|
Расширенный поиск
Постановление Администрации Красноярского края от 22.08.2000 № 638-пАДМИНИСТРАЦИЯ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 22.08.2000 г.Красноярск N 638-п Утратилo силу за исключением пункта 3 - Постановление Совета Администрации Красноярского края от 05.12.2006 г. N 364-п Об Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации края (В редакции Постановления Совета Администрации Красноярского края от 08.01.2002 г. N 2-п) Во исполнение Конституции Российской Федерации, Устава Красноярского края, учитывая изменения в государственном стандарте Российской Федерации "Унифицированная система организационно- распорядительной документации" от 21.01.2000 N 1, и в целях совершенствования работы с документами в администрации края ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации края (прилагается). 2. Заместителям Губернатора края, руководителям и специалистам структурных подразделений аппарата администрации края руководствоваться Инструкцией в работе по ведению делопроизводства. 3. Признать утратившим силу постановление администрации края от 23.11.98 N 647-п "Об Инструкции по делопроизводству и о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в администрации края". 4. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя Губернатора края, руководителя аппарата администрации края Филюрского А.Ф. 5. Постановление вступает в силу со дня подписания. Губернатор края А.И.Лебедь УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации края от 22.08.2000 N 638-п ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в аппарате администрации края ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации края (далее - Инструкция) устанавливает систему документирования и организации работы с документами в администрации края в процессе осуществления функций управления и определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля за исполнением документов несекретного характера. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата администрации края. Порядок работы с обращениями граждан, секретными документами, документами Законодательного Собрания края регламентируется специальными инструкциями и нормативными правовыми актами. 2. Служебные документы, а также их проекты на стадии подготовки в управлениях, комитетах, отделах администрации края являются конфиденциальными. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется должностными лицами и структурными подразделениями аппарата администрации края, специально на то уполномоченными. 3. Заместители Губернатора края, руководители и специалисты структурных подразделений аппарата администрации края несут ответственность за нарушение правил и порядка работы с документами в соответствии с действующим законодательством. 4. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на начальника управления документационного обеспечения администрации края. Права, обязанности и ответственность работников делопроизводства определяются должностными инструкциями. По вопросам работы с документами в администрации края управление документационного обеспечения взаимодействует с управлением кадров и государственной службы, юридическим управлением, правовым управлением, Секретариатом Губернатора края, управлением по организации взаимодействия с органами местного самоуправления, комитетом по делам архивов администрации края и другими управлениями, комитетами, отделами администрации края. 6. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, при увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудники обязаны передать находящиеся у них на исполнении документы другому сотруднику аппарата администрации края по указанию руководителя структурного подразделения аппарата администрации края. 7. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому специалисту под расписку. 8. В настоящей Инструкции используются термины, определения которых установлены ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (приложение 1). ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РАСПРЕДЕЛЕНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 9. Доставка служебных документов в администрацию края осуществляется: фельдъегерской службой; почтовым отделением связи; непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т.п. (далее - нарочным); с использованием факсимильной связи, электронной почты, телеграфной связи. 10. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой и поступающей по электронной почте, осуществляется отделом специальной документальной связи администрации края. Прием корреспонденции, первоначальная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, доставляемой почтовым отделением связи, нарочным, а также с использованием факсимильной и телеграфной связи производятся в централизованном порядке отделом служебных писем управления документационного обеспечения (далее - отдел служебных писем). Прием корреспонденции, поступающей в нерабочее время, в выходные и праздничные дни осуществляется специалистами приемной Губернатора края и передается в отдел служебных писем до 10 часов следующего рабочего дня, срочные - передаются руководителям незамедлительно. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалистов отдела служебных писем, принявших документ. На копиях (вторых экземплярах) доставленных документов подпись не ставится. 11. Корреспонденция, адресованная в администрацию края, кроме конвертов с надписью "лично", вскрывается специалистами отдела служебных писем. При вскрытии конвертов проверяются правильность адресования, комплектность и целостность документов и приложений к ним, наличие подписей. При обнаружении повреждений, отсутствии документов и приложений (отдельных листов) к ним составляется акт (приложение 2) в 3-х экземплярах: первый остается в отделе, второй приобщается к поступившему документу, третий пересылается отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда: дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа; поступают письма граждан; только по конверту можно определить адрес отправителя; 12. Вся поступившая в отдел служебных писем корреспонденция распределяется на: входящую служебную; законы края и постановления Законодательного Собрания края; документы, адресованные члену Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; документы, адресованные главным федеральным инспекторам в Красноярском крае и в Таймырском и Эвенкийском автономных округах; обращения граждан. 13. Входящая служебная корреспонденция распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат как письменные документы, так и создаваемые средствами электронной техники, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая корреспонденция, определяемая перечнем (приложение 3), передается адресатам без регистрации. Распределение служебной корреспонденции осуществляется исходя из ее содержания и в соответствии с установленным в администрации края распределением обязанностей между заместителями Губернатора края, а также с учетом компетенции руководителей структурных подразделений аппарата администрации края, установленной положениями об этих подразделениях. 14. На поступивший документ в правом нижнем углу на первой странице ставится регистрационный штамп и реквизиты документа вводятся в компьютер. Обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа, дата поступления, регистрационный номер документа, заголовок документа или краткое содержание, резолюция. В зависимости от характера документов и задач использования информации он может быть дополнен другими реквизитами. 15. Документы регистрируются в администрации края один раз - в день поступления, создаваемые аппаратом администрации края - в день утверждения или подписания. Документы регистрируются с помощью средств электронной техники; данные о регистрации поступают в автоматизированную поисковую систему. Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе не менее 5 лет. 16. При регистрации служебной корреспонденции проводится поиск на наличие: повтора регистрации одного и того же документа; зарегистрированных ранее документов по данной теме; ответа на запрос администрации края; данных о документах, упоминаемых в тексте регистрируемого документа как ранее направленных. При положительном результате поиска специалист отдела служебных писем, при наличии документа в текущем архиве администрации края, или специалисты структурных подразделений аппарата администрации края обязаны подобрать их и передать руководству совместно с вновь поступившим документом или соответствующей справкой. При этом вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктом 14 Инструкции и в регистрационные карточки обоих документов вносится отметка о номерах связанных по теме документов. 17. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления. Срочные документы после регистрации доставляются незамедлительно под роспись с указанием даты и времени их получения. 18. Документы, адресованные администрации края, поступившие минуя отдел служебных писем в приемные руководителей администрации края, в обязательном порядке передаются в отдел для регистрации. 19. Ежедневно специалистами отдела служебных писем отдельно для каждой приемной готовятся реестры на вновь зарегистрированные и направленные в течение дня в приемные руководителей аппарата администрации края служебные документы. Специалисты управления документационного обеспечения, работающие в приемных, либо специалист, ответственный за делопроизводство в управлении, отделе, комитете в установленное время получают зарегистрированную корреспонденцию под роспись и ведут учет поступивших документов по реестру входящих документов, получаемому в отделе служебных писем. 20. Передача документов из одной приемной в другую или из одного управления, комитета, отдела в другой осуществляется по согласованию руководителей этих подразделений с отметкой о движении документа в реестре входящих документов и только через отдел служебных писем, специалисты которого в обязательном порядке производят переадресацию документов. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 21. Документы оформляются на бланках установленного образца или стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), печатаются шрифтом Times New Roman (размер N 14, через один интервал). Виды бланков документов, используемые в администрации края определены порядком об их изготовлении, использовании, хранении и уничтожении. 22. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов. При оформлении документов используют следующие реквизиты. 23. Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. В документах даты оформляют цифровым способом, тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 24.06.01г. (но 24.06.2000г.) Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то перед цифрой ставится ноль. В документах, содержащих сведения финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления даты. 24. Регистрационный номер. Регистрационный номер документа - это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. На документах, авторами которых выступают несколько организаций, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе. Входящий регистрационный номер документа состоит из индекса приемных руководителей структурных подразделений аппарата администрации края (приложение 4) и порядкового номера в пределах текущего года, например: 22-4579пр. Регистрационный номер инициативного исходящего документа состоит из индекса приемной структурного подразделения аппарата администрации края и порядкового номера в пределах текущего года с добавлением цифры "0" перед порядковым номером, например: 1-025. Если исходящий документ является ответом на входящий, то ему присваивается номер входящего, например: 4-12388 пр. 25. Ссылка на дату документа и регистрационный номер. Ссылка на дату документа и регистрационный номер используется только в тех видах документов, которые являются ответами, и включает дату документа и регистрационный номер, на который дается ответ. 26. Адресат. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документированная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству и передаваемых в структурные подразделения. Реквизит "адресат" максимально может состоять из следующих составных частей: наименование учреждения, организации (в именительном падеже); наименование структурного подразделения (в именительном падеже); указание должности получателя (в дательном падеже); фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией); почтовый адрес. Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Полный почтовый адрес указывается составителем документов в случае его направления разовому корреспонденту, например: Редакция журнала "Делопроизводство" Отдел доставки Заместителю начальника отдела И.О.Фамилия 117036, г.Москва, ул.Полянка, д.2/1 Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. При адресовании документов руководителю организации или его заместителю, также при оформлении реквизита "адресат" для внутренних документов наименование организации или структурного подразделения входит в состав наименования должности адресата, например: Начальнику управления архитектуры и градостроительства администрации края И.О.Фамилия В ответах на обращения частных лиц обязательно указывается почтовый адрес, например: 301264, Тульская обл. Киреевский р-н, г.Липки, ул.Садовая, д.5, кв.12 И.П.Калинину При направлении документов в Администрацию Президента РФ, Федеральное Собрание РФ, Правительство РФ, федеральные органы исполнительной власти и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ, при этом он не должен содержать больше четырех адресатов. Каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишут. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список на рассылку (приложение 5) и на каждом документе указывают только одного адресата. Список на рассылку составляется в двух экземплярах, должен содержать точные наименования организаций, их почтовые адреса и подписывается исполнителем с указанием даты. Адресат печатается в правом верхнем углу первого листа письма. 27. Гриф утверждения документов. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является его утверждение. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Губернатор края личная подпись И.О.Фамилия 12.04.2000 Документы утверждаются должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации края от 13.03.2000 N 25-п Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. 28. Резолюция. Указания по исполнению документов даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (приложение 6). 29. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Заголовок составляется к документу, оформляемому на бумаге формата А4 независимо от его назначения. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа, например: постановление (о чем?) о создании аттестационной комиссии, акт (чего?) передачи материальных ценностей. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок не указывается на телеграммах, телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148х210). 30. Текст документа. Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; в коммерческие и некоммерческие организации, зарегистрированные на территории Российской Федерации, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой. 31. Отметка о наличии приложения. Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Приложения к документу могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание основного документа; являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом. Приложения к документам должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.). Все прилагаемые к документам приложения должны быть подписаны. Сведения о наличии приложений к документам оформляются в следующем порядке: слово "Приложение" печатается от левого края текстового поля (без красной строки). После слова "Приложение" ставится двоеточие; если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например: Приложения: 1. Проект государственного стандарта на 20 л. в 1 экз. 2. Пояснительная записка к проекту государственного стандарта на 4 л. в 1 экз. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: письмо Федеральной архивной службы России от 21 февраля 2000 г. N 1-102 пр и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например: Приложение: брошюра в 2 экз. 32. Подпись. Документы, направляемые от имени администрации края, подписываются Губернатором края, заместителями Губернатора края, руководителями структурных подразделений аппарата администрации края в соответствии с распределением обязанностей между ними, а также с учетом компетенции руководителей структурных подразделений аппарата администрации края, установленной положениями об этих подразделениях. Для документов, оформляемых на бланке, подпись состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов имени и фамилии, например: Начальник правового управления личная подпись И.О.Фамилия Для документов, оформляемых не на бланках, указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и фамилия, например: Начальник правового управления администрации Красноярского края личная подпись И.О.Фамилия При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например: Губернатор Председатель Красноярского края Законодательного Собрания Красноярского края личная подпись И.О.Фамилия личная подпись И.О.Фамилия При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Управляющий делами личная подпись И.О.Фамилия Главный бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица другим должностным лицом путем проставления предлога "За" или косой черты перед наименованием должности подписывающего, не разрешается. 33. Согласование (визирование) документа. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия нормативным правовым актам проводится согласование документа. Согласование документов может быть как внутренним (подразделениями и должностными лицами), так и внешним (с подчиненными и сторонними заинтересованными органами и организациями). Перечень согласующихся органов и организаций определяется составителем документа исходя из его содержания, вида адресата или предусматривается нормативными правовыми актами. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, в состав которого входит слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись И.О.Фамилия 23.03.2000г. Если согласование осуществляется письмом, протоколом, постановлением и др., гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Постановление администрации края от 13.02.2000г. N 26-п Грифы согласования располагаются ниже реквизита "подпись". Формой внутреннего согласования является визирование проектов документов должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего, например: Начальник юридического управления личная подпись И.О.Фамилия 22.04.2000 Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается отметка: "Замечания прилагаются". Виза проставляется на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в администрации края. 34. Удостоверение документов печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. 