Постановление Правительства Калужской области от 09.08.2012 № 400

7.3. Обработка и регистрация документов

7.3.1. Поступающая документация

101. Прием и первичная обработка электронных документов, полученных посредством СЭД, осуществляется сотрудниками службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

102. Регистрация поступающих документов производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области путем ввода информации в СЭД посредством заполнения электронной регистрационной карточки документа и создания электронного образа документа, полученного при его сканировании, или прикрепления к карточке файла документа.

К регистрационной карточке ЭД может быть прикреплено любое число файлов, содержащих текст, аудио- или видеоматериал.

Указанные действия совершаются службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в день поступления документа либо на следующий рабочий день.

103. При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку документа используются следующие реквизиты:

вид документа;

корреспондент - наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области;

примечание - фамилия, инициалы руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области или организации; наименование организации;

дата поступления документа - используется цифровой способ оформления даты;

входящий номер документа - формируется автоматически по выставленным параметрам; при повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер с добавлением признака повторности;

дата и номер входящего документа;

краткое содержание документа - ключевая фраза содержания поступившего документа;

индекс дела по номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти Калужской области;

количество страниц документа;

количество страниц приложений;

сканированный документ или (и) прикрепленный документ - электронный образ документа;

вид контроля документа;

дата исполнения документа.

104. ЭД после регистрации и сканирования посредством СЭД направляется должностному лицу (исполнителю) исполнительного органа государственной власти Калужской области.

105. Подлинник документа, представленный на бумажном носителе, помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел исполнительного органа государственной власти Калужской области.

7.3.2. Отправляемая документация

106. Исходящими документами являются документы, направляемые в органы власти Калужской области, должностным лицам.

Стандартный цикл исходящего документа выглядит следующим образом: "Подготовка проекта" - "Согласование проекта" - "Подписание" - "Регистрация" -"Отправка".

107. Регистрация исходящих документов в СЭД ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

108. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется сотрудником службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области после того, как документ согласован и утвержден должностным лицом этого органа.

109. При отправке ЭД, заверенного ЭП уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется (за исключением документов, имеющих пометку "досылка копии на бумажном носителе").

110. Службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области осуществляется регистрация в СЭД подписанного инициативного документа на бумажном носителе со сканированием подлинника.

7.3.3. Внутренняя документация

111. Внутренний документопоток включает в себя такие виды документов, как: распоряжения, постановления, приказы, протоколы, служебные записки, внутренние поручения, проекты на согласование.

111.1. Распоряжение, постановление, приказ.

Подписанный документ регистрируется службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в карточке документа типа "Постановление", "Распоряжение", "Приказ" в соответствии с видом документа.

Рассылка поручений, указанных в резолюциях, ответственным исполнителям по конкретным вопросам производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем.

111.2. Протокол заседания (совещания).

Регистрация в СЭД протокола, составленного на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), подписанного председательствующим на заседании (совещании) и секретарем данного совещания, производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области с занесением в карточку документа типа "Протокол" следующих реквизитов:

- корреспондент, примечание (должность, фамилия, инициалы председательствующего на данном совещании);

- дата регистрации (проставляется системой автоматически);

- регистрационный номер, присвоенный в СЭД;

- номер и дата протокола заседания (совещания);

- краткое содержание (вопрос совещания и дата проведения);

- сканированный документ (подписанный протокол) - электронный образ документа;

- дата и вид контроля.

111.3. Проекты на согласование.

Подразделение исполнительного органа государственной власти Калужской области, разработавшее проект документа в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления, является подразделением-инициатором.

Общий контроль над качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, осуществляется вышестоящим руководителем подразделения-инициатора.

111.4. Служебные записки, докладные записки.

В СЭД регистрируются служебные записки, докладные записки.

Служебную записку (докладную записку) составляет сотрудник или руководитель подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области на имя руководителя или специалиста другого подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области.

7.3.4. Документы ограниченного распространения с пометкой "Конфиденциально", "ДСП"

112. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются службой делопроизводства в СЭД, но не подлежат сканированию.

К регистрационному индексу документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка "Конфиденциально" ("ДСП").

