Указ Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай от 22.01.2001 № 14-у

 
                        ГЛАВА РЕСПУБЛИКИ АЛТАЙ,
              ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ АЛТАЙ

                                У К А З

                      22 января 2001 года N 14-У
                           г. Горно-Алтайск


            Об утверждении Положения "О ведении личных дел
              лиц, замещающих государственные должности и
               государственные должности государственной
                       службы Республики Алтай"

       С   целью   более  качественного  делопроизводства  в  кадровых
 службах  Правительства  Республики  Алтай,  на основании ст. 8 Закона
 Российской  Федерации  "Об  основах государственной службы Российской
 Федерации",  ст. 15 Закона Республики Алтай "О государственной службе
 Республики Алтай" постановляю:
       Утвердить  прилагаемое  Положение  "О  ведении  личных дел лиц,
 замещающих  государственные  должности  и  государственные  должности
 государственных служащих Республики Алтай".


       С.И.Зубакин





                                            Утверждено
                                            Указом
                                            Главы Республики Алтай,
                                            Председателя Правительства
                                            Республики Алтай
                                            от 22 января 2001г. N14-У

                               ПОЛОЖЕНИЕ
         о ведении личных дел лиц, замещающих государственные
         должности и государственные должности государственной
                        службы Республики Алтай

       Личное  дело - это совокупность документов, содержащих наиболее
 полные   сведения  о  работнике  и  его  трудовой  деятельности,  это
 основной документ учета государственных служащих.
       Первоначально в личное дело группируются следующие документы:
       1. Внутренняя опись документов дела;
       2.  Документ  -  основание  возникновения  служебных  отношений
 (приказ  -  при  замещении  должности, путем назначения: заключение -
 рекомендация     конкурсной    комиссии    -    при    комплектовании
 государственных   должностей   по   конкурсу,   трудовой   договор  с
 государственным служащим);
       3.   Документы,   характеризующие   претендента   на  должность
 (автобиография,  анкета,  листок по учету кадров, копии документов об
 образовании,   трудовая   книжка,   послужной  список,  рекомендации,
 характеристики,  копии  решений  о присвоении государственных наград,
 присуждении  почетных  и  специальных званий, государственных премий,
 если таковые имеются);
       4. Медицинское заключение установленной формы.
       Материалы   личного   дела   содержат   документы   о   наличии
 образования,   прохождения  переподготовки,  повышения  квалификации,
 стажировки, стаже работы и зарубежных командировках.
       В дальнейшем в личное дело включаются документы:
       -  подтверждающие  изменение  анкетно  -  биографических данных
 работника (например, копия свидетельства о браке);
       - характеризующие деловые и личные качества работника:
       характеристики,    отзывы,    представления    о    назначении,
 аттестационные листы и отзывы на него, справки - объективки и т.п.;
       -   сведения   о   доходах  лица,  замещающего  государственную
 должность  Республики  Алтай,  и  об  имуществе, принадлежащем ему на
 праве собственности;
       -  копии  решений  о  присвоении лицу квалификационного разряда
 (классного  чина, дипломатического ранга), воинского или специального
 звания;
       -  копии  решений  о  поощрении  государственного  служащего, а
 также  копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до
 его снятия или отмены.
       Личные  дела  имеют  длительный срок хранения, поэтому в личные
 дела   не   должны  включаться  документы  второстепенного  значения,
 имеющие  временные сроки хранения. (до 10 лет включительно, например,
 заявления   на  предоставление  отпуска,  приказы  на  предоставление
 отпуска).
       Все  поступающие в личное дело документы должны располагаться в
 хронологическом порядке.

