Распоряжение Главы администрации Ивановской области от 22.12.2003 № 1658-р

      20.  34. После завершения нумерации листов на внутренней стороне
обложки   каждого  дела  делается  заверительная  надпись,  в  которой
прописью  указываются  количество  листов  в  данном деле, особенности
отдельных  документов  (графики  и  т.п.) и дата, ставится разборчивая
подпись  сотрудника,  сформировавшего  дело.  Если количество листов в
деле изменяется, заверительная надпись проставляется вновь.
      20.  35.  Листы  в  делах переписки временного срока хранения не
нумеруются.  В  целях  обеспечения сохранности документов в этих делах
на  прокладках  чернилами  проставляется количество листов, подшитых в
данном разделе.
      20. 36. Каждое дело состоит не боле чем из 150 листов.

                    Составление сводной описи дел

      20.  37.  По  окончании календарного года сотрудником управления
делопроизводства и контроля составляется сводная опись дел.
      20.  38. В опись дел постоянного срока хранения (приложение N12)
сначала вносятся дела переписки, а затем отдельные и комплексные дела.
      При   этом   каждый   том,  в  том  числе  приложения  к  делам,
сформированные   в   отдельные   тома,  вносится  в  опись  отдельными
позициями  с  присвоением очередных порядковых номеров. При внесении в
опись  подряд  томов  дел  с одинаковыми заголовками полностью пишется
заголовок  первого тома, а все остальные тома обозначаются словами "то
же",  другие  сведения  о  томах вносятся в опись полностью (на каждом
новом  листе  описи  заголовок воспроизводится полностью). Приложения,
сформированные   в   отдельные  тома,  вносятся  в  опись  под  своими
заголовками.
      Дела  по  вопросам,  находящимся на контроле, также включаются в
опись,  при  этом  в  графе  "Примечание"  карандашом делается пометка
"н/к" (на контроле).

   Передача дел в канцелярию управления делопроизводства и контроля

      20.   39.   Отдельные  комплексные  дела  сдаются  в  канцелярию
управления  делопроизводства  и  контроля  в  10  - дневный срок после
выхода  документов,  в  связи  с  подготовкой  которых  эти  дела были
заведены, или снятия этих документов с контроля.
      20.    40.    Законченные   делопроизводством   дела   переписки
постоянного  срока  хранения по окончании календарного года передаются
в канцелярию управления делопроизводства и контроля.
      20.  41.  Дела,  оформленные  с нарушением установленных правил,
возвращаются    в    подразделение    для    переоформления,   которое
осуществляется в 10-дневный срок.
      20.  42.  При  перешивке  документов  из одного дела переписки в
другое  во  внутренней  описи и на прокладке указывается, в какое дело
перешиты документы.
      20.   43.   По  окончании  передачи  дел  за  год  в  канцелярию
управления делопроизводства и контроля представляется опись дел .
      20.   44.   Описи   дел  подписывают  руководитель  структурного
подразделения  (с  указанием  года,  месяца  и числа их составления) и
сотрудник   канцелярии   управления   делопроизводства   и   контроля,
осуществляющий  прием дел. Первый экземпляр подписанной описи остается
в  канцелярии  управления делопроизводства и контроля, второй хранится
в подразделении 10 лет.
      20.  45. Дела переписки временного срока хранения в течение года
хранятся  в  подразделении, а затем уничтожаются по акту установленной
формы   (приложение  N  13),  который  согласовывается  с  управлением
делопроизводства  и контроля и утверждается руководителем структурного
подразделения аппарата администрации.
      20.  46.  Подлинники  актов  главы  администрации  (губернатора)
Ивановской  области,  администрации Ивановской области и справки к ним
хранятся  в  отделе  подготовки  документов в течение 5 ти лет и затем
передаются на архивное хранение.
      Подлинники   протоколов   заседаний   администрации   Ивановской
области    и    расшифрованные   стенографические   записи   заседаний
администрации  Ивановской  области  формируются в дела и передаются на
архивное хранение по окончании календарного года.

                 Оперативное использование документов

      20.   47.   Документы,  находящиеся  на  хранении  в  управлении
делопроизводства  и  контроля, предоставляются сотрудникам структурных
подразделений  для  работы  во  временное  (не  более  одного  месяца)
пользование под расписку в учетной карточке выдачи документов.
      Указанные   сотрудники   несут  ответственность  за  сохранность
полученных архивных материалов.
      20.  48.  Ознакомление  с  документами и делами, находящимися на
хранении  в отделе подготовки документов управления делопроизводства и
контроля,  снятие  с  них копий осуществляется с согласия руководителя
аппарата  или  начальника  управления  делопроизводства  и  контроля в
соответствии   с   заявкой,   заполняемой  по  установленной  форме  и
подписанной  соответствующим  заместителем главы администрации области
или  руководителем  структурного  подразделения аппарата администрации
области.
      Документы  и  дела,  находящиеся на хранении в отделе подготовки
документов,    могут    быть   представлены   работникам   структурных
подразделений  аппарата  администрации  для  работы в помещении отдела
подготовки документов.
      Документы  и  дела  выдаются  во  временное,  на срок не более 3
дней,  пользование  вне  помещения отдела подготовки документов отдела
под  расписку в журнале регистрации только главе администрации области
и руководителю аппарата администрации области.
      Отделом  подготовки  документов  в  журнале регистрации делаются
соответствующие  отметки о предоставлении материалов для ознакомления,
их выдаче и возврате с указанием даты.
      Работа с документами вне служебных помещений не разрешается.
      Ответственность  за  сохранность  выданных  документов  и дел на
период их использования несут получившие их лица.
      20.  49.  Копии  документов могут предоставляться организациям и
гражданам   по  их  письменным  запросам  в  установленном  порядке  с
разрешения руководителя аппарата администрации области.