35. Заверение копий документов. Печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" проставляют отметку о заверении, которая состоит из заверительной надписи "Верно", должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия) и даты заверения, например: Верно Начальник отдела кадров и госслужбы личная подпись И.О.Фамилия 24.04.2000 36. Отметка об исполнителе документа. Для оперативной связи с тем, кто готовил документ, разъяснения и уточнения затронутых в письме вопросов в левом нижнем углу на лицевой стороне последней страницы служебного письма размером шрифта N 10 указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его телефона, например: Иванов Иван Иванович 49-00-00 37. В левом углу нижнего поля последней страницы документов размером шрифта не менее N 6 печатается идентификатор электронной копии документа. В процессе подготовки и оформления документ может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ КРАЯ 38. Губернатор края по вопросам компетенции исполнительной власти края издает постановления и распоряжения (далее - правовые акты) (приложения 7, 8). 39. Постановления и распоряжения администрации края издаются на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Красноярского края. 40. Постановления администрации края издаются по вопросам, не отнесенным к предмету регулирования законов края, по вопросам, отнесенным к предмету регулирования законов края, если это предписано самим законом, а также до принятия соответствующего закона по вопросам, отнесенным к предмету ведения субъекта Российской Федерации. 41. Распоряжения администрации края издаются по вопросам индивидуально-правового характера. 42. Проекты правовых актов администрации края готовятся по поручению Губернатора края, по поручениям заместителей Губернатора края, по инициативе руководителей органов администрации края и структурных подразделений аппарата администрации края. При подготовке правового акта заместитель Губернатора края, курирующий соответствующее направление работы, определяет круг должностных лиц, ответственных за подготовку проектов, сроки его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе. Правовой акт может быть подготовлен совместно несколькими органами администрации края, структурными подразделениями аппарата администрации края или одним из них по согласованию с другими. 43. В процессе работы над проектом правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации, законы Красноярского края, а также нормативно-правовые акты администрации края. 44. Текст проекта постановления не должен превышать 2-3 страниц, по сложным вопросам - 3-4 страниц (не включая приложения), должен быть достаточно полным, конкретно и по возможности кратко излагать существо вопроса, положения проекта должны быть реализуемы. К проекту правового акта прилагаются справки, документы вышестоящих органов, нормативные акты, на которые имеется ссылка в проекте. 45. Срок подготовки проекта и издания правового акта во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Красноярского края не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок. 46. Содержание проекта правового акта должно обеспечивать последовательное развитие темы, а также единообразное понимание и применение нормативного правового акта. 47. Проект постановления должен иметь соответствующее его содержанию краткое наименование. Заголовок к проекту постановления пишется с прописной буквы и излагается в соответствующем падеже. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один интервал. Каждая строка заголовка не должна превышать 28 знаков (8-9 см). В случае если заголовок превышает 140 знаков (пять строк), его продлевают до границы правого поля. К тексту проекта распоряжения администрации края заголовок не составляется. 48. Текст проекта распоряжения содержит только распорядительную часть. Текст проекта постановления состоит из двух частей: вступительной и постановляющей. Во вступительной части текста проекта постановления дается разъяснение юридических и фактических оснований издания постановления. Если основанием к изданию проекта постановления является законодательный или иной правовой акт, то во вступительной части указываются дата, номер, наименование документа, наименование органа, принявшего правовой акт (автора документа). Если проект постановления готовится в дополнение или во изменение ранее изданных актов администрации края или по одному и тому же вопросу имеется несколько актов и в целях их упорядочения и устранения множественности разрабатывается новый акт, то во вступительной части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого акта, а в распорядительную часть акта включаются как новые, так и ранее принятые нормы, которые сохраняют свою силу. Если постановление издается в инициативном порядке, то во вступительной части проекта постановления формулируются цели и задачи правового регулирования, факты или события, послужившие причиной издания постановления. Ведомственные нормативные акты и письма министерств и ведомств Российской Федерации не являются основанием для принятия правовых актов администрации края, а могут быть лишь учтены, о чем указывается во вступительной части. При необходимости, для полноты изложения вопроса в правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты. Положения, имеющие нормативный характер, во вступительную часть не включаются. Вступительная часть заканчивается ключевым словом "ПОСТАНОВЛЯЮ". Слово "ПОСТАНОВЛЯЮ" выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие и далее излагается постановляющая часть проекта постановления. В проекте постановления изложение текста должно идти от первого лица единственного числа "ПОСТАНОВЛЯЮ". Постановляющая часть проектов правовых актов администрации края излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержатся отдельные поручения. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Пункты правового акта, содержащие конкретное поручение (предписание), включают наименование структурного подразделения аппарата или органа администрации или организации, фамилию должностного лица, которому дается поручение, содержание самого поручения и, при необходимости, срок его выполнения. Каждый пункт или подпункт постановляющей части проекта правового акта должен содержать только одну норму или индивидуальное предписание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в постановляющей части проекта правового акта не указывается в случаях, если предписываемое действие (бездействие) носит повторяющийся характер. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Если проект правового акта администрации края отменяет полностью или частично ранее изданные правовые акты по рассматриваемому вопросу, то в одном из пунктов проекта правового акта необходимо указать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части. Правовые акты, подготовленные совместно или по согласованию с другими структурными подразделениями администрации края, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с этими структурными подразделениями. Предпоследний пункт проекта правового акта администрации края - пункт о контроле выполнения, в котором указываются наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, фамилия и его инициалы. Последний пункт проекта правового акта администрации края содержит указание о вступлении его в силу. В зависимости от содержания указания правовой акт может вступать в силу со дня его подписания либо со дня, указанного в самом правовом акте. Правовые акты администрации края, изданные по вопросам, затрагивающим права, свободы и законные интересы граждан, интересы юридических лиц вступают в силу со дня их официального опубликования, если в самом акте не указан иной срок вступления их в силу. В любом случае этот срок не должен наступать ранее дня, следующего за днем официального опубликования данного правового акта. 49. Проекты правовых актов администрации края могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, положения, инструкции, перечни, списки и другие документы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Приложения к правовому акту могут являться его неотъемлемой частью (не могут применяться без текста акта администрации края). Тогда в соответствующих пунктах правового акта делается ссылка - "(согласно приложению)". На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатают слова "Приложение к постановлению (распоряжению) администрации края от _________ N ____" (если приложений несколько, они нумеруются (без значка N) и указывается, к какому постановлению (распоряжению) относится приложение. Если приложением к правовому акту является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, программа и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа "Утвержден (а), (ы), (о)" и указывается вид акта, которым утверждается данное приложение. При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации края от 13.04.2000 N 125-п Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. Приложения к проектам правовых актов администрации края должны быть подписаны руководителем того управления, комитета, отдела, который готовил проект, с проставлением даты подписания. 