                      Внутренняя опись документов

       Содержит  сведения  о  порядковых  номерах  документов дела, их
 датах,  заголовках.  При подготовке личных дел к передаче на хранение
 к   внутренней   описи   составляется   итоговая  запись,  в  которой
 указывается   цифрами   и   прописью   количество  включенных  в  нее
 документов и количество листов внутренней описи.
       Внутренняя   опись   подписывается   составителем  с  указанием
 должности, расшифровки подписи и даты составления описи.
       Опись составляется на отдельном листе.
       Основу   личного  дела  составляют  "Анкета"  и  "Дополнение  к
 анкете".
       Анкета  представляет  собой  перечень вопросов о биографических
 данных  работника,  образовании, выполняемой работе с начала трудовой
 деятельности,  пребывании  за  границей,  участии в выборах, семейном
 положении,  сведений  о  родственниках.  Анкета  заполняется  от руки
 самим  работником  при поступлении на работу. На все вопросы работник
 должен  давать  полные  ответы,  не  допуская  сокращений, прочерков,
 исправлений и помарок.
       При   заполнении   анкеты   используются  следующие  документы:
 паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании.
       В  графе  "Выполняемая  работа  с начала трудовой деятельности"
 сведения  о  работе  отражаются  в соответствии с записями в трудовой
 книжке.
       Если  работник  в  одной  и той же организации занимал в разные
 периоды  времени различные должности, то следует указывать с какого и
 по какое время он работал в каждой должности.
       В   графе   "Семейное  положение"  сначала  указывается:  женат
 (замужем),   разведен   (разведена),   вдовец   (вдова),  холост  (не
 замужем),  а  затем перечисляются все члены семьи с указанием степени
 родства  (отец,  мать,  жена,  муж,  сын,  дочь  и т.д.), проживающие
 совместно  с  работником. При этом указываются фамилия, имя, отчество
 и год рождения каждого члена семьи.
       Отрицательные   ответы   в   графах   анкеты  записываются  без
 повторения вопроса, например: пребывание за границей - не был.
       Сведения    обо    всех   изменениях,   касающихся   работника,
 происшедших  после  заполнения  анкеты  или  личного  листка по учету
 кадров, отражаются в соответствующем дополнении.
       Дополнение  к анкете включает: фамилию, имя, отчество работника
 и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.
       В   первом   разделе   фиксируются   сведения  о  работе  после
 заполнения  анкеты  (перемещения по службе с указанием дат вступления
 в   должность  и  ухода  с  должности,  со  ссылками  на  решение  об
 утверждении или об освобождении работника).
       Во  втором  разделе  помещают  данные  об  изменении  в учетных
 признаках    работника    после   заполнения   анкеты:   образование,
 награждение  орденами и медалями, участие в составе выборных органов,
 изменение   места   жительства   и   семейного  положения,  повышение
 квалификации.
       Все  вносимые  в  дополнение  к личному листку изменения должны
 быть подтверждены соответствующими документами.
       Работники  кадровых  служб, на которых возложено ведение личных
 дел,   обязаны   постоянно   следить   за  состоянием  личных  дел  и
 своевременно вносить изменения в учетные данные работника.
       Наряду   с  заполнением  анкеты  поступающий  на  работу  пишет
 автобиографию    -    документ,   содержащий   краткое   описание   в
 хронологической    последовательности   основных   этапов   жизни   и
 деятельности данного лица.
       В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы:
       фамилия,  имя, отчество, год, число, месяц рождения, полученное
 образование  (где,  когда  и  в каких учебных заведениях обучался), с
 какого  времени  началась  самостоятельная  трудовая  деятельность  и
 каковы  причины  перехода  с  одной  работы  на  другую, общественная
 работа  (где,  когда  и в качестве кого), участие в выборных органах,
 отношение  к  воинской  обязанности  и  воинское  звание,  сведения о
 семейном  положении  и  о  близких  родственниках, паспортные данные,
 домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии и подпись.
       Копии   документов   об  образовании  должны  быть  заверены  в
 установленном порядке.
       Помещаемая  в  личное  дело  копия  приказа  о приеме на работу
 должна  иметь  отметку  о  заверении  копии.  Вместо  копии приказа в
 личное дело может быть помещена выписка из него.
       Документы   личного  дела  помещаются  в  папку  установленного
 образца. Личное дело регистрируется в журнале учета личных дел.
       Личные   дела   могут   выдаваться   во  временное  пользование
 определенным    должностным    лицам,   круг   которых   определяется
 руководителем организации.
       Личные  дела  хранятся  в  отделе  кадров как документы строгой
 отчетности, отдельно от трудовых книжек.
       В   отделе   кадров  хранятся  личные  дела  только  работающих
 сотрудников.
       Личные  дела  уволенных работников оформляются в соответствии с
 требованиями архивных органов и хранятся в архиве.
       При  подготовке  личного  дела  к передаче в архив в конце дела
 помещается  заверительная  надпись,  которая составляется на листке -
 заверителе по установленной форме.