      21. Машинописные и копировально-множительные работы

                         Машинописные работы

      21.  1.  В  аппарате администрации Ивановской области печатаются
только материалы служебного характера.
      21.  2.  В  подразделениях,  как  правило,  печатаются письма за
подписью    соответствующего    заместителя    главы    администрации,
руководителя   подразделения,   проекты   актов   главы  администрации
(губернатора)  Ивановской  области,  администрации Ивановской области,
заявки и документы внутреннего характера.
      В  управлении  делопроизводства  и  контроля  печатаются проекты
писем  за  подписью  главы администрации области или его заместителей,
иные материалы служебного характера.
      21.  3.  Печатание  на  бланках  установленной формы актов главы
администрации    (губернатора)   Ивановской   области,   администрации
Ивановской  области,  писем за подписью главы администрации Ивановской
области   осуществляется   только   в  управлении  делопроизводства  и
контроля.
      21.  4.  В  управлении  делопроизводства  и  контроля  в  первую
очередь  печатаются  проекты  актов  главы администрации (губернатора)
Ивановской  области,  администрации  Ивановской  области,  материалы к
заседаниям   администрации,   к   совещаниям   у  главы  администрации
Ивановской  области  или  его  заместителей,  а также проекты писем за
подписью  главы  администрации Ивановской области. Остальные материалы
печатаются в порядке их поступления.
      Срочные  документы  печатаются  немедленно.  Срочность печатания
документов  определяется  руководителями структурных подразделений или
начальником управления делопроизводства и контроля.
      Документы,  сданные  в  работу  после 17 час.15 мин. печатаются,
как правило, на следующий день.
      21.  5.  Передаваемые  для  печати рукописи должны быть написаны
разборчиво,  на  одной  стороне листа, с использованием чернил синего,
фиолетового   или   черного   цвета.   Не  принимаются  для  печатания
материалы,  написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом,
а  также  трудно  читаемые  факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие
ксерокопии материалов.
      При  подготовке материалов для печатания особое внимание следует
обращать  на  четкое  и  разборчивое  написание  фамилий,  специальных
терминов,  иностранных  слов  и  географических  названий. Применяются
только общепринятые сокращения слов.
      В  случае,  если  документ первоначально готовился в ином органе
исполнительной  власти или подразделении с использованием компьютерной
техники  и если его объем превышает 2 машинописных листа, исполнитель,
представляет копию документа на дискете 3,5 дюйма.
      При  этом  в  работу  принимаются документы в формате текстового
редактора  WinWord  6,0  или  в  другом,  совместимом с ним. Печатание
документов под диктовку не производится.
      Заказ  на  печатание  в  управлении  делопроизводства и контроля
оформляется на специальном бланке.
      21.    6.   Печатание   документов   производится   на   бланках
установленной  формы  или  бумаге  формата А 4 на одной стороне листа.
При    печатании    документов   соблюдаются   установленный   порядок
расположения   текста,   правила  орфографии  и  пунктуации.  Документ
печатается,  как  правило,  в  одном  экземпляре и вместе с черновиком
передается   исполнителю.  Вторая  и  последующие  страницы  документа
должны быть пронумерованы.
      На  каждой  странице отпечатанного документа в левом нижнем углу
проставляется имя файла, в котором записан текст документа.
      21.  7.  Используемые  при  печатании документов бланки, имеющие
номера,  подлежат  учету  в  отделе  подготовки  документов управления
делопроизводства и контроля.
      21.   8   Отпечатанные  документы  с  пометкой  "Для  служебного
пользования"  вместе  с черновиком передаются исполнителю, оформившему
заказ.   Передача  отпечатанного  документа  другому  исполнителю  без
разрешения    руководителя   структурного   подразделения-   заказчика
запрещена.

                  Копировально - множительные работы

      21.  9.  Выполнение  копировально-множительных  работ в аппарате
администрации     производится     централизованно     в    управлении
делопроизводства  и  контроля,  а  также  на  копировальных аппаратах,
установленных в других подразделениях.
      21.  10.  В  управлении  делопроизводства  и контроля копируются
служебные  материалы  и  документы по заказам ответственных работников
аппарата  администрации  Ивановской области. Основанием для выполнения
копировальных    работ   является   заказ,   оформленный   на   бланке
установленной формы.
      21.   11.   Материалы,   подлежащие   копированию,  должны  быть
разброшюрованы,   напечатаны  четко  и  разборчиво  на  листах  бумаги
формата не более А3.
      21.  12.  Копирование  материалов  и документов осуществляется в
порядке   их   поступления.   В  первоочередном  порядке  размножаются
документы  и  материалы к заседаниям администрации Ивановской области.
Срочное  копирование  выполняется  вне  очереди. Срочность копирования
документов  определяется руководителями подразделений и подтверждается
соответствующей пометкой и визой на бланке заказа.
      21.    13.   На   копировальных   аппаратах,   установленных   в
подразделениях,    разрешается    копирование   служебных   материалов
небольшого объема и тиража.
      21.  14. Копирование бланков установленной формы, находящихся на
учёте в отделе подготовки документов запрещается.

      22. Выполнение стенографических работ

      22.  1.  Управление  делопроизводства  и  контроля  обеспечивает
стенографирование заседаний администрации Ивановской области.
      22.   2.  Тетради  и  магнитные  носители,  предназначенные  для
обеспечения   стенографирования   заседаний  администрации  Ивановской
области, учитываются в управлении делопроизводства и контроля.
      22.  3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, в
день  заседания  администрации  Ивановской  области.  Текст визируется
полистно    работником,    ответственным   за   ведение   стенографии.
Ознакомление  со  стенографическими  записями  осуществляется только с
разрешения  руководителя аппарата администрации Ивановской области или
начальника управления делопроизводства и контроля.
      22.    4.    Подлинники   стенографических   записей   заседания
администрации  Ивановской  области  хранятся  в  течение года в отделе
подготовки  документов управления делопроизводства и контроля вместе с
подлинниками  протоколов  заседаний  администрации Ивановской области,
после чего передаются на архивное хранение.
      Магнитные   записи   хранятся  в  отделе  подготовки  документов
управления  делопроизводства  и  контроля  в  течение года, после чего
уничтожаются путем их размагничивания.
      Тетради  после  их  заполнения  хранятся в течение года в отделе
подготовки  документов управления делопроизводства и контроля, а затем
уничтожаются по акту.

      23. Изготовление и использование печатей и штампов
      23.    1.   Для   удостоверения   подлинности   документов   или
соответствия  копий  документов  подлинникам  используются  гербовые и
другие  печати.  Для  проставления  отметок  о получении, регистрации,
контроле, других отметок применяются соответствующие штампы.
      23.   2.   Гербовые  печати  с  надписями  "Глава  администрации
Ивановской  области",  "Губернатор Ивановской области", "Администрация
Ивановской  области"  проставляются  на  подлинниках  правовых  актов,
подписанных  главой  администрации  (губернатором)  Ивановской области
или  лицом, исполняющим его обязанности. Гербовые печати проставляются
также  на  служебных  удостоверениях работников аппарата администрации
области,   на  платёжных  поручениях,  других  финансовых  документах,
договорах (соглашениях) и в иных установленных случаях.
      23.  3.  На копиях принятых правовых актов проставляется круглая
(негербовая)  печать  с  надписью  "Аппарат  администрации  Ивановской
области.  Управление делопроизводства и контроля" для удостоверения их
соответствия  подлинникам. 
      23.   4.   Изготовление   печатей  и  штампов,  необходимых  для
обеспечения  деятельности  аппарата  администрации  Ивановской области
производится   по   разрешению   руководителя  аппарата  администрации
Ивановской области.
      23.   5.   Необходимость  изготовления  штампов  с  факсимильным
воспроизведением  подписи  главы  администрации Ивановской области или
его   заместителей   определяется   главой   администрации  Ивановской
области,  его  заместителями  и  руководителем  аппарата администрации
Ивановской области.
      Заявка  на  изготовление штампов с факсимильным воспроизведением
подписи  главы  администрации  Ивановской области или его заместителей
подписывается руководителем аппарата администрации Ивановской области.
      23.  6.  Управление  делопроизводства и контроля передает заявки
на  изготовление печатей и штампов в хозяйственное управление аппарата
администрации Ивановской области.
      23.  7. Все изготовленные печати и штампы учитываются в режимном
секторе  аппарата  администрации  Ивановской  области  и  выдаются под
расписку  сотрудникам  подразделений, отвечающим за их использование и
сохранность.
      23.  8.  Штампы  с  факсимильным  воспроизведением подписи главы
администрации  Ивановской области или его заместителей разрешается при
необходимости  использовать  на  копиях  подписанных  в  установленном
порядке  документов.  Использование  указанных  штампов при оформлении
подлинников документов запрещается.
      23.  9.  Об  утере  печати или штампа незамедлительно ставится в
известность  руководитель  аппарата администрации Ивановской области и
начальник управления делопроизводства и контроля.
      23.  10.  Пришедшие  в негодность и утратившие значение печати и
штампы  подлежат  возврату  в  режимный  сектор аппарата администрации
Ивановской  области, где они уничтожаются по акту. 
      23.   11.   Контроль   за   использованием   печатей  и  штампов
возлагается на сотрудников, ответственных за их использование.
      23.  12.  Сотрудник,  которому были выданы печать или штамп, при
оставлении  должности  обязан  сдать  их  в  режимный  сектор аппарата
администрации Ивановской области.


