляет с постановляющей частью единое предложение; в некоторых

случаях  может  отсутствовать). В проектах постановлений преамбула

заканчивается     словами:     "Правительство    Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры (автономного округа) постановляет:".

    Постановляющая  (решающая)  часть - что сделать, кому сделать,

когда  сделать  (обеспечить,  организовать,  утвердить,  поручить,

установить, создать и т.д.); состоит из частей - пунктов:

    1.

    2.

    3.

    и т.д.

    При  необходимости  заключительный  пункт  оговаривает вопросы

контроля за выполнением документа:

    4. Контроль  за   выполнением   постановления   (распоряжения)

возложить на...,

Подпись

    Исполнитель

    (Проект вносит)

    Согласовано:

                        Лист согласования

с   членами   Президиума  Правительства  к  проекту  постановления

(распоряжения) Правительства автономного округа __________________

__________________________________________________________________

                       (название документа)

Фамилия, должность	Дата      поступления	Подпись,    дата выдачи	Замечания

 Исполнитель

                                     (не менее 8 подписей членов

                                       Президиума Правительства)

Приложение 23

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ТЕРМИНОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ИНСТРУКЦИИ

ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ)

(СООТНЕСЕНЫ СО СТАНДАРТИЗИРОВАННЫМИ ТЕРМИНАМИ

СОГЛАСНО ГОСТ Р51141-98)

Электронная       регистрационная   карточка	аналог бумажной регистрационной учетной      карточки, создаваемый на документ,           регистрируемый в электронной базе данных
Акт	обобщающее наименование документов, имеющих  правовое значение и оформленных в             установленном порядке, к которым относятся   акты органов государственной власти и        управления:                                  законы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры - законодательные акты;                 постановления, распоряжения Губернатора      автономного округа - акты Губернатора        автономного округа;                          постановления, распоряжения Правительства    Ханты-Мансийского автономного округа - Югры - акты Правительства Ханты-Мансийского          автономного округа - Югры;                   документ, составленный несколькими лицами и  подтверждающий установленные факты или       события (например: акты уничтожения          документов (дел), приема-передачи документов (дел), материальных ценностей и т.п.)
Бланк документа	стандартный лист бумаги, на часть которого   нанесена постоянная информация (реквизиты), а для помещения переменной информации          предназначена свободная часть листа или      специально отведенное (указанное) на нем     место
Дело	совокупность документов (или документ),      относящихся к одному вопросу или участку     деятельности, помещенных в отдельную обложку
Документационное  обеспечение        (делопроизводство)	деятельность Администрации Губернатора,      Правительства автономного округа по          документированию и организации работы с      документами в процессе осуществления своих   функций
Доклад	документ, содержащий информацию о выполнении (исполнении) принятого решения (поручения)   либо изложение определенных вопросов с       выводами и предложениями
Документирование	создание документов
Заголовок         документа	реквизит документа, кратко излагающий его    содержание
Документооборот	движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или       отправки; характеризуется объемом,           исчисляемым количеством входящих, исходящих и внутренних документов за определенный отрезок времени
Документ,         документированная информация	зафиксированная на материальном носителе     информация с реквизитами, позволяющими ее    идентифицировать, в том числе фото-, кино-,  видео- и аудиопленки, бумажные, машинные и   другие носители информации
Внутренний        документ	документ, подготовленный в Администрации     Губернатора Ханты-Мансийского автономного    округа - Югры (структурными подразделениями  Администрации), не выходящий за пределы      Администрации Губернатора автономного округа (подразделения Администрации Губернатора     автономного округа)
Входящий          (поступивший)     документ	зарегистрированный (учтенный) документ,      поступивший в Администрацию Губернатора      (подразделение Администрации)
Исходящий         (отправляемый)    документ	документ, отправляемый из Администрации      Губернатора, Правительства (структурных      подразделений Администрации Губернатора) за  подписью должностного лица и имеющий         реквизиты Администрации Губернатора          автономного округа (ее подразделения)
Копия документа	экземпляр документа, в точности              воспроизводящий подлинник документа, при     необходимости заверенный в установленном     порядке
Нормативные       документы	правовые акты, решения и другие документы, в которых устанавливаются (содержатся)         какие-либо нормы, правила, предписания,      рассчитанные на постоянное или многократное  действие
Организационно-   распорядительные  документы	документы, в которых фиксируются решения     административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности       исполнительных органов государственной       власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц           (постановления Губернатора автономного       округа, постановления и распоряжения          Правительства Ханты-Мансийского автономного  округа - Югры, распоряжения заместителя      Губернатора - руководителя Администрации     Губернатора автономного округа, поручения,   письма, протоколы и др.)
Служебный документ	документ с необходимыми реквизитами,         созданный или полученный Администрацией      Губернатора автономного округа (ее           подразделением, работником), Правительством в связи с осуществлением служебных функций и   полномочий
Подлинник         документа	первый или единственный экземпляр документа
Заключение	документ, содержащий мнения, оценки, выводы  подразделения, комиссии, должностного лица   или специалиста по какому-либо вопросу        (документу)
Инструкция	правовой акт, утверждаемый (издаваемый) в    целях установления правил, регулирующих      специальные стороны деятельности             Администрации Губернатора (подразделений,    работников Администрации), Правительства;    инструктивный характер носят также такие     акты, как "Правила", "Рекомендации",         "Методические указания" и другие документы
Номенклатура дел	систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения
Поручение	документ организационно-распорядительного    характера, предписывающий выполнение заданий или подтверждающий (согласующий)             целесообразность предлагаемых мер,           преимущественно оперативных вопросов
Регистрация       документов	фиксация факта создания, принятия либо       получения документов с присвоением им        порядковых номеров и записью сведений о них; на входящих (поступивших) документах при     регистрации проставляются регистрационные    штампы
Резолюция	указание руководителя или иного должностного лица по организации исполнения документа или поручения
Реквизит документа	обязательный элемент оформления служебного   документа
Служба            делопроизводства	подразделение, часть подразделения, отдельные работники, на которых возложены обязанности  по организации документационного обеспечения и ведению делопроизводства
Служебная         информация	сведения служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также          получаемые в связи с выполнением служебных   функций
Служебные письма	обобщенное наименование вида (видов, групп)  документов различного содержания, служащих   средством общения Администрации Губернатора  (ее подразделений и должностных лиц),        Правительства в процессе осуществления своих функций с учреждениями, организациями и      частными лицами
Справка	документ, содержащий текстовую и/или         табличную обобщенную информацию по           какому-либо определенному вопросу, истории   вопроса, о состоянии дел, характерные        показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (например, справка о   состоянии подготовки документов, справка о   документообороте, справка о проверке         состояния работы с документами и т.д.)
Учет документов	фиксация факта получения документов без      проставления на них регистрационных штампов
Ханты-Мансийский  автономный округ - Югра	официальное наименование субъекта Российской Федерации - Ханты-Мансийского автономного    округа - Югры
автономный округ,	допускаемое сокращенное наименование Ханты-  Мансийского автономного округа - Югры,       применяемое в документах, равнозначное       официальному наименованию