50. До представления на подпись проекты правовых актов визируются руководителями заинтересованных структурных подразделений аппарата администрации края, органов администрации края, органов государственной власти, местного самоуправления и других. Виза начальника юридического управления, специалиста аппарата администрации края, визы руководителей заинтересованных структурных подразделений аппарата администрации края, органов администрации края, органов государственной власти, органов местного самоуправления и др. проставляются с указанием даты на листе согласования, прилагаемом к проекту правового акта (приложение 9). Визы заместителя Губернатора края, курирующего подразделение, которое готовит проект, первого заместителя Губернатора края и руководителей Главного финансового управления, Главного управления развития экономики и промышленности администрации края, в случае издания правового акта по вопросам экономики и финансирования, заместителя Губернатора края, руководителя аппарата администрации края проставляются на первом экземпляре в нижней части последнего листа проекта правового акта с указанием даты визирования. Виза начальника юридического управления проставляется до визирования проекта правового акта заместителями Губернатора края. Если должностное лицо, с которым согласовывается правовой акт, имеет какие-либо замечания, дополнения, то это оформляется на отдельном листе с указанием об этом при визировании слов "Замечания прилагаются", даты и удостоверяется подписью этого должностного лица. Замечания прилагаются к проекту правового акта. Проекты правовых актов администрации края могут находиться на согласовании в структурном подразделении администрации края не более трех рабочих дней, объемом более пяти листов - не более семи рабочих дней. При наличии разногласий по проекту правового акта руководитель, готовивший проект, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не будет найдено, то к проекту правового акта прилагается перечень разногласий, подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями, и справка с изложением аргументов, на основании которых замечания не учтены. Если в процессе доработки в проекты правового акта вносились изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных структурных подразделений аппарата администрации края, органов администрации края, органов государственной власти, местного самоуправления и другими. Проект правового акта администрации края считается согласованным при наличии виз должностных лиц и руководителей заинтересованных структурных подразделений аппарата администрации края, органов администрации края, органов государственной власти, местного самоуправления и других. Правовые акты администрации края, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены заместителем Губернатора края, руководителем аппарата администрации края, руководителям, внесшим проекты актов Губернатору края. 51. Оборотная сторона листа согласования включает в себя список наименований должностей, управлений, комитетов, отделов аппарата администрации края, органов администрации края, государственных и общественных организаций. Должностное лицо администрации края - организатор подготовки проекта правового акта администрации края путем подчеркивания в листе рассылки определяет круг должностных лиц и организаций, которым необходимо разослать правовой акт и ставит подпись с обязательным указанием даты, фамилии и рабочего телефона. В случае отсутствия в листе рассылки необходимого адресата составляется дополнительный список с указанием полного наименования организации и почтового адреса, о чем в листе рассылки указывается: "дополнительный список прилагается". Кроме должностных лиц и организаций, указанных в листе рассылки, отдел по работе с актами администрации края направляет копии правовых актов администрации края постоянным адресатам согласно приложению 10. К проектам правовых актов администрации края прилагаются справки, документы вышестоящих органов, нормативные акты, на которые имеется ссылка в правовом акте, пояснительная записка, обосновывающая необходимость принятия данного правового акта. 52. Правовые акты администрации края подписывает Губернатор края, во время его отсутствия - первый заместитель Губернатора края. Подписание правовых актов администрации края другими должностными лицами осуществляется на основании решения Губернатора края, оформленного постановлением или распоряжением администрации края. 53. После подписания не допускается внесение в текст правовых актов каких-либо изменений, дополнений, поправок. 54. Подписанные правовые акты администрации края передаются в отдел по работе с актами администрации края управления документационного обеспечения (далее - отдел по работе с актами) для регистрации. Отдел по работе с актами при регистрации правовых актов администрации края использует операционную систему Mikrosoft Windows (Iotus Notes). На каждый акт администрации края заводится карточка регистрации, в которую вносятся следующие реквизиты: тип документа, организация, регистрационный номер, дата регистрации, тема, название, кто подписал, готовил, ответственный исполнитель, дата поступления, количество листов, отметка о снятии с контроля. 55. Подписанный (утвержденный) правовой акт должен иметь следующие реквизиты: наименование вида правового акта и его название; дата подписания (утверждения) правового акта и его номер; наименование должности и фамилии лица, подписавшего правовой акт. Датой правового акта является дата его подписания (утверждения) Губернатором края или его заместителями. В случае принятия совместных правовых актов, предусмотренных действующим законодательством, датой акта является наиболее поздняя дата подписания. Регистрационный номер постановления состоит из его порядкового номера и буквы "п" через дефис. Регистрационный номер распоряжения состоит из его порядкового номера и буквы "р" через дефис. Нумерация постановлений и распоряжений администрации края ведется отдельно с начала и до конца календарного года. 56. Правовые акты администрации края, подлежащие опубликованию, направляются в редакцию газеты "Красноярский рабочий" с сопроводительным письмом на бланке установленной формы за подписью заместителя Губернатора края, руководителя аппарата администрации края. 57. Постановление или распоряжение администрации края отправляется адресату только в одном экземпляре. Отдел по работе с актами: заверяет чернильной печатью "Отдел по работе с актами. Администрация Красноярского края" подписанный правовой акт администрации края. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на правовом акте; размножает и рассылает копии согласно утвержденному листу рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа, комитетам, отделам, управлениям, организациям и предприятиям, а также отдельным исполнителям в трехдневный срок, в электронную сеть администрации края правовые акты передаются в день отправки документа, но не позднее трех дней со дня подписания. Правовые акты администрации края, изменяющие или дополняющие ранее принятые нормативно-правовые акты, направляются тем адресатам, которым рассылался первоначальный документ. Замена ранее разосланных правовых актов администрации края проводится по указанию заместителя Губернатора края, руководителя аппарата администрации края. 58. Отдел по работе с актами: еженедельно информирует комитеты, управления, отделы и др. (по спискам, утвержденным начальником управления документационного обеспечения) о принятых правовых актах администрации края; ежемесячно выпускает, совместно с юридическим управлением администрации края, сборник актов администрации края. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ Письма 59. Письма оформляются и печатаются на бланках писем формата А4 (210х297 мм) шрифтом Times New Roman (размер N 14, через один интервал) (приложение 11). При переписке между структурными подразделениями аппарата администрации края бланки писем не используются. Служебные письма, подлежащие подписанию руководителями двух и более учреждений, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с указанием соответствующих реквизитов в установленном месте. 60. Обязательными реквизитами писем, оформляемых на бланках администрации края, являются: адресат, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений. 61. Адресование писем оформляется в соответствии с пунктом 26 Инструкции. 62. Дата и номер служебного документа, оформленного на бланке, проставляются в соответствии с расположением этого реквизита. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ, в соответствии с расположением указанных реквизитов на бланке письма, а также могут быть вынесены в заголовок к документу. 63. Письма, подготовленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок к тексту согласно пункту 29 Инструкции. 64. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата. Письмо должно быть кратким, не превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц. В письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("Администрация края не возражает", "Комитет по физической культуре, спорту и туризму администрации края считает возможным"). Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату этого письма. При ссылке в тексте на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок, например: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года N 1562 "Об утверждении положения о Федеральной архивной службе России"... Основное содержание письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. 65. Отметку о наличии приложений к письмам следует оформлять в соответствии с пунктом 31 Инструкции. Приложения к письмам подписываются ответственными за их подготовку должностными лицами. 