Документы на бумажном носителе с пометкой "Конфиденциально" ("ДСП") поступают к исполнителю на бумажном носителе под расписку.

Информация об исполнении документа заносится непосредственно исполнителем в карточку документа и направляется должностному лицу, давшему поручение.

В случае выхода информации об исполнении на бумажном носителе документ (не сканируется, не прикрепляется к электронной карточке документа) направляется адресату на бумажном носителе в установленном законодательством порядке.

7.4. Согласование проекта документа

113. В СЭД согласуют проекты распоряжений и постановлений Губернатора Калужской области, проекты постановлений Правительства Калужской области, проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, проекты служебных писем.

114. При последовательном способе электронного согласования проект документа направляется посредством СЭД для согласования в несколько этапов в последовательности, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Возможен параллельный способ электронного согласования проекта документа. В этом случае проект документа направляется посредством СЭД на рассмотрение одновременно всем подразделениям (должностным лицам).

115. Проекты распорядительных документов, присланные для согласования, рассматриваются, как правило, в день их поступления, но не более чем в двухдневный срок.

Допускается согласование законопроектов (проектов программ) в правовом управлении Администрации Губернатора Калужской области в течение 10 рабочих дней.

116. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области, визируются в электронном виде посредством СЭД:

- исполнителем;

- руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области, который представил проект;

- юридической службой исполнительного органа государственной власти Калужской области (при наличии в проекте правовых вопросов);

- службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области;

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области.

117. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью Губернатора Калужской области, визируются в электронном виде посредством СЭД:

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области, организации, который представил проект;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области(при наличии в проекте правовых вопросов);

- корректором (сотрудником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области);

- начальником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области;

- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

118. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей, визируются в электронном виде посредством СЭД:

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области, организации, который представил проект;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- корректором (сотрудником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области);

- начальником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области.

119. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются на бумажном носителе Губернатором Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей.

120. Письма в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, руководителей исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, зарубежным адресатам направляются на бумажном носителе за подписью Губернатора Калужской области.

121. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются в электронном виде посредством СЭД:

- руководителем подразделения организации и руководителем самой организации, который представил проект;

- руководителями исполнительных органов государственной власти Калужской области, по должности отвечающих за данный вопрос;

- руководителями организаций, которым в решении предусматриваются задания или указания по исполнению;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- корректором (сотрудником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области);

- начальником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области;

- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

122. Визирование проектов постановлений Правительства Калужской области в электронном виде посредством СЭД осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Калужской области.

123. Проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются в электронном виде посредством СЭД:

- руководителем подразделения Администрации Губернатора Калужской области, представившим проект;

- руководителями подразделений Администрации Губернатора Калужской области, в чьи должностные обязанности входит решение данного вопроса;

- руководителями подразделений Администрации Губернатора Калужской области, которым в проекте распоряжения предусматриваются задания или указания по исполнению;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- начальником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области.

124. В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа, которые могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены как особое мнение (замечания).

Доработка проекта документа предполагает внесение исполнителем-инициатором замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа, направление проекта документа на повторное визирование.

В случае если при доработке проекта документа исполнителем будут учтены не все замечания, то при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись все особые мнения и замечания, не принятые исполнителем-инициатором документа, должны поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителю.

В электронную карточку проекта документа исполнитель-инициатор прикрепляет окончательный вариант проекта документа, прошедший процедуру согласований.

125. Проекты постановлений Губернатора Калужской области, распоряжений Губернатора Калужской области, постановлений Правительства Калужской области, согласованные в установленном порядке, подписываются Губернатором Калужской области на бумажном носителе.

126. Проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, согласованные в установленном порядке, подписываются заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области на бумажном носителе.

127. Службе делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области при представлении проекта распорядительного документа на подпись должностному лицу определен следующий порядок работы:

- при параллельном способе электронного согласования - на основании согласований, внесенных в проект распорядительного документа в электронном виде, распечатывается проект распорядительного документа и на листе согласований проставляется согласование руководителя службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области, подтверждающее, что проект документа имеет все необходимые согласования;

- при последовательном способе согласования - на основании согласований, внесенных в проект распорядительного документа в электронном виде, распечатывается карточка документа (лист согласований) и сам проект документа;

- распечатанный проект распорядительного документа передается руководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области на подпись вместе с распечатанным листом согласований;

- службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области выпускаемому подписанному документу присваивается регистрационный номер (порядковый номер в пределах календарного года);

- информация о подписании распорядительного документа и присвоении ему регистрационного номера заносится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в историю прохождения проекта электронного документа.