----------------------------------------------------------------------
                                                        Приложение N 1
    
              Общие требования по оформлению документов

      1.   1.   Документы,   создаваемые   в   аппарате  администрации
Ивановской  области,  печатаются с использованием текстового редактора
Word  2.0  или  в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New
Roman размером N 14, через 1-2 межстрочных интервала.
      Для  выделения  части  текста  документа,  заголовка, примечания
могут  использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или
смещение относительно границ основного текста.
      1.  2.  Каждый  напечатанный  лист документа, оформленный как на
бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
      левое от 2.5 до 3.5 см;
      правое от 1.25 до 2.5 см;
      верхнее не менее 2.5 см;
      нижнее не менее 2 см.
      1.  3.  При оформлении текста документа на двух и боле страницах
вторая  и  последующие  страницы должны быть пронумерованы. Порядковые
номера  страниц  проставляются в правом верхнем углу арабскими цифрами
без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
      1.  4.  Документы  в  аппарате  администрации Ивановской области
оформляются,  как  правило,  на  бланках  установленной формы, которые
имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
      Бланки  документов  изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов  А4  (210  х  297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) и
210 х 210 мм. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
      Для   оформления   сопроводительных  писем  и  некоторых  других
документов  могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.
При    переписке    между    структурными   подразделениями   аппарата
администрации Ивановской области бланк не используется.
      1.   5.   Требования  к  составлению  и  расположению  отдельных
реквизитов.
                     Заголовок к тексту документа

      Заголовок  составляется,  как  правило,  ко  всем документам, за
исключением  писем  с  текстом  не  более  одной  страницы, поручений,
телефонограмм.  Заголовок  должен кратко и точно раскрывать содержание
документа  (о  чем  составлен  документ).Он  может  формулироваться  с
помощью  отглагольных  существительных в предложном падеже ("Об отмене
", "Об организации ", "О состоянии ").
      Заголовок   к   тексту   письма   печатается  от  левой  границы
текстового поля.
      Заголовок,  состоящий  из двух и более строк, печатается через 1
межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

                           Текст документа

      Текст   документа  должен  быть  ясным,  кратким,  обоснованным,
обеспечивающим  точное  и  однозначное  восприятие  изложенной  в  нем
информации.  Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов
от заголовка в установленных границах полей.
      Первая  строка  абзаца начинается на расстоянии 1.25 см от левой
границы текстового поля.

                               Подпись

      Наименование  должности  в  реквизите  "Подпись"  печатается  от
левой   границы   текстового  поля  через  1  межстрочный  интервал  и
центрируется относительно самой длинной строки.
      Расшифровка  подписи  в  реквизите  "Подпись"  располагается  на
уровне  последней  строки  наименования  должности  без  пробела между
инициалом  имени  и  фамилией.  Последняя  буква в расшифровке подписи
ограничивается правым полем.

                                 Дата

     На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в
            соответствии с расположением этого реквизита.
      На  документах,  оформленных  на стандартных листах бумаги, дата
проставляется   под   наименованием   должности   лица,   подписавшего
документ,  и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии
2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
                 
                       Индекс (номер) документа

      На  документах,  оформленных  на  бланках, номер проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита.
      На  документах,  оформленных на стандартных листах бумаги, номер
проставляется под датой.
      Номер  печатается  от  левой  границы  текстового  поля с тем же
межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

            Гриф (пометка) ограничения доступа к документу

      Гриф  секретности  или  пометка  "Для  служебного пользования" с
указанием   номера   экземпляра   проставляется   на  первой  странице
документа,  на  обложке  и  титульном листе издания, а также на первой
странице  сопроводительного  письма к документам, содержащим секретную
и служебную информацию ограниченного распространения.
      Гриф  секретности  (пометка)  печатается  в  правом верхнем углу
документа.  Номер  экземпляра  проставляется  ниже  грифа  секретности
(пометки)  через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению
к ним.

  Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения
    
      Документы,   утверждаемые   правовыми  актами,  оформляются  как
приложения к правовому акту.
      Документы,  не требующие утверждения правовым актом, оформляются
грифом   "Утверждаю"   с   указанием   наименования   должности,  даты
утверждения,  подписи  должностного  лица  и указания инициала имени и
фамилии должностного лица.
      Многострочные     реквизиты     "Гриф     утверждения",    "Гриф
согласования",   слово   "Приложение"  со  ссылкой  на  номер  и  дату
нормативного  акта  располагаются  в правом верхнем углу первого листа
документа   и   печатаются   от  границы  верхнего  поля  без  кавычек
прописными буквами.
      Слова   "Утверждено",  "Одобрено",  "Согласовано",  "Приложение"
отделяют  от  последующих строк реквизита 1.5 межстрочными интервалами
(остальные строки реквизита печатают через 1 интервал).
      Все   составные   части   реквизитов  центрируются  относительно
длинной   строки.   Длина   строки  не  должна  превышать  9-10  см  и
ограничивается правым полем документа.
      При  наличии  нескольких  грифов утверждения или согласования их
располагают на одном уровне.

                                 Визы

      Согласование   проекта   документа  оформляется  визой,  которая
включает  личную  подпись  визирующего  с  расшифровкой  и дату, а при
необходимости наименование должности визирующего.
      Виза  проставляется  на лицевой стороне последнего листа первого
экземпляра проекта документа в нижней его части.

                              Резолюция

      Указания  по  исполнению документов фиксируют в форме резолюции,
включающей  инициалы  и  фамилию  исполнителя,  содержание поручения и
срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручения, и дату.
      Резолюция   пишется   на   документе  или  на  отдельном  листе,
приложенном к документу.

               Фамилия исполнителя и номер его телефона

      Фамилия  исполнителя  и номер его телефона печатаются на лицевой
стороне  последнего  листа  документа  в  нижнем углу от левой границы
текстового поля.

              Идентификатор электронной копии документа

      Идентификатор  (имя  файла на машинном носителе) проставляется в
колонтитуле  на первой и последующих страницах документа в левой части
нижнего поля шрифта Times New Roman размером N 8.