66. Письма подписываются Губернатором края, его заместителями, руководителями структурных подразделений аппарата администрации края в рамках предоставленной им компетенции, а также иными должностными лицами администрации края по поручению Губернатора края. Право подписи писем не имеют должностные лица, на которых официально не возложено исполнение обязанностей руководителя структурного подразделения. Реквизит "Подпись" оформляется согласно пункту 32 Инструкции. Служебные письма и документы, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания, Правительства Российской Федерации, руководителей министерств и ведомств Российской Федерации подписываются Губернатором края, в случае его отсутствия - первым заместителем Губернатора края. 67. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителем, ответственным за подготовку служебного документа. Проекты писем, представляемые на подпись Губернатору края, должны быть завизированы заместителями Губернатора края, курирующими соответствующие структурные подразделения аппарата администрации края и органы администрации края, заместителем Губернатора края, руководителем аппарата администрации края, исполнителями. Кроме того, проекты писем, предусматривающие расходование средств краевого бюджета, подлежат визированию заместителем Губернатора края, курирующим вопросы финансирования; направляемые в Законодательное Собрание края визируются заместителем Губернатора края, представителем администрации края в Законодательном Собрании края. Документы и материалы, направляемые в Правительство Российской Федерации по вопросам, в которых затрагиваются интересы других органов государственной власти, должны быть предварительно согласованы с руководителями этих органов. 68. Отметка об исполнителе размещается в соответствии с пунктом 36 Инструкции. Протокол 69. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее - заседаний). 70. Протоколы заседаний совета администрации края составляются и оформляются специалистами отдела по работе с актами. Протоколы заседаний комиссий, советов, рабочих групп, оргкомитетов, штабов, созданных нормативными правовыми актами администрации края, составляются и оформляются секретарем либо лицом из числа членов комиссии, совета, рабочей группы, оргкомитета, штаба. Ведение и оформление протоколов заседаний, проводимых Губернатором края, заместителями Губернатора края, руководителями структурных подразделений администрации края, осуществляется специалистами, назначаемыми председательствующими на заседании. 71. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) шрифтом Times New Roman (размер N 14, через один интервал) (приложения 12, 13). 72. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подписи. 73. Датой протокола является дата события (заседания). Дата оформляется цифровым способом в последовательности: число, месяц, год, например, 05.07.99. Если протоколируемое мероприятие заняло более одного дня, указывается период времени, в течение которого оно продолжалось: например, 05-06.07.99, 30.07-01.08.99. Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия комиссии, совета, рабочей группы, оргкомитета, штаба раздельно для каждого вида протокола. Регистрация протоколов заседаний совета администрации края осуществляется отделом по работе с актами. Регистрация протоколов заседаний комиссий, советов, рабочих групп, оргкомитетов, штабов производится секретарем соответствующих комиссий, советов, рабочих групп, оргкомитетов, штабов. Все остальные протоколы регистрируются в отделе служебных писем. 74. Заголовок к тексту протокола должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа: например, ПРОТОКОЛ заседания конкурсной комиссии по размещению заказов на централизованную закупку лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинского оборудования. 75. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего (при проведении заседаний, совещаний Губернатором края или его заместителями), фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их количество не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, то составляется отдельный список, о чем делается отметка "Список прилагается". В повестке дня заседания, совещания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Основная часть текста протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... . Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. В разделе протокола "СЛУШАЛИ" приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада, информации, отчета. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку "Текст доклада прилагается". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении и выработке решения, краткое содержание их выступления. При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику. В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: "Утвердить:", "Предусмотреть:", "Внести изменения:". По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", воздержавшиеся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. 76. Участник заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. 77. Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения. 78. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. 79. При необходимости протоколы и выписки из них (приложение 14) заверяются печатью. Рассылка копий протокола или выписок из него осуществляется согласно списку рассылки (приложение 5). 80. Подлинники протоколов заседаний совета администрации края после рассылки копий или выписок из них хранятся в отделе по работе с актами. Подлинники протоколов заседаний, проводимых Губернатором края, заместителями Губернатора края, руководителями структурных подразделений администрации края вместе с листом рассылки и имеющейся служебной перепиской к ним сдаются на архивное хранение в отдел служебных писем. Подлинники протоколов заседаний комиссий, советов, рабочих групп, оргкомитетов, штабов по конкретному виду вместе с листами рассылки, имеющейся служебной перепиской формируются в дела по мере возрастания их порядковых номеров секретарем или лицом, ответственным за ведение протокола. По окончании срока действия комиссии, совета, рабочей группы, оргкомитета, штаба эти дела передаются в отдел служебных писем для дальнейшей сдачи в государственный архив края. Акт 81. Акт - документ, составленный несколькими лицами либо специально уполномоченным должностным лицом, и подтверждающий установленные факты или события. Акты составляются по результатам приема-передачи, ревизии, инвентаризации, ликвидации организации и т.д. 82. Акт оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) шрифтом Times New Roman (размер N 14, через один интервал) (приложения 15, 16). Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. 83. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: Акт списания материальных ценностей. 84. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.). 85. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт, при этом первой указывается фамилия председателя, далее в алфавитном порядке - фамилии членов комиссии, а также указываются должности, фамилии и инициалы лиц, присутствие которых необходимо при составлении акта. В основной части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). 86. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. 87. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Регистрация актов производится в отделе служебных писем в установленном порядке. ДОГОВОРЫ, СОГЛАШЕНИЯ, КОНТРАКТЫ 88. В соответствии с Уставом Красноярского края, при осуществлении полномочий исполнительной власти края, Губернатор края в отношениях с органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, соответствующими органами и должностными лицами зарубежных государств подписывает соответствующие договоры, соглашения и другие документы. 89. Проекты договоров, соглашений, контрактов (далее - договоры), в которых одной из сторон выступает администрации края, готовятся на основании поручений Губернатора края или его заместителей в пределах компетенции, установленной распределением обязанностей между ними. 90. Договоры оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) шрифтом Times New Roman (размер N 14, через один интервал). В договорах должны быть указаны: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, наименование договаривающихся сторон. 91. Датой договора является дата, проставляемая представителями сторон при подписании, при последовательном подписании - самая поздняя дата подписания одной из сторон. 92. Регистрационным номером договора является порядковый номер в течение календарного года. 93. В целях обеспечения единообразия в оформлении договор должен, как правило, содержать следующие элементы: преамбулу; наименование договаривающихся сторон, инициалы, фамилии и должности уполномоченных лиц, представляющих юридические стороны, акты или ссылку на эти акты, подтверждающие соответствующие полномочия должностных лиц; предмет договора; взаимные обязательства сторон; сроки исполнения обязательств; ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору; момент и условия вступления в силу и утрату юридической силы, условия пролонгации договора; подписи сторон, юридические адреса, печати. 94. Договоры могут иметь приложения, конкретизирующие их основные положения. 