7.5. Организация работы по исполнению электронных документов

128. Должностное лицо (исполнитель) исполнительного органа государственной власти Калужской области при получении направленного к нему ЭД добавляет поручение (резолюцию) с указанием исполнителя (с пометкой "ответственный" по мере необходимости) в регистрационную карточку ЭД.

При формулировании поручений необходимо придерживаться следующих правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований.

В случае когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель с пометкой "ответственный".

В строке резолюции исполнителя, ответственного за свод информации, должно быть указано "свод информации".

129. Исполнение поручения предусматривает:

- пересылку поручения на исполнение в подразделение;

- ознакомление с материалами в соответствии с поручением "ознакомиться" без направления результата исполненного указания должностному лицу, давшему поручение;

- прикрепление к ответу на поручение собранной и обработанной необходимой информации (проекта документа);

- согласование проекта документа (при необходимости - его утверждение в электронном виде) и направление следующему исполнителю на согласование;

- результат исполнения поручения.

130. Руководитель подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области при получении направленного указания по исполнению документа пересылает данное поручение, используя СЭД, в свое подразделение непосредственному исполнителю либо оставляет исполнение поручения за собой.

Непосредственный исполнитель направляет руководителю подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области результат исполнения поручения путем прикрепления к ответу на поручение собранной и обработанной необходимой информации (проекта документа).

Проект документа направляется руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области на лингвистическую экспертизу (для выявления грамматических и стилистических ошибок в случае их наличия).

В случае обнаружения грамматических и стилистических ошибок в проекте документа непосредственный исполнитель вносит исправления в проект документа и повторно направляет проект документа в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области для согласования.

При необходимости оценки обоснованности проекта документа, соответствия его нормативным правовым актам и ранее принятым решениям данный проект документа пересылается руководителем подразделения-инициатора (или непосредственным исполнителем) в юридическую службу исполнительного органа государственной власти Калужской области.

Исполненный документ, прошедший процедуру согласований в электронном виде, направляется руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области непосредственно должностному лицу, давшему поручение.

При соисполнении документа предусматривается направление исполненного документа "ответственному" исполнителю, указанному в поручении должностного лица исполнительного органа государственной власти Калужской области.

131. При необходимости предоставления исполненного документа на подпись руководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области на бумажном носителе проект документа, прошедший процедуру согласований в электронном виде, направляется руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области для вывода на бумажный носитель. Документ, подготовленный на подпись руководителю подразделения-инициатора исполнительного органа государственной власти Калужской области, выводится на бумажный носитель исполнителем документа и передается на подпись.

Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области направляет подписанный должностным лицом исполнительного органа государственной власти Калужской области документ на бумажном носителе на отправку адресату, а при необходимости адресатам (по списку) и вносит информацию об этом в электронную карточку документа в СЭД со сканированием подлинника.

132. Дата исполнения документа фиксируется в регистрационной карточке ЭД.

7.6. Организация движения электронных документов между исполнительными органами государственной власти Калужской области

133. Контроль качества подготовки документов, направляемых в электронном виде, осуществляют сотрудники службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

134. При пересылке поручения между исполнительными органами государственной власти Калужской области необходимо направлять указание по исполнению документа в полном объеме или формулировать поручение в точном соответствии с поставленной задачей.