---------------------------------------------------------------------
                                                        Приложение N 2

     Оформление проектов указов губернатора и распоряжений главы
                   администрации Ивановской области

     (Утратил  силу  -  Распоряжение  Губернатора  Ивановской  области
от 12.08.2010 г. N 240-р)

     Приложение N 3

     (Утратил  силу  -  Распоряжение  Губернатора  Ивановской  области
от 12.08.2010 г. N 240-р)

                                                        Приложение N 4

     (Утратил  силу  -  Распоряжение  Губернатора  Ивановской  области
от 12.08.2010 г. N 240-р)



      Приложение  N 5
              Оформление протоколов заседаний, совещаний

      5.  1.  Протоколы  печатаются на бланках установленной формы или
стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14.
      5. 2. Протокол имеет следующие реквизиты:
      Герб  Ивановской  области  (Указывается  на  бланках  протоколов
заседаний   Администрации  Ивановской  области,  а  также  на  бланках
выписок из этих протоколов).
      Наименование вида документа 
                               ПРОТОКОЛ
       
      Вид заседания, совещания, например:
              ЗАСЕДАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
                                 или
    СОВЕЩАНИЯ У ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ИВНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
                             И.О.Фамилия
        При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:
      наименование  вида документа слово П Р О Т О К О Л печатается от
границы   верхнего   поля  прописными  буквами  вразрядку,  полужирным
шрифтом и выравнивается по центру;
      вид  заседания,  совещания - отделяется от предыдущего реквизита
2   межстрочными   интервалами,   печатается   через   1   интервал  и
выравнивается по центру.
      Например:
                           П Р О Т О К О Л
      заседания  Комиссии  по  вопросам  по  рассмотрению уровня цен и
тарифов    на    услуги   и   продукцию   предприятий   (организаций),
регулирование  которых  осуществляется  органами исполнительной власти
Ивановской   области   Дата   и   номер  протокола.  Дата  оформляется
словесно-цифровым  способом и печатается через 2 межстрочных интервала
ниже  предыдущего реквизита. Номера протоколов заседаний администрации
Ивановской  области состоят из знака N и порядкового номера протокола,
оформляемого арабскими цифрами.
      Номер   протокола   совещания  у  главы  администрации  или  его
заместителей   состоит   из   знака   N,  инициалов  имени  и  фамилии
председательствовавшего,   индекса  подразделения,  ответственного  за
подготовку  совещания, а также порядкового номера протокола в пределах
календарного  года,  например:  N  ВТ- 5 -10 или N АК- 2 - 7 Протоколы
заседаний   комиссий   нумеруются   арабскими   цифрами   в   пределах
календарного года.
      Дата  и  номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами ниже
предыдущего реквизита полужирным шрифтом .
      Например: от 14.04.2003 N 12 или от 17.04.2003 N ВТ 5 - 10
      Текст  протокола  состоит  из двух частей: вводной и основной. В
вводной  части  указываются фамилия и инициалы председательствовавшего
(председателя)   на   заседании  (совещании),  должности,  инициалы  и
фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
      Слово  "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ"  печатается  центрованно прописными
буквами,   под   ним   2   межстрочными   интервалами  ниже  должность
председательствовавшего,  затем  2  интервалами ниже также центрованно
инициалы и фамилия.
      Слово   "Присутствовали"  печатается  от  границы  левого  поля,
подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие "Присутствовали:".
      Затем  2  межстрочными  интервалами ниже печатаются наименования
должностей  присутствовавших,  а  справа от наименования должностей их
инициалы и фамилии (межстрочный интервал 1).
      Наименования  должностей  могут  быть указаны обобщенно (фамилии
могут быть указаны в алфавитном порядке), например:
      члены администрации
      ответственные сотрудники аппарата
      администрации Ивановской области
      Основная   часть  протокола  печатается  через  1,5  межстрочных
интервала   и   включает   вопросы,   рассматриваемые   на   заседании
(совещании), и принятые по ним решения.
      Каждый  вопрос  нумеруется  римской  цифрой  и  его наименование
начинается  с  предлога  "О"  ("Об"),  которое  печатается центрованно
другим  размером  шрифта и подчеркивается одной чертой после последней
строки.  Под  чертой  в  скобках  указываются фамилии должностных лиц,
выступавших     на     заседании    (совещании)    при    рассмотрении
соответствующего  вопроса.  Фамилии  печатаются  через  1  межстрочный
интервал.
      Затем указывается  принятое  по этому вопросу решение.
      При   проведении   заседаний,   совещаний,  комиссий  (советов),
оформление текстов разделов протокола может строиться по схеме:
     СЛУШАЛИ
     ВЫСТУПИЛИ  РЕШИЛИ.
      Основное  содержание  докладов и выступлений помещается в тексте
протокола.  Решение  в  тексте  протокола  печатается  полностью.  При
необходимости,   приводятся   итоги  голосования.  Содержание  особого
мнения,  высказанного  во  время  обсуждения,  записывается  в  тексте
протокола после соответствующего решения.
      Подпись  отделяется  от  текста  3  межстрочными  интервалами  и
включает инициал имени и фамилии.
      При   необходимости   на   протоколе   проставляется  гриф  "Для
служебного  пользования",  который  печатается  в  правом верхнем углу
первого  листа  протокола.  Номер  экземпляра  печатается  ниже  грифа
(пометки)   через   1,5   межстрочных  интервала  и  центрируется   по
отношению к ним.
     Образцы  прилагаются.


      Образец
                       Герб Ивановской области
                           П Р О Т О К О Л
                              ЗАСЕДАНИЯ
                   АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                                          от ____N____
                         ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
         ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
                             В.И. ТИХОНОВ
      Присутствовали:
      Члены администрации Ивановской области:
     наименование должности           инициалы и фамилии в алфавитном
                                      порядке
     
     руководители   государственных     инициалы  и  фамилии  в
     органов власти и управления,       алфавитном порядке
     принимающих участие  в заседаниях
     администрации Ивановской области

     выступающие  по  соответствующим   инициалы  и  фамилии в
     вопросам                           алфавитном  порядке
      Ответственные   работники   органов   исполнительной   власти  и
аппарата   администрации  Ивановской  области,  представители  средств
массовой информации

_____________________________________________________________

 I. О реорганизации приёмников распределителей органов внутренних дел
    и создания на их базе учреждений социальной помощи для лиц без
  определённого места жительства в системе органов социальной защиты
                       населения (Штепа, Зимин)


      1.  Принять  к  сведению  информацию  о реорганизации приёмников
распределителей   органов   внутренних  дел  и  создании  на  их  базе
учреждений   социальной   помощи   для  лиц  без  определённого  места
жительства в системе органов социальной защиты населения.
      2.  Управлению  социальной  защиты  населения Ивановской области
(Г.П.   Штепа)  подготовить  и  внести  в  установленном  порядке  для
рассмотрения  на  заседании  администрации  Ивановской области в марте
2003 года проект соответствующего распоряжения.

      В. Тихонов



      Образец

                           П Р О Т О К О Л
СОВЕЩАНИЯ У ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОРА) ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ В.И.
                               ТИХОНОВА
                                                        от ______N____

      Присутствовали:        Наименование должности инициалы и фамилии
                             в алфавитном порядке

             I. О строительстве на территории г. Иванова
                  мусороперерабатывающего комбината
                     (Тихонов, Григорьев, Агапов)
      1. Одобрить
      2. Рекомендовать администрации г. Иванова      ..
      3.  Комитету  Ивановской  области  по  охране окружающей среды и
природных ресурсов (Агапов) доработать ..

      В.Тихонов



      Образец

                               ПРОТОКОЛ
  ЗАСЕДАНИЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННОЙ КООРДИНАЦИОННОЙ КОМИССИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
         ОТДЫХА, ОЗДОРОВЛЕНИЯ И ЗАНЯТОСТИ ДЕТЕЙ И ПОДРОСТКОВ

                                                      от______N_______

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ
                          ОБЛАСТИ Н.В. ЗИМИН

     Присутствовали:
     Члены комиссии         Наименование должности инициалы и фамилии
                            в алфавитном порядке

          1. Об организации отдыха, оздоровления и занятости
                          детей и подростков

      Слушали: Иванову И.И.  (краткая запись выступления)

      Выступили: Сидоров С.С.  (краткая запись выступления)
      Петров П.П.  (краткая запись выступления)

      Решили: 1. Одобрить............
              2. Поручить............

      Председательствующий         Подпись         Расшифровка подписи
      Ответственный секретарь      Подпись         Расшифровка подписи


                                                        Приложение N 6

          Правила оформления проектов приказов руководителя
            аппарата Правительства Ивановской области    
         
     6.1.   Приказ   руководителя  аппарата  Правительства  Ивановской
области  оформляется  на  стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом
размером № 14 с использованием электронного формуляра-образца.
     6.2.   Приказ   руководителя  аппарата  Правительства  Ивановской
области имеет следующие реквизиты:
     герб Ивановской области;                                     
     наименование  органа,  издавшего  приказ, - аппарат Правительства
Ивановской области;
     наименование  должностного лица, издавшего приказ, - руководитель
аппарата Правительство Ивановской области;
     наименование вида правового акта - приказ;                   
     дата  и  номер приказа (отделяются от наименования вида правового
акта двумя межстрочными интервалами, печатаются центрованным способом,
номер  оформляется  сразу  после  даты  арабскими цифрами и состоит из
знака  «№»  и  порядкового номера правового акта, к порядковому номеру
через  дефис  добавляются  буквы  «х»  (для  приказов по хозяйственной
деятельности), «од» (для приказов по основной деятельности);
     подпись  (отделяется  от  текста тремя межстрочными интервалами и
состоит  из  слов  «Заместитель  Председателя Правительства Ивановской
области,  руководитель  аппарата  Правительства  Ивановской  области»,
инициалов   имени   и   отчества   и   фамилии  руководителя  аппарата
Правительства  Ивановской  области;  слова «Заместитель Председателя»,
«Правительства    Ивановской   области,»,   «руководитель   аппарата»,
«Правительства   Ивановской   области»  печатаются  от  левой  границы
текстового  поля  в  четыре  строки  через  один межстрочный интервал;
инициалы   имени   и   отчества   и   фамилия   руководителя  аппарата
Правительства  Ивановской  области  располагаются  на уровне последней
строки наименования должности и печатаются у правой границы текстового
поля,  последняя  буква  в  расшифровке  подписи ограничивается правым
полем).
     6.3.  Заголовок  должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа,  печатается  полужирным  шрифтом.  Точка в конце заголовка не
ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через
один межстрочный интервал.
     6.4.  Текст отделяется от заголовка и печатается шрифтом размером
№  14  и  выравнивается  по  левой  и правой границам текстового поля.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.
     Текст  приказа  может  состоять  из  двух  частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
     В  констатирующей  части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события,   послужившие  основанием  для  издания  приказа.  Она  может
начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.
Если   приказ   издается   на   основании   другого  документа,  то  в
констатирующей   части  указывается  наименование  этого  документа  в
творительном падеже, его дата, номер, заголовок.
     Преамбула  в  проектах приказов завершается словом «приказываю:»,
которое печатается полужирным шрифтом вразрядку через один пробел.
     Распорядительная     часть    должна    содержать    перечисление
предписываемых  действий  с  указанием  исполнителя каждого действия и
сроков  исполнения.  Распорядительная часть может делиться на пункты и
подпункты,  которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного
характера   могут   быть   перечислены  в  одном  пункте.  В  качестве
исполнителей    указываются    структурные    подразделения   аппарата
Правительства  Ивановской  области  или  конкретные  должностные лица.
Последний  пункт  распорядительной  части  может  содержать сведения о
подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за
исполнением приказа.
     6.5.  В  приказ  не  следует  включать  пункт  «Приказ довести до
сведения...».  Подразделения  (должностные  лица), до сведения которых
доводится   приказ,   перечисляются   в  указателе  рассылки,  который
исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
     (В   редакции   Распоряжения   Губернатора   Ивановской   области
от 12.08.2010 г. N 240-р)

      Приложение N 7

           Оформление проектов служебных писем и телеграмм

      7. 1. Письма оформляются на бланках установленной формы.
      7. 2. Письмо имеет следующие реквизиты:
      Дата оформляется словесно-цифровым способом.
      Исходящий  номер в письмах за подписью руководства администрации
области  из  порядкового  номера  по  единой  нумерации с начала года,
индекса подразделения, номера по номенклатуре.
      Адресат  печатается  от  центра  текстового  поля 3 межстрочными
интервалами  ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита
центрируются    относительно    самой    длинной    строки,    которая
ограничивается правым полем документа.
      Служебные  письма  адресуют  организациям,  их руководителям или
конкретным  должностным  лицам,  а  также  гражданам  при ответе на их
обращения.
      В  состав адресата входит наименование организации (структурного
подразделения   организации),   наименование   должности,  инициалы  и
фамилия  получателя.  Если  служебное  письмо адресовано частному лицу
инициалы и фамилия лица.
      Полный  почтовый  адрес  указывается  составителем  документа  в
случае  его  направления  корреспонденту,  не входящему в утвержденный
указатель рассылки, или частному лицу.
      При  направлении служебного письма в организацию ее наименование
пишется в именительном падеже, например:
      Ивановский государственный университет
      При  направлении  служебного  письма в структурное подразделение
организации  наименование  подразделения  также пишется в именительном
падеже, например:
      Главное    управление   экономического   развития   и   торговли
Ивановской области
      Управление экономики и прогнозирования

      Служебное  письмо  адресуется  должностному  лицу в случае, если
именно  это  должностное  лицо будет рассматривать и принимать решения
по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.
      При  этом  наименование  должности и фамилия пишутся в дательном
падеже, например:
                                             Председателю 
                                             Законодательного Собрания
                                             Ивановской области
                                             П.А.Конькову
      Если  служебное  письмо  адресуется лицу, имеющему ученое звание
или  ученую  степень,  то  перед фамилией может указываться звание или
степень, например:
                                          Ректору
                                          Ивановского государственного
                                          университета
                                          профессору В.Н. Егорову
      Наименование     организации,     структурного     подразделения
организации,   а  также  наименование  должности  печатаются  через  1
межстрочный интервал.
      Инициалы  и  фамилия  отделяются  от  наименования должности 1,5
межстрочными интервалами.
      Если   служебное   письмо  адресуется  руководителям  нескольких
однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
      Руководителям органов
      исполнительной власти
      Ивановской области
      Если  служебное  письмо  адресуется  частному  лицу,  то сначала
следует   указывать   почтовый   адрес,  который  печатается  через  1
межстрочный   интервал,   затем  инициалы  и  фамилию  частного  лица,
например:
     153016 Ивановская область,
     г. Иваново, ул. Г. Хлебникова, д.4, кв.38
     А.С.Котову

         Письмо не должно содержать больше четырех адресатов.
                      
      Слово  "копия"  перед  вторым,  третьим и четвертым адресатом не
ставится.
      При  направлении письма более чем в четыре адресата составляется
указатель  рассылки  и  на каждом экземпляре письма указывается только
один адресат.
      Заголовок  печатается от левой границы текстового поля строчными
буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал.
      Строка  заголовка  к  тексту  не  должна  превышать  28 печатных
знаков.
      Если  объем  заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5
строк  машинописного  текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то
его  допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по
центру.
      Текст  отделяется  от  заголовка  3  межстрочными  интервалами и
печатается через 1,5 интервала.
      Текст  письма  излагается  от  первого лица множественного числа
(просим,  направляем  и  т.д.)  или  от  3  лица  единственного  числа
(администрация  Ивановской области предлагает, управление представляет
и т.д.).
      Допускается  начинать  текст  письма с уважительного обращения к
адресату, которое печатается центрованным способом, например:
    
                             Уважаемый .!
      Приложение  отделяется  от  текста 2-3 межстрочными интервалами.
Если  письмо  имеет  приложения,  названные в тексте, то отметка о них
делается ниже текста документа по форме:
      Приложение: на 5 л. в 2 экз.
      Если  приложения  в тексте документа не названы, то наименования
приложенных   документов   перечисляются   после  текста  с  указанием
количества листов и экземпляров каждого документа:
      Приложения:
      1.  Проект  Закона  Ивановской  области  закона "О " на 7 л. в 1
экз.
      2.  Пояснительная записка к проекту Закона Ивановской области "О
" на 3 л.
      3.   Распоряжение   главы  администрации  Ивановской  области  о
внесении   законопроекта  на  рассмотрение  Законодательного  Собрания
Ивановской области.
      Если  приложение  направляется  не  во  все  указанные  в письме
адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
      Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.
      Если   приложения   сброшюрованы,   то   количество   листов  не
указывается, например:
      Приложение: программа в 3 экз.
      Слово    "Приложение"    печатается    с    красной   строки   и
подчеркивается.
      После  слова  "Приложение"  ставится двоеточие. Текст приложения
печатается через 1 межстрочный интервал.
      Подпись  отделяется  от  предыдущего  реквизита  3  межстрочными
интервалами.
      Если  письма  оформляются  на  бланке  "Администрация Ивановской
области",  то подпись включает наименование должности, личную подпись,
инициал имени и фамилию:
      Первый заместитель
      главы администрации Ивановской области               Н. Зимин

      Если   письмо   оформляется   на   бланке   главы  администрации
Ивановской  области  или его заместителей, то наименование должности в
подписи не указывается.
      Если  письмо  оформляется не на бланке, то в подписи указывается
полное   наименование  должности,  личная  подпись,  инициал  имени  и
фамилия:
     Начальник Управления
     Промышленности ГУЭР и Т
     Ивановской области                                   И. Фамилия
      При  подписании  письма  несколькими лицами равных должностей их
подписи  располагают  на  одном  уровне  вертикальными рядами, которые
ограничиваются  соответственно  левой  и  правой  границами текстового
поля,   а   расшифровки   подписей  располагаются  под  наименованиями
должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:
     Начальник Управления               Начальник Управления
     государственной службы  и          делопроизводства и контроля
     организационной работы
     
     подпись    И. Фамилия              подпись             И. Фамилия
      При  подписании  письма  несколькими лицами разных должностей их
подписи  располагают  одну  под  другой  в  соответствии  с занимаемой
должностью.
      Фамилия  исполнителя  и номер его телефона печатается на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
      Особенности   оформления   служебных   писем   при  переписке  с
зарубежными корреспондентами.
      При  переписке  с  использованием  бланков оформление реквизитов
писем осуществляется следующим образом:
      Дата   печатается   в   правом   верхнем   углу  2  межстрочными
интервалами   ниже  верхней  границы  текстового  поля  и  оформляется
словесно- цифровым способом.
      Регистрационный  номер  проставляется  под датой на подлиннике и
копии  письма,  остающемся  в деле, и отделяется от даты 1 межстрочным
интервалом.
      Текст   отделяется   от   реквизита   "адресат"  3  межстрочными
интервалами и печатается через 1,5 интервала.
      Текст  письма  начинается  с  обращения  Слово  "господин" может
писаться полностью или сокращенно.
      Первая строка текста письма начинается с красной строки.
      Если  в  тексте  письма  дается  ссылка на прилагаемые документы
(программа,  мероприятия  и  т.д.),  то  в  конце  текста  указывается
приложение.
      Адресат.  В  соответствии  с  принятыми с большинстве зарубежных
стран   стандартами  адрес  печатается  в  левом  нижнем  углу  первой
страницы письма. Адрес включает следующие составные части:
      полное  наименование  официальной  должности,  слова "господину"
("госпоже")   или   титул  (например,  его  (ее)  Превосходительству),
инициал  (инициалы) имени, фамилию лица, которому направляется письмо,
название города.
      Допускается имя адресата указывать полностью.
      Титул   печатают   в  адресате  только  при  направлении  письма
президенту,  премьеру,  министру  иностранных  дел  и  послу.  Во всех
остальных   случаях   в   адресате   употребляется   слово  "господин"
("госпожа").
      Наименование  официальной  должности, инициал (инициалы) имени и
фамилию печатают прописными буквами, например:

                                          ПРЕДСЕДАТЕЛЮ АМЕРИКАНО-
                                          РОССИЙСКОГО ДЕЛОВОГО СОВЕТА
                                          господину РОБЕРТУ СТРАУСУ
                                          г. Вашингтон, округ Колумбия
      Подпись  отделяется  от  текста  3  межстрочными  интервалами  и
включает  наименование  должности  лица,  от имени которого посылается
письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилия).
      Наименование  должности  печатается от левой страницы текстового
поля  через  1  интервал  и  центрируется  относительно  самой длинной
строки.
      7. 3. Оформление проектов служебных телеграмм.

      Проекты телеграмм оформляются на листах формата А 4.
      Телеграммы имеют следующие реквизиты:
      Адрес
      (Куда)
      (Кому)
      В  состав  адреса  входит  полный или условный телеграфный адрес
организации:
      Москва, ул. Петровка, 38

      Если  телеграмма  направляется  в  организацию,  расположенную в
городе   областного  или  краевого  подчинения,  в  адресе  необходимо
указывать наименование соответствующей области или края, например:
      Ханты -Мансийск Тюменской
      Анадырь Магаданской

      Наименование   организации   печатается  в  дательном  падеже  и
отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала:
      Администрации Вологодской области

      При  направлении  телеграммы  должностному  или  частному  лицу,
должность   и   фамилия  получателя  печатаются  в  дательном  падеже,
например:
      Губернатору Ярославской области
      инициалы, фамилия   или
      И.И. ИВАНОВУ

      Если    телеграмма    направляется    в   несколько   однородных
организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:
      Главам муниципальных образований
      Ивановской области

      При   направлении   телеграммы   в   четыре  и  более  адресатов
составляется  указатель  рассылки, который подписывается исполнителем,
подготовившим текст телеграммы.
      Текст   отделяется   от  предыдущего  реквизита  3  межстрочными
интервалами и печатается через 1,5 интервала.
      Текст  телеграммы  допускается  начинать с обращения к адресату,
которое печатается центрованным способом, например:


      Уважаемый ________________________!

      Текст  телеграммы  излагается  кратко,  без  союзов и предлогов,
если   при   этом   не  искажается  смысл  содержания  с  сокращениями
обозначаемых знаков препинания.
      Например:
      точка  тчк
      запятая  зпт
      двоеточие  двтч
      скобки  скб
      кавычки  квч
      номер - нр
      Текст  печатается  на  лицевой стороне бланка без переноса слов,
абзацев,  исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
Нельзя делать в тексте вставки.
      Телеграмма   составляется   и  передается  на  отправку  в  двух
экземплярах.
      Подпись  отделяется  от  текста  3  межстрочными  интервалами  и
включает  наименование  должности лица и ее расшифровку (инициал имени
и фамилия).
      Наименование  должности  печатается  от левой границы текстового
поля  через  1  межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
      Расшифровка  подписи  располагается  на  уровне последней строки
наименования  должности  без пробела между инициалом имени и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
      Исходящий  номер  и  дата  печатаются 2 межстрочными интервалами
ниже реквизита "подпись".
      Наименование  и  адрес  отправителя  указываются  под  чертой  и
включают в себя:
      наименование   структурного  подразделения,  фамилию  и  подпись
исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
      Виза.  На  копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы
исполнителя  и  руководителя подразделения, подготовившего телеграмму,
а также время сдачи телеграммы на отправку.
      Ссылка  на  номер  и  дату. При ответе на поступивший документ в
тексте  телеграммы  обязательно указывается номер и дата документа, на
который дается ответ.
      При  оформлении  международных телеграмм их адрес и текст должны
быть напечатаны латинскими буквами.
      Адрес    международной   телеграммы   печатается   в   следующей
последовательности:
      наименование адресата (в именительном падеже);

      наименование  организации  или местожительства адресат а (улица,
номер дома);
      наименование пункта и страны назначения (город, страна).
      Образец прилагается.


                                       Губернатору Ярославской области

                     Уважаемый__________________!

      Текст телеграммы


      Наименование должности                                 И.Фамилия

      Исходящий номер и дата

      Наименование и адрес
      отправителя



                                                        Приложение N 8

      ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АППАРАТА
                   АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

      Администрация Ивановской области

      Наименование структурного подразделения
      аппарата администрации Ивановской области

      НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
      00. 00.0000     N______
      ____________________
      (место составления)
      На ___________ год
    
+-------+-----------+---------------+-------------+---------------+
|Индекс | Заголовок | Количество дел| Срок        |  Примечания   |
| Дела  | дела      |(томов, частей)|хранения     |               |
|       |           | (тома,        |дела,        |               |
|       |           |  частей)      |(тома, части)|               |
|       |           |               |и N статей по|               |
|       |           |               |по перечню   |               |
+-------+-----------+---------------+-------------+---------------+    
|   1   |    2      |      3        |     4       |        5      |
+-------+-----------+---------------+-------------+---------------+    
|                     НАЗВАНИЕ  РАЗДЕЛА                           |
+-----------------------------------------------------------------+


      Наименование должности руководителя
      структурного подразделения аппарата
      администрации Ивановской области        Подпись       И. Фамилия

      Дата

      СОГЛАСОВАНО
      Начальник управления
      делопроизводства и контроля            Подпись        И. Фамилия

      Дата

      Заведующий архивом
      (лицо, ответственное за архив)         Подпись         И.Фамилия

      Дата






                                                        Приложение N 9

                                                             УТВЕРЖДАЮ
                                                 Руководитель аппарата
                                      администрации Ивановской области

                                      ______________________И. Фамилия

                                                     __________2003 г.

                           НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

              аппарата Администрации Ивановской области
                           на_________ год

+-------------+-------------+----------------+-----------+------------+
|Индекс дела  | Заголовок   | Количество дел |Срок       | Примечания |
|             | дела (тома, | (томов,частей) |хранения   |            |
|             |  частей)    |                |дела (тома,|            |
|             |             |                |части) и   |            |
|             |             |                |N статей   |            |
|             |             |                |по перечню |            |
+-------------+-------------+----------------+-----------+------------+
|    1        |      2      |       3        |    4      |      5     |
+-------------+-------------+----------------+-----------+------------+
|                          Название раздела                           |
+---------------------------------------------------------------------+


      Начальник управления
      делопроизводства и контроля                          И. Фамилия

      Дата

      Виза заведующего архивом
      (лица ответственного за архив)
 
      СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО
      Протокол ЭК аппарата                   Протокол ЭПК управления
      администрации Ивановской               по делам архивов
      области                                Ивановской области
      от______N_______                       от ________N_______



      продолжение приложения N 9

      Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых
      в ________году в аппарате администрации Ивановской области
                      (заполняется в конце года)
+---------------+------------+------------------+--------------+ 
|По срокам      |  Всего     |     В том        | числе        |
|хранения       |            |  переходящих     | с отметкой   |
|               |            |                  | "ЭПК"        |
+---------------+------------+------------------+--------------+
|     1         |     2      |        3         |      4       |
+---------------+------------+------------------+--------------+    
|Постоянного    |            |                  |              |
+---------------+------------+------------------+--------------+
|Временного     |            |                  |              |
|(свыше 10 лет) |            |                  |              |
+---------------+------------+------------------+--------------+
|Временного (до |            |                  |              |
|10 лет         |            |                  |              |
| включительно) |            |                  |              |
+---------------+------------+------------------+--------------+
|   ИТОГО       |            |                  |              |
+---------------+------------+------------------+--------------+


      Начальник управления делопроизводства
      и контроля                    Подпись             И.Фамилия

     ______2003 г.

      Итоговые сведения переданы в архив
      Наименование должности,
      передавшего сведения         Подпись              И.Фамилия

     _______2003 г.




     Приложение N 10

                          ВНУТРЕНННЯЯ ОПИСЬ
                  документов дела N_________________
+-------+----------+-----------+-----------+--------+-----------+
|N пп.  |Индекс    |Дата       |Заголовок  |Номера  | Примечание|
|       |документа | документа | документа |листов  |           |
|       |          |           |           | дела   |           |
+-------+----------+-----------+-----------+--------+-----------+    
|  1    |     2    |    3      |    4      |   5    |     6     |
+-------+----------+-----------+-----------+--------+-----------+


    Итого_______________________________________________документов
                          (цифрами и прописью)

   Количество листов внутренней описи______________________________
                                          (цифрами и прописью)

      Наименование должности лица,
      составившего внутреннюю опись
      документов дела Подпись И.Фамилия