95. При оформлении договора необходимо: наличие подлинников, которые должны соответствовать количеству сторон, участвующих в подписании договора; если стороны, участвующие в подписании, являются разноязычными, то тексты договоров оформляются на двух или нескольких языках в зависимости от числа сторон; каждая из сторон при подписании получает в подлиннике договор в двух экземплярах: на русском языке и языке другой стороны, при этом оба текста имеют одинаковую юридическую силу. 96. Для проверки целесообразности и своевременности подписания, соответствия действующим законодательным и нормативных актам проекты договоров подлежат визированию (согласованию). Виза начальника юридического управления, специалиста аппарата администрации края, визы руководителей заинтересованных структурных подразделений аппарата администрации края, органов администрации края, органов государственной власти, органов местного самоуправления и др. проставляются с указанием даты на листе согласования, прилагаемом к проекту договора (приложение 9). Визы заместителя Губернатора края, курирующего вопрос, отраженный в договоре, первого заместителя Губернатора края и руководителей Главного финансового управления, Главного управления развития экономики и промышленности администрации края, в случае подписания договора, затрагивающего вопросы экономики и финансов, заместителя Губернатора края, руководителя аппарата администрации края проставляются на первом экземпляре в нижней части последнего листа проекта договора с указанием даты визирования. Подготовленные договоры до их подписания должны пройти правовую экспертизу в юридическом управлении администрации края и в случае отсутствия замечаний - постранично завизированы с указанием даты в нижней части проекта договора начальником юридического управления до визирования его заместителями Губернатора края. Если должностное лицо, с которым согласовывается текст договора, имеет какие-либо замечания, дополнения, то это оформляется на отдельном листе с указанием об этом при визировании слов "Замечания прилагаются", даты и удостоверяется подписью этого должностного лица. Замечания прилагаются к проекту договора. 97. К проектам договоров должны прилагаться документы, подтверждающие полномочия сторон на подписание договоров. В соответствии с Уставом Красноярского края договоры подписываются Губернатором края. Подписание договоров первым заместителем Губернатора края, заместителями Губернатора края, другими должностными лицами производится на основании доверенности, оформляемой в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации. 98. Подписанные договоры передаются в отдел служебных писем для регистрации. Удостоверение печатью подписанных договоров производится после их регистрации. 99. Подлинники договоров хранятся в отделе служебных писем, и в соответствии с правовыми актами администрации края - в структурных подразделениях и органах администрации края. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ И КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ 100. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, зафиксированных в них или данных по ним поручений. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. 101. Контроль исполнения документов включает: постановку на контроль, доведение до исполнителя документа или поручения, проверку хода его выполнения, информирование руководства, учет и анализ результатов исполнения. Контроль исполнения документов строится на базе автоматизированных банков данных и регистрационных картотек. 102. Ответственность за организацию, контроль по существу за решением поставленных в документах вопросов и поручений, данным по ним, срокам исполнения осуществляют заместители Губернатора края, руководители структурных подразделений аппарата администрации края. 103. Заместители Губернатора края, руководители структурных подразделений аппарата администрации края: обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей и контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов и данным по ним поручений; определяют непосредственного исполнителя, который осуществляет фактическое выполнение поручения по существу и форме в установленные сроки. 104. Контроль за сроками исполнения осуществляют: по заданиям, данным Губернатором края в постановлениях и распоряжениях, протокольно - на заседаниях совета администрации края - управление документационного обеспечения; по поручениям Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - лицо, которому дано поручение; по служебным документам - управление документационного обеспечения и специалист, определяемый руководителем структурного подразделения аппарата администрации края. 105. Контроль за получением ответов на запросы ведется непосредственными исполнителями. 106. Указания Губернатора края по исполнению документов с формулировками "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и т.п. подлежат особому контролю с проставлением на документе штампа "Контроль", а при необходимости - штампа "Подлежит возврату в администрацию края" руководителем аппарата администрации края. Выполнение указаний по существу решения вопросов возлагается на лицо, которому дано поручение. Указания заместителей Губернатора края, руководителей структурных подразделений аппарата администрации края по исполнению документов с формулировками "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и т.п. ставятся на контроль помощниками и специалистами аппарата администрации края. Проставление штампа "Контроль", а при необходимости - "Подлежит возврату в администрацию края" осуществляет отдел служебных писем. 107. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, и ему передается подлинник документа для исполнения с соответствующей отметкой о движении документа в реестре и регистрационной карточке. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений). 108. Ответственный исполнитель организует исполнение и отвечает за своевременность представления, полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа автору резолюции или документа. 109. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в администрацию края и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, например: Вопрос решен по телефону 27-32-15 с начальником отдела по расчетам Петровым П.П. На совещании будет присутствовать заместитель начальника отдела Смирнов С.С. 22.03.2000 Личная подпись Если об исполнении документа лицу, давшему поручение, доложено в устной форме, то на документе исполнителем делается отметка, например: Доложено устно 24.03.2000г. 25.03.2000 Личная подпись Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. 110. Предложения о снятии правовых актов с контроля оформляются в виде представления информации на имя Губернатора края, в которой должен быть отражен результат выполнения документа (поручения) в части или в целом. 111. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задание предыдущих лет - не реже одного раза в месяц, задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. 112. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты регистрации - для входящих документов, с даты подписания (утверждения) - для внутренних документов, с даты отправки - для исходящих инициативных документов. 113. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством (приложение 17). Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок. 114. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные данные и новый срок исполнения сообщается заявителю. 115. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документального подтверждения исполнения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, слова "В дело", подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель) и дату, в случае подготовки ответного документа - с его приложением к входящему документу. 116. Управление документационного обеспечения учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц, не позднее пятого числа каждого месяца, данные о ходе и результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителям структурных подразделений аппарата администрации края. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 117. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые из администрации края. 118. Прием, проверка правильности оформления исходящих документов, регистрация, учет и их отправка осуществляется специалистами отдела служебных писем. 119. Служебные документы на отправку и регистрацию передаются подписанными и полностью оформленными, с указанием точных адресов, в количестве экземпляров равном количеству адресатов плюс один со всеми необходимыми визами и приложениями, списками на рассылку, подписанными исполнителем. Экземпляр инициативного исходящего документа с визами остается в отделе служебных писем и помещается "в дело" в соответствии с номенклатурой дел. Если исходящий документ является ответом на входящий документ, то экземпляр с визами прикладывается к нему, оформляется списание документа в дело с отметкой в базе данных входящей корреспонденции и переписка помещается "в дело" в соответствии с номенклатурой дел. 120. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. 121. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. 122. Зарегистрированные исходящие документы передаются на отправку в день регистрации. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, сдачу в отделение связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. 123. Подготовленные к отправке служебные документы учитываются в журналах отправляемой корреспонденции, конвертуются и в зависимости от степени срочности отправляются почтой, доставляются нарочно или передаются для отправки фельдъегерской связью. Исходящие документы с отметкой "Срочно", "Весьма срочно" доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем подразделения, подготовившим документ, или лицом, его подписавшим. 124. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью администрации края, к отправке не принимаются. 125. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под роспись получателя на экземпляре, остающемся в деле. ОФОРМЛЕНИЕ И ОТПРАВКА ТЕЛЕГРАММ 126. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. 127. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы (приложения 18, 19). Телеграммы на бланке "правительственная" направляются в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, руководителям министерств и ведомств Российской Федерации. 128. При оформлении адресата телеграммы следует руководствоваться следующими требованиями: при адресовании телеграмм Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, главам исполнительной и законодательной власти субъектов Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации указывается: город, наименование должности, инициалы имени, отчества, фамилия; при адресовании телеграмм без указания места жительства адресата (до востребования) указывается: почтовый индекс, город, наименование субъекта Российской Федерации, инициалы имени и отчества; в остальных случаях адрес указывается полностью: город, наименование субъекта Российской Федерации, организации, должности, инициалы имени, отчества, фамилия. При направлении телеграмм более чем в четыре адреса, их наименование допускается указывать обобщенно, при этом прилагается список рассылки, подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы (приложение 5) либо указывается номер схемы рассылки (приложение 20). 129. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), не должен заканчиваться цифрами, с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк, вскл, двтчк, квчк, номер - словом), печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. 130. Подпись оформляется отдельной строкой и включает в себя: наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи лица, подписавшего телеграмму, и отделяется сплошной горизонтальной чертой. Телеграммы оформленные на бланке "правительственная" подписываются Губернатором края и заместителем Губернатора края, руководителем аппарата администрации края. 131. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование организации, адрес и расчетный счет отправителя, дату, наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи лица, разрешающего оплату расходов по отправке телеграммы. Отправка телеграмм за счет средств администрации края осуществляется при наличии подписи заместителя Губернатора края, руководителя аппарата администрации края. 132. Представляемые на подпись телеграммы должны быть завизированы на подлиннике в порядке, указанном в пункте 67 Инструкции. 133. Подлежащая передаче телеграмма учитывается в журнале установленной формы (приложение 21). Подлинник телеграммы после передачи с отметкой о времени отправки и порядковым номером, соответствующим записи в журнале, направляется в отдел служебных писем либо возвращается исполнителям. 134. Поступившие в адрес администрации края телеграммы учитываются в журнале установленной формы (приложение 22) с отметкой о времени приема и порядкового номера, соответствующего записи в журнале, передаются для регистрации в отдел служебных писем либо адресатам под расписку в течение 20 минут, срочные - доставляются немедленно. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ 135. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера администрации края, установлены в отделе служебных писем. 136. Документ, принятый по факсимильной связи, не является официальным документом. 137. При передаче и приеме текстов служебных документов по указанным телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210х297 мм) черным цветом, не должен превышать 5 листов; передача исходящих инициативных документов, оформленных на бланках писем администрации края, подлежат обязательной регистрации в отделе служебных писем; передача документов по каналу факсимильной связи производится согласно резолюции руководителя; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя, подписавшего документ к передаче; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", "Не для печати"; категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов. 138. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы (приложение 21). Подлинники документов после передачи с отметкой о времени отправки и порядковым номером, соответствующим записи в журнале, направляются в отдел служебных писем либо возвращаются исполнителям. 139. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение 22) с отметкой на факсограмме времени приема и порядкового номера, соответствующего записи в журнале, передаются адресатам под расписку в течение 20 минут, срочные - немедленно. 140. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 141. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях аппарата администрации края, осуществляется их руководителями. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ 142. Печатание документов осуществляется в отделе по работе с актами, приемных заместителей Губернатора края, руководителей структурных подразделений и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники. В отделе по работе с актами печатаются только материалы служебного характера с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 2.0 и выше. 143. Печатание производится в порядке поступления материалов. В первоочередном порядке печатаются постановления, распоряжения администрации края, подписанные Губернатором края или его заместителями. Срочные материалы печатаются в очередности, определяемой начальником отдела по работе с актами администрации края, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. Документы, сданные в печать после 17 час. 30 мин., печатаются на следующий день. 144. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге формата А4. При печатании документов соблюдается установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, подлежат учету. Испорченные экземпляры отпечатанного документа подлежат уничтожению. 145. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, а также трудно читаемые факсимильные и нечеткие копии для печати не принимаются. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов допускаются только общепринятые. На рукописи должны быть проставлены страницы и указаны: фамилия и инициалы исполнителя, номер его служебного телефона. 146. При печатании материалов специалист обязан проставить в конце материала название (номер) файла, дату печатания документа и свои инициалы. Отпечатанный документ вместе с черновиком возвращается исполнителю. 147. Печатание под диктовку не допускается. 148. Учет выполняемых печатных работ ведется каждым специалистом в журналах установленной формы (приложение 23). 149. Выполнение копировально-множительных работ в администрации края производится централизованно в отделе по работе с актами, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата администрации края. 150. На размножение сдаются только служебные документы и материалы. Размножение производится по заказу. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочные документы копируются вне очереди. Срочность их выполнения определяется начальником отдела по работе с актами по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. Изготовленные копии вместе с подлинником возвращаются под расписку. Размножение материалов, сданных после 17 час. 30 мин., производится на следующий день. 151. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры - подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа под роспись. 152. Запрещается снятие копий и размножение постановлений Правительства Российской Федерации, Указов Президента Российской Федерации, документов Государственной Думы и Совета Федерации, законов, постановлений, распоряжений администрации края и Законодательного Собрания края без разрешения начальника управления документационного обеспечения администрации края. Размножение бланков не разрешается. 153. Учет копируемых документов и материалов ведется в журналах установленной формы (приложение 24). Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. 154. Ответственность за правильное использование копировальной техники, установленной в структурных подразделениях аппарата администрации края, несут их руководители. СТЕНОГРАФИРОВАНИЕ 155. Управление документационного обеспечения производит стенографирование заседаний совета администрации края, совещаний, мероприятий, проводимых Губернатором края или его заместителями и совместно с управлением делами администрации края обеспечивает, при необходимости, запись проводимых совещаний на магнитных носителях. Стенографирование указанных мероприятий осуществляется на основании предварительных заявок руководителей управлений, комитетов, отделов, представляемых в управление документационного обеспечения. 156. Стенографическая запись расшифровывается по мере необходимости. 157. Стенографирование производится в специальных тетрадях (альбомах). Тетради (альбомы) после их заполнения хранятся в течение года в отделе по работе с актами, после чего подлежат уничтожению в установленном порядке. При расшифровке и печатании стенографических записей стенографист руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ. 158. Если стенограмма заседания не была расшифрована после заседания, то кассета с записью мероприятия хранится в течение года в отделе по работе с актами, после чего подлежит размагничиванию. Записи мероприятий, используемые при расшифровке и подготовке стенограмм, размагничиваются по истечении месяца после расшифровки стенограммы. 159. Стенограммы заседаний, проводимых Губернатором края, печатаются в одном экземпляре и хранятся в отделе по работе с актами администрации края и по истечении пяти лет сдаются в краевой архив. ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ 160. Командировочное удостоверение работнику администрации края выдается отделом служебных писем согласно резолюции руководителя и отметка о прибытии проставляется при наличии отчета о командировке. Командировочное удостоверение за пределы Российской Федерации выдается на основании принятого правового акта (распоряжения) администрации края. 161. Командировочные удостоверения подписываются: первому заместителю Губернатора края и заместителям Губернатора края, руководителям структурных подразделений администрации края при оформлении командировок за пределы Российской Федерации, в субъекты Российской Федерации и по территории края - Губернатором края; специалистам структурных подразделений администрации края при оформлении командировочных удостоверений за пределы Российской Федерации - Губернатором края; в остальных случаях - заместителем Губернатора края, руководителем аппарата администрации края. 162. Отчеты о результатах командировок в письменной форме представляются: первым заместителем Губернатора края, заместителями Губернатора края, руководителями структурных подразделений с обязательным визированием заместителями Губернатора края по компетенции - по результатам командировок, указанных в абзацах 1 и 2 пункта 161 Инструкции - Губернатору края; специалистами структурных подразделений аппарата администрации края с обязательным визированием руководителем структурного подразделения и заместителем Губернатора края по компетенции - по результатам командировок указанных в абзаце 1 и 2 пункта 161 Инструкции - Губернатору края; специалистами структурных подразделений с обязательным визированием руководителем структурного подразделения и заместителем Губернатора края по компетенции - по результатам командировок в другие субъекты Российской Федерации - заместителю Губернатору края, руководителю аппарата администрации края. 163. Если есть (была) необходимость продления сроков командировки, то на командировочном удостоверении проставляется отметка о продлении лицом, ее подписавшим. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 164. В целях установления единой системы формирования дел в аппарате администрации края ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, при составлении которой учитывается, что документы постоянного хранения оформляются отдельно от документов временного хранения. Номенклатура дел согласовывается с комитетом по делам архивов администрации края и вводится в действие с первого января следующего года. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 165. Поступившие в администрацию края законы, указы, постановления, распоряжения вышестоящих органов хранятся в юридическом управлении и выдаются для служебного пользования только во время рабочего дня, вынос из здания администрации края не разрешается. 166. Правовые акты администрации края хранятся в отделе по работе с актами. 167. Обращения граждан хранятся в отделе по работе с обращениями граждан. 168. Все остальные документы хранятся в отделе служебных писем. 169. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел. На корешках обложек и папок должны быть указаны цифровые обозначения дел. 170. Дела выдаются для служебного пользования работникам администрации края под расписку и возвращаются в этот же день в течение рабочего дня. 171. Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение, уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и Красноярского края в области архивного дела и делопроизводства. Приложение 1 Определения терминов, используемых в делопроизводстве (выписка из ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения") --------------------------------------------------------------------------------- ¦ Термины ¦ Определения ¦ --------------------------------------------------------------------------------- ¦ 1 ¦ 2 ¦ --------------------------------------------------------------------------------- Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку Документационное обеспечение, - отрасль деятельности, обеспечивающая делопроизводство документирование и организацию работы с официальными документами Документооборот - движение документов в администрации края с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления Документ, документированная - зафиксированная на материальном носителе информация информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу Заголовок официального - реквизит документа, кратко излагающий документа его содержание Индивидуальный срок - срок исполнения документа, установленный исполнения документа организационно-распорядительным документом организации или резолюцией Контроль исполнения - совокупность действий, обеспечивающих документов своевременное исполнение документов Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы Организационно- - вид письменного документа, в котором распорядительный документ фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования Подлинник (официального) - первый или единичный экземпляр официального документа документа Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащий принятое им решение Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией Типовой срок исполнения - срок исполнения документа, установленный документа нормативно-правовым актом Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления Приложение 2 А К Т Мы, нижеподписавшиеся специалисты отдела служебных писем управления документационного обеспечения администрации Красноярского края,_________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ составили акт в том, что "____" ______________ 2000 года при вскрытии пакета________________________________________________________________ в нем не оказалось____________________________________________________ ______________________________________________________________________ Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Подписи: _____________________ _____________________ _____________________ Приложение 3 Перечень нерегистрируемой корреспонденции, поступающей в администрацию края Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки; обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги технической информации, проспекты, рекламные, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.; документы без подписей; пакеты с пометкой "лично"; статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры, формы статистической отчетности, счета, квитанции, информационные и справочные материалы. Приложение 4 Индексы приемных руководства администрации края ----------------------------------------------------------------------- ¦ Должность ¦ Индекс ¦ ----------------------------------------------------------------------- ¦ 1 ¦ 2 ¦ ----------------------------------------------------------------------- Губернатор края 1 Заместитель Губернатора края, руководитель Секретариата 2 Губернатора края Заместитель Губернатора края, руководитель аппарата 4 администрации края Заместитель Губернатора края, начальник Главного управления 6 по телерадиовещанию, печати и информации Заместитель Губернатора края 8 Заместитель Губернатора края 9 Заместитель Губернатора края 10 Первый заместитель Губернатора края 11 Заместитель Губернатора края 13 Заместитель Губернатора края 14 Заместитель Губернатора края, начальник Главного управления 15 внешнеэкономических, межрегиональных связей и инвестиционной деятельности Первый заместитель руководителя аппарата администрации края 16 Заместитель Губернатора края 18 Заместитель Губернатора края, начальник управления 19 администрации края по взаимодействию с Правительством Российской Федерации и иными федеральными органами государственной власти Заместитель Губернатора края 20 Начальник управления по недропользованию 21 Заместитель Губернатора края 22 Начальник правового управления 23 Первый заместитель руководителя аппарата администрации края 27 - начальник управления кадров и государственной службы Начальник управления по экологии и природным ресурсам 28 Начальник управления лесной промышленности 29 Заместитель руководителя аппарата администрации края - 32 управляющий делами Начальник отдела специальной документальной связи 33 Начальник мобилизационного управления 34 Начальник управления документационного обеспечения 35 Начальник юридического управления 38 Заместитель руководителя аппарата администрации края - 39 начальник управления по организации взаимодействия с органами местного самоуправления (организационное управление) Председатель комитета по взаимодействию с органами 40 социальной сферы Руководитель сектора по подготовке материалов к награждению 43 Помощник Губернатора края 45 Председатель комитета по взаимодействию с Норильским 48 промышленным районом Советник Губернатора края - секретарь Совета безопасности 51 Начальник отдела по поддержке и развитию малого 53 предпринимательства Председатель комитета по металлургии 54 Приложение 5 Список рассылки документа (письма, телеграммы, протокола и т.п.) от "___"__________2000г. N______ ------------------------------------------------------------------------- ¦ Адрес ¦ Наименование должности ¦Фамилия, имя, ¦ ¦ ¦ ¦ отчество ¦ ------------------------------------------------------------------------- с.Агинское Главе Саянского района г.Красноярск Мэру г.Красноярска г.Дивногорск Главе г.Дивногорска 101000, г.Москва, Министру обороны ул.Знаменка, д.19 Российской Федерации Министерство обороны Российской Федерации 660055, г.Красноярск, Генеральному директору пр. им.газеты "Красноярский рабочий", д.27 АО "СИВИНИТ" 663001, Емельяновский район, (должность не д.Семеновка, указывается) ул.Центральная, д.4 _______________________ П.П.Петров Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Май
|