8. Контроль исполнения поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области

135. Порядок организации контроля за исполнением поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области определяется Губернатором Калужской области. (В редакции Постановления Правительства Калужской области от 02.11.2012 № 554)

Приложение N 1 к Положению
о правилах делопроизводства
в исполнительных органах
государственной власти
Калужской области

Наименование исполнительного

органа государственной власти

Калужской области

Наименование подразделения

Номенклатура дел

00.00.0000 N ___

__________________________

На __________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности             Подпись            Расшифровка

руководителя подразделения                            подписи

Дата ___________

Согласовано

Наименование должности             Подпись            Расшифровка

руководителя архива                                   подписи

(лица, ответственного

за архив)

Дата ___________

        Итоговая запись о категориях и количестве дел,

          заведенных в _______ году в подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временною (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности             Подпись            Расшифровка

ответственного за                                     подписи

делопроизводство

Дата

Итоговые сведения переданы

в службу делопроизводства

Наименование должности             Подпись            Расшифровка

передавшего сведения                                  подписи

Дата

Приложение N 2 к Положению
о правилах делопроизводства
в исполнительных органах
государственной власти
Калужской области

Наименование исполнительного

органа государственной власти

Калужской области

                                        Утверждаю

                                    Наименование должности

                                    руководителя исполнительного

                                    органа государственной власти

                                    Калужской области

                                    _____________________________

                                     (полнись)    (расшифровка

                                                    подписи)

                                    Дата _____________

Номенклатура дел

00.00.0000 N ___

__________________________

   (место составления)

На __________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности             Подпись            Расшифровка

руководителя службы                                   подписи

делопроизводства

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

Согласовано                               Согласовано

Протокол ЭК                               Протокол ЭПК

от __________ N ___                       от __________ N ___

         Итоговая запись о категориях и количестве дел,

      заведенных в ____ году в органе исполнительной власти

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности             Подпись            Расшифровка

руководителя службы                                   подписи

делопроизводства

Дата

Итоговые сведения переданы

в архив

Наименование должности             Подпись            Расшифровка

передавшего сведения                                  подписи

Дата

Приложение N 3 к Положению
о правилах делопроизводства
в исполнительных органах
государственной власти
Калужской области

   Наименование исполнительного органа государственной власти

                       Калужской области

   __________________________________________________________

                 (наименование подразделения)

                                               Утверждаю

                                         Наименование должности

                                       руководителя подразделения

                                       Подпись      Расшифровка

                                                    подписи

                                       Дата

                        Опись N ____

NN пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Наименование раздела

    В данную опись внесено ______________________________________

                                   (цифрами и прописью)

дел с N __________ по N ___________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности             Подпись            Расшифровка

составителя описи                                     подписи

Дата

Согласовано

Наименование должности             Подпись            Расшифровка

руководителя службы                                   подписи

делопроизводства

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

    Передал _________________________________________________ дел

                         (цифрами и прописью)

и _______________________________________________________________

                         (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

Наименование должности             Подпись            Расшифровка

сотрудника подразделения                              подписи

Дата

    Принял ________________________ дел и _______________________

             (цифрами и прописью)          (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности             Подпись            Расшифровка

руководителя архива (лица,                            подписи

ответственного за архив)

Дата

Приложение N 4 к Положению
о правилах делопроизводства
в исполнительных органах
государственной власти
Калужской области

                                               Код архива _______

                         Код органа исполнительной власти _______

		Ф.  N ______________________ Оп. N ______________________ Д.  N ______________________

_________________________________________________________________

                    (наименование архива)

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

            (наименование органа исполнительной власти)

            Дело N ______________ том N _________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

                        (заголовок дела)

_________________________________________________________________

                         (крайние даты)

                                         На ______________ листах

                                         Хранить ________________

Ф.  N ______________________

Оп. N ______________________

Д.  N ______________________

Приложение N 5 к Положению
о правилах делопроизводства
в исполнительных органах
государственной власти
Калужской области

               Лист-заверитель дела N ________

    В деле подшито и пронумеровано ____________________ лист(ов),

                                   (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________

листов внутренней описи _________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Должность                 Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 6 к Положению
о правилах делопроизводства
в исполнительных органах
государственной власти
Калужской области

           Внутренняя опись документов дела N ____

NN пп	Индекс документов	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

    Итого ____________________________________________ документов

                    (цифрами и прописью)

    Количество листов внутренней описи __________________________

                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,       Подпись            Расшифровка

составившего внутреннюю                                 подписи

опись документов дела

Дата ______________

Приложение N 7 к Положению
о правилах делопроизводства
в исполнительных органах
государственной власти
Калужской области

Наименование исполнительного

органа государственной власти

Калужской области

Акт ________________ N ________ ___________________________     (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Утверждаю Наименование должности руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области Подпись Расшифровка подписи