Постановление Губернатора Владимирской области от 20.02.2004 № 130

 

                  АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                             ГУБЕРНАТОРА

     20.02.2004                                        N 130


Об    обеспечении     сохранности
документов  и  подготовке  их   к
передаче на хранение в архив

      (В редакции Постановлений Губернатора Владимирской области
            от 07.02.2007 г. N 85; от 15.12.2008 г. N 876)


     В соответствии с Законом Владимирской области "Об Архивном  фонде
Владимирской  области  и  архивах",  для    обеспечения    сохранности
документов областной  администрации,  имеющих  научную,  историческую,
социальную и экономическую ценность, и подготовке  их  к  передаче  на
хранение в архив,

                             ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Преобразовать постоянно  действующую  экспертную  комиссию  по
подготовке и передаче документов администрации области на  хранение  в
архив в  постоянно  действующую  центральную  экспертную  комиссию  по
подготовке и передаче документов администрации области на  хранение  в
архив.

     2. Утвердить ее в следующем составе: (В   редакции  Постановления
Губернатора Владимирской области от 07.02.2007 г. N 85)

Квасников               -  заместитель   Губернатора    области    -
Сергей Николаевич          госсекретарь, председатель комиссии

Смирнов                 -  председатель  комитета государственной  и
Валерий Юрьевич            муниципальной   службы,  зам.председателя
                           комиссии

Мартынова               -  начальник          управления          по
Нина Александровна         документообороту, секретарь комиссии

                           Члены комиссии:

Буракова                 - главный  специалист   отдела  ведомственных 
Мария Дмитриевна         архивов   ГУВО    "Государственный      архив  
                         Владимирской области" (по согласованию);   (В
                         редакции       Постановления      Губернатора
                         Владимирской области от 15.12.2008 г. N 876)

Воронина                -  заместитель   начальника  управления   по
Людмила Геннадьевна        документообороту,              заведующая
                           протокольным отделом

Карпова                 -  специалист  1  категории  управления   по
Татьяна Александровна      документообороту, ответственная за  архив
                           администрации области

Макаров                 -  председатель контрольного комитета
Владимир Иванович

Пушкина                 -  заместитель     начальника    финансового
Любовь Николаевна          управления,     заместитель      главного
                           бухгалтера

Фомина                  -  заведующая   отделом   автоматизированной
Светлана Леонидовна        обработки   документов   управления    по
                           документообороту

     3.  Утвердить  Положение  о  постоянно  действующей   центральной
экспертной комиссии по подготовке и передаче документов  администрации
области на хранение в архив (приложение N 1).

     4. Утвердить Порядок организации хранения, учета и  использования
архивных документов в администрации области (приложение N 2).

     5. Постановления Губернатора Владимирской области от 28.11.2001 N
629 и от 15.04.2002 N 187 считать утратившими силу.

     6.  Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на
заместителя Губернатора области - госсекретаря С.Н. Квасникова.     (В
редакции     Постановления     Губернатора     Владимирской    области
от 07.02.2007 г. N 85)

     7. Постановление вступает в силу со дня его подписания.


     Губернатор области          Н.Виноградов


                                                        Приложение N 1
                                                       к постановлению
                                                   Губернатора области
                                                   от 20.02.2004 N 130


                          П О Л О Ж Е Н И Е
       о постоянно действующей центральной экспертной комиссии
      по подготовке и передаче документов администрации области
                         на хранение в архив

      (В редакции Постановления Губернатора Владимирской области
                        от 07.02.2007 г. N 85)

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее
Комиссия) создается для:
     - организации и проведения методической и практической работы  по
экспертизе ценности документов, отбору  и  подготовке  к  передаче  на
государственное  хранение  документов  Архивного  фонда   Владимирской
области, включая управленческую  и  другую  специальную  документацию,
образующуюся в процессе деятельности администрации области;
     -  осуществления  методического   руководства    и    координации
деятельности    экспертных    комиссий    структурных    подразделений
администрации области.
     1.2.  В  своей  работе   Комиссия    руководствуется    "Основами
законодательства Российской Федерации  об  Архивном  фонде  Российской
Федерации и архивах", Законом Владимирской области "Об Архивном  фонде
Владимирской области  и  архивах",  постановлениями  и  распоряжениями
Губернатора    области,    нормативно-методическими        документами
Государственной  архивной  службы  России,  Государственного    архива
Владимирской области и настоящим Положением.
     1.3.    Комиссия    возглавляется   председателем,   заместителем
Губернатора  области  -  госсекретарем.  Секретарем  комиссии является
начальник  управления  по  документообороту.  В состав Комиссии входят
заместитель  председателя  Комиссии и члены Комиссии из числа наиболее
квалифицированных  сотрудников  ведущих  структурных  подразделений  и
облгосархива. (В   редакции   Постановления  Губернатора  Владимирской
области от 07.02.2007 г. N 85)

                     II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ КОМИССИИ

     Основными задачами Комиссии являются:
     2.1. Организация и проведение экспертизы ценности  документов  на
стадии  делопроизводства  при  составлении    номенклатуры    дел    и
формировании дел;
     2.2. Организация и проведение экспертизы ценности  документов  на
стадии подготовки их к архивному хранению;
     2.3. Организация и проведение отбора и  подготовки  документов  к
передаче на государственное хранение.

                    III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ КОМИССИИ

     В соответствии с возложенными на нее задачами Комиссия  выполняет
следующие функции:
     3.1.   Организует   и   проводит   совместно   с  управлением  по
документообороту,   архивным   департаментом,   а   также  экспертными
комиссиями  структурных  подразделений  работу  по  ежегодному  отбору
документов  администрации области для дальнейшего хранения и выделению
документов   к  уничтожению.  (В  редакции  Постановления  Губернатора
Владимирской области от 07.02.2007 г. N 85)
     3.2. Осуществляет методическое руководство работой по  экспертизе
ценности документов и  по  подготовке  их  к  архивному  хранению,  по
разработке  номенклатуры  дел,  дает  экспертную    оценку    проектам
нормативно-методических документов по названным вопросам.
     3.3.  Рассматривает  и  утверждает предварительно согласованные с
экспертно-проверочной    комиссией    (ЭПК)   архивного   департамента
администрации области: (В     редакции    Постановления    Губернатора
Владимирской области от 07.02.2007 г. N 85)
     - описи дел постоянного  хранения  управленческой  и  специальной
документации,
     - акты о выделении к уничтожению документов с  истекшими  сроками
хранения, документов со сроками хранения 10 лет и более;
     - сводную номенклатуру дел администрации области;
     - описи дел по личному составу;
     -  акты  об  утрате  или  неисправимом  повреждении    документов
постоянного хранения и по личному составу;
     - предложения об изменении сроков хранения категорий  документов,
установленных перечнем, и об определении сроков  хранения  документов,
не предусмотренных перечнем.
     3.4.  Совместно  с  управлением  по документообороту проводит для
сотрудников   администрации   консультации   по   вопросам   работы  с
документами. (В   редакции   Постановления   Губернатора  Владимирской
области от 07.02.2007 г. N 85)

                          IV. ПРАВА КОМИССИИ

     Комиссия имеет право:
     4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным
подразделениям  и  отдельным  сотрудникам  администрации  области   по
вопросам:
     - разработки номенклатуры дел и формирования дел;
     - экспертизы ценности документов;
     - розыска недостающих дел постоянного срока  хранения  и  дел  по
личному составу;
     - упорядочения и оформления документов.
     4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
     - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или  незаконного
уничтожения документов постоянного и долговременного сроков  хранения,
в том числе документов по личному составу;
     - предложения и заключения, необходимые  для  определения  сроков
хранения документов;
     4.3. Заслушивать на своих  заседаниях  руководителей  структурных
подразделений:
     - о ходе подготовки документов к архивному хранению;
     - об условиях хранения и обеспечения сохранности документов;
     - о причинах утраты документов.
     4.4. Приглашать на заседания Комиссии в качестве консультантов  и
экспертов  специалистов  структурных    подразделений    администрации
области, представителей учреждений архивной службы области.
     4.5. Информировать руководство администрации области по вопросам,
относящимся к компетенции Комиссии.
     4.6. В установленном порядке представлять администрацию области в
органах Государственной архивной службы России.
     4.7. Председатель, заместитель и секретарь Комиссии  имеют  право
не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и
небрежно подготовленные документы.

                    V. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КОМИССИИ

     5.1. Комиссия работает во взаимодействии  с экспертно-проверочной
комиссией (ЭПК) архивного департамента администрации области.       (В
редакции     Постановления     Губернатора     Владимирской    области
от 07.02.2007 г. N 85)
     5.2.  Комиссия  работает  по  годовому    плану,    утвержденному
председателем Комиссии.
     5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции Комиссии, рассматриваются
на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже
2 раз в год.  Все заседания Комиссии протоколируются.  Поступающие  на
рассмотрение комиссии документы рассматриваются  на  ее  заседании  не
позднее, чем через 10 дней.
     5.4.  Заседание  Комиссии  считается  правомочным,  если  на  нем
присутствует не менее  2/3  ее  состава.  Решение  Комиссии  считается
принятым, если за него проголосовало более половины членов Комиссии от
числа присутствующих.
     5.5. Ведение делопроизводства Комиссии, хранение и  использование
ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль  за
исполнением принятых решений осуществляется секретарем Комиссии.


                                                        Приложение N 2
                                                       к постановлению
                                                   Губернатора области
                                                   от 20.02.2004 N 130

                           П О Р Я Д О К
       организации хранения, учета и использования архивных
                документов в администрации области

      (В редакции Постановления Губернатора Владимирской области
                        от 07.02.2007 г. N 85)

     1. Документы администрации Владимирской области, имеющие научную,
историческую,  социальную  и  экономическую    ценность,    составляют
государственную часть Архивного фонда  Владимирской  области,  который
формируется в соответствии  с  "Основами  законодательства  Российской
Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" и  Законом
Владимирской  области  "Об  Архивном  фонде  Владимирской  области   и
архивах".
     2.  Документы  администрации  Владимирской    области    являются
областной  собственностью  и  после  истечения  срока   ведомственного
хранения подлежат передаче на постоянное  хранение  в  Государственный
архив Владимирской области (ГАВО).
     3. До передачи на государственное хранение документы, законченные
делопроизводством,  сформированные  и  оформленные  в  соответствии  с
требованиями  "Инструкции  по  работе  с  документами  в администрации
Владимирской области", хранятся в архиве администрации области.     (В
редакции     Постановления     Губернатора     Владимирской    области
от 07.02.2007 г. N 85)
     4. На хранении в администрации области находятся: (В     редакции
Постановления Губернатора Владимирской области от 07.02.2007 г. N 85)
     - законченные делопроизводством документы  постоянного  хранения,
образовавшиеся в результате деятельности администрации области с  1991
года; (В   редакции  Постановления  Губернатора  Владимирской  области
от 07.02.2007 г. N 85)
     - документы по личному составу. (В     редакции     Постановления
Губернатора Владимирской области от 07.02.2007 г. N 85)
     5.  Оформление, ведение учета поступления, использование архивных
документов,  их  хранение в течение установленного срока и обеспечение
сохранности, выдача дел и копий документов производится управлением по
документообороту. (В  редакции  Постановления Губернатора Владимирской
области от 07.02.2007 г. N 85)
     6.   Ежегодно  структурные  подразделения  администрации  области
составляют  и  представляют  в  управление по документообороту годовые
разделы  описей дел постоянного хранения и по личному составу, которые
утверждаются    центральной    экспертной    комиссией   администрации
Владимирской области. (В     редакции     Постановления    Губернатора
Владимирской области от 07.02.2007 г. N 85)
     7.   Обработанные   в   структурных  подразделениях  документы  с
постоянным  сроком хранения сдаются в управление по документообороту в
сроки, определяемые Государственным архивом Владимирской области.   (В
редакции     Постановления     Губернатора     Владимирской    области
от 07.02.2007 г. N 85)
     8.  Все  работы,  связанные  с  подготовкой,  транспортировкой  и
передачей архивных документов в областной архив, производятся силами и
за счет средств администрации.
     9.  За  нарушение  правил  хранения,  комплектования,  учета  или
использования  архивных  документов  сотрудники  администрации   несут
ответственность в соответствии с действующим законодательством.