      _________2003 г.

      Приложение N  11

                                ЖУРНАЛ
                       регистрации дел (реестр)

+-----+----------------------+-------+----------+--------------------+          
|     |      Номер дела      |       |Дата,     |    Сдано в архив   |
|     +-------+-------+------+       |номер     +-----+------+-------+
|Дата |индекс |индекс |поряд-|Заголо-|постановле|номер|к-во  |подпись|
|заяв-|подраз |вопроса|ковый |вок    |ния,      |тома |листов|сотруд-|
|ления|деления|       |номер |дела   |распоряже |     |      |ника   |
|дела |       |       |дата  |       |ния,      |     |      |архива |
|     |       |       |      |       |протокола,|     |      |и дата | 
|     |       |       |      |       |инициатив |     |      |       |
|     |       |       |      |       |ного      |     |      |       | 
|     |       |       |      |       |письма    |     |      |       |
+-----+-------+-------+------+-------+----------+-----+------+-------+    
     
   
     Приложение N 12

            Архив за _______г. ___________________________
                   (наименование подразделения)

                              О П И С Ь

     отдельных, комплексных дел и дел переписки постоянного срока
                хранения, сданных на хранение в архив


+----+------+----------+----------+------------------+-----------+
|NN  |Номер |Заголовок |К-во      |     Год, месяц   |Примечание |
|п/п |дела  |дела      |листов в  +--------+---------+           |  
|    |      |          |деле      | начала |окончания|           |
|    |      |          |          | дела   |  дела   |           |
+----+------+----------+----------+--------+---------+-----------+   
     
   

     
  Сдал _____________________________________ "___" __________200__г.

 Принял в архив ____________________________ " __" __________200__г.
    
 (подписи, инициалы, фамилии)




                                                       Приложение N 13

      ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
                        НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

     Администрация                                          УТВЕРЖДАЮ
     Ивановской области           Руководитель аппарата администрации
                                                   Ивановской области
     А К Т                                  ______________ И. Фамилия

     ______N_________                              ___________2003 г.
     _________________
     (место составления)
     о выделении к уничтожению
     документов, не подлежащих
     хранению
      На основании___________________________________________________
                  (название  и  выходные данные перечня документов с 
                     указанием сроков их хранения) 
отобраны  к  уничтожению как не имеющие научно исторической  ценности
и   утратившие   практическое   значение   документы  фонда
N_______________________ (название фонда)

  
+---+---------+-------+-------------+-------------+-----------+----------+----------+
|N  |Заголовок|Дата   |Номера       |Индекс дела  |Количество |Сроки     |Примечание|
|пп.|дела или |дела   |описей       |(тома, части)|дел (томов,|хранения  |          |
|   |групповой|или    |(номенклатур)|по           |частей)    |дела(тома,|          |
|   |заголовок|крайние| за годы     |номенклатуре |           |части) и  |          |
|   |дел      |даты   |             |или N дела   |           |номера    |          |
|   |         |дел    |             |по описи     |           |статей по |          |
|   |         |       |             |             |           |перечню   |          |
+---+---------+-------+-------------+-------------+-----------+----------+----------+
| 1 |      2  |   3   |       4     |      5      |     6     |     7    |   8      |
+---+---------+-------+-------------+-------------+-----------+----------+----------+



      Итого_________________дел за______________________________годы
                                      (цифрами и прописью)
      Описи   дел   постоянного   хранения   за   ________________годы
утверждены,    а    по    личному    составу    согласованы    с   ЭПК
___________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _____________N________________)


Наименование должности лица,



                                           продолжение приложения N 13

проводившего экспертизу
ценности документов                      Подпись           И. Фамилия
__________2003 г.

     СОГЛАСОВАНО
     Протокол ЦЭК (ЭК)
     от_______N_______


      Документы в количестве_______________________________________дел
                               (цифрами     и     прописью)  
весом_____________  кг  сданы в ______________________________________ 
                                  (наименование   организации)  
на переработку   по   приёмо-сдаточной  накладной  от_________________
N______________    

      Наименование должности работника
      аппарата администрации Ивановской области,
      сдавшего документы                   Подпись           И.Фамилия

      Изменения в учётные документы внесены

      Наименование должности работника,
      ответственного за ведение архива,
      внёсшего изменения в учётные документы   Подпись      И.Фамилия

      ________2003 г.


                               ПРАВИЛА
     заполнения основных реквизитов регистрационно - контрольных
                            карточек (РКК)
+----------------------+---------------------------------------------+
|        Реквизиты     |         Комментарий по заполнению           |
+----------------------+---------------------------------------------+
|          1           |                        2                    |
+----------------------+---------------------------------------------+
|Наименование вида     |Заполняется в  соответствии  с               |
|документа             |наименованием вида документа                 |
+----------------------+---------------------------------------------+
|Автор                 |При регистрации поступающих  документов      |
|(корреспондент)       |(корреспондент) записывается наименование    |
|                      |организации, структурного подразделения или  |
|                      |должностного лица - автора документа.        |
|                      |При регистрации обращений граждан вводятся   |
|                      |его имя, отчество, фамилия и адрес.          |
|                      |При регистрации   отправляемых    документов |
|                      |записывается наименование организации,       |
|                      |структурного подразделения или должностного  |
|                      |лица - корреспондента.                       |
|                      |При регистрации ответов на обращения граждан |
|                      |вводятся их персональные данные.             |
|                      |Допускается применение сокращенного          |
|                      |наименования организации                     |
|Дата  документа       |В РКК переносится  дата, присвоенная         |
|                      |документу организацией - автором документа   |
|Регистрационный номер |В РКК переносится регистрационный номер      |
|документа             |документа, присвоенный организацией - автором|
|                      |документа                                    |
| Дата    поступления  |Заполняется и переносится в регистрационный  |
|                      |штамп.                                       |
|                      |При традиционной  обработке переносится в РКФ|
|                      |из регистрационного штампа                   |
| Индекс   поступления |Заполняется и переносится в регистрационный  |
|                      |штамп. При традиционной обработке переносится| 
|                      |в РКФ из регистрационного штампа             |
|Заголовок   к  тексту |Переносится  заголовок  к  тексту документа. |
|                      |При его  отсутствии  составляется аннотация, |
|                      |содержащая ключевые слова                    |
| Резолюция            |В РКК переносится с документа содержание     |
|                      |поручения, исполнитель (исполнители), автор и|
|                      |дата резолюции                               |
| Срок   исполнения    |Проставляется индивидуальный срок,           |
|                      |содержащийся в резолюции, при его отсутствии |
|                      | - типовой срок.                             |
|                      |При регистрации отправляемого документа может|
|                      |записываться дата ожидаемого ответа          |
|Отметка об исполнении |В РКК переносится регистрационный номер и    |
|  документа           |дата созданного документа, ссылка на         |
|                      |регистрационный индекс и дату поступившего   |
|                      |документа или краткая запись решения вопроса |
|                      |по существу                                  | 
|    Дело              |В РКК переносится индекс дела в соответствии |
|                      |с номенклатурой структурного подразделения, в|
|                      |которое помещен исполненный документ         |
+----------------------+---------------------------------------------+