Постановление Правительства Города федерального значения Севастополя от 27.06.2014 № 101

ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

«27» 06.2014 г.                                                                                          N 101

Об утверждении Инструкции по

делопроизводству в Правительстве

Севастополя

В соответствии с Уставом г. Севастополя, Законом г. Севастополя N5-ЗС 30.04.2014 «О Правительстве Севастополя», Правительство Севастополя постановляет:

1.  Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Севастополя (далее - Инструкция) (прилагается).

2.              Директорам департаментов Правительства Севастополя довести содержание Инструкции до сведения сотрудников подведомственных исполнительных органов государственной власти города Севастополя.

3.              Сотрудникам исполнительных органов государственной власти города Севастополя при подготовке документов неукоснительно следовать положениям Инструкции.

4.    Контроль над исполнением постановления возложить на заместителя и.о. Губернатора-Председателя Правительства Севастополя А.В. Свечникова.

Исполняющий обязанности                                                

Губернатора города Севастополя,                

председатель Правительства Севастополя                                 С.И. Меняйло

УТВЕРЖДЕНА

постановлением Правительства Севастополя

 от 27.06.2014 N 101

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Правительстве Севастополя

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.                   Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Севастополя (далее по тексту - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Севастополя документов, совершенствования делопроизводства в Правительстве Севастополя и повышения его эффективности.

1.2.                   Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, города федерального значения Севастополя (далее по тексту - города Севастополя) в сфере информации, документации и архивного дела, а также утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Правительстве Севастополя, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.

1.3.    Работа с секретными документами, документами ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Организация и ведение секретного делопроизводства возложены на отдел специальной документальной связи аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.

1.4.    Требования настоящей Инструкции по делопроизводству обязательны для исполнения в структурных подразделениях Правительства Севастополя, органах местного самоуправления города Севастополя, учреждениях, предприятиях и иных организациях, расположенных на территории города Севастополя.

Структурные подразделения Правительства Севастополя, отраслевые (функциональные) органы Правительства Севастополя, учреждения, функции и полномочия учредителя которых осуществляются Правительством Севастополя, далее по тексту читать как Подразделения.

1.5.    Основные понятия.

Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

реквизит документа - элемент оформления документа;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

унифицированная форма документа; УФД: формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшее документ;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (СЭД);

электронная карточка документа - хранилище реквизитов документа. Электронная карточка документа включает в себя следующие реквизиты: вид документа, дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа, отметку о конфиденциальности, сведения о поступлении документа, об исполнителе, адресате, исполнении документа, о согласовании документа, в том числе фамилию, имя, отчество, время согласования, должность лица, с которым согласован документ, резолюцию, подпись.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

1.6.    В Правительстве Севастополя используется система электронного документооборота (СЭД).

При обновлении или замене СЭД необходимо обеспечить соответствие новой системы требованиям настоящей Инструкции по делопроизводству.

1.7.    Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству, установленного порядка работы с документами в Правительстве Севастополя осуществляется подразделениями, в ведение которых входит ведение делопроизводства и контроля (далее по тексту - делопроизводственная служба).

Письма делопроизводственной службы по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в Подразделениях.

1.8.    Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией по делопроизводству правил и порядка работы с документами в Подразделениях возлагается на их руководителей.

Работники Подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов на бумажном носителе.

1.9.                   Должностные обязанности работников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделениях, разрабатываются на основе настоящей Инструкции по делопроизводству и утверждаются руководителями Подразделений.

1.10.          На сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделениях, возлагаются следующие основные обязанности:

-  прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;

-   учет (регистрация) внутренних документов;

-   передача документов на рассмотрение руководителю;

-   учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

-   контроль сроков прохождения и рассмотрения документов;

-   организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;

-   подготовка проекта номенклатуры дел Подразделения;

-   ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, при наличии дел постоянного хранения, передача их в Архив города Севастополя (далее по тексту - Архив);

-   выдача работникам документов и дел, находящихся на хранении в Подразделении, контроль их возврата;

-  анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя Подразделения об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

-    ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

- консультирование работников по вопросам работы с документами.

1.11.          Персональные данные, содержащиеся в проектах документов, могут использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.

1.12.          Передача документов, их копий, проектов постановлений, распоряжений Правительства Севастополя в связи со служебной необходимостью сторонним организациям, гражданам допускается с разрешения руководителей Подразделений или их заместителей.

При утрате документов или несанкционированном разглашении содержащейся в них служебной информации руководитель Подразделения письменно информирует начальника Правового управления Департамента по правовым вопросам, земельным и имущественным отношениям, который назначает служебное расследование.

1.13.          В Подразделениях могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции по делопроизводству методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

1.14.          При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за организацию работы с документами Подразделения или другому работнику по указанию руководителя Подразделения. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.15.          Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и случаях, предусмотренных федеральным законодательством. Производится с разрешения Губернатора города Севастополя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника или протокола о выдаче копии.

II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Оформление реквизитов документов

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. При подготовке и оформлении документов Правительства Севастополя и Подразделений используют следующие реквизиты:

1                 - герб города федерального значения Севастополя размещают на бланках писем (должностного лица, органа), распорядительных документов, а также на бланках Подразделений;

2                 - наименование автора документа (должностного лица, органа), на бланках документов должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах;

03      - наименование Подразделения должно соответствовать наименованию, установленному положением о Подразделении. Подразделение указывают в том случае, если оно является автором документа и подписывается его руководителем.

Наименование Подразделения располагают ниже наименования Правительства Севастополя. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием (в случае, если это предусмотрено положением о Подразделении);

4               - справочные данные о Правительстве Севастополя указываются в письмах и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты. Могут быть дополнены Интернет-адресом и другими сведениями;

5               - справочные данные о Подразделении включают в себя информацию о Подразделении в соответствии с реквизитом 04;

06   - вид документа - наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ДОГОВОР) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

В письме наименование вида и разновидности документа не указывается;

07 - дата документа - датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, план, отчет, правила и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или работниками службы делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Реквизит "Дата" отделяется от "Вида документа" интервалом не менее 24 пт (0,85 см).

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе проставления даты дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 15.01.2012. При этом буква "г." после цифр не ставится.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами:

16 марта 2014 г.

В этом случае в конце даты слово "год" пишется   в сокращении "г.".

Проставлять ноль в обозначении дня, месяца, если он содержит одну цифру, обязательно (6.3.2014 - неправильно, 06.03.2014 - правильно).

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться;

08 - регистрационный номер документа - это цифровое обозначение (печатается арабскими цифрами), присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Реквизит "Регистрационный номер документа" отделяется от реквизита "Вид документа" интервалом 24 пт (0,85 см).

Регистрационный номер документа должен включать порядковый номер по единой нумерации в течение календарного года (отдельно на входящие и исходящие документы), индекс по номенклатуре дел, а также может быть дополнен индексами структурного подразделения, подготовившего документ, должностного лица, подписавшего его и т.п.

Регистрационный номер совместно изданного документа состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

В Правительстве Севастополя используется следующая индексация документов:

-          для входящих - 144/45/1-14, где:

144 - порядковый номер входящего документа в 2014 делопроизводственном году;

45 - индекс по номенклатуре дел;

1-14 - обозначение входящего документа 2014 делопроизводственного года;

- для исходящих документов - 25/26/2-14/МС, где: